Giáo trình Quản trị nhân sự: Phần 2 - TS. Nguyễn Hữu Thân

Chia sẻ: Loan Loan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

89
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Giáo trình Quản trị nhân sự: Phần 2 - TS. Nguyễn Hữu Thân" được nối tiếp phần 1 với các kiến thức về tuyển mộ nhân viên, tuyển chọn nhân viên, hội nhập vào môi trường làm việc, đào tạo và phát triển, đánh giá hoàn thành công tác, thiết lập và quản trị hệ thống lương bổng

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị nhân sự: Phần 2 - TS. Nguyễn Hữu Thân

BÀI 5 TUYỂN MỘ NHÂN VIÊN Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. Làm tốt tiến trình này, nhà quản trị đã thành công một phần rồi.6 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, bạn sẽ có thể: 1.Mô tả tiến trình tuyển mộ, và giải thích tại sao nó lại quan hệ mật thiết với hoạch định nhân sự. 2.Xác định các hoạt động mà một hãng có thể cứu xét trước khi tiến hành tuyển mộ. 3. Mô tả các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tiến trình tuyển mộ. 6 Nguyễn Hữu Thân, Quản Trị Nhân Sự (TP.HCM: Nxb Thống Kê, 2005), tr. 151. 78
4. Giải thích phương pháp tuyển mộ từ nguồn nội bộ cơ quan. 5. Xác định các phương pháp tuyển mộ từ nguồn bên ngoài. CÁC NỘI DUNG CẦN HỌC TRONG BÀI I. TIẾN TRÌNH TUYỂN MỘ A. Tổng quát B. Tìm giải pháp khác II. TUYỂN MỘ NHÂN VIÊN A. Nguồn nội bộ B. Nguồn bên ngoài Chúng ta thường đơn giản nghĩ rằng khi chúng ta thiếu nhân sự thì chúng ta cứ đăng báo tìm người. Thậm chí nhiều khi chúng ta chỉ tạm thời thiếu nhân lực trong một thời gian rất ngắn, chúng ta vẫn cứ tuyển mộ thêm người. Hậu quả là tổ chức đó cứ phình lên và làm ăn thiếu hiệu quả.Thực sự tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trước đó nhà quản trị phải phân tách công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. Đây là một bài khá quan trọng. Trước khi nghiên cứu về tuyển mộ nhân viên, các bạn hãy nắm vững một số khái niệm hoặc thuật ngữ để thông suốt vấn đề. Sau đó, các bạn hãy đọc kỹ phần tóm lược ý chính. Sau khi nắm được ý chính của bài 5 rồi, các bạn hãy mở giáo trình ra và đọc từ đầu trước khi sang phần câu hỏi. Chúc các bạn thành công. THUẬT NGỮ CĂN BẢN Tuyển mộ nhân viên (recruitment) là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. 79
Phân biệt giữa tuyển mộ, tuyển chọn, và tuyển dụng nhân viên. Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm đúng công việc mà công ty đang cần. Tuyển dụng (employment) là một tiến trình tuyển và sử dụng nhân viên. Nguồn nội bộ là nguồn cung cấp nhân sự bên trong doanh nghiệp – nghĩa là những người đang làm việc tại công ty. Nguồn bên ngoài là nguồn cung cấp nhân lực từ bên ngoài doanh nghiệp bao gồm bạn bè họ hàng của nhân viên, cựu nhân viên, nhân viên của các hãng khác, sinh viên các trường đại học, học viên các trường cao đẳng hoặc dạy nghề, những người thất nghiệp và những người làm nghề tự do. TÓM LƯỢC Ý CHÍNH Khi một hãng hoạch định nhu cầu về nhân viên, trước hết hãng đánh giá các giải pháp khác rồi mới tính đến chuyện tuyển thêm người. Các giải pháp tuyển mộ khác bao gồm giờ phụ trội, hợp đồng gia công, tuyển nhân viên tạm thời, và thuê người từ hãng khác. Khi các giải pháp này vẫn không đáp ứng nhu cầu, thì hãng bắt đầu tiến trình tuyển mộ. Thông thường việc tuyển mộ bắt đầu từ việc một cấp quản trị nào đó đề xuất cần thêm người. Bộ phận này phải nêu lên chức danh công việc, tên bộ phận cần tuyển, ngày cần thêm nhân viên, và các chi tiết khác. Nhận được thông tin này, giám đốc nhân sự đối chiếu với bản mô tả công việc để xác định cần phải tuyển ứng viên có trình độ nào và nguồn tuyển mộ nào thì thích hợp. Bước kế tiếp là xác định xem loại nhân viên đang cần có đã có sẵn trong nội bộ công ty hay chưa hoặc phải tuyển từ nguồn bên ngoài. 80
Bởi vì việc tuyển người khá tốn kém cho nên công ty phải cân nhắc kỹ xem đã sử dụng hết nhân lực có sẵn chưa. Tùy theo chính sách của công ty, mà tiến trình tuyển mộ được áp dụng. Hầu hết các công ty nước ngoài tại Việt Nam đều ưu tiên tuyển mộ nguồn nội bộ, nghĩa là khi cần một vị trí nào đó bằng hay cao hơn mức khởi sự, công ty sẽ thông báo cho công nhân viên biết công ty đang cần người qua các phương tiện như dán thông báo trên bảng, qua mạng nội bộ (Intranet), hoặc thông báo miệng qua loa phát thanh, gọi chung là thông báo tuyển người. Đồng thời công ty cũng thông báo chi tiết về thủ tục, cũng như các điều kiện cụ thể để công nhân viên nào có đủ điều kiện, sẽ được khuyến khích đến đăng ký. Thủ tục này gọi là “đấu thầu công việc” (job bidding). Đây là một chính sách động viên và thúc đẩy nhân viên có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp một cách công khai và công bằng. Khi nguồn nội bộ cũng không giải quyết đủ nhu cầu thì hãng tuyển người từ nguồn bên ngoài. Nguồn bên ngoài gồm có bạn bè của nhân viên, nhân viên cũ, ứng viên tự nộp đơn xin việc, nhân viên của các hãng khác, trường đại học và cao đẳng, người thất nghiệp, công nhân làm nghề tự do. Để tuyển mộ người từ các nguồn này, công ty có thể dùng các phương pháp sau đây: quảng cáo, cử chuyên viên tuyển mộ đến các trường, đến các cơ quan tuyển dụng, tuyển sinh viên thực tập, nhờ nhân viên giới thiệu, ứng viên tự nộp đơn, và các phương pháp khác. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hãy trình bày tiến trình tuyển mộ nhân viên. 81
2. Bạn hãy trình bày mục đích và ý nghĩa của phương pháp tuyển mộ từ nguồn nội bộ. Hãy mô tả lợi điểm cũng như nhược điểm của phương pháp này. Ghi chú: - Đây chỉ là một số câu hỏi cốt lõi của bài. Tất cả các câu hỏi khác có sẵn trong từng chương của giáo trình. Các bạn hãy tập trả lời. - Bạn hãy tự trả lời các câu hỏi. Sau đó bạn hãy xem mục “Trả lời câu hỏi” để xem bạn có nắm vững vấn đề hay không. TRẢ LỜI CÂU HỎI Trả lời câu 1 Để trả lời câu hỏi này, trước hết bạn hãy xem kỹ hình 5.1.Hình này cho chúng ta thấy rõ tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp, không đơn giản như chúng ta vẫn làm tại các doanh nghiệp Việt Nam. Khi hoạch định tài nguyên nhân sự, nhà quản trị thấy rằng cần phải thêm nhân lực. Trước tiên nhà quản trị có thể tìm các giải pháp khác xem có đáp ứng nhu cầu về nhân sự không. Nếu các giải pháp khác không đáp ứng nhu cầu được, lúc đó tiến trình tuyển mộ mới bắt đầu hoạt động. Thông thường tiến trình tuyển mộ bắt đầu khi một nhà quản trị nào đó nộp phiếu yêu cầu về nhân sự cho phòng nhân sự. Phiếu này mô tả rõ các chi tiết khác nhau, bao gồm chức danh công việc, tên bộ phận, và ngày tháng cần công nhân đó bắt tay vào làm việc. Với loại thông tin này, giám đốc / trưởng phòng nhân sự sẽ đối chiếu với bảng mô tả công việc và bảng mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc 82
để xác định xem công nhân sắp được tuyển mộ phải hội đủ các tiêu chuẩn trình độ nào. MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG HOẠCH ĐỊNH TNNS CÁC GIẢI PHÁP KHÁC TUYỂN MỘ NGUỒN NGUỒN NỘI BỘ BÊN 83
NGOÀI CÁC CÁC PHƯƠNG PHƯƠNG PHÁP NỘI PHÁP BÊN BỘ NGOÀI CÁ NHÂN ĐƯỢC TUYỂN MỘ Hình 5.1: Tiến trình tuyển mộ Nguồn: Wayne R. Mondy, Robert M. Noe and Shane R. Premaux, Human Resource Management (New Jersey: Prentice-Hall, 2002), p. 125. Bước kế tiếp trong tiến trình tuyển mộ này là xác định xem trong công ty hiện nay có nhân viên hội đủ các tiêu chuẩn đó không, hay phải tuyển mộ từ bên ngoài từ các nguồn khác nhau như các đại học, cao đẳng và các công ty khác...Vì việc tuyển mộ rất tốn kém, cho nên cấp quản trị cần phải bảo đảm rằng họ đang sử dụng các phương pháp và các nguồn nhân sự hữu hiệu nhất. Do đó, khi công ty cần thêm lao động, công ty đó không nên tuyển mộ thêm người ngay, nhưng cần phải xem xét thêm có giải pháp nào “chữa cháy” cho nhu cầu khiếm dụng nhân công trong lúc tạm thời không. Tại các nước Âu-Mỹ, việc tuyển thêm người tốn kém tới mức chúng ta không thể ngờ được. Chẳng hạn như để tuyển mộ một nữ y tá, một số bệnh viện tại Mỹ đã phải tốn 12.000 đô la. Các phí tổn gồm có các khoản sau đây: tiền nghiên cứu, phỏng vấn, chi phí cho hãng giới thiệu việc làm, phân công lại và đào tạo lại. Còn tại Việt Nam, chi phí cũng không nhỏ. Sau 84
đây là một số giải pháp trước khi tuyển mộ. Các giải pháp này chỉ có tính cách liệt kê. Để biết thêm chi tiết, bạn hãy xem giáo trình. Cụ thể như sau: - Giờ phụ trội - Hợp đồng gia công - Thuê mướn nhân viên của các hãng khác - Tuyển nhân viên tạm thời Nếu áp dụng các biện pháp nêu trên đây cũng không giải quyết được vấn đề nhân lực, chúng ta sẽ tuyển mộ nhân viên theo hai hướng: hướng nội bộ và hướng bên ngoài. Hướng nội bộ có phương pháp tuyển nguồn nội bộ: phương pháp thông báo nội bộ. Đây là một phương pháp thông báo cho công nhân viên biết công ty đang cần người như đã trình bày trong phần “tóm lược ý chính.” Đây là một chính sách động viên và thúc đẩy nhân viên có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp một cách công khai và công bằng. Hướng bên ngoài có phương pháp tuyển nguồn bên ngoài. Có rất nhiều phương pháp tuyển mộ nhân viên từ nguồn bên ngoài. Phổ biến nhất vẫn là quảng cáo, cử chuyên viên đến các trường tuyển mộ, đến các cơ quan lao động - công cũng như tư nhờ tuyển người. Các cơ quan này thường có tên gọi là Trung Tâm Dịch Vụ Việc Làm hoặc Trung Tâm Dịch Vụ Lao Động. Ngoài ra mời sinh viên thực tập hoặc nhờ nhân viên giới thiệu cũng là các phương pháp hữu dụng. Ở các nước phương Tây, các công ty còn đến tìm các hãng chuyên giới thiệu các ứng viên là các nhà quản trị hoặc chuyên viên chuyên nghiệp được gọi là hãng “hãng săn tìm các cấp quản trị” hoặc “hãng săn đầu người”; các hiệp hội chuyên nghiệp như hiệp hội marketing, tài chánh, hành chánh...; và gần đây nhất đó là nhờ hệ thống dữ kiện lý lịch (résumé databases) chuyên cung cấp lý lịch những người đang tìm việc làm. 85
Trả lời câu 2 Tuyển mộ nguồn nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quản trị nhân sự. Trong chương một, các bạn đã biết, một trong những điều kiện để nhân viên thoả mãn với công việc (hạnh phúc khi làm việc) đó là có cơ hội thăng tiến. Nhân viên cần có các cơ hội thăng tiến sau đây: - Cơ hội được học hỏi các kỹ năng mới. - Cơ hội được thăng thưởng bình đẳng. - Cơ hội được có các chương trình đào tạo và phát triển. - Được cấp trên nhận biết các thành tích trong quá khứ. - Cơ hội cải thiện mức sống. - Một công việc có tương lai. Như vậy, công nhân viên bao giờ cũng muốn có cơ hội thăng tiến. Đây là cơ hội cho họ. Các công ty lớn của các nước Âu - Mỹ thường ưu tiên tuyển người từ nguồn nội bộ. Chẳng hạn như tại công ty Prudential ở Việt Nam, khi khiếm khuyết bất cứ chức vụ nào - từ cấp trưởng phòng trở xuống, công ty thông báo trên mạng nội bộ ngay. Đây là cơ hội cho bất cứ ai muốn chuyển nghề hoặc đổi công việc thực hiện được ước mơ của mình. Tuyển người từ nguồn nội bộ có lợi điểm là nhân viên thấy công ty luôn luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến nghề nghiệp một cách công bằng, và do đó họ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn. Công ty đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc, do đó kết quả khá chính xác. Họ là người đã quen thuộc, hiểu được chính sách và cơ cấu của công ty, và do đó chỉ cần một thời gian ngắn công ty sẽ giúp họ hội nhập vào môi trường làm việc mới ngay. Ngoài ra, việc tuyển mộ nguồn nội bộ ít tốn kém hơn. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm. Theo văn hoá Việt Nam thì những người không chuyển được công việc dễ bị cấp trên cũ 86
của mình có thành kiến không tốt, bởi vì văn hoá Việt Nam rất coi trọng lòng trung thành. Muốn thực hiện được phương pháp này, công ty cần phải xây dựng một bầu không khí văn hoá chuyển động – nghĩa là bầu không khí văn hoá kích thích đổi mới, kích thích sự thay đổi và ham học hỏi. Phải làm cho mọi người trong công ty có quan niệm như thế thì phương pháp này mới phát huy được. TRẮC NGHIỆM Bạn hãy trắc nghiệm khả năng tiếp thu của bạn bằng cách trả lời các câu trắc nghiệm sau đây. Phần trả lời ở cuối tài liệu này. Nếu bạn trả lời được 90%, coi như bạn đã hiểu bài, nhưng chưa được đầy đủ lắm. Nếu bạn trả lời dưới mức đó, bạn cần phải đọc lại. Câu 1. Dán thông báo (job posting) được sử dụng như một nguồn tuyển mộ ứng viên ở bên ngoài, giúp cho công ty lọc lựa các ứng viên trước khi họ được chuyển đến bộ phận nhân sự. a. Đúng b. Sai Câu 2. Chúng ta không nên tuyển mộ cựu nhân viên (những người trước đây làm việc cho công ty) bởi vì họ là những người không trung thành và gây ảnh hưởng không tốt trong công ty. a. Đúng b. Sai Câu 3. Khi khiếm dụng (thiếu) nhân viên, công ty sẽ làm gì? a. Thuyên chuyển b. Thăng chức và giáng chức c. Tuyển mộ và tuyển chọn d. Tất cả đều đúng. 87
Câu 4. Khi thặng dư (dư thừa) nhân viên, công ty sẽ làm gì? a. Sa thải hoặc chuyển qua công ty khác. b. Hạn chế tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, cho về hưu sớm và cho nghỉ tạm thời. c. Cho nghỉ việc và được hưởng nhiều tháng lương tương ứng với số năm làm việc – mỗi năm được hưởng một tháng lương. d. Tất cả đều sai. Câu 5.Tại sao cần tuyển nhân viên từ nguồn nội bộ? a. Tạo cho nhân viên có cơ hội được thăng tiến nghề nghiệp. b. Tạo cho mọi nhân viên được thăng tiến nghề nghiệp một cách bình đẳng. c. Tạo cho nhân viên được tiến lên nấc thang chức vụ cao nhất một cách bình đẳng. d. Tất cả đều đúng. Câu 6. Bạn bè của nhân viên là một nguồn tuyển mộ có nhiều lợi điểm sau đây: a. Họ biết rõ công ty càn ứng viên nào, giúp đỡ nhau trong công việc, cũng như giúp bạn bè tuân theo nội quy của cơ quan. b. Họ biết rõ công ty cần loại ứng viên nào, giúp đỡ nhau khi cần đấu tranh chống tiêu cực và giúp công ty tạo thành sức mạnh. c. a và b đều đúng. d. a và b đều sai. Câu 7. Cựu nhân viên xin trở lại làm việc là một nguồn tuyển mộ gây nhiều tranh cãi a. Họ là người đứng núi này trông núi nọ, không nên tuyển. b. Họ là người thiếu trung thành, không nên tuyển. c. a và b đều đúng. 88
d. Nên nhận họ lại sau khi phân tích lý do sự ra đi của họ. Sau này làm việc, họ là người làm việc tốt hơn và có năng suất cao hơn trước đây. Câu 8. Khi có các ứng viên tự động nộp xin việc trong khi công ty chưa cần tuyển thêm người, công ty nên …… a. Cám ơn họ đã đến và giữ hồ sơ họ lại để lưu vào hồ sơ. b. Cám ơn họ đã đến và lịch sử giải thích công ty chưa tuyển thêm người và trả lại hồ sơ. c. Cám ơn họ đã đến, từ chối khéo và trả lại hồ sơ. d. Tất cả những điều nêu trên. Câu 9. Các công ty Nhật thường thích tuyển sinh viên vừa mới tốt nghiệp là vì một lý do cơ bản nhất sau đây: a. Họ còn trong trắng, dễ hội nhập vào bầu không khí đại gia đình công ty. b. Họ còn giữ thói quen học tập, dễ đào tạo. c. Họ là người hăng say và có nhiều nhiệt huyết. d. Tất cả đều đúng. Câu 10. Phương pháp tuyển mộ ứng viên phổ biến nhất là …… a. Quảng cáo trên nhật báo. b. Quảng cáo trên đài phát thanh. c. Quảng cáo trên truyền hình. d. Quảng cáo trên tạp chí. Câu 11. Dán thông báo (job posting) tuyển người dùng để …… a. Tuyển mộ người từ nguồn bên ngoài. b. Thăng chức nhân viên lên các cấp bậc quản đốc, trưởng phòng. c. Tạo cơ hội bình đẳng cho các nhân viên có khả năng được lên các cấp bậc quản đốc, phó quản đốc, trưởng – phó phòng. 89
d. Ngăn ngừa sự quen biết trong tổ chức. Câu 12. Hồ sơ xin việc theo đúng tiêu chuẩn bao gồm những gì? a. Thư xin việc đi kèm theo sơ yếu lý lịch và hình ảnh. b. Sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe. c. Sơ yếu lý lịch, mẫu đơn xin việc, và giấy khám sức khỏe. d. Sơ yếu lý lịch, mẫu đơn xin việc, và văn bằng. Câu 13. Mẫu đơn xin việc (application for employment hay employment application) …… a. Do công ty thiết kế. b. Mua mẫu in sẵn ngoài tiệm. c. Do ứng viên tự thiết kế. d. Tất cả đều sai. BÀI 6 TUYỂN CHỌN NHÂN VIÊN Ông cha ta từng nói: “Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”. Nhưng thiên thời không bằng địa lợi và địa lợi không bằng nhân hòa. Muốn cho yếu tố “nhân” được “hòa” cần phải biết “thuật 90
dụng người”. Tiền đề của thuật dụng người của các nước Âu - Mỹ được tóm gọn trong câu “đúng người, đúng chỗ, đúng lúc”. (The right person in the right place at the right time) - nghĩa là lựa chọn đúng người, bố trí họ đúng vị trí vào đúng thời điểm cần thiết.7 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, bạn có thể: 1. Giải thích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến tiến trình tuyển chọn như thế nào? 2. Mô tả tiến trình tuyển chọn nhân viên. 3. Trình bày được kỹ thuật, vai trò và tầm quan trọng của phương pháp trắc nghiệm. 4. Trình bày được kỹ thuật, vai trò và tầm quan trọng của phương pháp phỏng vấn. 5. Giải thích được tại sao phỏng vấn phải kết hợp với các phương pháp trắc nghiệm và sưu tra lý lịch trong tiến trình tuyển chọn nhân viên. 6. Nắm được những yếu tố cơ bản khi xin việc làm và thành công khi được phỏng vấn. 7 Nguyễn Hữu Thân, Quản Trị Nhân Sự (TP.HCM: Nxb Thống Kê, 2005), tr. 177. 91
CÁC NỘI DUNG CẦN HỌC TRONG BÀI I. ẢNH HƯỞNG CỦA YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG II. TIÊU CHUẨN TUYỂN CHỌN NHÂN VIÊN III. TIẾN TRÌNH TUYỂN CHỌN NHÂN VIÊN Suy cho cùng, một công ty thành công hay không chung quy cũng do chính sách “dùng người”, trong đó giai đoạn tuyển chọn đúng người có khả năng vào làm việc là xuất phát điểm hết sức quan trọng. Tuyển chọn nhân viên là hoạt động quan trọng trong quản trị. Một công ty dù có một khối tài sản lớn, máy móc thiết bị hiện đại, ban giám đốc đề ra các chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng các thành viên trong công ty lại được bố trí vào những công việc không phù hợp với khả năng, năng khiếu, kiến thức và chuyên môn của họ, chắc chắn công ty ấy sẽ thất bại. Ông cha ta đã từng nêu lên triết lý: “Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”. Nhưng “thiên thời không bằng địa lợi, địa lợi không bằng nhân hòa”. Muốn cho yếu tố “nhân” ở đây được “hòa” thì ta cần phải biết “thuật chọn người” và “thuật dùng người”. Tuyển chọn người có khả năng và bố trí họ vào chức vụ hoặc công việc thích hợp với họ là tiền đề cơ bản của “thuật dùng người”. Kế hoạch này kết hợp với chính sách tiền lương, động viên và thăng thưởng sẽ làm cho năng xuất lao động cao, giá thành hạ, tinh thần công nhân được nâng cao, và là động lực để phát triển công ty. Trước khi nghiên cứu về tuyển chọn nhân viên, các bạn hãy nắm vững một số khái niệm hoặc thuật ngữ để thông suốt vấn đề. Sau đó, các bạn hãy đọc kỹ phần tóm lược ý chính. Sau khi nắm được ý chính của bài 6 rồi, các bạn hãy mở giáo trình ra và đọc từ đầu trước khi sang phần câu hỏi. Chúc các bạn thành công. 92
THUẬT NGỮ CĂN BẢN Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty. Phỏng vấn sơ bộ là cuộc phỏng vấn đầu tiên do phòng nhân sự đảm nhận. Vì là sơ bộ, cho nên cuộc phỏng vấn không kéo dài, thường là khoảng 20 phút. Trong cuộc phỏng vần này, các chuyên viên phòng nhân sự chỉ chú trọng cá tính và nhân cách của ứng viên chứ không đi sâu vào chuyên môn nhằm loại bớt các ứng viên không hội đủ điều kiện một cách tổng quát. (Ghi chú: xem thêm phần “Trả Lời Câu Hỏi” của tài liệu này để hiểu rõ hơn). Phỏng vấn sâu hay còn được gọi là phỏng vấn tuyển chọn là cuộc phỏng vấn do đích thân trưởng bộ phận chuyên môn đứng ra phỏng vấn. Vì là cuộc phỏng vấn sâu, do đó, cuộc phỏng vấn đi sâu vào chuyên môn và thường là kéo dài từ 30 đến 45 phút, tuỳ theo từng đối tượng. (Ghi chú: xem thêm phần “Trả lời câu hỏi” của tài liệu này để hiểu rõ hơn). Khoa xem tướng mạo là một ngành khoa học xã hội mà các chuyên gia của các công ty Nhật toạ lạc tại Việt Nam và trên thế giới thường sử dụng. Trong cuộc phỏng vấn, các chuyên gia quan sát tướng mạo của ứng viên để xem cá tính và nhân cách của ứng viên có phù hợp hay không. Các công ty của các nước phương Tây ít sử dụng hơn. Khoa xem chữ ký và chữ viết cũng là một ngành khoa học xã hội mà các chuyên gia của các công ty Nhật toạ lạc tại Việt Nam và trên thế giới thường sử dụng. Qua chữ viết và chữ ký, các chuyên gia có thể biết được cá tính, tính tình và nhân cách của ứng viên. Các công ty của các nước phương Tây ít sử dụng hơn. 93
TÓM LƯỢC Ý CHÍNH Tuyển chọn là tiến trình chọn lựa các ứng viên phù hợp nhất với một vị trí nào đó. Trước khi tuyển chọn, nhà quản trị cần phải có giai đoạn chuẩn bị. Đây là giai đoạn rất cần thiết được chuẩn bị trong tiến trình tuyển mộ bao gồm phiếu yêu cầu nhân sự của bộ phận nào đó. Nhà quản trị đối chiếu yêu cầu với bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn chi tiết công việc để xem nên tuyển mộ từ nguồn nào, và bằng phương pháp gì. Sau đó bộ phận nhân sự bắt đầu tiến hành giai đoạn chính thức. Trong giai đoạn chính thức tiến trình tuyển chọn bắt đầu bằng việc xem xét hồ sơ xin việc để đánh giá xem các ứng viên có đáp ứng theo yêu cầu của tổ chức không. Bước kế tiếp ứng viên phải qua một số trắc nghiệm tùy theo từng loại công việc. Trắc nghiệm có rất nhiều lợi điểm, tuy nhiên cũng có những hạn chế của nó. Các phương pháp trắc nghiệm thường dùng là bút vấn, khẩu vấn, bằng máy móc, hình vẽ và dụng cụ liên hệ. Có rất nhiều loại trắc nghiệm: trắc nghiệm kiến thức tổng quát; TN tâm lý; TN trí thông minh; TN cá tính; TN năng khiếu và khả năng chuyên môn; TN khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp; trắc nghiệm khả năng nhận thức; TN sở thích về nghề nghiệp; các loại trắc nghiệm sử dụng bằng thuốc; và sau cùng là TN chuyên môn hay công việc mẫu cụ thể. Đó là mười loại trắc nghiệm chúng ta cần biết. Giai đoạn quan trọng là giai đoạn phỏng vấn sâu hay phỏng vấn tuyển dụng. Thông thường cuộc phỏng vấn sơ khởi là do bộ phận nhân sự chọn lọc. Trong cuộc phỏng vấn sâu, thường đích thân trưởng đơn vị đang cần người phụ trách phỏng vấn. Nhà quản trị cần phải chuẩn bị cuộc phỏng vấn cho chu đáo cũng như tạo một bầu không khí phỏng vấn thoải mái. Có hai loại phỏng vấn: phỏng vấn theo mẫu và phỏng 94
vấn không theo mẫu. Trong cuộc phỏng vấn sâu, các công ty thường dùng các phương pháp sau đây: Phỏng vấn hội đồng; phỏng vấn căng thẳng; phỏng vấn mô tả hành vi; phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm. Phỏng vấn sâu rất quan trọng cho nên nhà quản trị phải biết nên làm những gì và nên tránh những gì khi phỏng vấn. Trắc nghiệm và phỏng vấn vẫn có những ưu và nhược điểm của nó. Do đó cần phải phối hợp với phương pháp sưu tra lý lịch, phối hợp cả ba loại trên, công ty dễ có khả năng tuyển chọn đúng người hơn. Hai giai đoạn sau cùng là khám sức khỏe và quyết định tuyển dụng. Để cho cuộc tuyển chọn được khoa học, công ty cần phải sử dụng phiếu điểm. Mỗi công ty áp dụng hình thức cho điểm khác nhau. Có công ty theo kiểu đánh số thứ hạng từ 1 đến 5 cho từng loại yếu tố; có công ty áp dụng chữ A, B, C, D... cũng có công ty tính điểm theo số học. Tùy theo thói quen và tùy theo trường phái các công ty tự thiết kế hệ thống cho điểm. Theo kiểu số học từ 1 đến 5 là thích hợp với các công ty Việt Nam nhất. CÂU HỎI 1. Khi tuyển chọn nhân viên, ứng viên ứng cử chức vụ từ cấp bậc nhân viên đến cấp quản trị, công ty đòi hỏi họ cần phải có các kỹ năng (skills) gì? 2. Tại sao khi tuyển chọn nhân viên, các công ty thường phải phối hợp phương pháp trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn? 3. Ai chịu trách nhiệm phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu trong tuyển chọn nhân viên? 95
4. Hãy trình bày các lệch lạc hoặc khuyết điểm trong phỏng vấn nhân viên. Ghi chú: - Đây chỉ là một số câu hỏi cốt lõi của bài. Tất cả các câu hỏi khác có sẵn trong từng chương của giáo trình. Các bạn hãy tập trả lời. - Bạn hãy tự trả lời các câu hỏi. Sau đó bạn hãy xem mục “Trả lời câu hỏi” để xem bạn có nắm vững vấn đề hay không. TRẢ LỜI CÂU HỎI Trả lời câu 1 Khi tuyển chọn nhân viên, ứng viên ứng cử chức vụ càng cao bao nhiêu thì họ càng cần phải có kỹ năng quản trị rộng và bao quát bấy nhiêu. Ngược lại, ứng viên ứng cử chức vụ càng thấp bao nhiêu thì họ càng cần phải có kỹ năng kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn chuyên sâu bấy nhiêu. Hình dưới đây sẽ minh hoạ cụ thể. Trong hình vẽ, các bạn thấy, ứng viên ứng cử chức vụ cấp cao cần phải có kỹ năng quản trị rộng và bao quát. Tuy nhiên, ứng viên đó cũng cần phải có kỹ năng kỹ thuật một cách tổng quát, không cần chuyên sâu. Kỹ năng quản trị bao gồm kỹ năng nhận thức và kỹ năng giao tiếp. Cụ thể như sau: Cao cấp (Top management) Kỹ Năng Quản Trị Trung cấp (Middle management) Cấp thấp/cấp cơ sở/cấp quản đốc (lower management) (Managerial 96
Skills) Kỹ Năng Kỹ Thuật Nhân viên (Technical Skills) Hình 6.1: Các kỹ năng khi tuyển nhân viên Nguồn: Nguyễn Hữu Thân, Quản Trị Nhân Sự (TP.HCM: S Nxb Thống Kê, 2005), tr. 181. Kỹ năng nhận thức (conceptual skills). Kỹ năng nhận thức là kỹ năng phân tích tổng quát; suy luận lô-gích, khả năng hình thành các nhận thức và khái quát hóa các quan hệ rắc rối và phức tạp; sự sáng tạo trong việc đề ra các ý tưởng và giải quyết vấn đề; khả năng phân tách các tình huống, nhận biết các xu hướng, thấy trước những thay đổi, nhận thức được các cơ hội và các vấn đề tiềm năng (lý luận theo quy nạp và diễn dịch / suy diễn). Kỹ năng giao tiếp (interpersonal skills). Kỹ năng giao tiếp là sự hiểu biết về các hành vi của con người và tiến trình giao tiếp; là khả năng hiểu được các tình cảm, thái độ, và động cơ của người khác từ những gì họ làm và nói (sự thấu cảm và nhạy cảm xã hội); khả năng truyền thông rõ ràng và hiệu quả (nói lưu loát, có tính thuyết phục); khả năng thiết lập các mối quan hệ hợp tác có hiệu quả (tế nhị, ngoại giao, kỹ năng biết lắng nghe, hiểu biết về các hành vi ứng xử được xã hội chấp nhận). Kỹ năng kỹ thuật (technical skills). Kỹ năng kỹ thuật là sự hiểu biết về các phương pháp, các tiến trình, các thủ tục, và các kỹ thuật nhằm thực hiện một hoạt động chuyên môn nào đó; khả năng sử dụng các công cụ thích hợp với hoạt động đó. 97