Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:90

Thêm vào BST

Báo xấu

31
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương trình bày một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ; thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015; quan điểm và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH –––––––––––––––––––––––– HỒ THỊ PHƯƠNG QUANG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025 Chuyên ngành: Kinh tế chính trị Mã số: 60310102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LƯU THỊ KIM HOA TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài luận văn: “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các trích dẫn, số liệu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy. Tác giả Hồ Thị Phương Quang
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các từ viết tắt Danh mục các bảng, sơ đồ MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1 Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.. ......................................................................................................................................... 6 1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ ...................................................................... 6 1.1.1. Tài liệu lưu trữ ................................................................................................. 6 1.1.2. Công tác lưu trữ ............................................................................................... 6 1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ ................................................................................. 7 1.1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............................................................. 7 1.1.3.2. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ ............................................ 7 1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .................................................................. 8 1.1.3.4. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ........................................... 8 1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ ............................................................................ 9 1.1.3.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 9 1.1.4. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ................................................................... 10 1.1.5. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ .............................................................. 11 1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ .................................... 12 1.2.1. Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước ........................................................................ 12 1.2.2. Quan điểm của Đảng coi công tác lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội mang tính chính trị sâu sắc ...................................................................................................... 13 1.2.3. Quan điểm bảo đảm tính toàn diện của hoạt động lưu trữ .............................. 15 1.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................................. 16 1.3.1. Chất lượng công tác lưu trữ ........................................................................... 16
1.3.2. Một số quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ .............................. 16 1.3.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 17 1.3.4. Sự cần thiết phải đánh giá chất lượng công tác lưu trữ .................................. 20 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ ................................... 20 1.4.1. Hệ thống văn bản ............................................................................................ 20 1.4.2. Công tác tổ chức bộ máy ................................................................................ 21 1.4.3. Công tác tổ chức cán bộ .................................................................................. 21 1.4.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí ........................................... 22 1.4.5. Cơ chế phối hợp .............................................................................................. 22 1.4.6. Công tác thanh tra, kiểm tra ............................................................................ 23 1.5. Sự cần thiết nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ........................................... 24 Tóm tắt chương 1 .......................................................................................................... 26 Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015 .......................................................................................................... 27 2.1. Tổng quan về kinh tế và công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai ........... 27 2.1.1. Tổng quan về kinh tế tỉnh Đồng Nai .............................................................. 27 2.1.2. Khái quát về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai .............................. 29 2.1.2.1. Công tác tham mưu ban hành văn bản .................................................... 29 2.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy ......................................................................... 31 2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ ......................................................................... 33 2.1.2.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí .................................... 35 2.1.2.5. Công tác phối hợp ................................................................................... 38 2.1.2.6. Công tác thanh tra, kiểm tra .................................................................... 39 2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015 ................................................................................................................... 40 2.2.1. Chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ................................... 40 2.2.2. Chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ................. 44 2.2.3. Chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu .................................................. 45 2.2.4. Chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................ 46
2.2.5. Chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................ 49 2.2.6. Chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ....... 52 2.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai .................................. 54 2.3.1. Những thành tựu ............................................................................................. 54 2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân ...................................................................... 55 Tóm tắt chương 2 ...................................................................................................... 57 Chương 3: Quan điểm và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 ........................................................................ 59 3.1. Quan điểm, mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam và tỉnh Đồng Nai ......... 59 3.1.1. Quan điểm ....................................................................................................... 59 3.1.2. Mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam ........................................................ 59 3.1.3. Mục tiêu công tác lưu trữ của tỉnh Đồng Nai ................................................. 61 3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 .................. 62 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ .......... 62 3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của công tác lưu trữ ............................................................................................................................ 64 3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ ....................................................................................................................................... 66 3.2.4. Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các đơn vị liên quan để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ ............................................................................................... 66 3.2.5. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung và xử lý tài liệu lưu trữ ...... 67 3.2.6. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và có thông tin kịp thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh ............................................ 70 3.2.7. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội ........................................................................... 72 3.3. Một số kiến nghị đối với Trung ương và địa phương ....................................... 74 3.3.1. Đối với Trung ương ........................................................................................ 74 3.3.2. Đối với địa phương ......................................................................................... 75
Tóm tắt chương 3 ...................................................................................................... 76 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa CNXH Chủ nghĩa xã hội CSDL Cơ sở dữ liệu HĐND Hội đồng nhân dân KH-CN Khoa học - Công nghệ PGS.TS Phó Giáo sư - Tiến sĩ TS Tiến sĩ UBND Ủy ban nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 2.1. Tổng sản phẩm trong tỉnh Đồng Nai theo giá hiện hành phân theo lĩnh vực kinh tế .................................................................................................................................... 28 Bảng 2.2. Tổng kinh phí đầu tư dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai ....................................................................................................................................... 36 Bảng 2.3. Tổng kinh phí đầu tư Dự án “Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa” ........................ 37 Bảng 2.4. Khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức và các huyện trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ................................................ 45 Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ ....................................................................................................................................... 47 Bảng 2.5. Khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại sở, ban ngành và các huyện trên địa bàn tỉnh Đồng Nai ................................................................................................... 49
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, có ý nghĩa lịch sử và ý nghĩa thực tiễn quan trọng, đó là bằng chứng chính xác, tin cậy để nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, an ninh quốc gia, phục vụ đời sống xã hội và giữ gìn những giá trị văn hóa của dân tộc. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội nhận biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan quản lý nhà nước đã làm trong những năm qua. Chính vì tầm quan trọng đó, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 01-C/VP về việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu, trong đó nêu rõ “tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Từ khi tài liệu lưu trữ trở thành phương tiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức và phục vụ cho các nhu cầu xã hội thì con người đã ý thức được việc sử dụng và lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tiễn và yêu cầu về sau. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; sau khi đã giải quyết xong công việc thì những tài liệu có giá trị nghiên cứu, sử dụng cần được lưu giữ lại và tổ chức bảo quản để phục vụ cho nhu sử dụng của toàn xã hội. Từ đó đặt ra yêu cầu là phải tổ chức tài liệu một cách khoa học và điều đó được tiến hành thông qua tổ chức thực hiện công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; đóng góp vào quá trình xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Vì vậy, nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. Chính vì ý nghĩa và tầm quan trọng đó, trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều quan tâm, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ. Qua khảo sát tình hình thực tế công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Đồng Nai cho thấy công tác lưu trữ đã dần đi vào nề nếp và có nhiều chuyển biến tích cực, thể hiện qua những kết quả chủ yếu như: nhận thức của lãnh đạo và công chức, viên chức các cấp, các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ đã được nâng
2 lên rõ rệt; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ của tỉnh từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng; tài liệu lưu trữ đã được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản trong kho lưu trữ và được tổ chức khai thác, sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý điều hành tại các đơn vị, góp phần giải quyết chế độ, chính sách cho người dân; một số đơn vị đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ như đầu tư trang thiết bị và nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ. Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại và hạn chế như: công tác lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm đúng mức; biên chế chuyên trách về công tác lưu trữ còn thiếu, cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ tại các đơn vị hiện nay chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa thu thập đầy đủ, còn tình trạng tài liệu tích đống, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ bị hư hỏng; việc đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất tuy đã được quan tâm nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu, kho lưu trữ của nhiều đơn vị còn thiếu diện tích, chưa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thiếu các trang thiết bị cần thiết; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi và đồng bộ trên phạm vi toàn tỉnh. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” để làm luận văn cao học, quá trình nghiên cứu nhằm đánh giá đúng thực trạng về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai và tìm ra các giải pháp đúng đắn giúp hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu về công tác lưu trữ đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Những vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ trong những năm gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu dưới dạng đề tài, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu lưu trữ; các bài viết đăng trên Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam và các phương tiện thông tin.... Qua tham khảo, tác giả thấy có một số tài liệu viết về những vấn đề liên quan đến lưu trữ bao gồm:
3 - Nguyễn Thị Trà, 2001. Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ở nước ta. Luận văn thạc sĩ Quản lý Nhà nước. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở nước ta trong thời gian qua, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ. - Nguyễn Thị Khánh Linh, 2012. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa – Thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đánh giá thực trạng Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ. - Trần Quan San, 2013. Quản lý nhà nước về số hóa thông tin tài liệu lưu trữ từ thực tiễn tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đã phân tích, đánh giá được những thành quả số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý nhà nước về số hóa tài liệu lưu trữ mang lại cũng như những hạn chế, tồn tại cần được khắc phục; qua đó, đề xuất các giải pháp cơ bản, thiết thực với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai nói riêng và các cơ quan lưu trữ lịch sử nói chung. - Nguyễn Anh Thư, 2012. Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, trang 6-17. Đánh giá việc thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất về công tác này. - Nguyễn Minh Phương, 2014. Trao đổi một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 10-15. Trình bày một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu quản lý hành chính, loại tài liệu được bảo quản chủ yếu tại nhiều cơ quan lưu trữ hiện nay. - Nguyễn Trọng Biên, 2014. Công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 16-17. Làm rõ quan niệm và vai trò của công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
4 - Hoàng Trường và Hồng Nhung, 2015. Ngành văn thư – lưu trữ nhà nước qua 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, trang 18-27. Đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ qua 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP. - Sơn Hà, 2015. Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, trang 1-3. Đánh giá công tác lưu trữ từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành. Từ những nghiên cứu của các công trình nêu trên đã giúp tác giả có cách nhìn khái quát và tiếp cận vấn đề cần nghiên cứu một cách có hệ thống, đồng thời là nguồn tài liệu quý giá đối với tác giả trong việc nghiên cứu đề tài của mình. Tuy nhiên, qua khảo sát, chưa thấy tác giả nào nghiên cứu toàn diện, đầy đủ về việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên điạ bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025. Vì vậy, điểm mới trong luận văn của tác giả là đã nghiên cứu toàn diện, đầy đủ hơn về chất lượng công tác lưu trữ và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025. 3. Mục tiêu nghiên cứu Phân tích, đánh giá làm rõ thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trữ ở tỉnh Đồng Nai; nêu rõ được những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn chế đối với công tác lưu trữ. Đề xuất các giải pháp phù hợp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 nhằm quản lý thống nhất công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc và cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: lý luận và thực tiễn về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ; chất lượng công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai. - Phạm vi nghiên cứu: trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. - Thời gian nghiên cứu: từ năm 2011 đến 2015 và đề ra giải pháp đến 2025. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận chung: vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào quá trình phân tích, đánh giá các mặt hoạt động cụ thể của công tác lưu trữ tại Đồng Nai. - Phương pháp cụ thể: sử dụng phương pháp khảo sát thực tiễn, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp để làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu. 6. Kết cấu của luận văn Luận văn được trình bày với kết cấu như sau: mở đầu, nội dung và kết luận. Phần nội dung bao gồm 03 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015. Chương 3: Quan điểm và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.
6 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 1.1.1. Tài liệu lưu trữ Theo khoản 3 tại Điều 2 của Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS. Dương Văn Khảm, nhà Xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Như vậy, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. 1.1.2. Công tác lưu trữ Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS-TS. Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Như vậy, công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Do đó, công tác lưu trữ ra đời là do yêu cầu khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai
7 thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ 1.1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào các phòng, kho lưu trữ cơ quan, tổ chức và các kho lưu trữ lịch sử. Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có vị trí rất quan trọng. Nếu thực hiện được công tác này, tài liệu của một cơ quan, tổ chức hay của cả nước mới đầy đủ, mới có đủ điều kiện để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ; mới có điều kiện đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện nguyên tắc tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ. Trong quá trình sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân là nguồn nộp vào lưu trữ. Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ là thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của nhà nước và sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ. 1.1.3.2. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm và các đơn vị bảo quản cụ thể để căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng mà tổ chức một cách khoa học và dễ dàng khai thác, sử dụng các tài liệu đó. Mục đích của phân loại tài liệu là để tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học; trong đó, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu theo một trật tự khoa học và làm các công cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng được dễ dàng, thuận tiện.
8 Yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ là ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích sử dụng tài liệu, còn phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu để phản ánh được hoạt động của cơ quan có tài liệu. Mục đích của chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu; loại ra hết những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và các trang thiết bị bảo quản. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, là công tác có tính khoa học, có nội dung nghiệp vụ và có vị trí rất quan trọng, nhất là trong tình hình công tác lưu trữ chưa có nền nếp của nước ta hiện nay. 1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc và phương pháp khoa học nhằm lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu: giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Ở giai đoạn văn thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; ở giai đoạn lưu trữ cơ quan là lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; còn ở lưu trữ lịch sử thì nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu là tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn. 1.1.3.4. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là xác định một cách chính xác và rõ ràng số lượng, chất lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phông lưu trữ và mỗi phòng, kho lưu trữ để phục vụ cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu và các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi và đạt kết quả tốt. Thông qua số liệu thống kê để nắm được số lượng, tình hình tài liệu từ đó tổ chức quản lý chặt chẽ, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ
9 quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và trong phạm vi cả nước. Việc thống kê tài liệu phải tiến hành chặt chẽ, chính xác và phải được tiến hành thường xuyên, đều đặn theo các chế độ do cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước quy định. 1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là dùng phương pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu được lâu bền và an toàn. Mục đích chủ yếu của công tác bảo quản là bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng chung, phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công tác thực tiễn. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, do nội dung của tài liệu lưu trữ có chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng cả những biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. 1.1.3.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những hoạt động nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa... và phục vụ cho quyền lợi chính đáng của công dân. Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào các nhu cầu chung của toàn xã hội. Vì vậy, các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến thống kê, bảo quản an toàn tài liệu đều nhằm mục đích chung là sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để phục vụ cho lợi ích chính đáng của người dân, lợi ích chung của xã hội. Chỉ có như vậy thì tài liệu lưu trữ mới thật sự phát huy được giá trị của nó.
10 1.1.4. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ Tổ chức lưu trữ ở Trung ương Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ. Bộ Nội vụ thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn như: trình Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh và các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ; trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm về công tác lưu trữ và trình Chính phủ đề án về quản lý công tác lưu trữ quốc gia; ban hành các quy định về quản lý công tác lưu trữ thuộc thẩn quyền quản lý của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác lưu trữ. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tài liệu quốc gia. Trong cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV, là các đơn vị sự nghiệp lưu trữ, thực hiện chức năng của các Lưu trữ lịch sử với nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc chính phủ (gọi tắt là Bộ) có Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị thuộc Bộ. Tổ chức lưu trữ cấp tỉnh Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan hành chính có chức năng quản lý chung về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh có Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm đề xuất, tổng hợp, tham mưu cho Sở Nội vụ và giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương. Tổ chức lưu trữ cấp huyện Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở huyện.
11 1.1.5. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời do yêu cầu khách quan của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội; bởi vì việc khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ có mục đích cuối cùng là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của quốc gia và của mỗi con người. Ngày nay, trước yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội thì vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội lại càng được coi trọng bởi vì thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất chứng cứ lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Công tác lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; đóng góp vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội; xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Vì vậy, nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. - Đối với sự phát triển của đất nước: tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội .... vì vậy, công tác lưu trữ thực sự có ý nghĩa trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Công tác lưu trữ giúp giữ gìn nhiều tài liệu chứa đựng những kinh nghiệm quý báu, những bài học lịch sử, những chiến công anh dũng của cha ông ... trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước. Đó là nguồn tư liệu quý báu để các nhà lãnh đạo hoạch định các chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và góp phần giáo dục truyền thống dân tộc. - Đối với các cơ quan, tổ chức: công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động trong quá trình thực hiện công việc. Tài liệu lưu trữ là công cụ tham khảo không thể thiếu để các cá nhân có trách nhiệm phân tích, xem xét nhằm đưa ra giải quyết hợp lý cho từng vấn đề. Ngoài ra, nếu làm tốt lưu trữ sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc khai thác thông tin trong tài liệu, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm trong quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, công tác lưu trữ còn góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính phát triển, hiện đại, tiên tiến, đáp ứng yêu cầu
12 công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Các cơ quan quản lý nhà nước có thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân khi có được đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Làm tốt công tác lưu trữ, cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt; đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay. Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được triển khai thực hiện ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức; một trong những nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là phải giữ gìn cẩn thận và tổ chức khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt nghiệp vụ chuyên môn. Có như vậy, công tác lưu trữ mới phát huy được vai trò của mình đối với mỗi cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Nhà nước luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước; đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý hành chính nhà nước. 1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ 1.2.1. Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước Quan điểm triết học của chủ nghĩa Mác - Lê Nin về tính kế thừa trong lĩnh vực xã hội cho rằng: xã hội mới không hoàn toàn xóa bỏ các giá trị vật chất cũng như tinh thần mà xã hội cũ đã tạo dựng được qua nhiều thời kỳ phát triển. Kế thừa những giá trị văn hóa quá khứ được xem là một quy luật của sự phát triển. Chế độ xã hội mới coi trọng việc kế thừa và kế thừa có chọn lọc những giá trị tốt đẹp của những chế độ xã hội đã qua, của quá khứ. Từ quan điểm đó, tinh hoa văn hóa của các thế hệ trước sáng tạo nên là tài sản quý báu để các thế hệ sau kế thừa và phát triển trong quá trình xây dựng xã hội mới. Mác – Lê Nin, lãnh tụ của cách mạng vô sản trên toàn thế giới, người sáng lập ra nhà nước Xô viết công nông đầu tiên trên thế giới, khi nói về văn hóa vô sản đã nhấn mạnh: