Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:97

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia" được hoàn thành với mục tiêu nhằm đánh giá tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia để khẳng định được những kết quả đạt được và làm rõ những hạn chế còn tồn tại; đưa ra các nhóm giải pháp giúp nâng cao hiệu quả việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành : Văn thƣ – Lƣu trữ G ản v n hƣ n d n : Ths. Trịnh Thị Kim Oanh Sinh viên thực hiện : N u n Văn H ệp Mã sinh viên : 2005VTLA011 Khóa : 2020 - 2024 L p : 2005VTLA Hà Nộ , thán 05 năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Em ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” ề em ự ệ ọ Học viện Hành chính Quốc gia. Em ảm bả ề tài nghiên c u là thành quả c a em ệ ề ả N ề ệ tổ ch c khoa học tài liệu trữ ả ả ự ế T Đề ộ Hệ thố ện Quốc gia. Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2024 Sinh viên Nguy n Văn H ệp
LỜI CẢM ƠN Đ ự ệ ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia”, em ả ế Học viện Hành chính Quố L ữ học và Quản trị ò ã o ều kiện em có th thực hiệ ề tài nghiên c u này và em xin cả ả viên – Ths. Trịnh Thị Kim Oanh ã ộ ề ệ Em ả ế ốc, cán bộ Trung tâm Đ ề ộ Hệ thố ện Quốc gia ã ệ ố ệ ả ề Đề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” c a em ò ế ề ế ự ự ầy, cô và các nhà khoa học. Em xin ch ả Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2024 Sinh viên Nguy n Văn H ệp
DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng 1 Bảng 1. Thành viên “Tổ phân loại, sàng lọc, chỉnh lý tài liệu nộp vào lưu trữ” của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 2 Bảng 2. Số lượng hồ sơ giấy đã được lập và đã giao nộp của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia từ năm 2021 - 2023 3 Bảng 3. Thống kê số lượng tài liệu lưu trữ giấy đã chỉnh lý đúng nghiệp vụ và số tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tính đến ngày 30 tháng 9 năm 2023 của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên ảnh 1 Ảnh 1. Hồ sơ, tài liệu loại được dựng trong các hòm tôn tại kho lưu trữ của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 2 Ảnh 2. Đánh số tờ trong hồ sơ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 3 Ảnh 3. Mục lục văn bản, tài liệu sau khi được biên mục của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 4 Ảnh 4. Bìa hồ sơ của Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia 5 Ảnh 5. Nhãn hộp tại kho lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................... 2 3. Mục t u n h n cứu ........................................................................................ 3 4. Nh ệm vụ n h n cứu ....................................................................................... 4 5. Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4 6. Phƣơn pháp n h n cứu ................................................................................ 4 7. Đón óp của đề tà .......................................................................................... 5 8. Bố cục đề tà ...................................................................................................... 6 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ................................................................................................................. 7 1.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................. 7 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ......................................................................... 7 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ....... 9 1.1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ......................................... 11 1.2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................... 19 1.2.1. Văn bản Luật ......................................................................................... 19 1.2.2. Hệ thống các văn bản dưới luật ........................................................... 19 1.3. Cơ sở thực t n của tổ chức khoa học tà l ệu lƣu trữ ............................. 21 1.3.1. Khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia.................. 21 1.3.2. Giá trị của tài liệu phông lưu trữ Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia ........................................................................................................... 24 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA ............. 27 2.1. Thành phần, khố lƣợn , nộ dun tà l ệu lƣu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a ................................................................................ 27 2.1.1. Khối lượng ............................................................................................. 27 2.1.2. Thành phần ........................................................................................... 27 2.1.3. Nội dung................................................................................................. 27
2.2. Hệ thốn văn bản qu định và tổ chức nhân sự thực h ện côn tác tổ chức khoa học tà l ệu lƣu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a ........................................................................................................................ 28 2.2.1. Hệ thống văn bản quy định về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ....... 28 2.2.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ..................................................................................................................... 29 2.3. Côn tác thu thập, bổ sun tà l ệu lƣu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a ........................................................................................... 31 2.3.1. Nguồn tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan ...................................... 32 2.3.2. Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan .............. 33 2.3.3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ................................. 34 2.4. Khảo sát thực trạn hoạt độn n h ệp vụ tổ chức khoa học tà l ệu lƣu trữ tạ Trun tâm Đ ều độ Hệ thốn đ ện Quốc a ................................. 35 2.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ....................................................................... 35 2.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ............................................................. 37 2.4.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................................................ 39 2.4.4. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ........................................... 49 2.4.5. Thống kê tài liệu lưu trữ ....................................................................... 51 2.5. Nhận xét ....................................................................................................... 51 2.5.1. Ưu điểm .................................................................................................. 51 2.5.2. Hạn chế .................................................................................................. 52 2.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................ 53 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ HỆ THỐNG ĐIỆN QUỐC GIA ................................................................................................. 55 3.1. Nhóm ả pháp về tổ chức quản lý ........................................................... 55 3.1.1. Tổ chức triển khai các văn bản quản lý, hướng dẫn........................... 55 3.1.2. Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm lưu trữ ................ 61 3.1.3. Thực hiện kiểm tra, đánh giá và thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ ........................................................................................................ 63
3.1.4. Tăng cường cơ sở vật chất và nguồn kinh phí cho công tác lưu trữ .. 64 3.2. Nhóm ả pháp về n h ệp vụ .................................................................... 64 3.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ ....................................................................... 64 3.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ ...................................................................... 65 3.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ............................................................. 65 3.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................................................ 66 3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ........................................... 67 3.2.6. Thống kê tài liệu lưu trữ ....................................................................... 67 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 70 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài S C ị H C M ô ò ĩ ầ ọ ệ ữ ô ữ T ự ễ ã ệ ữ ò ô ù ọ ộ ố ã ộ ề ề ệ ị ế ọ ị ĩ ự T ô ố 1C/CP 03 01 1946 N “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia và cấm không được tiêu hủy công văn, tài liệu nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ”. H ệ Đả N ã ề ả ị ề ô ữ ọ ô ữ Tổ ọ ệ ữ ệ ọ ô ữ ả ở ự ế ế ô ả ả ổ ệ ữ Đ ộ ắ ế ệ ữ ằ ế ô ế ệ ô ổ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ệ ọ ề ệ ố ả ề ả ố ệ ệ ố ệ ố T ộ ã ả ề ả ộ ọ ệ ò ỏ ô ổ ọ ệ ữ ầ ả ự ệ ộ N ằ ổ ọ ệ ữ ù ữ ị ố ã ọ ề “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” ề Từ ự ễ ữ ế ô ổ ọ ệ ữ ả ằ ệ ả ô ổ ọ ệ ữ 1
2. Lịch sử nghiên cứu “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ” là ho ộng quan trọng trong mỗ quan, tổ ch c. Thực hiện tố ô ổ ch c bảo quản an toàn tài liệu và nâng cao hiệu quả khai thác và s d ng tài liệ ữ. Nh n th c tầm quan trọng c a việc tổ ch c khoa học tài liệ ữ ã ều các công trình nghiên c u, phân tích, tổng h p về công tác này D ột số ô : Giáo trình, sách, tập bài giảng -Đ X C (1990) “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, N Đ ọ ệ C ố ề ổ ữ ề ề ô ữ ừ ả ô ữ ế ộ ệ - Sở G H Nộ (2006) “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản dùng trong các trường Trung học chuyên nghiệp”, N H Nộ C ố ệ ả ọ T ọ ệ ởH Nộ ệ ả ữ ộ ả ế ữ C ố ã ề ế ữ ề ả ô ữ ổ ệ ả ô ữ -C T ịH (2016) “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, N L ộ C ố ề ế ữ ề ề ệ ữ ô ữ ữ ọ ; ổ ả ô ữ; ệ ữ Luận văn thạc sĩ C T ịH U (2020) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh”, ĩ Đ ọ Nộ H Nộ Đặ H G (2022) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hà Nội”, ĩ Đ ọ Nộ H Nộ T ề T ịH L (2022) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Ban 2
Dân vận Trung ương”, ĩ Đ ọ Nộ H Nộ N ễ V L ế (2022) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản tại Công ty Quản lý tài sản Viettel (VAM) ĩ Đ ọ Nộ H Nộ Khóa luận tốt nghiệp N ễ T ị H (2016) “Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Bộ Nội vụ” ố ệ Đ ọ Nộ H Nộ H T ịH ề T (2018) “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ”, ố ệ Đ ọ Nộ H Nộ H Cô Q ỳ (2020) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một số công trình xây dựng nhóm A tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”, ố ệ Đ ọ Nộ H Nộ C T ịT (2021) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Kiểm sát nhân dân Thành phố Hà Nội” ố ệ Đ ọ Nộ H Nộ P T Q ỳ (2021) “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Dương”, ố ệ Đ ọ Nộ H Nộ C ô ề ữ ô ị ã ế ề ề ô ổ ọ ệ ộ ố ổ N ữ ề ở ế ừ ề “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia”. 3. Mục t u n h n cứu M ề “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” : T ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ẳ ị ữ ế ả ữ ế ò ; 3
T ả ệ ả ệ ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố 4. Nh ệm vụ n h n cứu Đề ữ ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia”, ầ ả ế ữ ệ : -N ỏ ở ề ổ ọ ệ ữ; -K ả ự ô ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ; - Đề ả ằ ệ ả ô ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố 5. Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu: Đố : Cô ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố 5.2. Phạm vi nghiên cứu: - Về ộ :T ở ự ự ô ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ; - Về ô :T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố (11 C ắ T Đ H Nộ ); - Về : Từ 1992 ế (N 1992 T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ế ị ộT ở ộN ) 6. Phƣơn pháp n h n cứu Đ ự ệ ề ệ ả ộ ố : -P ả :Đ ế ả ả ự ế ằ ế ự ế 4
T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ữ ệ ; -P ô :T ô ừ ề ( ổ ô ự ế T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ả ố ệ ) ; -P ệ : Từ ệ ệ ự ọ ữ ô ề ; -P ệ ố : Từ ữ ô ả ô ệ ố ô ; -P : Từ ị ệ ô ổ ọ ệ ữ ã ự ệ ù ; -P ỏ ự ế :P ỏ ộ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ế ự ữ ô ề ô ổ ọ ệ 7. Đón óp của đề tà Từ ệ ề : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia” ẳ ị ệ ổ ọ ệ ữ ò ọ ộ ệ ữ ệ ả ô ệ T ô ệ ự ế ộ ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố ế ừ ữ ả ù ằ ả ố ố ệ ề ữ ô ầ ế ả L ữ ọ / V ữ ệ ả ữ ệ ả ề ĩ ự ổ ọ ệ ữ ổ T 5
Đề ộ Hệ ố ệ Q ố 8. Bố cục đề tà N ầ ở ầ ế ệ ả ộ ề 03 : Chương 1. Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ T ã ở ọ ề ổ ọ ệ ữ Từ ữ ô ả ự ổ ọ ệ ữ T Đề ộ Hệ ố ệ Q ố Chương 2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Từ ữ ô ả T ề ô ổ ọ ệ ữ ã ô ả ự ô Q ã ữ ế ò ữ ế Đ ở ề ả 3 Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Từ ữ ự ã ô ả ế ề ô ổ ọ ã ữ ả ề ổ ả ả ề ệ ô ổ ọ ệ ữ T ả ả ữ ị ệ ữ ộ ệ ả 6
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Tổ chức K ệ ổ ã ả ề ệ Mỗ ệ ị ĩ ề ệ “ổ ” ữ T ệ ù ộ ị ĩ “ổ ” ộ ộ ừ Vệ ô ữ ọ :“Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; Làm cho thành có trật tự, có nền nếp; Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất”. [22 1228] 1.1.1.2. Khoa học “Khoa học” ộ ệ ệ ừ 1834 ế W W w ố ố ọ ữ ổ ọ ằ ộ ữ Đế ị ĩ ề“ ọ ” ã ề ả ệ ọ ộ ố ị ĩ : T ảP A :“Khoa học được hiểu là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội, tư duy” [23] T ả PGS TS N ễ V L :“Khoa học là hệ thống tri thức về tự nhiên, xã hội và tư duy, về những quy luật phát triển khách quan của tự nhiên, xã hội và tư duy, hệ thống tri thức này hình thành trong lịch sử và không ngừng phát triển trên cơ sở thực tiễn xã hội” [7 07] Vệ ô ữ ọ :“Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống” [22 650] T L K ọ Cô ệ ị ĩ :“Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, 7
xã hội và tư duy” [10] Đị ĩ ã ề ả ệ ằ ữ ừ ữ ọ ộ ề “ ọ ” ệ ố ề ữ 1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” là một trong nhữ ị ĩ ọng làm nền tảng cho công tác l ữ ữ học và t t cả các ho ộ ữ. Một số nhữ ị ĩ ề“ ệ ữ” : Trong cuố “L n và thực tiễ ô ữ” 1990 a nhóm tác giả Đ X C N ễ V H V Đ Q ền và Nguyễ V T ề c p t i khái niệm về tài liệ ữ : “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ”. [3, tr.6] Đ ĩ a tác giả Nguyễn Hữu Th i:“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội” [14, tr. 72] C ị ĩ ều khẳ ịnh rằ “ ệ ữ” ững tài liệu có ngu n gốc xu t x c bảo quản trong các ữ T thống nh t cách diễ ị ĩ c s d ng trong bài khóa lu n này là ị ĩ c ghi t i khoả 3 Đ ều 2 c a Lu t số 01/2011/QH13 ngày 11 11 2011 c a Quốc hội ban hành Lu L ữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. [9] 1.1.1.4. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ” ự ệ ổ 8
ộ ệ ô ữ Đã ề ị ĩ ề“ổ ọ ệ ữ” : Đị ĩ ảTị T ịN : “Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu” [8 34] TS GVC N ễ Lệ N ị ĩ :“Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ có liên quan tới việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu” C ị ĩ ề ộ ả ộ ô “ổ ọ ệ ữ” : ệ ị ị ệ ệ ữ ự ô ệ ữ T ù ề ộ ô ổ ọ ệ ữ ộ ệ ệ ị ị ệ ệ ự ô ọ ệ ữ ố ệ ữ Đ ữ ộ ô ằ ả ả ệ ổ 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cô ữ ộ ĩ ự ọ ữ ề ự ễ ế ế ệ ổ ệ ữ ổ ọ ệ ữ ả ả ệ ữ ổ ệ ữ ô ả ọ ầ Tổ ọ ệ ữ ộ ữ ọ ô ữ T ự ệ ố ộ ệ ẽ ề ĩ ổ : -H ệ ắ ế ự ô ộ ọ ệ ả ệ ữ ặ ẽ 9
ệ -T ề ệ ổ ệ ị ô ữ ố ô ữQ ố Vệ N ệ ả ệ ữ -Tế ệ ệ ệ ả ả ệ ữ T ả ệ ề ắ ế ọ ộ ắ ế ữ ị ắ ệ ố ổ -X ị ị ệ ổ ọ ệ ắ ệ ù ệ T ả ữ ệ ế ị/ ệ ầ ự Hộ ị ị ệ Hộ ẩ ị ị ệ Đề ô ầ ữ ệ ò ị ổ -G ệ ệ ở ẽ ả ệ ề ố ệ ữ ô ọ ô ố ề ộ ữ ệ ầ 1.1.2.2. Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Nhằm thực hiện tốt việc tổ ch c khoa học tài liệ ữ cầ ng c những yêu cầu sau: Khoa học là việc tổ ch c khoa học tài liệu cần có hệ thống theo những bản ch t nh ịnh c a h ệu. Thống nhất là việc thực hiện nghiệp v tổ ch c khoa học phải thống nh t, xuyên suố ô ữ. Kiểm soát được là sau khi tiến hành tổ ch c khoa học tài liệu cần biết c chính xác về số ng, ch ng ịa ch tra tìm tài liệu ữ trong kho. Truy xuất được là h ệu phải dễ tìm, dễ th y, dễ l y sau khi tổ ch c khoa học tài liệu. 10
Mỗi ho ộng c a quá trình tổ ch c khoa học tài liệu là những mắt xích quan trọng gắn liền v i nhau. Chúng cầ c thực hiện mộ ng nh t, hỗ tr và liên t c. Làm tốt ho ộng này sẽ t ều kiện thu n l i cho việc thực hiện các ho ộng sau. 1.1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ ọ ệ ữ ộ ọ ô ữ ề ộ ệ : ệ ữ ị ị ệ ữ ọ ệ ữ ự ô ệ ữ Mỗ ộ ố ệ ế ả ở ự ế ế ữ ộ 1.1.3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ “Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó” [11 59] P ệ ữ ổ ệ ừ ô ữ ố ộ ọ ề ệ ệ ổ ắ ế ệ ộ ; ề ệ ệ ệ Đ ệ ữ ầ ầ ả ọ ệ : -T ọ ầ ệ ệ ở ệ ệ ả ắ ế ộ ả ả ò ả ả ệ ề ổ ừ ặ ị ô -T ệ ệ ệ ệ ự ệ ù ố ệ ị ằ ả ả ả ệ ề ữ ị ù ữ 11
ô ệ ừ Đ ệ ộ ô ữ ầ ế ữ ộ : - Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông + ả ị ị ô ả ắ ế ( ố ị ô ã ừ ộ ) ị ô ặ ố ệ + Lị ô ả ắ ặ ữ ổ ệ ô ữ ị ả ị ị ô ị ô ẽ ữ ự ọ ệ - Xác định đặc trưng phân loại tài liệu Đặ ị ữ ặ ệ ù ệ K ự ệ ệ ô ữ ắ ầ ằ ệ ệ ả ặ ế ệ S ệ ỏ ế ỏ Lự ọ ự ù ộ ô ữ ầ ự ữ ặ : + Đặ ổ + Đặ ặ ộ + Đặ + Đặ ề + Đặ ả + Đặ ị K ự ệ ệ ô ộ ặ ả ế ộ ề ặ C ặ ô ả ề ĩ ả ị 12