zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kinh Tế - Quản Lý

» Quản lý dự án

KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

Chia sẻ: Me Tran | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:27

Báo xấu

101
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chuyện gì sẽ diễn ra sau khi Ban Điều hành phê duyệt vốn vay và trước khi quá trình thực thi dự án bắt đầu? Những điều kiện nào là tiên quyết về pháp lý để bắt đầu giai đoạn hiệu lực? Thư gửi Đơn vị Vay vốn là gì? Kế hoạch Công tác và Ngân sách năm (AWPB) của năm đầu tiên cần phải có những gì? Hội thảo Khởi động Dự án là gì?

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

C. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN 1
Khởi động Dự án Các mục tiêu học tập   Chuyện gì sẽ diễn ra sau khi Ban Điều hành phê  duyệt vốn vay và trước khi quá trình thực thi dự án  bắt đầu?   Những điều kiện nào là tiên quyết về pháp lý để bắt đầu giai đoạn hiệu lực?  Thư gửi Đơn vị Vay vốn là gì?  Kế hoạch Công tác và Ngân sách năm (AWPB) của năm đầu tiên cần phải có những gì?  Hội thảo Khởi động Dự án là gì?  2
Khởi động Dự án Khởi động  Giai đoạn chủ chốt thứ ba và thứ tư trong quá trình tổ chức Giám sát (Thư gửi  Bên Vay vốn và Khởi động Dự án).  Ở giai đoạn này chúng ta:  1. Biến tất cả các văn bản đánh giá, đàm phán và pháp lý thành HÀNH ĐỘNG. 2. xây dựng “phần mềm” để vận hành dự án – sau này sẽ rất khó thay đổi 3. Xác định rõ ràng các trách nhiệm của dự án trong giám sát:  Trước khi có đoàn giám sát (trong phần lớn công việc).  Trong khi đoàn giám sát làm việc  Sau khi đoàn giám sát kết thúc công việc 3
Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Tiền hiệu lực của vốn vay   Để tạo điều kiện khởi động nhanh chóng, phải thực hiện một số hoạt động trước khi có hiệu lực:   Sử dụng vốn đối ứng; Sử dụng các khoản viện trợ khởi động của IFAD để cấp vốn cho các hoạt động khởi động dự án  Khởi động các hoạt động với Người đại diện có thẩm quyền của Bên Vay vốn để đưa các Yêu cầu về Vốn đối ứng hàng năm vào Ngân sách Quốc gia  Tuyển chọn và ký hợp đồng có thời hạn với các cán bộ khởi động dự án cơ bản;  Bắt đầu quy trình mua sắm có thông báo trước;  Mở Tài khoản Đặc biệt và Tài khoản Dự án theo quy định 4
Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Vốn vay có Hiệu lực (1)  Vai trò của CPM – Hỗ trợ Chính phủ tuân theo các điều kiện để dự án có  hiệu lực. Cần bắt đầu việc này trước hoặc ngay sau  khi đàm phán để tránh sự chậm trễ  • Đáp ứng các điều kiện để dự án có hiệu lực trong vòng 90 ngày kể từ ngày ký hiệp định vay vốn • Nếu cần, việc gia hạn ngày kết thúc dự án phải được Bộ phận Quản lý Chương trình và Đại diện Pháp lý (Văn phòng Luật sư của IFAD OL) phê duyệt • Hiệp định sẽ bị hủy bỏ nếu sau 2 năm kể từ ngày ký mà các điều kiện không được thỏa mãn – OL sẽ gửi thông báo chính thức đã được Giám đốc khu vực phê duyệt cho Bên vay vốn khi đã thoả mãn các điều kiện của IFAD, đồng thời tuyên bố vốn vay có hiệu lực.  5
Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Dự án có Hiệu lực (2)  Vai trò của CPM (Tiếp theo) – Ngay sau khi Dự án có hiệu lực, gửi Thư cho Đơn vị Vay  vốn  – Các điều kiện giải ngân – Xem xét và “phê duyệt” các chi phí khởi động cơ bản  • Xây dựng Điều khoản Tham chiếu cho các nhân sự chủ chốt của dự án, hợp đồng cán bộ dự án và quy trình tuyển dụng, đặc biệt là của Cán bộ Điều phối Dự án, Giám đốc Hành chính và Tài chính của Dự án. • Tiến cử Ban tuyển dụng nhân sự. • Xây dựng Điều khoản Tham chiếu và tuyển dụng tư vấn để viết: (i) tài liệu hướng dẫn hoạt động, (ii) tài liệu hướng dẫn các thủ tục hành chính và tài chính. • Các tài liệu hướng dẫn khác.  6
Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn  Thư gửi Đơn vị Vay vốn ...   Là hướng dẫn hoạt động đối với việc rút vốn vay  để phục vụ các hoạt động mua sắm hàng hóa, thực hiện các công việc và dịch vụ tư vấn, và nêu  chi tiết các yêu cầu về việc báo cáo tài chính cũng như kiểm toán.  Được diễn giải cho Đơn vị Thực thi trong quá trình Khởi động dự án  Bao gồm các mẫu đơn theo quy định để Đơn vị Thực thi sử dụng nhằm rút vốn vay 7
Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn  . . . và giải trình theo các chủ đề sau:  • Các chi phí hợp lệ • Đơn xin Rút vốn  • Thời hạn Đóng dự án và vốn  • Chứng nhận thẩm quyền ký Đơn vay xin rút vốn (WA) • Mua sắm • Thủ tục giải ngân • IFAD rà soát các tài liệu • Tài khoản Đặc biệt • Dự án xem xét, thực hiện việc • Bảng kê Chi phí đánh giá và báo cáo định kỳ • Báo cáo tài chính và kiểm • Các điều kiện giải ngân toán • Phân bổ Vốn vay  8
Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn  Thư gửi Đơn vị Vay vốn gồm có những tài liệu đi kèm theo sau đây:  1. Thư mẫu xác minh thẩm quyền ký Đơn xin Rút vốn vay  2. Chứng nhận Tài khoản Đặc biệt có hiệu lực  3. Thủ tục thanh toán trực tiếp 4. Thủ tục cam kết đặc biệt 5. Thủ tục hoàn trả vốn vay 6. Quy định và tính hợp lệ của Bảng kê Chi phí 7. Kế hoạch 2 và hướng dẫn rút tiền vay vốn 8. Danh mục Checklist của Dự án – Mẫu và Hướng dẫn điền mẫu 9. Danh sách các nước thành viên của IFAD 10. Biểu đồ thủ tục giải ngân 11. Danh sách các Hợp đồng 12. Tình trạng Báo cáo Tài chính và Báo cáo Kiểm toán  9
Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn (LtB)  Nếu Ban Hỗ trợ Dự án (SSU) đã hoạt động thì LtB sẽ:    Được Trợ lý Chương trình dự thảo với sự hỗ trợ của  SSU  Được trình lên để SSO, CPM và LO/FC được rõ  Được Phó Chủ tịch, PMD ký 10
Khởi động Dự án Tài khoản Đặc biệt Khoản vay ban đầu (2)  Khoản vay ban đầu phải tuân theo một số điều kiện sau đây...  • Trong hầu hết các trường hợp, đây là khoản được đề nghị rút vốn đầu  tiên. • Khoản tạm ứng hay Khoản vay ban đầu (AA) này được hạn chế ở mức đủ để thanh toán các chi phí trong thời hạn 4 hoặc 6 tháng. • Giá trị của AA được quy định tại Mục 2 của hiệp định vay vốn • AA có thể được thanh toán toàn bộ hay được thanh toán thành hai phần hoặc nhiều hơn (Xin tham khảo điều khoản có liên quan trong hiệp định vay vốn). • Việc thanh toán phần thứ hai của Khoản vay ban đầu phải tuân theo các điều kiện đã đề ra  11
Khởi động Dự án Tài khoản Đặc biệt Khoản vay ban đầu (3)  • Việc tăng giá trị Khoản vay ban đầu phải tuân theo ch ỉnh sửa  trong hiệp định vay vốn   • Các chi phí từ Tài khoản Đặc biệt được bù lại khi nộp Đơn xin Rút vốn • Trong vòng đời dự án đặc trưng thì 70 – 80% Đơn xin rút vốn là phần bù vào Tài khoản Đặc biệt  12
Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Các mục tiêu (1)   • Thường có 2 phần: a) Phần chung – dành cho tất cả  những người tham dự; b) Phần Kỹ thuật (Phần Chuyên  môn) – dành cho các cán bộ dự án và các bên chủ chốt có liên quan đến vận hành dự án. • Đạt được hiểu biết chung và rõ ràng về các mục đích, mục tiêu của Dự án, cũng như vai trò và trách nhiệm của mỗi bên. • Xây dựng mối quan hệ công việc giữa cán bộ IFAD, cán bộ dự án và các bên liên quan.  13
Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Các mục tiêu (2)   • Đảm bảo Đơn vị Vay vốn hiểu rõ kế hoạch tài trợ dự án  trong AWPB, và nắm được tính chất của mối quan hệ để mua sắm và giải ngân  • Khẳng định các thủ tục lập ngân sách và phân bổ vốn với chính phủ cũng như với các nhà đồng tài trợ để đưa phần vốn đóng góp của họ vào chi phí dự án (cấp vốn đối ứng). • Thiết lập các hệ thống quản lý tài chính phù hợp (có sử dụng các hệ thống tài chính quốc gia phù hợp với hướng dẫn của IFAD) và hệ thống M&E, đưa ra các yêu cầu báo cáo đã được thống nhất giữa các bên, đồng thời có lợi cho IFAD và Chính phủ  14
Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Vai trò của CPM • Bên Vay vốn tổ chức hội thảo khởi động dự án có sự tham gia của các bên liên quan (tương tự như thành viên của CPMT), v.d. Chính phủ, những người hưởng lợi, cán bộ dự án, các NGO, các nhà đồng tài trợ. CPM tích cực ủng hộ quá trình này. • Thảo luận về các mặt của Dự án như: từ khâu xác định vấn đề đến khung logic dự án, các rủi ro, mẫu báo cáo, các chính sách an toàn của IFAD, AWPB, kế hoạch mua sắm, M&E, kiểm toán, sự phối hợp giữa các hợp phần. • Giải thích các thủ tục và hướng dẫn giải ngân vốn vay của IFAD, và các lý do thông thường cho việc chậm trễ. • Thỏa thuận về việc tiến hành Giám sát – v.d., trách nhiệm của PMU trong đó các công việc phải chuẩn bị trước khi đợt giám sát bắt đầu. • Học cách làm việc nhóm lợi ích chung để cùng đạt được những kết quả mong đợi.  15
Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án và Dự trù Ngân sách Kế hoạch Công tác và Ngân sách năm Mục đích Lập kế hoạch dự án và dự trù ngân sách là một phần của hiệp định vay vốn. Đây là một công cụ quản lý cơ bản. Qua đó, thời gian và lịch trình cụ thể của các hoạt động dự án cũng như ngân sách chi tiết của năm tới được xác định. Vì sao phải lập kế hoạch dự án và dự trù ngân sách năm? • Vì đây là công cụ nhấn mạnh và đưa các ưu tiên về quản lý vào áp dụng trong quá trình thực hiện dự án; dự đoán các yêu cầu đối với hoạt động mua sắm và tạo điều kiện huy động cán bộ và các nguồn lực khi cần thiết. • Vì việc đó là bắt buộc để các nhà tài trợ có thể giải ngân • Vì đây là công cụ để Đội ngũ Quản lý Dự án, Chính phủ và IFAD kiểm soát các chi phí, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện và các mục tiêu đạt được vào cuối mỗi năm  16
Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án và Dự trù Ngân sách Kế hoạch công tác và Ngân sách năm (AWPB) Các thủ tục • Gửi Dự thảo Kế hoạch dự án và Dự trù ngân sách năm (AWPB) đúng hạn cho IFAD (như đã đề ra trong hiệp định vay vốn) • Phê duyệt Dự thảo AWPB của IFAD (tức là của Quản lý Chương trình Quốc gia) và các thông tin liên quan giữa các bên phải được gửi đi trong vòng 30 ngày theo hiệp định vay vốn • Đơn vị thực thi dự án hoàn tất AWPB trong thời hạn quy định trong hiệp định vay vốn nhưng phải trước năm thực thi dự án  17
Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án và Dự trù Ngân sách Kế hoạch công tác và Dự trù ngân sách năm – Mẫu chung  Tóm tắt tiến độ và tình hình thực thi kể từ khi kế hoạch có hiệu lực  Mô tả Kế hoạch công tác của năm hiện tại, trong đó có: các mục tiêu (vì sao?); các hoạt động (như thế nào?); các kết quả và đầu ra (cái gì?); các đầu vào bắt buộc; tổ chức thực thi (khi nào?); các trách nhiệm thể chế (ai?); các chỉ số M&E chính; v..v…  Các hoạt động M&E (benchmarking, vận hành hệ thống M&E); các dữ liệu thể hiện tác động có liên quan tới các thôn và hộ gia đình tham gia dự án, các đầu ra mong đợi, v..v…)  Dữ liệu đầu vào dự kiến có tính định lượng được trình bày theo dạng bảng như: các mục tiêu vật lý và tài chính cụ thể, các nguồn vốn và bảng ngân sách tóm tắt  Lịch trình và thời gian diễn ra hoạt động hàng tháng (Lịch trình thực thi các ( hoạt động)  18
Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án và Dự trù Ngân sách Kế hoạch Công tác và Ngân sách năm (1) – Các thành phần chi tiết Một bản kế hoạch công tác và dự trù ngân sách tổng hợp có những phần chính sau đây...: (xem tài liệu phát tay) 1. Giới thiệu 2. Kế hoạch thực thi các hoạt động và sử dụng nguồn lực bao gồm: 3. Kế hoạch mua sắm 4. Tóm tắt Kế hoạch Tập huấn và Hỗ trợ Kỹ thuật 5. Dự trù ngân sách và Kế hoạch Tài trợ  19
Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án và Dự trù Ngân sách Đánh giá Kế hoạch công tác và dự trù ngân sách năm – Xây dựng danh mục kiểm tra của bạn Không có danh mục chuẩn nào – phụ thuộc vào danh mục cụ thể do Cán bộ quản lý dự án cấp quốc gia xây dựng trên cơ sở tương tác với dự án và hiểu biết về dự án Về mặt thủ tục Kế hoạch có được (các) cán bộ có thẩm quyền nộp trong thời hạn đề ra trong Hiệp định Vay vốn không?  20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.