Giáo trình môn học Dự toán ngân sách doanh nghiệp (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:48

Thêm vào BST

Báo xấu

66
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Dự toán ngân sách doanh nghiệp được biên soạn dựa trên cơ sở tham khảo các tài liệu của những nước có nền kinh tế thị trường phát triển, giáo trình dự toán ngân sách doanh nghiệp của các trường đại học khối kinh tế đầu ngành ở Việt Nam, tài liệu hội thảo quốc tế... đồng thời kết hợp với thông tư hướng dẫn kế toán quản trị của Bộ Tài Chính. Nội dung giáo trình được tổ chức thành 5 chương, phần 1 sau đây sẽ gồm 3 chương đầu tiên của giáo trình. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình môn học Dự toán ngân sách doanh nghiệp (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 1

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I GIÁO TRÌNH MÔN HỌC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Ban hành theo Quyết định số 1661/QĐ-CĐGTVTTWI ngày 31/10/2017 của Hiệu trƣởng Trƣờng Cao đẳng GTVT Trung ƣơng I 1 Hà Nội, 2017
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƢƠNG I GIÁO TRÌNH Môn học: Dự toán ngân sách doanh nghiệp NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG 2 Hà Nội – 2017
Mục lục Lời nói đầu ……………………………………………………………………………….4 Chƣơng 1: Các quy tắc cơ bản về dự toán ngân sách doanh nghiệp. 1. Khái niệm về ngân sách và dự toán ngân sách doanh nghiệp…………………………..5 2. Các nhân tố ảnh hƣởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp. …………………………7 3. Mục đích của ngân sách doanh nghiệp…………………………………………………7 4. Ƣu, nhƣợc điểm của việc dự toán doanh nghiệp……………………………………...10 5. Các loại ngân sách của doanh nghiệp…………………………………………………10 6. Ngân sách tổng hợp…………………………………………………………………...15 Chƣơng 2: Ngân sách doanh thu của doanh nghiệp. 1. Khái niệm dự báo ……………………………………………………………………..17 2. Các phƣơng pháp dự báo……………………………………………………………...17 3. Các nhân tố ảnh hƣởng tới dự báo ngân sách doanh thu……………………………...26 4. Dự báo ngân sách doanh thu…………………………………………………………..26 5. Ngân sách phí thu nhập………………………………………………………………..33 Chƣơng 3: Ngân sách chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1. Khái niệm ……………………………………………………………………………..37 2. Ngân sách mua hàng…………………………………………………………………..37 3. Ngân sách giá vốn hàng bán…………………………………………………………..41 4. Ngân sách chi phí ……………………………………………………………………..42 Chƣơng 4: Ngân sách tiền mặt của doanh nghiệp. 1. Khái niệm …………………………………………………………………………….48 2. Ngân sách phải thu tiền mặt…………………………………………………………...48 3. Ngân sách phải trả tiền mặt……………………………………………………………50 4. Xác định quỹ tiền mặt…………………………………………………………………52 Chƣơng 5: Bảng cân đối ngân sách tài chính của doanh nghiệp. 1. Bảng cân đối ngân sách doanh nghiệp………………………………………………...58 2. Quá trình lập bảng cân đối ngân sách tài chính……………………………………….63 3. Bảng cân đối tài sản…………………………………………………………………...65 Tài liệu tham khảo……………………………………………………………………...90 3
Lời nói đầu Trong hệ thống thông tin kế toán nói chung, dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bộ phận cấu thành không thể thiết đƣợc trong các doanh nghiệp kinh doanh, đơn vị sự nghiệp có thu. Dự toán ngân sách doanh nghiệp với chức năng là công cụ hữu hiệu cung cấp dòng thông tin cho các cấp quản lý để đƣa ra các quyết định điều hành mọi hoạt động nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Để phục vụ kịp thời nhu cầu học tập, nghiên cứu của đông đảo các đối tƣợng là học viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, kế toán tổng hợp, kế toán trƣởng, nhà quản trị kinh doanh...; Cho các bậc đào tạo: Đại học, sau đại học, bồi dƣỡng nâng cao... tập thể giáo viện thuộc chuyên nghành kế toán trƣờng CĐ Giao thông vận tải TW1 đã biên soạn cuốn giá trình dự toán ngân sách doanh nghiệp. Giáo trình này biên soạn dựa trên cơ sở tham khảo các tài liệu của những nƣớc có nền kinh tế thị trƣờng phát triển, giáo trình dự toán ngân sách doanh nghiệp của các trƣờng đại học khối kinh tế đầu ngành ở Việt Nam, tài liệu hội thảo quốc tế... đồng thời kết hợp với thông tƣ hƣớng dẫn kế toán quản trị của Bộ Tài Chính. Giáo trình bao gồm 5 chƣơng Chƣơng 1: Các quy tắc cơ bản về dự toán ngân sách doanh nghiệp. Chƣơng 2: Ngân sách doanh thu của doanh nghiệp. Chƣơng 3: Ngân sách chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chƣơng 4: Ngân sách tiền mặt của doanh nghiệp. Chƣơng 5: Bảng cân đối ngân sách tài chính của doanh nghiệp. Trong quá trình biên soạn không tránh đƣợc những sai sót, rất mong đƣợc sự góp ý của ngƣời đọc để quấn giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! 4
Chƣơng 1: Các quy tắc cơ bản về dự toán ngân sách doanh nghiệp 1. Khái niệm về ngân sách và dự toán ngân sách doanh nghiệp. Ngân sách doanh nghiệp: Ngân sách là một kế hoạch hành động đƣợc lƣợng hoá và đƣợc chuẩn bị cho một thời gian cụ thể nhằm để đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Từ định nghĩa ngân sách cần xem xét các đặc điểm: - Ngân sách phải đƣợc lƣợng hoá: điều này có nghĩa là ngân sách phải đƣợc biểu thị bằng các con số, thực tế thƣờng là một số tiền. - Ngân sách phải đƣợc chuẩn bị từ trƣớc: Bảng ngân sách phải đƣợc lập trƣớc thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhƣng không phải là một phần trong bảng ngân sách. - Ngân sách phải đƣợc áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể. Một kế hoạch tài chính mở cho tƣơng lai (không có điểm kết thúc), không đƣợc coi là bảng ngân sách. - Ngân sách phải là một bảng kế hoạch hành động: đây là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chƣa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác. Giống nhƣ các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tƣơng lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trƣờng hợp nhƣ vậy, nó vẫn đóng vai trò định hƣớng cho những ngƣời thực hiện và vai trò này rất quan trọng. Dự toán ngân sách: Là quá trình phát triển ngân sách của doanh nghiệp, là sự biểu đạt các kế hoạch hành động thành con số diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết, dự báo doanh thu đồng thời trình bày các báo cáo tài chính đƣợc dự kiến trong tƣơng lai của tổ chức. Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kỳ nào đó trong tƣơng lai. Hệ thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh. Trái lại, hệ thống dự toán chủ yếu dựa trên cơ sở các dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một trong những công cụ đƣợc sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức. Nó là một kế hoạch 5
chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tƣơng lai, đƣợc biểu hiện dƣới dạng số lƣợng và giá trị. Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bản viết tóm tắt chính thức (hay là báo cáo) các kế hoạch quản lý cho một thời kỳ cụ thể trong tƣơng lai, thể hiện qua các thuật ngữ tài chính. Thông thƣờng, nó đƣa ra các phƣơng pháp cơ bản nhằm kết nối các mục tiêu đã thỏa thuận trong toàn bộ doanh nghiệp. Một khi đƣợc chấp nhận, dự toán sẽ trở thành cơ sở quan trọng cho việc đánh giá các hoạt động. Nhƣ vậy, dự toán ngân sách doanh nghiệp thúc đẩy tính hiệu quả và ngăn chặn sự hao hụt và không hiệu quả. Nó là một công cụ kiểm soát. Ví dụ: Việc lập dự toán đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, sản xuất và mua hàng. Trƣởng bộ phận bán hàng cung cấp dự báo về doanh số cho giám đốc sản xuất, giám đốc sản xuất dựa vào đó để ƣớc tính số sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho việc bán hàng. Với sản lƣợng sản xuất ƣớc tính, bộ phận mua hàng dự tính lƣợng và giá trị các loại nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Dự báo về doanh số bán còn giúp cho nhà quản lý ƣớc tính đƣợc các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua tình huống của công ty may Hƣng Thịnh, chúng ta sẽ dự toán đƣợc hai báo cáo tài chính là Bảng cấn đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến cho quý 4 năm 200N, Bảng cân đối kế toán ngày 30 tháng 9 năm 200N và Bảng cân đối kế toán dự kiến ngày 31/12/200N. Bảng 1.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến quí 4 năm 200N Công ty may Hƣng Thịnh Doanh thu bán hàng 672.000.000 Giá vốn hàng bán 495.600.000 Lợi nhuận gộp 176.400.000 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN 136.800.000 Lợi nhuận thuần 39.600.000 Bảng 1.2. Bảng cân đối kế toán thực tế và bảng cân đối kế toán dự kiến Thực tế Dự kiến 30/9/200N 31/12/200N TÀI SẢN Tiền 100.000.000 142.856.000 6
Phải thu khách hàng 34.200.000 105.600.000 Hàng tồn kho Nguyên vật liệu 2.592.000 11.016.000 Thành phẩm 5.900.000 29.500.000 Tài sản cố định 700.000.000 700.000.000 Tổng tài sản 851.692.000 988.972.000 NGUỒN VỐN Phải trả ngƣời bán 66.982.000 164.662.000 Nguồn vốn kinh doanh 600.000.000 600.000.000 Lợi nhuận chƣa phân phối 184.710.000 224.310.000 Tổng nguồn vốn 851.692.000 988.972.000 Lợi nhuận chƣa phân phối đầu quý 4 184.710.000 Lợi nhuận quí 4 39.600.000 Lợi nhuận chƣa phân phối cuối quí 4 224.310.000 2. Các nhân tố ảnh hƣởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp. Ngân sách doanh nghiệp là các kế hoạch tài chính của mỗi doanh nghiệp. Việc chuẩn bị ngân sách doanh nghiệp giúp sắp xếp và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy việc lập dự toán ngân sách doanh nghiệp chịu ảnh hƣởng bởi các yếu tố sau: - Doanh số bán hàng trong quá khứ và xu hƣớng trong tƣơng lai. - Xu hƣớng phát triển của nền kinh tế, của ngành - Phát triển văn hóa XH và thị hiếu ngƣời tiêu dùng. - Hành động của đối thủ cạnh tranh. - Những thay đổi về mặt chính sách KT-XH của nhà nƣớc. - Năng lực tài chính, KHCN, quản lý của doanh nghiệp 3. Mục đích của ngân sách doanh nghiệp - Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của DN. Các số liệu điều tra cho thấy rằng hầu hết các DN có quy mô vừa và lớn trên toàn thế giới đều lập dự toán. - Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Hai khâu quan trọng để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, cụ thể là: 7
 Khâu kế hoạch: Nhân viên kế toán quản trị sẽ đƣợc yêu cầu cung cấp thông tin của các kỳ trƣớc. Các số liệu, thông tin trong quá khứ sẽ đƣợc kết hợp với thông tin hiện hành để lập dự toán.  Khâu kiểm soát: Khi các hoạt động đƣợc tiến hành, các số liệu thực tế đƣợc ghi nhận và sẽ đƣợc so sánh với số liệu dự toán. Các chênh lệch sẽ đƣợc nhân viên kế toán quản trị tính toán và ghi nhận. Các nỗ lực hiệu chỉnh sẽ đƣợc thực hiện nhằm hƣớng theo các mục tiêu của dự toán. Đồng thời, các chênh lệch này đƣợc sử dụng để xem lại và cập nhật hóa dự toán. Số liệu thông Kế hoạch Kiểm soát tin quá khứ Số liệu dự Số liệu Báo cáo Hành động toán thực tế biến động hiệu chỉnh Thông tin hiện hành Sơ đồ quá trình lập dự toán 3.1. Cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra Với bản dự toán ngân sách cho phép các nhà quản lý có đƣợc thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống. Các bộ phận sau khi nắm bắt đƣợc dự toán này sẽ lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động của bộ phận mình và giám sát việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu đã đề ra. Ví dụ: công ty dự định năm nay sẽ tăng doanh số 15%, giá bán không thay đổi. Điều này đồng nghĩa với việc công ty phải tăng lƣợng bán. Phòng kinh doanh sau khi có thông tin này sẽ phải triển khai hoặc tăng cƣờng quảng cáo, khuyến mại hoặc phát triển thêm các khách hàng mục tiêu mới… 3.2. Là căn cứ đánh giá thực hiện: So sánh và giải thích sự khác biệt giữa dự toán và thực tế NGHIỆP VỤ KINH TẾ HỆ THỐNG DỰ TOÁN Sự kiện thực tế Sự kiện dự báo Hệ thống kế toán Hệ thống dự báo Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dự kiến 8 Thực tế thực hiện Dự tính thực hiện
Qua sơ đồ này, chúng ta thấy, báo cáo tài chính đƣợc lập bằng cách kết hợp thông tin từ các dự toán khác nhau, trong đó Bảng cân đối kế toán (dự kiến) nhằm dự tính tình trạng tài chính của doanh nghiệp, còn Báo cáo kết quả kinh doanh (dự kiến) dự tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Bên cạnh đó, hệ thống nghiệp vụ phát sinh đƣợc thu thập, xử lý, trình bày trên các báo cáo tài chính là những sự việc xảy ra, trong khi đó hệ thống dự toán lập báo cáo trên cơ sở những dự tính sẽ thực hiện. Nhà quản lý có thể so sánh thực tế thực hiện và kế hoạch để giải thích vì sao có những khác biệt có thể xảy ra và sửa chữa nguyên nhân những biến động đó. 3.3. Dự báo khó khăn tiềm ẩn Quá trình lập dự toán giúp nhà quản lý hiểu rõ khi nào thì doanh nghiệp có nhu cầu vay ngắn hạn trong kỳ dự báo, khi nào cần mua thêm nguyên liệu và các nguồn lực sản xuất khác để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Qua việc đối chiếu so sánh thực tiễn với dự toán, nhà quản trị có thể dự báo ƣợc các khó khăn tiềm ẩn. Ví dụ, khi lợi nhuận thực tế thấp hơn lợi nhuận dự toán trong khi giá bán và lƣợng không thay đổi, điều này có thể do chi phí trong kỳ tăng lên. Chi phí tăng có thể bắt nguồn từ việc giá của chi phí tăng hoặc cũng có thể do lƣợng chi phí tăng. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể tìm ra nguyên nhân và đề ra cách giải quyết. 3.4. Liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp Trong việc lập dự toán, mỗi cấp quản lý phải đƣợc mời và đƣợc khuyến khích tham gia. Tất cả các mục tiêu đƣợc đồng ý thể hiện trong dự toán mà nhà quản lý xem xét phải đảm bảo công bằng và có thể đạt đƣợc. Khi đó tất cả các bộ phận liên quan đều tiến hành thực hiện kế hoạch đã đề ra tạo ra sự liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. 3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc Khi những mục tiêu của kế hoạch đạt đƣợc, điều này sẽ có tác động tích cực đến nhà quản lý, thúc đẩy hiệu quả công việc. Khi lập dự toán ngân sách sẽ dẫn đến nhận thức cao hơn của nhà quản lý về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và tác động của các nhân tố bên ngoài nhƣ xƣ hƣớng kinh tế lên hoạt động của công ty. Việc đánh giá hiệu 9
quả hoạt động sẽ đƣợc xem xét cho từng bộ phận cho phép thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng bộ phận. 3.6. Tạo động lực khuyến khích nhân viên Dự toán ngân sách cho phép doanh nghiệp tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc do tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều cùng đƣợc tham gia vào lập dự toán. Khi thực hiện các mục tiêu của mình đề ra, đội ngũ nhân viên cũng phải nhìn thấy đích phấn đấu của mình và của bộ phận có liên quan để thực hiện mục tiêu chung đó. 4. Ƣu, nhƣợc điểm của việc dự toán NS doanh nghiệp Lập ngân sách và dự báo đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Ngân sách giúp doanh nghiệp tô chức hoạt động đúng hƣớng phát triển và tránh trƣờng hợp chi tiêu quá mức. Dự báo giống nhƣ vẽ một tấm bản đồ cho tƣơng lai. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đƣa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Ngân sách định hƣớng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tƣơng lai; ngân sách không cản trở doanh nghiệp thực hiện những điều muốn và cần làm. Ngân sách giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả. Ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động trong tƣơng lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hƣớng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho doanh nghiệp. Ngân sách cho phép doanh nghiệp quản lý luồng tiền mặt và đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Lập ngân sách rất dễ dàng, chỉ cần quan tâm đến việc dự báo của doanh nghiệp và bắt đầu mọi việc từ đó. Nhƣợc điêm: tốn thời gian, tốn kinh phí đê tô chức các hoạt động thu thập và xƣ lý thông tin đê dự báo ngân sách, có thê dẫn đến nguy cơ cứng nhác tuân thu ngân sách mà bo qua các cơ hội mới phát sinh. 5. Các loại ngân sách của doanh nghiệp 5.1. Dự toán NS bán hàng Dự toán NS bán hàng là dự báo doanh thu từ hoạt động bán sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp. Dự toán NS bán hàng có vai trò định hƣớng cho toàn bộ quá trình lập dự toán vì doanh thu ƣớc tính sẽ trực tiếp xác định mức sản xuất trong tƣơng lai. Tiếp theo đó, mức sản xuất ƣớc tính sẽ quyết định việc mua các nguồn lực nhƣ lƣợng nguyên vật liệu cần mua, số lƣợng lao động cần phải có và nhiều vấn đề khác để đáp ứng mức sản xuất tƣơng lai này. 10
Ví dụ: Giả sử Công ty may Hƣng Thịnh có sản lƣợng ƣớc tính là 500, 1.500, 2.200 cái áo trong các tháng 10, 11, 12. Một chiếc áo có giá bán 160.000 đồng. Từ các số liệu này ta có thể lập đƣợc bảng dự báo doanh số. Để dự báo cho doanh thu tháng 10, 11, 12 chúng ta cần sử dụng số liệu của tháng 9, số liệu của cuối quý 3. Bảng 1.3. Dự toán NS bán hàng Đơn vị tính: 1000 đồng Thực tế Dự báo Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Quí 4 Số lƣợng bán (cái) 900 500 1.500 2.200 4.200 Đơn giá 160 160 160 160 160 Doanh thu bán hàng 144.000 80.000 240.000 352.000 672.000 5.2. Dự toán sản xuất Dự toán sản xuất là xác định số lƣợng sản phẩm cần phải sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng và mức tồn kho cần thiết. Với thông tin dự báo về số lƣợng bán, nhà quản lý sẽ lập đƣợc dự báo, thành phẩm tồn kho đầu kỳ và thành phẩm tồn kho dự kiến. Nhà quản lý của Công ty may Hƣng Thịnh muốn có mức tồn kho thành phẩm là 15% doanh số dự báo của tháng kế tiếp để đảm bảo không bị thiếu hàng cho việc bán. Doanh số bán dự báo cộng với mức tồn kho dự kiến lúc cuối kỳ sẽ là tổng thành phẩm tồn kho. Ta có: Tổng thành phẩm cần có – Số tồn kho đầu kỳ = Số sản phẩm sản xuất trong kỳ. Trong đó: Tổng thành phẩm cần có = Số lƣợng tồn kho cuối kỳ dự kiến + số lƣợng bán dự kiến. Bảng 1.4. Dự toán sản xuất Thực tế Dự báo Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Quí 4 9 10 11 12 1/N+1 Số lƣợng bán 900 500 1.500 2.200 4.200 2.500 Thành phẩm tồn cuối kỳ dự kiến 75 225 330 375 930 300 Tổng số thành phẩm cần có 975 725 1.830 2.575 5.130 2.800 Thành phẩm tồn kho đầu kỳ 135 75 225 330 630 375 11
Số thành phẩm sản xuất trong kỳ 840 650 1.605 2.245 4.500 2.425 5.3. Dự toán mua nguyên vật liệu Dự toán mua nguyên vật liệu xác định số lƣợng, chủng loại nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của đơn vị cần phải căn cứ vào tính chất nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra thành phẩm của đơn vị. Nếu nguyên vật liệu thuộc dạng khan hiếm thì nhu cầu lƣu kho càng tăng và ngƣợc lại. Thông thƣờng việc dự báo nguyên vật liệu mua trong kỳ có quan hệ trực tiếp với dự toán sản xuất. Sau khi đã có dự toán sản xuất, trƣởng bộ phận mua sẽ xác định số vật liệu cần cho sản xuất. Ví dụ: Xét tình huống của Công ty may Hƣng Thịnh, do công ty không trực tiếp sản xuất ra vải, và việc đặt mua vải thƣờng bị chậm trễ nên công ty phải duy trì mức tồn kho vải nguyên liệu tƣơng đối cao, 25% nhu cầu sản xuất của tháng kế tiếp để tránh thiếu hụt cho sản xuất. Tuy nhiên, với phụ liệu thì công ty đã có hợp đồng cam kết giao hàng theo ngày nên công ty không cần lƣu kho cho số liệu phụ này. Giả sử mỗi chiếc áo cần 2,4m2 vải, nhƣ vậy tổng số vải cần có cho sản xuất sẽ đƣợc xác định bằng cách lấy tổng số sản phẩm () với 2,4m2. Mức tồn kho vải cần thiết cuối tháng đƣợc cộng với tổng nhu cầu cho sản xuất trong tháng để tính ra toàn bộ số vải cần có trong tháng. Cuối kỳ, ta lấy tổng số vải cần có trong tháng (–) số vải tồn kho đầu tháng để tính ra số vải cần mua trong tháng. Từ dự toán của sản xuất, công ty dự định sản xuất 650 áo trong tháng 10, nên số vải cần cho sản xuất sẽ là 1.560 (650 × 2,4m). Ngoài ra do công ty cần có số vải tồn kho cuối kỳ là 25% nhu cầu cho tháng kế tiếp. Trong tháng 10, mức tồn kho cần có cuối kỳ sẽ là 963m2(25% × 3.852). Vậy tổng số vải cần mua để phục vụ sản xuất sẽ là 2.133m2(1.560 + 963 – 390). Giá của một mét vải là 12.000 đồng nên tổng trị giá vải mua trong tháng 10 sẽ là 2.133m2× 12.000đồng = 25.596.000 đồng. Bảng 1.5. Dự toán mua nguyên vật liệu vải Thực tế Dự toán Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Quí 4 9 10 11 12 1/N+1 Số lƣợng sản xuất 840 650 1.605 2.245 4.500 2.425 Số vải cho một sản phẩm (m2) 2,4 2,4 2,4 2,4 2,4 2,4 12
Tổng số vải cần cho sản xuất (m2) 2.016 1.560 3.852 5.388 10.800 5.820 Số vải cần có cuối kỳ (25%) 390 963 1.347 1.455 3.765 1.635 Tổng nhu cầu mua vải (m2) 2.406 2.523 5.199 6.843 14.565 7.020 Trừ: Số vải tồn kho đầu kỳ (m2) 504 390 963 1.347 2.700 2.745 Số vải cần mua trong kỳ Đơn giá vải (1.000 đồng) 12 12 12 12 12 12 Tổng giá trị vải cần mua 22.824 25.596 50.832 65.952 142.380 51.300 5.4. Dự toán nhân công Dự toán nhân công là việc xác định nguồn nhân lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Ví dụ: Theo các kỹ thuật viên xác định, mỗi cái áo cần 1,2 giờ công lao động trực tiếp với đơn giá trung bình là 22.000 đồng/ giờ công. Bảng 1.6: Dự toán nhân công Đơn vị tính: 1.000 đồng Tháng Tháng Tháng Tháng 9 Quí 4 10 11 12 Tổng sản phẩm sản xuất 840 650 1.605 2.245 4.500 Giờ công cho một sản phẩm 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Tổng số giờ công cần có 1.008 780 1.926 2.694 5.400 Đơn giá giờ công 22 22 22 22 22 Tổng chi phí nhân công 22.176 17.160 42.372 59.268 118.800 Khi đó, lấy tổng số sản phẩm cần sản xuất trong tháng nhân (×) 1,2 ta có tổng số giờ công cần có với đơn giá trung bình 22.000 đồng ta có tổng chi phí nhân công. 5.5. Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung cung cấp một bảng kê tất cả các khoản chi phí sản xuất ngoài nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung thƣờng liên quan đến các hoạt động phục vụ cho quá trình sản xuất mà khó xác định mối liên hệ của chúng đến một sản phẩm cụ thể nào, nói cách khác, thông thƣờng ngƣời ta xác định tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung tuỳ theo đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý của đơn vị nhƣ giờ công, lƣợng doanh thu… Ví dụ: Giả sử công ty Hƣng Thịnh ƣớc tính tỷ lệ chi phí sản xuất chung là 40.000 đồng trên một giờ công trực tiếp. Mà mỗi một áo cần 1,2 giờ công trực tiếp, từ đó xác 13
định đƣợc tổng số giờ công cần có nhân (×) 40.000 đồng ta sẽ có tổng chi phí sản xuất chung. Bảng 1.7: Dự toán chi phí sản xuất chung Đơn vị tính: 1.000 đồng Tháng Tháng Tháng Tháng 9 Quí 4 10 11 12 Tổng sản phẩm sản xuất 840 650 1.605 2.245 4.575 Giờ công cho một sản phẩm 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Tổng số giờ công cần có 1.008 780 1.926 2.694 5.490 Chi phí sản xuất chung cho 1 giờ 40 40 40 40 40 công Tổng chi phí sản xuất chung 40.320 31.200 77.040 107.760 219.600 Sau khi hoàn thành các dự toán nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung, nhà quản trị có thể ƣớc tính giá thành sản phẩm bằng cách cộng các khoản chi phí nguyên vật liệu chính, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, chúng ta sẽ xác định đƣợc giá thành của sản phẩm. 5.6. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN là bản dự toán bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm của một DN và chi phí quản lý chung toàn DN. Với bản dự toán này, nhà quản lý có thể lƣờng trƣớc đƣợc lợi nhuận ở nhiều mức doanh thu khác nhau khi nắm rõ chi phí ứng xử theo sự thay đổi của doanh thu. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thƣờng bao gồm 2 bộ phận chi phí biến đổi và chi phí cố định. Chi phí cố định sẽ không thay đổi theo khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ tuy nhiên chi phí biến đổi lại có thay đổi. Thông thƣờng chi phí biến đổi sẽ đƣợc xác định bằng một tỷ lệ nhất định trên doanh thu nhƣ tiền hoa hồng bán hàng. Việc xác định tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ đƣợc tính qua 2 bƣớc: (1) CP biến đổi = Doanh thu bán hàng dự toán (×) tỷ lệ chi phí biến đổi/Doanh thu; (2) Tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp = Chi phí cố định (+) Chi phí biến đổi. Ví dụ: Giả sử công ty may Hƣng Thịnh ƣớc tính chi phí biến đổi là 15% doanh thu bán hàng và chi phí cố định là 12.000.000 đồng/tháng thì sẽ thu đƣợc bảng dự toán chi phí nhƣ sau: 14
Bảng 1.8. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: 1.000 đồng Thực tế Dự báo Tháng Tháng Tháng Tháng 9 Quí 4 10 11 12 Tổng doanh thu 144.000 80.000 240.000 352.000 672.000 Chi phí biến đổi trên 1 đồng DT 15% 15% 15% 15% 15% Tổng chi phí biến đổi 21.600 12.000 36.000 52.800 100.800 Chi phí cố định mỗi tháng 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 Tổng chi phí hoạt động 33.600 24.000 48.000 64.800 136.800 Báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến ở bảng 1.1 áp dụng số liệu chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là 136.800.000 đồng là dựa vào kết quả tính toán ở bảng 6. Ngân sách tổng hợp Một ngân sách tổng hợp là tập hợp những dự toán có liên quan với nhau, bao gồm dự toán bán hàng, dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghi ệp, dự toán dòng tiền… trong một thời kỳ: Dự toán bán hàng Dự toán sản xuất Dự toán mua nguyên vật Dự toán chi phí nhân Dự toán chi phí sản liệu công trực tiếp xuất chung Dự toán chi phí bán Lịch trình chi tiết hàng và QLDN Lịch thu tiền Báo cáo kết quả kinh doanh (dự kiến) Dự toán dòng tiền Bảng cân đối kế toán dự kiến Sơ đồ Hệ thống dự toán của doanh nghiệp 15
Quá trình lập dự toán bắt đầu từ số lƣợng bán ƣớc tính cho năm tới. Khi đó giám đốc điều hành làm việc với các giám đốc chi nhánh tài chính, marketing, sản xuất, nhân sự để đƣa ra dự báo về tình hình bán hàng, là căn cứ lập dự toán bán hàng. Toàn đơn vị sẽ thống nhất về doanh thu sau khi tính toán các nguồn lực và các nhân tố khác nhau. Căn cứ vào dự toán bán hàng, dự toán sản xuất sẽ đƣợc lập để đáp ứng nhu cầu bán hàng. Nếu sản xuất không đáp ứng nhu cầu bán hàng thì công ty sẽ mất doanh thu, ngƣợc lại sản xuất nhiều quá thì công ty sẽ phải tốn kém thêm các khoản chi phí cho bảo hiểm cũng nhƣ bảo quản hàng hoá. Sau khi hoàn tất những ƣớc tính về tình hình bán hàng và sản xuất, bộ phận mua hàng sẽ lập dự toán mua nguyên vật liệu... Khi đó ngƣời phụ trách sản xuất sẽ phải làm việc với phụ trách nhân sự để cho phép ƣớc tính chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. Dự toán mua hàng cho phép nhà quản lý ƣớc tính nguyên vật liệu, nhân công và phục vụ sản xuất chung cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Giá trị nguồn lực dùng cho các hoạt động sản xuất sẽ nằm trong giá trị sản phẩm – khoản mục này sẽ đƣợc thể hiện trên bảng cân đối kế toán. Khi sản phẩm đƣợc bán, giá trị này là căn cứ cho giá vốn hàng bán và đƣợc thể hiện trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 16
Chƣơng 2: Ngân sách doanh thu của doanh nghiệp 1. Khái niệm dự báo “Dự báo là dự kiến, lời tiên đoán về những sự kiện, hiện tƣợng, trạng thái nào đó có thể hay nhất định sẽ xảy ra trong tƣơng lai”… “Là sự nghiên cứu những triển vọng của một hiện tƣợng nào đó mà chủ yếu là những đánh giá số lƣợng và chỉ ra khoảng thời gian mà trong đó hiện tƣợng có thể diễn ra những biến đổi” “Dự báo là sự tiên đoán có căn cứ khoa học mang tính chất xác xuất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ, trạng thái, xu hƣớng phát triển của đối tƣợng nghiên cứu hoặc là về cách thức và thời hạn đạt đƣợc các mục tiêu nhất định đã đề ra trong tƣơng lai” Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà quản trị thƣờng xuyên phải đƣa ra các quyết định liên quan đến những sự việc sẽ xảy ra trong tƣơng lai. Để giúp các quyết định này có độ tin cậy cao, giảm thiểu mức độ rủi ro, ngƣời ta đã đƣa ra kỹ thuật dự báo. Vì vậy kỹ thuật dự báo là hết sức quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệt là ngày nay các doanh nghiệp lại hoạt động trong môi trƣờng của nền kinh tế thị trƣờng mà ở đó luôn diễn ra những sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vậy dự báo là gì? Chúng ta có thể hiểu dự báo qua khái niệm dự báo nhƣ sau. Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán trƣớc các hiện tƣợng và sự việc sẽ xảy ra trong tƣơng lai đƣợc căn cứ vào các tài liệu nhƣ sau:  Các dãy số liệu của các thời kỳ quá khứ;  Căn cứ vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đối với kết quả dự báo;  Căn cứ vào các kinh nghiệm thực tế đã đƣợc đúc kết. Nhƣ vậy, tính khoa học ở đây thể hiện ở chỗ:  Căn cứ vào dãy số liệu của các thời kỳ quá khứ;  Căn cứ vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đối với kết quả dự báo. Tính nghệ thuật đƣợc thể hiện: Căn cứ vào các kinh nghiệm thực tế và từ nghệ thuật phán đoán của các chuyên gia, đƣợc kết hợp với kết quả dự báo, để có đƣợc các quyết định với độ chính xác và tin cậy cao. 2. Các phƣơng pháp dự báo 17
Có hai cách tiếp cận dự báo chính và cũng là hai con đƣờng đề cập đến cách lập mô hình dự báo. Một là phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận. Phƣơng pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của nhà quản trị để dự báo. Hai là phƣơng pháp dự báo theo phân tích định lƣợng dựa chủ yếu vào các mô hình toán học trên cơ sở những dữ liệu, tài liệu đã qua thống kê. 2.1. Phương pháp dự báo định tính a) Phương pháp lấy ý kiến của ban quản lý điều hành Đây là phƣơng pháp đƣợc sử dụng khá rộng rãi. Theo phƣơng pháp này, một nhóm nhỏ các cán bộ quản lý điều hành cao cấp sử dụng tổng hợp các số liệu thống kê phối hợp với các kết quả đánh giá của cán bộ điều hành marketing, kỹ thuật, tài chính và sản xuất để đƣa ra những con số dự báo về nhu cầu sản phẩm trong thời gian tới. Phƣơng pháp này sử dụng đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của những cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn. Phƣơng pháp này có ƣu điểm là nhanh và dễ (chỉ cần tập hợp các chuyên gia). Tuy nhiên, các quyết định đƣợc nhất trí này cũng có những thiếu sót:  Thứ nhất là dự báo chỉ là sự tiên đoán của cá nhân, mang tính chủ quan;  Thứ hai là quan điểm của ngƣời có quyền lực, có địa vị cao thƣờng gây ảnh hƣởng lớn đến các cán bộ điều hành khác. b) Phương pháp lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bán hàng Do những nhân viên bán hàng là những ngƣời thƣờng hiểu rõ nhu cầu và thị hiếu của ngƣời tiêu dùng. Vì thế họ có thể dự đoán đƣợc lƣợng hàng có thể bán đƣợc trong thời gian tới tại khu vực mình bán hàng. Nếu chúng ta tập hợp ý kiến của các nhân viên bán hàng ở các khu vực khác nhau, ta sẽ có đƣợc lƣợng dự báo tổng hợp về nhu cầu đối với loại sản phẩm cần dự báo. Phƣơng pháp này có ƣu, nhƣợc điểm nhƣ sau: + Ƣu điểm: Sát với nhu cầu của khách hàng. + Nhƣợc điểm: Phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của nhân viên bán hàng. Thƣờng có hai xu hƣớng: - Xu hƣớng lạc quan quá (Đánh giá cao chất lƣợng hàng bán ra của mình); - Xu hƣớng bi quan quá (Muốn giảm nguồn hàng xuống để dễ đạt đƣợc định mức). c) Phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng Phƣơng pháp này sẽ thu thập nguồn thông tin từ đối tƣợng ngƣời tiêu dùng về nhu cầu hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai. Cuộc điều tra nhu cầu đƣợc thực hiện bởi những nhân 18
viên bán hàng hoặc nhân viên nghiên cứu thị trƣờng. Họ thu thập ý kiến khách hàng thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp hay điện thoại... Cách tiếp cận này không những giúp cho doanh nghiệp về dự báo nhu cầu mà cả trong việc cải tiến thiết kế sản phẩm. Phƣơng pháp này mất nhiều thời gian, việc chuẩn bị phức tạp, khó khăn và tốn kém, có thể không chính xác trong các câu trả lời của ngƣời tiêu dùng. d) Phương pháp Delphi Phƣơng pháp này thu thập ý kiến của các chuyên gia trong hoặc ngoài doanh nghiệp theo những mẫu câu hỏi đƣợc in sẵn và đƣợc thực hiện nhƣ sau: - Mỗi chuyên gia đƣợc phát một thƣ yêu cầu trả lời một số câu hỏi phục vụ cho việc dự báo; - Nhân viên dự báo tập hợp các câu trả lời, sắp xếp chọn lọc và tóm tắt lại các ý kiến của các chuyên gia; - Dựa vào bảng tóm tắt này nhân viên dự báo lại tiếp tục nêu ra các câu hỏi để các chuyên gia trả lời tiếp; - Tập hợp các ý kiến mới của các chuyên gia. Nếu chƣa thỏa mãn thì tiếp tục quá trình nêu trên cho đến khi đạt yêu cầu dự báo. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là tránh đƣợc các liên hệ cá nhân với nhau, không xảy ra va chạm giữa các chuyên gia và họ không bị ảnh hƣởng bởi ý kiến của một ngƣời nào đó có ƣu thế trong số ngƣời đƣợc hỏi ý kiến. 2.2. Phương pháp dự báo định lượng: Phƣơng pháp dự báo định lƣợng bao gồm các mô hình dự báo theo chuỗi thời gian và hàm số nhân quả. Dựa vào các số liệu thống kê và thông qua các công thức toán học để dự báo nhu cầu tƣơng lai. Dù là phƣơng pháp nào thì dự báo định lƣợng cũng phải đƣợc thực hiện theo 8 bƣớc sau đây: - Xác định mục tiêu của dự báo; - Chọn lựa những loại sản phẩm cần dự báo (xđ đối tƣợng dự báo); - Xác định độ dài thời gian dự báo; - Chọn mô hình dự báo; - Phê chuẩn (thống nhất thực hiện); - Thu thập dữ liệu cần thiết cho dự báo; - Tiến hành dự báo (xử lý dữ liệu và đƣa ra kết quả dự báo); 19