Chapter 11 Planning and Organizing

• The Nature of Planning • Types of Plans and

Planning

• Planning for Change • Planning Your Own Time • Organizing for Success

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The Nature of Planning

• Planning: looking ahead to chart the

best courses of future action. • Strategic planning: Long range

– For supervisors the planning period is  usually a week, day, or shift ( to deal  with daily work).

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planning to set organizational goals,  objectives, and policies to determine  strategies, tactics, and programs for  achieving them. – Top management makes strategic plans. – Middle Management makes annual  plans (to implement the above).

The Management Process

• Plan what is to be done • Organize how it is to be  done including staffing  and coordinating

• Direct the work that is to

be done

• Control or evaluate what

has been done

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The Planning Process

• Define the purpose or problem

and set objectives

• Collect and evaluate data

relevant to forecasting the future  (focus on the present)

• Develop alternative courses of

action

• Decide on the best course of

action

• Carry out the plan 4

Forecasting

• Forecasting: Predicting

future needs on the basis of  historical data, present  conditions, and assured  future.

• Forecasting controls

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staffing, purchasing, and  production decisions.  • Forecasting is a very  important function!

The Risk Factor • You reduce risk when you collect  relevant data and apply it to your  forecast.

• In some foodservices the degree of  certainty about tomorrow is high. • Contingency Plan: Reduce risk by  having a alternate plan in reserve. • Keeping records can reduce the risks

for repetitive situations.

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• Consulting with people that have more  experience also can help to reduce risk.

Qualities of a Good Plan

• Provides a workable solution

and meets the stated objectives. • Is comprehensive; it raises all  relevant questions and answers  them.

• Minimizes the degree of risks. • Is specific as to time, place,

supplies, tools, etc.

• Is flexible (can be adapted to a

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change in the situation).

Types of Plans and Planning

• Standing Plan: established routine,

formula, or set of procedures designed  to be used in a reoccurring situation.

• They standardize actions so the

supervisors need to manage is reduced  to seeing that workers meet standards  and dealing with unexpected events  known as management by exception. • Potential drawback: Rigidity, must

make them flexible enough to deal with  daily realities.

• These plans must be updated regularly.

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The Single Use Plan

• A one time plan developed  for a single occasion or  purpose.

• The amount of time you

spend on it depends on its  nature and importance.

• Often its purpose is a major

change of some sort or  budgets.

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Day­by­Day Planning

• Top priority of the first line

supervisor.

• Primary concern is what is to  be done, who will be doing it,  and adjusting various standing  plans.

• Plan before the day begins. • Establish routines simplify

planning.

• Whenever possible reduce

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risks by increasing  predictability.

Planning for Change

• Define problem and set

objectives

• Gather past, present, and

probable future data • Evaluate pros and cons,  generate alternatives • Make the nessicary

decisions

• Implement the plan

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Planning for Change

• Planning for change must  be done carefully and  thoroughly.

• It is very much like making  other plans but the main  differences are the extent of  forecasting, the degree of  risk, and providing for the  impact of the change.

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Workers Response and Resistance

• Workers respond to change

through: resistance, insecurity,  anxiety, resentment of personal  losses, and rumors.

• How to deal with resistance to

overselling)

– Involve the workers in

planning and carrying out  change

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change: – Establish open communication – Emphasize advantages (avoid

Planning Your Own Time

• Track your present time use,  and analyze your use of time. • Get rid of activities that waste  your time (socializing, poor  organization, procrastination,  etc.).

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• Set priorities. • Initiate long­range solutions. • Set aside regular periods of  time without interruption for  interviews, etc.

Organizing

• Lack of organization is a major

contributor to crisis.

• A well­organized and efficient unit

clearly defined—and followed.

– People know what to do and how to

do it—and they do it.

– Standards of quality, quantity, and  performance are clearly set—and  met.

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is one in which: – Lines of authority and responsibility  are clearly drawn—and observed. – Jobs, procedures, and standards are

Organizing for Success

• Organizing: setting things up to run

efficiently

• Step 1:Clarify how you an your job fit

into the organization

• Step 2: Investigate possible sources of

problems – Chain of command – Job content and procedures – Evaluation and controls – Standing plans

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• Step 3: Evaluate the situation • Step 4: Plan for improvement