intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:71

21
lượt xem
8
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận đưa ra thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch thường kỳ; chương trình, kế hoạch cho cuộc họp hội nghị; chương trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo và kế hoạch đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc của HĐND - UBND huyện Mường La, thông qua đó có những nhận xét, giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La nói riêng và các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước nói chung.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La

  1. BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN MƢỜNG LA TỈNH SƠN LA Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực hiện : LƯỜNG VĂN THỦY Mã số sinh viên : 1805QTVA056 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : 1805QTVA HÀ NỘI - 2022
  2. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La’’ là bài nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn tận tình của Ths. Nguyễn Hữu Danh. Các nội dung trong khóa luận này là trung thực các số liệu hình ảnh và đều có nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nếu có thông tin không trung thực trong khóa luận. Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2022 Tác giả Lường Văn Thủy
  3. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ, cũng như trang bị những kiến thức, kỹ năng giúp tôi có thể hoàn thành khóa luận. Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Hữu Danh người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo đưa ra những lời khuyên bổ ích nhất và giúp tôi giải quyết được những khó khăn trong quá trình làm khóa luận. Nhân đây tôi cũng gửi lời cảm ơn tới Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập tại cơ quan, giúp tôi có những kiến thức thực tiễn về công tác văn phòng trong quá trình thực tập tại đây. Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận trong phạm vi và khả năng cho phép nhưng khóa luận không tránh khỏi việc thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp, bổ sung từ quý thầy cô. Tôi xin chân thành cảm ơn!
  4. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Nội dung viết tắt Từ viết tắt 1 Quản trị văn phòng QTVP 2 Văn phòng VP 3 Hội đồng nhân dân HĐND 4 Ủy ban nhân dân UBND
  5. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................. 1 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 3 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 3 5. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................ 4 6. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................... 4 7. Đóng góp của đề tài ................................................................................ 4 8. Cấu trúc của đề tài ................................................................................. 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.. 6 1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng .............. 6 1.1.1 Khái niệm về quản trị ......................................................................... 6 1.1.2 Khái niệm văn phòng ......................................................................... 6 1.1.3 Khái niệm quản trị văn phòng ........................................................... 8 1.2 Khái niệm, vai trò, phân loại, yêu cầu và căn cứ khi xây dựng chƣơng trình, kế hoạch .............................................................................. 8 1.2.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch và lập chương trình kế hoạch . 8 1.2.2 Vai trò của lập chương trình, kế hoạch .......................................... 10 1.2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch ................................................... 11 1.2.4 Yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch ............................. 13 1.2.5 Căn cứ khi xây dựng chương trình, kế hoạch ............................... 14 1.3 Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch ................................... 14
  6. 1.3.1 Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch ngoài nước ......... 15 1.3.2 Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch trong nước ......... 18 * Tiểu kết ................................................................................................... 21 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN MƢỜNG LA . 23 2.1. Lịch sử hình thành HĐND - UBND và Văn phòng HĐND - UBND huyện Mƣờng La ...................................................................................... 23 2.1.1 Vị trí, chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện Mường La ........................................................... 24 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La ................................................ 25 2.2 Thực trạng công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mƣờng La ............................................... 29 2.2.1 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch thường kỳ................... 29 2.2.2 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị ............................................... 36 2.2.3 Công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.......... 38 2.2.4 Công tác bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện việc làm của cơ quan ........................................................................................ 39 2.3 Vai trò chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp việc hậu cần của Văn phòng HĐND – UBND huyện trong việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch ......... 41 2.4 Đánh giá về công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Mƣờng La .............................................. 42 2.4.1 Ưu điểm ............................................................................................. 42 2.4.2 Hạn chế ............................................................................................. 44 * Tiểu kết ................................................................................................... 46 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN MƢỜNG LA .................................................................................................. 47
  7. 3.1 Hoàn thiện về thể chế công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch 47 3.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo trong công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch ............................................................................ 48 3.3 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch .......................................................................................... 48 3.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực .............................................. 49 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch .......................................................................................... 50 * Tiểu kết ................................................................................................... 52 KẾT LUẬN .................................................................................................... 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 55 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 57
  8. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chức năng nhiệm vụ của HĐND - UBND cấp huyện được quy định cụ thể tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 của Quốc hội mà trong đó Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La là cơ quan trực thuộc HĐND - UBND huyện Mường La thực hiện các chức năng, tham mưu tổng hợp, chức năng hậu cần cho HĐND - UBND; trực tiếp quản lý Trung tâm hành chính công của huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định. Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La được tiếp xúc và tìm hiểu một số cách thức tổ chức và quá trình thực hiện công việc tại Cơ quan. Từ đó có thể thấy rằng công tác tổ chức và hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có bài bản, logic thực hiện đúng theo chủ trương, đường lối và những nguyên tắc mà cơ quan đã đặt ra mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan. Xây dựng chương trình, kế hoạch là một trong những kiến thức quan trọng được đào tạo tại trường, trên thực tế công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của mỗi cơ quan, tổ chức là không giống nhau. Vì vậy để tìm hiểu hoạt động công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong thực tiễn diễn ra như thế nào trong cơ quan hành chính nhà nước mà cụ thể ở đây là Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La. Nhận thức rõ điều này, qua quá trình tiếp xúc thực tế tại cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, các nghiên cứu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch không còn là đề tài mới đặc biệt là khi người ta nhận ra những lợi ích và vai trò to lớn mà công tác xây dựng chương trình, kế hoạch mang lại. 1
  9. Các nghiên cứu có thể kể đến như: 1. Khóa luận tốt nghiệp tác giả Lê Thị Luận - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015) “Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và công nghệ” Trong bài viết của mình, tác giả Lê Thị Luận đã trình bày cơ sở lý luận về công tác xây dựng Kế hoạch, tổng quan nghiên cứu trong và ngoài nước. Thông qua các phương pháp nghiên cứu, tác giả đã trình bày thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2014-2016, phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới công tác và đưa ra đánh giá chung. Từ những phân tích, đánh giá, nhận xét chung tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ khoa học và Công nghệ. 2. Trần Thanh Tùng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn “Tính chất, vị trí của chức năng lập kế hoạch và kiểm tra trong quản trị hành chính văn phòng”. Tác giả đã tìm ra các vấn đề về cơ sở lý luận, những nội dung về lập kế hoạch làm rõ được khái niệm, mục đích và yêu cầu của việc lập kế hoạch tuy nhiên chưa nêu được thực trạng của cơ quan tổ chức hiện nay. 3.Tác giả Vương Thị Kim Thanh (2009) - Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng: Adminis trative office management. Nhà xuất bản Thống kê. Cuốn sách đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động văn phòng nói chung và công tác xây dựng kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo, Tuy nhiên tác giả cũng chỉ trình bày cơ sở lý luận là chủ yếu ngoài ra chưa phân tích vào việc xây dựng chương trình, kế hoạch của một cơ quan cụ thể. Nhận xét chung: Nhiều tác giả có những nghiên cứu liên quan tới Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch, đặc biệt là của các Công ty, Doanh nghiệp. Tuy nhiên Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của cơ quan hành chính nhà nước còn là một chất liệu mới đối với các tác giả. Hầu hết các bài nghiên cứu về xây dựng chương trình kế hoạch đều có xuất phát từ nước ngoài . Vì vậy, tác giả đề xuất nội dung, giải pháp trong vấn đề Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La . Đề tài và 2
  10. phạm vi nghiên cứu của tôi có đối tượng trọng tâm trong một phạm vi cụ thể cả về lý luận và thực tiễn và không trùng với các đề tài nghiên cứu trước đó. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La Phạm vi về mặt thời gian: Nghiên cứu từ năm 2020 đến năm 2022 Phạm vi về mặt nội dung: Tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng và giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của Văn phòng UBND - HĐND huyện Mường La. 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận đưa ra thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch thường kỳ; chương trình, kế hoạch cho cuộc họp hội nghị; chương trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo và kế hoạch đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc của HĐND - UBND huyện Mường La, thông qua đó có những nhận xét, giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La nói riêng và các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước nói chung. * Nhiệm vụ: Đưa ra cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong cơ quan từ thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch chỉ ra được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn tồn tại những hạn chế từ đó đề xuất một số những giải pháp phù hợp giúp nâng cao hiệu quả của công tác 3
  11. xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La. 5. Giả thuyết nghiên cứu Thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, từ đó chức năng của Văn phòng được thể hiện rõ nét hơn. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thực hiện nghiên cứu, sử dụng các loại tài liệu như sách, giáo trình, báo, website, các bài viết, các bài nghiên cứu khác...; Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích, tổng hợp các số liệu, tài liệu phục vụ bài nghiên cứu; Phương pháp điều tra, khảo sát: Thực hiện điều tra, khảo sát tại cơ quan để thu thập các dữ liệu cần thiết phục vụ bài nghiên cứu; Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Phương pháp được sử dụng để thu thập, xử lý, phân loại các thông tin giúp sử dụng đúng, đủ các thông tin cần thiết, loại bỏ được những thông tin thiếu sót, sai lệch... 7. Đóng góp của đề tài Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa những lý thuyết liên quan đến công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La. Khóa luận có thể được dùng làm tài liệu tham khảo. Đóng góp về mặt thực tiễn: Khóa luận trình bày rõ thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La qua đó có thể nắm rõ được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gặp phải. Từ đó có những giải pháp thực tiễn có thể áp dụng giúp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. 4
  12. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, danh mục chữ viết tắt, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phục lục cấu trúc của khóa luận có 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch trong hoạt động Quản trị văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La Chương 3: Giải pháp nâng cao tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La 5
  13. PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm về quản trị Có rất nhiều quan niệm về quản trị mà ta có thể tìm hiểu: - Quản trị được coi là hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của một cơ quan, tổ chức, đơn vị; - Quản trị cũng có thể hiểu là quá trình hoàn thành công việc thông qua một người khác; - Quản trị là hoạch định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc hoặc con người nhằm đạt được mục tiêu để ra; - Quản trị là quá trình hoạt động phối hợp công việc giữa các thành viên trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung đã định ra của tổ chức. Từ những quan niệm đó, ta có thể hiểu quản trị như sau: Quản trị là một quá trình có tổ chức, có định hướng và có mục đích nhằm tác động đến từ chủ thể quản trị trở thành khách thể quản trị, nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các điều kiện và cơ hội của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức. 1.1.2 Khái niệm văn phòng Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khác nhau về khái niệm VP, tùy theo phạm vi rộng hay hẹp. - Với cách tiếp cận thứ nhất: VP được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan, đơn vị giúp giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị. + Đối với các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn bộ máy VP thường có đầy đủ các phòng, các bộ phận cùng với lượng nhân viên đủ để thực hiện nhiệm vụ của VP một cách khoa học và có sự liên kết với nhiều bộ phận khác. 6
  14. + Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính. - Với cách tiếp cận thứ hai: VP được hiểu là trụ sở giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. + Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh, VP bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong VP cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. + Nếu quan sát ở trạng thái động, VP là quá trình tiếp nhận thông tin từ nơi này qua nơi khác. Tóm lại, có rất nhiều quan niệm về VP, nhưng qua tìm hiểu và tham khảo chúng ta có thể hiểu về VP như sau: “Văn phòng là cơ quan điều hành chung của cơ quan, tổ chức; là nơi thực hiện chức năng tư vấn, tổng hợp, hậu cần nhằm đảm bảo đủ điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, bảo đảm hoạt động của cơ quan. Tổ chức đang hoạt động trơn tru.” Chức năng của văn phòng a) Chức năng tham mưu tổng hợp Mục đích của tham mưu chính là giúp lãnh đạo tổ chức có cơ sở để lựa chọn các quyết định quản lý tốt nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; Để đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin và khoa học, người ra quyết định phải am hiểu nhiều lĩnh vực và có mặt mọi lúc, mọi nơi ... Điều đó nằm ngoài khả năng của một người. Để làm được điều này, lãnh đạo cần có sự tư vấn của các đơn vị hỗ trợ thường xuyên, có các đơn vị hỗ trợ về lĩnh vực chuyên môn đặt tại các phòng chức năng theo cơ cấu tổ chức ngành - chức năng. VP sẽ giúp lãnh đạo tổng hợp các ý kiến chuyên môn này, tiến hành phân tích, lựa chọn và đưa ra kết luận chung nhất, nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin và lựa chọn ra quyết định kịp thời, đúng đắn. 7
  15. Do đó, tham mưu và tổng hợp là hai khía cạnh liên kết hữu cơ với nhau trong một chức năng, điều này luôn chứng tỏ là có hiệu quả vì nó mang tính tham vấn, khách quan và không bị giới hạn. b) Chức năng giúp việc theo ngành VP là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động hỗ trợ điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo cơ quan, cũng như thực hiện các công việc lễ tân, hội họp của cơ quan để hoạt động của cơ quan được diễn ra một cách thông suốt. c) Chức năng hậu cần VP là đơn vị trực tiếp quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, quản lý phương tiện đi lại, tổ chức lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tóm lại, VP có các chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc và chức năng hậu cần, tổng hợp lại các chức năng trên tạo thành chức năng của VP, các chức năng vừa độc lập vừa có tính hỗ trợ nhau và cho thấy được tầm quan trọng của VP ở cơ quan. 1.1.3 Khái niệm quản trị văn phòng Qua những gì đã tìm hiểu ở trên thì quản trị văn phòng có thể hiểu là: Quản trị văn phòng là quá trình giám sát các hoạt động của văn phòng, thực hiện các công việc lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo các công việc VP nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị. 1.2 Khái niệm, vai trò, phân loại, yêu cầu và căn cứ khi xây dựng chƣơng trình, kế hoạch 1.2.1 Khái niệm chƣơng trình, kế hoạch và lập chƣơng trình kế hoạch 1.2.1.1 Khái niệm chương trình Có nhiều cách hiểu khác nhau về chương trình: “Chương trình bảng kê 8
  16. dự kiến các công việc sẽ phải làm trong một thời gian, theo một trình tự nhất định”; Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định. 1.2.1.2 Khái niệm kế hoạch Kế hoạch là tập hợp các hoạt động đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định để thực hiện mục tiêu đã đề ra; Kế hoạch được hiểu là những dự định trong tương lai, những công việc cần làm, dự kiến sẽ làm trong tương lai; Kế hoạch cũng gồm cả những cách làm, cách thức để thực hiện được những nhiệm vụ đã đặt ra. Kế hoạch có thể là toàn bộ các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như các giải pháp cùng với nguồn lực mà tổ chức dùng để đạt được mục tiêu của tổ chức đã đặt ra. Kế hoạch có thể là một văn bản, một chương trình, một lịch trình sắp xếp các hoạt động theo trình tự công việc, thời gian nhất định, được ấn định các mục tiêu cụ thể và có phân bổ các nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu đề ra. 1.2.1.3 Khái niệm lập chương trình, kế hoạch Khái niệm về lập chương trình, kế hoạch: Lập chương trình, kế hoạch là một hoạt động có ý thức, mang tính định hướng toàn bộ các hoạt động của con người. Trong tổ chức thì lập kế hoạch được xem là chức năng cơ bản và quan trọng nhất trong các chức năng quản lý; Lập chương trình, kế hoạch là một tiến trình xác định mong muốn của tổ chức là gì và có thể đạt được mong muốn đó như thế nào. Tổng kết lại lập chương trình, kế hoạch là sự nhìn nhận về phía trước để vạch ra những lộ trình rõ ràng cho các hành động trong tương lai, tất cả các hành động đều mang tính hệ thống và xác định rõ được đối tượng thực hiện công việc, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện. Việc lập một chương trình, 9
  17. kế hoạch còn phụ thuộc vào nguồn lực, nhân lực cùng với tiềm lực có sẵn của tổ chức để chương trình, kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất. 1.2.2 Vai trò của lập chương trình, kế hoạch Lập chương trình, kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức chương trình, kế hoạch vừa là vai trò vừa là chức năng của công việc quản lý, việc lập kế hoạch giúp cho nhà quản lý đưa ra những phương pháp tối ưu và đưa ra quyết định tốt nhất để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Lập chương trình, kế hoạch giúp cho Lãnh đạo xác định được mục tiêu cụ thể cho cơ quan, tổ chức từ đó giúp cho cơ quan, tổ chức tập trung nguồn lực để đạt được mục tiêu theo trình tự những mục tiêu quan trọng thì thực hiện trước, những mục tiêu khác sẽ được thực hiện sau. Lập chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đơn vị lường trước được sự bất ổn trong tương lai, vì không ai có thể biết được điều gì có thể xảy ra khi thiết lập chương trình, kế hoạch sẽ đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo mục tiêu đề ra từ đó giảm thiểu được rủi ro và chương trình, kế hoạch được diễn ra theo đúng dự định. Lập chương trình, kế hoạch giúp cho nhà quản trị tối ưu hóa được nguồn lực do đã đề ra mục tiêu cần thực hiện khi đó nhà quản trị chỉ cần sử dụng tối đa nguồn lực vào việc thực hiện công việc để đạt được hiệu quả tốt nhất có thể, giúp cho cơ quan tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực. Lập chương trình, kế hoạch còn là một công cụ kiểm soát hiệu quả khi những công việc cần thực hiện đã được thể hiện ở các mục tiêu và có những tiêu chuẩn đánh giá. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể quản lý được công việc từ đó những sai lệch sẽ được quản lý và đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp. Lập chương trình, kế hoạch tạo điều kiện cho hoạt động phân quyền trong trong quá trình thực hiện công việc mỗi người có mục tiêu cố định, điều 10
  18. đó giúp cho mỗi cá nhân trong tổ chức có những quyền hạn cần thiết cho quá trình thực hiện công việc. Bên cạnh những vai trò mà việc lập chương trình, kế hoạch mang lại không thể tránh được những hạn chế như: Việc lập chương trình kế hoạch sẽ mất nhiều thời gian dẫn đến các hạng mục khác bị chậm trễ; Mất kinh phí cho quá trình thu thập thông tin cũng ảnh hưởng đến kinh phí của toàn bộ chương trình, kế hoạch; Ngoài ra còn những ảnh hưởng của các yếu tố khách quan khác như: Thời tiết, điều kiện kinh tế - xã hội, công nghệ…Qua đó đòi hỏi người thực hiện cần phải linh hoạt xử lý các yếu tố bất ổn chứ không được chỉ dựa vào những gì đã đề ra từ trước. 1.2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch 1.2.3.1 Phân loại chương trình Phân loại theo chƣơng trình: • Phân loại theo cấp lãnh đạo: Theo cách phân loại này thì chương trình thường được phân thành 03 cấp đó là chương trình do cấp lãnh đạo Trung ương đề ra; chương trình do cấp lãnh đạo trung gian ở đây có thể là cấp tỉnh, thành phố hoặc quận (huyện) và cuối cùng là chương trình lãnh đạo ở cấp thừa hành ở các phòng ban, chuyên môn đề ra. Phân loại theo thời gian Tùy theo đặc điểm hoạt động của mỗi các cơ quan, tổ chức là khác nhau nên cách phân loại chương trình công tác theo thời gian cũng khác nhau, tuy nhiên thông thường chương trình công tác thường được phân loại như sau: Chương trình công tác năm: Chương trình công tác năm là toàn bộ các mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó của cơ quan, tổ chức đặt ra trong một năm. Chương trình công tác sáu tháng: Chương trình công tác sáu tháng được chia thành sáu tháng cuối năm và 6 tháng đầu năm loại chương trình này 11
  19. sẽ được áp dụng cho các tổ chức lớn giúp cho việc quản lý công việc được chặt chẽ hơn do có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện. Chương trình công tác quý: Là chương trình được xây dựng để thực chương trình công tác năm, thông thường một chương trình công tác năm sẽ được phân thành IV quý từ đó các nhiệm vụ được cụ thể hơn. Chương trình công tác tháng: Là chương trình công tác của từng tháng trong quý. Chương trình công tác tuần: Thể hiện các công việc, nhiệm vụ, cụ thể cần thực hiện trong tuần. 1.2.3.2 Phân loại kế hoạch Phân loại theo tiêu chí thời gian Theo tiêu chí thời gian gồm có 03 loại sau: Kế hoạch dài hạn: Thường được thực hiện trong thời gian trong 05 năm; 10 năm; 20 năm…Tùy vào mục đích của từng kế hoạch. Kế hoạch trung hạn: Thường khoảng từ 01 - 05 năm. Kế hoạch ngắn hạn: Thường được thể hiện trong thời gian dưới 01 năm. Phân loại theo tính chất công việc Theo tiêu chí này gồm có 03 loại sau: Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến thuật Kế hoạch tác nghiệp Phân loại theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động kế hoạch được chia thành: Kế hoạch hoạt động của cơ quan. Kế hoạch công tác của lãnh đạo. Kế hoạch hoạt động của văn phòng. Phân loại theo chủ thể thực hiện 12
  20. Theo phương diện chủ thể ta có hai loại như sau: Kế hoạch cá nhân và kế hoạch của tập thể, tùy vào đối tượng thực hiện thực hiện kế hoạch mà ta lựa chọn kế hoạch phù hợp. Ngoài ra theo tính chất thực hiện công việc thì còn có: Kế hoạch thường kỳ. Kế hoạch không thường kỳ. 1.2.4 Yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch Yêu cầu của chƣơng trình Khi xây dựng chương trình cần phải đảm bảo thực hiện đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, xác định được trọng tâm, định hướng công tác, yêu cầu và mục tiêu các công tác chính trong từng thời gian thực hiện triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan dựa trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc. Đảm bảo đúng thẩm quyền: Tính đúng thẩm quyền ở đây thể hiện ở cả quyền và nhiệm vụ mà cơ quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật, việc xây dựng chương trình đã đúng với thẩm quyền được giao chưa, cần xác định rõ các cơ quan, đơn vị liên quan đến việc tổ chức và phối hợp thực hiện. Đảm bảo tính khả thi: Khi xây dựng chương trình cần phải đảm bảo chương trình phù hợp với khả năng và nguồn lực của cơ quan, đảm bảo yếu tố thời gian khi thực hiện chương trình, đề phòng những trường hợp đột xuất xảy ra. Đảm bảo tính hệ thống: Tính ở đây là sự phù hợp khi xây dựng chương trình giữa các cấp, cấp huyện thì đảm bảo phù hợp với chương trình của cấp tỉnh, cấp tỉnh đảm bảo phù hợp với chương trình của Chính phủ; đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình cấp ủy đảng của các cơ quan cùng cấp đồng thời chương trình công tác tuần phải phù hợp với chương trình công tác tháng; chương trình công tác tháng phải phù hợp với chương trình công tác sáu tháng; sáu tháng đảm bảo phù hợp với chương trình công tác năm. 13
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2