Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:80

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An" nhằm phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Anh Sơn. Nêu rõ ưu, nhược điểm nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, đưa ra các giải pháp cụ thể để công tác văn phòng tại đây được tốt hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực hiện : HÀ THỊ XUÂN HƢƠNG Mã số sinh viên : 1705QTVC025 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình trao đổi và chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa đã không ngừng động viên, chia sẻ và giải đáp những thắc mắc của sinh viên khi muốn thực hiện đề tài khóa luận để giúp tôi có đƣợc đủ dũng khí để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Bài khoá luận tốt nghiệp đƣợc thực hiện trong thời gian tôi thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An và do tình hình dịch covid-19 đang diễn ra căng thẳng trên địa bàn Hà Nội nên trƣớc đó tôi chƣa có dịp để gặp gỡ trao đổi trực tiếp với thầy giáo hƣớng dẫn làm đề tài của mình là Th.S Nguyễn Hữu Danh. Vì thế, tôi xin chân thành cảm ơn thầy đã nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn, đốc thúc kiểm tra bài làm cũng nhƣ sửa lại những lỗi sai cơ bản mà tôi đã gặp phải. Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các anh, chị trong văn phòng Ủy ban đã có lời động viên, góp ý đặc biệt là anh Lê Anh Tuấn, chị Lê Thị Thu Dung hai chuyên viên văn phòng làm việc với tôi trong thời gian thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ giải đáp thắc mắc và cách tìm nguồn các tài liệu. Tôi xin chân thành cảm ơn.
LỜI CAM ĐOAN Bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo Nguyễn Hữu Danh không có sự sao chép từ các bài khác, nếu có vấn đề gì tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân MTTQ Mặt trận tổ quốc Nxb Nhà xuất bản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TS Tiến sĩ ThS Thạc sỹ UBND Ủy ban nhân dân VD Ví dụ VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................ 2 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................... 2 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu....................................................................... 4 6. Cấu trúc của đề tài ................................................................................. 4 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ........... 6 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng ............................................... 6 1.1.1 Một số khái niệm.............................................................................. 6 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng .................................................................... 6 1.1.2 Công tác văn phòng .......................................................................... 7 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............................................... 8 1.1.3.1 Chức năng của văn phòng ............................................................. 8 1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng .............................................................. 9 1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng ....................................................... 10 Tiểu kết chƣơng 1.................................................................................... 12 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN . 13 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An ................................................................ 13 2.1.1 Đôi nét về huyện Anh Sơn ............................................................. 13
2.1.2 Phƣơng hƣớng nhiệm vụ,chỉ đạo, điều hành năm 2021 của UBND huyện Anh Sơn ....................................................................................... 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn và Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn ........................................................... 16 2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn ................................................................................................... 16 2.1.4.1 Chức năng ................................................................................... 16 2.1.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn .............................................................. 17 2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An ................................................................ 19 2.2.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp ........................................................ 19 2.2.2 Công tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo ... 21 2.2.2.1 Hồ sơ trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết công việc ................................................................................................. 21 2.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng trong thẩm tra hồ sơ, đề án, văn bản trình. 21 2.2.2.3 Xử lý hồ sơ giải quyết công việc ................................................ 22 2.2.2.4 Thẩm quyền ký văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn .. 23 2.2.2.5 Phát hành, công bố văn bản ........................................................ 23 2.2.2.6 Kiểm tra việc thi hành văn bản ................................................... 24 2.2.3 Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác .................................... 25 2.2.3.1 Các loại chƣơng trình công tác ................................................... 25 2.2.3.2 Trình tự xây dựng chƣơng trình công tác ................................... 25 2.2.3.3 Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chƣơng trình công tác ...... 27 2.2.4 Công tác văn thƣ ............................................................................ 28 2.2.4.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản ....................................... 28 2.2.4.2 Quản lí và sử dụng con dấu ......................................................... 33 2.2.4.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan .................. 34 2.2.5 Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng .................. 35
2.2.6 Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp.............................................. 36 2.2.6.1 Nhiệm vụ của văn phòng trong tổ chức hội nghị, cuộc họp ....... 36 2.2.6.2 Các loại hội nghị, cuộc họp......................................................... 37 2.2.7 Công tác ngoại vụ, biên giới .......................................................... 41 2.2.8 Công tác hậu cần ............................................................................ 42 Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................... 43 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN ............... 44 3.1 Giải pháp về Công tác tham mƣu, tổng hợp ..................................... 44 Giải pháp: ................................................................................................ 44 3.2 Giải pháp về Công tác Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản.... 46 3.3 Giải pháp về Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác .................. 47 3.4. Giải pháp về Công tác văn thƣ ......................................................... 49 3.5 Giải pháp về Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng 51 3.6 Giải pháp về Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp ........................... 52 3.7 Giải pháp về Công tác ngoại vụ, biên giới........................................ 54 3.8 Giải pháp về Công tác hậu cần.......................................................... 56 3.9 Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác văn phòng.................................................................................. 57 3.10 Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ cho đội ngũ công tác văn phòng......................................................... 58 3.11 Tăng cƣờng thanh tra, kiểm tra và có chế tài thƣởng phạt phù hợp với các quy chế thi đua khen thƣởng của cơ quan hành chính nhà nƣớc 59 3.12 Xây dựng và thực hành văn phòng 5S trong môi trƣờng làm việc ...... 60 3.13 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ..... 60 Tiểu kết chƣơng 3.................................................................................... 61 KẾT LUẬN .................................................................................................... 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là bộ phận phụ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành và giải quyết các công việc hành chính liên quan đến văn bản, là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan. Trong doanh nghiệp văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thƣơng hiệu doanh nghiệp. Nói chung, cơ quan doanh nghiệp tƣ nhân, hay nhà nƣớc đều cần có một bộ phận văn phòng giúp việc đƣợc đào tạo về chuyên môn bài bản, có các kỹ năng văn phòng cần thiết phục vụ công việc. Đây là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và cần có sự quan tâm để có sự phát triển đáp ứng tiến bộ xã hội, tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực văn phòng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao hiệu quả, đúng yêu cầu. “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết các công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao”. Trong tình hình hiện nay, khi nhịp độ cuộc sống không ngừng phát triển Việt Nam cũng đang trở mình trong cuộc cách mạng 4.0 câu nói lúc sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Ngƣời đến thăm Văn phòng Trung ƣơng Đảng tại tại Chiến khu Việt Bắc càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết. Đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của và cán bộ, công nhân viên, chiến sỹ Văn phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng và cán bộ Văn phòng nói chung. Nắm đƣợc tầm quan trọng của văn phòng cũng nhƣ các công tác trong văn phòng nên sau khi có quyết định tiếp nhận thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn tôi đã chọn Văn phòng là bộ phận mà mình sẽ thực tập. Tại đây tôi đã có dịp quan sát và làm một số công việc và nhận thấy công tác văn phòng tại đây tuy đã có nhiều đổi mới nhƣng vẫn còn có nhiều hạn chế vì thế 1
tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” làm bài khóa luận tốt nghiệp của mình nhằm chỉ ra những thực trạng còn tồn tại và đƣa ra những cách thức,giải pháp cụ thể hiệu quả, phù hợp đƣa công tác văn phòng vào khuôn khổ, nề nếp và thực hiện công việc có hiệu quả hơn. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Đề tài khóa luận đƣợc thực hiện nhằm những mục đích sau - Nắm đƣợc tổng quan sơ lƣợc về văn phòng và Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. - Khảo sát các công tác nghiệp vụ trong văn phòng. - Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng. - Phân tích thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế từ đó đƣa ra những giải pháp phù hợp cho từng công tác để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đây. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc những mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề chủ yếu sau: - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Anh Sơn. Nêu rõ ƣu, nhƣợc điểm nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, đƣa ra các giải pháp cụ thể để công tác văn phòng tại đây đƣợc tốt hơn. 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn phòng là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan nhà nƣớc nói chung và doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này đƣợc rất nhiều ngƣời quan tâm và nghiên cứu. Trong những năm qua cùng với việc tiến hành công cuộc cải cách hành chính, nhà nƣớc ta đã không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác văn phòng. Trên thực tế đã có rất nhiều các tài liệu, đề tài nghiên cứu, bao gồm cả những bài tham luận đóng góp nhằm nâng 2
cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn phòng nhƣ: - Tài liệu “ Hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy ở cơ sở” Đỗ Quốc Toán Chủ biên, Nxb Chính Trị Quốc gia sự thật. - Tài liệu “Bác Hồ với công việc văn phòng” của tác giả T.S Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Tổng hợp Hồ Chí Minh. - Tài liệu “ Cẩm nang công tác văn thƣ, lƣu trữ trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp” Nxb Thế giới. - Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thƣ - Đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”. Những công trình nghiên cứu trên đã một phần nghiên cứu về các vấn đề khác nhau trong công tác văn phòng một cách khách quan, tuy nhiên thì đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn” thì chƣa có bài nghiên cứu cụ thể nào. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là các công tác văn phòng có tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, cụ thể là: - Công tác Tham mƣu, tổng hợp - Công tác Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản - Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác - Công tác Văn thƣ, lƣu trữ - Công tác Quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng - Công tác Tổ chức hội nghị, cuộc họp - Công tác Ngoại vụ, biên giới - Công tác Hậu cần Phạm vi nghiên cứu là tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. 3
5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài tôi có sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phƣơng pháp mô tả thực trạng: Để thực hiện đề tài và có thể đƣa ra những nhận xét khách quan cụ thể nhất tại đây tôi đã không ngừng quan sát và mô tả lại tình hình thực hiện các công việc đang diễn ra tại UBND huyện Anh Sơn. - Phƣơng pháp quan sát: Để bài làm của mình đƣợc theo sát thực tế tôi đã tập trung quan sát và ghi chép lại các quy cách làm việc và quy trình cụ thể của các công tác trong văn phòng nhƣ trong hội họp, xây dựng chƣơng trình kế hoạch, trình và kiểm tra thực hiện văn bản và một số quy trình khác có tại cơ quan. - Nghiên cứu các tài liệu tham khảo, kinh nghiệm của các bộ phận: Các tài liệu tham khảo là các bài khóa luận bài viết cùng đề tài nhƣ: Đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”; Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. - Thu thập và phân tích tài liệu liên quan: Trong quá trình làm bài tôi đã thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong bộ phận văn phòng cụ thể: Bảng thống kê trang thiết bị, dụng cụ văn phòng; Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện năm 2020; Phƣơng hƣớng nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành năm 2021; Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn Nhiệm kỳ 2016 – 2021; Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện chỉ thị 04-CT/TƢ của Ban bí thƣ về Công tác đối ngoại. - Tiến hành trao đổi với các cán bộ hƣớng dẫn. 6. Cấu trúc của đề tài Đề tài” Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An” ngoài phần Mở đầu, Phụ lục thì có kết cấu làm 3 chƣơng: 4
Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác văn phòng Chƣơng 2: Thực trạng Công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. 5
PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng đƣợc hiểu chung nhấtlaf nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chƣa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng và hoạt động của quản lý nói chung. Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó đƣợc gọi là “văn phòng”. Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng nhƣ sau: - Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thƣ của cơ quan, đơn vị. - Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ qua, đơn vị, là địa điểm mà hằng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,...) - Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”. Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan đơn vị. 6
Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp ch lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt động rất đặc trƣng của công tác văn phòng. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phƣơng tiện vật chất, kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trƣởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trƣởng nhƣ: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các yếu tố này. Nhƣ vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất kỹ thuật và con ngƣời. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyên thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lý điều hành của mọi cơ quan, đơn vị. Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị nhƣ sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt độgn quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.”1 1.1.2 Công tác văn phòng Công tác văn phòng là bao gồm các công việc đƣợc thực hiện bởi văn phòng nhƣ: - Công tác Thu thập và xử lý thông tin: 1 GSTS. Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, 2012, tr.8,9 7
- Công tác Văn thƣ - Công tác Lƣu trữ - Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác. - Công tác Quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng - Công tác Tổ chức hội nghị, cuộc họp, tổ chức các chuyến đi công tác - Công tác Ngoại vụ - Công tác Hậu cần... 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1.3.1 Chức năng của văn phòng Chức năng tham mưu, tổng hợp: Tham mƣu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Ngƣời quản lý phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một các nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi ngƣời quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề,...Điều đó vƣợt qua khả năng của nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trƣớc hết là công tác tham mƣu, tổng hợp. Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt đƣợc kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mƣu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng đẻ giúp công tác này đƣợc thuận lợi, để có ý kiến tham mƣu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác 8
sọan thảo văn bản,... Chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện cơ sở vật chất, phƣơng tiện thiết bị, dụng cụ, và văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng2. 1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp chƣơng trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị: xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Mỗi cơ quan đơn vị có nhiều kế họach do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song muốn đạt đƣợc mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch cần đƣợc kết nối thành ệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác tháng, quý, tuần của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó. - Thu thập, xử lý quản lý sử dụng thông tin: hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng. Văn phòng là „cửa sổ‟ là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. 2 GSTS. Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, 2012, tr.9,10 9
- Thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận. - Tƣ vấn về văn bản cho thủ trƣởng, trợ giúp thủ trƣởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nƣớc. - Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở. Lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp. Lễ nghi khánh tiết của cơ quan. - Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phƣơng. - Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng. - Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý(nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nƣớc và theo quyết định của thủ trƣởng cơ quan. - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong toàn cơ quan. Phối hợp với công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đon vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp. 1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Cơ cấu tổ chức của văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các cơ cấu trong cơ cấu tổ chức văn phòng trong một cơ quan thƣờng bao gồm: 10
Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thƣ. Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trƣơng đƣờng lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tƣ vấn cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trƣởng và đề xuất các phƣơng án giải quyết. Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phƣơng tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả. Bộ phận lưu trữ: Sƣu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lƣu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hƣớng dẫn công tác lƣu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ cho các bộ phận của cơ quan. Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan. Bộ phận nhân sự: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động nhƣ: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng lao động, theo dõi đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thƣởng, kỉ luật, quản lí hồ sơ nhân sự. Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo vệ môi trƣờng, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. 11
Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Chánh văn phòng về những việc đƣợc phấn công và giải quyết một số công việc khi đƣợc sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một ngƣời phụ trách ( Trƣởng phòng hoặc tổ trƣởng) chịu trách nhiệm trƣớc Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó. Tiểu kết chƣơng 1 Trong chƣơng 1 tôi đã tìm hiểu và đƣa ra toàn bộ các khái niệm và lý luận liên quan đến công tác văn phòng nhằm để phục vụ cho việc nghiên cứu vào thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn tỉnh Nghệ An trong chƣơng 2 tới. 12
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ANH SƠN, TỈNH NGHỆ AN 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An 2.1.1 Đôi nét về huyện Anh Sơn Lịch sử hình thành: Dƣới chế độ phong kiến nhà Nguyễn năm Minh Mệnh thứ 3 phủ Anh – Thanh – Đô đƣợc đổi tên thành phủ Anh Sơn. Đến năm 1946, phủ Anh Sơn lúc này bao gồm 2 huyện Anh Sơn và Đô lƣơng hiện nay. Huyện Anh Sơn hôm nay đƣợc thành lập từ tháng 4 năm 1963, tách ra từ huyện lớn Anh Sơn theo Quyết định số 32/QĐ-TTg ngày 19 tháng 4 năm 1963 của Chủ tịch hội đồng Bộ trƣởng. Huyện đƣợc cấu thành từ 20 xã và 1 thị trấn: Thị trấn Anh Sơn, Tam Sơn, Đỉnh Sơn, Cẩm Sơn, Thành sơn, Bình Sơn, Thọ Sơn, Hùng Sơn, Tƣờng Sơn, Đức Sơn, Hội Sơn, Hoa Sơn, Thạch Sơn, Phúc Sơn, Long Sơn, Khai Sơn, Cao Sơn, Tào Sơn, Vĩnh Sơn, Lĩnh Sơn, Lạng Sơn. Huyện Anh Sơn có diện tích 60.299.91ha Vị trí địa lý: Là một huyện miền núi thuộc miền Tây Nghệ An, trải dọc theo đôi bời sông Lam và Quốc lộ 7, phía Đông giáo với huyện đồng bằng Đô Lƣơng, phía Bắc giáp với huyện miền núi Tân Kỳ và huyện vùng cao Quỳ Hợp, phía Tây giáp với huyện vùng cao Con Cuông và nƣớc bạn Lào, phái Nam giáp với huyện miền núi Thanh Chƣơng, cách thành phố Vinh 100 km về phía Tây.3 2.1.2 Phương hướng nhiệm vụ,chỉ đạo, điều hành năm 2021 của UBND huyện Anh Sơn 4 Năm 2021 là năm đầu, có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xây dựng 3 Theo Cổng thông tin điện tử huyện Anh Sơn 4 UBND huyện Anh Sơn, Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện năm 2020; Phƣơng hƣớng nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành năm 2021 13