Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện chu trình kế toán của Tập đoàn A.P. Moller Maersk – Mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:123

Thêm vào BST

Báo xấu

20
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu lý thuyết các chu trình cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Đồng thời kiểm nghiệm tính thực tế của nó bằng cách mô tả thực trạng ứng dụng các chu trình này để từ đó chỉ ra các ưu điểm, khuyết điểm của các chu trình, làm căn cứ đề ra các giải pháp khắc khục những nhược điểm của hệ thống, đồng thời phát huy tối đa ưu điểm của các chu trình nhằm hoàn thiện các chu trình cơ bản này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện chu trình kế toán của Tập đoàn A.P. Moller Maersk – Mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI HỌC LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ. HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN CỦA TẬP ĐOÀN A.P. MOLLER MAERSK –MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ MAERSK LOGISTICS CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mã số : 60.34.30 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN DƯỢC. HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN. Lớp cao học kế toán, khóa 15. TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009
Trang 2/123 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI HỌC LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ. HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN CỦA TẬP ĐOÀN A.P. MOLLER MAERSK – MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ - MAERSK LOGISTICS NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN DƯỢC. HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN. Lớp cao học kế toán, khóa 15. TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009
Trang 3/123 Phần mở đầu Lý do chọn đề tài. Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của các tổ chức kinh tế (tổ chức), hệ thống thông tin kế toán nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Nó là nền tảng vững chắc để lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định kinh tế của người quản trị. Nó giúp người quản trị kiểm soát tốt các rũi ro tiềm tàng, rũi ro kiểm soát và rũi ro phát hiện tồn tại trong tổ chức. Từ đó, có thể phát huy tối đa hiệu quả quản lý của người quản trị đến từng mảng hoạt động cụ thể của tổ chức. Mục đích của đề tài. Nghiên cứu lý thuyết các chu trình cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Đồng thời kiểm nghiệm tính thực tế của nó bằng cách mô tả thực trạng ứng dụng các chu trình này để từ đó chỉ ra các ưu điểm, khuyết điểm của các chu trình, làm căn cứ đề ra các giải pháp khắc khục những nhược điểm của hệ thống, đồng thời phát huy tối đa ưu điểm của các chu trình nhằm hoàn thiện các chu trình cơ bản này. Đối tượng của đề tài. Đề tài này nghiên cứu việc ứng dụng các chu trình kế toán cơ bản cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán cho mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics của các tập đoàn A.P.Moller Maersk. Phạm vi nghiên cứu của đề tài. Đề tài nghiên cứu giới hạn chỉ trong mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics. Ý nghĩa khoa học và thực tiển của đề tài nghiên cứu. Bất cứ sự vật hiện tượng nào cũng phải trải qua bốn quá trình: phát sinh, phát triển, tồn tại và suy vong. Để không đi đến kết cục suy vong, thì các tổ chức phải luôn đổi mới mình để kéo dài quá trình phát triển-tồn tại. Việc mở rộng đầu tư, ổn định cung cấp dịch vụ hay thu hẹp sản xuất sẽ được người quản trị quyết định căn cứ vào tình hình biến động thị trường, tầm nhìn của người quản trị về hướng phát triển của tổ chức, của ngành, của nền kinh tế trong trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn. Quyết định mang tính sống còn này phụ thuộc
Trang 4/123 phần lớn vào thông tin mà anh ta có được từ hệ thống thông tin kế toán của mình kết hợp với thông tin diễn biến phức tạp của tình hình thị trường thế giới và nội địa. Như vậy, việc xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán vững mạnh phục vụ cho quyết định kinh tế của người quản trị là vấn đề then chốt mang tính sống còn của các tổ chức. Cấu trúc của đề tài. Cấu trúc của đề tài bao gồm: Phần mở đầu giới thiệu khái quát về đề tài. Chương I giới thiệu về mô hình lý thuyết ứng dụng của sáu chu trình kế toán cơ bản hình thành nên một hệ thống thông tin kế toán mạnh mẽ, vững chắc trong việc cung cấp thông tin đầy đủ và thích hợp cho người quản trị. Chương II trình bày về thực trạng việc ứng dụng sáu qui trình kế toán này vào hoạt động kinh doanh hàng ngày của tập đoàn A.P.Moller Maersk, nhưng chỉ nghiên cứu mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế. Chương III là các kiến nghị để hoàn thiện sáu chu trình kế toán này. Phần kết luận tóm tắt lại những cái mà đề tài đã đạt được, chưa đạt được và các vấn đề còn dở dang.
Trang 5/123 MỤC LỤC Trang Phần mở đầu...................................................................................................... 3 Chương 1. Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán. ............................ 13 1.1. Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh......................... 13 1.1.1. Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế: ........................................ 13 1.1.2. Định nghĩa về kế toán: ........................................................................... 13 1.1.3. Vai trò của kế toán. ................................................................................ 14 1.1.4. Khái quát các chu trình kế toán ............................................................. 15 1.1.4.1. Chu trình báo cáo. ............................................................................... 15 1.1.4.2. Chu trình doanh thu-phải thu. ............................................................. 15 1.1.4.3. Chu trình chi phí-phải trả. ................................................................... 16 1.1.4.4. Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý.................................. 16 1.1.4.5. Chu trình tiền lương. ........................................................................... 16 1.1.4.6. Chu trình vốn hoạt động...................................................................... 17 1.2. Chu trình báo cáo. .................................................................................... 17 1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo: ................................................................. 17 1.2.2. Chu trình báo cáo................................................................................... 20 1.2.3. Các mục tiêu kiểm soát.......................................................................... 22 1.3. Chu trình doanh thu-phải thu. .................................................................. 23 1.3.1. Khái quát chu trình doanh thu-phải thu: ................................................ 23 1.3.2. Qui trình thực hiện chu trình doanh thu-phải thu. ................................. 27 1.3.3. Các mục tiêu kiểm soát.......................................................................... 28 1.4. Chu trình chi phí-phải trả. ........................................................................ 32 1.4.1. Khái quát chu trình chi phí-phải trả:...................................................... 32 1.4.2. Qui trình thực hiện chu trình chi phí-phải trả. ....................................... 35 1.4.3. Các mục tiêu kiểm soát:......................................................................... 36
Trang 6/123 1.5. Chu trình tài sản cố định. ......................................................................... 39 1.5.1. Khái quát chu trình tài sản cố định: ....................................................... 39 1.5.2. Qui trình thực hiện chu trình TSCĐ. ..................................................... 41 1.5.3. Các mục tiêu kiểm soát:......................................................................... 43 1.6. Chu trình tiền lương. ................................................................................ 44 1.6.1. Khái quát chu trình tiền lương:.............................................................. 44 1.6.2. Qui trình thực hiện chu trình tiền lương. ............................................... 46 1.6.3. Các mục tiêu kiểm soát:......................................................................... 48 1.7. Chu trình vốn hoạt động........................................................................... 50 1.7.1. Khái quát chu trình vốn hoạt động: ....................................................... 50 1.7.2. Chu trình vốn hoạt động. ....................................................................... 51 1.7.3. Các mục tiêu kiểm soát:......................................................................... 52 Chương 2. Thực trạng chu trình kế toán ở tập đoàn A.P.Moller Maersk, phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics............................................................................................................ 55 2.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk và tổ chức kinh doanh mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics. ........ 55 2.1.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk: ........................................... 55 2.1.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh. ............................................................. 56 2.1.3. Công tác kế toán. ................................................................................... 59 2.2. Thực trạng chu trình báo cáo: .................................................................. 59 2.2.1. Sơ đồ và miêu tả. ................................................................................... 59 2.2.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng....................................... 61 2.3. Thực trạng chu trình doanh thu- phải thu:................................................ 63 2.3.1. Sơ đồ và mô tả. ...................................................................................... 63 2.3.2. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng. ............... 75
Trang 7/123 2.4. Chu trình chi phí-phải trả. ........................................................................ 77 2.4.1. Mô tả chu trình....................................................................................... 77 2.4.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng....................................... 87 2.5. Chu trình tài sản cố định. ......................................................................... 92 2.5.1. Mô tả chu trình....................................................................................... 92 2.5.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng....................................... 92 2.6. Chu trình tiền lương. ................................................................................ 94 2.6.1. Mô tả chu trình....................................................................................... 94 2.6.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng....................................... 94 2.7. Chu trình vốn hoạt động........................................................................... 96 2.7.1. Mô tả chu trình: ..................................................................................... 96 2.7.2. Ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng:.............................. 96 Chương 3. Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn. .......................... 99 3.1. Hoàn thiện chu trình báo cáo. .................................................................. 99 3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện. .............................................................................. 99 3.1.2. Qui trình hoàn thiện. .............................................................................. 99 3.1.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá............................................................ 101 3.2. Hoàn thiện chu trình doanh thu-phải thu................................................ 103 3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện. ............................................................................ 103 3.2.2. Qui trình hoàn thiện. ............................................................................ 104 3.2.3. Kiến nghị.............................................................................................. 107 3.3. Hoàn thiện chu trình chi phí-phải trả. .................................................... 110 3.3.1. Mục tiêu hoàn thiện. ............................................................................ 110 3.3.2. Qui trình hoàn thiện. ............................................................................ 111
Trang 8/123 3.3.3. Kiến nghị.............................................................................................. 113 3.4. Hoàn thiện chu trình TSCĐ-khấu hao.................................................... 115 3.4.1. Mục tiêu hoàn thiện. ............................................................................ 115 3.4.2. Qui trình hoàn thiện. ............................................................................ 116 3.4.3. Kiến nghị.............................................................................................. 116 3.5. Hoàn thiện chu trình tiền lương. ............................................................ 117 3.5.1. Mục tiêu hoàn thiện. ............................................................................ 117 3.5.2. Qui trình hoàn thiện. ............................................................................ 118 3.5.3. Kiến nghị.............................................................................................. 119 3.6. Hoàn thiện chu trình vốn hoạt động. ...................................................... 120 3.6.1. Mục tiêu hoàn thiện. ............................................................................ 120 3.6.2. Qui trình hoàn thiện. ............................................................................ 120 3.6.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá............................................................ 120
Trang 9/123 Những chữ viết tắt được sử dụng trong luận văn: SAP: System Application Product in data processing: là một phần mềm kế toán, hoạt động. Dữ liệu đầu vào cho phần mềm là thông tin hoạt động, tài chính hàng ngày của tổ chức. Dữ liệu này được xử lý tự động bởi các chương trình tích hợp trong SAP kết hợp với xử lý bằng tay của các cổng kiểm soát chương trình. Dữ liệu đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị. FACT: Finance and Accounting for Container Transport: là phần mềm kế toán hoạt động SAP viết riêng cho tập đoàn A.P.Moller Maersk. HFM: Hiperion Financial Management: là hệ thống quản trị tài chính cao cấp của Tập đoàn A.P.Moller Maersk. Được viết trên nền web nên có thể dễ dàng hợp nhất số liệu trực tuyến được nhập liệu từ các tổ chức ở các nước thành viên. MSO: Master Sale Order: Đơn bán hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng các chi tiết liên quan đến việc bán hàng như tên khách hàng, mã khách hàng, số lượng hàng hóa, đơn giá bán… MSO luôn được liên kết đến một hoặc nhiều DSO và một hoặc nhiều PO cụ thể. DSO: Document Sale Order: Đơn bán hàng đã được quyết toán số lượng, DSO luôn được liên kết với một MSO cụ thể. PO: Purchasing Order: Đơn mua hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng các chi tiết liên quan đến việc mua hàng như tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, đơn giá mua…PO được liên kết với MSO cụ thể. BD: Billing document: Hóa đơn trong hệ thống FACT, là căn cứ để xuất hóa đơn tài chính cho khách hàng. BD luôn được liên kết đến một DSO cụ thể. GR: Good Receipt: Biên bản nhận hàng điện tử. GR được tạo cho PO tương ứng khi Mlog đã thực sự nhận được hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp. Mlog: Maersk Logistics là phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế thuộc tập đoàn A.P.Moller Maersk.
Trang 10/123 IR: Invoice Receipt: Là bút toán điện tử ghi nhận vào tài khoản phải trả nhà cung cấp và tài khoản trích trước chi phí “GR/IR clearing” căn cứ vào hóa đơn tài chính nhận được từ nhà cung cấp. PR: Purchasing Requirement: Yêu cầu mua hàng. Là trung gian cho mối liên kết giữa MSO và PO. MM posting: Ghi nhận chi phí thông qua qui trình tạo PO. Khi tạo đơn đặt hàng, hệ thống ghi Nợ chi phí/Có trích trước chi phí. Khi nhận hóa đơn hệ thống ghi Nợ trích trước chi phí/Có phải trả người bán. FI posting: Ghi nhận chi phí không thông qua qui trình tạo PO. Dùng cho những chi phí không tính trước chính xác được như tiền điện, nước khi kỳ kế toán chưa kết thúc. Công tác ghi sổ dựa vào hóa đơn thực nhận. CM1: Contribution Margin 1: Số dư đảm phí. Là khoản chênh lệch giữa giá bán (DSO) và và giá mua (PO). GSC: Global Service Center: là một nhóm gia công đặt trụ sở tại Ấn Độ, Trung Quốc và Malaysia thực hiện chức năng gia công cho phần việc có tính chất đơn giản, lập đi lập lại theo đúng qui trình đã định sẵn. ATR: Accounting To Reporting: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút toán khóa sổ, đóng kỳ cuối tháng cho tất cả các nước trong vùng. RTP: Requisition To Pay: Một nhóm gia công thuộc GSC nhận những dòng dữ liệu là các hình ảnh hóa đơn với số PO trên đó được chụp hình và gửi qua bằng hệ thống FACT. Dựa vào đó, nhóm này ghi có phải trả nhà cung cấp/Nợ trích trước chi phí. PCC: Payment Control Center: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút toán chuyển khoản cho nhà cung cấp khi các khoản phải trả này đến hạn thanh toán. MDM: Master Data Management: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện việc tạo/sửa dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, danh mục nguyên vật liệu, giá...
Trang 11/123 Web Omada: Là một Website dùng để giao tiếp giữa Mlog các nước với GSC. Mlog-Des: Maersk Logistics Destination: MLog ở nước nhập khNu. Mlog-Ori: Maersk Logistics Origin: MLog ở nước xuất khNu. IEL: Import Export Logistics: là một bộ phận hoạt động trong mảng hậu cần thuộc Mlog. Bộ phận này tạo ra các kết nối, các điều kiện thuận lợi để hàng hóa được tập hợp, sắp xếp có thứ tự vào container để sao cho hàng hóa từ nhà máy đến được tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất bằng những phương tiện vận chuyển hiệu quả nhất. FCR: Freight Cargo Receipt: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ phận hoạt động IEL. OCE: OCEAN: là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức quốc tế thuộc Mlog. Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường biển cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển đường biển mua được từ các hãng tàu. HBL: House Bill of Lading: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ phận OCE. MODS: Maersk Operating and Document System: Hệ thống hoạt động và lưu trữ chứng từ dùng cho bộ phận IEL và OCE; Hệ thống được sử dụng để nhập liệu, lưu trữ và xử lý thông tin về số lượng container, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, khách hàng.... Dữ liệu được tự động chuyển từ nước xuất khNu đến nước nhập khNu, hệ thống giúp giảm chi phí nhập liệu, các sai sót và nhập trùng. MORE: Hệ thống trung gian khi chuyển dữ liệu hoạt động từ MODS sang FACT. SO: Shipping Order: Đơn nhận đặt hàng từ khách hàng được cập nhật trên hệ thống MODS/MORE. AIR: AIR FREIGHT là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức quốc tế thuộc Mlog. Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không
Trang 12/123 cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển hàng không mua được từ các hãng hàng không. TURNEL: Hệ thống hoạt động dùng cho bộ phận AIR; Các dữ liệu về số lượng container, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, khách hàng...được cập nhật ở đây. Dữ liệu được tự động chuyển từ nước xuất khNu đến nước nhập khNu, hệ thống giúp giảm chi phí nhập liệu và các sai sót nhập trùng. FTE: Full Time Equivalent: Số nhân công làm việc toàn thời gian tương đương. SSP: Self Service Procurement: là hệ thống mua hàng dùng cho bộ phận hành chánh của tập đoàn. TEM: Travel Expense Management: Hệ thống quản lý công tác phí của nhân viên Tập đoàn. Website www.CCN.Net: Là một Website dùng để giao tiếp giữa Mlog các nước với nhóm giải quyết các trục trặc về tất cả các hệ thống được sử dụng trong tập đoàn. Ký hiệu trong các chu trình:
Trang 13/123 Chương 1. Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán. 1.1. Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh. 1.1.1. Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế: Các tổ chức kinh tế (tổ chức) được thành lập với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhận cho nhà đầu tư. Hoạt động kinh doanh của các tổ chức là các hoạt động: tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm lao động phù hợp với yêu cầu công việc, áp dụng các phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ thường nhật của tổ chức với mục đích cuối cùng là đem về lợi nhuận cho nhà đầu tư. Tất cả các hoạt động kinh doanh của tổ chức đều được lượng hóa bằng các chỉ tiêu kinh tế. Mà những chỉ tiêu kinh tế này đều được định lượng bằng chỉ tiêu số lượng và chất lượng. Các chỉ tiêu định lượng này được đo lường giá trị bằng tiền và được kế toán ghi chép biểu hiện thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, sổ sách của kế toán. Có thể nói hoạt động kinh doanh là hoạt động kiếm tiền của tổ chức mà kế toán thể hiện hoạt động kiếm tiền đó trên sổ sách chứng từ của tổ chức. 1.1.2. Định nghĩa về kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. (1) Ở các tập đoàn đa quốc gia ngày nay, khái niệm kế toán không đơn thuần là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong tập đoàn mà nó đã được phát triển thành một hệ thống thông tin với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí, kiểm toán...hình thành nên hệ thống thông tin kế toán trong một thể thống nhất để phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà đầu tư và người quản trị tổ chức. Hệ thống: là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước. (2) (1) Luật số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003 về Luật Kế Toán. (2) Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê. TP.HCM.
Trang 14/123 Hệ thống thông tin kế toán: gồm con người và các chính sách, các thủ tục, qui định...về kế toán, tài chính và mục tiêu của hệ thống là cung cấp các thông tin thích hợp, hữu ích cho người sử dụng. Hệ thống nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý theo các phương thức đã định trước và cho phép trích xuất các thông tin đầu ra theo yêu cầu. (3) Một sự phối hợp chặt chẽ, có hệ thống các luồng dữ liệu, thông tin đầu vào, xử lý dữ liệu và trích xuất thông tin đầu ra giữa các phòng ban, các bộ phận ở các chi nhánh, các quốc gia, các vùng trong tổ chức là vô cùng quan trọng. Thực hiện được điều này giúp tổ chức tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong việc tránh trùng lặp trong công tác lưu trữ, xử lý thông tin; tinh gọn bộ máy của tổ chức thành một thể thống nhất; các loại báo cáo tuân thủ theo nguyên tắc có thể so sánh được trong kế toán. Từ đó giúp có những người quản trị có cái nhìn, cái hiểu thống nhất về cùng một loại thông tin, báo cáo nhận được từ nhiều địa chỉ khác nhau. 1.1.3. Vai trò của kế toán. Vì mục tiêu của tổ chức là lợi nhuận cho nên các yếu tố hình thành nên lợi nhuận của tổ chức phải được theo dõi chặt chẽ. Thông qua kế toán, những yếu tố này được ghi chép, nhập liệu, tổng hợp, xử lý và trích xuất ra thành các dạng báo cáo hữu ích, thích hợp cho quyết định của người quản trị như nên mở rộng sản xuất, cung cấp dịch vụ ở đâu, với khách hàng nào, khi nào... nên giao dịch với nhà cung cấp nào, sử dụng nguồn nguyên liệu gì, ở đâu...Nếu không có kế toán thì hoạt động kinh doanh cho dù là đơn giản nhất cũng rất khó để theo dõi một cách tổng thể được, tổ chức khó biết được mình đã thực hiện tiến độ ngân sách, ước tính đến đâu. Kế toán trong nền kinh tế thị trường không còn đơn giản là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà nó đã được phát triển thành nhiều chuyên ngành nghiên cứu (kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí...) để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin hữu ích, thích hợp của người quản lý trong tình hình cạnh tranh khốc liệt mang tính sống còn giữa các tổ chức như hiện nay. (3) Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê. TP.HCM.
Trang 15/123 1.1.4. Khái quát về các chu trình kế toán. Chu trình là một loạt các sự kiện xảy ra xảy ra theo thứ tự, có tính tuần hoàn lặp đi lặp lại. Chu trình kế toán là một loạt các sự kiện xảy ra theo một trình tự nhất định, có tính tuần hoàn, lặp đi lặp lại. Về cơ bản, những sự kiện này là nhập liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và cho phép trích xuất thông tin đầu ra theo yêu cầu của người sử dụng. Về cơ bản, hệ thống thông tin kế toán được thiết lập dưới dạng các chu trình kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau. Dữ liệu đầu ra của các chu trình kế toán này sẽ được tổng kết lại thành các báo cáo hữu ích, thích hợp cho mục đích ra quyết định của người quản trị. Sau đây là sáu chu trình kế toán cơ bản hình thành nên hệ thống thông tin kế toán chuNn của một một tổ chức. Khái quát về mục tiêu của sáu chu trình này như sau: 1.1.4.1. Chu trình báo cáo. Mục tiêu của chu trình báo cáo là cung cấp được các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị. Báo cáo phải thể hiện một cách trung thực hợp lý tình hình hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo; Là cơ sở vững chắc, đáng tin cậy trong việc ra quyết định của cấp độ điều hành tổ chức. Bên cạnh các báo cáo mang tính định kỳ theo yêu cầu của các cơ quan quản lý địa phương, chu trình báo cáo còn được đòi hỏi phải cung cấp các báo cáo quản trị mang tính tức thời cho người quản lý như tiến độ thực hiện dịch vụ cho khách hàng A đến đâu? Số dư đảm phí của dịch vụ thu gom hàng lẽ của kho B đến thời điểm này là bao nhiêu? Lợi nhuận trước thuế và của hoạt động vận tải đường biển đến thời điểm này đã đạt được bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch? Tổng thể dịch vụ hậu cần ở Cambodia, Hà Nội hay TP. HCM là có hiệu quả nhất?... 1.1.4.2. Chu trình doanh thu-phải thu. Mục tiêu của chu trình doanh thu-phải thu là dữ liệu đầu ra từ chu trình này trên hệ thống thông tin kế toán phải thể hiện đầy đủ tất cả các giao dịch đã đủ
Trang 16/123 điều kiện ghi nhận doanh thu, phản ánh đúng tình hình phải thu khách hàng, nợ quá hạn, nợ đến hạn,... đến thời điểm báo cáo. Theo sát và có hành động kịp thời với các khoản phải thu quá hạn, nợ khó đòi.... Phản ánh đúng đối tượng doanh thu và các khoản phải thu khách hàng. Bên cạnh đáp ứng nhu cầu báo cáo định kỳ, chu trình doanh thu-phải thu chuNn còn giúp ích rất nhiều cho quá trình điều chỉnh các chỉ tiêu của kế hoạch cung cấp dịch vụ hàng quí, thiết lập và điều chỉnh các chỉ tiêu ngân sách hoạt động của những tháng sau, quí sau, năm sau. Một sự theo dõi sát xao hoạt động doanh thu-phải thu từ hệ thống cho phép kế toán lập được các chỉ tiêu: tốc độ tăng doanh thu, số dư đảm phí theo sản phNm, theo mùa, theo khách hàng,...sát với thực tế nhất, đây là những thông tin vô cùng thích hợp và kịp thời cho người quản trị trong các buổi đấu thầu để có được hợp đồng với các khách hàng. 1.1.4.3. Chu trình chi phí-phải trả. Mục tiêu của chu trình chi phí-phải trả là ghi đúng, đủ các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh cho bộ phận, trung tâm lợi nhận được theo dõi. Thể hiện đúng nhà cung cấp với các khoản phải tương ứng và thanh toán đúng hạn góp phần làm tăng uy tín của tổ chức và đạt được các lợi ích khác như tăng số ngày và hạn mức tín dụng, được thanh toán chậm, ưu tiên sử dụng nguồn hàng trong thời kỳ khan hiếm hàng hóa.... 1.1.4.4. Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý. Mục tiêu của chu trình này là hệ thống phải ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) khi đủ tiêu chuNn, lập lịch tính và trích khấu hao hợp lý. Xử lý đúng qui định các trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Một qui trình chặt chẽ sẽ cung cấp được báo cáo về hiệu suất sử dụng, hiệu quả hoạt động một cách chính xác nhất cũng như giúp tổ chức đạt được những tài sản chất lượng tốt nhất với giá thấp nhất. 1.1.4.5. Chu trình tiền lương. Mục tiêu của chu trình này là tính đúng, đủ và thanh toán đúng hạn tiền lương cho công nhân viên của tổ chức. Đăng ký và thực hiện các chế độ bảo hiểm xã
Trang 17/123 hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân...cho người lao động. Đáp ứng được nhu cầu về thu nhập và phúc lợi của nhân viên cũng như yêu cầu mà tổ chức đặt ra cho vị trí đó. 1.1.4.6. Chu trình vốn hoạt động. Mục tiêu của chu trình này là tối ưu hóa dòng vốn hoạt động của tổ chức. Tính toán, và có các hành động phù hợp để hiệu suất sử dụng vốn là cao nhất. Cân đối thu chi đáp ứng nhu cầu chi tiêu cho hoạt động hàng ngày của tổ chức cũng như hoạt động chi trả phụ trội cho nhà đầu tư. 1.2. Chu trình báo cáo. 1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo: 1.2.1.1. Khái niệm về báo cáo và chu trình báo cáo. Báo cáo là những bảng biểu, số liệu, diễn giải…thể hiện thông tin về kết quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức trong kỳ báo cáo và các thông tin dự đoán cho kỳ hoạt động tiếp theo. Chu trình báo cáo là một chuỗi các sự kiện theo thứ tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại bắt đầu từ khi các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của tổ chức được ghi nhận vào các hệ thống thông tin kế toán, được xử lý cho đến khi đóng kỳ hoạt động và trích xuất ra được các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Chu trình báo cáo chuNn vừa phải đáp ứng yêu cầu báo cáo định kỳ cho các cơ quan quản lý tổ chức ở nước sở tại cũng như báo cáo quản trị mang tính tức thời cho người quản lý. 1.2.1.2. Chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình báo cáo: Chứng từ. Yêu cầu trích trước: được lập bởi các phòng ban có liên quan gửi đến phòng kế toán vào cuối kỳ trước khi các thủ tục đóng kỳ được hoàn thành. Thông tin trên yêu cầu trích trước này thể hiện các khoản doanh thu, các khoản
Trang 18/123 chi phí cần trích trước trong kỳ nhưng vì một lý do nào đó mà doanh thu và chi phí này chưa kịp ghi nhận trong kỳ. Bảng ghi nhớ xác nhận kết quả hoạt động kinh doanh: được lập bởi phòng kế toán với sự xác nhận của trưởng các bộ phận hoạt động. Là căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động của phòng, ban, theo phân khúc hoạt động, sản phNm, vùng, miền…Kết quả này được lũy kế và dùng làm căn cứ để xem xét các khoản thưởng, để cân nhắc việc thăng tiến cho nhân viên hàng kỳ, hàng quí, hàng năm. Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng: được lập bởi tổ chức và nhà cung cấp. Thể hiện giao dịch mua, bán đã hoàn thành nhưng tổ chức chưa kịp ghi nhận trong kỳ. Bảng tính chi phí khấu hao, phân bổ các khoản chi phí trả trước dài, ngắn hạn: được lập bởi phòng kế toán. Là căn cứ để tiến hành ghi nhận chi phí hàng tháng cho các bộ phận sử dụng tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC) có liên quan. Sổ phụ ngân hàng: nhận được từ ngân hàng, là căn cứ để tổ chức ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành liên quan đến tài khoản ngân hàng. Chứng từ (biên bản, thư điện tử) yêu cầu xác nhận công nợ giữa các tổ chức thành viên: được lập bởi tổ chức phân bổ lại chi phí. Chứng từ này được gửi cho tổ chức phải gánh chịu khoản chi phí đó. Là căn cứ để trích trước chi phí, ghi giảm chi phí và xác định kết quả kinh doanh của bộ phận có liên quan. Bảng lương, phiếu tính bảo hiểm xã hội (BHXH), phiếu tính bảo hiểm y tế (BHYT), phiếu tính bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): được lập bởi phòng nhân sự và được gửi đến phòng kế toán để tiến hành ghi nhận vào sổ sách kế toán và thực hiện việc thanh toán cho nhân viên, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm.
Trang 19/123 Sổ sách. Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết của tất các các tài khoản trong bảng cân đối tạm của tổ chức. Khác với công tác kế toán bằng tay, kế toán bằng máy ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tập tin dữ liệu trên máy tính. Do đó, sổ sách của tổ chức tồn tại dưới dạng các tập tin máy tính. Báo cáo. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính trong kỳ: thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh trong kỳ, là căn cứ để đánh giá hoạt động của từng bộ phận. Cũng là căn cứ để lập ngân sách cho cùng kỳ năm sau và ước tính kết quả cho các kỳ còn lại của năm. Ngoài ra, những báo cáo này còn được dùng để thiết lập các “chỉ số hoạt động then chốt” cho các bộ phận có liên quan. Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cơ quan bảo hiểm: thể hiện tình hình ghi nhận và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, nộp bảo hiểm cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm. Ngoài ra còn có nhiều báo cáo quản trị khác như: Báo cáo nhanh tình hoạt động trong kỳ; Báo cáo định hướng phát triển thị trường; Báo cáo ước tính các kỳ còn lại trong năm và cho cả năm; Báo cáo ngân sách cho năm sau…
Trang 20/123 1.2.2. Chu trình báo cáo. 1.2.2.1. Sơ đồ 1.1: Chu trình báo cáo kế toán: