Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

47
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập được hồ sơ công việc. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------- LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC HÀ NỘI - 2016
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------------------- LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung HÀ NỘI - 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin từ các văn bản Đảng, Nhà nƣớc xong đã có trích dẫn. Các số liệu, thông tin chứng minh và dẫn chứng trong luận văn là cập nhật, đáng tin cậy và đƣợc dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ. Tác giả Lƣu Thị Hằng 1
MỤC LỤC MỤC LỤC .............................................................................................................. 2 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 5 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 6 2. Mục tiêu đề tài ................................................................................................... 7 3. Nhiệm vụ của đề tài........................................................................................... 7 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 7 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8 6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 11 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 11 8. Đóng góp của đề tài......................................................................................... 12 9. Bố cục Luận văn.............................................................................................. 12 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ ..... 12 1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP ......................................................................................... 12 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP ........................... 12 1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trƣờng ĐHHP ................................................... 12 1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trƣờng Đại học Hải Phòng ........................................... 14 1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP ........................................... 19 1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP .................................................................. 21 1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trƣờng ĐHHP ............... 24 1.2.1. Quy định, hƣớng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ......................................................................... 24 1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................ 25 1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trƣờng ĐHHP ....................................................... ..25 1.2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP .................................................. 34 2
1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ... 37 1.2.3.1. Ƣu điểm .................................................................................................. 38 1.2.3.2. Nhƣợc điểm ............................................................................................ 38 Tiểu kết chƣơng 1................................................................................................. 41 CHƢƠNG 2.......................................................................................................... 42 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG .......... 42 2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ ..................................................... 42 2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ .................................................................... 42 2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ ........................................................... 42 2.1.3. Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ .................................................... 43 2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ .............. 43 2.2. Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................................................................... 44 Tiểu kết chƣơng 2................................................................................................. 65 CHƢƠNG 3.......................................................................................................... 66 QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG .................. 66 3.1. Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử ..................................................... 66 3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ ................................. 68 3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử. .......................................................................................................................... 68 3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thƣ trong việc sử dụng phần mềm .................... 69 3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP .......................................................... 71 3.3.1. Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trƣờng ĐHHP .................................. 71 3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử .................................................................. 72 3.3.3. Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử ................................................................ 76 3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử ................................................. 77 Tiểu kết chƣơng 3................................................................................................. 78 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 79 3
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 81 PHỤ LỤC ............................................................................................................. 84 4
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ĐHHP: Đại học Hải Phòng UBND: Uỷ ban nhân dân HSSV: Học sinh sinh viên NCKH: Nghiên cứu khoa học 5
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trƣờng Đại học Hải Phòng là trƣờng đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân của nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trƣờng là đơn vị sự nghiệp công lập, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc. Trƣờng chịu sự quản lý toàn diện, trực tiếp của UBND thành phố Hải Phòng. Với vị trí, vai trò quan trọng nhƣ hiện nay Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng tài liệu khá lớn và có giá trị. Nhƣng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của trƣờng từ khi thành lập đến nay luôn ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát. Việc lập hồ sơ nói riêng và công tác văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng nói chung còn yếu, chƣa có những quy định cụ thể để hoàn thiện. Thêm vào đó nhà trƣờng sử dụng phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử chƣa đƣợc cụ thể, rõ ràng và khoa học. Đứng trƣớc thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Trải qua nhiều giai đoạn phát triển nhƣng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trƣờng vẫn còn là vấn đề lớn cần đƣa ra bàn luận bởi chƣa tìm đƣợc cách thức hợp lý, chƣa có cái nhìn đúng đắn đối với tài liệu. Khối lƣợng tài liệu nhà trƣờng sản sinh ra hàng năm rất lớn, cán bộ, giảng viên nhà trƣờng chƣa nhận thức đƣợc hết tầm quan trọng của tài liệu. Để những tài liệu có giá trị của nhà trƣờng đƣợc lƣu giữ một cách khoa học, không bị mất, thất lạc và là kho tài liệu tham khảo và tin cậy thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc cần làm ngay. Chính vì điều đó chúng tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ 6
sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu đề tài Trƣớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP luận văn xác định những mục tiêu sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc. - Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet. 3. Nhiệm vụ của đề tài - Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử. - Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP. - Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trƣờng ĐHHP để đƣa ra thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP để xây dựng bản danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP. - Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trƣờng để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng ĐHHP và từng phòng ban. - Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của trƣờng. - Cách thức, lề lối làm việc Trƣờng ĐHHP. 7
- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. * Phạm vi nghiên cứu - Các văn bản quy định của Nhà nƣớc nói chung về công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử. - Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về công tác văn thƣ, lƣu trữ. - Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP. - Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trƣờng ĐHHP. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề đƣợc đƣa ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Mặc dù việc lập hồ sơ đƣợc quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ của Hội đồng Chính phủ nhƣng cho đến nay trên thực tế ở hầu hết các cơ quan chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc một cách trọn vẹn. Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý tốt hồ sơ là vấn đề đƣợc rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành chính, văn thƣ – lƣu trữ, học viên cao học và sinh viên Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cấp đến. Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn nhƣ các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, các báo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,.. Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thƣ lƣu trữ đang đƣợc sử dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trƣờng Đại học, Cao đẳng trên cả nƣớc đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vƣơng Đình Quyền xuất bản năm 8
2005. Cuốn sách đã dành toàn bộ Chƣơng XIII đề trình bày về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trƣờng Trung học Lƣu trữ và nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001,… Trên tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả nhƣ: Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 6 – 2000. Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2- 2002,.. Luận văn thạc sĩ của học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng , Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng đã nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - thực trạng và giải pháp (luận văn thạc sĩ cùa Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội 2009). Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực trạng và giải pháp (Luận văn Thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006). Có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ hiện hành đã đƣợc đƣa ra nghiên cứu nhƣng ở những lý luận chung về công tác lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu cũng nhƣ phƣơng pháp lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu lập hồ sơ. Nhƣng vấn đề này chƣa thực sự đƣợc quan tâm một cách sâu sắc, chi tiết và cụ thể. Thời gian gần đây có một số luận văn thạc sĩ đã nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này nhƣ nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng) và các cơ quan nhà nƣớc (các bộ) và đƣa ra giải pháp nhằm khắc phục cũng nhƣ đổi mới đối với công tác này. Song, các công trình chỉ đƣa ra nghiên cứu chung về công tác văn thƣ, hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cấp Bộ mà chƣa có công trình nào nghiên cứu 9
về một cơ quan cụ thể nhằm đƣa ra giải pháp làm cho công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong quá trình hoạt động đối với từng cán bộ, từng nhân viên trong cơ quan. Qua việc tìm hiểu về thực tế cũng nhƣ các bài viết trên tạp chí, luận văn thì công tác lập hồ sơ hiện hành vẫn chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ và tốt, tài liệu nộp vào lƣu trữ ở dạng phân loại sơ bộ, bó gói và không đầy đủ. Đối với các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử của học viên, sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội. Các luận văn thạc sĩ có những công trình nhƣ: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008. Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011. Các khóa luận tốt nghiệp có những công trình nhƣ sau: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Trần Thị Hằng, Hà Nội 2007. Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dƣơng Thị Bích Thủy, Hà Nội 2009. Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết trao đổi trên các báo, tạp chí đã tập trung nghiên cứu vấn đề một cách khái quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc một khía cạnh của vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, theo khảo sát chƣa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu vấn đề này ở đơn vị sự nghiệp mà chủ yếu ở các cơ quan Bộ, Sở, Ngành vì vậy chúng tôi chọn Đại học Hải 10
Phòng là đơn vị để khảo sát, nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử nhằm áp dụng cho trƣờng và cho một số trƣờng đại học khác tham khảo. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau: - Các văn bản Nhà nƣớc quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ sơ, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử. - Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Trƣờng ĐHHP. - Chƣơng trình, kế hoạch công tác của Trƣờng ĐHHP. - Các bài viết trên tạp chí văn thƣ lƣu trữ, tạp chí quản lý Nhà nƣớc. - Các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến lập hồ sơ công việc, xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử . - Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. - Các giáo trình, sách chuyên khảo phục vụ công tác học tập và giảng dạy của Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và một số trƣờng đại học khác. 7. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phƣơng pháp nghiên cứu: - Phƣơng pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn. - Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế. 11
8. Đóng góp của đề tài Dựa vào danh mục hồ sơ các phòng lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình một cách khoa học. Cán bộ văn thƣ trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản có thể quản lý đƣợc số lƣợng hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình sử dụng. Ngoài ra, đề tài làm cơ sở để Trƣờng ĐHHP ban hành quy định về lập hồ sơ hiện hành. Công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng làm tài liệu tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa học, học tập khi chƣa có điều kiện tiếp cận thực tế. 9. Bố cục Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung của luận văn đƣợc bố cục thành 3 chƣơng chính, bao gồm: Chƣơng 1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP. Chƣơng 2. Xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP. Chƣơng 3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ,QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƢỜNG ĐHHP 1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP 1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP Chức năng là khái niệm tổng quát xuyên suốt quá trình hoạt động để thực hiện những việc mà có thể làm đƣợc. Trƣờng ĐHHP có chức năng đào tạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu 12
khoa học, chuyển giao công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và mở rộng hợp tác quốc tế cung cấp nguồn nhân lực chất lƣợng cao cho vùng Duyên Hải Bắc Bộ và cả nƣớc. Nhiệm vụ là cái cụ thể, thực hiện trong quá trình thực hiện chức năng tức là những việc đƣợc giao và phải làm. Quyền hạn là những việc đƣợc làm theo vị trí, vai trò của từng cá nhân, đơn vị. Với chức năng đào tạo đa cấp đa ngành đa lĩnh vực thì Trƣờng ĐHHP có nhiều nhiệm vụ và quyền hạn mang tính lâu dài phù hợp từng thời kỳ. Nhà trƣờng luôn xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch để phát triển nhà trƣờng qua từng giai đoạn bằng các kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm; đƣa ra nhiều mục tiêu, chƣơng trình giáo dục để tổ chức giảng dạy và học tập thật tốt; xác định và cấp văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền. Bên cạnh đó Trƣờng ĐHHP luôn xây dựng và phát triển đội ngũ công chức, viên chức và giảng viên đủ về số lƣợng, mạnh về chất lƣợng đồng thời phát hiện và bồi dƣỡng nhân tài trong đội ngũ công chức viên chức và ngƣời học của trƣờng. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo đồng thời phối hợp với gia đình đề quản lý ngƣời học. Xây dƣng các chƣơng trình để giảng viên và ngƣời học tham gia vào các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu xã hội. Nhà trƣờng tăng cƣờng các điều kiện đảm bảo chất lƣợng và không ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo, đồng thời tự đánh giá chất lƣợng và chịu sự kiểm định chất lƣợng của cơ quan có thẩm quyền. Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ. Liên kết trong nƣớc và thực hiện hợp tác quốc tế với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, y tế nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển và bổ sung nguồn tài chính cho trƣờng. 13
Xây dựng, quản lý dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực nhằm đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng mọi nhu cầu xã hội giúp nhà trƣờng ngày càng có ƣu thế trong lĩnh vực giáo dục đào tạo. Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy rằng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn là phạm trù rõ ràng, quy định những việc có thể làm và phải làm dựa trên quy định của pháp luật theo từng lĩnh vực cụ thể. Trƣờng ĐHHP thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo từ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhà trƣờng mỗi đơn vị nắm đƣợc công việc của đơn vị mình và giao cho mỗi cá nhân tự chịu trách nhiệm về công việc để hoàn thành mục tiêu sứ mệnh chung của trƣờng. Cũng dựa vào đây cán bộ văn thƣ có thể đánh giá và định lƣợng đƣợc những hồ sơ nào sẽ đƣợc hình thành để đƣa ra đƣợc bản danh mục hồ sơ chính xác và khoa học nhất, phản ánh rõ ràng và đầy đủ nhất nhiệm vụ của từng cá nhân nói riêng, đơn vị và toàn trƣờng nói chung. 1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải Phòng -. Hội đồng trƣờng. - Ban Giám hiệu (Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng). - Hội đồng khoa học và đào tạo trƣờng, các Hội đồng tƣ vấn do Hiệu trƣởng thành lập. - Các đơn vị chức năng, bao gồm. + Các phòng có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý gồm: Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và Công tác Học sinh – Sinh viên; phòng Tài chính – Kế toán; phòng Hành chính – Quản trị; phòng Quản lý thiết bị; phòng Đào tạo; phòng Quản lý khoa học; phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng; phòng Bảo vệ. 14
+ Các khoa có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng, quản lý phục vụ đào tạo: Khoa Đào tạo thƣờng xuyên; khoa Đào tạo sau đại học; + Các đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý phục vụ đào tạo: Trung tâm phát triển đào tạo; ban Quản lý Ký túc xá; Thƣ viện. + Các đơn vị đặc thù khác có chức năng tham mƣu, giúp HIệu trƣởng quản lý: Tram Y tế; Ban Quản lý Dự án xây dựng. + Các đơn vị chức năng khác do Hiệu trƣởng quyết định thành lập, giải thể theo quy định của pháp luật hoặc khi thấy cần thiết. Với đề tài luận văn này chúng tôi lựa chọn 11 phòng chức năng để nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP: Phòng Đào tạo; phòng Quản lý Khoa học; phòng Hợp tác và Đào tạo Quốc tế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng; phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và công tác HSSV; phòng Kế hoạch Tài chính; phòng Hành chính Quản trị; phòng Quản lý Thiết bị; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Bảo vệ. * Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng Trƣờng ĐHHP - Phòng Đào tạo có chức năng: Thực hiện quản lý Nhà nƣớc về hoạt động đào tạo. Để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về hoạt động đào tạo phòng Đào tạo có nhiệm vụ: Xây dựng, ban hành các quy định về hoạt động đao tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chƣơng trình đào tạo. Cùng với các phòng liên quan tổ chức biên soạn, thẩm định và lựa chọn giáo trình, tài liệu giảng dạy; tổ chức và lập kế hoạch dào tạo, đăng ký khối lƣợng học tập, xét quy chế học vụ, cảnh cáo kết quả học tập, chuyển chƣơng trình đào tạo và loại hình đào tạo; phối hợp với các đơn vị liên quan trong trƣờng tổ chức các hoạt động hỗ trợ đào tạo các ngành học, hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa học. 15
- Với phòng Quản lý khoa học thì chức năng là: Tham mƣu, đề xuất, tổng hợp trong việc chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dựng và chuyển giao công nghệ của trƣờng. Để thực hiện chức năng của mình phòng Quản lý khoa học có nhiệm vụ: + Xây dựng phƣơng hƣớng, kế hoạch nghiên cứu khoa học và công nghệ dài hạn và từng năm, làm thủ tục thành lập các hội đồng chuyên ngành để xét duyệt, nghiêm thu và đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, đánh giá kết quả nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV, định kỳ báo cáo tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng lên cấp trên; + Tổ chức giới thiệu các thành tựu khoa học và công nghệ trong và ngoài trƣờng, áp dụng các tiến bộ khoa học vào công tác đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ sản xuất và đời sống; tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học có quy mô trong và ngoài phạm vi trƣờng. - Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng có chức năng: Thực hiện quản lý về công tác tuyển sinh, đánh giá kết quả học tập, kiểm định và đảm bảo chất lƣợng. + Nhiệm vụ đặt ra là: Thƣờng trực hội đồng tuyển sinh các kỳ thi THPT Quốc gia, tuyển sinh hình thức vừa làm vừa học, tuyển sinh văn bằng 2, liên thông; triển khai các hoạt động đảm bảo chất lƣợng đào tạo và kiểm định chất lƣợng đào tạo; xây dựng và thực hiện các kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn đảm bảo chất lƣợng đào tạo. Kết hợp với các phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Đào tạo trong việc tuyển sinh, đào tạo trong nƣớc và ngoài nƣớc đồng thời ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác tuyển sinh, đào tạo và cấp văn bằng, chứng chỉ của nhà trƣờng. - Phòng Kế hoạch – Tài chính: Là phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, đề xuất thực hiện quản lý công tác tài chính của trƣờng. Đồng thời lập kế 16
hoạch quản lý, phân phối, giám sát thu và chi các nguồn kinh phí, tài sản, vật tƣ kỹ thuật, thực hiện thanh quyết toán theo chế độ và quy định hiện hành của Nhà nƣớc về tài chính. Để hoàn thành tốt chức năng của mình nhiệm vụ đặt ra với phòng là: Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, từng quý, từng tháng về chi tiêu của nhà trƣờng; kết hợp với với các phòng trong trƣờng thực hiện thu học phí, lệ phú, xét cấp học bổng, giải quyêt chế độ tiền lƣơng, chế độ phụ cấp cho cán bộ, giảng viên. - Phòng Hành chính – Quản trị: Chức năng quản lý công tác hành chính, quản lý tài sản, sửa chữa kết cấu hạ tầng; khai thác sử dụng các thiết bị và CSVC, phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu học tập của trƣờng. + Nhiệm vụ phòng cần thực hiện gồm: Phân loại, vào sổ lƣu trữ các công văn, thƣ báo chí, tài liệu từ các nơi gửi đến, trình Hiệu trƣởng và chuyển đến các đơn vị chức năng để xử lý, giải quyết. Tổ chức lƣu trữ, bảo mật các loại văn bản theo quy định; chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản và các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trƣờng. Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ in sẵn tiêu đề, cung cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ công chức đi công tác, xác nhận ngƣời ngoài đến công tác tại trƣờng. Quản lý, bảo dƣỡng toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng của nhà trƣờng. Thực hiện kế hoạch và điều hành ngƣời lái và các xe ôtô phục vụ các lĩnh vực hoạt động của trƣờng theo quy định chung. - Phòng Quản lý thiết bị với chức năng quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phƣơng tiện máy móc phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai các hoạt động ứng dụng, chuyển giao công nghệ; phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học. 17
+ Nhiệm vụ đặt ra là: Lập kế hoạch xác định nhu cầu trang bị của các đơn vị từng năm và dài hạn về thiết bị, phƣơng tiện, vật tƣ kỹ thuật phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, NCKH và các yêu cầu khác để trình duyệt. Quản lý và sử dụng có hiệu quả phòng máy tính, thiết bị trình chiếu phục vụ công tác học tập, giảng dạy, NCKH và các hội nghị, hội họp. - Phòng Tổ chức cán bộ: Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng quản lý, triển khai tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổ chức, cán bộ. Với chức năng quản lý và tuyển dụng công chức viên chức theo quy định của Nhà nƣớc và theo phân cấp thẩm quyền quyết định; tham mƣu và ra các loại văn bản về điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức; Sắp xếp cán bộ, giảng viên vào các ngạch, bậc, chức danh phù hợp với khả năng, trình độ theo quy định; thực hiện các chính sách, chế độ tiền lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng về thực hiện chế độ bảo hiểm y tế đối với cán bộ, giảng viên. - Phòng Chính trị - Công tác học sinh sinh viên có chức năng: Tổng hợp, tham mƣu, đề xuất giúp Hiệu trƣởng trong việc điều hành, quản lý, triển khai các hoạt động về các lĩnh vực, chính trị tƣ tƣởng, văn hóa đối với cán bộ công chức và HSSV. Để hoàn thành chức năng của mình thì nhiệm vụ của phòng là: Tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị nhằm nâng cao nhận thức tƣ tƣởng và phẩm chất đạo đức cho cán bộ, giảng viên và HSSV. Xây dựng kế hoạch, nôi dung, chƣơng trình biện pháp công tác HSSV; quản lý và tiếp nhận hồ sơ HSSV đồng thời thực hiện chế độ học bổng, học phí, trợ cấp xã hội, vay vối ngân hàng của HSSV theo chế độ chính sách hiện hành; phối hợp với các phòng liên quan giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và chế độ chính sách của HSSV. 18