Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Định hướng hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp ứng dụng ERP tại TP.HCM và Bình Dương

Chia sẻ: Diệp Nhất Thiên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung chính của luận văn là tìm hiểu những rủi ro đặc trưng trong doanh nghiệp có ứng dụng ERP (giới hạn ở những doanh nghiệp trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh và Bình Dương), qua đó khẳng định sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong môi trường ERP nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Định hướng hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp ứng dụng ERP tại TP.HCM và Bình Dương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH -------------------------------------- NGUYỄN TRẦN DIỄM MINH ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP TẠI TP.HCM VÀ BÌNH DƯƠNG Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. PHẠM CHÂU THÀNH TP. Hồ Chí Minh - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ. TPHCM, ngày 30 tháng 09 năm 2013 Tác giả Nguyễn Trần Diễm Minh
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA CNTT Công nghệ thông tin KTNB Kiểm toán nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ KTVNB Kiểm toán viên nội bộ IIA Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ Quốc tế Enterprise Resource Planning ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Material Requirement Planning MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên liệu) Enterprise Resource Management ERM (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) Client Relationship Management CRM (Quản trị quan hệ khách hàng) Supply Chain Management SCM (Quản trị dây chuyền cung cấp) Partner Relationship Management PRM (Quản trị quan hệ đối tác)
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Bảng 2.2: Lợi ích doanh nghiệp khi ứng dụng ERP Bảng 2.3: Mức độ ảnh hưởng của ERP đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 2.4: Mức độ ảnh hưởng của ERP đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp Bảng 2.5: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát chung Bảng 2.6: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát dữ liệu đầu vào Bảng 2.7: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Bảng 2.8: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát đầu ra Bảng 2.9: Các vấn đề khảo sát khác
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ ............... 5 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP .............................................................. 5 1.1.1. Khái niệm cơ bản ............................................................................................ 5 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của ERP .................................................... 5 1.1.3. Các phân hệ cơ bản của ERP ........................................................................... 8 1.1.4. Lợi ích khi triển khai ERP ............................................................................... 9 1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .................................................................................................................. 12 1.2.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ ...................................................................... 12 1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm toán nội bộ .................................. 14 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ ................................................... 16 1.2.4. Nội dung kiểm toán nội bộ ............................................................................. 19 1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp ....................................................................................................................... 20 1.2.5.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................................................... 20 1.2.5.2. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp ....................................................... 23 1.2.5.3. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ........................................................... 23 1.3. ẢNH HƯỞNG CỦA ỨNG DỤNG ERP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ...................................................... 24 1.3.1. Một số ảnh hưởng của ứng dụng ERP đến hoạt động của doanh nghiệp ...... 24 1.3.1.1. Môi trường kiểm soát nội bộ thay đổi ......................................................... 24 1.3.1.2. Thiếu vắng các dấu vết kiểm toán truyền thống ......................................... 24
1.3.1.3. Đa dạng hóa các rủi ro kiểm toán nội bộ .................................................... 24 1.3.2. Ảnh hưởng của ERP đối với hoạt động kiểm toán nội bộ ............................. 26 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ở DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP Ở TP.HCM VÀ BÌNH DƯƠNG .................... 30 2.1. HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI VIỆT NAM ............................ 30 2.1.1. Thực tế hoạt động kiểm toán nội bộ ở Việt Nam ........................................... 30 2.1.2. Đánh giá rủi ro trong kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động .................................................................................................................. 32 2.2. KHẢO SÁT CÁC RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP CÓ ỨNG DỤNG ERP TẠI TP. HỒ CHÍ MINH VÀ BÌNH DƯƠNG ............................................ 34 2.2.1. Các loại rủi ro chủ yếu phát sinh trong doanh nghiệp ................................... 34 2.2.2. Khảo sát các loại rủi ro trong các doanh nghiệp ứng dụng ERP ................... 39 2.2.3. Đánh giá các loại rủi ro trong môi trường ứng dụng ERP ............................. 41 2.2.3.1. Rủi ro kinh doanh ........................................................................................ 41 2.2.3.2. Rủi ro tài chính ............................................................................................ 43 2.2.3.3. Rủi ro kiểm soát .......................................................................................... 44 2.2.3.4. Nhận xét các loại rủi ro trong môi trường ERP của các doanh nghiệp được khảo sát..................................................................................................................... 52 2.2.3.5. Một số nguyên nhân chủ yếu ...................................................................... 53 CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CÓ ỨNG DỤNG ERP ................................................. 57 3.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA XÂY DỰNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ TRONG MÔI TRƯỜNG ERP NÓI RIÊNG ................................................ 57 3.2. ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP .................................................................................. 59
3.2.1. Định hướng về nội dung, quy trình và phương pháp kiểm toán nội bộ ......... 59 3.2.1.1. Kiểm toán vận hành và độ an toàn bảo mật của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị ................................................................................................... 60 3.2.1.2. Tăng cường mức độ chính xác của thông tin đầu ra ................................... 63 3.2.1.3. Lựa chọn nội dung kiểm toán nội bộ then chốt trong từng giai đoạn ......... 67 3.2.1.4. Thay đổi phương pháp và nội dung kiểm toán cho phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp ........................................................................................... 69 3.2.2. Định hướng về vai trò và trình độ của kiểm toán viên nội bộ ....................... 71 3.2.2.1. Nâng cao vai trò của kiểm toán viên trong doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử ..................................................................................... 71 3.2.2.2. Nâng cao trình độ kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp .................... 75 3.2.3. Định hướng về môi trường pháp lý ................................................................ 76 KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................. 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
~1~ LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Trong số đó, phải kể đến một ứng dụng của công nghệ thông tin rất được nhiều nhà quản lý quan tâm đó là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất...) trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý. Vậy với những tính năng ưu việt của nó đã đem lại kết quả gì cho doanh nghiệp? Doanh nghiệp có lường trước những rủi ro sau khi ứng dụng ERP? Và doanh nghiệp Việt Nam đã xây dựng giải pháp để kiểm soát những rủi ro đó chưa? Nếu chưa, giải pháp nào là hợp lý và cần thiết đối với doanh nghiệp hiện nay? Trong quá trình đi tìm giải pháp để nâng cao hiệu lực ứng dụng ERP, thì tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ với những con người có đủ chuyên môn và phẩm chất, độc lập với bộ máy quản lý để kiểm soát tất cả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và ứng dụng ERP nói riêng là thiết thực hơn cả, bởi vì kiểm toán nội bộ cũng được
~2~ xem là công cụ quản trị hữu hiệu gắn bó chặt chẽ với mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Với tinh thần đó, tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP TẠI TP.HỒ CHÍ MINH VÀ BÌNH DƯƠNG”. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa các lý luận về ERP, về kiểm toán nội bộ và những mối liên hệ giữa ERP và kiểm toán nội bộ trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu trong nước, nước ngoài về ERP và kiểm toán nội bộ. - Tìm hiểu những rủi ro đặc trưng trong doanh nghiệp có ứng dụng ERP (giới hạn ở những doanh nghiệp trên địa bàn TP.Hồ Chí Mính và Bình Dương), qua đó khẳng định sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong môi trường ERP nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. - Định hướng và đề xuất một số giải pháp để hướng các doanh nghiệp có ứng dụng ERP đến việc thiết lập hoạt động kiểm toán nội bộ hữu hiệu nhất. 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Mặc dù kiểm toán nội bộ là một công cụ quản lý cần thiết cho mọi loại hình tổ chức, song đề tài chỉ khảo sát và định hướng tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp, chú trọng đến doanh nghiệp có ứng dụng ERP. Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian nghiên cứu: đề tài được thực hiện từ tháng 04/2013 đến tháng 09/2013, trong đó số liệu sơ cấp thu thập từ tháng 7/2013 đến tháng 09/2013. - Không gian nghiên cứu: Đề tài khảo sát các doanh nghiệp có triển khai ERP trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh và Bình Dương. Nội dung nghiên cứu của đề tài khá rộng và phức tạp, và do điều kiện về thời gian, đề tài tập trung định hướng các giải pháp tổ chức kiểm toán nội bộ để kiểm
~3~ soát các loại rủi ro hiện hữu phát sinh trong quá trình triển khai và ứng dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề cập bên trên, đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Ngoài ra các phương pháp xác suất thống kê, phương pháp phân tích vấn đề, tổng hợp, so sánh, đánh giá,…được sử dụng phù hợp trong tiến trình thực hiện đề tài. - Phương pháp nghiên cứu định tính chủ yếu được sử dụng trong đề tài là để nghiên cứu lý luận về hệ thống ERP, về kiểm toán nội bộ và tác động qua lại giữa ERP và kiểm toán nội bộ. - Phương pháp nghiên cứu định lượng: được sử dụng để trình bày, phân tích một số rủi ro hiện hữu phát sinh trong quá trình triển khai và ứng dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguồn thông tin dùng trong nghiên cứu đề tài: - Nguồn thông tin sơ cấp: là các số liệu thu thập được sau quá trình khảo sát. Đối tượng được khảo sát là nhân viên bộ phận kế toán tài chính tại các doanh nghiệp có ứng dụng ERP. Số liệu thu thập bằng cách chọn mẫu để gửi thư trực tiếp và bằng thư điện tử. Cỡ mẫu quan sát là 15 doanh nghiệp có ứng dụng ERP hoạt động trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh và Bình Dương. Thông tin thu thập được xử lý bằng phần mềm excel. - Nguồn thông tin thứ cấp: bao gồm những vấn đề lý luận được đúc kết trong sách giáo khoa chuyên ngành; kết quả nghiên cứu trước đây được công bố trên các tạp chí khoa học trong nước và quốc tế; nguồn khác được tổng hợp trên các trang web phổ biến.
~4~ 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, các phụ lục, danh mục bảng biểu và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về ERP và hoạt động kiểm toán nội bộ - Chương 2: Thực trạng kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp ứng dụng ERP tại Tp.Hồ Chí Minh và Bình Dương - Chương 3: Định hướng hoạt động kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp có ứng dụng ERP tại Tp.Hồ Chí Minh và Bình Dương 6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Về mặt lý luận: Hiện tại ở Việt Nam có rất ít tài liệu nghiên cứu rõ ràng về ERP, đặc biệt là ưu và nhược điểm của ERP trong quá trình quản lý ở Việt Nam; từ đó đánh giá sự cần thiết xây dựng một công cụ kiểm soát hiệu quả đó là kiểm toán nội bộ. Với mục đích là đánh giá sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong môi trường ERP, đề tài đã hệ thống hóa các tài liệu nghiên cứu trong nước, nước ngoài và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về ERP, kiểm toán nội bộ và mối tương quan giữa chúng để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành và doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề này. Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp thận trọng hơn khi quyết định triển khai ERP vào sản xuất kinh doanh trên cơ sở các rủi ro và lợi ích do phần mềm ERP mang lại. Đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp đã và đang triển khai ERP công cụ quản lý nhằm hạn chế các rủi ro sau khi giai đoạn triển khai ERP thành công.
~5~ CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP 1.1.1. Khái niệm cơ bản ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, tức Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, nguyên thủy ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ,… Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm sản xuất,…song song độc lập lẫn nhau thì ERP tích hợp tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng có sự liên thông với nhau. “Tích hợp các chức năng” hay “sự liên thông giữa các chức năng với nhau” mới chính là điều đáng nói của ERP. Có thể hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một cơ sở dữ liệu chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị. Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần. Như vậy, có thể hiểu ERP là một phần mềm hợp nhất thông tin của nhiều bộ phận của một tổ chức trong một hệ thống máy tính thống nhất. Với một cơ sở dữ liệu dùng chung cho phép các nhân viên ở các bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin của tổ chức theo một quyền truy cập thông tin được xác định trước bởi người quản trị. 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của ERP Hệ thống quản lý dựa trên máy tính đã xuất hiện từ khá lâu gắn liền cùng với sự phát triển của máy tính. Từ những năm 50 của thế kỷ trước, ngay khi hãng IBM cho ra đời những chiếc máy tính thương mại đầu tiên chạy bằng bóng điện tử, nó đã thu
~6~ hút sự chú ý của các công ty có nhu cầu lớn về lưu trữ và xử lý dữ liệu như các công ty tài chính, ngân hàng và bảo hiểm. Khi máy tính ngày càng rẻ hơn, mạnh hơn và thân thiện với con người hơn, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể giúp họ ứng dụng được nhiều lý thuyết quản lý quan trọng như Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) hay Hệ thống quản lý kho tức thời (JIT) vào trong thực tế. Những việc này cần xử lý dữ liệu và tính toán nhanh mà không thể đáp ứng được nếu phải làm bằng tay. Do đó từ giữa những năm 60 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống. Dần dần vai trò của công nghệ thông tin đã thay đổi, từ đơn thuần là một công cụ trợ giúp để nâng cao năng suất đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Hệ thống quản lý dựa trên máy tính đầu tiên là hệ thống MRP (Material Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên liệu). Đến giữa những năm 70 MRP được phát triển thành hệ thống MRP II. MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, trong khi MRP II thì chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí. Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ-khách (client-server) sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho một họ phần mềm mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng. Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu. Những hệ thống này trị giá nhiều
~7~ triệu đô la và việc triển khai chúng cũng không đơn giản, doanh nghiệp không thể tự triển khai được mà phải dùng các chuyên viên tư vấn được đào tạo chuyên sâu và tốn kém. Đổi lại là hiệu quả cao về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng… Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác tại các nước phát triển đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM, cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là CRM và SCM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn nhiều, nó không phải là một bước tiến hoá về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP tiến hóa lên ERP. ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án. Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này. CRM đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do đó có tên gọi Quản trị quan hệ khách hàng. CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, email…; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (call center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động… CRM còn phân tích nhiều chiều về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng. Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM (Partner Relationship Management) cũng được phát triển phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu phối hợp của các đối tác gây ra.
~8~ CRM dựa trên các công nghệ Web và Internet với nhận định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất kỳ từ điểm nào. CRM là khái niệm mới được phổ dụng rất gần đây. Đi tiên phong trong lĩnh vực này là hãng Siebel của Mỹ, được thành lập năm 1993 bởi Tom Siebel, từng là thành viên của Oracle. SCM là phần mềm phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng. Tuy nhiên, trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên thì ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý.1 1.1.3. Các phân hệ cơ bản của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:2 1 Nguồn: http://www.pcworld.com.vn/pcworld/printArticle.asp?atcl_id=5f5e5c585a5a5b 2 Nguồn: http://dos.com.vn/vn/tin-tuc/p159/Tong-quan-ve-Erp
~9~ Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP. - Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng) - Quản lý quan hệ khách hàng, cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở rộng) - Mua hàng - Hàng tồn kho - Quản lý nhân sự và tính lương - Sản xuất - Bán hàng Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. 1.1.4. Lợi ích khi triển khai ERP a. Cải thiện hoạt động kiểm soát: Thứ nhất, quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ bằng phần mềm. Khi ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể kế thừa các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP. Toàn bộ các nghiệp vụ đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP không cho phép thực hiện tác nghiệp dư thừa bên ngoài hệ thống nên sẽ tránh được những sai sót do chủ quan hay khách quan. Dữ liệu được kế thừa, chia sẻ giữa các bộ phận, giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận và có số liệu tức thời với độ tin cậy cao về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của công ty. Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới. Thứ hai, loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này. Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng Trần
~ 10 ~ Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng”... Những sai sót như vậy khiến cho dữ liệu khách hàng giữa phòng bán hàng, kho, kế toán có sự khác nhau, ảnh hưởng đến kinh doanh đồng thời mất thời gian trong đối soát, kiểm tra lại các chứng từ. Thứ ba, dễ dàng kiểm soát do dữ liệu tập trung. Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu cục bộ với dữ liệu đôi lúc có sự khác nhau, doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của cơ sở dữ liệu tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng. Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau, nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh. b. Cải thiện về mặt quản lý: Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp do cấu trúc dữ liệu tập trung và quản lý mọi hoạt động trong thời gian thực. Vì thế giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị và ra quyết định kịp thời. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
~ 11 ~ c. Cải thiện hiệu quả hoạt động: Thứ nhất, tăng tốc độ dòng công việc. Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”. Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý. Thứ hai, chuẩn hóa thông tin nhân sự. Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó. Thứ ba, công tác kế toán chính xác hơn. Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán cũng giúp các KTVNB và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp KSNB chất lượng.
~ 12 ~ Thứ tư, giảm lượng hàng tồn kho. Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh. Thứ năm, tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng. Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm. Thứ sáu, chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất. Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. 1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ Trên thế giới, KTNB ra đời từ rất lâu, thế nhưng cho đến nay khái niệm này dường còn khá xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp, nhiều tổ chức ở Việt Nam. Trên các trang tuyển dụng, chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp các vị trí tuyển dụng như Chuyên viên KSNB, nhưng hiếm khi bắt gặp vị trí tuyển dụng là Chuyên viên KTNB, ngoại trừ các tổ chức tín dụng như ngân hàng thương mại. Chuẩn mực kiểm toán số 610 của Việt Nam về “Sử dụng tư liệu của KTNB” có định nghĩa: “KTNB là một bộ phận trong hệ thống KSNB của một đơn vị, có chức
~ 13 ~ năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các quy định của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của đơn vị đó.” Cách định nghĩa như vậy nhấn mạnh đến vai trò đo lường và đánh giá hiệu quả của những kiểm soát khác, thế nhưng bị giới hạn ở lĩnh vực tài chính – kế toán. Điều này chưa phù hợp với xu hướng phát triển KTNB trên thế giới. Trong khi đó, Hiệp hội KTVNB (IIA) cho rằng: “KTNB là một hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. KTNB hỗ trợ tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải tiến hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị doanh nghiệp”. Như vậy, các giới hạn về lĩnh vực hoạt động của KTNB đã bị xóa bỏ, theo đó vai trò phục vụ tổ chức, doanh nghiệp của KTVNB ngày càng được mở rộng. Nói cách khác, KTVNB cố gắng xem xét tất cả các vấn đề với trọng tâm duy nhất là tối đa hóa lợi ích của tổ chức, doanh nghiệp đó. Một số thuật ngữ được hiểu như sau: - Sự đảm bảo: là việc kiểm tra khách quan các bằng chứng nhằm mục đích đưa ra một sự đánh giá độc lập về quản lý rủi ro, môi trường kiểm soát, quy trình quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp. Các đánh giá này bao gồm: tài chính, các hoạt động, sự tuân thủ, sự an toàn của hệ thống thông tin máy tính, những hoạt động kiểm tra chi tiết và toàn diện khác,… - Hoạt động tư vấn: nhằm đưa ra các khuyến nghị và các dịch vụ kiểm toán. Phạm vi và nội dung công việc được thống nhất trước với đối tượng được kiểm toán nhằm mục đích làm tăng thêm giá trị và hiệu quả hoạt động của tổ chức. - Tăng thêm giá trị: đề cập đến cách thức tìm hiểu và đánh giá rủi ro thông qua việc thu thập, đánh giá các bằng chứng. Các KTVNB có thể có được cái nhìn thấu đáo trong mọi hoạt động của tổ chức và các cơ hội cho việc cải tiến nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức. Giá trị được tăng thêm thông qua việc