Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:130

Thêm vào BST

Báo xấu

13
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội" nhằm phân tích, đánh giá đúng thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra nguyên nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại. Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. TRẦN THU HÀ Sinh viên thực hiện : LƯƠNG XUÂN THÀNH Mã số sinh viên : 1705QTVC049 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tư liệu, trích dẫn trong khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, chính xác, trung thực, khách quan. Số liệu được sử dụng trong khóa luận hoàn toàn dựa trên khảo sát từ thực tế. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước lời cam đoan của mình. Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2021 Sinh viên Lương Xuân Thành
LỜI CẢM ƠN Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ nói chung và các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt quá trình học tập vừa qua giúp tôi có một nền tảng kiến thức vững chắc để thực hiện khóa luận này. Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trần Thu Hà - người đã hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả cho tôi hoàn thành khóa luận này. Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo UBND Quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi hoàn thành khóa luận của mình. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2021 Sinh viên Lương Xuân Thành
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ................................................................ 7 1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính ......................................... 7 1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản hành chính ............................................. 7 1.1.2. Đặc điểm của VBHC ........................................................................... 9 1.1.3. Chức năng của VBHC ....................................................................... 10 1.2. Phân loại văn bản hành chính .............................................................. 12 1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ............................................................... 12 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường .................................................... 13 1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .......................... 17 1.3.1. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...... 17 1.3.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính17 1.4. Khái quát một số vấn đề về văn bản hành chính điện tử ..................... 26 1.4.1. Một số khái niệm ............................................................................... 26 1.4.2. Ưu điểm của văn bản điện tử so với văn bản giấy ............................ 27 1.4.3. Các yêu cầu đối với văn bản hành chính điện tử .............................. 28 TIỂU KẾT CHƯƠNG I .............................................................................. 30 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................................. 31 2.1. Khái quát về UBND quận Cầu Giấy .................................................... 31 2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn ......................................................................... 32 2.1.2 Cơ cấu tổ chức.................................................................................... 33 2.2. Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của UBND quận Cầu Giấy ............................................................................................. 34
2.2.1. Cơ sở pháp lý chung.......................................................................... 34 2.2.2. Cơ sở pháp lý riêng ........................................................................... 36 2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .............................................................................. 36 2.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính....................................... 36 2.3.2. Thể thức văn bản hành chính ............................................................ 39 2.3.3. Nội dung văn bản hành chính ........................................................... 49 2.3.4. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính ................................... 50 2.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...................... 53 2.3.6. Tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính ................. 56 2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .................................................. 58 2.4.1. Hạ tầng kỹ thuật ................................................................................ 58 2.4.2. An toàn thông tin ............................................................................... 61 2.4.3. Nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu ........................... 63 2.5. Nhận xét chung .................................................................................... 65 2.5.1. Ưu điểm ............................................................................................. 65 2.5.2. Hạn chế.............................................................................................. 67 2.5.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 69 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.............................................................................. 73 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VBHC TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI............. 74 3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Hội ................... 74 3.1.1. Phương hướng chung ........................................................................ 74 3.1.2. Phương hướng cụ thể ........................................................................ 75 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại
UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .................................................. 77 3.2.1. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu duyệt bản thảo ....................................................................................................... 77 3.2.2. Hoàn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ....................... 81 3.2.3. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ........................................... 83 3.2.4. Nhóm giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC trực tiếp tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành VBHC ................................. 85 3.2.5. Nhóm giải pháp về tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kỹ thuật 88 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3.............................................................................. 91 KẾT LUẬN .................................................................................................... 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 94 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 99
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 UBND Ủy ban nhân dân 02 HĐND Hội đồng nhân dân 03 CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức 04 VBHC Văn bản hành chính 05 VBQLNN Văn bản quản lý nhà nước 06 VBQLHCNN Văn bản quản lý hành chính nhà nước 07 QLNN Quản lý nhà nước
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế hiện nay, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống xã hội. Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) nói chung và văn bản quản lý hành chính nhà nước (VBQLHCNN) nói riêng là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước (QLNN). Nó là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ giúp cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động ban hành văn bản hành chính được xem là một vấn đề quan trọng, được các cơ quan hành chính đặc biệt quan tâm. Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997. Quận Cầu Giấy là một trong những quận thuộc vị trí trung tâm của thành phố Hà Nội. Từ khi thành lập đến nay, Quận đã có những bước phát triển vượt bậc và luôn là một trong những đơn vị đi đầu về mọi mặt chính trị, kinh tế, xã hội. Trên thực tế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy ngày càng được quan tâm, hoàn thiện, như một công cụ không thể thiếu, hữu ích, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, xã hội trên địa bàn quận. Bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác này vẫn còn những hạn chế nhất định, chất lượng văn bản hành chính ban hành chưa 1
thực sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra của công cuộc cải cách hành chính, thực hiện xây dựng chính quyền đô thị hiện đại. Chính vì vậy, cần tiếp tục phải có phương hướng và giải pháp phù hợp để góp phần khắc phục những hạn chế còn tồn tại đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác này nhất là trong xu hướng xây dựng chính quyền điện tử hiện nay. Vì vậy, tác giả quyết định thực hiện đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” để làm Khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Đóng góp của đề tài Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm sáng tỏ hơn một số cơ sở lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, đặc biệt là nhóm văn bản hành chính điện tử. Ý nghĩa thực tiễn: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu có thể được các cơ quan hành chính quận Cầu Giấy sử dụng để hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, đặc biệt là văn bản hành chính điện tử. 3. Mục tiêu nghiên cứu Phân tích, đánh giá đúng thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra nguyên nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại. Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ một số vấn đề lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn bản hành chính điện tử. 2
Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra nguyên nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại. Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 5.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong khóa luận của đề tài là Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. 5.2. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Từ ngày 05/03/2020 đến thời điểm hiện tại (Tháng 4 năm 2021) Về nội dung và không gian: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. 7. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều công trình nghiên cứu trước đó, đây cũng là chủ đề trong nhiều sách và giáo trình, tạp chí, luận án, luận văn, nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, tiểu luận của sinh viên. Tiêu biểu có thể kể đến một số công trình nghiên cứu sau: 1. Triệu Văn Cường. Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội. 2. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 3. Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2005), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội. 4. Ngô Sĩ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông 3
Vận tải, Hà Nội. 5. Nguyễn Thị Thu Vân (2007), Sử dụng thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước. Một số bất cập và giải pháp khắc phục, Tạp chí quản lý nhà nước tháng 8/2007. 6. Phan Công Trinh (2013), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Tây Hòa, tỉnh Phú Yên, Luận văn thạc sĩ quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia. 7. Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 8. Nguyễn Thị Liên (2017), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính từ các yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở những mức độ và phạm vi khác nhau. Những công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình làm khóa luận này. Tuy nhiên, hiện vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, trong đó có nội dung về văn bản hành chính điện tử tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội trong thời gian từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư có hiệu lực. Vì vậy việc nghiên cứu của khóa luận này sẽ góp phần làm rõ và hoàn thiện hơn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. 8. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tác giả đã dựa trên những phương pháp nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra, tôi còn vận 4
dụng các lý thuyết về hành chính học, xã hội học, tâm lý học,… Phương pháp luận: Bài khóa luận được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin. Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết Phương pháp phân tích: nghiên cứu các tài liệu, lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu về công tác này. Phương pháp tổng hợp: liên kết từng mặt, từng bộ phận của các thông tin đã thu thập được trong quá trình phân tích để tạo ra một hệ thống lý thuyết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Phương pháp phân loại: sắp xếp các tài liệu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản chất, cùng một hướng phát triển. Phương pháp hệ thống hóa: sắp xếp tài liệu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản thành một hệ thống trên cơ sở mô hình lý thuyết đầy đủ và chi tiết. Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát: Quan sát bằng cách trực tiếp theo dõi công việc và quá trình thực hiện các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận Cầu Giấy. Nhìn nhận được những gì đang diễn ra, khái quát được thực tế và có những nhận định chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận. Quan sát sẽ giúp nắm được thực trạng và đánh giá một cách trung thực nhất, chính xác nhất. Phương pháp phỏng vấn đối tượng: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, công chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản để khai thác thông tin về công tác này tại UBND quận Cầu Giấy. 5
Phương pháp so sánh: Đưa ra những sự so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Nhận xét sự giống và khác nhau, nếu có khác nhau thì đã phù hợp với thực tiễn hay chưa và tại sao lại có sự khác nhau như vậy. Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp số liệu, tài liệu và các thông tin thu thập được theo một trình tự phù hợp. Sau đó tiến hành đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận Cầu Giấy. 9. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, danh mục chữ viết tắt, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo đề tài bao gồm 3 chương cụ thể như sau: Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Chương 3. Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính 1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản hành chính Khái niệm văn bản Tùy theo từng góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đưa ra những khái niệm khác nhau về văn bản: Dưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chỉ các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan. Dưới góc độ ngôn ngữ học: Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó. [16;139] Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết. [23;15] Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. [26;45] Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 của Chính Phủ thì: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. [1] Như vậy, khái niệm “văn bản” được thể hiện dưới nhiều góc độ khác nhau, tuy nhiên chưa có sự đồng nhất về cách diễn đạt cũng như nội hàm của văn bản. Vì vậy, để thống nhất tôi xin đưa ra khái niệm về văn bản như sau: Văn bản là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ 7
chức, được truyền đạt bằng ký hiệu ngôn ngữ và được trình bày theo quy định chung. Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính nằm trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước do chủ thể quản lý nhà nước ban hành được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Hiện đang tồn tại nhiều khái niệm “văn bản hành chính” khác nhau, cụ thể như sau: Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. [1] Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc,...của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi. [34; 149] Văn bản hành chính hay văn bản quản lý nhà nước thông thường là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. [26; 66-67] Từ những khái niệm trên và những nghiên cứu về văn bản hành chính, có thể rút ra khái niệm về văn bản hành chính như sau: Văn bản hành chính là văn không mang tính quy phạm pháp luật được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức. 8
1.1.2. Đặc điểm của VBHC Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội. Mỗi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính, tức là các hoạt động quản lý bên trong, quản lý bên ngoài và các thông tin quản lý đó chủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính. [33; 07] Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền. Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thị hành. Việc ban hành văn bản hành chính chủ yếu là để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công, văn bản đó coi như hết giá trị. Trong một số ít trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và gồm nhiều đối tượng thi hành. Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hóa công sở, quy chế công tác văn thư,…). [33; 07] Văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. 9
1.1.3. Chức năng của VBHC 1.1.3.1. Chức năng thông tin Văn bản hành chính cũng như mọi văn bản khác, đều được ban hành nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên, chức năng thông tin là chức năng vốn có của văn bản hành chính. Trong hoạt động hành chính, cùng với xu hướng hiện đại hóa, các nhà lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao dịch (điện thoại, thư điện tử,v.v.) nhưng việc truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan trọng hàng đầu. Bởi vì, việc văn bản hóa thông tin không chỉ tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, nó còn là bằng chứng hiện hữu cho những thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo. Các thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng với những đặc điểm riêng: Thông tin quá khứ, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thông tin hiện tại, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đang diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Thông tin tương lai, đó là các thông tin mang tính dự báo, cần thiết cho lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương lai) nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. 1.1.3.2. Chức năng quản lý Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc văn bản hóa thông tin, quyết định quản lý mà các lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách thuận 10
lợi trong phạm vi không gian và thời gian. Cụ thể, thông qua các hình thức văn bản hành chính như quyết định cá biệt, nghị quyết cá biệt, nhà quản lý, cơ quan có thẩm quyền thực hiện được việc ban hành mệnh lệnh, quyết định quản lý. Thông qua các hình thức văn bản hành chính khác, nhà quản lý, cơ quan có thẩm quyền có thể truyền đạt các thông tin quản lý, điều hành hoặc thu thập, tổng hợp các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Có thể nói, văn bản hành chính là một công cụ vô cùng quan trọng, hữu ích đối với nhà quản lý và cơ quan có thẩm quyền để thực hiện hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. 1.1.3.3. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của văn bản quản lý nhà nước. Đối với các tổ chức khác trong hệ thống xã hội, sự tồn tại và hoạt động của nó là do nhà nước cho phép, cho nên, trong quá trình hoạt động, nếu các tổ chức này có đặt ra các quy định bắt buộc thực hiện để quản lý nội bộ của mình, thì tính pháp lý của nó suy cho cùng vẫn là sự cho phép của nhà nước. Do đó, đối với văn bản hành chính, khi đề cập đến chức năng pháp lý, cần đặt nó trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước. Chức năng này được thể hiện như sau: Thứ nhất, văn bản hành chính thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ. Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động, để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên của cơ quan trong từng lĩnh vực hoạt động nhất định và thường được thể hiện dưới dạng các quy chế như: Quy chế văn hóa công sở, quy chế chi tiêu nội bộ, v.v. Thứ hai, văn bản hành chính là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực hiện như: Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ 11
luật, v.v. [33; 11] 1.1.3.4. Các chức năng khác Ngoài các chức năng trên văn bản hành chính còn thực hiện một số các chức năng khác như: chức năng văn hóa – xã hội, chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức kinh tế. 1.2. Phân loại văn bản hành chính Căn cứ vào đặc điểm và mục đích sử dụng có thể chia văn bản hành chính thành hai loại, cụ thể như sau: 1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, rõ ràng. Bao gồm: Nghị quyết cá biệt; Quyết định cá biệt. [28; 31] Các hình thức của văn bản hành chính cá biệt: 1) Nghị quyết cá biệt (NQ) Nghị quyết cá biệt là văn bản thể hiện những kết luận của tập thể về vấn đề đã được thảo luận thông qua trong cuộc họp của cơ quan, tổ chức (cuộc họp, phiên họp, kỳ họp, hội nghị, hội thảo, đại hội,…) và được áp dụng một lần với một hoặc một số đối tượng cụ thể. 2) Quyết định cá biệt (QĐ) Quyết định cá biệt là văn bản do các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa quy tắc xử sự bắt buộc thực hiện đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể trong phạm vi quản lý của mình. Quyết định cá biệt thường được áp dụng một lần, ít đối tượng thi hành, được ban hành để giải quyết những sự việc cụ thể. Quyết định cá biệt gồm: Quyết định quy 12
định trực tiếp (quyết định nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật,…), Quyết định quy định gián tiếp (quyết định ban hành kèm theo văn bản khác). [33;13] 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. [21; 31] Đây là một hệ thống đa dạng, bao gồm các hình thức văn bản sau: 3) Chỉ thị (CT): Đây là văn bản do người đứng đầu các cơ quan, tổ chức ban hành để chỉ đạo cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của họ nhằm giải quyết vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. 4) Quy chế (QC): Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lí cho từng đối tượng trong một lĩnh vực nhất định. 5) Quy định (QyĐ): Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống. 6) Thông cáo (TC): Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong đó có những thông cáo nhất là thông cáo phản ánh về hoạt động 13