Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico

Chia sẻ: Diệp Nhất Thiên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn này nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát hoạt động và sử dụng công cụ kế toán quản trị để phục vụ kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất. Vận dụng cơ sở lý luận kiểm soát hoạt động để phân tích, đánh giá vấn đề thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ------------------- TRẦN NGỌC HOÀI THƢƠNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh – Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ------------------- TRẦN NGỌC HOÀI THƢƠNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS.LÊ ĐÌNH TRỰC TP.Hồ Chí Minh – Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi với sự hƣớng dẫn của Thầy TS.Lê Đình Trực. Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong đề tài hoàn toàn trung thực. Tác giả Trần Ngọc Hoài Thƣơng
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CH VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG ............................1 1.1. Kiểm soát hoạt động ............................................................................................1 1.1.1. Kiểm soát .......................................................................................................1 1.1.2. Kiểm soát hoạt động .......................................................................................1 1.2. Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý .........................................2 1.3. Các công cụ kiểm soát hoạt động .......................................................................3 1.3.1. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể ...........................................4 1.3.1.1. Dự toán tổng thể .................................................................................4 1.3.1.2. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể .....................................4 1.3.2. Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt .............................................6 1.3.2.1. Dự toán linh hoạt.................................................................................6 1.3.2.2. Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt .......................................7 1.3.2.2.1. Chênh lệch dự toán linh hoạt ........................................................7 1.3.2.2.2. Chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ ....................................................9 1.3.3. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu .............................12 1.3.4. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về chi phí ..................................13 1.3.4.1. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về biến phí .........................14 1.3.4.1.1. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về biến phí sản xuất ......14 a) Phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ......................14 b) Phân tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp ..............................16 c) Phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung ....................................19
1.3.4.1.2. Phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quản lý ...................22 1.3.4.2. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về định phí ..........................23 1.3.4.2.1. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về định phí sản xuất chung ....................................................................................................................... 23 1.3.4.2.2. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về định phí bán hàng và quản lý .......................................................................................................................25 Kết luận chƣơng 1 .....................................................................................................26 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO ...................................................27 2.1. Tổng quan về Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. ............................27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ................................................................................................................27 2.1.1.1. Quá trình hình thành ...............................................................................27 2.1.2.2. Quá trình phát triển ................................................................................28 2.1.2. Quy mô hiện tại của Xí nghiệp.....................................................................29 2.1.3. Nghành nghề kinh doanh .............................................................................29 2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ ...............................................................................30 2.1.4.1. Chức năng hoạt động của Xí nghiệp ......................................................30 2.1.4.2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp .........................................................................30 2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, quy trình công nghệ, công tác kế toán tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico............................................................31 2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp ....................................31 2.1.5.2. Quy trình công nghệ ...............................................................................33 2.1.5.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp ..................................34 2.1.5.4. Hình thức kế toán áp dụng tại Xí nghiệp ................................................35 2.2. Thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ........................................................................................................................36 2.2.1. Đặc điểm kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ........................................................................................................................36
2.2.2. Thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ........................................................................................................................36 2.2.2.1. Công tác lập dự toán tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico..... ...................................................................................................................................36 2.2.2.1.1. Dự toán sản xuất ..............................................................................37 2.2.2.1.2. Dự toán chi phí sản xuất ..................................................................38 a) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ..................................................38 b) Dự toán chi phí nhân công trực tiếp .........................................................43 c) Dự toán chi phí sản xuất chung .................................................................44 d) Dự toán giá thành sản xuất .......................................................................47 2.2.2.1.3. Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp .........................49 2.2.2.2. Hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động thông qua phân tích chênh lệch... ...................................................................................................................................49 2.2.3. Đánh giá kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico.........................................................................................................................50 2.2.3.1. Ƣu điểm .................................................................................................50 2.2.3.2. Nhƣợc điểm ............................................................................................50 2.2.3.2.1. Quy trình và công tác lập dự toán tổng thế .......................................50 2.2.3.2.2. Xây dựng dự toán linh hoạt ..............................................................51 2.2.3.2.3. Hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động thông qua phân tích chênh lệch ............................................................................................................................51 Kết luận chƣơng 2 ....................................................................................................52 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU PISICO ....................................................................................................................53 3.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ........................................................................................................53
3.2. Những giải pháp hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ........................................................................................................53 3.2.1. Xây dựng quy trình lập và hoàn thiện các dự toán tổng thể.........................53 3.2.1.1. Xây dựng quy trình lập dự toán tổng thể ...............................................53 3.2.1.2. Hoàn thiện các loại dự toán tổng thể .....................................................56 3.2.1.2.1. Lập dự toán tiêu thụ .........................................................................56 3.2.1.2.2. Hoàn thiện dự toán sản xuất ...........................................................56 3.2.1.2.3. Hoàn thiện dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .....................57 3.2.1.2.4. Hoàn thiện dự toán chi phí nhân công trực tiếp................................57 3.2.1.2.5. Hoàn thiện dự toán chi phí sản xuất chung.......................................57 3.2.1.2.6. Hoàn thiện dự toán chi phí bán hàng và quản lý ............................58 3.2.1.2.7. Lập dự toán tiền ...............................................................................59 3.2.1.2.8. Lập dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.......................................59 3.2.1.2.9. Lập dự toán bảng cân đối kế toán .................................................... 60 3.2.2. Xây dựng dự toán linh hoạt ..........................................................................60 3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động thông qua phân tích chênh lệch...........................................................................................................61 3.2.3.1. Báo cáo chênh lệch dự toán tổng thể .....................................................61 3.2.3.2. Báo cáo chênh lệch dự toán linh hoạt và báo cáo chênh lệch khối lƣợng tiêu thụ .......................................................................................................................63 3.2.3.3. Báo cáo phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu ...............66 3.2.3.4.Báo cáo phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt về chi phí .....................66 3.2.3.4.1. Báo cáo chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .......................66 3.2.3.4.2. Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp .................................................68 3.2.3.4.3. Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất chung .....................................69 3.2.3.4.4. Báo cáo chênh lệch chi phí bán hàng và quản lý ..............................71 3.3. Một số kiến nghị hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico ..................................................................................................72 3.3.1. Xây dựng định mức chi phí .......................................................................72
3.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán phục vụ kiểm soát hoạt động ............................72 3.3.3. Đào tạo nguồn nhân lực ...........................................................................72 Kết luận chƣơng 3 .....................................................................................................73 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CH VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa BPBH và QL Biến phí bán hàng và quản lý BPSXC Biến phí sản xuất chung CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSXC Chi phí sản xuất chung ĐPBH và QL Định phí bán hàng và quản lý ĐPSXC Định phí sản xuất chung ĐVT Đơn vị tính HĐND Hội đồng nhân dân LN Lợi nhuận NVL Nguyên vật liệu NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp QĐ Quyết định SP Sản phẩm Trđ Triệu đồng UBND Ủy ban nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Phân tích chênh lệch theo dự toán tổng thể ................................................5 Bảng 1.2. Phân tích chênh lệch dự toán linh hoạt .....................................................8 Bảng 1.3. Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt và dự toán tổng thể .............10 Bảng 1.4. Phân tích chênh lệch doanh thu ................................................................12 Bảng 1.5. Phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .............................15 Bảng 1.6. Phân tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp ...................................18 Bảng 1.7. Phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung ..........................................21 Bảng 1.8. Phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quản lý .................................22 Bảng 1.9. Phân tích chênh lệch định phí sản xuất chung ..........................................24 Bảng 1.10. Phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý .............................25 Bảng 2.1. DỰ TOÁN SẢN XUẤT ...........................................................................37 Bảng 2.2. BẢNG ĐỊNH MỨC CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Loại sản phẩm: BÀN TRÒN 150 CM - IVNX5612 ............................................................ 40 Bảng 2.3. BẢNG ĐỊNH MỨC CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Loại sản phẩm: GHẾ XẾP KHÔNG TAY- IVNX5663 ...................................................... 41 Bảng 2.4. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP ..........42 Bảng 2.5. BẢNG ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ TIỀN LƢƠNG ......................................43 Bảng 2.6. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP ................................ 44 Bảng 2.7. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG QUÝ 3/2012 ..........45 Bảng 2.8. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ĐƠN HÀNG IVENA 141 .........................................................................................46 Bảng 2.9. BẢNG DỰ TOÁN GIÁ THÀNH SẢN PHẨM .......................................48 Bảng 2.10. DỰ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ .......................................... 49 Bảng 3.1. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ................................58 Bảng 3.2. DỰ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ ............................................ 59 Bảng 3.3. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN TỔNG THỂ ......................................... 62
Bảng 3.4. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DỰ TOÁN LINH HOẠT ....................................... 64 Bảng 3.5. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH KHỐI LƢỢNG TIÊU THỤ ................................... 65 Bảng 3.6. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DOANH THU .............................................66 Bảng 3.7. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP ....... 67 Bảng 3.8. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP .................. 68 Bảng 3.9. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH BIẾN PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ........................... 69 Bảng 3.10. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ........................ 70 Bảng 3.11. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH BIẾN PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ ..............................................................................................................................….71 Bảng 3.12. BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ… ...................................................................................................................................71
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức: kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý ...................... 3 Sơ đồ 1.2. Phân tích chênh lệch để kiểm soát chi phí ...............................................13 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp ........................................31 Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất và tinh chế sản phẩm ...............................33 Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp ..................................................................34 Sơ đồ 2.4: Hình thức kế toán áp dụng tại Xí nghiệp Chế biến Lâm sản xuất khẩu Pisico .........................................................................................................................35 Sơ đồ 3.1. Quy trình lập dự toán ...............................................................................55
LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu : Kiểm soát hoạt động là một trong những biện pháp quan trọng trong chiến lƣợc kinh doanh giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trƣờng cạnh tranh hiện nay. Thông qua hệ thống kiểm soát hoạt động, nhà quản lý sẽ đánh giá và kiểm soát những thành quả hoạt động của nhân viên dƣới quyền tại các bộ phận, kịp thời phát hiện sai sót và gian lận. Ngoài ra, nó còn giúp tăng cƣờng khả năng kiểm soát của nhà quản trị trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, so sánh giữa thực tế và kế hoạch để kịp thời phát hiện các chênh lệch, điều chỉnh và hƣớng mọi hoạt động của tổ chức theo mục tiêu. Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico là doanh nghiệp nhà nƣớc đang chuẩn bị cho tiến trình cổ phần hóa, nhu cầu quản lý đòi hỏi phải cao hơn để có thể đứng vững trên thị trƣờng. Vì vậy kiểm soát hoạt động đối với Xí nghiệp này có vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của Xí nghiệp. Từ những vấn đề trên, tôi đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico” 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài: – Nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát hoạt động và sử dụng công cụ kế toán quản trị để phục vụ kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất. – Vận dụng cơ sở lý luận kiểm soát hoạt động để phân tích, đánh giá vấn đề thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. – Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. 3. Đối tƣợng nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu là các loại dự toán, báo cáo phân tích biến động để phục vụ mục tiêu kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico.
4. Phạm vi nghiên cứu: – Về không gian: Đƣợc giới hạn tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico tỉnh Bình Định. – Về thời gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico trong năm 2012. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài là phƣơng pháp định tính, kết hợp phƣơng pháp diễn giải, quy nạp, phƣơng pháp thống kê, tổng hợp, phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp phân tích để phân tích, chứng minh từng vấn đề trong thực tiễn. Từ đó đƣa ra những giải pháp để giải quyết các vấn đề. 7. Kết cấu đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: – Chƣơng 1: Tổng quan về kiểm soát hoạt động. – Chƣơng 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico. – Chƣơng 3: Phƣơng hƣớng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Xí nghiệp chế biến lâm sản xuất khẩu Pisico.
1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG 1.1. Kiểm soát hoạt động 1.1.1. Kiểm soát Kiểm soát là quá trình thiết lập các thủ tục, công cụ, và hệ thống các tổ chức dùng để giám sát các hoạt động và để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức đề ra. ( Blocher et all, 2010) Đây là một chức năng quan trọng bởi vì nó giúp kiểm tra các lỗi và có những hành động khắc phục để độ lệch từ tiêu chuẩn đƣợc giảm thiểu và tuyên bố mục tiêu của tổ chức đạt đƣợc theo cách mong muốn. Quá trình kiểm soát thƣờng liên quan đến việc đặt ra thành quả mong muốn, so sánh thành quả với mong muốn, tính toán những chênh lệch giữa thành quả đạt đƣợc và mong muốn, từ đó có những hành động ứng xử thích hợp. Nhƣ vậy, kiểm soát thực chất là quá trình đo lƣờng kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định. 1.1.2. Kiểm soát hoạt động Việc đánh giá thành quả là quá trình mà nhà quản trị ở tất cả các cấp thu thập thông tin về thành quả công việc trong doanh nghiệp và đánh giá thành quả dựa vào các tiêu chí đã đƣợc xây dựng trƣớc nhƣ: dự toán, kế hoạch, và mục tiêu. Đánh giá thành quả đƣợc áp dụng cho một trong ba chức năng quản lý: hoạt động, tiếp thị, và tài chính. Trong hoạt động, việc đánh giá thành quả tập trung vào hoạt động của giám đốc sản xuất và ngƣời quản đốc phân xƣởng để báo cáo cho họ. Trong tiếp thị, việc đánh giá thành quả đƣợc áp dụng cho các hoạt động của trƣởng nhóm kinh doanh, giám đốc kinh doanh, và từng nhân viên kinh doanh. Trong tài chính, việc đánh giá thành quả giám sát hoạt động tài chính của công ty, bao gồm duy trì khả năng thanh khoản, quản lý dòng tiền, chi phí vốn, và các hoạt động tài chính khác. Thành quả đƣợc đánh giá ở nhiều góc độ khác nhau trong doanh nghiệp: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và cấp hoạt động của từng nhà máy sản
2 xuất, nhân viên bán hàng. Trong hoạt động, thành quả của từng ngƣời quản đốc phân xƣởng ở cấp hoạt động đƣợc đánh giá bởi giám đốc nhà máy, giám đốc nhà máy sẽ đƣợc đánh giá bởi nhà quản trị cấp cao hơn. Tƣơng tự, từng nhân viên kinh doanh sẽ đƣợc đánh giá bởi giám đốc kinh doanh, và giám đốc kinh doanh sẽ đƣợc đánh giá bởi cấp cao hơn …. Thƣờng không có nhân viên cấp hoạt động liên quan đến quản trị tài chính, vì vậy thành quả của giám đốc tài chính thƣờng chỉ đƣợc đánh giá bởiquản lý cấp cao hơn. Vì vậy kiểm soát hoạt động đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá nhân viên cấp hoạt động bởi nhà quản trị cấp trung. ( Blocher et all,2001) Nhƣ vậy, kiểm soát hoạt động thực chất là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những thành quả hoạt động của nhân viên dƣới quyền về việc đáp ứng những yêu cầu mà họ đề ra. 1.2. Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Trong sự tƣơng phản với kiểm soát hoạt động, tập trung vào các thƣớc đo thành quả trong ngắn hạn, trong khi đó kiểm soát quản lý tập trung vào nhà quản trị cấp cao và mục tiêu chiến lƣợc dài hạn. Kiểm soát hoạt động có sự quản lý bằng phƣơng pháp loại trừ, đó là, nó xác định các đơn vị, cá nhân có hoạt động không phù hợp với kỳ vọng để các vấn đề có thể đƣợc sửa chữa kịp thời. Ngƣợc lại, kiểm soát quản lý có nhiều sự kiên định với sự quản lý bởi phƣơng pháp hƣớng đến mục tiêu, trong các mục tiêu dài hạn nhƣ tăng trƣởng và khả năng sinh lợi đã đƣợc xác định và thành quả thực hiện việc đo lƣờng định kỳ để đạt đƣợc mục tiêu. Kiểm soát quản lý rộng hơn và có nhiều mục tiêu chiến lƣợc hơn: đánh giá khả năng sinh lợi tổng thể của đơn vị cũng nhƣ thành quả của nhà quản lý, quyết định bộ phận nào nên giữ lại hoặc đóng cửa, và thúc đẩy nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu của nhà quản trị cấp cao. Bởi vì trọng tâm rộng hơn này, mục tiêu trong kiểm soát quản lý khác nhau có nhiều phƣơng pháp đo lƣờng để đánh giá thành quả chứ không chỉ đơn thuần là chỉ tiêu tài chính, hoặc những phƣơng pháp hoạt động chỉ thích hợp trong kiểm soát hoạt động.
3 Nhƣ vậy, vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát hoạt động là khác nhau đƣợc minh họa theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức: kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tài Chính Kiểm Giám Đốc Kinh soát Doanh Giám Đốc Sản xuất quản lý Khu vực Khu Vực Nhà máy Nhà máy A B A B Kiểm soát hoạt Nhân Nhân Nhân Nhân động viên viên viên viên 1 2 3 4 ( Blocher et all, 2001, trang 856-857 ) 1.3. Các công cụ kiểm soát hoạt động Việc đo lƣờng hiệu quả và hiệu suất giúp nhà quản lý đánh giá hoạt động. Nhà quản lý quan tâm đến hiệu quả nên họ có thể đạt tới những mục tiêu xác lập cho hoạt động và quan tâm đến hiệu suất nên họ có thể thực hiện hoạt động với ít tài nguyên nhất. Thông thƣờng nhà quản trị đo lƣờng hiệu quả và hiệu suất thông qua các thƣớc đo thành quả trong ngắn hạn để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm việc sử dụng thƣớc đo tài chính và thƣớc đo phi tài chính. Các tổ chức thƣờng thực hiện kiểm soát trên qui mô lớn, bao trùm toàn bộ thành quả của tổ chức bằng cách sử dụng các thƣớc đo tài chính. Ngƣợc lại, các tổ chức còn thực hiện kiểm soát trên qui mô nhỏ, đó là kiểm soát các quá trình, bằng cách sử dụng
4 các thƣớc đo phi tài chính để bổ sung cho các thƣớc đo tài chính. Đối việc sử dụng thƣớc đo tài chính, nhà quản trị sẽ tiến hành thông qua phân tích các chênh lệch để đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn. Phân tích chênh lệch: Là quá trình so sánh mức doanh thu hoặc chi phí mong muốn với mức đƣợc thực hiện để tính ra chênh lệch. Chệnh lệch là dấu hiệu cho biết rằng các giả định của kế hoạch tài chính đã không thực hiện đƣợc. Các nhà phân tích nghiên cứu các chênh lệch (đặc biệt là các chênh lệch bất lợi) trọng yếu để hiểu tại sao những kì vọng không thể đạt đƣợc và những hành động nào nên đƣợc thực hiện từ các chênh lệch đó. ( Blocher et all,2005) Việc đánh giá thành quả hoạt động đƣợc thực hiện thông qua phân tích các chênh lệch: – Chênh lệch so với dự toán tổng thể – Chênh lệch theo dự toán linh hoạt – Chênh lệch dự toán linh hoạt về doanh thu và chi phí 1.3.1. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể 1.3.1.1. Dự toán tổng thể Dự toán tổng thể là là tập hợp toàn diện các bản dự toán về tất cả các giai đoạn của các mặt hoạt động kinh doanh trong một kỳ thời gian cụ thể. Dự toán tổng thể thƣờng đƣợc lập cho nhiều thời kỳ nhƣ tháng, quý, năm. Hình thức và số lƣợng các dự toán phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp. Dự toán tổng thể phục vụ cho việc lập kế hoạch và là công cụ kiểm soát để quản lý vì họ có thể lên kế hoạch các hoạt động kinh doanh trong kỳ trên cơ sở dự toán tổng thể. Vào cuối mỗi kỳ, kết quả thực tế có thể đƣợc so sánh với dự toán tổng thể thông qua phân tích chênh lệch trên cơ sở dự toán tổng thể và các hoạt động kiểm soát cần thiết có thể đƣợc thực hiện. 1.3.1.2. Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể Dự toán tổng thể đƣợc lập cho một mức hoạt động duy nhất. Việc so sánh kết quả thực tế so với dự toán tổng thể chỉ ra chênh lệch lợi nhuận hoạt động. Việc so sánh này sẽ giúp ta biết đƣợc kết quả hoạt động của doanh nghiệp…
5 Các nhà hoạch định sẽ tính các chênh lệch bằng cách lấy dữ liệu thực tế trừ cho dữ liệu kế hoạch. Tổng chênh lệch LN hoạt động = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán tổng thể Chênh lệch dƣơng đối với doanh thu là thuận lợi, điều đó có nghĩa là doanh thu thực tế nhiều hơn kế hoạch. Chênh lệch dƣơng đối với chi phí là bất lợi, điều đó có nghĩa là chi phí thực tế nhiều hơn kế hoạch. Để hiểu rõ hơn phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể, chúng ta tìm hiểu ví dụ minh họa bảng 1.1 tại Công ty C Bảng 1.1- Phân tích chênh lệch theo dự toán tổng thể Năm 2012 Kết quả Dự toán Chênh Chỉ tiêu ĐVT Đánh giá thực tế tổng thể lệch A B (1) (2) (3)= (1)-(2) C Số lƣợng sản phẩm SP 7.800 10.000 (2.200) Bất lợi tiêu thụ Doanh thu Trđ 78.000 100.000 (22.000) Bất lợi Trừ biến phí 42.286 50.299 (8.013) Biến phí sản xuất Trđ 25.163 30.154 (4.991) Thuận lợi Biến phí bán hàng và Trđ 17.123 20.145 (3.022) Thuận lợi quản lý Số dƣ đảm phí Trđ 35.714 49.701 (13.987) Bất lợi Trừ định phí 22.125 22.125 Định phí sản xuất Trđ 10.000 10.000 Định phí bán hàng và Trđ 12.125 12.125 quản lý Lợi nhuận hoạt động Trđ 13.589 27.576 (13.987) Bất lợi
6 Qua bảng 1.1, ta thấy có sự chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế nhƣ sau: – Số lƣợng sản phẩm giảm so dự toán 2.200 sp. Đây là chênh lệch bất lợi. – Doanh thu thực tế giảm so dự toán 22.000 Trđ. Đây là chênh lệch bất lợi.  Công ty A không đạt đƣợc kết quả trong việc đạt đƣợc mức doanh thu dự toán. – Số dƣ đảm phí giảm so dự toán 13.987 Trđ. Đây là chênh lệch bất lợi. – Lợi nhuận hoạt động thực tế giảm so dự toán 13.987 Trđ. Đây là chênh lệch bất lợi  Công ty A không có kết quả trong việc đạt đƣợc lợi nhuận hoạt động dự toán. Riêng biến phí sản xuất giảm so dự toán 4.991 Trđ, biến phí bán hàng và quản lý giảm so dự toán 3.022 Trđ. Nhƣ vậy chênh lệch giữa biến phí thực tế và biến phí theo dự toán là những chênh lệch thuận lợi. Kết luận này chƣa hoàn toàn chính xác vì ta thấy:  Biến phí sản xuất đơn vị thực tế 3,226 Trđ/sp (= 25.163 Trđ/7.800sp) cao hơn so biến phí sản xuất đơn vị dự toán 3,015 Trđ/sp (= 30.154Trđ/10.000sp). Đây là chênh lệch bất lợi.  Biến phí bán hàng và quản lý đơn vị thực tế 2,195 Trđ/sp (=17.123 Trđ/7.800sp) cao hơn so Biến phí bán hàng và quản lý đơn vị dự toán 2,015 Trđ/sp (= 20.145Trđ/10.000sp). Đây là chênh lệch bất lợi. Tại sao lại có sự mâu thuẫn trên? Sự chênh lệch này là do nguyên nhân nào? Sự chênh lệch này do sự ảnh hƣởng biến phí đơn vị hay số lƣợng sản phẩm tiêu thụ so với sự chênh lệch của tổng biến phí thực tế và dự toán? Để hiểu rõ hơn và đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động chứ không đơn thuần là kết quả, chúng ta sẽ nghiên cứu vào chênh lệch dự toán linh hoạt. 1.3.2. Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt 1.3.2.1. Dự toán linh hoạt Dự toán linh hoạt là tiêu chuẩn quan trọng trong việc giám sát và kiểm soát hoạt động, đánh giá kết quả và thành quả hoạt động. Những điều kiện hoạt động, tuy nhiên, là ít khi chính xác theo cách họ đã dự báo khi lập dự toán. Khi điều kiện