Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

79
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của khoá luận nhằm phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : HOÀNG THỊ BAY Mã số sinh viên : 1305QTVB005 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiện trong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từ những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện. Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Tác giả Hoàng Thị Bay
LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Lâm Thu Hằng, em đã thực hiện đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh đặc biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằng trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơ quan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ 1 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân 2 HĐND Hội đồng nhân dân 3 UBND Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài................................................................ 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 4 6. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 5 8. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 5 NỘI DUNG....................................................................................................... 6 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ........................................................................................................ 6 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. ...................................................... 6 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .............................................................. 6 1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư ................................................ 6 1.1.3. Nội dung công tác văn thư ................................................................ 8 1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. ..................................................... 10 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. .. 10 1.2.1.1. Khái niệm .................................................................................... 10 1.2.1.2. Nội dung ...................................................................................... 11 1.2.1.3. Vai trò.......................................................................................... 11 1.2.1.4. Nguyên tắc .................................................................................. 12 1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ............................................ 12 1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. ...... 13 1.2.2.1. Khái niệm .................................................................................... 13
1.2.2.2. Đặc điểm ..................................................................................... 13 1.2.2.3. Loại hình ..................................................................................... 13 1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ......................................................... 14 1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. .... 15 1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư................................... 15 1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ .................................... 15 1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. .. 16 1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ. ....................... 16 1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.................. 17 Tiểu kết ........................................................................................................ 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH ..... 19 2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh............................................ 19 2.1.1. Quá trình hình thành.......................................................................... 19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh..................................................................................... 21 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ................................................ 21 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh ........................... 21 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh..................................................................................... 23 2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh .......................................................................................................... 23 2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh ................... 23 2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 24 2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ................................................... 24 2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh ................................... 26
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh .......................................................................................................... 32 2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ ......................................... 32 2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ ................................ 34 2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ .......................................... 36 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ............................ 39 2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ...................................................... 39 2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi.......................................................... 41 2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến ....................................................... 42 2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 45 2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ....... 47 2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ ........................................................................... 48 2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ .. 52 2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh .................. 53 2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice ................................................................................................ 55 2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm E-office ............................................................................................... 56 2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. ................................................................................ 57 2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh ............................................................. 58 2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ ........................... 60 2.3. Nhận xét ............................................................................................... 60 2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 60
2.3.2. Hạn chế.............................................................................................. 62 2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 63 Tiểu kết ........................................................................................................ 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH .......................................................................................... 65 3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh .......................................................................................................... 65 3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ........ 66 3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ ..................................... 68 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ.................................... 70 3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện ..................................... 71 3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa ...................................................................................... 71 3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.......... 72 3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá ............................... 73 Tiểu kết ........................................................................................................ 75 KẾT LUẬN .................................................................................................... 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 77 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. UBND huyện Trùng Khánh từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định như công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao,.. Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của UBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND 1
huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên, em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập. 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như: Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001”. Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hình thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81” khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng. Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở UBND Tuyên Quang và một số ý kiến” Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”. 2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn. Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêu của sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc gia. Khóa luận “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân sự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô. Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê Thị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009. Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác văn thư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Vì vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố. Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.” 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. - Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu 3
trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. - Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài - Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. - Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. - Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: + Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. + Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. + Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. + Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016 + Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. + Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai đoạn 2011- 2016. 4
6. Phương pháp nghiên cứu Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng một số các phương pháp nghiên cứu như: Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân cá nhân. Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế. Thứ ba là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làm đúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạng Internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của bài khóa luận bao gồm ba chương: Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. 5
NỘI DUNG CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. 1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không 6
đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy. b. Tác dụng Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc,… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: - Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các 7
đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.3. Nội dung công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội dung cơ bản sau: Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau: Một là, soạn thảo và ban hành văn bản. Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau: - Thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh máy, sao in văn bản - Ký văn bản để ban hành Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội dung này bao gồm các công việc: - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; - Trình ký văn bản; - Ghi số, ngày tháng, năm văn bản; 8
- Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có); - Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao; - Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các công việc: - Tiếp nhận văn bản đến; - Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; - Đăng ký văn bản đến; - Trình văn bản đến; - Sao văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung này bao gồm các công việc: - Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức. - Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn thư khi giữ con dấu của cơ quan. - Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bản cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức. Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nội dung này bao gồm các công việc: - Mở hồ sơ; - Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ; - Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; - Kết thúc và biên mục hồ sơ. Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủ 9
trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư,... Vì vậy để làm tốt công tác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi;cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách). Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan đúng quy định. 1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. 1.2.1.1. Khái niệm Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. 10
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: - Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ - Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng nhân dân. 1.2.1.2. Nội dung Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau: - Phân loại tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu - Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tiêu hủy tài liệu lưu trữ 1.2.1.3. Vai trò Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các 11
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người. Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội. Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. 1.2.1.4. Nguyên tắc - Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. - Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. - Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê. 1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ - Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. - Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ. 12