Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

29
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Từ kết quả nghiên cứu và khảo sát thực tế, đề tài đã làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty TNHH SILK Việt Nam. Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là một tham khảo hữu ích giúp cho ban lãnh đạo công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng ERP từ đó giúp cho bộ phận kế toán tài chính hoạt động hiệu quả hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH HỒ MINH HẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH HỒ MINH HẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN” là của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị. Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào.
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các hình vẽ Danh mục các sơ đồ Danh mục các bảng biểu Phần mở đầu CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP .....................................................................1 1.1. Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP .................................................1 1.1.1. Định nghĩa ...........................................................................................1 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP ...............................1 1.1.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP ....................................................3 1.1.4. Lợi ích và hạn chế của ERP ................................................................5 1.1.5. Phân loại phần mềm ERP ....................................................................7 1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................8 1.2.1. Tổ chức thông tin đầu vào ...................................................................8 1.2.2. Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin .....................................11 1.2.3. Tổ chức thông tin đầu ra....................................................................15 1.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán ....................................................................15
1.2.5. Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán ............16 1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp ......18 1.3.1. Tác động về quy trình và nội dung thông tin ....................................18 1.3.2. Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin .................................19 1.3.3. Tác động đến bộ máy kế toán ............................................................21 KẾT LUẬN CHƯƠNG I ......................................................................................24 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM ....25 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam ...............................................25 2.1.1. Lịch sử hình thành công ty TNHH Silk Việt Nam ............................25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của công ty TNHH Silk Việt Nam ...........................................................................................................25 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam ...29 2.1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam . ...........................................................................................................32 2.2. Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk Việt Nam ...............................................................................................................32 2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam ...........................................................................................................33 2.2.2. Hệ thống SAP Bussiness One B1 ......................................................34 2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1 ...............39 2.3.1. Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL)...........................40 2.3.2. Phân hệ kế toán Công nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP) ........41
2.3.3. Phân hệ kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable FI-AR)....41 2.3.4. Phân hệ Kế toán TSCĐ - Asset Accounting (FI-AA) .......................42 2.3.5. Mối quan hệ giữa phân hệ Kế toán tài chính với các phân hệ khác ..42 2.4. Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Silk Việt Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP .....................................................................44 2.4.1. Đặc điểm hoạt động của công ty .......................................................44 2.4.2. Câu hỏi khảo sát ................................................................................45 2.4.3. Phân tích ............................................................................................47 2.4.4. Một số đánh giá .................................................................................57 KẾT LUẬN CHƯƠNG II .....................................................................................61 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG HỆ THỐNG SAP BUSINESS ONE B1 TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM.......................................................................62 3.1. Quan điểm hoàn thiện ..................................................................................62 3.2. Giải pháp hoàn thiện ....................................................................................63 3.2.1. Giải pháp về mặt công nghệ ..............................................................63 3.2.2. Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống ............................................64 3.2.3. Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống .........................................65 3.2.4. Giải pháp về quy trình .......................................................................68 3.2.5. Giải pháp về chất lượng người làm kế toán ......................................69 3.2.6. Giải pháp về xây dựng cơ cấu nhân sự của bộ phận kế toán tài chính .. ...........................................................................................................69 3.2.7. Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán ...............................................70
3.3. Một số kiến nghị ..........................................................................................71 3.3.1. Đối với công ty TNHH Silk Việt Nam..............................................71 3.3.2. Đối với công ty Vinasystem ..............................................................73 KẾT LUẬN CHƯƠNG III....................................................................................74 KẾT LUẬN ...............................................................................................................75 TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA AA Asset Accounting (Kế toán tài sản cố định) AP Accounts Payable (Công nợ phải trả) AR Accounts Receivable (Công nợ phải thu) Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực ERP doanh nghiệp) FI Financial Accounting (Kế toán tài chính) GL General Ledger (Sổ cái) Material Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật MRP liệu) Manufacturing Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu sản MRP II xuất) TSCĐ Tài sản cố định
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam ...................................................................................................................33 Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho toàn bộ quy trình nghiệp vụ tại công ty ......35 Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái ..................................40 Hình 2.4: Phân hệ Kế toán tài sản cố định ................................................................42 Hình 2.5: Mô hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1 ...................................................................................................................................44 Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản .......................................................51 Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng ..................................................................................52 Hình 2.8: Hóa đơn .....................................................................................................52 Hình 2.9: Chứng từ ban đầu ......................................................................................53 Hình 2.10: Chứng từ reserve .....................................................................................53
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty ..............................................................................29 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán..................................................................32
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh ..................................27 Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP ................................................................35 Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP ..........................................................38 Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp ...............................................45
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm trở lại đây, khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã trở nên ngày càng phổ biến không chỉ trong giới công nghệ thông tin mà cả cộng đồng doanh nghiệp. Không ít tập đoàn, nhà quản lý hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp. Các công ty lớn của nước ta như Petrolimex, Vinamilk, FPT… đều đã ứng dụng thành công hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình. Trên thế giới có nhiều nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng ERP, tuy nhiên ở Việt Nam các nghiên cứu này còn rất ít, đặc biệt là những nghiên cứu tại một công ty cụ thể. Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này chưa nhiều, cho nên em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện” để thực hiện luận văn thạc sĩ của mình. 2. Tổng quan những nghiên cứu trước đây 2.1. The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice – The Australian experience (Ảnh hưởng của ERP đến công tác kế toán – Kinh nghiệm của các công ty Úc). Nguồn: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 năm 2000. Tác giả: Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. Nội dung: Bài báo đã trình bày những ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đến công tác kế toán như sau:
- Ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin: hệ thống ERP cung cấp thông tin tốt hơn những phần mềm khác hoạt động một cách riêng rẽ, độc lập nhau. - Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: hỗ trợ hoạch định chiến lược tổng thể/ra quyết định, lập kế hoạch/ra quyết định, báo cáo thông tin tổng quát, bố cục linh hoạt và hiệu quả. ERP còn hỗ trợ cho việc xử lí các giao dịch, báo cáo, hỗ trợ ra quyết định cho bộ phận tài chính, kế toán. - Ảnh hưởng đến công tác kế toán: ERP giúp ích cho việc tích hợp và tiếp cận thông tin. Vì thế, công tác kế toán được hỗ trợ và trở nên đơn giản, nhanh gọn hơn nhiều. 2.2. Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment (Lợi ích kế toán và sự hài lòng trong môi trường ERP). Nguồn: International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue 3, trang 209-234, tháng 9 năm 2013. Tác giả: Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration, Thessaloniki, Greece). Nội dung: Trong hơn một thập kỉ qua, nhiều công ty trên thế giới đã bắt đầu áp dụng hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình. Nghiên cứu này đã tìm hiểu tác động của hệ thống ERP đến thông tin và công tác kế toán thông qua khảo sát các kế toán viên và các chuyên gia công nghệ thông tin. Kết quả cho thấy lợi ích kế toán bắt nguồn từ hệ thống ERP, giúp cho người sử dụng ERP cảm thấy hài lòng. Nghiên cứu xác định các lợi ích kế toán có ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của người sử dụng ERP là: lợi ích kế toán về công nghệ thông tin, về hoạt động, về tổ chức kế toán, về kế toán quản trị và về chi phí. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng có một số hạn chế tồn tại là chỉ điều tra tại các công ty của Hy Lạp, số lượng kế toán viên tham gia nghiên cứu nhiều hơn những chuyên gia công nghệ thông tin. Vì thế, cần
có hướng nghiên cứu sâu hơn về sự ảnh hưởng tích cực và tiêu cực của hệ thống ERP, sự tương tác của những ảnh hưởng trên đến sự hài lòng của người dùng ERP. 2.3. Enterprise resource planning systems’s impact on accounting processes (Tác động của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đến quy trình kế toán) Nguồn: Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 – 247, năm 2005. Tác giả: Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki, Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK). Nội dung: Spathis và Constantides đã thực hiện điều tra 26 doanh nghiệp với các loại hình công nghiệp (chiếm 50%), thương mại (31%), còn lại là doanh nghiệp dịch vụ và các loại hình doanh nghiệp khác tại Hy Lạp và kết quả cho thấy các phương pháp và xử lý kế toán được sử dụng nhiều hơn sau khi áp dụng ERP như: Hỗ trợ các quản lý phi tài chính (18/26 doanh nghiệp, 69%); Phân tích lợi nhuận theo hoạt động kinh doanh hoặc vùng hoạt động (17/26 doanh nghiệp, 66%); Phân tích lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm (15/26, 58%); Phân tích tỷ số tài chính (14/26, 54%); Kiểm soát tiền (13/26, 50%); Xây dựng kế hoạch chính (13/26, 50%); Trung tâm lợi nhuận (13/26, 50%); Quản lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích lợi nhuận theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo vốn đầu tư (10/26, 39%); ABC (7/26, 27%); Chi phí theo mục tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo biến phí, định phí (5/26, 19%). 2.4. Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam Nguồn: Luận án tiến sĩ năm 2012. Tác giả: Nguyễn Bích Liên Nội dung:
- ERP ảnh hưởng tác động tăng chất lượng hữu hiệu, hiệu quả, sẵn sàng và tin cậy của thông tin, cụ thể là tăng tính chính xác, kịp thời, có thực, đầy đủ và phù hợp của chất lượng thông tin kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh đó, nó lại có khả năng làm giảm sút chất lượng tin cậy thông tin: về tính chính xác và kiểm soát nếu người quản lý quá lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào các hoạt động xử lý điều chỉnh khóa sổ cuối kỳ kế toán. - Quan điểm của 3 nhóm: người tư vấn, triển khai ERP; doanh nghiệp sử dụng ERP; và nhóm người nghiên cứu giảng dạy ERP về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán là khác nhau. - Có 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam. 2.5. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2011. Tác giả: Trần Thanh Thúy Nội dung: Qua nghiên cứu cho thấy, khuynh hướng ứng dụng ERP được quan tâm chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô lớn và các doanh nghiệp này thường lựa chọn giải pháp ERP nước ngoài. Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ưu thế đối với các doanh nghiệp quy mô vừa. Một số lượng lớn các doanh nghiệp có quy mô nhỏ chưa có sự hiểu biết về ERP và cũng chưa có một nhu cầu quan tâm đến công cụ này. Nhìn chung, ở các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán là cao. Tóm lại: Qua những bài nghiên cứu ở các công ty của Úc, Hy Lạp và Việt Nam, các tác giả đều cho thấy việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, tạo nên sự hài lòng đối với người sử dụng. Ở Việt Nam, ERP thường được ứng dụng thành công ở các công ty lớn (sử dụng phần mềm nước ngoài), các công ty vừa sử dụng phần mềm
trong nước còn ở các công ty nhỏ chưa có sự hiểu biết hoặc quan tâm đến công cụ này. Việc ứng dụng ERP là cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, là xu hướng của thời đại. Như vậy với một công ty cụ thể đã ứng dụng thành công hệ thống ERP thì hệ thống ERP đã ảnh hưởng như thế nào đến thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty đó? Còn những hạn chế gì của hệ thống cần phải khắc phục? 3. Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ thống SAP Business One B1 tại Công ty TNHH SILK Việt Nam. - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt Nam. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP Business One B1 được áp dụng tại công ty TNHH Silk Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty TNHH Silk Việt Nam. 5. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp định tính, cụ thể là khảo sát, phân tích, tổng hợp và so sánh đối chiếu được sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu của luận văn. Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu đề tài chủ yếu là thông tin từ khảo sát thực tế ở Doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và một số website có uy tín trên internet. 6. Những đóng góp mới của đề tài  Về mặt lý luận:
Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về hệ thông ERP, về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.  Về mặt thực tiễn: Thứ nhất, từ kết quả nghiên cứu và khảo sát thực tế, đề tài đã làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty TNHH SILK Việt Nam. Thứ hai, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là một tham khảo hữu ích giúp cho ban lãnh đạo công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng ERP từ đó giúp cho bộ phận kế toán tài chính hoạt động hiệu quả hơn. 7. Kết cấu của đề tài Đề tài gồm 3 chương như sau: - Chương 1: Một số vấn đề chung về ERP và tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp. - Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH SILK Việt Nam. - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt Nam.
-1- CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP 1.1.1. Định nghĩa Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận. Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp. Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005). (Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 14-15) 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo cáo hàng tồn kho. Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu. Lợi ích của MRP giúp
-2- doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất. MRP II đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Giữa những năm 1990 là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực. Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch trình khách hàng một cách năng động. Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa MRP II và ERP. Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh. Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính, từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các
-3- máy tính PC với giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các xử lý kinh doanh điện tử. (Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 13-14) 1.1.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Một hệ thống ERP bao gồm các thành phần cơ bản sau: - Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. - Phần mềm xử lý là phần mềm ERP. - Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ. - Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung. - Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP. Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau: - Tính phân hệ và tích hợp. Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động như sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005) o Tài chính, kế toán. o Nguồn nhân lực. o Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.