Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, Hà Tĩnh

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:128

Thêm vào BST

Báo xấu

66
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại huyện Kỳ Anh. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, Hà Tĩnh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : PHAN THỊ KIM TUYẾN Mã số sinh viên : 1305QTVC067 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Khóa luận “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất đến quý thầy cô, bạn bè, đặc biệt là ThS. Đỗ Thị Thu Huyền – người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể giảng viên trong Khoa Quản trị Văn phòng đã tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường, không chỉ truyền đạt những kiến thức chuyên môn mà còn có cả các kỹ năng để từ đó tôi có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn thiện bản thân mình. Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ, công chức, viên chức đang công tác tại UBND huyện Kỳ Anh – những người đã cho tôi lời góp ý chân thành và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tôi thu thập tài liệu, nghiên cứu thực trạng để hoàn thành khóa luận này. Trong quá trình khảo sát thực tế và nghiên cứu còn gặp rất nhiều khó khăn, do trình độ còn hạn chế nên dù cố gắng song bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô cũng như các bạn đọc để khóa luận được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua, kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kì tài liệu nào và chưa công bố nội dung này bất cứ đâu. Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu đã được công bố. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ cái được viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân NTM Nông thôn mới CNTT Công nghệ thông tin CBCC Cán bộ, công chức QPPL Quy phạm pháp luật QLNN Quản lý nhà nước TTĐT Thông tin điện tử
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 5 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 5 7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 6 8. Cấu trúc của đề tài ......................................................................................... 7 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ............................................................................................ 8 1.1. Khái niệm .................................................................................................. 8 1.1.1. Khái niệm văn bản ................................................................................. 8 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước................................................... 9 1.2. Chức năng của văn bản quản lý ........................................................... 10 1.2.1. Chức năng thông tin ............................................................................ 10 1.2.2. Chức năng pháp lý ............................................................................... 11 1.2.3. Chức năng quản lý ............................................................................... 12 1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý ..................................................... 13 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật............................................................... 13 1.3.2. Văn bản hành chính ............................................................................ 13 1.3.3. Văn bản chuyên ngành ........................................................................ 15 1.4. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.............. 15
1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền ........................................................................ 15 1.4.2. Yêu cầu về nội dung ............................................................................. 16 1.4.3. Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản ............................. 17 1.4.4. Yêu cầu về ngôn ngữ............................................................................ 18 1.4.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ....................... 21 CHƯƠNG II. TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH ..... 24 VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH .................................................. 24 2.1. Khái quát về UBND huyện Kỳ Anh ..................................................... 24 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Kỳ Anh ............ 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ........................................................................... 26 2.1.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 30 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh ........................................................................................................... 31 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh .............. 31 2.2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản ............................................... 36 2.2.3. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản của UBND huyện Kỳ Anh ........... 47 2.2.4. Nội dung văn bản của UBND huyện Kỳ Anh ..................................... 48 2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh..... 49 2.3. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh ................................................................................................ 60 2.3.1. Ưu điểm................................................................................................. 60 2.3.2. Hạn chế ................................................................................................. 61 2.3.3. Nguyên nhân ........................................................................................ 67 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH ............................................................................. 70 3.1. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền và thể thức văn bản ..... 70
3.2. Kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo văn bản......... 71 3.3. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo về soạn thảo và han hành văn bản tại Huyện................................................................................................. 72 3.4. Hoàn thiện và ban hành các văn bản có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản ............................................................................ 72 3.5. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ................................................... 73 3.6. Nâng cao ý thức của CBCC trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản ........................................................................................................... 75 3.7. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản sai quy định; tăng cường thanh, kiểm tra công tác văn thư. .................................................... 76 3.8. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ...................................................... 77 3.9. Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................................................. 77 3.9.1. Tăng cường trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản. ................................................................................................. 77 3.9.2. Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản .... 78 3.10. Mẫu hóa văn bản .................................................................................. 79 KẾT LUẬN .................................................................................................... 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 82 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước. Nó sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong các văn bản quản lý của các cơ quan. Vì vậy, quan tâm đúng mực đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản góp phần tích cực vào tăng cường hiệu lực quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã góp phần tích cực đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều khiếm khuyết cả về nội dung và thể thức đặc biệt là các văn bản của các cơ quan quản lý hành chính tại địa phương. UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản khác của cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Huyện. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, số lượng văn bản ban hành tại Huyện tương đối nhiều, chiếm một vị trí quan trọng và là phương tiện căn bản và chính xác nhất trong việc truyền tải thông tin của Huyện. Vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh cần được coi trọng và không ngừng nâng cao chất lượng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ chức, bằng việc tiếp xúc trực tiếp với công 1
việc tại UBND huyện Kỳ Anh, tôi nhận thấy việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Huyện là rất cần thiết và cấp bách. Để hiểu sâu hơn về tình hình thực tế so với kiến thức lý thuyết đã được học, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” làm đề tài khóa luận. Tôi hi vọng kiến thức trong đề tài có thể là tài liệu tham khảo hữa ích cho bạn đọc khi tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ chức nói chung và UBND huyện Kỳ Anh nói riêng. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác công văn, giấy tờ và hệ thống văn bản quản lý. Một trong những người tiên phong cho công tác lưu trữ và quản trị văn phòng là PGS. Vương Đình Quyền, ông đã có những bài viết bao quát hầu hết các vấn đề của công tác văn thư và lưu trữ trong thời phong kiến: từ thể chế đến việc tuyển dụng quan lại để thực hiện các công việc về văn bản, giấy tờ; từ những quy định về thông tin liên lạc đến việc quản lý, sử dụng con dấu và các lệ kiêng húy trong văn bản;…Ông cũng là người đã có bài viết phân tích sâu sắc và làm rõ vai trò, những đóng góp của Minh Mệnh - vị hoàng đế có công “khai sáng nền văn khố triều Nguyễn” nói riêng và nền lưu trữ của Việt Nam nói chung. Một số tác phẩm nghiên cứu của ông là: “Văn bản và lưu trữ học đại cương”, (1997 ), “Lý luận về phương pháp công tác văn thư”, (2011)... Ngoài ra, về lý luận chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm (Học viện hành chính Quốc gia) đã có một số ấn phẩm như: “Soạn thảo và xử lý văn bản Quản lý nhà nước”, (2001), “Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong các cơ quan Đảng, nhà nước” (2009); TS. Lưu Kiếm Thanh (Học viện hành chính Quốc gia) đã công bố cuốn: “Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy” (2002); 2
PGS.TS Nguyễn Minh Phương (Trung ương hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam) công bố công trình“Những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản QPPL” (2012), “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” (2011); TS. Nguyễn Thế Quyền công bố cuốn “Xử lý văn bản quản lý hành chính nhà nước khiếm khuyết”(2009); Lê Văn In “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động kinh doanh và quản lý” (2002), “Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế”(2011); v.v... và một số dự án nghiên cứu khoa học về soạn thảo và ban hành văn bản đã được các cơ quan khoa học nghiệm thu. Ví dụ: Dự án VIE/94/003 về “Quy trình soạn thảo văn bản QPPL” của NXB Văn hóa Dân tộc và Bộ Tư pháp năm 2002. Luận án tiến sĩ của tác giả Đỗ Văn Học với đề tài “Lịch sử xây dựng pháp luật về ban hành văn bản quản lý nhà nước ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010” đã tiến hành khảo sát, đánh giá lịch sử xây dựng pháp luật về ban hành văn bản QLNN ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010 với 2 bước đi cụ thể 1986 – 1996 và 1996 – 2010 những thành quả quan trọng, những kinh nghiệm quý báu và cả những hạn chế cần tiếp tục đổi mới để hoàn thiện pháp luật về ban hành văn bản QLNN. Với đề tài này còn giúp bạn đọc tiếp cận một cách có hệ thống các văn bản QLNN liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản của nước ta trong giai đoạn 1986 – 2010; Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp của Lưu Thị Hương Giang – sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp”. Trên Tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có rất nhiều bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Cụ thể là các bài viết: “Biểu tượng 3
hóa ngôn ngữ quyền lực, cấu trúc và tổ chức văn bản học của văn bản hành chính hoàng cung triều Nguyễn, 1802 – 1841” của Vũ Đức Liêm, số ra 1/2017; “Một vài ý kiến về việc viết phần mở đầu và kết thúc của báo cáo sơ kết, tổng kết” của ThS. Nguyễn Thị Thu Hà, số 1/2017; “Xây dựng và ban hành văn bản” của ThS. Nguyễn Trọng Biên số 8/2015; “Kỹ thuật soạn thảo văn bản, thực trạng và định hướng phác thảo” của TS. Lê Văn In, số 8/2015; “Cần sử dụng những thuật ngữ phù hợp liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản” của TS. Đào Thị Tố Uyên, số 7/2015. Đặc biệt là bài viết “Tổng hợp kết quả trao đổi về các từ/ thuật ngữ “Từ điển mở thuật ngữ văn thư – lưu trữ - văn phòng” đăng trên tạp chí văn thư – lưu trữ Việt Nam” do Ban tổ chức chuyên đề tổng hợp số 2, 3/2016 với bài viết này là sự tổng hợp từ nhiều bài viết từ các nhà quản lý, nhà nghiên cứu chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Hành chính – Văn phòng và các chuyên gia ở các lĩnh vực khoa học: Ngôn ngữ học, Luật học, Lịch sử đến những người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trình bày những sự hiểu biết của mình về những quy định hiện hành cả lý thuyết lẫn thực tiễn áp dụng hay chủ kiến, quan điểm của mình. Trong số đó có bài viết số ra 3/2016 tổng hợp những quan điểm của rất nhiều tác giả giải về thuật ngữ: Văn bản hành chính và phương pháp soạn thảo hay kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Kết quả quan trọng nhất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản là Quốc hội đã ban hành Luật “Luật ban hành văn bản QPPL”(2015) cùng với một số văn bản dưới Luật đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản. Nhìn chung các công trình nghiên cứu kể trên đều có ý nghĩa, tác dụng thiết thức và có giá trị ứng dụng cao tại cơ quan, đơn vị nghiên cứu. Các công trình nghiên cứu đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở những mức độ và phạm vi khác 4
nhau. Đặc biệt, những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình tôi thực hiện bài khóa luận này. Tuy nhiên, hiện tại vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào tìm hiểu một cách đầy đủ và hoàn thiện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại huyện Kỳ Anh. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài, có rất nhiều nhiệm vụ được đặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Thứ nhất: Phân tích cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổ chức; - Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. - Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: UBND huyện Kỳ Anh - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh trong khoảng thời gian từ 2014 đến 2016. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hệ thống văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh còn nhiều hạn chế về nội dung, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức, quy 5
trình soạn thảo và ban hành văn bản. 7. Phương pháp nghiên cứu Nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, khóa luận đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp biện chứng: Khóa luận lấy việc vận dụng các quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lê Nin làm nền tảng nghiên cứu khoa học và làm rõ mỗi quan hệ giữa lý luận và thực tiễn. Phương pháp này giúp đánh giá thực trạng giữa lý luận và thực tiễn thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. - Phương pháp thống kê, điều tra khảo sát: Phương pháp này giúp thống kê các văn bản, tài liệu, số liệu làm cơ sở để nghiên cứu đề tài. Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. - Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh mặt lý luận với tình hình hoạt động thực tiễn, so sánh những quy định trên công văn, giấy tờ với thực trạng hoạt động của công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh. Từ đó làm rõ những ưu điểm, tồn tại làm cơ sở thực tế nhất để tìm ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện. Qua các phép so sánh cũng cho phép tìm ra những đặc thù, những điểm phù hợp và những điểm chưa phù hợp của các quy định với điều kiện của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập các tài liệu liên quan đến đề tài qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, từ đó sàng lọc, xử lí những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin không cần thiết nhằm đưa vào đề tài những thông tin khách quan nhất. - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn một số cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại UBND huyện Kỳ Anh nhằm thu thập thông tin phục vụ cho 6
đề tài. - Phương pháp hệ thống: Xác định các mối quan hệ, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Phương pháp này còn được dùng để đánh giá một cách toàn diện những ưu điểm, hạn chế cũng như những nguyên nhân trong công tác này tại UBND huyện Kỳ Anh. - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu và thu thập các tài liệu, chúng tôi tổng hợp và đánh giá toàn bộ quá trình liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 8. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận gồm có 3 chương. Cụ thể: Chương I. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Chương II. Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh Chương III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh. 7
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Nó chính là công cụ truyền tải các ý tưởng cũng như các cảm xúc của đối tượng giao tiếp, làm cho hoạt động giao tiếp được thực hiện. Tính đến thời điểm hiện nay văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu mà có nhiều định nghĩa về văn bản. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất:“Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định”. Ký hiệu ngôn ngữ ở đây chủ yếu dùng để chỉ chữ viết – một loại ký hiệu phổ biến nhất của ngôn ngữ. Ngoài ra ký hiệu ngôn ngữ còn được thể hiện dưới hình thức là những dấu hiệu mang tính quy ước. Dưới góc độ ngôn ngữ học,Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân đã định nghĩa như sau: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, tống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết” [15;15]. Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước” tác giả Bùi Khắc Việt có đề cập : “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng chính hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết qủa tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”[34,10]. Dưới góc độ hành chính học, thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong 8
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những văn bản này đều hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng viết”[21;47]. Như vậy, có thể hiểu khái niệm văn bản theo cách đơn giản như sau: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, thống nhất về cấu trúc có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giao tiếp nhất định. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Thời gian gần đây, ở nước ta có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản QLNN. Trong các công trình nghiên cứu, các sách và giáo trình viết về văn bản QLNN, mỗi tác giả lại có một cách nhìn khác nhau về thuật ngữ này. Sau đây là một số cách hiểu về văn bản QLNN. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền đưa ra khái niệm:“Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”[21;48]. Giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện hành chính Quốc gia do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đề cập đến khái niệm này như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”[13;405]. Trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia ấn hành năm 1997, PGS. TS Nguyễn Văn Thâm cũng đưa ra khái niệm như sau: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh 9
lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [30; 26]. Như vậy có thể hiểu: Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan quản lý nhà nước với các tổ chức và công dân. 1.2. Chức năng của văn bản quản lý 1.2.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên. Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Khi đó, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người. Nhờ có chữ viết nhiều dân tộc đã ghi chép được những thông tin về nhiều mặt của đời sống xã hội và hiện tượng tự nhiên qua các thời kỳ lịch sử. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, thông tin bằng hình thức văn bản ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, 10
khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan này tới cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. Để thỏa mãn nhu cầu này, các cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép như: băng đĩa, phim ảnh, điện toại, mạng Internet…. Tuy nhiên hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu với hoạt động quản lý. Có thể khẳng định, thông tin bằng văn bản là hình thức chủ yếu được các cơ quan nhà nước sử đụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình 1.2.2. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý, nó được thể hiện qua các khía cạnh sau: Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông qua các quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ mà nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Bằng hệ thống các quy phạm pháp luật được văn bản hóa sẽ tạo thuận lợi cho việc truyền đạt và thực thi pháp luật trong các cơ quan nhà nước và toàn xã hội được đầy đủ, đúng đắn, nghiêm chỉnh và thống nhất. Đồng thời, tạo dựng một hành lang pháp lý cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý của Nhà nước đạt hiệu quả cao. Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện qua việc làm bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin về quản lý khác. Văn bản quản lý nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đó với tư cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Tư cách pháp nhân này còn được thể hiện bởi chữ ký của người có thẩm quyền, dấu đóng trên văn bản điều đó đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý trong trường hợp cần thiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm. Đây là ưu thế của 11
việc truyền đạt thông tin quản lý bằng văn bản so với truyền đạt bằng miệng. Bởi vậy, trong công tác quản lý đối với những vấn đề, sự việc cần có cơ sở pháp lý để đảm bảo hiệu lực thi hành thì thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnh đạo cơ quan đều truyền đạt bằng hình thức văn bản. 1.2.3. Chức năng quản lý Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để cơ quan thực hiện chức trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác quản lý văn bản được dùng vào nhiều mục đích như truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan khác hoặc với cán bộ, công dân về những vấn đề có liên quan. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch… Các thông tin này cần văn bản hóa để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến các cơ quan, đơn vị hoặc các cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối tượng đó thực hiện nội dung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Mặt khác, các quyết định quản lý được văn bản hóa là cơ sở để chủ thể quản lý tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh. Trong quá trình quản lý, để đề ra được những quyết định quản lý đúng đắn thường phải thu thập và xử lý nhiều nguồn thông tin, trong đó có nguồn thông tin đã được văn bản hóa có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, xây dựng và ban hành các quyết định quản lý là một trong những công việc chủ yếu của hoạt động quản lý. Hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của một cơ quan, một ngành hay rộng hơn là của bộ máy nhà nước một phần rất lớn phụ thuộc vào sự đúng đắn và kịp thời của các quyết định quản lý mà chủ yếu được truyền đạt bằng 12
văn bản. Truyền đạt các quyết định quản lý bằng văn bản là hình thức tối ưu nhưng không phải là duy nhất. Nếu sử dụng một cách tùy tiện, thiếu cân nhắc hình thức truyền đạt này có thể dẫn đến lạm phát công văn, giấy tờ và nảy sinh tệ quan liêu trong các cơ quan. 1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý Căn cứ vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ thì hệ thống văn bản quản lý bao gồm những loại sau: 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật có vị trí quan trọng, kiến tạo nên hệ thống pháp luật Việt Nam. Theo Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này. Văn bản quy phạm pháp luật có vai trò rất lớn trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Nó thể chế hóa các đường lối, chủ trương của Đảng, làm hành lang pháp lý của hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Giữ vai trò điều chỉnh các quan hệ xã hội, là bộ phận hợp thành quan trọng nhất của hệ thống văn bản quản lý nhà nước. 1.3.2. Văn bản hành chính Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ 13