Khoá luận tốt nghiệp: Hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên" được hoàn thành với mục tiêu nhằm làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, khóa luận tốt nghiệp đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đối với hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN Họ và tên tác giả : Mai Diệp Anh Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : 2020 - 2024 Lớp : 2005LHOE Mã sinh viên : 2005LHOE014 HÀ NỘI - NĂM 2024
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN Họ và tên tác giả : Mai Diệp Anh Người hướng dẫn : ThS. Lưu Thị Thu Hương Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : 2020 - 2024 Lớp : 2005LHOE Mã sinh viên : 2005LHOE014 HÀ NỘI - NĂM 2024
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là bài khoá luận tốt nghiệp của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của ThS. Lưu Thị Thu Hương và sự giúp đỡ nhiệt tình của anh, chị phòng một cửa, một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên đã cung cấp số liệu, truyền đạt kinh nghiệm giúp tôi hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp. Những thông tin trích dẫn trong bài khoá luận đều được chỉ rõ nguồn gốc. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này và tôi tuân thủ tất cả các nguyên tắc và quy định của trường đại học liên quan đến việc thực hiện và bảo vệ khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Tác giả khóa luận
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn quý thầy cô Học viện Hành chính Quốc Gia trong 4 năm học đã giảng dạy và truyền đạt kiến thức cần thiết cho em trong suốt thời gian học tập tại học viện. Em xin gửi lời cảm ơn đến ThS. Lưu Thị Thu Hương và anh, chị phòng một cửa, một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên đã cung cấp số liệu, truyền đạt kinh nghiệm giúp em hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp.
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 CCCD Căn cước công dân 2 CSDLHTĐT Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử 3 HĐND Hội đồng nhân dân 4 KT-XH Kinh tế - xã hội 5 QLNN Quản lý nhà nước 6 TTHC Thủ tục hành chính 7 UBND Ủy ban nhân dân
DANH MỤC HÌNH, BẢNG, BIỂU Bảng 2.1.1.1. Bảng số liệu về nhân sự thực hiện hoạt động chứng thực giai đoạn 2019 - 2024.......................................................................................................... 30 Bảng 2.1.1.2. Bảng số liệu về trình độ nhân sự thực hiện hoạt động chứng thực giai đoạn 2019 – 2024 ......................................................................................... 33 Bảng 2.1.2.1. Kết quả chứng thực trên địa bàn UBND Thị trấn Đình Cả .......... 34 Biểu đồ 2.1.2.1. Kết quả chứng thực trên địa bàn UBND thị trấn Đình Cả ....... 36
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH, BẢNG, BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu .................................................................... 2 3. Mục đích nghiên cứu đề tài ............................................................................ 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài ........................................................ 4 5. Phương pháp tiến hành nghiên cứu................................................................ 4 6. Bố cục tổng quát của khóa luận ..................................................................... 5 CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC .................................. 6 1.1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động chứng thực ............................. 6 1.1.1. Khái niệm của hoạt động chứng thực ...................................................... 6 1.1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực…………………………………..7 1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực ............................................................ 9 1.1.4. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực ................................................. 13 1.2. Quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực tại UBND cấp xã ........ 16 1.2.1. Thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã ........... 16 1.2.2. Phạm vi của hoạt động chứng thực……………………………………18 1.2.3. Quy trình, thủ tục chứng thực ................................................................ 24 Kết luận chương 1 ............................................................................................ 29 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN .......... 30 2.1. Tình hình chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả ................................... 30 2.1.1. Thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên………………………………………30
2.1.2. Phạm vi chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên…………………………………………………………………33 2.1.3. Hình thức chứng thực............................................................................. 36 2.1.4. Quy trình, thủ tục chứng thực tại UBND thị trấn Đình cả..................... 39 2.2 Đánh giá thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên ................................................................... 42 2.2.1. Một số ưu điểm trong hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên ................................................................... 42 2.2.2. Bất cập hạn chế và nguyên nhân trong hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên ....................................... 44 Kết luận chương 2 ............................................................................................ 47 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN .................. 48 3.1. Giải pháp chung về hoàn thiện pháp luật trong lĩnh vực chứng thực ....... 48 3.1.1. Định hướng hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực.................... 48 3.1.2. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã ................................................................................................ 50 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND Thị Trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên ................................................. 53 Kết luận chương 3 ............................................................................................ 58 KẾT LUẬN CHƯƠNG ..................................................................................... 59 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 60
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Đây là chế định pháp lý quan trọng, liên quan mật thiết đến quyền và lợi ích của công dân và doanh nghiệp, qua đó bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch và đảm bảo an toàn cho quản lý Nhà nước. Hiện nay, pháp luật Việt Nam đã ban hành các quy định liên quan đến chứng thực như: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP, Thông tư số 226/2016/TT- BTC, Thông tư số 257/2016/TT-BTC… Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của công dân và tổ chức; chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; hợp đồng, giao dịch liên quan đến lĩnh vực đất đai, nhà ở .... Áp dụng các quy định này đã giúp công tác chứng thực tại thị trấn Đình Cả được thực hiện một cách rõ ràng, đi vào nề nếp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hoàn tất thủ tục nhanh, gọn, hiệu quả. Trình tự, thủ tục chứng thực được thực hiện theo quy định, được ghi chép vào sổ; niêm yết công khai các thủ tục, văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí chứng thực tại UBND cấp xã. Trong những năm qua, UBND thị trấn Đình Cả đã thực hiện chứng thực hàng ngàn hồ sơ, chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính, người dân có nhu cầu đến giao dịch và được trả hồ sơ ngay trong buổi làm việc. Chứng thực các văn bản, giấy tờ, giao dịch của công dân có ý nghĩa quan trọng đối với quyền lợi của công dân cũng như đóng góp cho phát triển KT-XH, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp. Tuy nhiên, ngoài những kết quả đạt được, trên thực tế vẫn còn gặp một số khó khăn nhất định, khối lượng công việc ngày càng nhiều song về con người, ngoài việc thực hiện nhiệm vụ tham mưu về công tác chứng thực, tư pháp còn phải tham mưu công 1
tác hộ tịch, hòa giải, tuyên truyền pháp luật....; trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính còn lúng túng, chưa đáp ứng được nhiệm vụ được giao, chưa đáp ứng được nguyện vọng của người dân tại địa phương. Xuất phát từ những lý do trên, sinh viên lựa chọn đề tài “Hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên” làm khóa luận tốt nghiệp của mình, với mong muốn có những nghiên cứu cụ thể về chứng thực và thực tiễn thực hiện về chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật đối với hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Trong thời gian nghiên cứu và thu thập tài liệu về hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên nói riêng và pháp luật về hoạt động chứng thực nói chung, nhìn chung là một trong những đề tài nghiên cứu được học giả nghiên cứu quan tâm liên quan trực tiếp đến sự quản lý của nhà nước nói chung và ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nói riêng cũng như ảnh hưởng tới quyền, lợi ích của nhân dân đối với hoạt động chứng thực, điển hình như: “ Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện khoa học xã hội của Nguyễn Thị Thu Hương (2015); “ Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã - từ thực tiễn huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ Luật hiến pháp và luật hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia của Hoàng Thị Nhung (2020); “ Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã – qua thực tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội” - Luận văn Thạc sĩ Luật Học, Đại học Quốc gia Hà Nội của Thịnh Thị Quyên (2016); “ Chứng thực của ủy ban nhân dân xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sỹ luật học, Học viện Khoa học Xã hội của Nguyễn Thị Thúy Vân (2017); “Quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ của Vũ Thị Trang (2015); Bên cạnh đó có một vài bài viết, đặc san, báo cáo chuyên đề liên quan đến 2
hoạt động chứng thực và tuyên truyền pháp luật về hoạt động chứng thực như: Bộ Tư pháp, “Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 – Chủ đề pháp luật về chứng thực” – Vũ Thị Thảo (2015), Hà Nội; Bộ Tư pháp – Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, “Vị trí, vai trò của pháp luật chứng thực trong hệ thống pháp luật Việt Nam”, của tác giả Nguyễn Thu Hương (2015); Những công trình trên đã tiếp cận vấn đề về hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực ở nhiều khía cạnh khác nhau và những góc độ khác nhau, làm phong phú cơ sở lý luận về hoạt động này. Tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng của các công trình nghiên cứu là đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về chứng thực và tập trung đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện, khắc phục khuyết điểm trong quy định pháp luật vì thực tế hiện nay đối với hoạt động chứng thực thì văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là nghị định 23/2015/NĐ-CP đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức trực tiếp thực hiện hoạt động chứng thực này. Tóm lại, đã có nhiều công trình nghiên cứu về hoạt động chứng thực và pháp luật về hoạt động chứng thực và trong từng công trình đều có những ưu điểm và các khía cạnh chưa được đề cập tới song đây cũng là các nguồn tài liệu tham khảo có giá trị để tác giả học hỏi và triển khai vào dề tài khóa luận của mình. Với đề tài “Hoạt động chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên” bên cạnh việc kế thừa những giá trị khoa học của các công trình đã được bảo vệ, công bố, tôi mong muốn đóng góp cách tiếp cận mới về hoạt động chứng thực của cấp xã. 3. Mục đích nghiên cứu đề tài - Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, khóa luận tốt nghiệp đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đối với hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. - Nhằm thực hiện mục đích nêu trên, đề tài đặt ra một số nhiệm vụ chính như sau: 3
- Nghiên cứu tổng quan về cơ sở lý luận và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành về hoạt động chứng thực - Giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. Nghiên cứu, phân tích những vấn đề lý luận, quy định của pháp luật về chứng thực và thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. - Chỉ rõ yêu cầu, giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng đối với hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1. Đối tượng đề tài Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu những vấn đề lý luận, quy định và thực tiễn về hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. 4.2. Phạm vi đề tài Phạm vi nội dung: Khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu về hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. Phạm vi không gian: UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. Phạm vi thời gian: Các số liệu khảo sát, thống kê sử dụng trong khóa luận tốt nghiệp được thu thập từ năm 2019 đến năm 2023. 5. Phương pháp tiến hành nghiên cứu Để giải quyết nhiệm vụ chính mà đề tài đặt ra nhằm đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ đạo như: Phương pháp phân tích làm rõ những vấn đề lý luận và quy định về chứng thực. Qua đó, chỉ ra những bất cập, hạn chế về thực tiễn áp dụng để đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả đối với hoạt động chứng thực. Phương pháp tổng hợp được sử dụng để tập hợp những quan điểm, khái 4
niệm, định nghĩa, quy định liên quan đến chứng thực. Phương pháp thống kê được sử dụng để tổng hợp các số liệu liên quan đến thực tiễn áp dụng tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2023. 6. Bố cục tổng quát của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, Khóa luận được thực hiện qua ba nội dung chính: Chương 1: Cơ sở lý luận và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành về hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Định hướng, giải pháp hoàn thiện quy định và nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 5
CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC 1.1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động chứng thực 1.1.1. Khái niệm của hoạt động chứng thực Theo từ điển Tiếng Việt, chứng thực được hiểu là việc sao chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc, thường áp dụng trong việc sao y bản chính của các tài liệu quan trọng như giấy tờ hành chính. [18] Trong khi đó, xác nhận là việc thừa nhận đúng sự thật về chữ ký, lời khai hoặc thông tin có trong tài liệu. Chứng thực giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các tài liệu quan trọng, đặc biệt là trong các vấn đề liên quan đến pháp lý. Việc sao chép hoặc sao y bản chính theo đúng nguyên văn giúp tránh được sự thay đổi hoặc biến đổi thông tin, đồng thời tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu một cách hiệu quả và hợp pháp. Về chứng thực được định nghĩa “ là việc làm bằng chứng để xác nhận là đúng sự thật hay chứng nhận là khai là đúng, xác nhận một việc là đúng thông qua hoạt động thực tiễn”. [18] Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” được đưa ra trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam qua các thời kỳ như: Sắc lệnh số 59/SL là văn bản đầu tiên đưa hoạt động chứng thực và quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, song không sử dụng thuật ngữ “chứng thực” mà thay vào đó là “thị thực”. Hoạt động này được quy định áp dụng với các loại giấy tờ, tài liệu song không giải thích một cách rõ ràng thuật ngữ thị thực là gì. [9] Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên ghi nhận thuật ngữ “chứng thực” với việc quy định cách thức chứng thực giấy tờ, tài liệu: “Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập ra chúng” [10] nhưng cũng không giải thích thuật ngữ này. Là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì ở Nghị định số 6
75/ 2000/NĐ-CP: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. [5] Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không giải thích thuật ngữ “chứng thực” nhưng làm rõ các hoạt động chứng thực như: Chứng thực bản sao từ bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch [7]. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định sẽ thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Tại một số văn bản quy phạm pháp luật nước ngoài cũng có ghi nhận hoạt động chứng thực: Theo quy định trong Luật Công chứng và chứng thực của Thụy Sĩ “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. [16] Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực [16]. Cụ thể tại khoản 1 điều 42 quy định: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Luật này quy định về chứng thực đơn giản trong nhiều trường hợp khác nhau. Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng hoặc khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác, chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng. Văn bản công chứng cần có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập để được coi là đủ theo quy định của Điều 39 Luật này. Chữ ký là một phần quan trọng trong việc chứng thực văn bản theo quy định của Luật. Khoản 1,2,3 Điều 40 của Luật này quy định rằng chữ ký chỉ được 7
chứng thực bởi công chứng viên nếu họ biết hoặc đã lấy được chữ ký đó. Công chứng viên cần kiểm tra văn bản để xác định có bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến việc họ chứng thực. Khi chứng thực, công chứng viên phải xác định rõ danh tính của người ký - người mà họ biết hoặc đã lấy chữ ký, và phải nêu rõ liệu họ đã biết trước về chữ ký hay mới lấy được chữ ký. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình chứng thực văn bản. Trên cơ sở lý luận và các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, đưa ra một khái niệm chung nhất về chứng thực: “ Chứng thực là việc được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, như các cơ quan cơ quan công lập hoặc cơ quan tư pháp. Việc chứng thực có thể bao gồm việc kiểm tra, xác minh, và phê duyệt các thông tin được cung cấp trong các văn bản hoặc giấy tờ, để xác nhận tính chính xác và có thực của chúng”. Chứng thực là một khái niệm quan trọng trong pháp luật, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ kí, hợp đồng giao dịch. Điều này giúp cung cấp sự tin cậy và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia trong các giao dịch pháp lý. Chứng thực có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm pháp lý, tài chính, y tế, giao thông vận tải, và nhiều lĩnh vực khác. Việc chứng thực giúp tăng cường sự tin cậy trong các giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và công bằng, và ngăn chặn sự lừa đảo và gian lận. Trong bối cảnh của sự phát triển của xã hội và kinh tế, việc chứng thực được coi là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an ninh, trật tự và phát triển bền vững của mỗi quốc gia. Việc có hệ thống chứng thực mạnh mẽ và hiệu quả sẽ giúp tăng cường sự phát triển của kinh tế, thu hút đầu tư và tạo ra môi trường kinh doanh ổn định và minh bạch. Vì vậy, việc chứng thực là một phần quan trọng của hệ thống pháp luật, giúp tăng cường sự tin cậy, minh bạch và công bằng trong giao dịch và hoạt động pháp lý của mỗi quốc gia. Việc phát triển hệ thống chứng thực sẽ là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một xã hội và kinh tế phát triển, ổn định và bền vững. Chứng thực cũng giúp trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý, vì việc có sự chứng thực từ các cơ quan 8
nhà nước có thẩm quyền có thể làm tăng sự tin cậy và hiệu quả của các bằng chứng và chứng cứ được cung cấp. 1.1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực Hoạt động chứng thực có những đặc điểm như sau: Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực; Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên. Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau. Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước. 1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực Thứ nhất, chứng thực tạo cơ sở pháp lý để xác định giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng, chữ ký là có thật Hoạt động chứng thực có vai trò hết sức quan trọng trong việc xác định bản sao là đúng với bản chính hoặc thông tin trên bản sao được trích từ bản gốc 9
là chính xác và có thật. Việc các cá nhân, tổ chức cần sử dụng các giấy tờ pháp lý trong nhiều hoàn cảnh, điều kiện khác nhau, đều đòi hỏi việc có bản sao trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại hay thủ tục hành chính. Việc ghi nhận tính xác thực ( có thật ) của giấy tờ, tài liệu, chữ ký hay nhân thân trong giao dịch, ý chí các bên trong hợp đồng là hết sức quan trọng. Khi sử dụng các giấy tờ được chứng thực, các cá nhân, tổ chức dễ dàng hơn trong việc minh chứng về thông tin trên giấy tờ ( đặc biệt trong trường hợp đã mất, thất lạc bản chính) hoặc không thể đối chất hay tranh chấp với bên còn lại trong hợp đồng, giao dịch. Hoạt động chứng thực giúp làm rõ tính xác thực của giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng và chữ ký của người yêu cầu chứng thực thông qua quá trình được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Vai trò của hoạt động chứng thực là tạo nền tảng pháp lý để xác định tính chính xác và hợp lệ của giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng và chữ ký. Điều này là cực kỳ quan trọng trong các quan hệ thương mại, pháp lý và hành chính, vì nó đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đáng tin cậy trong các giao dịch và quan hệ pháp lý. Chứng thực danh tính của các bên liên quan trong một giao dịch hoặc hợp đồng đảm bảo rằng họ là những người được ủy quyền và có đủ quyền hạn để tham gia vào các giao dịch đó. Xác nhận tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu và giấy tờ liên quan đến một giao dịch hoặc hợp đồng, bảo đảm rằng chúng có giá trị pháp lý. Xác nhận tính hợp lệ của các giao dịch tài chính, bất động sản, hoặc thương mại, giúp đảm bảo rằng chúng được thực hiện theo các quy định pháp lý. Xác nhận tính hợp lệ của các hợp đồng giữa các bên, đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện được thỏa thuận được thực hiện và tuân thủ theo quy định pháp lý. Xác nhận tính chính xác của chữ ký trên các tài liệu và giao dịch, đảm bảo rằng chúng được thực hiện bởi người được ủy quyền và có giá trị pháp lý. Thứ hai, Chứng thực góp phần hỗ trợ hoạt động quản lý nhà nước. Bên cạnh việc đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tổ chức (người yêu cầu công chứng) hoạt động chứng thực rất hữu ích đối với hoạt động quản lý nhà nước. 10
Điển hình cho việc hỗ trợ thủ tục hành chính khi thực hiện việc đăng ký quyền sở hữu tài sản, thực hiện các quyền về nhân thân của cá nhân và giải quyết tranh chấp trong thủ tục tố tụng, các giấy tờ tài liệu được chứng thực rất cần thiết để đánh giá tính xác thực của nhân thân, hành vi pháp lý hay sự kiện đã diễn ra trên thực tế. Điểm khác biệt của hoạt động chứng thực là ghi nhận tính có thực (thay vì tính hợp pháp và tính xác thực) như trong hoạt động công chứng, song dưới góc độ khoa học pháp lý và thực tiễn, việc sử dụng các giấy tờ, tài liệu được chứng thực như chứng cứ cũng góp phần hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền rất nhiều trong việc thực hiện giải quyết tranh chấp hoặc thủ tục hành chính. Đơn cử, khi thực hiện việc đăng ký quyền sở hữu tài sản, người thực hiện thủ tục cần nộp hồ sơ, giấy tờ nhân thân (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu), thay vì phải thực hiện việc đối chiếu tại cơ quan đăng ký quyền sở hữu tài sản, cán bộ phụ trách thực hiện trên cơ sở giấy tờ được chứng thực sẽ rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Tóm lại, hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường tính hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động quản lý nhà nước. Nó cũng giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch. Việc chứng thực giúp xác nhận tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin, tài liệu, giấy tờ mà người dân và tổ chức cung cấp. Điều này giúp tăng cường sự minh bạch, minh chứng và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Thứ ba, Chứng thực đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức trong bối cảnh kinh tế, xã hội ngày càng phát triển. Trong bối cảnh kinh tế, xã hội ngày càng phát triển, các giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế không ngừng tăng lên, các hoạt động thực hiện quyền nhân thân, quyền tài sản ngày càng trở lên phổ biến, các cá nhân, tổ chức đều có nhu cầu giảm thiểu và linh hoạt trong quá trình tiến hành thủ tục hành chính. Hoạt 11
động chứng thực ngày càng trở lên cấp thiết hơn khi thủ tục hành chính đòi hỏi các giấy tờ, tài liệu minh chứng cần thiết. Nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức trong xã hội rất đa dạng. Với đời sống thông thường, người dân trong quá trình sinh sống, làm việc, học tập đều cần đến các giấy tờ nhân thân được chứng thực hay khi thực hiện các giao dịch dân sự (đặc biệt với các tài sản cần đăng ký) đều phải tiến hành thủ tục công chứng, chứng thực theo quy định thì việc chứng thực giấy tờ, tài liệu về nhân thân, tài sản là nhu cầu thiết yếu. Trong khi đó, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lại cần thực hiện các giao dịch kinh tế – thương mại, liên quan đến nhiều bên (như ngân hàng, tổ chức kinh tế khác hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền) thì việc xác thực giấy tờ, tài liệu, hợp đồng lại càng khó khăn hơn nếu không có thủ tục chứng thực. Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự an toàn và tin cậy trong các giao dịch dân sự, hoạt động kinh doanh cũng như thực hiện quyền và nghĩa vụ của công dân. Trong bối cảnh nền kinh tế - xã hội ngày càng phát triển, việc chứng thực trở nên cần thiết hơn bao giờ hết để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong mọi hoạt động. Trong hoạt động tố tụng, chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xác minh chứng cứ. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được Nhà nước ủy quyền chứng thực có khả năng tạo ra và cung cấp các loại chứng cứ để hỗ trợ quy trình tố tụng. Văn bản công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp cho các cá nhân và tổ chức, và chỉ khi bị tòa án tuyên bố vô hiệu thì văn bản công chứng mới không còn giá trị. Hoạt động chứng thực không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch mà còn tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Việc chứng thực giúp tăng cường sự tin cậy và minh bạch trong môi trường kinh doanh, từ đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. Tóm lại, hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm 12