Lập chứng từ kế toán điện tử như thế nào là đúng quy định?

LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐIỆN TỬ NHƯ THẾ NÀO LÀ <br /> ĐÚNG QUY ĐỊNH?<br /> <br /> 1. Chứng từ kế toán điện tử là gì?<br /> <br /> <br /> Chứng từ kế toán là những căn cứ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn  <br /> thành, là cơ sở để có thể ghi sổ kế toán.<br /> Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc  <br /> các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay  <br /> thực hiện hợp đồng.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của <br /> Luật kế toán, tức là chứng từ điện tử phải có các nội dung:<br /> Tên và số hiệu của chứng từ.<br /> Ngày, tháng, năm lập chứng từ.<br /> Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.<br /> Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.<br />  Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.<br /> Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng <br /> số tiền của chứng từ kế toàn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.<br /> Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến <br /> chứng từ kế toán.<br /> Những nội dung khác theo từng loại chứng từ.<br /> <br /> <br /> 2. Quy định khi lập chứng từ kế toán điện tử<br /> <br /> <br /> Quy định về chứng từ điện tử theo điều 17 Luật kế toán<br /> + Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình  <br /> sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm  <br /> nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử  dụng chứng từ  điện tử  không đúng quy định. Chứng từ <br /> điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc  <br /> nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.<br /> + Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc  <br /> ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng  <br /> từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao  <br /> dịch, thanh toán.<br />  Quy định theo điều 18 Luật kế toán<br /> + Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải <br /> lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài <br /> chính.<br /> + Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định  <br /> trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị  kế  toán được tự  lập  <br /> chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo các nội dung quy định.<br /> + Nội dung nghiệp vụ  kinh tế, tài chính trên chứng từ  kế  toán không được viết tắt, không <br /> được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt <br /> quãng, chỗ  trống phải gạch chéo. Chứng từ bị  tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị  thanh toán  <br /> và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo chứng  <br /> từ viết sai.<br /> + Chứng từ  kế  toán phải được lập đủ  số  liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên  <br /> chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các bên phải giống nhau.<br /> + Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách <br /> nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.<br />