Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

Chia sẻ: Elysale25 Elysale25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

74
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là chứng minh được tầm quan trọng, tính tất yếu và ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng trong xu thế cải cách công tác hành chính hiện nay; Tính tất yếu của thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan cấp Bộ đặc biệt là Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất các giải pháp thực tiễn phù hợp; Nâng cao kiến thức, trình độ của bản thân về công tác quản trị văn phòng cũng như hoạt động nghiên cứu khoa học.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *********** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP BỘ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực hiện : TẠ THỊ NHẬT LỆ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1405QTVA026, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14A HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. SINH VIÊN Tạ Thị Nhật Lệ
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Phú Thành, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước”. Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Các giảng viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng và các giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để tôi thực hiện hoạt động nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể, cán bộ hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, định hướng, hỗ trợ và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích cũng như luôn động viên để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin trân trọng cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung và đặc biệt là cán bộ, công chức Phòng Tổng hợp – nơi tôi trực tiếp thực tập tốt nghiệp đã luôn ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình khảo sát, thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho đề tài. Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận, song do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có vì vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong quý thầy cô và những đồng nghiệp góp ý để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn!
BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT S Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ TT 2 CNTT Công nghệ thông tin 1 3 LTH &QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng 2 4 NXB Nhà xuất bản 3 5 Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 4 6 VT, LT Văn thư, lưu trữ 5
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1 1. Lý do lựa chọn đề tài .................................................................................................. 1 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 2 2.1. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................ 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................................... 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 2 3.1. Đối tượng nghiên cứu .......................................................................................... 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................. 3 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................... 4 6. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................................. 5 7. Bố cục của đề tài ......................................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................................. 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG....... 6 1.1. Cơ sở lý luận......................................................................................................... 6 1.1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng .......................................................................... 6 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng ............................................................................ 6 1.1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ................................................................. 6 1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng .................................................. 7 1.1.2. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng ............................................. 8 1.1.2.1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng ............................................... 8 1.1.2.2. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng ............................... 9 1.1.2.3. Nội dung đổi mới công tác văn phòng ............................................... 10 1.1.2.4. Ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng........................................... 15 1.2. Cơ sở lý luận....................................................................................................... 17 1.3. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................... 17 Tiểu kết chương 1 ...................................................................................................... 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ......................................................................................................... 20
2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ ............................................ 20 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ ................................................................................................................................ 20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ ...................................... 20 2.2. Khái quát chung về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ........................ 22 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .............................................................................................................. 22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................. 22 2.3. Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ ................... 23 2.3.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ............................................ 23 2.3.1.1. Công tác xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác .............................................................................................................. 23 2.3.1.2. Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan ..................................................... 26 2.3.1.3. Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan ....... 35 2.3.1.4. Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan ................. 40 2.3.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng .......... 41 2.3.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ................................... 43 2.3.3.1. Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng .................... 44 2.3.3.2. Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ........................ 44 2.3.3.3. Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ...................................... 45 Tiểu kết Chương 2 ..................................................................................................... 45 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC7 .......................................................................................................................... 47 3.1. Đánh giá chung về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ ...... 47 3.1.1. Về ưu điểm .................................................................................................. 47 3.1.1.1. Về công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ................. 47 3.1.1.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng.. 52 3.1.1.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ............................ 53 3.1.2. Về hạn chế ................................................................................................... 53
3.1.2.1. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng ..................................... 53 3.1.2.2. Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng.. 56 3.1.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ............................ 57 3.1.3. Nguyên nhân của các hạn chế ................................................................... 58 3.2. Một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước ......... 60 3.2.1. Giải pháp đổi mới về nhận thức ................................................................ 60 3.2.2. Giải pháp đổi mới về thể chế ..................................................................... 61 3.2.3. Giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng . 61 3.2.4. Giải pháp về tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự 63 3.2.5. Giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng...................................................................................................................... 64 Tiểu kết Chương 3 ..................................................................................................... 65 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................................... 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................ 68 PHỤ LỤC .......................................................................................................................... 70
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Trong bộ máy hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng luôn được đánh giá là bộ phận vô cùng quan trọng, là một “siêu đơn vị” có tầm ảnh hưởng lớn đối với quá trình hoạt động và phát triển của cả cơ quan. Bởi lẽ, văn phòng là trung tâm cung cấp và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Đồng thời, với hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, hoạt động của văn phòng phủ khắp và chi phối đến đến tất cả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác quản trị văn phòng được các cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần và xu thế cải cách nền hành chính công đang được đẩy mạnh thực hiện trong những năm gần đây, yêu cầu về đổi mới công tác văn phòng để xây dựng văn phòng hiện đại trở thành một tất yếu được rất nhiều các cơ quan, tổ chức quan tâm và nhanh chóng triển khai thực hiện. Bởi lẽ “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”1. Như vậy, cải cách hành chính và đổi mới công tác văn phòng mối quan hệ chặt chẽ và tác động mãnh mẽ lẫn nhau. “Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ”[2;1] trong phạm vi cả nước. Đặc biệt, vai trò của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng khẳng định vì phát triển hoạt động khoa học và công nghệ là nhiệm vụ trọng tâm được Đảng và Nhà nước đặt ra trong giai đoạn phát triển hiện nay, được thể hiện trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ 6 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI (Nghị quyết số 20-NQ/TW) về phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đặc biệt vai trò của khoa học và công nghệ được thể hiện rõ nét trong các nghị quyết trung ương Khóa XII. Với vai trò đặc biệt quan trọng của mình, trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính trong đó có đổi mới công tác văn phòng được Bộ Khoa học và Công nghệ đặc biệt quan tâm. Chỉ số xếp loại về cải cách hành chính quốc gia của Bộ liên tục được cải thiện: Năm 2014 đứng thứ 192, năm 2015 đứng thứ 173, năm 2016 đứng thứ 34 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (Chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính). Nhằm tổng hợp hệ thống cơ sở khoa học, nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành 1 Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23 3 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2015, tr 11 4 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2016, tr 13 1
cũng như năng lực nghiên cứu khoa học của bản thân về lĩnh vực đổi mới công tác văn phòng; đồng thời nhận thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết của công tác này cũng như tìm hiểu rõ hơn về thực trạngcông tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ từ đó đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng theo hướng hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vai trò của Văn phòng Bộ và đáp ứng sự đổi mới nhanh chóng cũng như nhưng yêu cầu thực tiễn, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài này được nghiên cứu nhằm đạt những mục tiêu cơ bản sau đây: - Chứng minh được tầm quan trọng, tính tất yếu và ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng trong xu thế cải cách công tác hành chính hiện nay; - Tính tất yếu của thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan cấp Bộ đặc biệt là Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất các giải pháp thực tiễn phù hợp; - Nâng cao kiến thức, trình độ của bản thân về công tác quản trị văn phòng cũng như hoạt động nghiên cứu khoa học. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu kể trên, cần phải thực hiện một số nhiệm vụ sau đây: Thứ nhất, làm sáng tỏ cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng; Thứ hai, giới thiệu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Bộ; Thứ ba, khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; Thứ tư, những nhận xét, đánh giá về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước . 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ với các nội dung sau: Một là, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; Hai là, đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng; Ba là, đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật văn phòng. 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu nội dung đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017; - Về nội dung: Khóa luận này tập trung nghiên cứu nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ trên các phương diện chính bao gồm: đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng; đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu Vấn đề đổi mới công tác văn phòng đã được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Tuy nhiên, với đề tài cụ thể của khóa luận, bản thân đã tiếp xúc và nghiên cứu các tài liệu sau đây: - Về các loại sách gồm có: Cuốn “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và Lưu trữ học” và cuốn “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ trong thời kì đổi mới” của tác giả Nghiêm Kì Hồng; bài viết “Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng, một nội dung của quản trị văn phòng” của tác giả Xuân Đào trong cuốn “Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn” của Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Văn Thâm, Đào Xuân Chúc; cuốn“Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của các tác giả Lưu Kiếm Thanh (Chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc; cuốn “Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ năng xử lý thông tin - giao tiếp và quản lý hồ sơ của thư kí văn phòng: Cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại” của tác giả Nguyễn Văn Long. Các cuốn sách trên đã đề cập đến đổi mới văn phòng trên một số phương diện như: + Mục tiêu, yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa công tác văn phòng; + Sự ra đời của văn phòng hiện đại; + Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng (gồm một số nội dung, trong đó nhấn mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng),… Các nội dung đó đều được các tác giả trình bày một cách tổng quan chứ chưa đi sâu nghiên cứu từng nội dung cụ thể. Bên cạnh đó, các tác giả chủ yếu nghiên cứu và đưa ra lý luận về công tác hiện đại hóa văn phòng chứ chưa đề cập nhiều đến thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ chức và đơn vị cụ thể. Một số tác giả đã nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hiện đại hóa văn phòng tuy nhiên lại theo hướng biệt lập công tác ứng dụng ấy với các công cụ, phương 3
tiện và nghiệp vụ văn phòng truyền thống. Thế nhưng, điều này lại chưa thực sự phù hợp với hoạt động của văn phòng tại các cơ quan, tổ chức của nước ta trong bối cảnh hiện tại - Các Giáo trình bao gồm: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của Trường Văn thư lưu trữ Trung ương I; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nghiêm Kì Hồng; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của các tác giả Nguyễn Thành Độ, Th.s Nguyễn Ngọc Diệp, Th.s Trần Phương Hiền; Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An. Các giáo trình này đã đề cập những lý luận về văn phòng và công tác văn phòng. Nội dung đổi mới công tác văn phòng còn ít được đề cập hoặc nếu có thì là thông tin đã cũ không còn phù hợp với thực tế hiện nay do các giáo trình đều đã được biên soạn từ lâu còn xã hội thì đang thay đổi không ngừng. - Một số bài viết trong các tạp chí bao gồm: Bài viết “Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà nước” của PGS.TS. Triệu Văn Cường đăng trong Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9 và bài viết “Sứ mệnh của quản trị văn phòng trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” của TS. Nguyễn Văn Hậu đăng trong Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia. - Một số công trình nghiên cứu gồm: Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Anh Thư với đề tài “Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ”; Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội” của Nguyễn Thị Diên. Tác giả Anh thư đã nghiên cứu về đổi mới công tác tổ chức và điều hành văn phòng trong phạm vi toàn Bộ Khoa học và Công nghệ chứ chưa đề cập đến việc đổi mới các nội dung khác trong đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Tác giả Nguyễn Thị Diên nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng ở cơ quan cấp Bộ nhưng chủ yếu là hiện đại hóa trong các nghiệp vụ văn phòng chứ ít đề cập đến các nội dung khác của hiện đại hóa. Vì vậy, trong đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi sẽ đi sâu nghiên cứu về các vấn đề, nội dung cụ thể trong đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đồng thời tôi sẽ làm nổi bật sự song hành, kết hợp giữa việc ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm điện tử với các phương tiện, công cụ và nghiệp vụ văn phòng truyền thống trong hoạt động thực tiễn tại Văn phòng Bộ. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điề u tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát thực tế về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ; 4
- Phương pháp phỏng vấ n: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Bộ về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Phương pháp thu thâ ̣p, xử lý, tổ ng hơ ̣p các thông tin từ nhiề u nguồ n khác nhau: các đề án, bài viế t, bài báo, sách có liên quan,… để kế thừa các nguồ n tài liê ̣u này. Và thu thâ ̣p chính tài liê ̣u, thông tin do Bộ ban hành có liên quan đến đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Phương pháp so sánh, đố i chiế u: Áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của nhà nước về đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ; - Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp này nhằm thống kê số lượng cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, số lượng văn bản được ban hành, tiếp nhận,… - Phương pháp phân tić h, tổ ng hơ ̣p: Sau khi sử dụng tất cả các phương pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để nhằm đánh giá thực tra ̣ng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằ m đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. 6. Đóng góp mới của đề tài - Bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng; - Phản ánh được thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại văn phòng cấp Bộ nói chung và Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nghệ nói riêng; - Đề xuất các giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận,... thì nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương: Chương 1. Cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Chương 3: Đánh giá, đề xuất một số giải nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước 5
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là một thực thể được hình thành từ lâu, gắn liền với quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng có thể được hiểu theo hai cách sau: Theo nghĩa rộng, văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ cán bộ, công chức, nhân viên hoạt động và thực thi nhiệm vụ [10;8]. Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là một tổ chức độc lập trong bộ máy cơ quan, có tư cách pháp nhân; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả. [19; 12]. Và ở khóa luận này, văn phòng được tập trung nghiên cứu dưới góc độ là một tổ chức độc lập trong cơ quan. 1.1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Qua câu nói đó, ta thấy rõ được vị trí và tầm ảnh hưởng của văn phòng đối với quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong vấn đề thu thập, xử lý thông tin và tham mưu cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. Cụ thể, văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo nên chất lượng hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến tính chính xác, kịp thời và tính pháp lý của các quyết định quản lý. Hoạt động của văn phòng cũng tác động sâu rộng đến chất lượng, hiệu quả công việc của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức. Đồng thời, văn phòng còn là hình ảnh đại diện của cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại nên ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của cơ quan và của chính nhà lãnh đạo. Đặc biệt trong xu thế cải cách công tác hành chính nhà nước hiện nay, văn phòng có những đóng góp quan trọng trong cải cách thể chế hành chính thể hiện qua hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức [10;11]. 6
1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1.1.3.1. Chức năng của văn phòng Văn phòng có nhiều chức năng khác nhau nhưng tập trung vào hai chức năng cơ bản sau: Một là chức năng tham mưu tổng hợp. Chức năng này khẳng định vai trò giúp việc của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan trong công tác quản lý, điều hành bộ máy. Đồng thời, thể hiện sự khác biệt về công tác tham mưu của Văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan tổ chức: Tham mưu tổng hợp và tham mưu chuyên ngành. Tham mưu tổng hợp là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp xếp thông tin để đưa ra những đánh giá khách quan và đề xuất các ý kiến trợ giúp chủ thể quản lý nhằm tạo ra những quyết định quản lý tối ưu. Công tác tham mưu tổng hợp không chỉ là việc tham dự, đề xuất chủ trương, chính sách cho lãnh đạo cơ quan mà còn là việc hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị cùng cấp và cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện qua các nội dung: Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng; tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; chuẩn bị đề án, dự án; theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác; chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,... Hai là chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan (chức năng hậu cần). Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp các trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, đồng thời quản lý, theo dõi và bảo đảm các trang thiết bị, phương tiện đó được sử dụng một cách phù hợp và có hiệu quả. Chức năng năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan tại các cơ quan cấp Bộ gồm các nội dung: quản lý tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức trong cơ quan; chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Lãnh đạo,… [17; 27] Tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan là hai chức năng cơ bản, quan trọng nhất và không thể thiếu của văn phòng. Hai chức năng này không tồn tại một cách độc lập mà có mối quan hệ mật thiết và tương hỗ lẫn nhau. Trong đó, tham mưu tổng hợp thể hiện mục đích cần đạt đến của văn phòng, đồng thời cũng định hướng cho chức năng hậu cần, ngược lại, chức năng hậu cần cung cấp các điều kiện cần thiết để văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng hợp 7
đạt hiệu quả cao hơn. Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cần chú trọng thực hiện cả hai chức năng này chứ không nên chỉ tập trung vào một trong hai. 1.1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng có trách nhiệm thực hiện 14 nhiệm vụ được chia làm 03 nhóm: Nhóm nhiệm vụ về tham mưu tổng hợp: - Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; - Tham mưu xây dựng và theo dõi thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; - Thu thập, xử lý và tổ chức tốt hoạt động thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ thông tin báo cáo của cơ quan, tổ chức; - Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên, tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ quan thông tin đại chúng; - Tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về thủ tục pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan ban hành Nhóm nhiệm vụ về hành chính – tổ chức: - Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, xử lý thông tin văn bản, tổ chức chu chuyển, lập hồ sơ, sắp xếp văn bàn, giấy tờ hàng ngày và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ cơ quan và trong phạm vi văn phòng; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại và thư từ, tiếp dân của cơ quan; - Quản lý tổ chức, biên chế, nhân sự của văn phòng; - Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, triển khai, theo dõi về cải cách hành chính trong phạm vi công sở. Nhóm nhiệm vụ về quản trị hậu cần: - Bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm và quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, quản lý tài chính, kinh phí của cơ quan, tổ chức,…; - Quản lý công tác tài vụ, kế toán, tài sản của cơ quan; - Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc; - Chăm lo các dịch vụ y tế, nhà khách, lễ tân, bảo vệ,… 1.1.2. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng 1.1.2.1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng Hiện nay, tuy “đổi mới công tác văn phòng” đã được sử dụng rất nhiều trong các giáo trình, tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học nhưng chưa có một khái niệm hoàn chỉnh nào về thuật ngữ này. Để phân tích về khái niệm này, cần nghiên cứu hai nội 8
hàm “đổi mới” và “công tác văn phòng”. “Đổi mới” theo nghĩa động từ được hiểu là thay đổi hoặc làm cho tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển5. Cũng có thể hiểu thay đổi là thay cách nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu phát triển bằng cách nghĩ, cách làm khác, tiến bộ hơn, hợp với quy luật của sự phát triển6. “Công tác văn phòng” theo tác giả là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Như vậy, theo quan điểm cá nhân, tác giả xin mạnh dạn đưa ra khái niệm “đổi mới công tác văn phòng” như sau: Đổi mới công tác văn phòng là việc thay đổi, phát triển các hoạt động gắn liền với chức năng nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả hơn, tối ưu hơn, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả tốt hơn và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức cũng như phù hợp với sự phát triển, tiến bộ của thời đại. 1.1.2.2. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng Như chúng ta đã biết, xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại thì vấn đề đổi mới công tác văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển chung là một tất yếu. Nhu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng bắt nguồn từ những yêu cầu sau: Thứ nhất, hiện tượng bùng nổ thông tin là yêu cầu mang tính thời đại có ý nghĩa thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn phòng. Hiện tượng này xuất hiện bởi năm yếu tố thời đại sau: Cách mạng khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ đã sự rút ngắn chu kỳ công nghệ; các quan hệ kinh tế - thương mại hình thành nhanh chóng đã đặt ra yêu cầu bức thiết cho mỗi quốc gia phải mở cửa hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế; Chính phủ các nước phải tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với các quốc gia khác trên thế giới; vai trò của con người trong quá trình lao động sản xuất ngày càng được đề cao; cuộc cách mạng thông tin cùng với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển với tốc độ chóng mặt. Do đó, yêu cầu nắm bắt, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, cho quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu của tất cả cơ quan, tổ chức. Thứ hai, sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta cùng với 5 Theo từ điển tiếng Việt điện tử http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/%C4%90%E1%BB%95i_m%E1%BB%9Bi 6 Theo bài viết GÓP PHẦN TÌM HIỂU QUAN NIỆM VỀ “ĐỔI MỚI”, “CẢI TỔ”, “CẢI CÁCH” https://thongtinphapluatdansu.edu.vn/2008/01/07/1445-2/ 9
xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… đặt ra yêu cầu mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều phải đổi mới và hiện đại hóa. Công tác văn phòng cũng không nằm ngoài xu thế đó, cần phải nhanh chóng đổi mới để thích ứng với sự phát triển của xã hội. Thứ ba, công tác văn phòng ở nước ta nhìn chung vẫn còn lạc hậu, tồn tại nhiều yếu kém đòi hỏi cần phải nhanh chóng đổi mới. Cụ thể, những tồn tại, yếu kém đó là: Quan niệm, nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng còn nhiều lệch lạc; quy định pháp luật về công tác văn phòng chưa đầy đủ, thiếu thống nhất; tổ chức và nhân sự văn phòng còn nhiều hạn chế, lề lối làm việc cũng như việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức; nghiệp vụ hành chính văn phòng chưa được thống nhất, còn nhiều thiếu sót; tệ quan liêu giấy tờ còn nặng nề, công tác quản lý tài liệu chưa chuyên nghiệp; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chưa rộng rãi. Những thiếu sót trên cần được khắc phục nhanh chóng và cách duy nhất là đổi mới công tác văn phòng văn phòng [13] 1.1.2.3. Nội dung đổi mới công tác văn phòng 1.1.2.3.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn phòng Để đổi mới công tác văn phòng, trước hết cần đổi mới về nhận thức. Bởi lẽ chỉ khi nhận thức đúng đắn thì mới có thể định hướng cho hoạt động có hiệu quả. Trước hết, nhà quản trị văn phòng phải nhận thức đúng đắn rằng đổi mới công tác văn phòng phải được thực hiện đồng bộ và toàn diện. Đổi mới công tác văn phòng không đơn thuần chỉ là đưa các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại vào văn phòng hoặc xây dựng trụ sở rộng lớn với các thiết bị đắt tiền. Thay vào đó, phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến xây dựng tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức nhân viên, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ trong hành chính văn phòng, hiện đại hóa trang thiết bị cũng như môi trường làm việc trong văn phòng,… Bên cạnh đó, cần thay đổi nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng. Trên thực tế tại nhiều cơ quan cấp bộ, nhiều cán bộ văn phòng vẫn cho rằng văn phòng chỉ làm những công việc sự vụ, giấy tờ giản đơn và chủ yếu chỉ làm công tác hậu cần. Đó là một nhận thức lệch lạc, cần nhanh chóng thay đổi. Cần xác định trọng tâm của công tác văn phòng là thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp với vai trò tham mưu, giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của toàn bộ bộ máy cơ quan; đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật [12;52]. Đồng thời, tư duy về công tác thu thập, xử lý thông tin cũng cần phải thay đổi. Văn phòng kiểu cũ thường thụ động tổng hợp những tình hình thông tin, số liệu quá khứ nên năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của văn phòng rất thấp. Vì vậy, khi 10
đổi mới, chuyển sang văn phòng hiện đại, cần hướng mọi hoạt động của văn phòng tập trung vào mục tiêu chủ động xử lý thông tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển để giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn và sáng tạo. Việc đổi mới và nhận thức đầy đủ, đúng đắn về công tác văn phòng sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình đổi mới, giúp văn phòng thực trở thành một trung tâm xử lý thông tin theo hướng chủ động phục vụ cho hoạt động tổ chức, điều hành của nhà quản lý, trợ giúp lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý chính xác trong quá trình điều hành tổ chức. 1.1.2.3.2. Đổi mới, hiện đại hóa toàn diện công tác văn phòng Có thể thấy rằng, đổi mới công tác văn phòng phải được thực hiện toàn diện, đầy đủ trên tất cả các phương diện. Bởi lẽ các yếu tố cấu thành công tác văn phòng đều có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại lẫn nhau nên nếu chỉ tiến hành đổi mới một yếu tố thì sẽ thiếu tính đồng nhất, gây ra những “khập khiễng”, “rời rạc” trong quá trình hoạt động. Đổi mới công tác văn phòng được thực hiện trên rất nhiều nội dung, trong phạm vi khóa luận tốt nghiệp này, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu ba nội dung cốt lõi: Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng làm công tác văn phòng; đổi mới trang thiết bị kỹ thuật văn phòng. a. Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng là nội dung mang tính chất nền tảng bởi nghiệp vụ văn phòng chính là các hoạt động thực tiễn và quyết định trực tiếp đến kết quả, năng suất của công tác văn phòng. Ngày nay, sự phát triển không ngừng của CNTT đã bổ trợ và tạo ra những thay đổi lớn đối với việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ văn phòng. Đồng thời, chính việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống như trước đây đã đặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị văn phòng cần thay đổi những văn bản, quy chế và quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng cho phù hợp để giảm thiểu tối đa “độ chênh” giữa các quy định với thực tế hoạt động. Hoạt động văn phòng gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau, song tại phạm vi khóa luận tốt nghiệp này tác giả tập trung nghiên cứu công tác đổi mới bốn nghiệp vụ cơ bản: công tác xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan; công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan. * Công tác xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Chương trình kế hoạch công tác là một phương tiện quan trọng để nhà lãnh đạo chủ động quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức, đảm bảo những hoạt động 11
đó được tiến hành theo đúng định hướng và thống nhất với nhau. Vì vậy, hiệu quả hoạt động quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chất lượng của những chương trình, kế hoạch công tác được lập ra. Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một hoạt động cần thiết và được tiến hành thường xuyên trong mọi tổ chức. Công tác này nhằm xác định mục tiêu, phương hướng, cách thức, nguồn lực cần huy động để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó đồng thời cần theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được phân công thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt chất lượng tốt. Trong mỗi cơ quan, tổ chức, Văn phòng là đơn vị trực tiếp tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đồng thời phối hợp với các đơn vị để theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch và thường xuyên báo cáo lãnh đạo cơ quan để có phương án xử lý kịp thời. * Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan Công tác văn thư Có rất quan niệm khác nhau về công tác văn thư và trong khóa luận này, tác giả sử dụng theo khái niệm tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.” [8; 13] Công tác văn thư là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động cung cấp và đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý được xuyên suốt. Công tác văn thư được thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn bộ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. Trong đó, công tác văn thư cơ quan được thực hiện bởi bộ phận văn thư chuyên trách tại Văn phòng là bộ phận quan trọng nhất. Công tác văn thư bao gồm các nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác lưu trữ Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về công tác lưu trữ. Tại khóa luận này, tác giả sử dụng khái niệm được đề ra ở Luật Lưu trữ 2011: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.” [11; 46]. Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Hiê ̣n nay, ta ̣i các cơ quan cấp bộ, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức 12