Kỹ năng viết thư tín thương mại tiếng Nhật

Chia sẻ: Tạ Hoài Mân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Kỹ năng viết thư tín thương mại tiếng Nhật" muốn gửi đến đọc giả một phần nào đó về kiến thức của thư tín, khiến cho mọi người có hứng thú hơn về thuật ngữ này, đặc biệt là thư tín thương mại tiếng Nhật, nó sẽ trở thành nguồn tài liệu có ích cho sinh viên ngành ngôn ngữ Nhật của trường đại học Công Nghệ Tp. Hồ Chí Minh nói riêng và sinh viên đang theo học tiếng Nhật nói chung. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng viết thư tín thương mại tiếng Nhật

KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN THƯƠNG MẠI TIẾNG NHẬT Nguyễn Thị Tuyết Nhi*, Đoàn Việt Nhật, Nguyễn Huỳnh Phương Duyên, Nguyễn Trung Thiện Khoa Nhật Bản học, Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Lưu Thế Bảo An TÓM TẮT Thư tín thương mại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, hợp tác thương mại,… Đa số các thư tín thương mại đều sử dụng như một phương tiện trao đổi thông tin, tài liệu, giấy tờ cũng như các kế hoạch và các cơ hội hợp tác giữa các tổ chức kinh doanh, thương mại đạt hiệu quả rất cao. Vì thế, thư tính thương mại là một loại hình liên lạc rất phổ biến hiện nay, không chỉ xuất hiện ở các nước phát triển mà chúng xuất hiện trên phạm vi toàn thế giới. Tuy nhiên, ở Việt Nam thư tín chưa thật sự trở thành phương tiện để trao đổi trong kinh doanh vì còn nhiều mới mẻ. Vì vậy, muốn Thư tín thương đi vào trong doanh nghiệp ta cần đẩy mạnh, và phát triển, đưa chúng trở nên phổ biến với mọi người thì lúc đó nó sẽ trở thành phương tiện hiệu quả trong kinh doanh. Bài báo này nhóm tác giả muốn gửi đến đọc giả một phần nào đó về kiến thức của thư tín, khiến cho mọi người có hưng thú hơn về thuật ngữ này, đặc biệt là thư tín thương mại tiếng Nhật, nó sẽ trở thành nguồn tài liệu có ích cho sinh viên ngành ngôn ngữ Nhật của trường đại học Công Nghệ Tp. Hồ Chí Minh nói riêng và sinh viên đang theo học tiếng Nhật nói chung. Từ khóa: kỹ năng, phương pháp, thư tín thương mại, tiếng nhật. 1. GIỚI THIỆU 1.1. Bối cảnh nghiên cứu Ở Việt Nam, thư tín thương mại chưa được sử dụng một cách phổ biến do thư tín thương mại còn nhiều bất cập và mới mẻ ở Việt Nam. Tuy nhiên, gần đây do sự phát triển vượt bậc của kinh tế mà loại hình này được nhiều tổ chức, cá nhân tiếp cận gần hơn. Ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngoài đặt trụ sở, chi nhánh ở Việt Nam nhất là Nhật Bản nên việc sử dụng thư tín thương mại trao đổi về các vấn đề hợp tác kinh tế liên quan là một điều cần thiết. Tuy nhiên viết thư tín thương mại tiếng Nhật có thể truyền đạt được đầy đủ nội dung mà mình muốn nói sao cho ngắn gọn, súc tích là một điều vô cùng khó khăn. Nó đòi hỏi người viết phải nắm được kiến thức ngôn ngữ Nhật, nguyên tắc viết thư tín, và cũng như hiểu được văn hóa để viết thư tín thương mại tiếng Nhật đạt hiệu quả cao. Vậy thư tín thương mại tiếng nhật viết như thế nào, bao gồm những nguyên tắc gì, và những chú ý gì hôm nay nhóm tác giả chọn nghiên cứu đề tài: “Kỹ năng viết thư tín thương mại tiếng Nhật”. Để ta có thể hiểu rõ hơn và thành thạo hơn các kĩ năng viết thư tín, nhất là thời kì hội nhập, công ngiệp hóa hiện đại hóa đất nước, giúp ta có thêm kĩ năng làm việc sau này khi làm ở các doanh nghiệp, công ty Nhật. 1.2. Mục đích nghiên cứu Việt Nam với tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh nên việc mỗi năm có hàng trăm hàng ngàn doanh nghiệp Nhật bản du nhập, hợp tác ở Việt Nam là điểu rất hiển nhiên. Ngoài việc trao đổi trực tiếp, công văn, hợp 2049
đồng, giấy tờ liên quan thì việc trao đổi qua thư tín thương mại tiếng Nhật là rất cần thiết vừa bảo mật lại vừa tiện lợi. Vì vậy mục đích của bài nghiên cứu này, nhóm tác giả muốn đưa thư tín thương mại đến gần hơn với mọi người đặc biệt là thư tín thương mại tiếng Nhật. Phân tích, đánh giá các mặc ưu điểm và nhược điểm giúp chúng ta có thể hiểu chuyên sâu hơn từ đó nắm được nguyên tắc và kỹ năng viết thư tín thương mại tiếng Nhật. 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Thư tín Thư tín là văn bản chứa đựng những thông tin mà một người muốn báo cho một (hoặc nhiều) người khác biết. Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì thông tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định nào đó và được chuyển từ một người (người gửi) sang một người khác (người nhận), theo ý chí của người gửi. Thường được sử dụng với đối tượng bên ngoài hơn là với nội bộ công ty. Đối tượng nhắm đến thường là khách hàng, đối tác làm ăn, nhà đầu tư, nhà cung cấp,…Chính vì vậy mà khi viết thư tín, người viết cần phải viết một cách, lịch sự, chu đá, tạo được ấn tượng tốt đối với người nhận thư. 2.2. Thư tín thương mại Thư tín thương mại là hình thức trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp. Thông qua thư tín thương mại, các doanh nghiệp bày tỏ được nguyện vọng, mong muốn của mình, hoặc trao đổi về những vấn đề cụ thể như: hợp tác làm ăn, kêu gọi đầu tư, tư vấn sản phẩm mà cả hai bên đều quan tâm. Sử dụng thư tín thương mại là một trong những phương pháp đơn giản và dễ dàng nhất để thương lượng. 2.3. Quy tắc cơ bản kỹ năng việt thư tín Nội dung của thư tín cũng như các thư tín thương mại khác, thư tín thương mại tiếng Nhật cũng có những nội dung cơ bản như sau: Thông tin bên gửi thư tín: có thể là một cá nhân, một tập thể hoặc là một doanh nghiệp nào đó. Tốt nhất ta nên trình bày tên ngoài ra còn có tên công ty doanh nghiệp, tên bộ phận trong địa chỉ thư. Như vậy vừa đảm bảo thông tin vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công việc. Mục đích gửi thư: có thể là hỏi mua hàng, hỏi giá cả sản phẩm, kêu gọi vốn đầu tư, … Đó cũng chính là Chủ đề được đề cập đến trong mỗi thư tín. Nội dung thư: Tùy vào mục đích gửi thư của bên gửi mà có nội dung phù hợp với mục đích ấy Mong muốn và yêu cầu nhận được phản hồi: thư tín thương mại chủ yếu nhằm mục đích trao đổi trong kinh doanh nên việc mong muốn được phản từ bên nhận (người nhận) là vô cùng hợp lý. Kết thư: có thể là lời chào, lời cảm ơn và chữ kí ,… 3. PHƯƠNG PHÁP VIẾT THƯ TÍN THƯƠNG MẠI TIẾNG NHẬT 3.1. Phương pháp viết thư tín thương mại yêu cầu Theo như bố cục cơ bản của một thư tín ta sẽ có được một thư tín như sau: Chủ đề thư （件名）: thư tín yêu cầu thì chủ đề chắc chắn là yêu cầu nhưng tùy vào mong muốn của người viết mà sẽ có yều cầu phù hợp. Như ví dụ ở trên nhóm tác giả sưu tầm được đó là thư tín yêu cầu về việc “Yêu cầu gửi hóa đơn”. （請求書送付の依頼について） Nội dung thư （本文）: phần nội dung sẽ gồm Lời chào mở đầu (xin lỗi đã làm phiền) Ví dụ :いつも大変お世話になっております Phần tiếp theo là thông tin người viết thư (họ tên, nơi công tác, chức vụ,…) 2050
Ví dụ: 〇〇株式会社の鈴木です。 Bắt đầu vào nội dung chính: bạn có thể vào vấn đề bằng nhiều cách khác nhau nhằm tạo sự tự nhiên cho nội dung của mình. Ví dụ: 先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 Tiếp theo, vào nội dung ta chỉ cần viết ngắn gọn đủ để người nhận hiểu vấn đề ta đề cập tránh nói dài dòng rồi lạc đề. Ví dụ: 〇〇の件ですが、弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、念のため確認の連絡をさせていただきました。お手数ではございますが、事務処理の関係で〇月〇日(〇曜日 )までにご送付いただけますでしょうか。 Lời chào kết thư: ta có thể viết những câu （ありがとうございます）、（よろしくお願い上げます）hoăc như ví dụ: なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。 3.2. Phương pháp viết thư xin lỗi Về chủ đề thư: Ta cần nêu rõ vấn đề là ta xin lỗi ai? Và xin lỗi về điều gì? Cụ thể trong ví dụ trên người viết muốn xin lỗi Yamato Shokai vì đã trình bài sai vấn đề 「大和商会に対する失言についてのお詫び」 Về phần nội dung: Ta cần nêu được lí do tại sao phải viết thư để xin lỗi và vấn đề đó xảy ra lúc nào, khi nào và ở đâu để người nhận thư có thể hình dung được và nhớ được chính xác sự việc, vấn đề đó để tiếp thu một cách hiệu quả. Ví dụ phía trên người viết muốn gửi lời xin lỗi khi đã có những nhận xét bất cẩn khiến cho ngài Akechi người phụ trách công ty thấy khó chịu trong cuộc họp vào ngày18 tháng 6 (thứ 4). 「すでにお聞き及びかと思いますが、6月18日（水）の、大和商会様打ち合わせにおきまして、私の不用意な発言により、先方のご担当明智様にご不快な思いをおかけ致しました。」Tiếp theo ta cần bài tỏ được bản thân đã nhìn nhận ra được lỗi sai của mình, đưa ra lời xin lỗi và hứa hẹn,… dùng tôn kính ngữ với cấp trên, người có cấp bật trên mình và khiêm nhường ngữ để hạ mình xuống cho thấy được thành ý xin lỗi của bản thân ta đối với người nhận. Ví dụ như: 「部長にも、私の失言により今後、迷惑がかかることもあるかもしれません。申し訳ありませんが、よろしくご対応をお願いいたします。ご指示があれば、また改めて大和商会様にお詫びに伺います。」 Phần kết thư: Cuối cùng ta vẫn nên nhấn mạnh lời xin lỗi một lần nữa để làm tăng sự hối lỗi của chúng ta sau đó kí tên và kết thúc thư. 「 3.3. Phương pháp viết thư khiếu nại Thư khiếu nại là những thông tin đề nghị đối phương xem xét lại sự việc nào đó mà ta cho rằng chưa thoả đáng. Hoặc đó là góp ý của bên gửi thư cho bên nhận thư nhằm chỉnh sửa, bồi thường, thay đổi để điều chỉnh chất lượng sản phẩm theo hướng tốt hơn. Về chủ đề thư: Ta cần nêu rõ được vấn đề cần thiếu nại là gì? Có thể là khiếu nại về việc sản phẩm lỗi của công ty, khiếu nại về việc phát lương trễ của công ty hay ở ví dụ trên là việc khiếu nại về thiết bị sửa chữa「修理機材(しゅうりきざい)につきまして」 2051
Về nội dung thư: Ta cần phải ghi rõ những điểm sau: thư khiếu nại đến ai, chức vụ gì, và đang làm việc ở tổ chức, doanh nghiệp nào? Ví dụ: 「令和工業ビジネスサービス株式会社営業部広野様」 Tiếp theo, ta phải giới thiệu rõ bên người gửi là ai, chức vụ là gì? Ví dụ: 「平素よりお世話になっております。株式会社山田商事営業部の山田です。」 Trình bày lí do viết thư khiếu nại, mong đối phương giúp đỡ gì cho ta và có ý kiến đóng góp gì? Tất cả sẽ trình bày ở đây nhằm làm rõ vấn đề hơn. Ví dụ: 「本日、機材RT500(ＲＴ５００) が御社から戻ってきましたが、再び故障しました。修理していただいたはずですが、十分に確認されましたでしょうか Cuối cùng của phần nội dung là đề cập đến việc mong nhận được phản hồi sớm từ công ty để giải quyết vấn đề sớm nhất. Ví dụ: 「業務の滞りもございますので、早急にご対応ください。よろしくお願いいたします。」 Kết thư: Ta có thể để lại chữ kí, và phương tiện liên lạc giúp người nhận thư có thể dễ dàng liên lạc hơn. 4. MỘT SỐ LƯU Ý Bố cục ngắn gọn, rõ ràng, có trọng tâm: Thư tín thương mại cần nội dung xác đáng, tránh dài dòng làm cho người đọc khó hiểu. Thực hiện theo nguyên tắc ABC, trong đó: A (Accuracy) – Tính chuẩn xác, B (Brief) – Tính ngắn gọn, C (Clear) – Tính rõ ràng. Đúng ngữ pháp: Trong thư tín thương mại nói chung và trong thư tín thương mại tiếng Nhật nói riêng việc viết đúng ngữ pháp là vô cùng quan trọng, hơn nữa nếu tìm hiểu tiếng Nhật chuyên sâu ta sẽ thấy rất nhiều ngữ pháp tương đồng về nghĩa phân cấp bậc từ cơ bản đến nâng cao. Không sử dụng các từ ngữ viết tắt: Do thư tín thương mại phục vụ cho mục đích kinh doanh, trao đổi,… Nên việc rõ ràng các thông tin được đặt lên hàng đầu. Sử dụng kính ngữ một cách phù hợp: Việc sử dụng thư tín thương mại trong thư tín thương mại là vô cùng cần thiết. Luôn kiểm tra lại thư trước khi gửi: đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo rằng nội dung thư không có sai xót và địa chỉ nhận thư đã đúng. Như vậy, sẽ hạn chế được các vấn đề không đáng xảy ra sau này. 5. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRONG KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN THƯƠNG MẠI TIẾNG NHẬT Về chủ đề: được xem là linh hồn của một thư tín thì ta không được bỏ qua chủ đề thư và chủ đề thư cũng không nên viết quá dài dòng. Có thể tham khảo ví dụ sau về cách viết chủ đề thư: 「請求書送付の依頼について」(về việc yêu cầu gửi hóa đơn), hoặc「修理機材につきまして」(về việc khiếu nại sửa chữa). chủ đề ngắn gọn nhung đủ ý ta muôn nói đến trong thư. Về nội dung: Nắm bắt được yếu tố người nhận là ai ta sẽ dễ dàng trong việc sử dụng từ ngữ, kính nữ phù hợp cho nội dung sắp trình bày phái dưới. Nếu người nhận là người trên mình ở phía 「外の人」nghĩa 2052
là người ở ngoài, người trên mình, khách hàng thì ta sẽ viết nội dung thư bằng kính ngữ. và nếu người nhận thư là người phía 「内の人」nghĩa là người ở trong công ty, người cùng mình thì ta có thể sử dụng thể lịch sự hoặc cả thể ngắn, thể thông thường đều được. Kết thư: ta cần ghi rõ những nội dung như sau: Người gửi là ai, chức vụ gì? Và ở đâu, tốt hơn hết là để lại thông tin liên lạc để người nhận có thể dễ dàng phản hồi qua các hình thức mà người gửi cung cấp. Cuối cùng chữ kí của người gửi. Nếu có gửi tệp đính kèm thì phải chú thích để người nhận dễ nhận ra và xem chúng. Chú ý đến những biểu thức rào đón tiếng Nhật: Để bắt đầu một cuộc trò truyện nào đó thì đặc điểm của người Nhật sẽ có dùng những biểu thức rào đón. Từ đó ta có thể áp dụng vào thư tín cũng sử dụng một số biểu thức rào đón như vậy. Ví dụ về một số biểu thức rào đón thông dụng: 「失礼ですが」 (Xin lỗi đã làm phiền nhưng mà….), hoặc 「すみません」(xin lỗi),… 6. KẾT LUẬN Hiện nay, trong hoạt động thương mại quốc tế và các giao dịch mua bán hàng, phần lớn đều sử dụng thư tín thương mại. Tuy việc viết thư tín thương mại tiếng Nhật phức tạp và cần nắm được các thông tin cơ bản, lưu ý về các quy tắc như ngữ pháp, kính ngữ, từ vựng để tạo chuyên nghiệp và truyền tải thông tin hiệu quả nhất. Ở các doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín thương mại để đàm phán với khách hàng, đối tác trong và ngoài công ty cũng rất phổ biến. Vì vậy, người gửi thư phải có kiến thức, chuẩn bị kỹ càng và thực hành sao cho chỉnh chu để bức thư có được một bức thư hoàn chỉnh, chính xác. Hy vọng những kiến thức được nghiên cứu phía trên sẽ giúp ích được một phần nào cho đọc giả hiểu thêm về kĩ năng viết thư tín thương mại tiếng Nhật. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 史上最強のビジネスメール表現事典 của nhà xuất bản Natsumesha năm 2007 2. 日本語でビジネスメール書き方の基本と実用例文 của tác giả Setsuko Matsumoto và những người khác năm 2018 3. Phân tích diễn ngôn thư tín thương mại tiếng Việt của tác giả Vương Thị Kim Thanh trong tạp chí khoa học xã hội số 03(127) năm 2009. 4. Viết trong lĩnh vực thương mại của tác giả Ngô Tùng Anh trong Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Ngoại ngữ 24 trang 223-231 năm 2008. 5. https://glints.com/vn/blog/ky-nang-la-gi/#.ZAWjIHZBzrc 6. https://vimaxasia.com/thu-tin-thuong-mai-la-gi-tam-quan-trong-cua-thu-tin-thuong-mai.html 7. https://sms.supership.jp/blog/mailhaishin/bussinessmail_kakikata/ 8. https://blastmail.jp/blog/mail/howtowrite-mail 2053