Giáo trình Quan hệ công chúng: Phần 2

Chia sẻ: Túcc Vânn | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:155

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn giáo trình "Quan hệ công chúng" trình bày các nội dung: Tổ chức sự kiện, quản trị khủng hoảng, quan hệ cộng đồng. Đây là những kiến thức nến tảng quý báu giúp cho việc học tập và nghiên cứu khoa học quan hệ công chúng không chỉ của sinh viên ngành tài chính. Giáo trình cũng còn là tài liệu tham khảo bổ ích cho các nhà nhà nghiên cứu, hoạch định chiến lược và triển khai các chương trình PR trên thực tế..

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quan hệ công chúng: Phần 2

--------------------------------------------------------- % 4 ChươNq 5 Tổ CHỨC sự KIỆN 5.1 ế VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC Tổ CHỨC s ự KIỆN cuakếhoạci; 5ệl . l . K h á i n i ệ m Có nhiều cách hiểu khác nhau về sự kiện. Điều đó 1 mọt banthôngí tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của những người hoạt động trong các nghề nghiệp khác nhau. Người làm àgcầniptr Marketing coi sự kiện là công cụ hữu ích giúp thương hiệu giao tiếp với nhóm khách hàng mục tiêu một cách ấn tượng và chuẩn xác. Người làm công tác hội nghị, hội thảo coi sự ■caằconỊỊcanc Ịtjện 1 5 kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hướng tối việc thỏa mãn sự kỳ vọng của đối tượng tham tbá thuyếtai dự- Vậy sự kiện là gì? S ư kiê n là h o a t dộng dược lên kê h o a ch của cá f năng viết bải' nhân, tổ chức th u h ú t sư chú ý đê tao đ iều kiê n tiếp cân công c h ú n g n h ằ m đ a t đươc n h ữ n g m ụ c tiêu n h ấ t d inh. £ độnggiao tiéf' Ban đầu sự kiện được coi là hoạt động đơn giản của tổ chức, không được lên kế hoạch triển khai cụ thể. Các hoạt động này cũng không tiến hành thường xuyên chỉ tập trung vào một số ngày trong năm khi có việc liên quan. 203 m k t ------------------
Càng ngày các nhà quản trị mối thấy được vai trò của hoạt ' j động diễn ra của sự kiện trong chiến lược phát triển doanh Lc nghiệp nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng. ^ * ỉ Chính vì vậy, doanh nghiệp mối tiến hành triển khai các ĨỊOnịỊviệcto sự kiện một cách bài bản và goi là tổ chức sự kiện. ịjy; T ổ chức sự h iên là m ôt q u á trìn h bao gồm sư kết hơp g iữ a ý tưởng, các lioat động lao động của con người với các công cu lao dông, th ư c h iên các dịch vu• đ ả m bảo to à n bộ• các h o ạ• t dộng • của m ột • sự • •kiện cụ t h ể nào dó d iễ n ra theo đ ú n g k ể h o a ch trong một thờ i g ia n và k h ô n g g ia n cụ th ể n h ằ m chuyển tới đôi tư ơng th a m d ư s ự kiê n n h ữ n g th ô n g điêp hiêu quả p h ù hợp với m ụ c tiêu m à cá n h â n , tô chức mong m u ố n d a t đươc. Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mới được ứng dụng trong các hoạt động PR của doanh nghiệp trong những năm gần đây. Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạt động có sự kết hợp một chuỗi các yếu tô" tác nghiệp có mối quan hệ mật thiết với nhau, bắt đầu từ khâu chuẩn bị đến việc lên kế hoạch và triển khai sự kiện trong một khoảng không gian và thời gian xác định. Thông qua việc tổ chức sự kiện các tổ chức sẽ đạt được những mục tiêu nhất định, đặc biệt là mục tiêu truyền thông. Các đối tượng tham dự sự kiện sẽ nhận được một hệ thống giá trị vật chất và phi vật chất mà sự kiện mang lại. Đó chính là nhung thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện muôn truyền tải đến đổi tượng tham dự sự kiện. Vì vậy. mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện phải đảm bảo tính
^ vaitròcùalinhất quán nhằm nâng cao hệ thống giá trị mà đối tượng P^attriểnđtĩtham dự sự kiện sẽ nhận được, từ đó thực hiện được mục 1nshẹp nóiriitiêu chiến lược thực sự của sự kiện. * ' ' ' , , tócsúki' Trong việc tô chức sự kiện có các nhân tô cơ bản sau đây: ^ÁiỊÍ , , . .... * , I + Chủ SỞ hữu sư kiện: Là người có nhu cầu tô chức sư í ‘UO động cùflt : „ thư í kiện, đầu tư cho sự kiện đế qua đó thực hiện việc truyền , ,ncỉt' thông nhằm gửi thông điệp đến đối tượng nhận tin. Chủ sỏ m'ís^‘hữu sự kiện có thể là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. h é h o ọ á tm II , ", hằmch ẳ' . + Ngứờí tố chức sự kiện: Là người tô chức triên khai • ... ,, thực hiện sự kiện. Đó là người chịu trách nhiệm về sự ũng điệphụt • , ” “ . ■ ' * J.> / thành công của sự kiện. Người tô chức sự kiện có thê là Mchính chủ sở hữu sự kiện hoặc là tổ chức được chủ sở hữu sự kiện thuê. : mơi đượcưngí: + tượng tham dự sự kiện: Là người nhận thông uệptrongầằỊ;! điệp từ chủ sở hữu sự kiện. Tùy từng loại hình -sự kiện trìnhhoạtểộnịĩ khác nhau mà đối tượng tham sự sự kiện cũng khác nh au Ế ịpcómoiquanhệr £)6 chính là công chúng mục tiêu mà sự kiện PE hướng tới. in biđếnviêclè , " 5.1.2. Vai trò của tô chức sư kiên ột khoang không: tổchứcsưkiẻná Trung bình mỗi năm ở Việt Nam các doanh nghiệp ■đinhdảcbiêtlỉỉ chi khoảng hơn 20 tỷ USD cho quảng bá sản phẩm và hơn j ựláénséc 1 5 tỷ USD cho tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị hi t hất® khách háng, giới thiệu sản phẩm mới... Có thể thấy vai trò điépm chm của tổ chức sự• kiện trong - o hoạt , . ế động PR củav các cloanh nghiệp là rất lớn nên các doanh nghiệp đã đâu tư khoán m \ ' , tiền khổng lồ cho hoạt động này. Chúng ta có thể đánh giá phải đảm bm • ' 205
vai trò của tổ chức sự kiện trong chiến lược PR của một cá ^ chotbàní nhấn và tổ chức trên các góc độ sau đây: 1 quàtì - Thu hút mạnh mẽ sự chú ý của công chúng mục jỊỊ[tiin|ỊnM;i tiêu đến chương trình M arketing của cá nhân, tổ chức. jjjgmốiquan L' TỔ chức sự kiện là công cụ đắc lực của quan hệ công pỉệtì0 chúng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai chiên lược xúc tiến ỊịtliíicsiỊki hỗn hợp hiệu quả. Qua đó, giúp cho doanh nghiệp quảng bá ^yỉdngvănhi cho công chúng hình ảnh của tổ chức, hình ảnh các sản Ịáydưngvản phẩm dịch vụ, các lĩnh vực hoạt động khác của cá nhân. ; I ] t . Đồng thời, tổ chức sựẾ kiện * là vũ khí sắc bén và hiệu . quả * cho L*Jnnn pl j ì các cá nhân tổ chức muốn khuyếch chương hình ảnh, thu hút sự chú ý của công chúng mục tiêu đến với các hoạt động' của cá nhân, tổ’ chức trên cơ sở đó giúp cá nhân tổ chức đạt được những mục tiêu mà mình mong muốn. Khi tổ chứ(f doanh nghiệp muốn triển khai các chương trình Marketing cần thu h ú t mạnh mẽ sự quan tâm của giới công chúng và công chúng mục tiêu (ví dụ như đưa sản phẩm mới đến khách hàng mục tiêu) thì không thể thiếu hoạt động quan hệ công chúng với tổ chức sự kiện là trọng tâm. - Tổ chức sự kiện là công cụ hiệu quả đốì với việc thực hiện mục tiêu của chiến lược PR cho các cá nhân, tổ chức. Đôi vối các cá nhân, tổ chức khi xây dựng chiến lược PR đều nhằm mục tiêu thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với công chúng của mình, xây dựng và bảo vệ danh tiếng cho tổ chức. Bất kỳ một nhà hoạch định chiến lược PR nào cũng có thể thây vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện trong việc xây dựng, triển khai và thực hiện mục tiêu 206
T --------------------------------------------- . ^^^inichiến lươc PR chung của tổ chức. Tổ chức sư kiên là công cụ đòn bẩy cho thành công của chiến lược PR chung, mang cùa côngci^ lại những kết quả khả quan cho quá trình thực hiện chiến 1cánhân tổ^ lược PR chung như: Hỗ trọ' quảng bá hình ảnh cho tổ chức, , xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng • ^^trong và ngoài tổ chức.ẳ. “ chienlược ^ . 1ỏoanhnghiệ chức sự kiện là công cụ góp phần quan trọng với ^ hìnhanh(Tv^ c dựng văn hóa cho mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Êngkháccủaá■' Xây dựng văn hóa cho một tổ chức là nền tảng cơ bản ^sàcbénvàhiệu(Ịii:giúp tổ chức tồn tại và phát triển. Thông qua việc tổ cliức - chươnghìnliàậ.các sự kiện dành cho cán bộ nhân viên của tổ chức hàng dốiváicát^Ịị năm như: Kỷ niệm ngày th à n h lập, các ngày lễ, kỳ nghỉ, pípcánhảntổchi °Pen day... sẽ tạo ra sự gắn bó của các th à n h viên trong tổ xnợmuốn.Khilồ£c^ c vgiúp các nhân viên thấm nhuần các giá trị 'ải' ằ tề V^n C^ a rá chúc, tạo ra S1^ Sắn kết nhất định. Đây cũng ' là cơ sở để các tổ chức và doanh nghiệp thu hút và giữ gìn ĩỌũgtảmể s , Ề o 0 nhân tài tạo ra nguổn lực trọng yếu cho sự phát triền của iquìđấív&ệì tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, tạo ra dộng lực cho các ịccáahán,tôcằí thành viên trong tổ chức công hiến cho sự phát triển ‘ 'iưngtì chuns của tổ chức. Việc tổ chức sự kiện PR nội bộ (tổ chức ỵ. hội nghị; tổ chức các lễ kỷ niệm, đón nhận các danh hiệu d htiiéf c a 0 rá 1 ® phát động và phong trào thi đua trong •ỵ lươ Pĩ' c°n® ^ ' ẻỆ^ đánh cho bước trưởng thành và phát triển , , r của tổ chức, giúp các thành viên tổ chức hiểu rõ hơn về ì tổchúcsụ ' / , > v. môi trường văn hóa của tô chức mình. Đông thời vối hoặt 'c hiện nục t 207 m ầ * _
động tổ chức sự kiện nội bộ sẽ xây dựng được môi quan hệ $1^°' tôt đẹp trong nội bộ tổ chức. Đó cũng là cách thức thu hút T: . . , hoat ® sự chú ý và tran h th ủ tình cảm của dư luận xã hội đối vối tổ chức. - Tổ chức sự kiện thể hiện sức m ạnh của truyền thông một cách mạnh mẽ nhất. Qua đó duy trì, khuếch trương phát triển uy tín, danh tiếng của các cá nhân, tổ , ^Ị chức. Sức manh truyền thông sẽ giúp doanh nghiêp thưc ... L[pí)lW®i hiện được các mục tiêu cơ bản của quan hệ công chúng, hỗ trợ các nội dung khác của quan hệ công chúng thực thi tốt vai trò của mình như: Hỗ trợ nội dung quản trị khủng ịt^^ai1' hoảng trong hoạt động kiểm soát các phương tiện truyền iỂạróciử thông, sử dụng các phương tiện truyền thông để tiếp cận gtiéucuachien với giới công chúng để giải quyết k h ủ n g hoảng một cách ỊỂấtquản.VìV hiệu quả, hỗ trợ nội dung PR nội bộ triển khai các vai trò ỉiệncầnphaic của mình một cách tối ưuể.ề ált PRcùa' ■01điht 1 5ẵ1.3. N guyên tắc cơ bản trong tổ chức sự kiện " ỉtôộng tô chúc Đe tổ chức sự kiện thành công, thực hiện tốt các mục 2tiêutrongtừỉ tiêu đã xác định, các nhà quản trị PR nói chung và các nhà Cí quản trị sự kiện nói riêng cần quán triệt những nguyên tắc fcpchungcủa1 cơ bản sau đây: ỊẩấiX|yửlj Một là: Đặt mục tiêu cụ th ể và rõ ràng cho tổ chức ®ỉpcácsự sự kiện ' kầtỊii Mục tiêu của hoạt động tổ chức sự kiện phải cụ thể rõ ràng, không xác định mục tiêu một cách chung chung bởi mục tiêu sẽ định hướng cho mọi ý tưởng cũng như các 'Ị:j ị 208
m ối qujj s ;làcáckth' hươns trình hoạt động, đông thòi còn là căn cứ đê đánh dulUận -Ị^/iá hiệu quả công việc sắp tiến hành. Hoạt động tổ chức ‘*\ự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, do đó rất khó đo lường kết quả mà hoạt động này mạnh củatrùiTian.g lại cho danh tiếng của tổ chức, doanh nghiệp. Vì duytrì,klịvậy, cần thiết phải đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng sự cuacáccántí-kiệii, không xác định mục tiêu xa ròi với thực tế, phải có doanhnghiệpỊitính. khả thi, phù hờp với nguồn lực của tổ chức và tác ^ hệcóngchiítđộng của môi trường. coDgchúngthựctlỉ Với những sự kiện khác nhau thì mục tiêu cũng hoàn i đungquàntậUitoàn khác nhau. Tuy nhiên, khi xác định mục tiêu của tổ -- phươngtiệntocliức sự kiện các nhà quản trị cần đảm bảo thông nhất với lyenthôngđêliậ[mục tiêu của chiến lược PR trong từng thòi kỳ để đảm bảo iùng hoảngm ộtosự nhất quán. Vì vậy, khi tiến hành các hoạt động tổ chức triênkhaicácsự kiện cần phải chú ý lấy chiến lược chung của tổ chức, chiến lược PR của tổ chức là căn cứ xây dựng và triển khai .i’ 1 .í, chiến dịch truyền thông của sự kiện. Các chương trình của n ỉtô ch ứ csỂ í! ỉ , J & & hoạt động tô chức sự kiện phải hỗ trỢ cho việc thực hiện ,thựchiệntácáti mụCtiêu trong từng thòi kỳ của tổ chức. Phải thiết lập một Rnóichungvàá: cách nhất quán các sự kiện được tổ chức vói tổng thể hoạt tziệtnhữngngura động chung của tổ chức mang lại hiệu quả truyền thông cao nhất, xây dựng danh tiếng và hình ảnh của tổ chức í rõràngckểi t h ô n g q u a c á c s ự k i ? n đ ư 'Ợ c t r i ê n k h a i - Hai là: Xác định đúng đối tượng công chúng mục tiêu ... , cho sự kiện ựkiện phai ụ' :ắcằchungầ Một trong các nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho hgcũngnt sự kiện được tổ chức thành công là phải xác định đúng 209
nhóm đối tượng công chúng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện thường được đánh giá thông qua sô lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đôi với bất kỳ một sự kiện nào (ví dụ như một cuộc triển lãm thương mại, Jthêhi hay buổi giối thiệu sản phẩm mới) cho dù quy mô của nó có tầm cỡ đến đâu, bất kể các nhà quản trị ra sức tạo ấn tượng như th ế nào thì cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đổi tượng khách hàng mục tiêuề ỊỊtiaci Mỗi sự kiện đều hướng tối những công chúng mục :®°lVI tiêu cụ thể. Đó có thể là công chúng bên trong và bên ngoài l^c tổ chức, là khách hàng thực tế hoặc khách hàng tiềm năng, là nhà đầu tư hoặc nhà phân phối... Do đó, khi chuẩn bị tổ !í^ n chức một sự kiện, các nhà quản trị cần lên kế hoạch chi líìilc tiết cho những hoạt động truyền thông nhằm thu hút đúng ^ đối tượng khách hàng cần hướng đến, hạn chế những đổi iỉcsự tượng không có nhiều tiềm năng để nâng cao hiệu quả itạpcỉ hoạt động Khi hoạch định chiến lược PR, cho sự kiện, để xác định được đúng đối tượng công chúng mục tiêu cần trả lồi cầu hỏi: Chúng ta truyền tải thông điệp tới ai? Đặc điểm của nhóm công chúng này và mức độ ảnh hưởng của họ th ế nào? Thông điệp muôn truyền tải tới họ thông qua sự kiện là gì?... Từ đó mới có thể xây dựng kỹ th u ật hình ỉậ ) thành mối quan hệ với họ thông qua sự kiện, tạo ra công ásẽ luận tích cực và có lợi cho việc xây dựng hình ảnh uy tín của tổ chức. Ba là: Xác định thông điệp và quảng bá cho sự kiên 210
c thànhcó} £)e’ tác động đến giới công chúng, giới truyền thông nS^quasốluj| thì việc xác định thông điệp và quảng bá cho sự kiện là sụ k iện đ ó ! đothuỊj động rất quan trọng. Việc xác định thông điệp nhằm % Đ ối với bítỊ hưóng tới thực hiện mục tiêu của từng sự kiện, thông điệp ^\ãmthương^ còn thể hiện tính hiệu quả của hoạt động truyền thông. 3 dù quymô cùaiiot Quảng bá cho sự kiện tạo ra sự phản ứng mạnh mẽ, tícL ^ tậ ra sức tậo £ cực của công chúng đối vối sự kiện sắp diễn ra của tổ chức. ^ vô nghĩa nếut Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện sẽ thu hút sự tham gia của giới truyền thông và công chúng mục tiêu tốt M côngchúngE hơn. Đối vói những sự kiện có tầm ảnh hưởng lớn, có sự à trongvàbèníp tham gia của nhiều tổ chức uy tín thì việc quan tâm xúc ỉáciihàngtiếmttỉỉỊ tiến quảng bá mạnh mẽ cho sự kiện thì mức độ thành công 0 đó,khichuẩnbị; của sự kiện càng lớn. inlénkêhoác Bôh là; Xây dựng k ế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện nhầmthuhútđỆ Tổ chức và doanh nghiệp có thể đi thuê ngoài hoặc tự hạnchếnhữngỂ tổ chức sự kiện tùy thuộc vào kinh phí cũng như mức độ Lắng caohiệuạ phức tạp của sự kiện. Cho dù tổ chức dưối hình thức nào đi Rchosự cjráng n£a cũng cần phải có một kế hoạch tổ chức sự mụctiêncầnừi kiện thật chu đáo và cẩn thận. Sự thành công của sự kiện điẹp tơ1 ai. Ị' sg g r á p doanh nghiệp đạt được mục đích nhưng sự thất bại ỉảnh hưởng® của nó cũng đồng thời mang lại những hậu quả to lớn. ìi họ thông# Việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho hoạt động tổ chức kỹ thuật hM sự kiện sẽ giúp cho mọi công việc liên quan được triển khai n, tạo ra cỏnị một cách trôi chảy, giúp cho nhà tổ chức sự kiện không h ảnh, uytít lúng túng, bị động, thiếu hiệu quả do lãng phí nguồn lực. Xây dựng kế hoạch chi tiết cho tổ chức sự kiện giúp cho các ho s ự kiện 1 nhà quản trị tập trung mọi nỗ lực cần thiết, đạt được kết 211
quả như mong muôn. Đó cũng thế hiện tính chuyên nghiệp trong tổ chức các sự kiện. Năm là: Trong tổ chức sự kiện nhăn lực là yếu tô quan trọng nhất Nhân lực là yếu tô" quan trọng hàng đầu mà các nhà quản trị cần phải quan tâm bởi nó sẽ quyêt định sự thành công hay th ấ t bại của sự kiện đó. Nguồn nhân lực trong tổ chức sự kiện được xem xét cả trên hai góc độ là: Người tổ chức sự kiện và người tham dự sự kiện. Đối với người tham dự sự kiện cần đảm bảo yêu cầu là đúng đối tượng, đúng thành phần, đông về sô' lượng và đảm bảo chất lượng. Đối với người tham gia tổ chức sự kiện thì yếu tô" chất lượng được quan tâm nhất. Chất lượng nguồn nhân lực sẽ tác động đến chất lượng của tổ chức sự kiện. Do đó, khi tiến hành sự kiện cần chú ý đến nguồn nhân lực dựa vào quy mô, đặc điểm và yêu cầu công việc của sự kiện sao cho phù hợp. Việc đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân lực có kinh nghiệm, trình độ, sáng tạo cao sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ đến mức độ thành công của sự kiện đó. Sáu Zà.ễXác định rõ ràng k ế hoạch ngân sách pliừ hợp cho sự kiện Nhân lực và ngân sách là hai điều kiện cơ bản đảm bảo cho việc tổ chức sự kiện thành công. Tổ chức sự kiện lá hoạt động không thể thiếu trong hoạt động PR của tổ chức. Hàng năm các tổ chức đều xác định rõ nguồn kinh phí dành cho tổ chức sự kiện trong tổng thể ngân sách cho hoạt động M arketing và hoạt dộng PR. Khi xây dựng kế
^ c h u y ê n noi,; ' ... ' “ hoạch ngân sách cho một sự kiện cụ the cần phải chi tiết và cụ thể không chung chung. Mặt khác, cũng cần chú ý tó)ấi! đến tính hiệu quả và hiệu năng của sự kiện đó. Khi xác định ngân sách cho sự kiện cần dựa trên các yếu tô" như: nEàầumàcácD : Mực tiêu của sự kiện, loại hình sự kiện, quy mô và địa wết địnhsựthà: điểm tổ chức sự kiện. Nên tránh trường hợp tổ chức sự nhânlưctron*0-*kiên ' vươt quá ngân sách cho phép dẫn đến bị thâm hụt 1 §ócđộlà; ngân sách và ảnh hữởng đến toàn bộ chiến lược PR chung L-Đôivớingườitha; của tổ chức hoặc thiếu ngân sách sẽ không đảm bảo được ÚDgđói tượng, đÚ Ẹ mục tiêu và h iệu quả của sự kiện. s Ỉ 5 '1 5.2. HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH Tổ CHỨC s ự KIỆN tì yếu tố chất 1* ẳ- ■ ' ' iồnnhânlựcsẻtị 5.2.1. Xây d ự n g k ế h o ạch n h ân sự cho sự k iệ n iện. Do áó, khi Ế Nhân sự có vai trò quyết định đến sự thành công lán lực dựa vào qụ của sự kiện. Tuy nhiên, cùng một giai đoạn tổ chức đôi ĩự iiện saochoplắ khi có một chuỗi các hoạt động cùng triển khai một lúc nhân lực có i mà nguồn nhân lực thì lại có hạn. Do vậy, trong quá 'ừng mạnh mẽ Ế trình tổ chức sự kiện cần xây dựng kế hoạch nhân sự rõ ràng, cụ thể và hợp lý. Bên cạnh việc quan tâm đến sô" msáchphùầệị hiỢng nguồn nhân lực cần hết sức chú trọng đến chất lượng nguồn nhân lực bởi chính chất lượng nguồn nhân én cơbảnấ lực sẽ quyết định chất lượng sự kiện. Yêu cầu chung đặt nhức sựkiệnlì ra cho kế hoạch nhân sự là phải đảm bảo dủ về sô”lượng, »Rcủa tổchức, phù hợp về cơ cấu, đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu uồn kinh pin cầu của sự kiện đó. Khi xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự rán sách cho kiện các nhà quản trị cần quan tâm tối những nội dung co’ (ây dựng tí; bản sau:
- Xác định các loại nhân sự cần thiêt cho việc tổ chức một sự kiện. 011 pt - Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. va - Phân công nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng. ỉiuirnễ - Coi trọng công tác huấn luyện. - Công tác kiểm tra, đánh giá và khen thưởng. sỊơnhữn Nhân sự trong tổ chức sự kiện được chia thành hai loại: itai chô. - N hân viên làm toàn bộ thời gian (Full time) ịiiidcc + Giữ các vị trí chủ chốt trong việc tổ chức sự kiệnể lỷ.Khil + Có khả năng quản lý tốt. 10») + Có tinh thần trách nhiệm cao. I^phí + Có khả năng dự báo các tình huống có thể xảy ra để .gcỉ có kế hoạch dự phòng. + Khả năng xử lý tình huốiig và khắc phục sự cố hiệu quả linh hoạt. + Có kỹ năng làm việc nhóm, đoàn kết và khích lệ mọi người. - Nhân viên làm bán thời gian (Part time) + Làm việc ở các vị trí đòi hỏi sô" lượng nhân sự nhiều. + Có khả năng thực hiện tốt những công việc cụ thể. + Có tinh thần trách nhiệm cao. itotsiỊ + Nhạy bén trong việc xử lý các tình huống có thể ^0 xảy ra. %( 214
^ovìệctồtt) + Phôi hợp tốt với các bộ p h ậ n có liên quan. Khi phân bổ nguồn nhân lực cần căn cứ quy mô, đặc điểm và yêu cầu của chương trình được triển khai. Có > ràng. những sự kiện cần nguồn nhân lực chất lượng cao, có trình độ, kinh nghiệm, đặc biệt là những chương trình có tầm ảnh hưởng lớn, đa dạng, phức tạp thì nhất thiết phải tập ìten thường, trung những nhân lực tốt nhất cho sự kiện đó. Còn những cchiathànhhaik sự kiện đòi hỏi lao động đơn giản thì có thể sử dụng nhân lực tại chỗ. Việc phân bổ nguồn nhân lực dựa trên các ilM timi) chiến lược được xây dựng từ trước, tuy nhiên trong quá c tổ chức sựkiệiL trình tổ chức các sự kiện cần có sự điều chỉnh nhân sự cho hợp lý. Khi lựa chọn nhân sự cho các sự kiện cần chú ý đến yếu tô" xây dựng mối quan hệ nhân sự trong nội bộ tổ chức. Các bước phân bổ nguồn nhân lực: íng có thể xảy rai- - Xác định các hạng mục công việc và nhiệm vụ cần thực hiện trong sự kiện. ỈC phục sự có Ẹ - Xác định nhân sự cần thiết cho sự kiện. - Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân sự. . k ết và khíảa - Phân công công việc phù hợp với năng lực của từng nhân sự. me) Đối với các vị trí chủ chốt trong việc tổ chức sự kiện ih á n sự nhiầ cần lựa chọn những nhân sự có khả năng quản lý tốt, có g việc cụ tk tinh thần trách nhiệm, có khả năng xử lý tình huống và khắc phục sự cố hiệu quả, khả năng sáng tạo cao. Phân công trách nhiệm và nhiệm vụ của sự kiện là huống cóỊ hoạt động, quyết định đến sự thành công của sự kiện.
Trách nhiệm của nhân sự phụ thuộc vào nhiệm vụ và vị trí idu ng' 1, dịch của sự kiện. Mỗi vị trí khác nhau sẽ chịu trách nhiệm - tổchứ trước chủ sở hữu sự kiện về các công việc đã được phân “ công. Sau đây là một số nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản của các loại nhân sự trong tổ chức sự kiện: - Quản lý sự kiện: Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động và hiệu quả của sự kiện, phân công các công việc liên quan đến các vị trí khác trong sự kiện, chịu trách nhiệm chung trước chủ sở hữu sự kiện. - TrỢ lý quản lý sự kiện: Hỗ trợ quản lý các hoạt động của sự kiện. - Trưởng các bộ phận (bộ phận phụ trách pháp lý, bộ phận phụ trách khách mời, bộ phận phụ trách nghệ thuật...) giám sát các công việc liên quan đến bộ phận của mình, điều hành các hoạt động của nhân sự trong bộ phận phụ trách, chịu trách nhiệm về tiến độ và hiệu quả của bộ phận mình đối với sự thành công chung của sự kiện. - Nhân viên thực hiện các nhiệm vụ do trưởng bộ phận phân công và chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc được giao theo đúng tiến độ và mục tiêu đã đề ra thực hiện các quy định chung của sự kiện. Để đảm bảo chất lượng nguồn lực theo yêu cầu của sư kiện, các nhà quản trị cần quan tâm đến công tác đào tao và huấn luyện nhân viên, nhất là những người làm bán thời gian. Khi tập huấn cho nhân viên sẽ cung cấp cho nhán viên đầy đủ các thông tin liên quan đến sự kiện như-
^ vụvàv ị ; Ịvjộị dung và thông điệp của sự kiện, thông tin về sản 'V tráchiị phẩm, dịch vụ liên quan đến sự kiện, thời gian và không v^ẹcdađượcpiỉ gian tổ chức sự kiện, trách nhiệm và công việc của mỗi vị ■ĩaclinhiệmCdfe trí trong sự kiện. Đồng thòi thông qua buổi tập huấn hưống dẫn nhân viên các kỹ năng xử lý vấn đề và đưa ra chungvềtí rác huống ró'thể xảy ra và hướng giải quyết hiệu quả. incôngcáccÒDịi’ kiệt là thông báo lịch trình làm việc đến mỗi nhân "ựkiên, chiutrá v^ n’ c^c c^n tu ân thủ trong quá trình tổ chức sự kiện như: Quy định về thời gian, quy định về trang phục và tác phong khi làm việc, quy định về các hình thức xử lý m lỷ ó c h tíặ k ỷ l u ậ t . . . Trong tổ chức sự kiện mỗi loại nhân lực sẽ giữ :ụtráchpháplý,; nhQng vị trí khác nhau đóng góp vào thành công chung. 1 pằụ tráchIị!í Tuy nhiên, vai trò của các trưởng bộ phận cần được chú inđếnbộphậnò ý (J| c a 0 bởi họ là những người điều hành và quản lý nsựtrongbộplệ trực tiếp các hoạt động cụ thể. Trưởng các bộ phận sẽ /à hiệuquảcùi tạo ra bộ . khung nhân lực quan trọng nhất của một sự :ủasựkiện, kiện nên họ cần được tuyển chọn và đào tạo bài bản, ạ đo tnảlị chuy ên n g h iệ p . 1 thành cáccệ Bên cạnh những nội dung trên đây, khi xây dựng kế !uđãđềra,tỈỊ hoạch nhân sự cho sự kiện các nhà quản trị còn phải quan tâm tới việc phôi hợp liên kết giữa các bộ phận với nhau để A .> c’aỉ đảm bảo mọi hoạt động diễn ra ăn khớp và nhịp nhàng. , , ^0Ịj Cũng cần phải coi trọng công tác kiểm tra, đánh giá và rà ờẽi‘inbỉtị so^ thráng xuyên. Có chế độ thưởng, phạt kịp thời, công • ■ p C Ị. bằng và nghiêm minh nhằm tạo ra động lực dể mọi người su' kiênũUị phát h u y n ă n s ỉxì c v à c ố n ể h iê n - i
5.2.2. Xây d ự n g k ế h o ạch tà i c h ín h cho sự kiện Ngân sách sẽ quyết định quy mô, cách thức tổ chức và hiệu quả của sự kiện, vì vậy cần thiết phải xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện. Khi xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện các nhà quản trị PR cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau đây: - Thứ nhất: Nhà tổ chức sự kiện cần phải khẳng định rằng có đủ nguồn ngân sách để làm sự kiện. Không thể nào có kế hoạch tổ chức sự kiện mà lại không có kế hoạch ngân sách. Ngân sách có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau: Ngân sách dành cho hoạt động PR hàng năm của dóanh nghiệp, ngân sách khai thác từ các nguồn tài trợ. Nếu đơn vị tổ chức là nhà phân phôi hoặc văn phòng đại diện thì có thể xin từ các hãng chính (Yamaha Town Hà Nội tổ chức sự kiện Noel họ xin kinh phí từ chính Yamaha tại Nhật). Không thể để ngân sách thiếu hụt khi tổ chức sự kiện. Điều đó sẽ dẫn đến việc phản tác dụng và hậu quả là khôn lường. Khi tiến hành tổ chức một sự kiện thường phải có những hoạt động đi kèm theo như truyền thông, quan hệ báo chí, khách mòi.ể. Sẽ th ật là tệ hại khi đang triển khai các chương trình hoạt động mà ngân sách bị cạn kiệtễ - Thứ hai: Nhà tổ chức sự kiện cần phải thu xếp việc sử dụng nguồn ngân sách một cách hợp lý và hiệu quả cho dù sự kiện là lớn hay nhỏ. Trên cơ sở xây dưng dư toán ngân sách, các nhà quản trị cần có kế hoạch chi tiêu chi tiết, đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đặt ra cho từng khâu công việc và hiệu quả của toàn bộ sự kiện.
c 0 sựkiện - Thứ ba: Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ -áchthứctổc!ũ quy m°i vi tr í> địa'điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp với ptảixâynguồn ngân sách. - Thứ íz/.ế Việc chi tiêu ngân sách cần phải tuân thủ ^nđambaonhy chế độ và chính sách quản lý tài chính của doanh nghiệp và pháp luật của Nhà nước. anphaikhăngũịt; Nội dung của kế hoạch tài chính cho tổ .chức, sự kiện :ựbẹn. Khôngli bao gồm hai vấn đề cơ bản là: Dự toán ngân sách và phân ■ihôngcókếhữỊÉ bổ ngân sách cho sự kiện. á t từ nhiều I p „ , ! Dư to á n n g â n sách: íộng PR hàng É • ctừcácnguồnlĩ Trưốc hết các nhà quản trị sự kiện cần phải dự kiến ÔIhoặcvãnphÈ được khối lượng các công việc cần phải triển khai, danh ih (YamahaTim mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện cả ánh phí từti về sô' lượng và chất lượng. Trên cơ sỏ đó tổng hợp chi phí láchthiếuằụỉÉ theo phương pháp cộng dồn lũy kế để xác định dược ngân phàntác(kíí sách dự toán cho việc tổ chức sự kiện, cần cố gắng dự liệu chứcmôtsilỊ được hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau theonhưtrỆ đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại các hàng hóa bắt hât Jà tệhạit buộc phải có trong chương trình. Nếu dự toán cho phép có g-màngânsád thể lựa chọn bổ sung thêm những danh mục hàng hóa và công việc đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán bị thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát danh mục hàng hóa đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ các công việc và hàng hóa kém mức độ cần thiết đôl với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng vối ngân sách dự toán có thể. Trên thực tế các sự kiện đều khác nhau về tính chất và quy mô cũng như nhà tố chức sự kiện là những chủ thê 219
khác nhau. Vì th ế mà danh mục hàng hóa, dịch vụ và khôi lượng thực hiện công việc là khác nhau. Nói một cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần phải căn cứ vào nhu cầu thực tế và điều kiện của mỗi sự kiện cụ thê đế lựa chọn ra những khôi lượng công việc và danh mục hàng hóa, dịch vụ thích hợp cho nó. Việc dự toán ngân sách phụ thuộc rất lớn vào mục đích ’tổ chức sự kiện. Mục đích Lu chức sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sáchử Vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện nhà tổ chức phải trả lòi được câu hỏi: Sự kiện nhằm đạt mục đích gì?. Mục đích của sự kiện chi phối đến quy mô thiết kế và tổ chức các hoạt động trong sự kiện. Những vấn đề nêu trên sẽ tác động vào dự toán ngân sách cho mỗi sự kiện và ngược lại nguồn ngân sách có thể đáp ứng cũng tác động vào toàn bộ các yếu tô" trong tổ chức sự kiện. * P h â n b ổ n g â n sá ch Ngân sách cần phải được phân bổ chi tiết cho các hạng mục công việc và các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Điều đó không chỉ đảm bảo cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ mà còn giúp các nhà tổ chức quản lý giám sát được hoạt động chi tiêu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc. Để phân bổ ngân sách các nhà tổ chức sự kiện cần phải thực hiện các công việc sau: - Lập bảng chi phí chi tiết: Các nhà quản trị sự kiện cần phân bổ ngân sách dựa trên một bảng chi phí chi tiết bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoat động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo.
ụ vụvàktí . Ị£iểm tra điều chỉnh tổng thể. Sau khi lập bảng chi 1 ^01 cát phí chi tiết các nhà quản trị sự kiện cần tiếp tục rà soát lại ■01 vaonhué toàn tiến hành phân tích, SO sánh, đánh giá phát hiện e Mọt! những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc ụchanghoa,ặ hành điều chỉnh cho hợp lý. - Mỗi sự kiện có sự khác nhau về tính chất và quy mô ?crat lơnvaoMv| vậy không c 5 một công thức chuẩn cho bảng chi phí. Khi lUCS' ^ lập bảng chi phí cần đi xuyên suốt tất cả các giai đoạn của 1 conchiphoik sự kịện rá khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Bảng chi phí iưcsựhẹnnhi: £ư
PR nói riêng sẽ thực hiện sự kiện khai trương và ra mắt sản phẩm mới. Tuy nhiên, các bước công việc thực hiện bao gồm những gì, thòi gian thực hiện như th ế nào, kịch bản ra sao... Tất cả những công việc đó cần được xác định trong công đoạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Kê hoạch cần phải được lập chi tiết và cụ thể thể hiện bằng văn bản và bám sát mục tiêu tổ chức sự kiện. Đặc biệt trong khâu lên kế hoạch cần bô" trí nhân sự cho việc tổ chức sự kiện đó. Cần có một người điều hành sự kiện được chọn ra từ nguồn nhân lực có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch. Khi xây dựng kế hoạch triển khai các bước trong tổ chức sự kiện, các nhà điều hành cần quan tâm tối các nội dung chủ yếu sau đây: Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện Tổ chức sự kiện là hoạt động PR nhằm thực hiện mục tiêu của chiến lược phát triển kinh doanh chung và mục tiêu cụ thể của chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Khi tổ chức một sự kiện điều có ý nghĩa then chốt đầu tiên là phải xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu của sự kiện phải gắn với mục tiêu chiến lược chung và chiến lược M arketing của tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Chiến lược phát triển doanh nghiệp và chiến lược Marketing trong từng giai đoạn là khác nhau vì vậy mà hạng mục sự kiện trong từng giai đoạn cũng thay đổi. Khi doanh nghiệp mỏ rộng quy môệsản xuất, sản xuất các sản phẩm mới chuyển sang kinh doanh ở những lĩnh vực mới... thì những