Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

24
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nghiên cứu thực trạng tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, giải quyết những vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia như lập đề án, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đề án, kế hoạch về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001. Mời

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ TÂM CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC Mã số: 5 10 02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2003
MỤC LỤC NỘI DUNG STT Nội dung Trang LỜI MỞ ĐẦU 1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài 8 2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 10 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11 4. Nguồn tài liệu tham khảo 13 5. Phương pháp nghiên cứu 14 6. Bố cục luận văn 15 Chƣơng 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 1.1. Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 17 1.1.1. Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 17 1.1.2. Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 19 1.1.3. Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 1.2. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 27 1.2.1. Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 27 1.2.2. Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 28 1.2.3. Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 29 4
II 1.3. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 32 1.3.1. Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 32 1.3.2. Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 32 1.3.3. Tình hình tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 34 1.4. Nhận xét chung về tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 37 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 2.1. Quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm 39 2.1.1. Quan niệm về bảo hiểm 39 2.1.2. Quan niệm về phông bảo hiểm 41 2.2. Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ 43 2.3. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 47 2.3.1 Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ 47 2.3.2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 48 2.3.2.1. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 48 2.3.2.2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 51 2.3.2.3. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 53 2.3.3. Nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm 53 5
Lưu trữ Quốc gia Chƣơng 3 CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3.1 Nhóm giải pháp về nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chế độ, 58 chính sách vền bảo hiểm tài liệu 3.1.1. Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn 59 thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu 3.1.2. Các hình thức văn bản cần ban hành để quản lý, chỉ đạo công tác 59 bảo hiểm 3.2. Giải pháp về tổ chức và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 64 3.2.1. Giải pháp về tổ chức 64 3.2.2. Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 66 3.3. Giải pháp về lựa chọn tài liệu để bảo hiểm 69 3.4. Giải pháp về lựa chọn công nghệ để bảo hiểm 73 3.4.1. Giải pháp công nghệ micrôphim 73 3.4.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim trên thế giới và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 73 3.4.1.2. Quy trình công nghệ 76 3.4.1.3. Thiết bị, vật tư 79 3.4.2. Giải pháp công nghệ số hoá 82 3.4.2.1. Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá trên thế giới và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 82 3.4.2.2. Quy trình công nghệ 84 6
3.4.2.3. Thiết bị, vật tư 85 3.4.3. Giải pháp công nghệ micrôphim-số hoá 86 3.4.3.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 87 3.4.3.2. Quy trình công nghệ 88 3.4.3.3. Thiết bị, vật tư 90 3.4.4. Các giải pháp khác 93 3.4.5 Một số đề xuất về việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu 93 3.5. Giải pháp về xây kho bảo hiểm 94 3.6. Giải pháp về đầu tư kinh phí 95 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 PHỤ LỤC 104 7
LỜI MỞ ĐẦU 1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời kỳ lịch sử khác nhau của dân tộc Việt Nam. Đại bộ phận tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của tài liệu được khắc, được viết, được ghi trên nhiều vật mang tin khác nhau như trên gỗ (tài liệu Mộc bản), trên giấy dó (tài liệu Hán-Nôm...), trên giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt...), trên bản can, bản sao ánh sáng...(tài liệu kỹ thuật), trên phim, ảnh, băng, đĩa...(tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) và được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau như chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt.... Có thể nói rằng tài liệu bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và hình thức. Đây là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng, là di sản đặc biệt của dân tộc, có giá trị rất lớn đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ này là trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thực hiện trách nhiệm được Nhà nước giao cho, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã cố gắng từng bước giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hoá và hiện đại hoá các công cụ tra cứu, mở rộng các hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ mọi yêu cầu xã hội. Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để mở rộng và tăng cường cơ sở vật chất. Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 8
đã được đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho 4 tầng chuyển đổi môi trường bảo quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hoà không khí; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa 15 km giá tài liệu. Bên cạnh việc cải tạo và xây mới kho lưu trữ thì các trang thiết bị để bảo quản tài liệu; để khống chế và duy trì nhiệt độ, độ ẩm; để báo cháy, chữa cháy; để theo dõi đột nhập; để vệ sinh tài liệu, để vận chuyển tài liệu lưu trữ cũng không ngừng được tăng cường theo hướng hiện đại hoá. Tuy nhiên, để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhất là tài liệu quý, hiếm trong mọi tình thì một trong những nhiệm vụ quan trọng là phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Vấn đề này càng trở nên cấp bách đối với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vì qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cho thấy sự an toàn của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu được ghi trên vật mang tin là giấy công nghiệp chiếm đại bộ phận trong số tài liệu lưu trữ đang bị đe doạ nghiêm trọng bởi tốc độ lão hoá do tự thân vật mang tin của tài liệu gây nên; do tác động của điều kiện môi trường khí hậu nóng, ẩm đặc biệt là thiên tai bão lụt; do tác động của các sinh vật phá hoại; do hoả hoạn, chiến tranh, khủng bố...có thể xẩy ra bất cứ lúc nào và do nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày một gia tăng. Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên đối với bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ vốn đã xuống cấp sẽ dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng và có thể dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn. Để góp phần từng bước tìm ra các giải pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế tối đa ảnh hưởng của những tác động của tự nhiên và con người đối với tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng, chúng tôi chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu. Với tên gọi của đề tài như đã nêu, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết như sau: 9
Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Để đi tới giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi tập trung nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cũng như thẩm quyền quản lý tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi sẽ tập trung làm sáng tỏ khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu và thực trạng của việc tiến hành lập bản sao bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hiện nay; Ba là, đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Phần này được xác định là trọng tâm nghiên cứu của đề tài. Nếu mục tiêu trên được giải quyết thì đề tài sẽ có ý nghĩa cơ bản như sau: Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam vì cho đến nay tất cả giáo trình bậc đại học cũng như trung học mới chỉ đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung mà chưa đề cập sâu và chi tiết đến vấn đề này. Thứ hai, đề tài góp phần cung cấp luận cứ khoa học để Nhà nước nghiên cứu, ban hành cơ chế chính sách; cơ chế đầu tư về cơ sở vật chất; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ để làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Thứ ba, đề tài góp phần giải quyết những vấn đề mà thực tiễn đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia như lập đề án, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đề án, kế hoạch về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001. 2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam, ngay cả khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu cũng chỉ mới được pháp quy hoá trong 10
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001. Hơn nữa, tài liệu lưu trữ lại rất đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung, được ghi trên rất nhiều vật mang tin khác nhau và được bảo quản ở nhiều kho lưu trữ rải khắp trong cả nước. Do vậy, với tên gọi của đề tài, chúng tôi chỉ giới hạn với đối tượng nghiên cứu là bảo hiểm tài liệu lưu trữ ghi trên vật mang tin bằng giấy và trong phạm vi là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Chúng tôi hy vọng là nếu đề tài này được nghiên cứu thành công và được áp dụng trong thực tiễn ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sẽ có thể rút kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng rộng rãi không chỉ với đối tượng là tài liệu giấy mà mở rộng ra đối với cả tài liệu lưu trữ được ghi trên các vật mang tin khác như trên gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa... và không chỉ giới hạn ở trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở rộng ra cho tất cả các lưu trữ trong cả nước. 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một yêu cầu bắt buộc. Điều này không chỉ đặt ra đối với lưu trữ Việt Nam mà còn đối với tất cả lưu trữ trên thế giới vì sự cần thiết phải bảo toàn thông tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích nghiên cứu lâu dài của xã hội. Qua những chuyến đi thăm quan khảo sát ở một số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và qua tư liệu thu thập được chúng tôi được biết có khá nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ một cách thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được pháp quy hoá cách đây trên 20 năm trong Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 31/11/1982 và một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 nhưng trên thực tế công tác bảo hiểm tài liệu mới bắt đầu được triển khai thực hiện và để triển khai công việc này một cách có hiệu quả trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu các căn cứ khoa học. Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học về việc bảo hiểm tài 11
liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), chỉ có một vài bài viết về vấn đề bảo hiểm được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như sau: Trong bài viết "Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia" đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS. Dương Văn Khảm cũng mới chỉ đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu lên yêu cầu chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Còn bảo hiểm những loại tài liệu nào và bảo hiểm bằng công nghệ gì là tối ưu, là phù hợp với điều kiện của Việt Nam thì chưa được tác giả đề cập 5. Ngoài bài viết này, còn có bài viết "Giải pháp công nghệ trong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Trong bài viết, các tác giả đã giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm và quản lý tài liệu Châu bản trên đĩa CD-ROM. Tuy nhiên, phần giới thiệu này cũng còn khá sơ lược và mới chỉ thấy được ưu điểm của công nghệ CD-ROM trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin mà chưa thấy được nhược điểm của công nghệ này trong việc bảo hiểm thông tin tài liệu lưu trữ 7. Một bài viết khác cũng được giới thiệu trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam là bài viết của TS. Vũ Minh Hương giới thiệu về kho bảo hiểm của nước Cộng hoà Pháp. Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu cho chúng ta biết một số thông tin cơ bản về việc thiết kế kho bảo hiểm và về tổ chức kho bảo hiểm tài liệu của Lưu trữ Cộng hoà Pháp mà tác giả có dịp được đến thăm quan khảo sát 23. Với một vài bài viết khiêm tốn nêu trên quả thật còn quá ít thông tin để giúp chúng ta hình dung toàn bộ công việc về bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung và về việc lập phông bảo hiểm tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng. 12
Sau khi Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ han hành Quyết định số 52/2001/QĐ-BTCCBCP ngày 06/9/2001 về việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và để đưa Trung tâm này đi vào hoạt động Cục Lưu trữ nhà nước đã chỉ đạo phải xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Để lập Đề án Bảo hiểm tài liệu tài liệu lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Ban xây dựng Đề án đã bước đầu xây dựng được một số văn bản quan trọng trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành để làm cơ sở cho việc xây dựng Đề án như hướng dẫn phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu; hướng dẫn xây dựng, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; lập danh mục thiết bị, vật tư, hoá chất để nghiên cứu, thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm trên micôphim. Những công việc còn lại cần phải làm để sớm hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng Chính nói riêng và những công việc còn phải tiếp tục hoàn thiện công tác bảo hiểm nói chung vẫn còn nằm ở phía trước và cần phải được nghiên cứu đầy đủ hơn. 4. Nguồn tài liệu tham khảo Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài này là các ấn phẩm như sách, báo, tạp chí ngoài nước viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ do Lưu trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Á biếu tặng hoặc do thu thập được trong chuyến đi khảo sát của Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ Nhà nước tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu trữ Liên bang Nga tháng 7 năm 2003. Những tư liệu này hiện bảo quản ở Thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các sách, tạp chí giới thiệu về tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ nói chung và về bảo hiểm tài liệu nói riêng; các trang thông tin về bảo hiểm tài liệu được giới thiệu trên mạng 13
Internet và đặc biệt là những văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành trong thời gian gần đây về bảo hiểm tài liệu. Tất cả những tư liệu tham khảo đó đã được thống kê cụ thể tại danh mục "Tài liệu tham khảo" sắp xếp ở phần cuối của luận văn này. Đặt biệt, với chuyến đi nghiên cứu khảo sát về bảo hiểm tài liệu tại Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga vừa qua, chúng tôi đã có dịp được trao đổi với các bạn đồng nghiệp về những vấn đề có liên quan đến công tác bảo hiểm tài liệu và được thăm quan thực tế các cơ sở chụp micrôphim để lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Qua chuyến đi khảo sát đó, chúng tôi đã rút ra được khá nhiều kinh nghiệm về việc bảo hiểm tài liệu của nước bạn và điều đó đã giúp đỡ chúng tôi rất nhiều trong việc hoàn thành luận văn này. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn đứng trên quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác-Lênin để giải quyết một cách khoa học những vấn đề mà đề tài đặt ra. Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng bao gồm: Thứ nhất là phương pháp khảo sát, điều tra. Vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tại Lưu trữ Liên bang Nga, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức. Kết quả khảo sát, điều tra thực tế là cơ sở quan trọng để có đánh giá đúng về giá trị của khối tài liệu đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như về những giải pháp công nghệ đã được áp dụng trong việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Thứ hai là phương pháp trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia trong và ngoài nước. Việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài được thực hiện thông qua các cuộc trao đổi với GS.TS. Hartmut Weber-Tổng Giám đốc Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, GS. Viện sĩ V.P Kozlov-Tổng cục trưởng Tổng cục Lưu trữ liên bang Nga cùng các đồng nghiệp tại đây; với ông Pitt Kuan 14
Wah-Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Singapore và các đồng nghiệp trong lần Đoàn sang thăm và làm việc tại Việt Nam. Ngoài việc trao đổi kinh nghiệm với chuyên gia nước ngoài, chúng tôi còn thực hiện việc trao đổi, xin ý kiến chuyên gia trong nước đóng góp vào nội dung của đề tài. Thông qua các cuộc trao đổi, chúng tôi đã rút ra được những kinh nghiệm bổ ích cho việc hoàn thành các mục tiêu cơ bản mà đề tài đặt ra. Thứ ba là phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin. Trên cơ sở áp dụng nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp chúng tôi đã tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thu được qua kết quả khảo sát và nghiên cứu tư liệu. Kết quả của việc phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin đã giúp chúng tôi rút ra được những kinh nghiệm quý trong việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ngoài và đề xuất các giải pháp khả thi cho việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Thứ tư là phương pháp thử nghiệm và quan sát ứng dụng giải pháp công nghệ trong thực tế. Từ kết quả thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ micrôphim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và từ kết quả triển khai ứng dụng công nghệ số hoá tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như từ kết quả quan sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá tại Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên bang Đức) và tại Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật của Liên bang Nga đã cho phép chúng tôi khái quát thành các quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Đây là cơ sở quan trọng để có thể triển khai việc xây dựng định mức, đơn giá thuê lao động thực hiện việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. 6. Bố cục luận văn Luận văn gồm tổng cộng 123 trang, ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội dung luận văn được chia thành ba chương như sau: Chương 1: Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 15
Trong chương này, trước hết chúng tôi đi sâu nghiên cứu lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ đó, chúng tôi phân tích thực trạng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý như số lượng tài liệu, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Cuối cùng, chúng tôi rút ra những nhận xét chung về thực trạng tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Chương 2: Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương này tập trung trình bày các vấn đề như quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ và thực trạng tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ kết quả nghiên cứu đó đã rút ra nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Chương 3: Đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng giấy hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chương này có trình bày các giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ như giải pháp về cơ chế chính sách; giải pháp về tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực; giải pháp lựa chọn tài liệu; giải pháp lựa chọn công nghệ, trong đó có phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của các giải pháp công nghệ này đã và đang được ứng dụng trên thế giới nhất và khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; giải pháp về xây kho bảo hiểm và giải pháp về kinh phí đầu tư cho công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Ngoài ra, đề tài còn được minh hoạ bằng một số phụ lục như sơ đồ quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim, sơ đồ quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng công nghệ micrôphim-số hoá, Tờ trình Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về Đề án thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu 16
lưu trữ quốc gia và bản chụp minh hoạ một số máy móc thiết bị cần thiết cho việc ứng dụng công nghệ này. Phần "Tài liệu tham khảo" có thống kê 34 đầu sách, tạp chí, văn bản đã được trích dẫn trong đề tài hoặc được tham khảo trong quá trình nghiên cứu đề tài. Chƣơng 1 TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA Hiện tại, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Đó là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây là các lưu trữ lịch sử, có chức năng bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử để phục vụ nhu cầu nghiên cứu của toàn xã hội. 1. 1. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia I 1.1.1. Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là Kho lưu trữ Hà Nội - một trong năm Kho Lưu trữ ở xứ Đông Dương được thành lập theo Nghị định ngày 26/12/1918 của Toàn quyền Đông dương Albert Saraut. Sau Hiệp nghị Giơ-ne- vơ năm 1954, thực dân Pháp rút khỏi Hà Nội, Bộ Tuyên truyền - tiền thân của 17
Bộ Văn hoá và Thông tin ngày nay đã được giao nhiệm vụ quản lý Kho Lưu trữ Hà Nội. Cùng với việc thành lập Cục Lưu trữ trên cơ sở Nghị định số 102/CP ngày 4/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao cho Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Phủ Thủ tướng quản lý và được đổi tên là Kho Lưu trữ Trung ương. Cũng theo tinh thần Nghị định này, Kho Lưu trữ Trung ương có nhiệm vụ sưu tầm, thu thập và sắp xếp có hệ thống tài liệu lưu trữ qua các thời đại để phục vụ công tác tra cứu 11, 36. Ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định số 34/HĐBT qui định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước. Theo đó, các Kho Lưu trữ Trung ương được đổi tên thành các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương 10, 613- 615. Ngày 8/8/1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ký Quyết định số 223/CT về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Căn cứ vào tinh thần của Quyết định này, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 6/9/1988 đổi tên các Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Theo đó, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương ở Hà Nội được đổi tên là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 11, 40. Tiếp theo, ngày 25/2/1991, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 21/QĐ-TC quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Nhà nước 11, 41. Theo đề nghị của Cục Lưu trữ Nhà nước về thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trên cơ sở tách bộ phận lưu trữ tài liệu sau Cách mạng tháng Tám 18
thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, ngày 10/6/1995, Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ký Quyết định số 118/TCCP-TC chính thức thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Với sự ra đời của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thì chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần được quy định lại. Ngày 17/7/1995, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ thuộc các thời kỳ lịch sử từ tháng Tám năm 1945 về trước 11, 44. 1.1.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Theo lý luận về lưu trữ học thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều là lưu trữ lịch sử. Theo khoản 6, Điều 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, thì "Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan-TG ) và các nguồn tài liệu khác"15. Mỗi lưu trữ lịch sử đều có một phạm vi thẩm quyền nhất định trong việc quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu. "Thẩm quyền lưu trữ” được giải thích trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam là "quyền hạn, nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ của một lưu trữ cố định (Lưu trữ lịch sử - TG) trong một khu vực hành chính lãnh thổ đối với các cơ quan được xác định là nguồn nộp lưu. Thẩm quyền lưu trữ thường được pháp quy hoá để bảo đảm việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hiệu quả" 12,76 . Theo các quy định hiện hành thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ 19
quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Do vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quốc gia bổ sung vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tránh sự chồng chéo trong việc sưu tầm, thu thập tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hay nói một cách khác từ các lưu trữ hiện hành thì thẩm quyền đó phải được pháp quy hoá. Trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, tình hình thực tế tài liệu hiện do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý và lý thuyết phân loại tài liệu của lưu trữ học, Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/12/2001 quy định thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 17. Theo Quyết định này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu trong quá trình hoạt động của: - Các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam (trừ tài liệu Mộc bản); - Các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc Kỳ từ 1858 đến 1945 và Bắc Việt từ 1945 đến 1954. 1.1.3. Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Trải qua quá trình tiếp nhận và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền đã được phân định, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang trực tiếp quản lý khoảng gần 06 km giá tài liệu lưu trữ và tư liệu lưu trữ, bao gồm các khối tài liệu chính sau đây: a) Khối tài liệu Hán - Nôm Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam. Hầu hết tài liệu được viết bằng chữ Hán - Nôm và do vậy còn được gọi là khối tài liệu Hán - Nôm. Tài liệu có sớm nhất thuộc khối này hiện còn lưu giữ được là Bằng của Bộ Lại cấp cho Phạm Nam chức Thí quan Phòng ngự thiêm sự Ty Phòng 20
ngự sứ ngày 21/11 năm Hồng Đức thứ 19 (1488). Khối tài liệu Hán - Nôm bao gồm các phông và sưu tập sau đây: Thứ nhất, phông Nha Kinh lược Bắc kỳ Ngày 03/6/1886, được sự đồng ý của Toàn quyền Đông Dương Paul Bert, Vua Đồng Khánh đã ra chỉ dụ thành lập Nha Kinh lược Bắc kỳ. Nha Kinh lược Bắc Kỳ là cơ quan hành pháp cao nhất của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn đặt tại Bắc Kỳ, có nhiệm vụ thay mặt nhà Vua trực tiếp quản lý, điều hành và giải quyết mọi công việc ở xứ Bắc Kỳ. Trong quá trình hoạt động của Nha Kinh lược Bắc Kỳ từ 1886 đến1897 đã hình thành nên phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ. Đây là phông tài liệu có số lượng trên 3.500 tập, được viết bằng chữ Hán-Nôm trên giấy dó và có nội dụng phong phú phản ánh toàn bộ tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội ở Bắc Kỳ trong thời kỳ thực dân Pháp bắt đầu xây dựng chế độ cai trị thuộc địa ở Bắc Kỳ. Các hình thức tài liệu chủ yếu trong phông gồm chỉ, dụ, tấu, sớ, đơn từ và các công văn, giấy tờ trao đổi khác giữa Nha Kinh lược Bắc Kỳ với triều đình Nhà Nguyễn, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toàn quyền Đông Dương và các cơ quan, tổ chức trực thuộc và với các tỉnh và các huyện ở Bắc Kỳ...Có thể nói rằng phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ thực sự là một trong những nguồn sử liệu chữ viết quý, hiếm hiện còn lưu giữ được tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Tuy nhiên, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông đã bị xuống cấp do phải đưa ra khai thác sử dụng bản gốc. Trong tổng số 3.500 tập tài liệu thuộc phông thì có tới gần 500 tập cần phải tiến hành tu bổ trong thời gian tới. Để bảo quản an toàn phông tài liệu này thì việc tiến hành lập phông bảo hiểm là hết sức cần thiết. Thứ hai, phông huyện Thọ Xương Huyện Thọ Xương là một trong hai huyện thuộc Phủ Hoài Đức thuộc Hà Nội xưa. Huyện lỵ Thọ Xương vào thời kỳ đầu Nhà Nguyễn đóng ở đoạn giữa phố Tôn Đức Thắng ngày nay. Tới năm Thiệu Trị thứ 2 (1842) huyện lỵ đã được dời 21
về khu vực phố Âú Triệu ngõ Huyện và ngõ Thọ Xương. Đất đai thuộc huyện Thọ Xương bao gồm toàn bộ quận Hoàn Kiếm, quận Hai Bà Trưng và một phần khu vực thuộc quận Đống Đa ngày nay. Với vị trí địa lý như vậy nên tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của huyện Thọ Xương có ý nghĩa rất lớn đối với việc nghiên cứu lịch sử nói chung và lịch sử Thủ đô Hà Nội nói riêng. Phông huyện Thọ Xương có thời gian từ 1874 đến 1896. Tài liệu có trong phông được viết trên giấy dó bằng chữ Hán-Nôm, bao gồm công văn, tờ trình, tờ bẩm, đơn từ... phản ánh đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội trong phạm vi quản lý của huyện Thọ Xương, đặc biệt là mối quan hệ giữa huyện Thọ Xương với Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Tri phủ Hoài Đức, Tri phủ Thường Tín, Tổng đốc các tỉnh lân cận và với các tổng, xã trong huyện Thọ Xương 6, 45-63. Cũng như phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông huyện Thọ Xương cũng bị xuống cấp nghiêm trọng. Kết quả khảo sát cho thấy trong số 700 tập thì có tới trên 300 tập cần phải tiến hành tu bổ chiếm tỷ lệ khoảng 50%. Thứ ba, khối Châu bản triều Nguyễn Châu bản là những bản văn của Vương Triều Nguyễn đã được nhà Vua "ngự phê" hoặc "ngự lãm" và thường mang dấu ấn "ngự phê" bằng mực màu son đỏ. "Ngự phê" có Châu phê, Châu điểm, Châu khuyên và Châu mạt. Châu bản Triều Nguyễn không chỉ gồm các bản tấu, sớ đã được nhà Vua xem và phê duyệt mà còn có cả những sắc, dụ, chiếu, chỉ, những công văn, tờ trình, những bản kê khai, bản dịch những văn kiện ngoại giao...Châu bản Triều Nguyễn gồm 734 tập được viết bằng chữ Hán- Nôm, trong đó Triều Vua Gia Long (1802-1819) có 7 tập, Triều Vua Minh Mệnh (1820-1840) có 89 tập, Triều Vua Thiệu Trị (1841- 1847) có 55 tập; Triều Vua Tự Đức (1848-1883) có 386 tập; Triều Vua Kiến Phúc (1884) có 02 tập; Triều Vua Đồng Khánh (1886-1888) có 28 tập; Triều Vua Thành Thái (1889-1907) có 93 tập; Triều Vua Duy Tân (1907-1916) có 48 22