Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

150
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công nghệ thông tin trong văn phòng. Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết tại Văn phòng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGÔ VĂN TOẢN Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA064, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A HÀ NỘI – 2017
LỜI CẢM ƠN Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùng quý giá giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thức thực tế đã làm sáng tỏ giúp tôi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn công việc của mình, thích nghi nhành chóng hơn với môi trường làm việc. Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa luận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong học tập phần nào có kết quả nhất định, tuy nhiên được làm khóa luận cũng là thử thách đối với bản thân tôi. Thông qua khóa luận tốt nghiệp có thể thấy được quá trình học tập của bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đã được học trên ghế nhà Trường. Thông qua bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn đến tất cả các thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng chuyên ngành tôi theo học luôn chỉ dẫn, giảng dạy tận tình luôn mong cho sinh viên của mình ra trường đều có công việc, đó là niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con đường trồng người. Hơn hết xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Mạnh Cường - Q.Trưởng khoa QTVP, đã hướng dẫn, định hướng về để tài và chỉ dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình Cuối cùng, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức tại văn phòng Bộ Nội vụ cũng như Bộ Nội vụ đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện trong quá trình tìm hiểu thực tế cũng như cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện khóa luận của mình Xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi tên là Ngô Văn Toản. Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2017 Người thực hiện Ngô Văn Toản
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu CCHC Cải cách hành chính CCVC Công chức viên chức TCBM Tổ chức bộ máy TTĐT Thông tin điện tử
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN................................................................................................ LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................... DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ........................................................... MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................. 1 3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................... 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................ 4 5. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................... 4 6. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................. 4 8. Kết cấu của khóa luận .................................................................................. 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG................................................................................................ 6 1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng ............................................. 6 1.1.1. Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng .................................................. 6 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ ................................................. 7 1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng ................................................................................................... 9 1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin .................................................................... 9 1.2.2. Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành ........................... 11 1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành................................................................ 13 1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng ................ 14 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ ............................................................................................... 16 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ......................................... 16 2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................................... 16 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................... 17
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................ 23 2.1.4. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ .......................................................... 24 2.2. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước .......................... 24 2.2.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT ................................ 24 2.2.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT ............................... 26 2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................................................... 27 2.3.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng ................................................. 27 2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư .................................................. 29 2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự.................................................... 39 2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ. ..................................... 42 2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính ........................................... 43 2.4. Đánh giá ...................................................................................................... 46 2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................................... 46 2.4.2. Hạn chế ..................................................................................................... 52 2.4.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 54 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ............................................................................................................... 56 VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG. ............................................................ 56 3.1. Nhóm giải pháp về nhân thức ................................................................... 56 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế......................................................................... 57 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ ................................................................... 57 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật .................................................................................... 57 3.3.2. Trong công tác quản lý nhân sự ................................................................ 58 3.3.3. Trong việc quản lý tài chính...................................................................... 60 3.3.4.Trong công tác văn thư .............................................................................. 61 3.3.5. Trong công tác an ninh, bảo vệ................................................................. 62 3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý................................................................ 62 3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ. ......................................... 63
3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực. ................................................... 63 3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ .................................................... 64 KẾT LUẬN ................................................................................................ 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 67 PHỤ LỤC................................................................................................... 70
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của tin học và Internet, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn nhất là trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ. Việc dần thay thế, tự động hóa, các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làm việc hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình. Việc cải cách hiệu quả của công tác hành chính đồng nghĩa với cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm hiện đại hóa công tác hành chính. Chính vì công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Nội vụ tôi nhận thấy vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Do đó, tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phòng. Vì lý do trên tôi đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ”. Nghiên cứu đề tài này nhằm góp phần làm nâng cao hiệu quả trọng hoạt động quản lý và điều hành văn phòng, và xây dựng một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp năng động hơn. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành văn phòng không còn là một trong những vấn đề mới với những người làm quản trị văn phòng. Có nhiều tác giả cả trong lẫn ngoài nước đã nghiên cứu một cách cụ thể để vận dụng CNTT vào trong văn phòng nhằm nâng cao hơn hiệu quả công tác văn phòng. Dưới đây là một số sách, báo, tạp chí và đề tài nghiên cứu mà tôi được biết. 1
Về các xuất bản phầm gồm: Các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trường đại học, học viện các trường trung học như: “Xây dựng hệ thống thông tin văn phòng” (Lê Tuấn Hùng) NXB Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2005, giáo trình “Vai trò của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng” (Đại học quốc gia Hà Nội) xuất bản năm 2005, “Qúa trình quản lý dự án công nghệ thông tin”(Ngô Trung Việt), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015, “Giáo trình lý thuyết thông tin” (Vũ Đình Quân), NXB Khoa học và Kỹ thuật, xuất bản năm 2010. Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công nghệ thông tin được đăng trên các tạp chí như: Tạp chí “Tổ chức nhà nước”, Tạp chí “Khoa học và công nghệ”, tạp chí “Khoa học công nghệ TT&TT”, Tạp chí “Thông tin và Tư liệu” (Bộ KH&CN) . Ngoài ra còn có các bài báo, Tạp chí của các trường học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội. Các luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân trường đại học: Đại học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Khoa học Xã hội…chẳng hạn như. Luận văn Thạc sĩ Quản lý khoa học và công nghệ của tác giả Hoàng Minh Huệ với đề tài: “Giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính nhà nước ở Việt Nam” với nội dung trình bày khái quát các khái niệm cơ bản về công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Phân tích thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính ở nước ta. Luận văn Thạc sĩ Hệ thống thông tin của tác giả Bùi Quang Phúc với đề tài: “Ứng dụng công nghệ Web 2.0 (AJAX) vào xây dựng cổng thông tin điện tử” với nội dung trình bày việc xây dựng một cổng thông tin điện tử về luồng công việc tại một cơ quan cấp Bộ. Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và tài liệu học của tác giả Lê Tuấn Hùng “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ”với nội dung: Nghiên cứu các nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ KH&CN. Tìm hiểu thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin thông qua quá trình mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản trong 2
hệ thống thông tin quản lý. Từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH&CN. Luận văn Thạc sĩ công nghệ thông tin của tác giả Phạm Thùy Linh với đề tài “Ứng dụng mô hình Rich Internet Application trong phát triển hệ thống quản lý tác nghiệp văn phòng” có nội dung nghiên cứu hiện trạng, mô hình nghiệp vụ và phân tích hệ thống, từ đó phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý tác nghiệp văn phòng theo phương pháp hướng đối tượng. Ứng dụng mô hình Rich Internet Application triển khai phần mềm Quản lý tác nghiệp văn phòng như việc thiết kế giao diện phân hệ: quản lý công văn, quản lý công việc, quản lý thông báo và quản trị hệ thống. Các công trình nghiên cứu nêu tại phần trên đều đề cập đến vấn đề công nghệ thông tin hoặc ở dạng khái quát nhất hoặc được đặt trong phạm vi nghiên cứu cụ thể của từng lĩnh vực, từng phạm vi nghiên cứu cụ thể. Đây có thể nói là nguồn cung cấp tài liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, về kinh nghiệm để tìm ra những giải pháp phù hợp nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng. Có thể nói, ngoài những vấn đề chung thì ở các Bộ, các lĩnh vực khác nhau sẽ cần có những yêu cầu, đòi hỏi, giải pháp khác nhau để nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong văn phòng phù hợp với thực tiễn của đơn vị, địa phương trong từng giai đoạn, bối cảnh. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng CNTT tại văn phòng Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, đây là vấn để cần thiết cần được nghiên cứu một cách cụ thể, toàn diện trên cả phương diện lý luận và thực tiễn để Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng được vị trí, vai trò của tổ chức này trong cơ quan Bộ Nội vụ. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:  Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công nghệ thông tin trong văn phòng.  Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết tại Văn phòng.  Thông qua đề tài, chúng tôi mong muốn nâng cao vị trí của CNTT trong nhận thức của Văn phòng bộ nói chung các doanh nghiệp và người dân nói riêng. 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu  Đối tượng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng Bộ Nội vụ  Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm của đề tài này nhằm đề cập đến thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng Bộ Nội vụ và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong hoạt động Quản trị văn phòng. Thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016 5. Giả thuyết nghiên cứu Ứng dụng CNTT vào các hoạt động quản lý của Bộ Nội vụ nói chung và công tác Văn phòng nói riêng đã được quan tâm. Tuy nhiên, đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong Văn phòng Bộ Nội vụ cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa để nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành tại Văn phòng. 6. Nhiệm vụ nghiên cứu  Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.  Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Nội vụ.  Phản ánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và điều hành tại Văn phòng Bộ.  Phản ánh sự tác động của công nghệ thông tin vào chỉ số cải cách hành chính tại Bộ Nội vụ.  Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những hạn chế thiếu sót trong công tác văn phòng. 7. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiên bài nghiên cứu này, bao gồm tổng hợp nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Trong quá trình tiến hành, tác giả đã thu thập các thông tin qua sách báo, các nguồn thông tin trên mạng Internet làm cơ sở phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu. b. Phương pháp khảo sát thực địa 4
Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu bằng cách thực hiện công việc quan sát tại văn phòng, cùng với đó là tra cưu số liệu, tìm hiểu trực tiếp qua nhân viên của văn phòng . Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết quả mang tính xác thực cao. c. Phương pháp phân tích tổng hợp Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ các thông tin của CNV trong văn phòng, tiến hành xử lí theo từng bước nhỏ, phân tích và đưa ra kết luận. 8. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục đính kém. Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau. Chương 1. Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng. 5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG. 1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng 1.1.1 . Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng a. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp nhập, giải thể, có thể lúc này có, lúc này không có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành công việc một cách bình thường.[27; 11] Khái niệm “văn phòng”có thể bao gồm những nội dung sau đây: Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc… Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Hay còn có một số định nghĩa khác nói về văn phòng như sau. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13] Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8] 6
Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.[7; 12] b. Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung. Quản trị văn phòng không phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ…mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng (Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”.[6; 14] Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định. Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt được những mục tiêu đã định trước. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ a. Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. 7
Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tóm lại văn phòng có vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nói riêng. Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói là công tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. Vai trò đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan mưu đắc lực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức thuộc Chính phủ thể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều hành hằng ngày của cơ quan.[27;1 4] b. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. c. Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phòng Bộ cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau.  Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan;  Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ trướng;  Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó; 8
Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác văn phòng vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.[27; 12] 1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng 1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đi vào tất cả các lĩnh vực của đời sống. Bộ Nội vụ nói chung và Văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng cũng không nằm ngoài những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng dụng CNTT. Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ Nội vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá nhân trực thuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết công việc. Chính vì vậy các cơ quan nhà nước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là công cụ hiệu quả để có thể nâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ. Thực hiện theo văn bản ban hành của Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm nghiêm chỉnh việc ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại rất lớn. Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh: Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và 9
định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP được kí ngày 04/08/1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90. “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.[7; 34] Theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá: Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người. Theo Luật công nghệ thông tin năm 2007: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số. Hay theo định nghĩa trong Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin tại điều 4 “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.[14;56] Trong từ điển Oxford “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin”.[29;666] Cần phân biệt rõ khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niêm công nghệ thông tin lại có tính chất chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc. Một số khái niệm liên quan đến tin học 10
Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình, case, bàn phím, cáp…Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoạch chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm.[15;196] Phần mềm (Software) là các chương trình điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ điều hành là chương trình nắm giữ tất cả các chi lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ tài liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò chơi, duyệt, Internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ tới máy in. Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của hộ. Bộ chương trình Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành tựu tin học trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trỡ tốt nhất cho quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan và thủ trưởng các đơn vị, ứng dụng trong quản lý và lập hồ sơ công việc. Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị được kết nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc (Network Architecture) nào đó nhằm thu thập, trao đổi dữ liệu và chia sẽ tài nguyên cho nhiều người sử dụng. Các máy tính được kết nối với nhau có thể trong cùng một phòng, một tòa nhà, một thành phố hoặc trên phạm vi toàn cầu. Mạng máy tính bao gồm ba thành phần chính:  Các máy tính  Các thiết bị mạng đảm bảo kết nối các máy tính với nhau;  Phần mềm cho phép thực hiện việc trao đổi thông tin giữa các máy tính. 1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành 11
Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và điều hành là việc sử dụng CNTT vào hoạt động quản lý của con người quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này. Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2005 về chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước. 12
1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành a. Khái niệm quản lý Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng gộp thành 3 dạng chính: Thứ nhất quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà cửa, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc) Thứ hai quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi) Thứ ba quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội, Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế các tổ chức) Quản lý nói chung theo nghĩa Tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị. Ngoài ra trong tiếng anh còn có một số thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” có thể hiểu là hai quá trình tích hợp cho nhau, quá trình quản lý, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định, quá trình lý là sửa sang, sắp xếp”. Còn nhiều quan niệm khác nhau về quản lý  Vũ Thị Phụng: “Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm”.[17; 34]  Đông Thị Thanh Phương “Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”.[18; 23] Từ những khái niệm cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Trong các hoạt động quản lý của Bộ nói chung và hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Bộ nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của Bộ đối với mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của Bộ quản 13