Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:90

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội" nhằm phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội; Đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực hiện : HOÀNG THU HƯƠNG Mã số sinh viên : 1705QTVA029 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVA HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN Tác giả thực hiện khóa luận với đề tài “ Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân trong thời gian qua và xin chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu có sự không trung thực về các thông tin được đề cập và sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Sinh viên Hoàng Thu Hương
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại phòng Lao Động - Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội”, bên cạnh sự nỗ lực và cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô đã giảng dạy trực tiếp những kiến thức chuyên môn, giúp tôi học tập, nghiên cứu và thực hiện khóa luận. Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Hoàng Văn Thanh đã hướng dẫn, động viên giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận này. Những đóng góp, nhận xét của Thầy, đặc biệt là hướng giải quyết vấn đề trong suốt quá trình nghiên cứu thực sự là những kinh nghiệm và bài học vô cùng quý giá đối với tôi không chỉ trong quá trình thực hiện khóa luận mà còn giúp ích cho tôi trong công việc và học tập sau này. Xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ, công chức đang công tác tại Phòng Lao Động - Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, thu thập tư liệu đề hoàn thành bài khóa luận này. Cuối cùng, tôi xin chânh thành cảm ơn những người thân trong gia đình đã hỗ trợ tôi rất nhiều trơng quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện khóa luận một cách hoàn thành.
DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Viết đầy đủ 1 UBND Ủy ban nhân dân 2 Sở LĐ - TBXH Sở Lao Động - Thương binh và Xã hội 3 Phòng LĐ - TBXH Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu .........................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .....................................................................................4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................4 6. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................5 7. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................5 8. Cấu trúc của đề tài .........................................................................................5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP ...........7 1.1. Một số khái niệm .........................................................................................7 1.1.1. Khái niệm hội nghị, hội họp .....................................................................7 1.1.2. Khái niệm tổ chức .....................................................................................7 1.1.3. Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp ........................................................8 1.1.4. Một số khái niệm khác ..............................................................................8 1.2. Phân loại hội nghị, hội họp .........................................................................9 1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp................................................9 1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp .................................................9 1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp .....................................9 1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc..............................................................10 1.3. Vai trò của hội nghị, hội họp ....................................................................11 1.3.1. Vai trò tổng kết công việc ........................................................................11 1.3.2. Vai trò kiểm soát công việc .....................................................................12 1.4. Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp ......................................................12 1.5. Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp .................................................14 1.5.1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc hội nghị, hội họp ............................................14
1.5.1.1. Trách nhiệm của lãnh đạo và thủ trưởng cơ quan, đơn vị ....................14 1.5.1.2. Trách nhiệm của thư kí và ban tổ chức .................................................14 1.5.2. Giai đoạn tiến hành cuộc hội nghị, hội họp .........................................17 1.5.2.1. Đón tiếp đại biểu, khách mời và phát tài liệu .......................................17 1.5.2.2. Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận ........................................18 1.5.2.3. Trình bày các bài phát biểu, báo cáo và tham luận ..............................18 1.5.2.4. Bế mạc và ghi biên bản .........................................................................18 1.5.3. Giai đoạn kết thúc cuộc hội nghị, hội họp .............................................19 1.5.3.1. Kiểm tra phòng họp ...............................................................................19 1.5.3.2. Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị ................................................................19 1.5.3.3. Thanh toán các chi phí ..........................................................................20 1.5.3.4. Rút kinh nghiệm tổ chức ........................................................................20 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: .................................................................................20 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY ........................................................................................................................21 2.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy và phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy ............................................................................................................21 2.1.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy ...........................................21 2.1.1.1. Vị trí địa lý .............................................................................................21 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy....................................................................................................21 2.2. Các loại hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức ....................................................................................................................23 2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ -TBXH quận Cầu Giấy ....................................................................................24 2.3.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp .........................................24 2.3.1.1. Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp ........................................24 2.3.1.2. Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị ....................................................31 2.3.1.3. Xây dựng chương trình nghị sự .............................................................32
2.3.1.4. Lập danh sách khách mời tham dự, viết và gửi giấy mời......................34 2.3.1.5. Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp .....................................................36 2.3.1.6. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp .38 2.3.1.7. Công tác truyền thông của cuộc họp .....................................................39 2.3.1.8. Công tác y tế của cuộc họp ...................................................................39 2.3.1.9. Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc họp ......................................................40 2.3.1.10. Chuẩn bị ghi biên bản cuộc họp..........................................................40 2.3.1.11. Chuẩn bị các yếu tố khác ....................................................................41 2.3.2. Giai đoạn tiến hành ................................................................................42 2.3.2.1. Đón tiếp đại biểu ...................................................................................43 2.3.2.2. Điều khiển các thiết bị kỹ thuật .............................................................44 2.3.2.3. Triển khai chương trình cuộc họp .........................................................44 2.3.2.4. Theo dõi tiến trình và diễn biến cuộc họp, giữ đúng thời lượng các báo cáo cho đại biểu và giờ giải lao .........................................................................45 2.3.2.5. Giải quyết những vấn đề khác ...............................................................47 2.3.2.6. Công tác ghi biên bản cuộc họp ............................................................47 2.3.2.7. Bế mạc cuộc họp....................................................................................48 2.3.3. Giai đoạn kết thúc ..................................................................................48 2.3.3.1. Thông báo kết luận cuộc họp ................................................................48 2.3.3.2. Triển khai kết luận cuộc họp .................................................................49 2.3.3.3. Quyết toán chi phí .................................................................................49 2.3.3.4. Lập hồ sơ cuộc họp ...............................................................................49 2.3.3.5. Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự cuộc họp ...................................49 2.3.4. Công tác tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong tình hình dịch bệnh Covid - 19 ..........................................................................................................49 2.3.4.1. Cách sử dụng ứng dụng Zoom ..............................................................50 2.3.4.2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng Zoom vào trong các cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy ...............................................50 2.3.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp tại phòng LĐ - TBXH của UBND quận Cầu Giấy ...................................................................................................51
2.3.5.1. Ưu điểm .................................................................................................51 2.3.5.2. Hạn chế..................................................................................................54 2.3.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế ..........................................................55 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: .................................................................................55 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI. .......................................................57 3.1. Xây dựng và hoàn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp......57 3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế về phối hợp tổ chức công tác hộp họp57 3.1.2. Xây dựng danh mục hội họp, hội nghị hằng năm .................................59 3.1.3. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng .................................................................59 3.2. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán bộ công chức .....................60 3.3. Tăng cường các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp ......................61 3.4. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp ......................................................................................................................62 3.6. Đề xuất của tác giả về việc giảm các cuộc hội nghị, hội họp trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay. .............................................................63 KẾT LUẬN ..............................................................................................................66 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................67 PHỤ LỤC .................................................................................................................68
MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Ngày nay, dưới sự phát triển của toàn cầu, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp luôn chú trọng luôn chú trọng đến công tác tổ chức hội họp bởi nó là một trong những hình thức của hoạt động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc, cung cấp các thông tin trong cơ quan được hoàn thành tốt. Ngoài ra, hội họp còn giúp cho thủ trường của cơ quan đơn vị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm bắt được thông tin, tình hình và các ý kiến đóng góp của cơ quan, đơn vị, cá nhân cấp dưới. Hiện nay, việc thực hiện hội họp trong các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện theo: Quyết định số 45/2018/QĐ – TTg, ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội nghị, hội họp không phải chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật mà quan trọng hơn đó là việc tăng chất lượng các cuộc họp để làm sao đạt được hiệu quả tốt nhất, phù hợp và đáp ứng yêu cần thực tiễn của cơ quan,tổ chức. Đặc biệt, từ cuối năm 2019 đến nay, khi dịch bệnh Covid 19 có những diễn biến phức tạp ở trong nước và trên thế giới, nó tác động rõ rệt đến mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị và xã hội, thì công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau để đảm bảo cho các công việc và nhiệm vụ không bị gián đoạn và hoàn thành theo kế hoạch đề ra. Phòng Lao động – Thương binh Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Cầu Giấy (thành phố Hà Nội) có nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và các chính sách xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND quận và theo quy định của pháp luật. Trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, việc tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp là một trong những nhiệm vụ quan trọng, là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động tại đây. Tuy nhiên, công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy vẫn còn tồn tại những vướng mắc và khó khăn nhất định: chất lượng của một số cuộc họp chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, một số cuộc họp không đi đến được sự thành công 1
như mong muốn và kì vọng mà nguyên nhân của nó xuất phát từ chính công tác chuẩn bị và tổ chức các cuộc hội nghị và cuộc hội họp đó. Sau quá trình thực tập tại phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, tác giả nhận thấy công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng bên cạnh những ưu điểm vẫn còn những hạn chế nhất định. Do đó, việc lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội nghị, hội họp trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã được nhiều tác giả và các nhà nghiên cứu khoa học quan tâm, đề cập và khai thác. Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, tiêu biểu là một số công trình như sau: - Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động- Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh. - Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân. - Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. - Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. - Những công trình trên đều là cơ sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn. Bên cạnh đó, còn có các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cũng nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp: - Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2015. - Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015. 2
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND xã Lệ Xá” của tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, 2011. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tổ chức một loại hình hội họp của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Phú Thành lớp TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” của tác giả Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017. Ngoài các cuốn sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đã được đề cập ở trên đây, có rất nhiều bài viết, bài báo đề cập tới công tác này: Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay: http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay [Truy cập ngày 25 tháng 03 năm 2021] Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp: http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop- [Truy cập ngày 12/02/2021] Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop-bai-.3-phai-cai-cach- co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/04/2021]. Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp; tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. Đây là cơ hội để tác giả được nghiên cứu và hoàn thành đề tài của mình. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này, tôi hướng đến các mục tiêu sau: Mục tiêu chung: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Phòng 3
Lao động – Thương binh Xã hội. Để từ đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội nghị, hội họp của đơn vị. Mục tiêu cụ thể: Thứ nhất, trình bày và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị, hội họp trong các cơ quan và đơn vị. Thứ hai: Phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Thứ ba: Đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên, đề tài cần hoàn thành được 4 nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Tập hợp, phân tích và tổng hợp các kiến thức lý luận chung về công tác tổ chức hội nghị, hội họp qua các giáo trình, sách báo, tạp chí, các trang web trên Internet, các đề tài nghiên cứu khoa học và các tài liệu liên quan khác. Thứ hai: Tìm hiểu khái quát về Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, về Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy để tìm hiểu một cách khái quát về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận và Phòng Lao động – Thương binh Xã hội. Thứ ba: Tiến hành khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. Qua việc tìm hiểu có thể đưa ra các nhận xét và đánh giá về công tác này. Thứ tư: Thông qua việc đã nghiên cứu và tìm hiểu về công tác này, đề xuất một số giải pháp thiết thực, mang tính phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của đơn vị. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến các cuộc hội nghị và hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. 4
Phạm vi nghiên cứu: tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy từ năm 2017 đến 2020. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong đề tài bao gồm: Phương pháp phỏng vấn: sử dụng các câu hỏi để phỏng vấn các cán bộ, công chức đang làm việc tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy nhằm nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng. Phương pháp nghiên cứu, phân tích các tài liệu đã thu thập được: đó là việc nghiên cứu và phân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài của tôi nhằm khai thác các nội dung cần thiết cho đề tài. Ngoài ra, tại thư viện Tạ Quang Bửu, thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các trang web uy tín trên Internet, tác giả tiến hành thu thập, tiếp thu và chắt lọc những thông tin và tài liệu phục vụ cho đề tài. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thập các tài liệu có liên quan đến đề tài, từ đó sàng lọc những thông tin cần thiết và loại bỏ những tài liệu những vấn đề không cần thiết cho việc nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đánh giá: Qua quá trình tìm hiểu và phân tích và tiến hành tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy. Giả thuyết nghiên cứu Trong những năm qua, công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp tại Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã đạt được những thành tích đáng kể, nhận được những sự khen thưởng của lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và của Sở Lao động – Thương binh Xã hội thành phố Hà Nội. Song, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Do đó, nếu tổ chức một cách khoa học có hiệu quả các cuộc họp, các cuộc hội nghị sẽ nâng cao việc hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng hoạt động của phòng LĐ - TBXH Cầu Giấy. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài của tôi được hợp thành bởi 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị, hội họp Tại chương này, tôi trình bày khái quát lý luận chung về công tác tổ chức hội 5
nghị, hội họp về: Khái niệm, vai trò, phân loại, nguyên tắc tổ chức và quy trình tổ chức hội họp. Chương này là tiền đề để tôi nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy tại Chương 2. Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy Trước hết, chương này tôi đưa ra những khái quát về UBND quận Cầu Giấy, Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy và khảo sát thực trạng về công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét, đánh giá và các nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy Từ những lý luận của Chương 1 và những thực tiễn khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp ở Chương 2, tôi đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy nhằm giúp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hành chính văn phòng tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. 6
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Một số khái niệm Khái niệm hội nghị, hội họp Trong các yếu tố cấu thành nên hoạt động của cơ quan, tổ chức; hội nghị, hội họp là một trong những nội dung qua trọng và không thể thiếu. Theo một nghĩa chung nhất, hội nghị, hội họp được gọi chung là họp. Họp được hiểu là một sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo một quy định, tại một địa điểm và thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, thảo luận, bàn bạc, trao đổi các thông tin hoặc đưa ra các biện phát thiết thực nhất về một vấn đề cần được giải quyết, các nhiệm vụ và người họp xem là cần thiết, phục vụ cho công việc của chính mình. Tại Khoản 1 Điều 3 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định nghĩa về hội nghị, hội họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” Như vậy, có thể định nghĩa hội nghị, hội họp như sau: Hội nghị, hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó thủ trưởng của cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động trong việc thực hiện các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật và theo nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đó. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một từ phổ biến và được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt [10;1007] thì tổ chức được định nghĩa như sau: 7
- Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định. - Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có hiệu quả tốt nhất. - Làm công tác tổ chức cán bộ Theo triết học thì tổ chức chính là cơ cấu tồn tại của sự vật. Mọi sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định của các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy chính là thuộc tính của bản thân các sự vật” Theo nhân loại học, tổ chức là một tập thể của con người được tập hợp nhau lại để cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nào đó. Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [7;227]. Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp Từ khái niệm tổ chức và hội nghị, hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp như sau: Tổ chức hội nghị, hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. 1.1.4. Một số khái niệm khác - Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. - Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi 8
chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội nghị. - Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp. 1.2. Phân loại hội nghị, hội họp Hội họp hay hội nghị là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp và hội nghị theo các tiêu chí sau: 1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội nghị được phân loại như sau: - Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ quan. 1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp - Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo. - Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu của lãnh đạo. 1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp - Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt, trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị nhằm giải quyết kịp thời, dứt điểm vấn đề. - “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt 9
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”[2;66]. Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý, truyền đạt chủ trương, chính sách... 1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại, bo gồm: Họp tham mưu, tư vấn; họp giải quyết công việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp điều phối công việc; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc tổng kết; họp chuyên đề; họp trực tiếp; họp trực tuyến từ xa. Theo Điều 3 quyết định số: 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau: - Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. - Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. - Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo. - Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. - Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi 10
những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc. - Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong từng ngành, địa phương. - Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương. - Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định. - Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp. - Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp. 1.3. Vai trò của hội nghị, hội họp 1.3.1. Vai trò tổng kết công việc Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp và hội nghị. Thông qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành, những việc chưa làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh nghiệm, đồng thời đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện công việc. Phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lý một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc hội họp. Họp có vai trò trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin và trao 11
đổi thông tin. Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Thông qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những thông tin đột xuất. Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thông tin và chủ động trong giải quyết công việc. 1.3.2. Vai trò kiểm soát công việc Các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm soát được công việc. Thông qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần thiết và cần thực hiện của cơ quan, đơn vị, từ đó thiết lập những kế hoạch, lịch trình, kịch bản để thực hiện các công việc đã đề ra. Không chỉ có vậy, vai trò kiểm soát công việc trong hội họp hay hội nghị còn giúp cho Thủ trưởng và lãnh đạo đơn vị cũng như người được phân công thực hiện nhiệm vụ có thể lường trước những tình huống phát sinh và bước đầu phác họa cách giải quyết. Như vậy, hoạt động của cơ quan, tổ chức được diễn ra một cách hiệu quả, hoàn thành tốt yêu cầu cấp trên đề ra. 1.4. Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp Tại Điều 4 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra nguyên tắc về tổ chức cuộc họp như sau: - Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm 12