intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Tools (Nguyễn Quốc Trung)

Chia sẻ: Nguyễn Quốc Trung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:41

Thêm vào BST
Báo xấu
145
lượt xem 35
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kiểm tra chính tả và văn phạm. Lệnh Tools\Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm giúp bạn nhận diện ra các lỗi sai một cách nhanh chóng nhưng không thể thay thế cho bước kiểm tra cẩn thận bằng mắt. Bạn nên thực hiện kiểm tra cuối cùng bằng mắt khi đã bước vào hoàn thành văn bản. Word kiểm tra chính tả dựa vào một từ điển chuẩn ở mức đại học bằng tiếng anh (CUSTOM.DIC). Khi trong văn bản của bạn có những từ mà Word không tìm thấy trong từ điển thì Word xem từ đó là sai chính...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000 - Menu Tools (Nguyễn Quốc Trung)

  1. MUÏC LUÏC VI. MENU TOOLS......................................................................................................... VI.1 1. Kieåm tra chính taû vaø vaên phaïm. Leänh Tools\Spelling and Grammar: ......................... VI.2 a). Caùch kieåm tra loãi: ................................................................................................... VI.2 b). Caùch taïo töø ñieån rieâng: ........................................................................................... VI.3 2. Kieåm tra vaên baûn trong caùc ngoân ngöõ khaùc. Leänh Tools\Language:........................... VI.3 a). Choïn ngoân ngöõ. Leänh Tools\Language\Set Language: .......................................... VI.3 b). Xem xeùt caùc töø trong Thesaurus. Leänh Tools\Language\Thesaurus: ..................... VI.4 c). Leänh Tools\Language\Hyphenation: ...................................................................... VI.5 3. Ñeám soá löôïng töø trong taøi lieäu. Leänh Tools\Word Count: ........................................... VI.5 4. Leänh Tools\AutoSummarize: ....................................................................................... VI.6 5. Taïo vaø söû duïng töø vieát taét khi soaïn thaûo vaên baûn. Leänh Tools\AutoCorrect:.............. VI.6 a). Lôùp AutoCorrect: .................................................................................................... VI.6 b). Lôùp AutoFormat As You Type: .............................................................................. VI.7 c). Lôùp AutoText:......................................................................................................... VI.8 d). Lôùp AutoFormat:....................................................................................................VI.10 6. Leänh Tools\Track Changes:........................................................................................VI.10 a). Leänh Tools\Track Changes\Highlight Changes:....................................................VI.10 b). Leänh Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes: ........................................VI.11 c). Leänh Tools\Track Changes\Compare Documents: ................................................VI.12 7. Leänh Tools\Merge Document:....................................................................................VI.12 8. Baûo veä noäi dung file vaên baûn. Leänh Tools\Protect Document: ..................................VI.13 9. Leänh Tools\Online Colaborntion: ...............................................................................VI.14 a). Leänh Tools\Online Colaborntion\Meet Now: ........................................................VI.14 b). Leänh Tools\Online Colaborntion\Schedule Meeting:............................................VI.15 c). Leänh Tools\Online Colaborntion\Web Discussions: ..............................................VI.15 10. Chöùc naêng troän thö. Leänh Tools\Mail Merge: ..........................................................VI.16 11. Leänh Tools\Envelopes and Labels:...........................................................................VI.20 a). Lôùp Envelopes: ......................................................................................................VI.20 b). Lôùp Labels: ............................................................................................................VI.23 12. Leänh Tools\Letter Wizard:........................................................................................VI.24 a). Lôùp Letter Format:.................................................................................................VI.24 b). Lôùp Recipient Info:................................................................................................VI.25 c). Lôùp Other Elements: ..............................................................................................VI.26 d). Lôùp Sender Info: ....................................................................................................VI.27 13. Tieát kieäm thôøi gian vôùi Macro. Leänh Tools\Macro: .................................................VI.27 a). Söû duïng macro. Leänh Tools\Macro\Macros: .........................................................VI.27 b). Taïo macro. Leänh Tools\Macro\Record New Macro:.............................................VI.28 c). Leänh Tools\Macro\Security Level: ........................................................................VI.29 d). Leänh Tools\Macro\Visual Basic Editor: ................................................................VI.29 e). Leänh Tools\Macro\Microsoft Script Editor:...........................................................VI.30 14. Leänh Tools\Templates and Add-Ins:.........................................................................VI.30 15. Leänh Tools\Customize: .............................................................................................VI.31 16. Moät soá tuyø choïn lieân quan ñeán taäp tin. Leänh Tools\Options: ...................................VI.31 a). Lôùp View: ..............................................................................................................VI.31
  2. b). Lôùp General:..........................................................................................................VI.32 c). Lôùp Edit: ................................................................................................................VI.33 d). Lôùp Print: ...............................................................................................................VI.33 e). Lôùp Save. Ñònh moät soá tuyø choïn cho taäp tin:.........................................................VI.33 e). Lôùp Save. Ñònh moät soá tuyø choïn cho taäp tin:.........................................................VI.34 f). Lôùp Spelling & Grammar: ......................................................................................VI.35 g) Lôùp File Locations: .................................................................................................VI.36 h). Lôùp Compatibility: .................................................................................................VI.37 i). Lôùp User Information: ............................................................................................VI.38 j). Lôùp Track Changes:................................................................................................VI.39
  3. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools VI. MENU TOOLS Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.1 -
  4. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools 1. Kieåm tra chính taû vaø vaên phaïm. Leänh Tools\Spelling and Grammar: Kieåm tra loãi chính taû vaø vaên phaïm giuùp baïn nhaän dieän ra caùc loãi sai moät caùch nhanh choùng nhöng khoâng theå thay theá cho böôùc kieåm tra caån thaän baèng maét. Baïn neân thöïc hieän kieåm tra cuoái cuøng baèng maét khi ñaõ böôùc vaøo hoaøn thaønh vaên baûn. Word kieåm tra chính taû döïa vaøo moät töø ñieån chuaån ôû möùc ñaïi hoïc baèng tieáng anh (CUSTOM.DIC). Khi trong vaên baûn cuûa baïn coù nhöõng töø maø Word khoâng tìm thaáy trong töø ñieån thì Word xem töø ñoù laø sai chính taû. Leänh Tools\Spelling and Grammar duøng ñeå kieåm tra loãi chính taû vaø vaên phaïm. Boä kieåm tra chính taû seõ löôùt treân vaên baûn hieän haønh vaø so saùnh caùc töø trong vaên baûn vôùi töø ñieån coù saún. Nhöõng töø coù trong vaên baûn maø khoâng coù trong töø ñieån thì Word xem laø töø sai, hoäi thoaïi Spelling and Grammar ñöôïc môû ñeå baïn choïn caùch xöû lyù loãi sai ñoù. Boä kieåm tra vaên phaïm aùp duïng moät soá quy taéc vaên phaïm vaø vaên phong trong vaên baûn vaø ñaùnh daáu nhöõng vi phaïm nhöõng quy taéc naøy (nhöõng loãi vaên phaïm coù maøu xanh). a). Caùch kieåm tra loãi: Di chuyeån con troû ñeán vò trí baét ñaàu kieåm tra loãi chính taû. Choïn leänh Tools\Spelling and Grammar (hay nhaán phím taét F7, coâng cuï ). Word seõ tieán haønh kieåm tra, khi phaùt hieän loãi seõ môû hoäi thoaïi Spelling and Grammar. (Hình VI-1) Tuyø theo yeâu caàu maø choïn caùch xöû lyù treân hoäi thoaïi Spelling and Grammar. Hoäi thoaïi Spelling and Grammar: Not in Dictionary: Cho hieån thò caâu coù chöùa töø maø Word khoâng tìm thaáy trong töø ñieån (xem nhö töø sai vaø coù maøu ñoû). Suggestions: Danh saùch lieät keâ caùc töø maø Word ñoaùn raèng coù theå laø töø vieát ñuùng cuûa töø sai vaø cho choïn ñeå thay theá töø sai ñoù. Ignore: Boû qua töø sai (khoâng söûa) vaø kieåm tra tieáp. Ignore All: Boû qua Hình VI-1 taát caû caùc töø sai naøy trong vaên baûn. Nghóa laø trong quaù trình kieåm tra seõ boû qua taát caû caùc töø sai naøy maø khoâng ñöa ra caâu hoûi nöõa. Add: Boå sung theâm töø sai trong Not in Dictionary vaøo töø ñieån nhö laø moät töø môùi. Change: Thay töø sai bôûi töø ñang choïn trong muïc Suggestions vaø tieáp tuïc kieåm tra. Change All: Thay theá taát caû caùc töø sai bôûi töø ñang choïn trong Suggestions. AutoCorrect: Boå sung töø sai vaøo danh saùch AutoCorrect. Check grammar: Neáu coù daáu thì kieåm tra luoân vaên phaïm, neáu khoâng choïn thì boû qua loãi vaên phaïm. Options: Ñaët caùc tuyø choïn veà caùch thöùc kieåm tra. (Hình VI-2) Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.2 -
  5. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Hình VI-1 b). Caùch taïo töø ñieån rieâng: Choïn leänh File\New, choïn OK (xem laïi leänh File\New muïc 1). Goõ danh saùch caùc töø maø baïn muoán ñöa vaøo töø ñieån. Sau khi goõ xong moãi töø, baám Enter (moãi töø naèm trong moät ñoaïn vaên baûn). Choïn leänh File\Save (xem laïi leänh File\Save ôû muïc 4). Trong muïc Save File As Type, baám choïn Text Only. Trong muïc File Name, haõy ñöa vaøo teân cuûa töø ñieån, sau ñoù baám nuùt OK. Chuù yù teân cuûa töø ñieån coù phaàn môû roäng laø .DIC 2. Kieåm tra vaên baûn trong caùc ngoân ngöõ khaùc. Leänh Tools\Language: a). Choïn ngoân ngöõ. Leänh Tools\Language\Set Language: Tröôùc khi xeùt loãi chính taû vaø vaên phaïm caàn phaûi choïn ngoân ngöõ, muïc ñích cuûa coâng vieäc naøy laø baùo cho Word bieát seõ döïa vaøo boä töø ñieån vaø vaên phaïm naøo ñeå kieåm tra. Caùch choïn ngoân ngöõ söû duïng: Choïn leänh Tools\Language\Set Language, hoäi thoaïi Language xuaát hieän. (Hình VI- 3) Choïn ngoân ngöõ söû duïng treân hoäi thoaïi. Nhaép OK xaùc nhaän. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.3 -
  6. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Hình VI-2 b). Xem xeùt caùc töø trong Thesaurus. Leänh Tools\Language\Thesaurus: Moät Thesaurus seõ cung caáp cho baïn moät töø ñoàng nghóa vaø traùi nghóa cho caùc töø trong taøi lieäu. Söû duïng Thesaurus giuùp cho caùc baïn traùnh vieäc laëp ñi laëp laïi moät töø trong taøi lieäu cuûa mình. Baïn coù theå nhanh choùng tìm caùc töø ñoàng nghóa vôùi töø maø baïn choïn. Ñoái vôùi moät soá töø baïn cuõng coù theå tìm ra caùc töø traùi nghóa vaø töø coù quan heä ñeán noù. Ñeå xem xeùt caùc töø trong Thesaurus: Baám choïn hay ñöa vaøo töø maø baïn muoán tìm töø ñoàng nghóa, traùi nghóa, hay töø coù quan heä. Neáu baïn khoâng choïn hay ñöa vaøo töø naøo caû, Word seõ xem xeùt töø taïi ñieåm troû vaên baûn. Choïn leänh Tools\Thesaurus (hay baám Shift+F7). Hoäp thoaïi Thesaurus xuaát hieän. (Hình VI-4) Thöïc hieän caùc thao taùc sau: Ñeå xem caùc töø ñoàng nghóa: Choïn töø trong muïc Meanings ñeå hieån thò caùc töø ñoàng nghóa trong muïc Replace With Synonym hoaëc choïn Look vaø sau ñoù choïn nuùt Look Up. Ñeå thay theá bôûi töø ñoàng nghóa: Choïn töø hoaëc trong muïc Meanings hoaëc trong muïc Replace With Synonym, sau ñoù choïn nuùt Replace. Ñeå xem caùc töø traùi nghóa: Choïn trong muïc Antonyms Meanings. Ñeå thay theá töø bôûi töø traùi nghóa: Choïn Antonyms trong muïc Meanings, choïn töø trong muïc Replace With Antonyms, sau ñoù baám choïn nuùt Replace. Ñeå quay trôû veà töø ñaõ xem tröôùc ñoù: Choïn nuùt Previous. Muoán ñoùng Thesaurus vaø khoâng taïo ra söï thay ñoåi naøo trong Hình VI-4 taøi lieäu, choïn Cancel. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.4 -
  7. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools c). Leänh Tools\Language\Hyphenation: Hình VI-5 Theû Manual: Hình VI-6 3. Ñeám soá löôïng töø trong taøi lieäu. Leänh Tools\Word Count: Baïn coù theå ñeám soá löôïng trang, soá löôïng töø, soá löôïng kyù töï, soá löôïng ñoaïn vaên baûn vaø soá löôïng doøng trong taøi lieäu. Neáu taøi lieäu cuûa baïn chöùa caû caùc lôøi chuù thích, baïn coù theå goäp chuùng ñeå ñeám luoân. Neáu baïn baám phím Enter ñeå cheøn vaøo taøi lieäu moät doøng troáng sau caùc ñoaïn vaên baûn, Word seõ tính chuùng chæ nhö laø caùc doøng, chöù khoâng phaûi laø ñoaïn vaên baûn. Word khoâng ñeám caùc kyù töï khoâng in ra ñöôïc. Trong cöûa soå Word, queùt choïn ñoaïn vaên baûn caàn ñeám, baám menu Tools\Word Count. ÔÛ cöûa soå hieän ra, con soá naèm sau chöõ Word theå hieän soá töø vaø con soá naèm sau chöõ Characters (with space) chính laø soá kyù töï trong vaên baûn (khoâng bao goàm kyù töï daáu tieáng Vieät). Hình VI-7 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.5 -
  8. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools 4. Leänh Tools\AutoSummarize: Hình VI-8 5. Taïo vaø söû duïng töø vieát taét khi soaïn thaûo vaên baûn. Leänh Tools\AutoCorrect: Khi soaïn thaûo vaên baûn, baïn chuù yù ñeán caùc töø, caâu thöôøng laëp laïi hoaëc söû duïng töø nhieàu trong caùc vaên baûn. Sau ñoù baïn coù theå söû duïng chöùc naêng AutoCorrect taïo töø vieát taét ñeå goõ taét töø naøy thay cho vieäc goõ nguyeân caû töø hay caû caâu. a). Lôùp AutoCorrect: AutoCorrect (töï söûa loãi) laø coâng cuï giuùp baïn tieát kieäm nhieàu thôøi gian khi nhaäp vaên baûn. Noù giuùp baïn traùnh nhöõng loãi sai veà töø hay caùch söû duïng töø. Baïn coù theå lôïi duïng chöùc naêng naøy ñeå taïo nhöõng töø vieát taét nhaèm taêng toác ñoä nhaäp (toác kyù). Baïn coù theå taïo caùc AutoCorrect cho vaên baûn hay caùc ñoái töôïng khaùc nhö hình aûnh (Picture), bieåu baûng (Table)… Caùch taïo AutoCorrect: Choïn vaên baûn hay ñoái töôïng muoán taïo AutoCorrect. Choïn leänh Tools\AutoCorrect, hoäi thoaïi AutoCorrect xuaát hieän (Hình VI-9), vaên baûn hay ñoái töôïng ñöôïc choïn xuaát hieän trong muïc With. Choïn Formatted Text neáu löu tröõ luoân caùc ñònh daïng cuûa vaên baûn hay ñoái töôïng. Nhaäp töø sai (hay töø ñaïi dieän) cho vaên baûn hay ñoái töôïng ñaõ choïn vaøo muïc Replace. Nhaép nuùt Add ñeå boå sung vaøo danh saùch AutoCorrect. Nhaép OK ñeå ñoùng hoäi thoaïi. Chuù yù: Baïn coù theå thöïc hieän nhanh theo caùch: Goõ töø hay caâu ñaày ñuû ôû trang soaïn thaûo, queùt choïn töø hay caâu naøy, baám menu Tools>AutoCorrect, goõ töø vieát taét vaøo oâ Replace. Ñoái vôùi AutoCorrect, goõ töø vieát taét ñaõ taïo roài baám phím Space hay baám phím Enter. Neáu sau khi goõ nhaàm töø vieát taét vaø caâu ñaày ñuû cuûa töø vieát taét naøy ñaõ cheøn vaøo vaên baûn, baám toå hôïp phím Ctrl+Z maø khoâng caàn phaûi xoùa. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.6 -
  9. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Correct TWo INitial CApitals: Neáu nhaäp hai kyù töï ñaàu tieân cuûa töø laø chöõ hoa thì Word seõ ñoåi kyù töï hoa thöù hai thaønh chöõ thöôøng. Capitalize first letter of sentences: Töï ñoäng vieát hoa ñaàu caâu. Capitalize names of days: Töï ñoäng vieát hoa caùc ngaøy trong tuaàn. Correct accidental usage of cAPS LOCK key: Khi ñöôïc choïn, neáu goõ hELLO thì Word seõ töï ñoäng ñoåi thaønh Hello vaø taét ñeøn Caps Lock. Replace text as you type: Töï ñoäng thay theá khi baïn nhaäp vaên baûn. Replace: Hieån thò chuoãi kyù töï cuûa muïc vaøo seõ töï ñoäng söûa loãi (töø caàn söûa laïi). With: Hieån thò chuoãi kyù Hình VI-9 töï baïn muoán Word thay theá cho muïc Replace (töø ñuùng). Add/Replace: Theâm môùi/Thay theá moät muïc trong danh saùch AutoCorrect. Delete: Xoùa boû muïc ñang choïn trong danh saùch. Plain text: Caùc töø trong muïc With ñöôïc löu tröõ nhö laø vaên baûn thuaàn tuyù. Formatted text: Löu tröõ caùc töø trong hoäp With cuøng vôùi caùc ñònh daïng cuûa chuùng. b). Lôùp AutoFormat As You Type: (Hình VI-10) Apply as you type: Töï ñoäng aùp duïng ñònh daïng khi nhaäp vaøo. Headings: Töï ñoäng aùp duïng kieåu Heading khi baïn nhaäp caùc ñoaïn, goõ Enter hai laàn. Hình VI-10 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.7 -
  10. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Borders: Neáu ñöôïc choïn thì khi nhaäp Word seõ töï ñoäng ñònh daïng thaønh Border. Trong tröôøng hôïp naøy, neáu baïn nhaäp töø ba daáu trôû leân cuûa caùc kyù töï sau: - (daáu tröø), _ (daáu gaïch döôùi), = (daáu baèng) vaø goõ phím Enter thì Word seõ töï ñoäng ñònh daïng Border neùt maûnh, neùt daày, neùt ñoâi nhö sau: Tables: Neáu choïn, Word seõ töï ñoäng cheøn baûng khi nhaäp vaøo noäi dung coù daïng: +__________+__________+__________+ Word seõ taïo thaønh baûng töông öùng: Automatic bulleted lists: Neáu choïn Word seõ töï ñoäng taïo Bullet. Khi baïn nhaäp vaøo caùc kyù hieäu *, >, - ôû ñaàu caùc ñoaïn theo sau laø moät khoaûng traéng (Spacebar) hay moät Tab thì khi goõ Enter ñeå qua ñoaïn khaùc, Word seõ töï ñoäng taïo Bullet cho ñoaïn ñoù vaø ñoaïn tieáp theo sau. Muoán boû Bullet thì goõ phím Backspace hoaëc nhaép nuùt Bullets (treân thanh Formatting). Automatic numbered lists: Neáu ñöôïc choïn, Word seõ töï ñoäng ghi soá thöù töï (Numbering) ôû ñaàu caùc ñoaïn. Cuõng gioáng nhö Bullet, khi baïn nhaäp soá ôû ñaàu caùc ñoaïn theo sau laø khoaûng traéng hay Tab thì khi goõ phím Enter ñeå qua ñoaïn khaùc, Word seõ töï ñoäng taïo soá thöù töï cho ñoaïn ñoù vaø ñoaïn tieáp theo sau. Replace as you type: Töï ñoäng thöïc hieän thay theá khi nhaäp, goàm coù: “Straight quotes” with “Smart quotes”: Neáu choïn, Word seõ chuyeån caùc daáu nhaùy thaúng thaønh daáu nhaùy cong. Neáu boû muïc naøy neáu nhö Font chöõ baïn ñang söû duïng khoâng coù kyù töï daáu nhaùy cong. Ordinals (1st) with superscript: Neáu choïn, khi nhaäp soá thöù töï tieáng Anh Word seõ töï ñoäng chuyeån thaønh daïng chæ soá treân (superscript). Fractions (1/2) with fraction character (1/2): Neáu choïn, khi nhaäp caùc phaân soá daïng 1/2, 1/4… thì Word töï ñoäng ñoåi qua daïng 1/2, 1/4… Symbol characters (--) with symbols (−): Neáu choïn, khi nhaäp -- (hai daáu tröø) thì Word seõ trôû thaønh symbol − *Bold* and _underline_ with real formatting: Neáu choïn, khi hai daáu * bao moät chuoãi kyù töï thì Word seõ ñoåi chuoãi kyù töï naøy sang chöõ ñaäm. Khi nhaäp hai daáu gaïch _ bao chuoãi kyù töï Word seõ ñoåi chuoãi kyù töï naøy sang chöõ nghieâng. Internet and network paths with hyperlinks: Neáu choïn, Word töï ñoäng taïo lieân keát vôùi trang Web treân Internet hay caùc ñòa chæ treân maïng cuïc boä. c). Lôùp AutoText: Nhöõng töø, caâu taïo baèng AutoCorrect chæ xuaát hieän khi goõ ñuùng töø vieát taét ñaõ ñònh nghóa, Word seõ thay theá töø vieát taét ñoù baèng töø, caâu ñaày ñuû. Baïn coù theå duøng chöùc naêng AutoText ñeå taïo nhöõng töø vieát taét “thoâng minh” hôn vôùi “lôøi ñeà nghò” baám phím Enter khi noù gaëp phaûi töø vieát taét ñaõ ñònh nghóa. Caùch khai taïo AutoText: Xaùc ñònh vaên baûn hay ñoái töôïng muoán taïo AutoText. Choïn leänh Insert\AutoText\AutoText, hoäi thoaïi AutoText xuaát hieän (Hình VI-11), lôùp AutoText ñöôïc kích hoaït. Vaên baûn ñaõ choïn ñöôïc “baét” ñöa vaøo muïc Enter AutoText entries here. Nhaép nuùt Add ñeå boå sung AutoText vaøo danh saùch. Nhaép OK ñeå ñoùng hoäi thoaïi. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.8 -
  11. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Chuù yù: Ñoái vôùi AutoText, goõ töø ñaàu tieân cuûa caâu ñaõ taïo vaø baám phím Space, moät thoâng baùo maøu vaøng chöùa ñaày ñuû noäi dung caâu chöùa töø naøy hieän ra treân ñaàu con nhaùy soaïn thaûo. Neáu ñuùng laø caâu caàn duøng, baïn baám phím Enter, laäp töùc caâu ñoù seõ ñöôïc cheøn vaøo vaên baûn. Hình VI-11 Show AutoComlete tip for AutoText and dates: Neáu choïn Word seõ cho “nhaù nhaù” noäi dung cuûa AutoText khi baïn baét ñaàu nhaäp noù vaøo, khi ñoù neáu goõ phím Enter hoaëc phím F3 thì vaên baûn cuûa AutoText ñoù seõ xuaát hieän taïi vò trí con troû. Enter AutoText entries here: Duøng ñeå nhaäp teân cuûa AutoText. Preview: Hieån thò noäi dung vaên baûn cuûa AutoText ñang choïn. Add: Theâm AutoText vaøo danh saùch. Delete: Xoùa boû AutoText. Insert: Cho cheøn noäi dung cuûa AutoText vaøo vaên baûn taïi con troû. Show Toolbar: Hieån thò thanh coâng cuï AutoText. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.9 -
  12. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools d). Lôùp AutoFormat: Hình VI-12 Chuù yù: AutoCorrect vaø AutoText coù chöùc naêng khaùc nhau. AutoCorrect duøng ñeå töï ñoäng söûa loãi chính taû. Ví duï khi ta goõ and thì maùy töï ñoäng söûa thaønh and, about thì söûa thaønh about… (Neáu muoán töï ñoäng söûa loãi tieáng Vieät thì baïn phaûi töï taïo laáy). Neáu baïn söû duïng AutoCorrect ñeå taïo vaø söû duïng töø vieát taét khi soaïn thaûo vaên baûn, ñeán moät luùc naøo ñoù baïn seõ raát böïc mình. 6. Leänh Tools\Track Changes: a). Leänh Tools\Track Changes\Highlight Changes: Hình VI-13 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.10 -
  13. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Theû Options: Hình VI-14 b). Leänh Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes: Hình VI-15 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.11 -
  14. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools c). Leänh Tools\Track Changes\Compare Documents: Hình VI-16 7. Leänh Tools\Merge Document: Hình VI-17 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.12 -
  15. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools 8. Baûo veä noäi dung file vaên baûn. Leänh Tools\Protect Document: Sau khi soaïn thaûo xong moät file trong Word, baïn coù theå baûo veä file naøy khoâng cho ngöôøi khaùc söûa ñoåi hay môû xem baèng caùc caùch sau ñaây: - Choáng söûa ñoåi: Môû vaên baûn caàn thöïc hieän, baám menu Tools>Protext Document. ÔÛ cöûa soå hieän ra, coù 3 löïa choïn öùng vôùi 3 caáp baûo veä töø thaáp ñeán cao: + Choïn Tracked changes neáu muoán löu laïi nhöõng gì khi chænh söûa. Trong caáp baûo veä naøy, Word seõ ñaùnh daáu nhöõng phaàn chænh söûa baèng maøu ñoû. + Choïn Coments neáu khoâng muoán ngöôøi xem xoùa, söûa noäi dung. ÔÛ caáp baûo veä naøy ngöôøi xem vaãn coù theå sao cheùp ñöôïc noäi dung vaên baûn. Hình VI-18 + Muoán baûo veä tuyeät ñoái noäi dung vaên baûn, baïn haõy baám choïn Form, khi ñoù Word seõ khoùa taát caû caùc chöùc naêng söûa ñoåi sao cheùp, luùc ñoù vaên baûn coù thuoäc tính nhö moät file pdf. (Caùch thöïc hieän coù theå Xem theâm thuû thuaät ôû döôùi) Sau khi choïn xong caáp ñoä baûo veä, nhaäp Password vaøo oâ troáng beân döôùi, baám OK. Ñeå gôõ boû baûo veä, baám menu Tools>Unprotect document, nhaäp Password khi coù yeâu caàu. Ngoaøi ra baïn cuõng coù theå ñaët thuoäc tính Read Only cho file vaên baûn nhaèm choáng laïi vieäc löu hay caäp nhaät noäi dung file. Baïn thöïc hieän vieäc naøy baèng caùch: ÔÛ cöûa soå Windows Explorer, baám chuoät phaûi leân file caàn thöïc hieän vaø choïn Properties, baám theû General ôû cöûa soå hieän ra, ñaùnh daáu choïn muïc Read-Only. - Khoâng cho môû file: ÔÛ hình thöùc baûo veä treân, ngöôøi xem vaün coù theå môû ñöôïc file nhöng khoâng chænh söûa ñöôïc file. Coøn ôû hình thöùc naøy, chuùng ta seõ caøi ñaët Password ñeå ngaên chaën vieäc môû file. Môû vaên baûn caàn thöïc hieän, baám menu Tools>Options, baám theû Security, nhaäp password vaøo oâ Password to Open, baám OK roài thöïc hieän löu file. Hoaëc cuõng coù theå thöïc hieän theo caùch: Baám menu File>Save As (hoaëc baám phím F12), baám nuùt Tools, choïn Security Options, nhaäp password vaøo oâ Password to Open, baám OK. Moät khi file ñaõ baûo veä baèng caùch naøy, caàn phaûi nhaäp ñuùng password ôû thoâng baùo hieän ra thì môùi môû ñöôïc file. Ñeå gôõ boû password laøm laïi thao taùc nhö khi ñaõ ñaët password nhöng xoùa taát caû caùc daáu * coù trong Password to Open. Xem theâm thuû thuaät: Vôùi chöông trình MS Word, baïn coù theå baûo veä töøng phaàn cuûa moät vaên baûn, nghóa laø ngöôøi xem coù theå can thieäp, söûa chöõa moät soá phaàn hoaëc ñoaïn vaên baûn naøo ñoù (maø baïn cho pheùp) vaø khoâng ñöôïc söûa chöõa treân moät soá phaàn khaùc. Ñeå thöïc hieän baïn laøm theo höôùng daãn sau ñaây: Böôùc 1: Taïo caùc Section ñeå baûo veä vaø khoâng baûo veä: - Môû vaên baûn caàn baûo veä ra. Trong baøi vieát naøy giaû söû vaên baûn coù moät ñoaïn caàn ñöôïc baûo veä. - Ñaët con troû vaøo doøng ñaàu tieân cuûa vaên baûn. Choïn menu Insert>Break>choïn Continuous vaø baám OK. - Baïn ñaët laïi con troû vaøo ñaàu ñoaïn caàn baûo veä thöù nhaát, choïn menu Insert>Break>choïn Continuous vaø baám OK. - Baïn laïi ñaët con troû vaøo tröôùc ñoaïn vaên baûn khoâng caàn baûo veä ngay sau noäi dung cuûa ñoaïn caàn baûo veä thöù nhaát, baám vaøo menu Insert>Break>Continuous vaø baám OK. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.13 -
  16. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Nhö vaäy vaên baûn cuûa baïn ñöôïc chia thaønh nhieàu section, cuï theå laø 4: section thöù nhaát laø tieâu ñeà cuûa vaên baûn khoâng caàn baûo veä. Section thöù hai laø töø doøng ñaàu tieân ñeán tröôùc ñoaïn caàn baûo veä. Section thöù ba laø phaàn noäi dung caàn baûo veä. Section thöù tö laø phaàn cuoái cuûa vaên baûn, khoâng caàn baûo veä. Böôùc 2: Thieát laäp cheá ñoä baûo veä section: Sau khi daõ taïo ñöôïc caùc section caàn baûo veä noäi dung, baïn tieáp tuïc laøm theo höôùng daãn sau: - Baám vaøo menu Tools>Protect Document. - Hoäp thoaïi Protect Document hieän ra, baïn baám vaøo muïc Forms. - Baám vaøo muïc Sections. - Hoäp thoaïi Section Protect hieän ra, trong ñoù coù Section 1, Section 2, Section 3, Section 4. - Ñeå baûo veà section naøo, baïn haõy ñaùnh daáu kieåm vaøo section ñoù. - Baám OK ñeå chaáp nhaän. - Trôû laïi hoäp thoaïi Protect Document, baïn nhaäp maät khaåu vaøo oâ Password (Options), caùc kyù töï goõ vaøo seõ bieán thaønh daáu (***). Baám OK. - Hoäp thoaïi Confirm Password hieän ra, baïn goõ laïi maät khaåu cuõ moät laàn nöõa trong oâ Reenten Password to Open. Baám OK. - Baám vaøo menu File>Save ñeå löu laïi. Sau böôùc naøy, vaên baûn ñaõ ñöôïc baûo veä töøng phaàn theo yù ñoà cuûa baïn, taát caû noäi dung trong ñoaïn ñöôïc baûo veä seõ khoâng theå söûa chöõa (taát nhieân tröø chính baïn). Muoán söûa chöõa noäi dung cuûa vaên baûn, baïn baám vaøo Tools>Unprotect Document. Hoäp thoaïi Unprotect Document hieän ra, baïn goõ maät khaåu vaøo oâ Password. Baám OK. Baám menu File>Save ñeå löu laïi vaø tieán haønh söûa. 9. Leänh Tools\Online Colaborntion: a). Leänh Tools\Online Colaborntion\Meet Now: Hình VI-19 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.14 -
  17. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools b). Leänh Tools\Online Colaborntion\Schedule Meeting: Hình VI-20 c). Leänh Tools\Online Colaborntion\Web Discussions: Hình VI-21 Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.15 -
  18. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools 10. Chöùc naêng troän thö. Leänh Tools\Mail Merge: Giaû söû baïn muoán taïo vaø in moät THÖ MÔØI HOÏP ñeán nhieàu ngöôøi khaùc nhau, nhöõng thö môøi hoïp naøy coù cuøng noäi dung nhö: noäi dung buoåi hoïp, ngaøy, giôø, ñòa ñieåm… vaø chæ khaùc nhau veà thuoäc tính lieân quan ñeán ngöôøi nhaän nhö hoï teân, ñòa chæ, cô quan coâng taùc,… coâng vieäc cuûa baïn seõ ñaït hieäu quaû gaáp boäi neáu bieát söû duïng chöùc naêng troän thö (Mail Merge). Thí duï: Taïo vaø in thö môøi hoïp (THUMOI.DOC) coù noäi dung sau (Main Document): TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC CAÀN THÔ COÄNG HOØA XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM KHOA COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN Ñoäc laäp - Töï do - Haïnh phuùc Caàn Thô, ngaøy 10 thaùng 11 naêm 2001 THÖ MÔØI HOÏP Kính gôûi: 1 Ñ/c 2 Nhaân dòp kyû nieäm 10 naêm ngaøy thaønh laäp khoa Coâng ngheä thoâng tin, Ban Chuû nhieäm khoa traân troïng kính môøi: Ñ/c: 3 Ñeán döï buoåi hoïp maët vaøo luùc: 8 giôø 00 ngaøy 20/11/2001 Ñòa ñieåm: Khu III tröôøng Ñaïi hoïc Caàn Thô. Raát vinh döï ñöôïc ñoùn tieáp quí khaùch. 4 Tröôûng khoa Caùc thaønh phaàn ghi trong caëp daáu < > laø thuoäc tính rieâng cuûa khaùch môøi vaø ñöôïc laáy töø moät taäp tin döõ lieäu khaùc thoâng qua chöùc naêng Mail Merge. Taäp tin döõ lieäu (Data) coù daïng baûng (Table) cuûa Word hay moät taäp tin döõ lieäu laáy töø chöông trình öùng duïng khaùc (EXCEL chaúng haïn). Danh saùch khaùch môøi (KHACH.DOC) nhö sau (goïi laø Data Source): TT HO TEN COM TRUA CO QUAN CONG TAC 1 Leâ Maïnh Quoác X Khoa Coâng ngheä thoâng tin 2 Döông Quang Minh Khoa Sö phaïm 3 Traàn Cao Trò X Khoa Coâng ngheä thoâng tin 4 Tröông Thu Quyeân Khoa Coâng ngheä thoâng tin 5 Leâ Vaên Nhaïn X Khoa Sö phaïm Caùc böôùc thöïc hieän troän thö: Töø taäp tin chính (Main Document) choïn leänh Tools\Mail Merge, hoäi thoaïi Mail Merge Helper xuaát hieän. (Hình VI-22) Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.16 -
  19. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Hình VI-22 Nhaép treân nuùt Create vaø choïn Form Letters, moät thoâng baùo xuaát hieän.(Hình VI-23) Hình VI-23 Choïn Active Window treân baûng thoâng baùo. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.17 -
  20. Giaùo trình Tin hoïc - Microsoft Word 2000 Menu Tools Hình VI-24 Nhaép nuùt Get Data (Hình VI-24), choïn Open Data Source ñeå môû taäp tin döõ lieäu (gioáng nhö môû taäp tin vaên baûn thoâng thöôøng). Hình VI-25 Choïn nuùt Edit Main Document. (Hình VI-25) Ñaët con troû taïi vò trí , nhaép nuùt Insert Merge Field vaø choïn teân tröôøng HO TEN ñeå ñöa hoï teân vaøo. Laëp laïi ñeå ñöa teân cô quan coâng taùc vaøo vò trí , hoï teân taïi vò trí . Nhaép nuùt coâng cuï ñeå xem keát quaû. Ñieàn doøng ghi chuù: Ñaët con troû taïi vò trí 4. Nhaép nuùt Insert Word Field vaø choïn If… Then… Else, hoäi thoaïi Insert Word Field: IF xuaát hieän. Choïn vaø nhaäp thoâng tin nhö hoäi thoaïi Insert Word Field: IF. Nhaép OK ñeå thöïc hieän. Bieân soaïn Nguyeãn Quoác Trung - Trang VI.18 -
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
3=>0