Luận văn Thạc sĩ Khoa học quản lý: Nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tư Devico

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

54
lượt xem 24
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là: Đánh giá thực trạng đã áp dụng và đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tư Devico. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Khoa học quản lý: Nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tư Devico

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- LÊ THỊ KIỀU OANH NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ DEVICO LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC QUẢN LÝ Hà Nội, 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- LÊ THỊ KIỀU OANH NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ DEVICO Chuyên ngành: Khoa học quản lý Mã số: Đào tạo thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Hoàng Văn Luân Hà Nội, 2015
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 4 1. Tên đề tài ................................................................................................... 4 2. Lý do nghiên cứu ....................................................................................... 4 3. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 5 4. Mục tiêu ..................................................................................................... 6 5. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................... 7 6. Câu hỏi nghiên cứu .................................................................................... 7 7. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 7 8. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 7 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI .................................................................... 9 1.1. Khái quát về đánh giá thực hiện công việc ......................................... 9 1.1.1. Một số khái niệm về đánh giá thực hiện công việc ........................... 9 1.1.2. Tiến trình đánh giá thực hiện công việc ......................................... 12 1.1.3. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc đối với tổ chức .............. 20 1.2. Tổng quan về bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc ............ 21 1.3. Khái quát về việc áp dụng mô hình KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhân viên tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay ............... 30 * Tiểu kết chƣơng 1………………………………………….……………27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ DEVICO .. 32 2.1. Tổng quan về công ty cổ phần đầu tƣ Devico .................................. 32 2.1.1. Khái quát chung về công ty............................................................. 32 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và đặc điểm kinh doanh của công ty ..................... 35 2.1.3. Đặc điểm cơ cấu nguồn nhân lực của công ty ............................. 41 1
2.2. Thực trạng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico hiện nay............................................................... 46 2.2.1. Cơ chế đánh giá hiệu quả công việc nhân viên theo KPI tại công ty CPĐT Devico ........................................................................................................ 53 2.2.2. Công tác tổng kết và đánh giá điểm KPI nhân viên theo tháng ..... 59 2.2.3. Cơ chế lương theo KPI ................................................................... 66 2.3. Đánh giá việc thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico hiện nay..................................................................... 68 2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 68 2.3.2. Hạn chế và đánh giá nguyên nhân ................................................. 69 * Tiểu kết chƣơng 2………………………………………….……..………69 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ DEVICO ..................................................................... 74 3.1. Điều chỉnh việc đánh giá hiệu quả hoạt động tại các Showroom theo KPI và triển khai đồng bộ đến các phòng ban/ bộ phận trong toàn công ty ......................................................................................................... 74 3.1.1. Điều chỉnh việc đánh giá hiệu quả hoạt động tại các Showroom .. 74 3.1.2. Triển khai đánh giá hiệu quả công việc nhân viên theo KPI đồng bộ đến các phòng ban/ bộ phận ..................................................................... 75 3.2. Sử dụng kết quả đánh giá KPIs để điều chỉnh, cải tiến ................. 84 3.3. Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc đánh giá hiệu quả công việc nhân viên theo KPI .................................................................................... 88 * Tiểu kết chƣơng 3………………………………………….……..………79 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ............................................................... 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 91 2
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 2.1: Form đánh giá hình ảnh tại Showroom và qua Camera ................. 52 Bảng 2.2: Quy định checklist kiểm tra hàng ngày tại các Showroom ............ 56 Bảng 2.3: Checklist kiểm tra hàng ngày tại các Showroom ........................... 57 Bảng 2.4: Form đánh giá hình ảnh tại Showroom và qua Camera của nhân viên Trần Kim Uyên – tháng 04.2015............................................................. 64 Bảng 2.5: Bảng tổng kết điểm KPI theo Showroom tháng 04.2015 ............... 65 Bảng 2.6: Bảng đăng kí chỉ tiêu các chỉ số đánh giá KPI bộ phận ................. 81 Bảng 2.7: Bảng đăng kí chỉ tiêu các chỉ số đánh giá KPI bộ phận ................. 82 Bảng 2.8: Bảng đánh giá hiệu quả công việc nhân viên phòng ban/ bộ phận theo KPI........................................................................................................... 83 Bảng 2.9: Bảng đánh giá hiệu quả công việc nhân viên Lê Thị Hà - Phòng Sale Online tháng 04.2015 .............................................................................. 84 3
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tên đề tài: “Nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tư Devico” 2. Lý do nghiên cứu Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, đặc biệt là trong thời buổi kinh tế khó khăn, đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI đã trở lên phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới bởi những ƣu điểm nó mang lại nhƣng KPI mới chỉ thật sự phổ biến tại Việt Nam trong khoảng một vài năm trở lại đây. KPI là phƣơng pháp đánh giá công việc để cải thiện hiệu suất, giảm thiểu sai sót và tìm ra những cách thức mới và ƣu việt để đạt đƣợc lợi thế hơn so với đối thủ cạnh tranh của mình. Đánh giá thực hiện công việc theo KPI cũng góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, đảm bảo ngƣời lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tự xây dựng hoặc thuê tƣ vấn bên ngoài, đã xây dựng KPI vận hành trong doanh nghiệp mình, tuy nhiên số doanh nghiệp thành công khi sử dụng KPI lại rất ít. Nhƣ nhiều công ty khác trong cùng lĩnh vực, công ty cổ phần đầu tƣ (CPĐT) Devico cũng đặc biệt quan tâm đến công tác đánh giá hiệu quả công việc theo KPI. Đặc trƣng kinh doanh của công ty là định hƣớng phát triển theo mô hình chuỗi với nhiều Showroom trên toàn quốc. Thực tế, sự gia tăng về số lƣợng cửa hàng đã gây nhiều khó khăn cho ban lãnh đạo, làm thế nào để quản lý hiệu quả hoạt động của chuỗi cửa hàng bán lẻ là bài toán không dễ trả lời khi mà các cửa hàng cách xa nhau về mặt địa lý và khó khăn trong việc giám sát công việc hàng ngày. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả công việc theo KPI trong một doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình chuỗi bán lẻ nhƣ 4
công ty cổ phần đầu tƣ Devico? Đây là vấn đề mà ban giám đốc luôn quan tâm! Công ty Cổ phần đầu tƣ Devico đã triển khai việc đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI đƣợc 2 năm ( từ 10/2013), bƣớc đầu đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và giúp ban lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định quản trị công ty. Tuy nhiên, việc triển khai còn mắc phải nhiều hạn chế, làm giảm hiệu quả thực hiện, gây lãng phí thời gian và tiền bạc nhƣng không thu lại kết quả nhƣ mong đợi. Chính vì vậy, tác giả đã chọn hƣớng đi sâu phân tích thực trạng triển khai, đồng thời đề xuất hƣớng để nâng cao chất lƣợng thực hiện, nhằm mang lại hiệu quả tối ƣu khi đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico. Hiện nay tôi đang công tác tại vị trí Chuyên viên nhân sự tại công ty Cổ phần đầu tƣ Devico. Chính vì vậy, tôi chọn một đề tài mang tính thực tế và có tính ứng dụng cao, đồng thời cũng là lĩnh vực mà tôi đặc biệt quan tâm. 3. Lịch sử nghiên cứu Với góc tiếp cận của tác giả, hiện có một số công trình nghiên cứu về ứng dụng mô hình KPI trong các tổ chức . Có thể nhắc tới một số công trình nhƣ sau: Đề tài nghiên cứu: “ Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam” của tác giả Nguyễn Hoài An (2012). Đề tài đi sâu vào tìm hiểu bộ chỉ số KPI tại các doanh nghiệp và khả năng áp dụng để nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên, công trình mới chỉ dừng lại ở lý luận mà chƣa chỉ ra tính khả thi khi ứng dụng vào một doanh nghiệp cụ thể. Đề tài nghiên cứu khoa học “Xây dựng KPI cho vị trí bí thư liên chi và Bí thư chi đoàn của Đoàn thanh niên khoa khoa học quản lý” của tác giả Đào Thị Giang (2013) đã áp dụng lý luận về KPI để xây dựng KPI cho một vị trí 5
cụ thể tại một đơn vị sự nghiệp công lập. Công trình bƣớc đầu xây dựng đƣợc bộ chỉ số KPI nhƣng khả năng ứng dụng còn thấp do chƣa xác thực và cụ thể. Đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả Đỗ Hồng Yến (2014) “ Ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc ở công ty TNHH thương mại Hà Việt” đã đi sâu khảo sát, nghiên cứu ƣu điểm và hạn chế của các phƣơng pháp đánh giá hiệu quả công việc hiện tại của công ty TNHH Hà Việt, từ đó xây dựng mô hình và chứng minh tính khả thi của việc áp dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc của công ty này. Qua tổng quan tình hình nghiên cứu, có thể thấy chưa có đề tài nào đi sâu vào nghiên cứu theo hướng tìm ra giải pháp nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc nhân viên, khắc phục những điểm hạn chế sau một thời gian thực hiện để hướng tới hiệu quả triển khai mô hình này. Chính vì vậy, tác giả đã đi sâu nghiên cứu theo hƣớng này với mong muốn mang lại một góc nhìn khác, đồng thời ứng dụng thực tế đƣợc tại đơn vị bản thân đang công tác. 4. Mục tiêu Đánh giá thực trạng đã áp dụng và đƣa ra một số giải pháp nâng cao chất lƣợng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico. Nhiệm vụ cụ thể: Để đạt đƣợc mục tiêu trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Khái quát cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI - Phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico - Đề xuất đƣợc các giải pháp nâng cao chất lƣợng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico 6
5. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Giới hạn trong việc đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico - Phạm vi không gian: Công ty cổ phần đầu tƣ Devico - Phạm vi thời gian: 2012-2015 6. Câu hỏi nghiên cứu - Thực trạng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico? - Giải pháp nào để nâng cao chất lƣợng đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico? 7. Giả thuyết nghiên cứu - Việc đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI đã đƣợc triển khai tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico đƣợc 2 năm, đã mang lại nhiều hiệu quả trong việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên, vẫn có nhiều hạn chế: Chƣa triển khai đồng bộ đến các phòng ban/ bộ phận; chƣa phân tích kết quả để điều chỉnh, cải tiến để nâng cao hiệu suất sau đánh giá và hiệu quả sử dụng nhân lực triển khai đánh giá chƣa cao. - Để hoàn thiện việc đánh giá thực hiện công việc nhân viên theo KPI tại công ty cổ phần đầu tƣ Devico cần triển khai đồng bộ đến các bộ phận- phòng ban, phân tích kết quả đánh giá để điều chỉnh hiệu suất làm việc; đồng thời tăng cƣờng vai trò của nhân sự triển khai đánh giá. 8. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích – tổng hợp: Nghiên cứu tổng hợp về KPI trong các tài liệu liên quan và trong hệ thống văn bản của công ty - Phương pháp chuyên gia: Nhờ sự cố vấn của ban lãnh đạo công ty , đặc biệt là Giám đốc điều hành (ngƣời đã có nhiều kinh nghiệm chuyên gia trong việc xây dựng KPI tại các công ty nƣớc ngoài ở Nhật, Malaysia) và hỏi 7
ý kiến của hai chuyên gia về lĩnh vực quản trị nhân sự. Đồng thời, tác giả cũng tham khảo thêm một số mô hình đã đƣợc áp dụng tại các công ty khác trên địa bàn Hà Nội (Công ty phần mềm Bách Việt, Công ty thƣơng mại Hải Âu)./ KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu, luận văn bao gồm 3 chƣơng chính: CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ DEVICO CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ DEVICO KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ. 8
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THEO KPI 1.1. Khái quát về đánh giá thực hiện công việc 1.1.1. Một số khái niệm về đánh giá thực hiện công việc Trong mỗi tổ chức, công tác đánh giá thực hiện công việc nhân viên là một trong những công tác quan trọng; là tiền đề của khen thƣởng-kỷ luật, động viên nhân viên và đồng thời giúp cho nhà quản lý quyết định việc trả lƣơng thƣởng, đãi ngộ một cách công bằng, chính xác. Hiện nay, có nhiều khái niệm đƣợc đƣa ra để làm rõ công tác này. Có thể kể đến một số khái niệm nhƣ sau: “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về việc đánh giá đó với người lao động” [7;20]. Có thể thấy khái niệm này nhấn mạnh việc đánh giá thực hiện công việc phụ thuộc vào sự chính xác, đúng đắn của các tiêu chuẩn đánh giá. Chỉ khi xây dựng đƣợc hệ thống tiêu chí phù hợp, việc đánh giá mới chính xác và mang lại hiệu quả. “Đánh giá hay hạch toán nhân lực là quá trình xác định mức đóng góp của nguồn nhân lực cho mục tiêu chung của tổ chức cũng như xác định hiệu quả lao động của người lao động. Đánh giá nhân lực thường tập trung vào hai mục tiêu: Đánh giá nhân lực để tìm giải pháp tăng hiệu quả hoạt động nhân lực và trả công, xác định nhu cầu đào tạo” [3;24]. Đây là một khái niệm nhìn nhận về đánh giá thực hiện công việc theo hƣớng mức độ đóng góp của nhân lực hƣớng mục tiêu chung của tổ chức. Thật vậy, nhân lực là một nguồn đầu vào của tổ chức, chỉ khi nhân lực trong tổ chức hoàn thành công việc một cách tốt nhất thì tổ chức mới có thể đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Chính vì vậy, nhà quản lý cần nhìn nhận đƣợc mức độ hoàn thành công việc của nhân viên 9
để định lƣợng đƣợc mức độ hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Đánh giá thực hiện công việc cũng đƣợc hiểu là “quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp thực hiện công việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc” [12; 1]. Khái niệm này chỉ ra khá cụ thể các khía cạnh để đánh giá thực hiện công việc nhân viên bao gồm: kết quả, phƣơng pháp, phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc. Nhà quản lý có thể căn cứ vào các khía cạnh này để xây dựng các tiêu chí đánh giá phù hợp cho tổ chức của mình. Các khái niệm trên đều đã khái quát đƣợc những đặc điểm chung nhất, cách thức và phƣơng pháp đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức. Theo ý kiến chủ quan của tác giả, đánh giá thực hiện công việc nhân viên là sử dụng hệ thống tiêu chí, thước đo nhằm đánh giá đúng tình hình thực hiện công việc của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định về nhân lực trong tổ chức.  Đối tƣợng của đánh gía thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đƣợc xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó. Bởi vậy, đối tƣợng không phải là năng lực, phẩm chất đạo đức, trình độ giáo dục đào tạo, kỹ năng của ngƣời lao động mà đó chính là sự thực hiện công việc của ngƣời lao động. Trong thực tế, nhiều tổ chức, cá nhân gọi đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là đánh giá nhân cách. Cách gọi đó vô tình đã gây ra ngộ nhận về bản chất của đánh giá thực hiện công việc là đánh giá con ngƣời chứ không phải là đánh giá quá trình thực hiện công việc. Xác định đối tƣợng đánh giá đúng đắn sẽ dễ dàng cho việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, so sánh với tiêu chuẩn đặt ra, và quá trình thảo luận kết quả đánh giá. 10
 Các phƣơng pháp đánh giá thực hiện công việc - Thang đo đồ hoạ: việc đánh giá đƣợc thực hiện thông qua mẫu phiếu đánh giá. Mẫu phiếu đánh giá này có tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan đến công việc. Thang đo đánh giá có thể đƣợc chia thành các thứ hạng nhƣ xuất sắc, khá, trung bình, dƣới trung bình, kém. Việc xếp hạng các thang đo rất quan trọng. - Danh mục kiểm tra: Đánh giá thông qua một mẫu phiếu đánh giá. Mẫu phiếu này mô tả về hành vi và và các thái độ có thể xảy ra trong quá trình thục hiện công việc của nhân viên. Các câu mô tả thƣờng có giá trị ngang nhau, tuy nhiên trong một số trƣờng hợp chúng thƣờng đƣợc cho trọng số để làm rõ mức độ quan trọng của từng câu. Ngƣời đánh giá sẽ cho điểm số phù hợp với đối tƣợng đánh giá của từng câu mô tả, kết quả cuối cùng đƣợc tính bằng cách cộng điểm ở các câu. - Ghi chép các sự kiện quan trọng: Đánh giá thông qua quá trình quan sát và ghi lại bằng cách mô tả hành vi xuất sắc hoặc yếu kém có liên quan đến việc thực hiện công việc của ngƣời lao động theo từng yếu tố công việc. - So sánh: Đánh giá dựa trên sự so sánh thực hiện công việc của ngƣời lao động với đồng nghiệp của họ và tiêu thức để đánh giá tình hình thực hiện công việc nói chung. - Quản lý bằng mục tiêu: Nhân viên và ngƣời lãnh đạo trực tiếp cùng xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tƣơng lai. Khác với các phƣơng pháp trên, phƣơng pháp này nhấn mạnh nhiều vào các kết quả thực hiện công việc mà nhân viên cần đạt đƣợc chứ không nhấn mạnh vào trách nhiệm cá nhân đối với công việc.  Mục đích của đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị nhân sự. Việc đánh giá giúp khẳng định năng lực, khả năng của 11
nhân viên. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp tuyển mộ, tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đƣa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác. Đánh giá thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh giá thực hiện công việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tƣơng lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tƣơng lai của nhân viên, làm cơ sở xác định mức lƣơng, tạo động lực cho ngƣời lao động thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với doanh nghiệp. Tóm lại doanh nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công việc, nhƣng đều hƣớng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. 1.1.2. Tiến trình đánh giá thực hiện công việc  Các bƣớc đánh giá kết quả công việc Đánh giá kết quả công việc đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:  Xác định mục tiêu đánh giá Đánh giá kết quả công việc thƣờng hƣớng đến hai mục tiêu là: - Mục tiêu quản lý: Đánh giá để có các thông tin thực hiện các chính sách nhân lực (bao gồm đánh giá thời gian làm việc, đánh giá năng suất lao động, đánh giá tiền lƣơng); - Mục tiêu phát triển: Đánh giá nhằm mục đích giúp nhà quản lý có cơ sở trả công lƣơng, xác định nhu cầu đào tạo và giúp ngƣời lao động nâng cao trình độ (đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên)  Xác định tiêu chuẩn đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá là các tiêu chí đƣợc sử dụng để đánh giá sự hoàn thành công việc của nhân viên về số lƣợng và chất lƣợng. Hệ thống tiêu chuẩn 12
phải phù hợp và khách quan tùy từng loại công việc và phải xuất phát từ phân tích công việc. Các tiêu chuẩn này có thể do lãnh đạo đƣa ra hoặc do lãnh đạo – nhân viên cùng xây dựng dựa trên tình hình thực tế.  Xác định chu kỳ đánh giá Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá, thƣờng là 6 tháng hoặc 1 năm. Chu kỳ đánh giá không nên quá dài, bởi việc thu thập thông tin cho một quá trình đánh giá dài sẽ thiếu chính xác, không đầy đủ, do đó kết quả đánh giá sẽ bị sai lệch. Chu kỳ đánh giá không nên quá ngắn vì có thể nó chƣa phản ánh hết đƣợc quá trình thực hiện công việc. Ngoài ra, các tổ chức cũng cần có thông tin quản lý và đánh giá kịp thời để đƣa ra các quyết định nhân sự hợp lý đó là một biện pháp tạo động lực Thực tế, các doanh nghiệp thƣờng lựa chọn chu kì đánh giá 6 tháng hoặc 1 năm / 1 lần để xây dựng kế hoạch đào tạo. Tuy nhiên hiện nay một số đơn vị đánh giá 1 tháng/ 1 lần để trả lƣơng cho ngƣời lao động.  Lựa chọn phương pháp đánh giá Để lựa chọn đƣợc phƣơng pháp thích hợp đảm bảo cho hệ thống đánh giá đƣợc chặt chẽ, công bằng thì các nhà quản lý thƣờng dựa vào 2 phƣơng pháp sau: Lựa chọn dựa vào mục đích đánh giá: Mục đích cơ bản của quá trình đánh giá thực hiện công việc là kiểm tra tình hình thực hiện công việc. Ngoài ra việc đánh giá còn nhằm thực hiện các chức năng của công tác quản trị nhân sự nhƣ đào tạo, đề bạt tăng lƣơng. Lựa chọn dựa vào mục tiêu quản lý: Tùy theo mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn để lựa chọn phƣơng pháp phù hợp... Ví dụ, nếu tổ chức đánh giá theo mục tiêu ngắn hạn thì có thể sử dụng phƣơng pháp quản lý bằng mục tiêu. Tùy thuộc vào mục tiêu đánh giá, tính chất công việc và nguồn lực dành cho việc đánh giá mà doanh nghiệp lựa chọn đƣợc phƣơng pháp đánh 13
giá phù hợp với mình nhƣ sau: - Thang đo đồ hoạ: việc đánh giá đƣợc thực hiện thông qua mẫu phiếu đánh giá. Mẫu phiếu đánh giá này có tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan đến công việc. Thang đo đánh giá có thể đƣợc chia thành các thứ hạng nhƣ xuất sắc, khá, trung bình, dƣới trung bình, kém. Việc xếp hạng các thang đo rất quan trọng. - Danh mục kiểm tra: Đánh giá thông qua một mẫu phiếu đánh giá. Mẫu phiếu này mô tả về hành vi và và các thái độ có thể xảy ra trong quá trình thục hiện công việc của nhân viên. Các câu mô tả thƣờng có giá trị ngang nhau, tuy nhiên trong một số trƣờng hợp chúng thƣờng đƣợc cho trọng số để làm rõ mức độ quan trọng của từng câu. Ngƣời đánh giá sẽ cho điểm số phù hợp với đối tƣợng đánh giá của từng câu mô tả, kết quả cuối cùng đƣợc tính bằng cách cộng điểm ở các câu. - Ghi chép các sự kiện quan trọng: Đánh giá thông qua quá trình quan sát và ghi lại bằng cách mô tả hành vi xuất sắc hoặc yếu kém có liên quan đến việc thực hiện công việc của ngƣời lao động theo từng yếu tố công việc. - So sánh: Đánh giá dựa trên sự so sánh thực hiện công việc của ngƣời lao động với đồng nghiệp của họ và tiêu thức để đánh giá tình hình thực hiện công việc nói chung. - Quản lý bằng mục tiêu: Nhân viên và ngƣời lãnh đạo trực tiếp cùng xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tƣơng lai. Khác với các phƣơng pháp trên, phƣơng pháp này nhấn mạnh nhiều vào các kết quả thực hiện công việc mà nhân viên cần đạt đƣợc chứ không nhấn mạnh vào trách nhiệm cá nhân đối với công việc.  Lựa chọn người đánh giá Ngƣời lãnh đạo trực tiếp thƣờng là ngƣời đánh giá chính. Ngoài ra có thể sử dụng ý kiến đánh giá của nhân viên, khách hàng để bổ sung thông tin. 14
Việc lựa chọn ngƣời đánh giá là việc rất quan trọng trong tiến trình đánh giá. Lựa chọn ngƣời đánh giá có ảnh hƣởng đến kết quả đánh giá. Thông thƣờng, ngƣời ta thƣờng sử dụng những đối tƣợng sau: - Lãnh đạo trực tiếp: Là ngƣời quan sát quá trình thực hiện công việc của ngƣời lao động, đƣợc coi là ngƣời đánh giá chủ yếu, cần thiết và hiệu quả nhất. Đồng thời, trực tiếp chỉ đạo và đƣa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp để quá trình thực hiện công việc của ngƣời lao động có hiệu quả hơn. - Đồng nghiệp: Là những ngƣời cùng làm việc, hiểu rõ về kết quả thực hiện công việc của ngƣời cùng làm việc với mình. Do đó, họ có thể đƣa ra những đánh giá phù hợp về sự thực hiện công việc của ngƣời lao động - Người dưới quyền: Là ngƣời cùng làm việc và chịu sự điều hành quản lý của ngƣời đƣợc đánh giá. Trong quá trình thực hiện công việc, ngƣời dƣới quyền cũng có một số nhận xét cơ bản về quá trình thực hiện công việc của cấp trên. - Khách hàng (Chỉ áp dụng để đánh giá các nhân viên bán hàng hay nhân viên phụ trách tìm kiếm mở rộng thị trƣờng): Đánh giá của khách hàng mang tính khách quan cao, nhƣng cách thức này cũng gặp khó khăn lớn trong việc lựa chọn khách hàng và lấy ý kiến là việc hoàn toàn không đơn giản, đặc biệt là khi họ thực sự không quan tâm đến chƣơng trình đánh giá của tố chức và đƣa ra ý kiến không xác thực. - Tự đánh giá: Cách thức này ít có tính hiệu quả bởi vì kết quả đánh giá sẽ ảnh hƣởng trực tiếp tới lợi ích nhận đƣợc của ngƣời lao động, dẫn đến kết quả đánh giá không chính xác. Phƣơng pháp này chỉ đƣợc áp dụng đối với phƣơng pháp đánh giá quản lý bằng mục tiêu. Trong các doanh nghiệp hiện nay, hầu hết đều cho nhân viên tự đánh giá trƣớc, sau đó đồng nghiệp góp ý và cuối cùng lãnh đạo sẽ đƣa ra ý kiến về sự thực hiện công việc của nhân viên. 15
Mỗi tổ chức cũng cần chú trọng việc đào tạo ngƣời đánh giá, đây là khâu quan trọng trong tiến trình đánh giá. Đào tạo ngƣời đánh giá sẽ đảm bảo hiệu quả cho quá trình đánh giá. Nếu thực hiện tốt vấn đề này sẽ có tác dụng lớn trong việc giảm đi các hạn chế đánh giá, làm tăng tính chính xác của thông tin đánh giá. Trong quá trình đào tạo ngƣời đánh giá thông thƣờng sử dụng hai phƣơng pháp đào tạo: - Văn bản: Tức chuyển văn bản cho ngƣời tham gia đánh giá để họ đọc và học. Nhƣng phƣơng pháp này chỉ nên làm những công việc dễ thực hiện việc đánh giá. - Mở lớp: Mặc dù tốn kém nhƣng đem lại hiệu quả hơn, vì ngƣời tham gia sẽ đƣợc giải thích cặn kẽ về cách làm, họ có thể tham gia vào các quá trình thảo luận và họ có thể làm thử để rút kinh nghiệm.  Phỏng vấn đánh giá Sau khi đánh giá, ngƣời lãnh đạo cần có cuộc nói chuyện với nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên, trao đổi các biện pháo để nâng cao kết quả thực hiện công việc trong tƣơng lai. Đây cũng là quá trình thu thập thông tin phản hồi sau khi thực hiện quy trình đánh giá, đƣợc thực hiện thông qua thảo luận, nói chuyện giữa ngƣời đánh giá và đối tƣợng đánh giá. Nội dung của phỏng vấn là thảo luận về sự thực hiện công việc của đối tƣợng, các tiềm năng của họ trong tƣơng lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Phỏng vấn đánh giá nhƣ là một diễn đàn để hai bên cùng thảo luận giải quyết vấn đề, cho nên tạo ra không khí đối thoại thật cởi mở. Không nên để không khí căng thẳng ngƣời lao động sẽ co mình lại và ngƣời đánh giá sẽ không khai thác đƣợc hết vấn đề và không thể biết đƣợc nguyên nhân sâu xa của vấn đề. 16
 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc Quá trình đánh giá thực hiện công việc cần phải xây dựng một hệ thống đánh giá. Hệ thống này thƣờng đƣợc thiết lập bởi 3 yếu tố cơ bản: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc; Đo lƣờng sự thực hiện công việc; Thông tin phản hồi kết quả đánh giá. Trong đó, tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu về mặt số lƣợng, chất lƣợng, là các mức chuẩn cho việc đo lƣờng, nhằm xác định các yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc. Tiêu chuẩn cần xây dựng khách quan hợp lý sao cho có thể đo lƣờng và đánh giá đƣợc mức độ thực hiện công việc của ngƣời lao động. Đo lƣờng sự thực hiện công việc trƣớc hết chính là việc xác định cái gì cần đƣợc đo lƣờng trong sự thực hiện công việc của ngƣơi lao động, sau đó xem xét sử dụng tiêu thức nào để đo lƣờng. Từ đó xây dựng đƣợc một công cụ đo lƣờng thông qua các phƣơng pháp đánh giá thực hiện công việc sao cho phù hợp với bản chất công việc và mục đích đánh giá. Kết quả đo lƣờng thực hiện công việc đƣợc thể hiện thông qua một con số hoặc một thứ hạng nhằm đánh giá mức độ thực hiện công việc của ngƣời lao động. Thông tin phản hồi kết quả đánh giá là yếu tố thứ ba trong hệ thống đánh giá, nó thƣờng đƣợc thực hiện vào cuối chu kỳ đánh giá. Việc thu thập, cung cấp thông tin phản hồi đƣợc thực hiện thông qua buổi nói chuyện, cuộc thảo luận giữa ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá. Nội dung cuộc thảo luận thông báo cho ngƣời đƣợc đánh giá về tình hình thực hiện công việc của họ trong chu kỳ đánh giá, tiềm năng phát triển trong tƣơng lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc. Các cách thức để kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống đánh giá Nhà quản lý cần kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống đánh giá thông qua việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản trị nhân lực khác có liên quan: 17
 Công tác phân tích công việc: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chính là cơ sở để tiến hành đánh giá thực hiện công việc. Công tác đánh giá đƣợc thực hiện tốt có đóng góp một phần quan trọng của công tác phân tích công việc. Nhƣ vậy, qua công tác đánh giá thực hiện công việc có thể thấy công tác phân tích công việc đƣợc thực hiện tốt đến mức nào. Ngoài ra, dựa vào kết quả đánh giá, có thể thấy đƣợc những yêu cầu, đặc điểm của công việc hiện tại đã phù hợp với ngƣời lao động chƣa, từ đó công tác phân tích công việc có thể đƣa ra những bổ sung, chỉnh sửa, cập nhật các nhiệm vụ trong các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc.  Công tác kế hoạch hóa và tuyển dụng và đạo tạo: Kết quả đánh giá thực hiện sẽ cho thấy sự thiếu hụt hay dƣ thừa lao động ở một trình độ nào đó. Từ đó, các trƣởng bộ phận sẽ xác định đƣợc những ngƣời lao động nào cần đƣợc đào tạo để nâng cao tay nghề, hoặc buộc phải tuyển dụng từ bên ngoài để có thể có đủ số lao động có trình độ cần thiết để đáp ứng đƣợc tình hình sản xuất kinh doanh.  Công tác bố trí nhân lực và thôi việc: kết quả đánh giá thực hiện công việc sẽ cho thấy ngƣời lao động nào thực sự có năng lực, phẩm chất và những ngƣời nào không làm đƣợc việc. Từ đó, các cấp quản lý có thể đƣa ra những quyết định nhân sự đúng đắn nhƣ đề bạt, thuyên chuyển hay sa thải.  Công tác quản trị tiền công, tiền lương: kết quả đánh giá thực hiện công việc là cơ sở quan trọng để xác định thù lao cho ngƣời lao động. Việc đánh giá đƣợc thực hiện chính xác, công bằng là cơ sở để có một hệ thống lƣơng công bằng và hợp lý. Thù lao mà ngƣời lao động nhận đƣợc phản ánh đúng kết quả thực hiện công việc của họ.  Công tác tạo động lực cho người lao động: Nếu nhƣ công tác đánh giá thực hiện công việc đƣợc thực hiện tốt, kéo theo các hoạt động khác cũng có những kết quả khả quan, thì ngƣời lao động sẽ cảm thấy sự công bằng giữa 18