intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:4

67
lượt xem
10
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết tiến hành rà soát thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện, giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà

  1. Nghiên cứu trao đổi Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà  Lâm Ngọc Nhẫn* Nhận: 25/12/2019 Biên tập: 02/01/2020 Duyệt đăng: 12/01/2020 Môi trường kinh doanh luôn có nhiều biến động vì vậy việc cập nhật và nghiệp, luôn đề cao tính chính trực hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là yếu tố quan trọng cần đặt lên và các giá trị đạo đức. Điều này hàng đầu. Trong phạm vi nghiên cứu, tác giả đã rà soát thực trạng của hệ được thể hiện trong các văn bản nội thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà, từ đó đưa ra quy của công ty cũng như tác các giải pháp hoàn thiện, giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động. phong làm việc hàng ngày của Ban Từ khóa: Kiểm soát nội bộ, hiệu quả kinh doanh, bê tông, Công ty Cổ phần lãnh đạo. Hồng Hà. - Ban lãnh đạo thường cẩn trọng Abstract trong việc ra quyết định, thường The business environment is always volatile so updating and improving the xuyên tổ chức những cuộc họp để internal control system is always an important factor to put in place top. lắng nghe các trưởng phòng báo Recognizing the need, the author chose the topic: "Completing the internal cáo cũng như thiết lập những chính control system at Hong Ha Concrete Joint Stock Company" to help the com- sách, xem xét và đánh giá hoạt pany to review the situation of the internal control system, Since then, offer động kinh doanh của công ty. complete solutions to help the company improve operational efficiency. - Ban kiểm soát độc lập với các Keywords: Internal control; business efficiency; concrete; Hong Ha Joint bộ phận khác trong công ty. Stock Company. - Cơ cấu tổ chức hiện tại phù 1. Đặt vấn đề công trình xây dựng công nghiệp lớn hợp với quy mô và đặc điểm kinh và công trình nhà ở. Công ty có 7 chi doanh của công ty. Hoạt động của mỗi doanh nghiệp (DN) trong nền kinh tế thị nhánh hoạt động, nằm ở các địa bàn - Việc phân chia quyền hạn, trường đều phải được kiểm tra, như TP.HCM, Bình Dương, Tây nhiệm vụ của các phòng ban khá rõ giám sát, điều hành của các nhà Ninh,… Mặc dù lĩnh vực kinh doanh ràng nhằm giúp tạo sự linh hoạt quản trị. Các công việc kiểm tra, bất động sản trong những năm gần trong giải quyết vấn đề. kiểm soát trong DN không những đây khá sôi động, công ty tìm được - Công ty có những chính sách giúp ngăn ngừa và phát hiện các các nguồn tiêu thụ lớn từ các tỉnh, phát triển đội ngũ nhân viên, yếu kém của hệ thống quản lý mà thành phố khác nhau và nhà đầu tư thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, còn đánh giá các rủi ro ảnh hưởng nước ngoài, nhờ đội ngũ nhân viên nâng cao trình độ cho nhân viên cả trong và ngoài công ty. Vì vậy, năng động và chất lượng công nghệ từng bộ phận. việc xây dựng hệ thống kiểm soát và hệ thống vận tải hiện đại,… Đánh giá rủi ro: nội bộ (KSNB) trong DN đóng một Hệ thống KSNB tại công ty - Hàng năm, công ty đều lập kế vai trò rất quan trọng. được hình thành và hoạt động hoạch kinh doanh; đồng thời, đặt 2. Đánh giá thực trạng hệ tương đối tốt. Nhìn chung, việc vận ra các mục tiêu cụ thể cho từng thống KSNB tại CTCP Bê tông hành hệ thống vẫn chưa thật sự phòng ban. Hồng Hà hoàn chỉnh do cả nguyên nhân chủ - Công ty đã xây dựng được cơ CTCP Bê tông Hồng Hà là một quan lẫn khách quan. chế nhận diện rủi ro bên ngoài và DN chuyên sản xuất và cung ứng bê 2.1 Ưu điểm bên trong công ty. tông thương phẩm và sửa chữa cơ Môi trường kiểm soát: - Công ty ước lượng được sự khí công ty lớn trên địa bàn tỉnh - Công ty tạo được môi trường ảnh hưởng của rủi ro đến các mục Bình Dương. Công ty chuyên nhận làm việc năng động, chuyên tiêu của đơn vị. thầu và chịu trách nhiệm về chất lượng bê tông cung ứng cho các * Khoa Tài chính - Kế toán, Trường Đại học Lạc Hồng Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 1+2/2020 77
  2. Nghiên cứu trao đổi Hoạt động kiểm soát: giữa các cá nhân, phòng ban, bộ thời ảnh hưởng đến mục tiêu chung - Công ty thường xuyên kiểm phận có liên quan được thực hiện của phòng ban và toàn công ty. tra hoạt động của các bộ phận, một cách kịp thời và chính xác. - Công ty không có bộ phận phòng ban. Công ty tiếp thu các ý kiến đóng đánh giá và đối phó rủi ro vì vậy - Đơn vị xác định trách nhiệm góp của khách hàng. Bên cạnh đó, đối phó rủi ro còn mang tính cảm của các cá nhân tham gia hoạt động công ty cũng có bộ phận chăm sóc tính. Khi có rủi ro xảy ra, Công ty trên chứng từ và quy trình luân khách hàng nhằm giải đáp thắc mắc chỉ chú trọng vào giải quyết và xử chuyển chứng từ. cũng như tiếp nhận thông tin phản lý hậu quả nhưng lại không có kế - Công ty quy định về việc hồi từ khách hàng. hoạch đề phòng các rủi ro có thể lưu giữ chứng từ, sổ sách đầy đủ, Giám sát: xảy ra để tránh tình trạng bị động. an toàn. Hàng năm, Công ty thuê đơn vị Hoạt động kiểm soát: + Kiểm soát quy trình mua kiểm kiểm toán độc lập tiến hành kiểm - Không quan tâm đến việc luân nhận hàng: toán nhằm phát hiện sai sót, những chuyển nhân sự. - Kiểm soát tốt quá trình đặt điều còn yếu kém cần khắc phục. - Việc bảo mật dữ liệu, thông tin hàng mua, tránh tình trạng mất mát 2.2 Nhược điểm, hạn chế chưa được thực hiện tốt. hàng hóa. Môi trường kiểm soát: - Việc thực hiện đối chiếu số - Đáp ứng yêu cầu chất lượng, - Mô hình hoạt động của Ban liệu trên sổ sách kế toán với tài sản giá cả cạnh tranh và đúng theo các kiểm soát chưa đảm bảo tính độc thực tế không diễn ra thường xuyên quy định của công ty. lập nên chưa phản ánh hết các sai - Bên cạnh đó, nhân viên còn + Kiểm soát quy trình vận hành sót trong quá trình hoạt động của sử dụng tài sản chung của Công trạm trộn: Công ty. ty vào việc riêng như sử dụng - Đảm bảo an toàn lao động và - Việc phân công nhiệm vụ máy in, máy photocopy hay văn sản xuất. trong Công ty còn nhiều điểm chưa phòng phẩm. - Đảm bảo trộn đúng mác bê phù hợp. Một số nhân viên phải Một số hoạt động kiểm soát tông theo yêu cầu. kiêm nhiệm các công việc khác chính tại đơn vị: - Việc lập sổ ghi chép đầy đủ nhau, tạo áp lực trong công việc - Các khâu kiểm tra trước khi thời gian xuất xưởng từng lô hàng dẫn đến hiệu quả thấp. vận hành trạm chưa được chú trọng. bê tông. Đánh giá rủi ro: - Sự bất cẩn, không chú ý của + Kiểm soát quy trình vận hành - Một số nhân viên không nắm nhân viên lái xe trong lúc vận xe chuyển bê tông: rõ các mục tiêu và kế hoạch hàng chuyển sẽ làm ảnh hưởng đến chất - Công tác chuẩn bị trước khi năm của Công ty. lượng bê tông thành phẩm. vận hành xe được chuẩn bị tốt. - Việc nhận diện rủi ro tiềm tàng - Việc lấy mẫu đất, đá, xi măng - Tuân thủ các quy định khi vận của đơn vị chủ yếu là các yếu tố đem đi kiểm định chưa được thực hành xe bồn đến công trình. bên ngoài như biến động kinh tế, hiện tốt. chính trị, thay đổi chính sách, pháp - Một số nhân viên thiếu cẩn Kiểm soát quy trình tiền lương: luật,… nhưng cũng chỉ dừng lại ở thận trong quy trình làm việc gây - Công ty có bộ phận quản lý mức dự đoán chung, chưa phân tích nhân sự với bộ phận sử dụng lao ảnh đến kết quả kinh doanh của được mối liên hệ các sự kiện, mức Công ty. động, bộ phận tính lương, trả lương độ chi tiết ảnh hưởng đến Công ty. độc lập. Thông tin truyền thông: - Về việc nhận diện rủi ro bên - Việc tuyển dụng, tính lương trong Công ty như thay đổi nhân sự - Dịch vụ quảng cáo chưa thật cho người lao động được tách bạch chủ chốt, hệ thống thông tin,…, sự được chú trọng, website Công ty rõ ràng và giao cho từng bộ phận. Công ty lại ít quan tâm đến. Ví dụ không thường xuyên được cập nhật - Công ty có chính sách bảo mật như trong quá trình tuyển dụng, thông tin. tiền lương của cá nhân tránh tình nhân viên được nhận là người quen - Vẫn có những trường hợp các trạng so sánh, gây mất đoàn kết của Ban lãnh đạo nên việc kiểm tra cá nhân, bộ phận không tiếp xúc trong nội bộ. trình độ cũng thể hiện qua loa, nhân kịp thời với thông tin cần thiết làm Thông tin truyền thông: viên chưa thật sự đảm bảo trình độ ảnh hưởng đến mục tiêu và hiệu Công tác thông tin và truyền phù hợp với vị trí của công việc. quả công việc. thông không thể thiếu để duy trì và Trong quá trình thực hiện sẽ dẫn Giám sát: nâng cao hiệu quả KSNB. Việc đến nhiều sai sót, không hoàn thành Công ty chưa tạo điều kiện để truyền đạt những thông tin cần thiết được nhiệm vụ được giao, đồng các nhân viên và các bộ phận giám 78 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 1+2/2020
  3. Nghiên cứu trao đổi sát lẫn nhau. Lãnh đạo chưa ban những mục tiêu, mục đích đặt ra cháy,… đảm bảo nhân viên có hành các quy định liên quan đến như: tốc độ tăng trưởng doanh thu, những kiến thức và kỹ năng cần giám sát thường xuyên và định kỳ lợi nhuận, mục tiêu về doanh số,… thiết để thực hiện tốt nhiệm vụ bằng văn bản dẫn đến việc nhân Công ty luôn muốn thực hiện các được giao. Bên cạnh đó, Công ty viên cấp dưới chưa chú trọng đến mục tiêu đã đề ra, nhưng với chi cần nâng cao trình độ tiếng Anh việc báo cáo hàng tuần, hàng tháng phí bỏ ra thấp nhất nhằm kiểm cho các cán bộ và nhân viên nhằm cho cấp quản lý. soát chi phí một cách hiệu quả tạo sự thuận lợi, dễ dàng trong trao 2.3 Nguyên nhân của những nhất phù hợp với đặc điểm, nguồn đổi công việc nếu đối tác của công hạn chế nhân lực,… ty là người nước ngoài. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến Nâng cao độ tin cậy của báo - Cần phân công công việc phù những hạn chế của KSNB tại cáo tài chính hợp với năng lực, trình độ chuyên CTCP Bê tông Hồng Hà, cụ thể là: Một mục tiêu cũng quan trọng môn của từng nhân viên, đảm bảo - Việc lập kế hoạch thực hiện của trong việc hoàn thiện KSNB của nguyên tắc bất kiêm nhiệm ảnh Ban Kiểm soát còn nhiều hạn chế. công ty là báo cáo tài chính đáng hưởng đến chất lượng công việc. - Ban lãnh đạo và các thành viên tin cậy. Điều này liên quan đến việc - Về chính sách tuyển dụng của công ty chưa được đào tạo tổ chức hệ thống chứng từ, ghi nhân sự, Công ty nên lập hội đồng chuyên sâu về KSNB. nhận sổ sách kịp thời tuân theo các tuyển dụng, không nên để trưởng nguyên tắc được quy định, báo cáo phòng nhân sự quyết định tuyên - Sự cạnh tranh gay gắt của đầy đủ, giúp đơn vị lập và trình bày dụng như hiện nay. Như vậy, sẽ tạo các DN cùng lĩnh vực như CTCP báo cáo tài chính đáng tin cậy. được sự công bằng và Công ty có Bê tông Becamex, CTCP Bê Nâng cao việc tuân thủ các luật cơ hội tuyển dụng được những tông 6, Bê tông Miền Nam, Bê lệ, quy định người có năng lực, trình độ chuyên tông IBS,… Mục tiêu này liên quan đến việc môn phù hợp. - Nhận thức của nhà quản lý về đơn vị phải xây dựng các chính 3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh kiểm soát rủi ro trong đơn vị còn sách, thủ tục kiểm soát mọi hoạt giá rủi ro nhiều hạn chế. Ngoài ra, trình độ động của các thành viên trong công - Bên cạnh việc xác định mục của nhân viên còn thấp cũng là ty phù hợp với quy định của pháp tiêu chung và truyền đạt các nhân nguyên nhân dẫn đến những hạn luật và đặc điểm của đơn vị. viên, Công ty cũng nên thiết lập các chế trên. 3.2. Giải pháp hoàn thiện mục tiêu cụ thể cho từng phòng Những điều này dẫn tới trong ban, cá nhân. 3.2.1 Hoàn thiện môi trường quá trình vận hành, hệ thống KSNB kiểm soát - Để tránh rơi vào trạng thái bị của Công ty chưa thật sự đạt hiệu - Môi trường kiểm soát là thành động khi có rủi ro xảy ra, Công ty quả và còn nhiều hạn chế liên quan phần quan trọng ảnh hưởng và có ý nên lập một bộ phận riêng biệt để đến việc chính sách nhân sự, đánh nghĩa quyết định đến các thành nhận dạng các rủi ro có thể phát giá rủi ro, tác động bên trong, bên phần khác trong hệ thống kiểm soát sinh trong quá trình hoạt động ngoài,… cũng như quy trình giám nội. Để phục vụ cho sự phát triền kinh doanh. sát tại Công ty. bền vững, Công ty cần nâng cao - Bộ phận nhân sự cần thường 3. Quan điểm và giải pháp năng lực, sự chính trực và đạo đức xuyên nhận dạng rủi ro liên quan hoàn thiện hệ thống KSNB của cán bộ, công nhân viên để góp đến tình hình biến động nhân sự 3.1. Quan điểm hoàn thiện phần hạn chế, ngăn chặn rủi ro. chủ chốt cũng như trình độ của Một hệ thống KSNB hữu hiệu - Chú trọng nâng cao kiến thức, nhân viên để có sự bố trí phù hợp và hiệu quả có thể giúp DN đạt hoàn thiện kỹ năng cho các cán bộ với năng lực hiện có. Ngoài ra, được các mục tiêu đã đề ra. Theo công nhân viên trong công ty, tạo Công ty cũng nên có chính sách Báo cáo COSO 2013, các mục tiêu điều kiện cho nhân viên tham gia trọng dụng người tài, thu hút nhân chủ yếu của đơn vị là hoạt động khóa đào tạo ngắn hạn về để phát sự giỏi cũng như tạo môi trường hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài triển các kỹ năng, nhận thức của làm việc thân thiện, đáng tin cậy và chính đáng tin cậy và tuân thủ các con người. tạo điều kiện để nhân viên phát luật lệ, quy định. - Tăng cường tổ chức các lớp triển năng lực bản thân. Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu đào tạo nâng cao trình độ cho nhân - Ban lãnh đạo Công ty cũng quả hoạt động viên, cập nhật những kiến thức về cần phân tích những rủi ro liên Sự hữu hiệu trong hoạt động là kỹ thuật, tài chính, kế toán, văn bản quan đến kế toán. Những rủi ro giúp Công ty có thể đạt được pháp luật, phòng cháy chữa này có thể ảnh hưởng đến tính Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 1+2/2020 79
  4. Nghiên cứu trao đổi trung thực và hợp lý của báo cáo thấy, việc kiểm tra các khâu trước hoạt động của bộ phận mình dễ tài chính như: Đánh giá tài sản và và trong khi vận hành trạm chưa phát hiện ra những biến động bất nợ phải trả không phù hợp với được thực hiện tốt nhất. Nguyên thường, phối hợp với Ban giám đốc chuẩn mực và chế độ kế toán, trình vật liệu phải được đảm bảo đúng nhận dạng những rủi ro ảnh hưởng bày và công bố thông tin không tiêu chuẩn, cũng như phải thực hiện đến việc thực hiện mục tiêu của phù hợp,… đúng cấp phối mà phòng kỹ thuật công ty. Đồng thời, các nhân viên Từ việc nhận dạng và đánh giá đưa ra, không được tự ý thay đổi. cũng có thể học hỏi kinh nghiệm rủi ro, Công ty cần xây dựng các Hàng tháng, nên gửi mẫu đá, lẫn nhau để nâng cao nghiệp vụ và phương án đối phó với rủi ro: cát, xi măng đi kiểm định thay vì kỹ năng của mình. + Rủi ro về sự thay đổi giá: là hàng quý, như vậy chất lương Tăng cường công khai, minh Công ty cần khảo sát, tìm hiểu giá thành phẩm bê tông sẽ đảm bảo bạch đánh giá kết quả hoạt động, có bán các sản phẩm của đối thủ tốt hơn. chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ cạnh tranh để có thể đưa ra giá Khi vận hành xe bồn, vận ràng, những quy định này phải bán hợp lý. chuyển bê tông đến công trường được phổ biến rộng rãi đến toàn + Rủi ro về sử dụng vốn: Công nhất thiết phải luôn đảm bảo cho nhân viên. Cương quyết xử lý các ty cần quản lý chặt chẽ các nguồn bồn xe trộn luôn trong tình trạng trường hợp không hoàn thành thu liên quan đến việc quản lý công quay, không để nước vào bồn sẽ gây nhiệm vụ, gian lận, gây ảnh hưởng nợ, lập kế hoạch xử lý các khoản ảnh hưởng đến chất lượng bê tông. đến hoạt động, uy tín của Công ty. nợ quá hạn. 3.2.4 Hoàn thiện thông tin và Giám sát việc thực hiện mục + Rủi ro về chất lượng thành truyền thông tiêu, ngăn ngừa và giảm thiểu rủi phẩm: Công ty cần chú ý đến quy Công ty cần xây dựng những ro. Mọi nhân viên cần ý thức được trình tạo ra thành phẩm, kiểm tra diễn đàn trong nội bộ, cập nhật tầm quan trọng của hoạt động nghiêm ngặt các khâu, nhất là khâu thông tin trên website của Công ty. KSNB, tham gia thực hiện đầy đủ vận chuyển. Khuyến khích nhân viên bày tỏ quy trình KSNB. 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động quan điểm, ý kiến của mình đối với Ban lãnh đạo nhằm giúp hệ thống Định kỳ, Công ty có thể tổ kiểm soát KSNB của Công ty được hoàn chức các cuộc họp để Ban lãnh - Công ty nên luân chuyển công đạo phân tích, đánh giá tính hữu việc giữa các nhân viên. Điều này thiện hơn. hiệu và hiệu quả của quy trình sẽ giúp các nhân viên mở rộng hiểu Công ty nên tiến hành truyền thông về an toàn lao động, đặc biệt KSNB, từ đó đưa ra các giải pháp biết và có khả năng thay thế trong là an toàn trong thi công công trình cải thiện cũng như phương hướng những trường hợp cần thiết. để hạn chế những rủi ro tai nạn. điều chỉnh phù hợp. - Kiểm soát về việc bảo mật dữ liệu trên tất cả các máy tính, không Các phòng ban nên lập báo cáo chỉ thực hiện bảo mật ở bộ phận kế định kỳ về tình hình hoạt động kinh Tài liệu tham khảo toán mà các bộ phân khác cũng doanh, tình hình sử dụng tài sản… [1] Nguyễn Thị Lan Anh (2013), Hoàn cần được bảo mật thông tin. Nên lên Ban lãnh đạo. Để Ban lãnh đạo thiện hệ thống KSNB tại Tập đoàn Hóa Công ty có thể đối chiếu, so sánh, chất Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, có sự giới hạn quyền truy cập đối Trường Đại học Kinh tế quốc dân. với từng nhân viên cụ thể. Mỗi đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp [2] Nguyễn Thị Hồng Thuý (2010), Tổ người chỉ được truy cập vào phần thời nếu phát hiện bất thường. chức Kiểm toán nội bộ trong các Tập đoàn dữ liệu, hệ thống liên quan đến 3.2.5 Hoàn thiện công tác giám kinh tế của Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh chức năng và nhiệm vụ mà mình sát tế, Đại học Kinh tế quốc dân. được cấp quyền. Giám sát đóng vai trò quan [3] Nguyễn Thu Hoài (2011), Hoàn Định kỳ hàng tháng, Công ty trọng trong việc duy trì sự hữu hiệu thiện hệ thống KSNB trong các DN sản nên đối chiếu số liệu trên sổ sách của hệ thống KSNB qua từng giai xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công kế toán với tài sản thực tế nhằm đoạn phát triển khác nhau. Tuy nghiệp Xi măng Việt Nam, Luận án Tiến sỹ quản lý tốt nguồn tài sản của Công nhiên, Công ty chưa thật sự tạo kinh tế, Học viện Tài chính. ty, tránh thất thoát. Công ty cần có điều kiện để các nhân viên và các [4] Bùi Thị Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các DN may quy định về việc này; đồng thời, phòng ban có thể giám sát lẫn nhau, mặc Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Ban lãnh đạo phải thực hiện hiện vì vậy các sai sót không được báo Trường Đại học Kinh tế Hà Nội. tốt quy định để làm gương cho cáo lên cấp trên một cách kịp thời. [5] Khoa Kế toán – Kiểm toán Đại học nhân viên. Các cá nhân, phòng ban nên tự Kinh tế TP.Hồ Chí Minh (2007), Kiểm toán, Qua khảo sát ở Chương 2 cho quan sát, kiểm tra các quy trình NXB Lao động Xã hội. 80 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 1+2/2020
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
3=>0