Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24)

Chia sẻ: Mua Dong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:9

Thêm vào BST

Báo xấu

179
lượt xem 73
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24) Thời gian trong tổ chức là bất biến và không thể đảo ngược. Không gì có thể thay thế được thời gian. Điều tồi tệ nhất là, bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại quãng thời gian đã trôi qua hay bỏ phí. Các nhà lãnh đạo có rất nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phải giải quyết trong khoảng thời gian hữu hạn của mình. Thời gian cứ trôi qua và kiểm soát việc này quả thật rất khó khăn. Dù họ có là ai, họ cũng không...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24)

Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24) Thời gian trong tổ chức là bất biến và không thể đảo ngược. Không gì có thể thay thế được thời gian. Điều tồi tệ nhất là, bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại quãng thời gian đã trôi qua hay bỏ phí. Các nhà lãnh đạo có rất nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phải giải quyết trong khoảng thời gian hữu hạn của mình. Thời gian cứ trôi qua và kiểm soát việc này quả thật rất khó khăn. Dù họ có là ai, họ cũng không thể khiến thời gian dừng lại, họ cũng không thể làm cho thời gian đi chậm lại hay chạy nhanh hơn. Vì vậy, muốn làm việc một cách hiệu quả, nhà lãnh đạo phải học cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả nhất. Mặt khác, bạn lại có thể trở thành kẻ cuồng tín thời gian theo kiểu lập bảng biểu quản lý thời gian, tạo ra danh mục những việc cần ưu tiên thực hiện, đánh dấu những nhiệm vụ thiết yếu và phân loại công việc trên giấy tờ…để rồi sau đó lãng phí rất nhiều thời gian trong việc cố gắng quản lý chúng.
Hơn thế nữa, những kỹ thuật quản lý thời gian có thể trở nên phức tạp đến nỗi bạn sẽ sớm phải từ bỏ và quay trở về với những phương thức lãng phí thời gian như trước đây. Vì thế, việc mà phần lớn mọi người cần làm là phân tích xem họ đang sử dụng thời gian như thế nào, để rồi từ đó thử tìm phương pháp làm việc tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là một số ví dụ điển hình của sự lãng phí thời gian trong công việc: - Nghĩ về công việc, lo lắng về công việc để rồi tạm hoãn lại công việc... (vì do dự, thiếu quyết đoán); - Tự làm “phá sản” hiệu quả công việc khi lập tức bắt tay vào việc mà không phân tích mọi yếu tố liên quan; - Những gián đoạn trong công việc không được dự đoán trước nên không đem lại kết quả gì; - Chần chừ trong công việc; - Đánh giá không thực tế về mặt thời gian; - Những sai sót không đáng có (không đủ thời gian để thực hiện đúng theo yêu cầu, nhưng đủ thời gian để kết thúc công việc); - Khủng hoảng trong quản lý; - Tổ chức yếu kém; - Những buổi họp bàn, thảo luận không hiệu quả; - Quản lý vi mô bằng những lần thất bại trong việc giúp các nhân viên hành động và phát triển; - Thực thi những công việc cấp bách, thay vì phải là những nhiệm vụ quan trọng;
- Lập kế hoạch sơ sài và thiếu những phương án dự phòng bất trắc; - Thất bại trong việc phân công và uỷ quyền; - Thiếu những ưu tiên trong công việc, tiêu chuẩn để đánh giá, chính sách thực thi và trình tự tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ điển hình của việc tiết kiệm thời gian: - Quản lý quá trình ra quyết định, chứ không quản lý những quyết định, - Trong mỗi thời điểm chỉ tập trung vào một nhiệm vụ; - Thiết lập những ưu tiên công việc trong ngày, ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; - Giải quyết vấn đề thư từ một cách nhanh chóng bằng bản ghi nhớ và những bức thư cô đọng, ngắn gọn; - Loại bỏ những phần việc không cần thiết; - Đặt ra thời hạn phải hoàn thành công việc cho mỗi nhân viên và cho cả tổ chức; - Không làm lãng phí thời gian của người khác; - Đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp luôn có mục đích rõ ràng, có hạn định thời gian và chỉ bao gồm những người có liên quan thực sự; - Dẹp bỏ tác phong tất bật khi làm việc; - Duy trì lịch làm việc chính xác và phù hợp, tuân theo những lịch trình đó; - Biết rõ khi nào cần kết thúc nhiệm vụ, chính sách hay một thủ tục; - Uỷ thác mọi việc trong phạm vi có thể, cũng như trao quyền ngày một nhiều hơn cho cấp dưới; - Không quan trọng hoá những việc đơn giản;
- Phân chia thời gian phù hợp để hoàn thành những mục tiêu được ưu tiên nhất; - Dành thời gian để suy ngẫm về công việc; - Sử dụng bản ghi nhớ về những việc đã làm được và những công việc sẽ phải làm; - Điều chỉnh thứ tự những việc ưu tiên như kết quả của những nhiệm vụ mới. Quy tắc Hofstadter: Sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính, ngay cả khi bạn quan tâm tới Quy tắc Hofstadter. Một kế hoạch quản lý thời gian đơn giản Quản lý thời gian hiệu quả là việc cốt yếu để hoàn thành những nhiệm vụ được giao, cũng như tránh được sự lãng phí những tài sản có giá trị trong tổ chức. Sau đây là chín quy tắc mà Butler và Hope năm 1960 đã đưa ra để giúp các nhà lãnh đạo quản trị thời gian một cách hiệu quả: 1. Hãy bắt tay vào việc (Get Started) – Đây là một yếu tố cổ điển nhất của việc lãng phí thời gian. Thông thường, nếu bạn tránh được sự lãng phí thời gian đối với một kế hoạch, thì trên thực tế bạn đang hoàn thành kế hoạch đó. Quan sát cho thấy, sự khác biệt lớn nhất giữa các sinh viên giỏi và sinh viên trung bình chính là ở khả năng bắt đầu tiến hành làm những bài tập ở nhà một cách nhanh chóng. 2. Hãy thực hiện công việc theo chu kỳ thường lệ (Get into a routine) - Những công việc quen thuộc, giản đơn có thể hạn chế sự sáng tạo của bạn, tuy nhiêu nếu được sử dụng một cách đúng đắn thì chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và sức lực. Hãy lựa chọn một khoảng thời gian nào đó để làm những công việc thông thường, chẳng hạn như trả lời email, theo dõi hay kiểm tra dự án, thu dọn công văn, giấy tờ, và sau đó ngày nào cũng cứ tuân theo trình tự đó. Hãy sử dụng một cuốn lịch thời gian biểu để lên kế hoạch những việc phải thực hiện trong ngày. Có rất nhiều loại lịch như thế bán trên thị trường và bạn chỉ việc chọn lấy một cuốn phù hợp với nhu cầu của mình nhất.
3. Đừng nói “vâng” với quá nhiều thứ (Do not say yes to too many things) – Việc nói “vâng” có thể dẫn tới nhiều bất ngờ thú vị, tuy nhiên, sai lầm mà chúng ta hay mắc phải là nói “vâng” với quá nhiều thứ. Điều này sẽ khiến chúng ta sống mà luôn phải ưu tiên cho những đòi hỏi của người khác, thay vì những ưu tiên dành cho bản thân chúng ta, bởi vì mỗi khi bạn đồng ý làm thêm một việc gì đó, rất có thể một việc khác sẽ không được hoàn thành. Vì thế, hãy học cách nói “không”. 4. Đừng quá gắn kết với những việc không quan trọng, bất kể chúng ở đâu trong tương lai (Do not commit yourself to unimportant activities, no matter how far ahead they are) – Một cam kết được thực hiện sau một năm thì vẫn chỉ là cam kết. Thông thường, chúng ta đồng ý làm một điều gì đó ở tương lai xa, khi chúng ta không muốn thực hiện nó trong tương lai gần. Tuy nhiên, cho dù việc đó ở trong tương lai xa bao nhiêu đi nữa, nó vẫn lấy mất của bạn một lượng thời gian như nhau. 5. Chia tách những nhiệm vụ lớn (Divide large tasks) - Những nhiệm vụ lớn nên được chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn. Thông qua việc tạo ra những nhiệm vụ nhỏ có khả năng quản lý dễ dàng, toàn bộ nhiệm vụ lớn cuối cùng cũng sẽ được hoàn thành tốt đẹp. Cũng theo cách đó, nhờ việc tiếp cận công việc theo từng phần nhỏ, bạn sẽ có thể kết hợp chúng lại thành một tổng thể công việc hiệu quả. 6. Đừng đưa những nỗ lực không cần thiết vào công việc (Do not put unneeded effort into a project) – Trong tổ chức, luôn có chỗ cho chủ nghĩa cầu toàn, nhưng đối với đa số các loại hoạt động, chúng ta sẽ không thu được nhiều kết quả hơn nhờ việc ra sức nỗ lực thật nhiều vì nó. Hãy để dành chủ nghĩa cầu toàn cho những nhiệm vụ cần đến nó. 7. Hãy làm việc đó một lần cho xong (Deal with it for once and for all) – Chúng ta thường bắt đầu một nhiệm vụ, nghĩ về nó, rồi sau đó lại đặt nó sang một bên. Điều này thường lặp đi lặp lại từ ngày này qua ngày khác. Hoặc là bạn hãy thực hiện nhiệm vụ đó ngay lập tức, hoặc là hãy quyết định khi nào sẽ thực hiện nó. 8. Đặt ra thời gian bắt đầu và kết thúc (Set start and stop times) – Khi bạn sắp xếp thời gian để bắt đầu công việc, bạn nên sắp xếp luôn cả thời gian kết thúc công việc đó. Điều này đòi hỏi ở bạn một vài khả năng đánh giá và ước lượng, nhưng những
đánh giá đó của bạn sẽ được hoàn thiện trong thực tế công việc. Sự sắp xếp này sẽ cho phép bạn và những người khác lên lịch trình công việc một cách hiệu quả hơn. Cũng như vậy, bạn hãy đấu tranh chống lại triết lý “Công việc được triển khai nhằm lấp đầy những khoảng thời gian đã được phân định trước”. Hãy xem xét xem liệu bạn có thể rút ngắn thời hạn phải hoàn thành công việc đã được đặt ra trước đó để làm cho công việc trở nên hiệu quả hơn không. 9. Lên kế hoạch cho các hành động của bạn (Plan your activities) – Hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định để lên kế hoạch cho các hoạt động của bạn. Nếu việc quản lý thời gian là quan trọng đối với bạn, thì cũng hãy dành thời gian để lên kế hoạch thực hiện nó một cách sáng suốt và khôn ngoan nhất. Còn gì là những tài năng phi thường nữa nếu chúng ta không thể cứu được loài kỳ lân thoát khỏi thảm hoạ tuyệt chủng - Peter S. Beagle viết trong cuốn Con kỳ lân cuối cùng (The Last Unicorn) Hãy tiết kiệm thời gian nếu bạn không có được thứ gì để đánh đổi! Bức tranh lớn Hãy để bức tranh tổng thể về những gì mà bạn muốn giành được luôn ở trước mắt bạn. Các bản liệt kê công việc thường có những đề mục như: “Gặp gỡ nhân viên vào lúc 2:00” và “Hoàn thành bản ghi nhớ với Công ty Anderson vào thứ ba”. Ngoài những nhiệm vụ nhỏ đó, bạn hãy đảm bảo rằng mình đã sắp xếp thời gian một cách hợp lý cho những nhiệm vụ quan trọng hơn, ví dụ: - Thúc đẩy mối quan hệ với Sam trong lĩnh vực tiếp thị, bởi Sam là một người có thể rất hữu ích cho những chiến lược dài hạn của công ty. - Gặp gỡ tất cả các nhân viên của mình đề bàn bạc định kỳ về những vấn đề cơ bản. (Chính nhân viên mới là những người quyết định bạn có phải là một nhà lãnh đạo vĩ đại hay không, chứ không phải bản thân bạn!) - Đọc cuốn tiểu thuyết mới nhất của nhà văn mà bạn yêu thích.
- Huấn luyện nhân viên để họ có khả năng cung cấp những dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất, bởi vì đó là viễn cảnh mà bạn muốn hướng tới trong tương lai. - Hãy đặt sang một bên những quãng thời gian gián đoạn. Ví dụ, 15 phút nghỉ giải lao uống cafe với Sam rất có thể đem lại những ý tưởng bất ngờ thú vị. Nói cách khác, đừng cố nắm bắt những mục tiêu ngắn hạn trước mắt. Hãy nhìn vào thực tế cuộc sống! Một phần tư đến một phần ba những đề mục trên danh sách công việc cần làm của bạn phải là những công việc có tính chiến lược dài hạn. Chính những mục này sẽ dẫn dắt bạn, nhân viên và tổ chức của bạn phát triển đúng đắn hướng đến thành công vượt trội.; Những khối đá thời gian lớn Trong cuốn sách Những điều quan trọng nhất (First thing first), Stephen Covey kể lại một câu chuyện rất đáng suy nghĩ: Một lần, vị chuyên gia trong lĩnh vực quản trị thời gian có buổi nói chuyện với các sinh viên kinh tế. Khi đứng trước mặt nhóm người đầy nhiệt huyết với nhiều tham vọng lớn lao này, ông nói: “Tôi sẽ ra một câu đố”. Sau đó, ông lấy ra một chiếc bình miệng rộng bằng sứ và đặt nó lên trên bàn. Ông cũng lấy thêm khoảng hơn chục viên đá có kích thước bằng nắm đấm và cẩn thận đặt từng viên một vào trong chiếc bình kia. Khi những viên đá được đặt đầy đến tận miệng bình đến nỗi không thể cho vừa
viên đá nào vào nữa, ông hỏi các sinh viên: “Theo anh chị, chiếc bình này đã đầy chưa?”. Tất cả mọi người trong lớp đều đồng thanh trả lời: “Chiếc bình đã đầy”. Ông hỏi lại: “Đúng vậy không?”. Ông với tay xuống ngăn bàn và lấy ra một nắm sỏi. Sau đó, ông đổ các viên sỏi vào bình và lắc chiếc bình để các viên sỏi có thể rơi vào khoảng trống giữa các viên đá trong bình. Và rồi, ông hỏi nhóm sinh viên một lần nữa: “Theo anh chị, lần này chiếc bình đã đầy chưa?”. Trong lúc cả lớp còn đang lưỡng lự thì một sinh viên trả lời: “Chắc là chưa đầy”. Ông đáp: “Tốt”. Ông tiếp tục với tay xuống ngăn bàn và lấy ra một túi cát. Ông lại bắt đầu đổ cát vào chiếc bình cho đến khi cát lấp đầy khoảng trống giữa các viên đá và các viên sỏi. Một lần nữa, ông lặp lại câu hỏi với các sinh viên: “Chiếc bình đầy rồi chứ?”. Lúc này cả lớn đồng thanh hô lớn: “Chưa đầy”. Ông lại nhắc lại câu “Tốt”. Sau đó, ông với một bình nước cạnh đó và bắt đầu đổ nước vào chiếc bình cho đến khi nước ngập miệng bình. Rồi ông nhìn cả lớp và hỏi: “Ví dụ minh hoạ này đem lại cho chúng ta bài học gì?”. Một sinh viên sốt sắng giơ tay và nói: “Bài học là, dù lịch làm việc của bạn đã đầy kín, nhưng nếu bạn thực sự cố gắng thì bạn luôn có thể làm thêm một việc gì đó!”. “Không đúng”, diễn giả đáp lại. “Đó không phải là điều bài học muốn nhắc đến”. “Sự thực là ví dụ minh hoạ này đã dạy chúng ta rằng, nếu bạn không đặt những viên đá to vào bình trước tiên, thì nói chung bạn sẽ không bao giờ có thể cho chúng vào được nữa. Đâu là những “viên đá to” trong cuộc sống của bạn? Những đứa con của bạn, những người bạn yêu quí, nền tảng giáo dục của bạn, những ước mơ của bạn, sức khoẻ của bạn, bạn đời của bạn, một mục tiêu mà bạn theo đuổi, việc dạy dỗ người khác, làm những gì mà bạn yêu thích. Hãy nhớ đặt những VIÊN ĐÁ TO này vào chiếc bình trước tiên, hoặc bạn không bao giờ đặt chúng vào được nữa. Nếu bạn bỏ công sức chỉ vì những chuyện không đâu, thì cuộc sống của bạn sẽ chỉ gồm toàn những việc tầm thường và bạn sẽ không bao giờ có thời gian dành cho các điều quan trọng, lớn lao hơn - những “viên đá to”.
Vì vậy, ngay tối nay, hay vào sáng ngày mai, khi bạn suy ngẫm về câu chuyện này, hãy tự đặt cho mình câu hỏi: “Đâu là những “viên đá to” trong cuộc sống của mình?”, rồi sau đó, hãy đặt chúng trước tiên vào chiếc bình của bạn. (Còn tiếp)