Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:102

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội" nhằm tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng và đánh giá, nhận xét về công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường; Đề xuất một số giải pháp nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong công tác văn phòng của Viện.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Trần Quốc Anh Mã sinh viên: 1705QTVA012 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên đề tài: Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội Tên cơ quan: Viện Công nghệ môi trường, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: Nhà A30, 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Việt Nam Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2021
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là bài luận văn độc lập của riêng tôi. Các số liệu sử dụng phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Các kết quả nghiên cứu trong khoá luận là do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Cơ quan. Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ khoá luận nào khác. Sinh viên Trần Quốc Anh
LỜI CẢM ƠN Qua bốn năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc nắm bắt được kiến thức và áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc trong cơ quan, công sở là điều tất yếu, bổ sung cho sinh viên những kiến thức cơ bản về quản trị văn phòng. Đó là nhiệm vụ không thể thiếu trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Để có được những hành trang vững chắc đó tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy cô của khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi trong thời gian qua. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS. Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn tôi hoàn thành bài Khoá luận tốt nghiệp này. Xin chân thành cảm ơn đơn vị Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho tôi hoàn thành tốt bài Khoá luận Tốt nghiệp này. Xin gửi lời cảm ơn đến các đồng chí lãnh đạo và cán bộ, công chức tại Phòng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ môi trường và đặc biệt là TS. Nguyễn Trần Điện – Trưởng phòng Quản lý tổng hợp đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong quá trình khảo sát thực tế và thực tập tại đơn vị. Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô của Đại học Nội vụ Hà Nội và các cô chú, anh chị trong Phòng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ môi trường đã giúp đỡ tôi nghiên cứu, tiếp cận thực tế để phát huy khả năng của mình, đồng thời biết được những nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt bài Khoá luận tốt nghiệp. Chúc mọi người luôn dồi dào sức khỏe và luôn luôn hoàn thành tốt công tác. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Quốc Anh
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ cái viết tắt/ ký hiệu Cụm từ đầy đủ KH&CNVN Khoa học và Công nghệ Việt Nam KHCN Khoa học công nghệ QLTH Quản lý tổng hợp KHKT Khoa học kỹ thuật
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT A. LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 B. NỘI DUNG LUẬN VĂN ............................................................................. 5 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM.............................................................. 5 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng ................................................... 5 1.1.1 Một số khái niệm................................................................................. 5 1.1.2. Vị trí và vai trò của công tác văn phòng ............................................ 7 1.1.3. Nội dung của công tác văn phòng ...................................................... 9 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng ................................ 13 1.2. Khái quát về Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ................................................................................... 16 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển.................................................... 16 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................... 18 1.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 18 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................... 23 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM ..................................................................................................... 24 2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ Môi trường .......................................................................................................... 24 2.2. Tìm hiểu công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần ............................... 26 2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp ........................................................... 26 2.2.2 Công tác hậu cần .............................................................................. 30
2.3. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị ............................................................ 30 2.3.1. Chuẩn bị cuộc họp ........................................................................... 31 2.3.2 Tổ chức họp ...................................................................................... 32 2.3.3 Các công việc sau khi hội họp kết thúc ............................................. 32 2.4. Xây dựng chương trình làm việc ......................................................... 33 2.4.1. Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch công tác theo năm, quý, tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm................................... 34 2.4.2. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường ........................................................................................ 34 2.5. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường 36 2.5.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Viện Công nghê môi trường về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức .......................................... 36 2.5.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan .............................................. 37 2.5.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan .................... 37 2.5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản ........................ 40 2.5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường ........... 51 2.6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường ................................................................................ 54 2.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng ........................................................................................................ 54 2.6.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng quản lý tổng hợp. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 55 2.6.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện Công nghệ môi trường. Nhận xét bước đầu vè những hiệu quả mang lại ........................................................................... 56 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................... 57 Chương 3: KẾT QUẢ, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM ..................................................................................................... 58
3.1. Kết quả ................................................................................................. 58 3.2 Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường trong quá trình cải cách hành chính hiện nay .............. 59 3.3 Đánh giá chung ..................................................................................... 60 3.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 60 3.3.2. Tồn tại ............................................................................................. 61 3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng .............................. 62 3.4.1. Xây dựng cơ chế phối hợp................................................................ 62 3.4.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng, các phòng ban, đơn vị thuộc Viện. ................................................. 62 3.4.3. Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin ................ 63 3.4.4. Xây dựng môi trường văn hoá công sở hiện đại ............................... 64 3.4.5 Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự làm công tác văn phòng ....... 65 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................... 67 C. KẾT LUẬN ................................................................................................ 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................... 69 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 70
A. LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng được coi là bộ phận “ đầu não” của các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cả cơ quan. Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặt hoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển và hoạt động của cơ quan. Trong bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội đến các doanh nghiệp. Bên cạnh những đơn vị chuyên môn thì văn phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các đơn vị dành sự quan tâm xứng đáng. Bởi vì, trong mọi hoạt động của cơ quan văn phòng được ví như một cái mắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các tổ chức bên ngoài, với đối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi cơ quan. Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt khe về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được đào tạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có của một cán bộ văn phòng. Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và cung cấp nguồn nhân lực có năng lực chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng có thể đảm nhiệm công việc của một người nhân viên, cán bộ văn phòng, của người quản lý, phụ trách văn phòng trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp nhiều trường đại học đã xây dựng chương trình đào tạo cử nhân ngành quản trị văn phòng. - Qua quá trình thực tập, đồng thời nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp thực tế về vai trò của công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam; cũng như nâng cao khả năng nghiên cứu và kiến thức của bản thân, tôi quyết định lựa chọn đề tài “ Công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội” để nghiên cứu và viết nên bài Khoá luận tốt nghiệp của mình. 1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng và đánh giá, nhận xét về công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường; - Đề xuất một số giải pháp nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong công tác văn phòng của Viện. 3. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu tại Viện Công nghệ môi trường. - Nội dung: Tập trung ở vấn đề hoàn thiện công tác Văn phòng 4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Công tác văn phòng luôn đóng một vai trò quan trọng và là vấn đề sống còn đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào nói chung. Vì thế mà hoạt động Văn phòng luôn đòi hỏi sự quan tâm thích đáng của từng cơ quan đơn, đơn vị. Trước hết về mặt lý luận, có các sách, giáo trình đã nghiên cứu về đề tài này như sau: - Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: GS. Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012. Giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản để thực hiện tốt công tác văn phòng, kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn phòng, đồng thời đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác văn phòng. - Sách “Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ” tác giả: Hoàng Lê Minh, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin. Sách trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu đạt hiệu quả. Về mặt thực tiễn một số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp cũng đã chọn đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng, ví dụ: - Luận văn thạc sĩ của Hoàng Thị Nga (2016) tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam với chủ đề “Đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường”… 2
- Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng của Thạc sĩ Hoàng Thị Nga.(2015) - Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng của cử nhân Ngô Thị Anh (2016) 5. Nguồn tài liệu tham khảo - Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: GS. Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012 - Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: TS. Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật. - “Lý luận và phương pháp văn thư” tác giả: PGS Vương Đình Quyền xuất bản năm 2006, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. - “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009) của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác , tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản,… - Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư. - Quyết định số 198/QĐ-VCNMT ngày 07/10/2008 của Viện Công nghệ môi trường về việc ban hành Quy chế tạm thời về Công tác Văn thư lưu trữ. - Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện Công nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ. 6. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này được thực hiện bằng việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, các đề tài khoa học viết về quản lý tài liệu khoa học – công nghệ để tìm ra lý luận cho đề tài nghiên cứu bên cạnh đó còn thu thập thông tin, ý kiến từ Ban Lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức, viên chức trong Viện CNMT phục vụ cho việc phân tích thực trạng của đề tài. 3
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: bằng cách nghiên cứu tài liệu, tôi đã thu thập, kế thừa được rất nhiều thông tin hữu ích, phù hợp với đề tài nghiên cứu. Trong đó, tôi đặc biệt sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu trong suốt quá trình nghiên cứu. Bởi lẽ, lượng thông tin thu thập được rất nhiều nên cần phải được phân tích và tổng hợp một cách cẩn trọng để có thể chọn lọc được những gì phù hợp nhất cho đề tài. - Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện bằng cách phỏng vẫn những cán bộ, chuyên gia, người làm việc trong Viện Công nghệ môi trường để từ đó rút ra được những kết luận, nhận xét phù hợp phục vụ cho việc hoàn thành đề tài. - Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp quan sát các vấn đề liên quan, các hoạt động quản lý văn phòng ở Viện công nghệ Môi trường để tìm hiểu thực trạng, phát hiện ra việc làm được và chưa làm được, những vấn đề cần giải quyết để rút ra những kết luận cần thiết. - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Nghiên cứu những kết qủa và kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý văn phòng để làm rõ thực trạng vấn đề nghiên cứu. - Phương pháp xin ý kiến chuyên gia: Xin ý kiến các nhà khoa học, nhà giáo, nhà quản lý về một số vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan trong vấn đề nghiên cứu của luận văn. 7. Bố cục của đề tài. - Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm 3 chương chính như sau: Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng và Khái quát về Viện công nghệ môi trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Viện công nghệ môi trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Chương 3: Kết quả, phương hướng phát triển và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Viện công nghệ môi trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 4
B. NỘI DUNG LUẬN VĂN Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 1.1.1 Một số khái niệm 1) Khái niệm về văn phòng Bất kì cơ quan hay tổ chức nào khi hoạt động đều cần có văn phòng vì vậy bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ quan tổ chức đó. Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan và các thủ trưởng của cơ quan. Hoạt động của văn phòng được thực hiện nhằm đảm bảo cho công tác quản lí và lãnh đạo được thống nhất và tập trung hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Văn phòng cũng được hiểu theo rất nhiều ý nghĩa khác nhau, có thể theo nghĩa rộng hay nghĩa hẹp. Để có một khái niệm chính xác về văn phòng thì mỗi chúng ta phải xem xét đầy đủ toàn diện các hoạt động của văn phòng tại các cơ quan tổ chức. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị... Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Theo giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS Nguyễn Thành Độ, văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công 5
ty...) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. - Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng... Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: + Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòna có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu. + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. * Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng: - Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: văn phòng các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ; văn phòng UBND các cấp ….. - Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng, văn phòng các tổ chức hội; Đoàn thanh niên, hội Phụ nữ, hội Nông dân, hội CCB…. - Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, văn phòng các nhà máy, xí nghiệp…. Như trên đã trình bày thì phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ môi trường là văn phòng của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của phòng, có thể khái quát như sau: Văn phòng Viện Công nghệ môi trường là bộ phận trực thuộc Viện có chức năng giúp Viện trưởng, phó Viện trưởng điều hành, phối hợp các hoạt động của Viện, đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của Viện trưởng, phó Viện trưởng được toàn diện, kịp thời 6
nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khoa học, chính trị đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp Viện. 2) Khái niệm về công tác văn phòng Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri có đưa ra khái niệm: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lí và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn. Theo bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan đơn vị’’ của tác giả Nguyễn Toàn Thắng chỉ ra rằng: “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lí thông tin đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan đó là công tác hành chính văn phòng’’. Dựa trên quan điểm về công tác văn phòng của các tác giả đi trước cùng với các sách giáo trình đã được học cá nhân tôi tự rút ra được khái niệm công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm các hoạt động quản lí, điều hành, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì các chức năng của văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lí của các nhà lãnh đạo đạt được kết quả cao nhất. 1.1.2. Vị trí và vai trò của công tác văn phòng 1.1.2.1. Vị trí của công tác văn phòng - Văn phòng trợ giúp nhà quản trị về các thông tin điều hành cho nên có mối quan hệ mật thiết và mang tính thường xuyên. - Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện nối ghép các mối quan hệ trong quản lý, điều hành, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Như vậy, văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ. - Văn phòng là bộ phận không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung 7
cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quản trị quản lý. Như vậy, hoạt động của Văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức. - Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành giữa các cấp, các phòng ban trong tổ chức. 1.1.2.2. Vai trò của công tác văn phòng - Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan hay doanh nghiệp. Văn phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là “tai”, là “mắt” của doanh nghiệp. Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì công việc của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả. Hiện nay trong thời đại “bùng nổ thông tin”,”cách mạng 4.0” các cơ quan đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một cơ quan hay doanh nghiệp là do họ có những lợi thế về thông tin và coi thông tin là nguồn đặc biệt của đơn vị mình. - Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại. - Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng phạt đối với nhân viên trong doanh nghiệp. - Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo, điều hành công việc nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết nghỉ phép cho nhân viên, giải quyết những thắc mắc của khách hàng… thì văn phòng có thể đứng ra giúp lãnh đạo giải quyết. - Ngoài ra, văn phòng cung ứng các điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ, tài chính… đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Dựa vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng cung ứng đầy đủ, kịp thời trang thiết bị cho các cá nhân, đơn vị. 8
1.1.3. Nội dung của công tác văn phòng 1.1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động của văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau: - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan, tổ chức đặc biệt là những thông tin cần thiết để: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó. + Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả nhất. + Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức. + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.1.3.2. Công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần 1.1.3.2.1. Công tác tham mưu Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm kể từ khi xuất hiện hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau. Để đạt hiệu quả cao người quản lý phải quản xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa học. 9
Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, giải quyết chính xác, kịp thời mọi vấn đề. Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau: “Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạp, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả”. 1.1.3.2.2. Công tác tổng hợp Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết, tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng công tác tổng hợp của văn phòng. Công tác này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến công tác tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. 1.1.3.2.3. Công tác hậu cần Đây là chức năng mà bất kì văn phòng nào cũng cần có. Hoạt động của bất kì cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính,... Các điều kiện và phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm hoạt động chung của văn phòng là: chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất. Trụ sở và văn phòng phải được sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc, với mọi cán bộ, công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể. Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dung hoặc kỳ hạn sử dụng. 10
Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông tin qua các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sợ tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.1.3.3. Xây dựng quy chế làm việc Bất kỳ một doanh nghiệp nào hay một cơ quan, tổ chức khi bước vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động nghiên cứu, để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp đó cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, nhân viên, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện: - Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp. - Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng. 1.1.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất và kinh doanh. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức tập thể ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất, mức độ công việc để đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp. 11
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp và những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp. 1.1.3.5. Công tác văn thư, lưu trữ 1.1.3.5.1. Công tác văn thư Hiện nay, tồn tại rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư – lưu trữ: - Quan niệm đơn giản gọi công tác văn thư là công tác công văn, giấy tờ, toàn bộ công việc sự vụ hành chính. Đây là quan niệm hẹp chưa phản ánh hết được công việc của văn thư – lưu trữ. - Có quan niệm cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan. Tuy nhiên, cũng có những khái niệm cụ thể rõ ràng hơn: - Theo “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” – Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo nhu cầu thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.” Và cuối cùng theo nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 30/2020/NĐ- CP thì công tác văn thư được hiểu theo ý nghĩa sau:” Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.” 1.1.3.5.2. Công tác lưu trữ Theo Luật lưu trữ ( Luật số:01/2011/QH13) thì lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 12
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau: - Phân loại tài liệu: Là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp. - Xác định giá trị tài liệu: Là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta. - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tài liệu hết giá trị phải được đánh giá lại và tiêu hủy để giảm bớt chi phí bảo quản. 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng 1.1.4.1. Môi trường làm việc - Các yếu tố vật chất, kỹ thuật: Các trang thiết bị văn phòng là những công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các nghiệp vụ văn phòng diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn. Chính vì thế cơ quan cần cung cấp đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ các hoạt động: Máy tính, máy in, máy scan, máy photo, tủ đựng tài liệu, .... và luôn luôn có một đội ngũ kỹ thuật khắc phục nhanh chóng và kịp thời các thiết bị khi hỏng hóc nên không làm gián đoạn công việc. - Nhân sự: Đối với nhân viên cần phải nắm chắc và thực hiện thành thạo các nghiệp vụ của mình, không ngừng tích cực trau dồi, bổ sung kỹ năng nghề nghiệp để hoàn thành tốt công việc của mình. Tại Viện Công nghệ môi trường Ban lãnh đạo Viện luôn khuyến khích, động viên và tạo điều kiện tốt nhất để các cán bộ có thời gian tham gia các lớp học để nâng cao và trau dồi kiến thức đảm bảo thực hiện công việc. 13