intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 1 - TS. Trương Thị Thu Hiền

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:108

Thêm vào BST
Báo xấu
34
lượt xem 11
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Lý luận chung về kỹ thuật tổ chức công sở; thiết kế và phân tích công việc; phân công và tổ chức điều hành công việc. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 1 - TS. Trương Thị Thu Hiền

  1. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TS. Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS. Lưu Thị Mai Thanh GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG GIÁ: 95.000Đ
  2. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TS. Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS. Lưu Thị Mai Thanh GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG
  3. LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức công sở là chức năng quan trọng của quản lý công sở, bao gồm toàn bộ các hoạt động từ khâu thiết kế, phân tích, sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ, đến khâu sử dụng, điều phối các nguồn lực, tổ chức các hoạt động kiểm tra, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện để có những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp, kịp thời trong tương lai. Mục đích của tổ chức công sở là làm cho hoạt động của các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở hài hòa với nhau cùng hướng tới mục tiêu chung. Thông qua hoạt động điều hành, kết nối các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở, tổ chức công sở tạo ra sự liên kết, đảm bảo tính liên tục, giúp cho công sở hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao. Để quá trình này đạt được kết quả mong đợi, rất cần thiết phải có kiến thức nền tảng về lý thuyết, trên cơ sở đó vận dụng vào thực tiễn, tạo nên kỹ năng tổ chức công sở cho các nhà lãnh đạo, quản lý. Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản lý nhà nước, chuyên ngành Hành chính công tại Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng, “Kỹ thuật tổ chức công sở” là học phần bắt buộc với 2 tín chỉ. Để cung cấp cho người học cơ sở lý thuyết nền tảng, làm cơ sở cho hoạt động học tập, nghiên cứu chủ đề liên quan đến Kỹ thuật tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng trân trọng giới thiệu với độc giả cuốn Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở do nhóm tác giả là các giảng viên đang giảng dạy học phần này biên soạn. Trong đó: 1. TS. Trương Thị Thu Hiền, Trưởng Bộ môn Hành chính công, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn các chương 1, 4, 5, 6, 7 và chương 2 (mục 2.1.1, 2.1.5 và mục 2.2.1), chương 3 (mục 3.1.3, 3.1.5 và 3.2.3) 2. ThS. Lưu Thị Mai Thanh, Giảng viên học phần Kỹ thuật
  4. Tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn chương 2 (mục 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.2.2, 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5) và chương 3 (mục 3.1.1, 3.1.2, 3.1.4, 3.2.1, 3.2.2 và 3.2.4) Trong quá trình thực hiện, tập thể tác giả có tham khảo và kế thừa một số kết quả nghiên cứu quan trọng của một số nhà khoa học đi trước ở trong và ngoài nước (đã được trích dẫn và nêu rõ trong phần Tài liệu tham khảo sau mỗi chương). Đặc biệt trong số đó, phải kể đến cuốn Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở của PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2002 và các tài liệu đào tạo, bồi dưỡng công chức ngạch cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp hiện hành của Bộ Nội vụ. Chân thành cảm ơn các tác giả về những đóng góp cơ bản làm tiền đề lý luận quan trọng, để trên cơ sở đó, chúng tôi hoàn thiện hơn nghiên cứu của mình, có những đóng góp mới, cụ thể, phù hợp với bối cảnh hiện nay, được đúc kết thành cuốn Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở lần này. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng cuốn sách chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Để hoàn thiện hơn ở những lần tái bản tiếp theo, chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của quý vị qua email của Ban biên soạn: hienttt@due.edu.vn. Chân thành cám ơn! TẬP THỂ TÁC GIẢ
  5. MỤC LỤC Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ..................................................................................... 1 1.1.1. Khái niệm .................................................................... 2 1.1.2. Đặc điểm ..................................................................... 4 1.1.3. Phân loại...................................................................... 7 1.1.4. Các hoạt động chủ yếu ................................................ 8 1.1.5. Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc trong công sở ......................................................................................... 17 1.2. TỔ CHỨC CÔNG SỞ ......................................................... 27 1.2.1. Khái niệm .................................................................. 27 1.2.2. Mục đích, yêu cầu ..................................................... 28 1.2.3 Nguyên tắc ................................................................. 35 1.2.4. Các nội dung chủ yếu ................................................ 38 1.3. Kỹ thuật tổ chức công sở ..................................................... 40 1.3.1. Khái niệm .................................................................. 40 1.3.2. Đặc điểm cơ bản ....................................................... 44 1.3.3. Nội dung cơ bản ........................................................ 57 Tóm tắt chương 1........................................................................ 59 Câu hỏi thảo luận chương 1 ....................................................... 59 Tài liệu tham khảo chương 1 ...................................................... 60 Chương 2. THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ............ 62 2.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ ................... 62 2.1.1. Khái niệm .................................................................. 62 2.1.2. Vai trò ....................................................................... 66 2.1.3. Yêu cầu ..................................................................... 67 2.1.4. Cơ sở ......................................................................... 69 2.1.5. Phương pháp ............................................................. 71 2.2. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ ................ 73 2.2.1. Khái niệm .................................................................. 73 2.2.2 Vai trò ........................................................................ 76
  6. 2.2.3. Yêu cầu ..................................................................... 78 2.2.4. Cơ sở ......................................................................... 79 2.2.5. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc trong công sở ....................................................................... 80 Tóm tắt chương 2........................................................................ 83 Câu hỏi ôn tập chương 2 ............................................................ 83 Tài liệu tham khảo chương 2 ...................................................... 84 Chương 3. PHÂN CÔNG VÀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC .......................................................................................... 85 3.1. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ .............. 85 3.1.1. Khái niệm .................................................................. 85 3.1.2. Vai trò ....................................................................... 86 3.1.3. Nguyên tắc ................................................................ 87 3.1.4. Cơ sở ......................................................................... 90 3.1.5. Phương pháp ............................................................. 92 3.2. TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ94 3.2.1. Khái niệm .................................................................. 94 3.2.2. Vai trò ....................................................................... 94 3.2.3. Cơ sở ......................................................................... 95 3.2.4. Nguyên tắc ................................................................ 96 Tóm tắt chương 3........................................................................ 99 Câu hỏi ôn tập chương 3 ............................................................ 99 Tài liệu tham khảo chương 3 .................................................... 100 .................................................................................................. 101 Chương 4. XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC 4.1. XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ101 4.1.1. Khái niệm ................................................................ 101 4.1.2. Phân loại.................................................................. 102 4.1.3. Vai trò ..................................................................... 103 4.1.4. Yêu cầu ................................................................... 104 4.1.5. Phương pháp ........................................................... 105
  7. 4.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ107 4.2.1. Khái niệm ................................................................ 108 4.2.2. Phân loại.................................................................. 109 4.2.3. Vai trò ..................................................................... 110 4.2.4. Nguyên tắc .............................................................. 112 4.2.5. Phương pháp ........................................................... 113 Tóm tắt chương 4...................................................................... 115 Câu hỏi ôn tập chương 4 .......................................................... 116 Tài liệu tham khảo chương 4 .................................................... 117 Chương 5. LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ VÀ XÂY DỰNG, PHÁT HUY VAI TRÒ ............ 118 .................................................................................................. 118 5.1. LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 118 5.1.1 Khái niệm lãnh đạo, quản lý .................................... 118 5.1.2 Đặc điểm công việc của người lãnh đạo, quản lý .... 121 5.1.3 Phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở ....................................................................................... 124 5.2 XÂY DỰNG VÀ PHÁT HUY VAI TRÕ CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ................................................................................. 135 5.2.1 Khái niệm văn hóa công sở ...................................... 135 5.2.2 Vai trò của văn hóa công sở ..................................... 141 5.2.3 Nội dung của văn hóa công sở ................................. 142 5.2.4. Nhà lãnh đạo, quản lý công sở với xây dựng và phát huy vai trò của văn hóa công sở........................................ 146 Tóm tắt chương 5...................................................................... 153 Câu hỏi ôn tập chương 5 .......................................................... 153 Tài liệu tham khảo chương 5 .................................................... 154 Chương 6. TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP VÀ KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ .......... 155 6.1. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÔNG SỞ ............................................................................................. 155
  8. 6.1.1 Khái niệm ................................................................. 155 6.1.2 Phân loại cuộc họp ................................................... 157 6.1.3 Nguyên tắc ............................................................... 157 6.1.4 Quy trình .................................................................. 158 6.1.5 Yêu cầu .................................................................... 161 6.1.6. Phương pháp tổ chức, điều hành cuộc họp ............. 162 6.2 KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ ............................................................................................. 166 6.2.1. Khái niệm ................................................................ 166 6.2.2 Phân loại................................................................... 169 6.2.3. Vai trò ..................................................................... 170 6.2.4. Nguyên tắc .............................................................. 171 6.2.5. Phương pháp ........................................................... 173 Tóm tắt chương 6...................................................................... 174 Câu hỏi ôn tập chương 6 .......................................................... 174 Tài liệu tham khảo chương 6 .................................................... 176
  9. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ Để có cơ sở nghiên cứu từng nội dung cơ bản của kỹ thuật tổ chức công sở ở các chương tiếp theo, chương này cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về kỹ thuật tổ chức công sở. Phần đầu tiên của chương trình bày các cách hiểu khác nhau về công sở, trên cơ sở đó, thống nhất cách tiếp cận cách hiểu về công sở, đó là “một tổ chức trong bộ máy hệ thống chính trị được cơ quan có thẩm quyền ra quyết đinh thành lập để thực hiện hoạt động công vụ được trao”. Từ khái niệm này, ở những phần còn lại, làm rõ các nội dung cơ bản quan trọng khác của công sở, tổ chức công sở và kỹ thuật tổ chức công sở, trong đó, những vấn đề cơ bản nhất của kỹ thuật tổ chức công sở được xác định gồm 7 nội dung: Thiết kế và phân tích công việc trong công sở; Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở; Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc trong công sở; Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở; Xây dựng, phát huy vai trò của văn hóa công sở; Tổ chức, điều hành cuộc họp và Kiểm tra, kiểm soát công việc trong công sở. Sau khi học xong chương 1, người học sẽ: (i) Giải thích được các hoạt động cơ bản trong công sở. (ii) Phân biệt được các nội dung chủ yếu của tổ chức công sở. (iii) Phân biệt được nội dung cơ bản của kỹ thuật tổ chức công sở. (iv) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian. (v) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và thực thi trách nhiệm với xã hội. 1
  10. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở 1.1. CÔNG SỞ 1.1.1. Khái niệm Công sở là một thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau: Cách hiểu thứ nhất, “Các tổ chức mang tính chất công ích được Nhà nước công nhận thành lập, chịu sự điều chỉnh của Luật hành chính và các bộ Luật khác đều có ý nghĩa là những công sở” (Đoàn Trọng Truyến, 1992).1 Cách hiểu thứ hai, “Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước. Đây là một loại tổ chức có tư cách pháp nhân được điều chỉnh bằng công pháp và phụ trách quản lý một loại công việc hay một loại hoạt động dịch vụ công có tính chuvên ngành.” (Nguyễn Văn Thâm, 2002).2 Cách hiểu thứ ba, “Công sở là nơi để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính, quản lý các mặt của đời sống xã hội, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, bảo đảm các thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp các bộ phận cán bộ, công chức theo một cơ chế nhất định để thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Do đó, công sở là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước” (Nguyễn Văn Thâm, 2002).3 Cách hiểu thứ tư, “Công sở là một loại hình tổ chức, cấu thành bộ máy của hệ thống chính trị, được thành lập để thực hiện các hoạt động công vụ.”4 Thông qua các khái niệm khác nhau về công sở, có thể 1 Đoàn Trọng Truyến (1992): Từ điển Pháp - Việt (Pháp luật - Hành chính). 2 Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), NXB ĐHQG Hà Nội. 3 Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. 4 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 9. Văn hóa công sở, Hà Nội. 2
  11. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở thấy rằng: Xét về nội dung công việc, nơi diễn ra các hoạt động nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của Nhà nước, tổ chức, công dân được gọi là công sở, do vậy, hoạt động của công sở cần được sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà nước và nhu cầu này chỉ được thỏa mãn khi Nhà nước bảo đảm. Xét về hình thức tổ chức, một tập hợp bao gồm tổ chức với các phương tiện vật chất và đội ngũ nhân sự được Nhà nước bảo đảm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được gọi là công sở. Nhà nước sẽ quy định hình thức, cơ cấu tổ chức công sở. Phương thức điều hành trong công sở cũng bị ảnh hưởng bởi quy định của Nhà nước. Xét trên ý nghĩa tổ chức nhà nước, “công sở” và “cơ quan” là hai khái niệm có ý nghĩa tương đồng. Công sở được hiểu là cơ quan của bộ máy nhà nước, do Nhà nước thành lập theo luật định. Công sở gắn liền với trụ sở làm việc, với quyền lực nhà nước. Công sở còn được hiểu như là khái niệm “trụ sở”- nơi diễn ra các hoạt động làm việc của tổ chức, cơ quan nhà nước, được Nhà nước thành lập để thi hành công vụ được trao. Tuy nhiên, trên thực tế, hai thuật ngữ “công sở” và “cơ quan” không thể thay thế cho nhau trong mọi trường hợp: (i) Khái niệm cơ quan: Chủ yếu gắn liền với địa vị, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức do pháp luật quy định và các mối quan hệ trong hệ thống tổ chức nhà nước. (ii) Khái niệm công sở: còn gắn với cơ sở vật chất, địa điểm hoạt động của một cơ quan, một tổ chức nhất định, với việc thực thi công vụ tại nơi làm việc, tức là nói đến vị trí của nó trong một không gian và điều kiện vật chất nhất định. Điều này có nghĩa khi nói đến hoạt động của công sở thì phải hiểu đó là các hoạt động diễn ra tại địa điểm mà công sở đóng; còn khi nói đến hoạt động của cơ quan thì phải hiểu đó là các hoạt động diễn ra kể cả ở bên trong và bên ngoài công sở. 3
  12. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở Từ các khái niệm này, có thể thấy rằng, có nhiều cách hiểu khác nhau về công sở. Tuy nhiên, dù tiếp cận theo cách nào, nếu một tổ chức hội đủ các điều kiện cơ bản sau đây được gọi là công sở. (i) Là một pháp nhân: được thành lập hợp pháp theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với các cá nhân, tổ chức khác; tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó và nhân danh mình tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập. (ii) Thi hành các hoạt động công vụ, hoạt động vì lợi ích chung của nhà nước, của xã hội và công dân là mục đích cho sự thành lập và tồn tại của công sở. (iii) Sử dụng quyền lực công (công quyền) để thực hiện các hoạt động công vụ và các chức năng, nhiệm vụ khác được trao. (iv) Nguồn nhân lực trong công sở, tùy theo cách gọi của mỗi nước, bao gồm cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc các loại hình lao động hợp đồng khác có nghiệp vụ và kỹ năng hành chính để thực hiện công vụ (sau đây gọi chung là công chức). (v) Để vận hành, công sở được sử dụng công sản (bao gồm các tài sản công: nguồn lực tài chính, vật chất, kỹ thuật …) Như vậy, một cách khái quát, công sở là một tổ chức trong bộ máy hệ thống chính trị được cơ quan có thẩm quyền ra quyết đinh thành lập để thực hiện hoạt động công vụ được trao. Đây cũng chính là cách hiểu về công sở được tiếp cận ở các phần tiếp theo của Giáo trình này. 1.1.2. Đặc điểm Với cách hiểu khái quát như trên, dù ở trung ương hay địa phương, dù quản lý đa ngành, đa lĩnh vực hay một lĩnh vực cụ 4
  13. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở thể, công sở có những đặc điểm cơ bản sau: a. Về mục tiêu hoạt động Mục tiêu của công sở do pháp luật quy định nhằm thực hiện chức năng quản lý, phục vụ lợi ích công, lợi ích nhà nước, xã hội và công dân, không vụ lợi, không mang tính lợi nhuận, kinh doanh. Đây là đặc điểm rất cơ bản để phân biệt công sở với các tổ chức hoạt động vì mục đích kinh doanh. b. Về cách thức thành lập hay địa vị pháp lý Mỗi công sở đều có địa vị pháp lý nhất định trong bộ máy hệ thống chính trị dựa trên các quy định chặt chẽ của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ được trao. Địa vị pháp lý này được quy định bởi một văn bản quy phạm pháp luật cho phép thành lập của một cơ quan có thẩm quyền. Văn bản quy phạm pháp luật cho phép thành lập công sở này mang lại địa vị pháp lý khác nhau cho từng công sở. Địa vị đó được xác định rõ ràng, không chồng chéo, không trùng lắp, đảm bảo tính độc lập tương đối cho từng công sở với một hoặc một nhóm chức năng cụ thể được trao. c. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Mỗi công sở đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định. Các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể này do các cơ quan có thẩm quyền trong bộ máy hệ thống chính trị quy định. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, công sở chịu sự kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Theo khái niệm này, công sở được thành lập để thực hiện hoạt động công vụ được trao. Công vụ ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, công vụ là việc công, vì lợi ích chung, lợi ích cộng đồng, lợi ích xã hội, lợi ích nhà nước. d. Về mối quan hệ giữa các công sở Các công sở đều nằm trong quan hệ theo hệ thống thứ bậc chặt chẽ để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và quan hệ 5
  14. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở ngang theo chức năng chuyên môn: (i) Công sở cấp trên lãnh đạo, quản lý công sở cấp dưới thông qua các hoạt động phân cấp, phân quyền; (ii) Công sở cấp dưới phục tùng công sở cấp trên, nhưng vẫn đảm bảo sự linh hoạt, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Ở Việt Nam, các công sở đều có quan hệ thứ bậc chặt chẽ: (i) Quan hệ thứ bậc theo chiều ngang thể hiện ở mối quan hệ giữa các công sở là cơ quan quản lý nhà nước thẩm quyền chung (Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp) với các công sở là các đơn vị trực thuộc (các cơ quan chuyên môn thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các cấp, …); (ii) Quan hệ thứ bậc theo chiều dọc thể hiện ở mỗi quan hệ giữa các công sở cấp trên với các công sở cấp dưới (giữa Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, giữa các công sở là các cơ quan quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực ở trung ương với các cơ quan quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực ở địa phương, …). Ở địa phương, tuy mỗi công sở có thẩm quyền cụ thể, đảm trách những nhiệm vụ khác nhau nhưng giữa các công sở vẫn có sự phối hợp chặt chẽ, đảm bảo sự phát triển đồng bộ, hài hòa chung. e. Về nguồn lực hoạt động trong công sở Nguồn lực hoạt động trong công sở được chia thành hai nhóm: nhân lực và các điều kiện, phương tiện cần thiết. Về nhân lực: Nhân lực trong công sở, đó là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đang làm việc trong các công sở. Họ là những người được bố trí vào làm việc bằng nhiều hình thức khác nhau theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức nói riêng và pháp luật lao động nói chung. Họ là những người có kiến thức và kỹ năng hành chính cần thiết để phục vụ công việc. Công việc chính của họ thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ được trao bao gồm: (i) Tiếp nhận, tổ chức thi hành quyết định của các cơ quan có thẩm quyền hoặc của công sở cấp trên; (ii) Tiếp nhận, xử lý kiến nghị 6
  15. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở của các công sở cấp dưới, của tổ chức, công dân; (iii) Ra quyết định quản lý; (iv) Theo dõi việc thi hành quyết định quản lý; (v) Soạn thảo và theo dõi việc thi hành các văn bản điều hành trong công sở; (vi) Xây dựng chương trình làm việc của công sở; (vii) Tổ chức hội nghị; (viii) Báo cáo; (ix) Giúp lãnh đạo các công việc ngoài nhiệm sở và (x) Giao tiếp công vụ. Ở mỗi quốc gia, nhân lực trong công sở rất đa dạng, được gọi với nhiều tên gọi khác nhau. Giáo trình này gọi “nhân lực trong công sở” là công chức. Đó là toàn bộ nhân lực đảm nhiệm những vị trí, vai trò khác nhau trong công sở, giúp công sở hoàn thành nhiệm vụ công vụ, khác với khái niệm công chức theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. Về các điều kiện, phương tiện cần thiết: Để hoàn thành nhiệm vụ của mình, công sở cần có các điều kiện, phương tiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ công vụ. Các điều kiện, phương tiện cần thiết đó bao gồm: (i) Bốn yếu tố cơ bản: tổ chức, tài sản, tài chính, thẩm quyền. (ii) Quy chế làm việc, quy trình thực hiện công việc. (iii) Hệ thống thông tin quản lý. (iv) Con dấu, tài khoản, trụ sở và tên gọi riêng. 1.1.3. Phân loại Có các tiêu chí khác nhau để phân loại công sở: Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành chính, có thể phân chia công sở thành 3 loại: Công sở trung ương (Ví dụ: Bộ Công thương, Bộ Ngoại giao, …); Công sở trung ương đóng ở địa phương (Ví dụ: Kho bạc Nhà nước tỉnh; Cục Thuế tỉnh; Bảo hiểm xã hội tỉnh; Chi cục Hải quan tỉnh; …); Công sở địa phương hay công sở do các cơ quan địa phương quản lý (Ví dụ: Sở Công thương, Sở Ngoại vụ, …) Cách thứ hai, dựa vào tính chất, nội dung hoạt động của 7
  16. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở công sở, có thể phân chia công sở thành 2 loại: Công sở hành chính là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước, thực hiện chức năng quản lý chung hoặc quản lý từng mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch của Nhà nước và Công sở sự nghiệp là tổ chức đặt dưới sự quản lý của Nhà nước, thực hiện các hoạt động có tính chất nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của ngành. Ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào vai trò, chức năng, công sở có thể được phân chia thành bốn loại cơ bản5: Công sở lãnh đạo là các cơ quan trong bộ máy của Đảng Cộng sản Việt Nam. Các công sở này, đảm nhiệm vai trò lãnh đạo trong bộ máy hệ thống chính trị; Công sở quản lý là các cơ quan thuộc bộ máy nhà nước, đảm nhiệm chức năng quản lý nhà nước trong bộ máy hệ thống chính trị; Công sở sự nghiệp: Là các cơ quan, tổ chức cung ứng dịch vụ công trong bộ máy hệ thống chính trị; Công sở khác là các cơ quan, tổ chức còn lại. 1.1.4. Các hoạt động chủ yếu Trong công sở, có nhiều công việc được tiến hành nhằm mục tiêu làm cho các hoạt động của công sở có nền nếp, khoa học, hiệu quả theo những định hướng thống nhất. Mọi công chức trong công sở đều tham gia vào các hoạt động chung theo chức trách của mình và theo một quy chế nhất định. Nhìn chung, công sở có các hoạt động chủ yếu dưới đây: a. Quản lý công vụ theo pháp luật Bất cứ công sở nào cũng có công vụ được giao. Để hoàn thành được công vụ đó, các nhà lãnh đạo, quản lý công sở phải 5 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 9. Văn hóa công sở, Hà Nội. 8
  17. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở chỉ đạo, tổ chức lập chương trình kế hoạch, ban hành các quyết định quản lý, chỉ huy, đôn đốc các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở hoàn thành nhiệm vụ, đáp ứng những yêu cầu hợp pháp, chính đáng của tổ chức, công dân- đối tượng phục vụ chính của công sở. Tất cả các hoạt động này diễn ra trong công sở đều tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: Một là, nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật. Hai là, nguyên tắc đảm bảo đúng quyền hạn, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ được trao. Ba là, nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả. Bốn là, nguyên tắc đảm bảo tính thứ bậc và sự phối hợp chặt chẽ. Năm là, nguyên tắc đảm bảo tính công khai, minh bạch. Sáu là, nguyên tắc chịu trách nhiệm về quá trình thực thi trách nhiệm quán lý công vụ. Bảy là, nguyên tắc bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân; Đặt lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân lên trên hết. Tám là, nguyên tắc chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan có thẩm quyền. b. Tổ chức công tác nhân sự trong công sở Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất của nhiệm vụ được giao, số lượng, chất lượng đội ngũ nhân sự hiện có của công sở, hàng năm, các công sở có kế hoạch về công tác nhân sự gửi cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định, đồng thời tổ chức thực hiện hoặc phối hợp tổ chức thực hiện công tác nhân sự trong công sở (tuyển dụng, bổ nhiệm, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, … ) theo thẩm quyền. Các công sở cũng thường xuyên chú ý đế việc quan tâm đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ nhằm phát huy hết khả năng cống hiến của họ cho nhiệm vụ chung. Công việc của công chức trong công sở là công việc đặc biệt, mang tính đặc thù so với các loại lao động khác vì liên quan đến hoạt động công vụ được cơ quan có thẩm quyền trao cho, được đặc trưng bới: (i) Công vụ mà công chức được trao được 9
  18. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở pháp luật quy định rất cụ thể (ii) Trong quá trình thực thi công vụ, công chức sẽ được trao quyền hạn hay thẩm quyền (quyền lực pháp lý) nhất định; (iii) Trong quá trình thực thi công vụ, công chức được sử dụng nguồn lực của nhà nước để hoàn thành nhiệm vụ; (iv) Quá trình tổ chức thực thi công vụ của công chức chịu sự ràng buộc chặt chẽ của pháp luật (v) Quá trình thực thi công vụ của công chức đòi hỏi công chức phải tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục nhất định, ít linh hoạt và (vi) Có nghĩa vụ riêng, được xác định trong các quy định cụ thể dành riêng cho từng loại nhân sự. Vì vậy, để thực hiện được, đòi hỏi đội ngũ công chức làm việc trong công sở phải có nghiệp vụ và kỹ năng hành chính. Về nghiệp vụ hành chính, đối với từng công chức, cần phải có các thao tác công vụ được kỹ xảo hóa, đúng quy trình công nghệ để làm tốt một công việc cụ thể; đối với người lãnh đạo, quản lý công sở, cần có phương pháp, cách thức tổ chức điều hành, biện pháp mang tính công nghệ vận dụng linh hoạt trong quá trình điều hành hoạt động công sở, giải quyết những công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của công sở. Về kỹ năng hành chính, tùy theo từng vị trí công tác trong công sở, cần có những kỹ năng cần thiết khác nhau, bao gồm: Kỹ năng quản lý thời gian; Kỹ năng giao tiếp hành chính; Kỹ năng làm việc nhóm; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trên môi trường mạng; Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin; Kỹ năng viết báo cáo; Kỹ năng phân tích công việc; Kỹ năng lập kế hoạch; Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước; Kỹ năng năng phân công và phối hợp trong hoạt động công vụ; Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp; Kỹ năng xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; Kỹ năng đánh giá thực thi công vụ; Kỹ năng ủy quyền; Kỹ năng tạo động lực làm việc; Kỹ năng xây dựng và quản lý dự án; Kỹ năng quản lý xung đột trong công vụ; Kỹ năng quản lý sự thay đổi; … 10
  19. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở Trong tổ chức nhân sự, cần chú ý đến hoạt động nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng hành chính của đội ngũ công chức. Để ngày càng nâng cao chất lượng hoạt động, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của chức năng, nhiệm vụ được trao, các công sở phải chú ý đến việc thường xuyên nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cho đội ngũ công chức. Việc nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng hành chính cho đội ngũ công chức trong công sở sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động công sở. c. Tổ chức quá trình phân công, phối hợp trong công sở Trong công sở, các hoạt động công vụ không thể được thực hiện một cách đơn lẻ. Quá trình thực hiện bất kỳ một nhiệm vụ công vụ được trao nào cũng cần được tiến hành qua nhiều bước, nhiều khâu, gắn với quy trình làm việc. Do đó, để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý công sở chịu trách nhiệm triển khai nhiệm vụ phải tiến hành phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, bộ phận trực thuộc, giữa các cá nhân trong các đơn vị, bộ phận, phân chia hợp lý công việc giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở (sẽ được tìm hiểu ở chương 3) để tổ chức một cách nền nếp, có hiệu lực và hiệu quả việc phân công, phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở, mang lại hiệu suất cao hơn trong quá trình tổ chức hoạt động công sở. Sau quá trình này, mỗi đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, gắn với nhau thành một khối thống nhất. Hay nói cách khác, bên cạnh sự phân công, quá trình thực thi nhiệm vụ trong các công sở cũng đòi hỏi sự phối hợp lẫn nhau giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân nhằm tạo ra sự liên kết trong toàn bộ hoạt động của các đơn vị, bộ phận, cá nhân một cách chủ động, có kế hoạch. Quy chế làm việc (sẽ được tìm hiểu ở chương 4) là văn bản chỉ rõ sự phối hợp này trong công sở. Kết hợp giữa hai hoạt động phân công và phối hợp là cơ sở 11
  20. Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở đảm bảo cho sự nhịp nhàng, thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác, khách quan, đúng pháp luật, tiết kiệm thời gian, kinh phí trong các hoạt động công sở, góp phần mang lại hiệu quả hoạt động của công sở. d. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý trong công sở Trong công sở, mọi hoạt động đều thông qua quyết định quản lý và thông tin là cơ sở quan trọng để các nhà lãnh đạo, quản lý công sở ban hành các quyết định quản lý đó một cách chính xác. Trong quá trình lãnh đạo, quản lý công sở, các nhà lãnh đạo, quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, thu nhận thông tin từ đối tượng quản lý, khách thể quản lý và các bên liên quan để xác định bối cảnh hiện tại của công sở mình đang vận hành với những điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn, thời cơ, thách thức. Thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động lãnh đạo, quản lý công sở bởi thông qua thông tin, mọi quyết định quản lý được chuyển tải tới đối tượng quản lý. Nhờ thông tin, hoạt động của công sở có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ hơn với môi trường bên ngoài, trở thành “hệ thống mở” trong mối quan hệ với các bên liên quan trong môi trường quản lý, biết được nhu cầu của đối tượng quản lý, từ đó, vận hành công sở đáp ứng yêu cầu hợp pháp, chính đáng của tổ chức, công dân. 12
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
3=>0