Khoá luận tốt nghiệp: Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài hướng tới tìm hiểu, phân tích, đánh giá quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ từ đó khẳng định được những kết quả đã đạt được và thấy được những hạn chế còn tồn đọng trong việc quản trị rủi ro. Qua đó đề xuất, giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA Khóa luận tốt nghiệp ngành : Chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Người hướng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Sinh viên thực hiện : Trần Thị Thanh Hoa Mã số sinh viên : 2005VTLA012 Khóa : 2020-2024 Lớp : 2005VTLA Hà Nội, tháng 05 năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt của tôi. Mọi số liệu và thông tin trong khóa luận đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo quy định. Tôi thực hiện khóa luận này lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Các kết quả trong đề tài này chưa được công bố ở bất kỳ đề tài nào khác. Sinh viên làm khóa luận Trần Thị Thanh Hoa
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất để tôi có cơ hội thực hiện khóa luận; Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài liệu hữu ích, những số liệu báo cáo, hình ảnh từ đó phục vụ quá trình làm khóa luận. Sinh viên làm khóa luận Trần Thị Thanh Hoa
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chứ viết đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVNNLDC (A0) Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia QTRR Quản trị rủi ro RR Rủi ro SCADA Giám sát điều khiển và thu thập dữ liệu
MỤC LỤC 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu......................................................................... 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................... 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................... 4 6. Đóng góp đề tài ..................................................................................................... 5 7. Kết cấu đề tài ........................................................................................................ 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ........................................................................... 7 1.1. Cơ sở lý luận ................................................................................................... 7 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ......................................................................... 7 1.1.2. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ................................ 8 1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ.............................. 10 1.1.4. Đối tượng của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ......................... 12 1.1.5. Nội dung của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ .......................... 14 1.2. Cơ sở pháp lý ................................................................................................ 17 1.2.1. Các quy định trong các văn bản luật ................................................... 17 1.2.2. Quy định trong các văn bản dưới luật ................................................. 20 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA.............. 24 2.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia ..... 24 2.1.1. Lịch sử hình thành ................................................................................. 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................. 26 2.1.2. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 28 2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia ...................................................................................... 29 2.2.1. Bộ máy nhân sự trong công tác lưu trữ ............................................... 29
2.2.2. Số lượng, thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ ............................................................................................................... 30 2.2.3. Nội dung của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia ..................................................................... 32 2.2.3.2. Đo lường và đánh giá rủi ro ............................................................... 48 2.2.3.3. Kiểm soát, phòng ngừa rủi ro ............................................................ 50 2.3. Đánh giá tình hình quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia ........................................................................ 55 2.3.1. Ưu điểm ................................................................................................... 55 2.3.2. Hạn chế.................................................................................................... 55 2.3.2. Nguyên nhân của các hạn chế ............................................................... 56 Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA............................................................................ 58 3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ ............................................................................................................................... 58 3.2. Ban hành các văn bản về quản trị rủi ro ................................................... 59 3.3. Hoàn thiện bộ máy nhân sự trong quản trị rủi ro .................................... 60 3.4. Nâng cao hoạt động quản lý trong quản trị rủi ro.................................... 60 3.5. Nâng cao hoạt động nghiệp trong quản trị rủi ro ..................................... 61 3.6. Đầu tư cơ sở vật chất ................................................................................... 64 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 66 MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 68 PHỤ LỤC ................................................................................................................ 70
............................................................................................................................ 76
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Rủi ro có thể được hiểu là một tình huống, sự kiện xảy ra một cách gián tiếp, hay trực tiếp có ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình vận hành hay mục tiêu đã đề ra của một cơ quan, tổ chức. Để tránh những điều đó các cơ quan, tổ chức cần có một quá trình xác định, đánh giá và nhận định các tình huống, sự kiện có thể ảnh hưởng tiêu cực để từ đó đưa ra được những hướng giải quyết trước khi các vấn đề tiêu cực xảy ra đây được hiểu là quản trị rủi ro. Mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều tiềm ẩn những rủi ro khác nhau vì vậy hiện nay, hầu hết mỗi cơ quan, tổ chức thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau đều có những kế hoạch, phương án xây dựng quản trị rủi ro khác nhau để giảm thiểu mức độ ảnh hưởng tiêu cực ở mức thấp nhất hoặc tránh để xảy ra các ảnh hưởng tình huống để lại hậu quả nặng nề. Xong những kế hoạch, phương án đó tại một số cơ quan, tổ chức mới chỉ dừng lại ở những bản kế hoạch trên giấy mà chưa được triển khai, xây dựng một cách có hệ thống, có quy trình hoặc ra các quy định nghiêm ngặt để phòng chống các rủi ro có thể xảy ra. Trong lĩnh vực lưu trữ cũng không phải một ngoại lệ, công tác lưu trữ từ trước đến nay luôn được Nhà nước chú trọng, được các cơ quan, tổ chức ngày càng quan tâm xong vẫn không hoàn toàn tránh được những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào đối với các tài liệu lưu trữ gây ra những ảnh hưởng, thiệt hại không hề nhỏ đến cơ quan, tổ chức đó. Bởi công tác lưu trữ là việc thu thập, chỉnh lý, xác định các tài liệu có giá trị, các bản gốc, bản chính được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức để đưa vào bảo quản và khai thác tài liệu nhằm phục vụ cho giải quyết công việc chính vì vậy nếu xảy ra rủi ro trong công tác lưu trữ sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng đối với an toàn tài liệu như mất mát, thất lạc tài liệu, lộ thông tin tài liệu.... 1
Vì vậy, từ những lý do trên tôi xin lựa chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” để làm khóa luận. Qua đó có thể góp phần nâng cao vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia nhằm hạn chế, ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình lưu trữ tài liệu tại cơ quan. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Với đề tài “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” tôi đã xác định những từ khóa có liên quan tới đề tài như: rủi ro, quản trị rủi ro, quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ... Dưới đây là một số công trình, các bài viết, bài nghiên cứu tôi đã tìm kiếm với những từ khóa trên: Trần Thanh Tùng (2018), “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)”, luận án tiến sĩ Lưu trữ học, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Luận án đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị rủi ro như khái niệm rủi ro, khái niệm quản trị rủi ro,... cùng với đó đề tài đã nhận diện rủi ro, đo lường rủi ro và nguy cơ rủi ro trong công tác lưu trữ tại Việt Nam. Từ đó tác giả đề tài đã đề xuất giải pháp giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ quản trị rủi ro theo hướng chủ động, khoa học và hiệu quả. Hà Thị Tuyết Dung (2022), “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ”, khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tại đề tài đã đưa ra hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Khảo sát thực trạng và đánh giá ưu điểm hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Cùng với đó đề tài đã đưa ra những đề xuất, giải pháp giúp nâng cao hiệu quả về quản trị rủi ro trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Lê Thành Đạt (2021), “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hà Nội”, báo cáo nghiên cứu khoa học, Trường Đại học 2
Nội vụ Hà Nội. Báo cáo nghiên cứu đã hệ thống hóa cơ sở lý về quản trị rủi ro, nghiên cứu hoạt động thực tiễn và nhận diện các nguy cơ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hà Nội, đề xuất một số giải pháp tăng cường giúp Trung tâm Lưu trữ Lịch sử quản trị rủi ro khoa học, hiệu quả. Nguyễn Ngọc Hoa dịch (2019), “MBA căn bản – Quản lý rủi ro và hiệu suất công việc”, Nxb Dân Trí. Cuốn sách đã đưa ra định nghĩa về quản lý rủi ro cùng với đó là các bước hoặc định kiểm soát rủi ro liên tục như xác định rủ ro; phân tích và sắp xếp thứ tự rủi ro ưu tiên; phát triển kế hoạch ứng phó; thiết lập dự phòng và dự trữ; không ngừng quản lý rủi ro. Các bài viết, các công trình nghiên cứu trên đều chưa có đề tài nghiên cứu về “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” xong đây đều là những tài liệu có giá trị, là cơ sở để tôi thực hiện nghiên cứu cho đề tài của bản thân. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Đề tài hướng tới tìm hiểu, phân tích, đánh giá quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ từ đó khẳng định được những kết quả đã đạt được và thấy được những hạn chế còn tồn đọng trong việc quản trị rủi ro. Qua đó đề xuất, giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia - Nhiệm vụ: Để thực hiện được mục tiêu trên đề tài cần thực hiện được những nhiệm vụ sau: 3
+ Hệ thống hóa cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ + Khảo sát thực trạng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia + Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia + Đề những một số giải pháp để nâng cao quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia - Phạm vi nghiên cứu: Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia từ năm 2021 đến 2024 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện được các nhiệm vụ và hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra tác giả đã áp dụng những phương pháp nghiên cứu sau vào đề tài: - Phương pháp thu thập thông tin – tài liệu: thu thập các thông tin – tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau (các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, các bài báo cáo, các nghiên cứu khoa học, các khóa luận, giáo trình ...) - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sau khi thu thập các thông tin tài liệu tác giả thực hiện nghiên cứu, chọn lọc các thông tin phù hợp, chuẩn xác để phục vụ cho đề tài nghiên cứu 4
- Phương pháp khảo sát: giúp nắm bắt thông tin một cách khách quan nhất tác giả đã đến trực tiếp Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia để quan sát, làm việc, thu thập dữ liệu của quy trình thực hiện quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại cơ quan. - Phương pháp phỏng vấn: trong quá trình quan sát, làm việc, thu thập thông tin, dữ liệu tác giả đã thực hiện phỏng vấn trực tiếp cán bộ thực hiện, cán bộ quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm để biết cụ thể, chi tiết hơn về thực trạng thực hiện quản trị rủi ro trong lưu trữ, những khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện. - Phương pháp phân tích – tổng hợp: từ những thông tin, dữ liệu thu được trong quá trình phỏng vấn, khảo sát, thu thập thông tin – tài liệu qua đó phân tích, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của quá trình quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ để có thể tìm ra những nguyên nhân gây ra các mặt hạn chế. - Phương pháp lịch sử: tìm hiểu quá trình hình thành, phát triển của cơ quan. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan mà đề tài sẽ thực hiện nghiên cứu. 6. Đóng góp đề tài Qua khóa luận “Quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” khẳng định hơn vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ; giúp cho các cơ quan nâng cao nhận thức trong việc xác định các rủi ro từ đó giảm thiểu, loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực đến công tác lưu trữ. Góp phần trong việc đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia để thấy được ưu điểm qua đó tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, từ hạn chế tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó. Đề xuất những giải pháp phù hợp để nâng cao quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia. 5
7. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương sau đây: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Trong chương 1, tác giả khái quát các vấn đề cơ bản về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ: một số khái niệm; nội dung; nguyên tắc; đối tượng quản trị rủi ro trong lưu trữ, các quy định pháp lý về quản trị rủi ro. Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Trong chương 2, tác giả khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, khảo sát tình hình quản trị rủi ro trong lưu trữ tại cơ quan với các nội dung chính như sau: bộ máy nhân sự trong công tác lưu trữ; số lượng, thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ; nhận diện nguy cơ rủi ro trong công tác lưu trữ; đo lường và đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro; kiểm soát phòng ngừa rủi ro. Qua các nội dung khảo sát được tác giả thực hiện đánh giá ưu điểm, hạn chế về tình hình quản trị rủi ro trong lưu trữ tại Trung tâm. Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Tại chương 3, tác giả đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia bao gồm: Nâng cao nhận thức của cán bộ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ; ban hành các văn bản về quản trị rủi ro; hoàn thiện bộ máy nhân sự; nâng cao hoạt động quản lý; đầu tư cơ sở vật chất và xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro trong công tác lưu trữ. 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Quản trị Hiện nay thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm khác nhau nhưng nhìn chung có thể hiểu: “Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường” [15] “Quản trị là trách nhiệm và biện pháp của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc định hướng (tạo ra khuôn khổ) và kiểm soát, điều hành, điều khiển sao cho con người và mọi hoạt động đi đúng hướng, đạt được mục tiêu với hiệu quả cao” [9] 1.1.1.2. Rủi ro “Rủi ro (risk) là khả năng của một tình huống hoặc một điều gì đó, có thể trở thành nguy hiểm hay có hậu quả tồi tệ ở một lúc nào đó trong tương lai” [19;1313] “Rủi ro là hậu quả gây thiệt hại ít nhiều có thể dự đoán được một hành vi mà việc thực hiện không chỉ phụ thuộc vào ý chí của đương sự, không tốt, bất ngờ xảy đến, rủi ro đồng nghĩa với sự không may” [7;694] Theo tiêu chuẩn Quốc gia ISO 3100:2011 về “Quản lý rủi ro – Nguyên tắc và Hướng dẫn” xác định: Rủi ro là tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu. Những tác động này là một sai lệch so với dự kiến – tích cực hoặc tiêu cực” [14] “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác. Rủi ro là sự không chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết 7
quả, số lượng các kết quả có thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng lớn.” [6] Từ những khái niệm, định nghĩa về “rủi ro” đã nêu trên ta có thể hiểu rằng: “rủi ro là những điều bất ngờ xảy đến theo các chiều hướng khác nhau” 1.1.1.3. Quản trị rủi ro “Quản trị rủi ro là quá trình quản lý và các hoạt động nhằm làm giảm đến mức thấp nhất những hậu quả và thiệt hại do rủi ro gây ra doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được. Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công.” [6] 1.1.1.4. Quản trị rủi ro trong công tác Lưu trữ Theo luận án tiến sĩ “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế tại lưu trữ trữ Việt Nam)”, tác giả Trần Thanh Tùng cho rằng: “Quản trị rủi ro trong lưu trữ là quá trình xác định rủi ro, nguy cơ rủi ro và thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn, phòng tránh những thiệt hại, tổn thất trong lưu trữ” Hiện nay công tác quản trị rủi ro trong lưu trữ ngày càng được quan tâm xong khái niệm “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ” vẫn chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật nào cũng như chưa được làm sáng tỏ hay công bố trong giáo trình nào. Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu các khái niệm có liên quan có thể hiểu: “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ là quá trình chủ động xác định các rủi ro có thể xảy ra từ đó xây dụng lên những kế hoạch nhằm làm giảm ảnh hưởng của rủi ro trong công tác lưu trữ xuống mức thấp nhất” 1.1.2. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ 1.1.2.1. Đối với hoạt động quản lý Quản trị rủi ro giúp góp phần hình thành tư duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý lưu trữ. Việc tiếp cận tới QTRR trong công tác lưu trữ sẽ giúp các nhà 8
quản lý lưu trữ chủ động được việc nhận thức đúng, đủ và chính xác các tình huống RR có thể xảy ra đối với hoạt động lưu trữ. Từ đó đề ra các phương pháp, nguyên tắc trong việc xử lý các tình huống RR có thể xảy ra. Qua đó QTRR góp phần trong việc xây dựng kịp thời, đầy đủ hơn vào hệ thống các văn bản quy định về công tác lưu trữ của cơ quan. Bản chất của QTRR là việc chủ động nhận diện, đánh giá, đo lường các RR có thể xảy ra, xây dựng những kế hoạch nhằm kiểm soát những nguyên nhân dẫn đến rủi ro nhằm giảm thiệt hại xuống mức thấp nhất. Qua việc chủ động nhận diện, xây dựng kế hoạch giúp cho cán bộ làm lưu trữ có thể xây dựng, lập kế hoạch lưu trữ trong tháng, quý và năm sao cho phù hợp nhất để hoạt động lưu trữ diễn ra hiệu quả nhất, không bị ngắt quãng và gián đoạn. QTRR còn giúp cho việc dự trù kinh phí trong hoạt động lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý và chủ động, xử lý kịp thời được những tình huống rủi ro bất ngờ xảy ra. QTRR trong lưu trữ giúp tăng cường hiệu quả công tác thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ. Bởi các RR được nhận diện ngay trong những hoạt động lưu trữ thực tiễn; thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ có đúng, có đủ mới giúp việc nhận diện RR mới được đầy đủ và chính xác. Qua đó cũng giúp nâng cao vai trò, trách nhiệm của bộ phận phụ trách công tác lưu trữ trong cơ quan. 1.1.2.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản… các cán bộ lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này. Mỗi một hoạt động nghiệp vụ trên đều tiềm ẩn những RR có thể xảy ra bất cứ lúc nào chính vì vậy việc chủ động nhận diện, đánh giá mức độ ảnh hưởng của RR mang lại là rất quan trọng. Giúp các cán bộ làm lưu trữ hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp, thái độ kính nghiệp trong hoạt động nghiệp 9
vụ lưu trữ góp phần giúp cho người làm lưu trữ thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các nguyên tắc và yêu cầu nghiệp vụ để tránh gây ra những thiệt hại không đáng có. QTRR trong lưu trữ đảm bảo cho các nghiệp vụ thực hiện đúng quy trình, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Đối với hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan không ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu các đơn vị sẽ không xác định rõ được Phòng/ đơn vị mình có thuộc nguồn nộp lưu hay không dẫn đến tình trạng tài liệu không được giao nộp đúng thời hạn, hoạt động thu thập không được thực hiện định kỳ hàng năm các tài liệu sẽ không được bảo quản phù hợp dẫn tới tình trạng cơ quan không quản lý được hết tài liệu lưu trữ, nhiều tài liệu thiếu thành phần hồ sơ, mất mát. Trong quá trình xác định giá trị tài liệu thực hiện không chính xác có thể loại, huỷ nhầm những tài liệu có giá trị. Quá trình chỉnh lý không thực hiện đúng quy trình quy định có thể gây mất mát, xáo trộn thứ tự tài liệu có trong hồ sơ. Hay các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản như khử axit, khử nấm mốc, diệt côn trùng… nếu không tuân thủ theo quy trình, kỹ thuật có thể khiến tài liệu bị hư hỏng nặng, ảnh hưởng đến sức khoẻ của những người tiếp xúc với tài liệu. 1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ 1.1.3.1. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản… Chính vì vậy QTRR trong công tác lưu trữ cũng được thực hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau của lưu trữ như cơ sở vật chất, tài liệu lưu trữ, quy trình lưu trữ, điều kiện bảo quản… QTRR trong lưu trữ phải được thực hiện trên cơ sở đánh giá toàn diện các khía cạnh của lưu trữ để có thể thấy được mối liên hệ giữa các vấn đề từ đó nhận diện, loại bỏ được các yếu tố trực tiếp, gián tiếp tạo lên các RR. Mỗi một nghiệp vụ trong lưu trữ đều có những vấn đề cần quan tâm khác nhau ví dụ xác định giá trị tài liệu quan tâm đến giá trị của tài liệu đó, bảo quản tài 10
liệu cần quan tâm đến môi trường bảo quản tài liệu… Chính vì vậy cần có sự thống nhất trong công tác lưu trữ tránh tạo ra những kẽ hở trong việc thực hiện nghiệp vụ cũng như quản lý. QTRR trong công tác lưu trữ cũng cần thực hiện dựa trên việc đánh giá toàn diện các khía cạnh khác nhau của lưu trữ, tổng hợp các vấn đề cần quan tâm của mỗi nghiệp vụ để nhận diện, đánh giá, do lường RR cho đúng, đủ nhằm xây dựng biện pháp phòng tránh hiệu quả nhất. 1.1.3.2. Nguyên tắc khách quan Quản trị rủi ro trong lưu trữ cần lên kế hoạch, quản lý sao cho bám sát với thực tế, yêu cầu trong công tác lưu trữ. Cần đánh giá toàn diện các vấn đề rủi ro có thể xảy ra ở mỗi nghiệp vụ các nhau không chỉ vì thấy nghiệp vụ này quan trọng hơn có thể xảy ra rủi ro cao hơn mà chú trọng tập trung xây dựng biện pháp phòng ngừa rủi ro cho rủi ro đó mà bỏ qua hay coi nhẹ những khâu nghiệp vụ khác. Các nhà quản lý lưu trữ xuất phát từ công tác thống kê, tình hình thực tiễn của công tác lưu trữ tại cơ quan kết hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định lưu trữ hiện hành qua đó thấy được chính xác, khách quan các vấn đề rủi ro có thể xảy ra trong lưu trữ. Cùng với đó để đảm bảo nguyên tắc khách quan các biện pháp được xây dựng, đề xuất phải đảm bảo thực tế, hợp lý và hiệu quả. 1.1.3.3. Đảm bảo tính thực tế Quản trị rủi ro là việc nhận diện những rủi ro, đưa ra những biện pháp phòng ngừa, xử lý các rủi ro xảy ra, có những biện pháp đưa ra thực hiện có thể phòng tránh các rủi ro và xử lý các rủi ro một cách nhanh chóng nhưng không phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan như nguồn kinh phí quá lớn, nhân lực còn hạn chế…khiến các biện pháp khó được thực hiện tại cơ quan. Những biện pháp đưa ra phải dựa trên tình hình thực tế, vì biện pháp này có thể hiệu quả với cơ quan, tổ chức đó nhưng lại không phù hợp với thực tiễn của cơ quan, tổ chức mình. Cần căn cứ trên điều kiện, năng lực thực tế của cơ quan để đề xuất những biện pháp có tính khả thi. Ví dụ: bảo quản tài liệu lưu trữ bằng hộp phi axit giúp phòng ngừa rất nhiều yếu tố gây rủi ro, nhưng kinh phí mua loại hộp rất 11
cao nếu điều kiện tài chính cơ quan không cho phép có thể sử dụng loại hộp khác theo tiêu chuẩn nhà nước quy định vẫn giúp giảm thiểu các nguyên nhân rủi ro mà giá thành lại phù hợp Mỗi cơ quan cần lựa chọn những biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro khác nhau sao cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan nhưng vẫn cần đảm bảo tính hiệu quả của các biện pháp. Bởi mỗi biện pháp được thực hiện đòi hỏi cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị về cơ sở vật chất, nhân lực và sử dụng một nguồn kinh phí nhất định chính vì vậy mỗi biện pháp được đưa ra cần phải được tính toán sao cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan và đạt hiệu quả tối ưu nhất để tránh lãng phí nguồn tài nguyên của cơ quan. 1.1.3.4. Nguyên tắc ưu tiên Mỗi nguy cơ rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ sẽ có những mức độ ảnh hưởng, tác động khác nhau tới tài liệu lưu trữ. Có những nguy cơ khả năng xảy ra thấp đối với cơ quan này những lại có khả năng xảy ra cao đối với cơ quan quan. Chính vì vậy mỗi cơ quan cần dựa vào tình hình thực tế, khả năng nguy cơ xảy ra rủi ro đối với tài liệu lưu trữ tại cơ quan để tính toán, đánh giá ưu tiên các tình huống có khả năng xảy ra cao, các rủi ro khiến tài liệu bị hư hại nặng để lựa chọn các biện pháp phòng tránh, xử lý rủi ro kịp thời. Việc thực hiện đồng bộ có thể mang lại hiệu quả cao, tuy nhiên nếu chưa thể thực hiện đồng bộ thì tuỳ điều kiện thực tế phải tính toán theo nguyên tắc ưu tiên. 1.1.4. Đối tượng của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ Trong đề tài này tác giả xác định đối tượng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ gồm 3 đối tượng: Tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất, người làm lưu trữ. 1.1.4.1. Tài liệu lưu trữ Theo khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”. Tài liệu 12