Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:135

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trên cơ sở lý luận, tác giả tiến hành khảo sát tình hình tổ chức công tác kế toán thực tế của năm mươi doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, từ đó phân tích đặc điểm, tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, những khó khăn thực tế và cuối cùng tác giả đưa ra những giải pháp xây dựng, tổ chức thành công một hệ thống kế toán vững mạnh nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ---❆--- NGUYỄN VĂN THÔNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2009
MỤC LỤC Nội dung Trang PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ................................................................................................... 2 1.1 Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp ............................... 2 1.1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành. ........................... 2 1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích. .............................. 4 1.1.2.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích...................................... 4 1.1.2.2 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài chính. ......................................................................................................................... 5 1.1.2.2.1 Tính dễ hiểu................................................................................. 5 1.1.2.2.2 Tính thích hợp ............................................................................. 5 1.1.2.2.3 Tính đáng tin cậy ......................................................................... 6 1.1.2.2.4 Tính so sánh được........................................................................ 8 1.1.2.3 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị8 1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp. .................................. 9 1.2.1 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán........................... 9 1.2.1.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán. ......................................... 9 1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán....................................... 9 1.2.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán................................................... 10 1.2.1.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán. ................ 11 1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................ 11 1.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán ............................................................................ 12
1.2.4 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp............................ 13 1.2.5 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật. ................................................... 13 1.3 Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa.................................... 14 1.3.1 Mục tiêu, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa...... 14 1.3.2 Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa.. 16 1.3.2.1 Môi trường kinh doanh. ..................................................................... 16 1.3.2.2 Nhu cầu thông tin kế toán .................................................................. 17 1.3.2.3 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp..................................................... 17 1.3.2.4 Yêu cầu kiểm soát .............................................................................. 18 1.3.2.5 Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý............................................................................................................ 18 1.3.3 Nội dung tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa................................. 18 1.3.3.1 Xác định yêu cầu thông tin ............................................................... 19 1.3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán. ............................................. 19 1.3.3.3 Xây dựng hệ thống chứng từ. ............................................................ 20 1.3.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.................................... 20 1.3.3.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán............................................ 20 1.3.3.6 Các chính sách kế toán ..................................................................... 21 1.3.3.7 Thiết lập các báo cáo đặc thù............................................................ 21 1.3.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 22 1.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với doanh nghiệp23 1.4.1 Tầm quan trọng của hệ thống kế toán khi phòng kế toán họat động hiệu quả và đáng tin cậy ......................................................................................................... 23 1.4.1.1 Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng ........................................ 23
1.4.1.2 Số liệu đáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng ................... 24 1.4.1.3 Tiết kiệm được thời gian cho cấp lãnh đạo kế toán ............................ 24 1.4.1.4 Giải quyết đuợc các khó khăn trong trường hợp nhân viên nghỉ việc . 24 1.4.2 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống kiểm soát nộ bộ tốt........................................................................................................................ 24 1.4.2.1 Phát hiện gian lận và trộm cắp .......................................................... 24 1.4.2.2 Tách biệt nhiệm vụ............................................................................. 25 1.4.3 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống chi phí tốt 25 1.4.3.1Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ ................................................................... 25 1.4.3.2 Định giá hiệu quả .............................................................................. 25 1.4.2.3 Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí .............................................................. 26 1.4.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có thông tin quản trị tốt....... 26 1.4.4.1 Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật cho ban lãnh đạo ................ 26 1.4.4.2 Cung cấp thông tin đánh giá kết quả công việc ................................. 26 1.4.4.3 Dự toán và lập kế hoạch tài chính...................................................... 27 1.4.5 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin kế toán xét dưới góc độ của thuế27 1.4.5.1 Giảm đáng kể rủi ro tiền phạt tránh thuế ........................................... 27 1.4.5.2 Đảm bảo tuân thủ pháp luật nhưng tiết kiệm tốt nhất các khoản thuế phải nộp một cách hợp pháp .................................................................................... 27 1.4.6 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với việc huy động vốn .......................................................................................................................... 27 1.4.6.1 Giá trị tăng thêm ................................................................................ 27 1.4.6.2 Vay vốn ngân hàng dễ hơn................................................................. 28 Kết luận chương một ..................................................................................... 28
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY ............................................................................................. 29 2.1 Đặc điểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay .......................................................................................................................... 29 2.1.1 Hệ thống các băn bản pháp luật tác động đến đặc điểm hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.............................................................................. 29 2.1.1.1 Nội dung cơ bản của luật kế toán....................................................... 30 2.1.1.2 Nội dung cơ bản của Quyết Định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Quyết Định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 .................................. 31 2.1.1.3 Nội dung cơ bản của chuẩn mực kế toán............................................ 31 2.1.1.4 Các văn bản pháp quy về thuế............................................................ 32 2.1.2 Đặc điểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay............ 33 2.1.2.1 Đặc điểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhìn từ góc độ báo cáo tài chính. ..................................................................................... 34 2.1.2.2 Đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhìn từ góc độ báo cáo quản trị. ................................................................ 35 2.1.2.3 Đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhìn từ góc độ ứng dụng công nghệ thông tin............................................. 37 2.2 Tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.................................................................... 39 2.2.1 Lý do chọn các doanh nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận............................................................................................................... 39 2.2.2 Phương pháp nghiên cứu tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.............................. 40 2.2.3 Kết quả khảo sát......................................................................................... 41
2.3 Đánh giá về công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay dựa trên kết quả khảo sát. ......................................... 43 2.4 Phân tích những khó khăn hiện nay khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa ở những doanh nghiệp Việt Nam .............................................. 47 2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp......................... 47 2.4.2 Khó khăn trong việc kết hợp giữ kế toán tài chính và kế toán quản trị. ....... 48 2.4.2.1 Khó khăn trong việc phân bổ chi phí.................................................. 48 2.4.2.2 Khó khăn trong vấn đề cập nhật thông tin dữ liệu đầu vào nhanh chóng, đầy đủ. .......................................................................................................... 49 2.4.2.3 Khó khăn trong vấn đề cập nhật các thông tin thay đổi theo yêu cầu quản lý ..................................................................................................................... 50 2.4.2.4 Khó khăn trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có sự khác biệt giữa cách ghi nhận của kế toán tài chính và kế toán quản trị .......................................... 50 2.4.3 Khó khăn trong việc thực hiện theo đúng quy trình quản lý của hệ thống kế toán. ......................................................................................................................... 51 2.4.4 Khó khăn bắt đầu từ những sai lầm trong công tác tổ chức kế toán ban đầu 52 2.4.5 Khó khăn về vấn đề con người ................................................................... 54 Tổng kết chương hai ........................................................................................... 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA .................................. 56 3.1 Quan điểm tổ chức ........................................................................................... 56 3.1.1 Kết hợp chặt chẽ kế toán tài chính và kế toán quản trị. ............................... 56 3.1.2 Kết hợp hệ thống kế toán trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp57 3.1.3 Góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán để phục vụ cho các đối tượng khác nhau....................................................................................................... 58
3.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán................................... 59 3.2 Nguyên tắc tổ chức ........................................................................................... 59 3.2.1 Vận dụng phù hợp chuẩn mực và chế độ kế toán được ban hành ............... 59 3.2.2 Xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm của doanh nghiệp60 3.2.3 Xây dựng hệ thống mở, linh hoạt để có thể điều chỉnh, cải tiến, phát triển. 60 3.3 Các giải pháp cụ thể ......................................................................................... 61 3.3.1 Xác định rõ ràng, cụ thể yêu cầu thông tin ban đầu .................................... 61 3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán ....................................................... 62 3.3.3 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán........................... 64 3.3.3.1 Tổ chức vận dụng hế thống chứng từ kế toán. .................................... 64 3.3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán..................................... 66 3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. ........ 68 3.3.4 Giải pháp về phần mềm kế toán, phần cứng và hạ tầng mạng. .................... 70 3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ........................................................... 70 3.3.4.2 Giải pháp về phần cứng và hạ tầng mạng. .......................................... 72 3.3.5 Tổ chức xây dựng bộ máy kế toán.............................................................. 73 3.3.6 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa. ............................. 74 3.3.7 Một số giải pháp nhằm hạn chế khó khăn khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị .................................................................................................... 78 3.3.8 Tổ chức công tác kế toán cho một quy trình nghiệp vụ cụ thể .................... 81 3.4 Một số kiến nghị khác. ..................................................................................... 85 3.4.1 Đối với doanh nghiệp ................................................................................. 85 3.4.1.1 Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp ................................................... 85
3.4.1.2 Đối với người đứng đầu trong bộ máy kế toán .................................. 86 3.4.1.3 Đối với những nhân viên làm công tác kế toán.................................. 87 3.4.2 Đối với Nhà Nước...................................................................................... 87 Kết luận chương ba............................................................................................. 90 KẾT LUẬN............................................................................................................. 91 Tài liệu tham khảo ............................................................................................. 92 Phụ lục 1: PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN ..................................................... 93 Phụ lục 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT ..................................................................... 99 Phụ lục 3: BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC........................................................... 110 Phụ lục 4: GIẢI THÍCH MỘT SỐ THUẬT NGỮ ............................................ 124 Phụ lục 5: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TRONG KẾT QUẢ KHẢO SÁT... 125
PHẦN MỞ ĐẦU Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc tổ chức, phối hợp, tiên liệu, ra quyết định và kiểm soát mọi hoạt động trong doanh nghiệp nhằm định hướng doanh nghiệp luôn mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất là một trong những yêu cầu hàng đầu đối với các nhà lãnh đạo trong điều hành và quản trị doanh nghiệp. Để làm được điều đó, người lãnh đạo cần phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau mà một trong những nguồn thông tin quan trọng là thông tin hữu ích được cung cấp bởi hệ thống kế toán. Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị; kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và được lập định kỳ hàng tháng, quý, năm hoàn toàn dựa trên những hướng dẫn cụ thể của các chuẩn mực kế toán. Trong khi đó, báo cáo quản trị chủ yếu cung cấp thông tin cho đối tượng bên trong doanh nghiệp gồm: ban giám đốc, nhà lãnh đạo doanh nghiệp và được xây dựng không những tùy thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn tùy thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp nhằm đảm bảo mục tiêu cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ cho các đối tượng sử dụng.Chính vì sự khác nhau đó mà việc xây một hệ thống kế toán đảm bảo cung cấp thông tin cho hai đối tượng trên gặp không ít những khó khăn. Trong phạm vi đề tài này, trên cơ sở lý luận, tác giả tiến hành khảo sát tình hình tổ chức công tác kế toán thực tế của năm mươi doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, từ đó phân tích đặc điểm, tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, những khó khăn thực tế và cuối cùng tác giả đưa ra những giải pháp xây dựng, tổ chức thành công một hệ thống kế toán vững mạnh nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Quý thầy cô Trang 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Tổ chức hệ thống kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp thông qua chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà Nước. Trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường mà việc cạnh tranh diễn ra thường xuyên và có tính chất khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được coi như là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và vô cùng cần thiết cho các nhà quản trị, đặc biệt cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, đa quốc gia. Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán đang diễn ra sâu rộng như hiện nay, thông tin kế toán đòi hỏi phải được cung cấp kịp thời nhanh chóng.Chính vì vậy, tổ chức một hệ thống kế toán vững mạnh là yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa được tiến hành như thế nào và những nội dung tiếp theo sẽ giải đáp vấn đề này. 1.1 Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp 1.1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành Hệ thống kế toán là một tổ hợp liên quan đến nhiều bộ phận được cấu tạo và kết nối với nhau để thực hiện việc thu thập, phân lọai, xử lý, kiểm tra và tổng hợp thông tin nhằm qua đó biến những thông tin rời rạc trong họat động của một tổ chức thành một hệ thống thông tin tổng hợp để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng bên trong và bên ngoài. Hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm các bộ phận Trang 2
như hệ thống thông tin ban đầu, hệ thống xử lý thông tin, hệ thống thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin đầu vào đó chính là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thật sự hòan thành mà nguời ta thường gọi chung là chứng từ kế toán và đây được xem như là nguồn nguyên liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Hệ thống xử lý thông tin đó chính là hệ thống dùng để thu thập, phân lọai, xử lý và tổng hợp những thông tin đầu vào thành những thông tin hữu ích. Trong điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ cở sở chứng từ kế toán và trong điều kiện tin học hóa, hệ thống này là cở sở dữ liệu phần mềm kế toán được thiết kế và xây dựng phù hợp với đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh và quy mô của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đầu ra chính là các báo cáo kế toán được tạo ra, cung cấp theo các yêu cầu sử dụng cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và chất luợng của hệ thống này phụ thuộc rất nhiều vào cách thức tổ chức, phối hợp giữa hệ thống thông tin đầu vào và hệ thống xử lý thông tin. Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống nhằm để đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất. Nếu căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin thì hệ thống kế toán doanh nghiệp được phân ra thành hai phân hệ đó là kế toán tài chính và kế toán quản trị và được khái quát thành sơ đồ minh họa như sau: Trang 3
HỆ THỐNG KẾ TOÁN Là một trong các hệ thống thông tin quan trọng của một doanh nghiệp (hay tổ chức) Có trách nhiệm tập hợp dữ liệu để cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán tài chính Kế toán quản trị Thiết lập các báo cáo tài chính Thiết lập hệ thống các báo cáo gồm: Bảng cân đối kế toán; báo cung cấp thông tin cho việc cáo hoạt động kinh doanh; báo hoạch định, điều hành, kiểm cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết tra và ra quyết định. minh báo cáo tài chính v.v… Các đối tượng bên ngoài Các đối tượng bên trong Tất cả các đối tượng bên ngoài Các nhà quản trị ở tất cả các có quan tâm đến tình hình hoạt trung tâm trách nhiệm bên động của doanh nghiệp bao gồm: trong doanh nghiệp gồm: - Cổ đông ( Chủ sở hữu) - Trung tâm đầu tư. - Trung tâm lợi nhuận. - Các nhà phân tích - Trung tâm bán hàng - Các nhà cho vay - Trung tâm chi phí. - Cơ quan quản lý Nhà nước. - Đối tượng khác … 1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích 1.1.2.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích Các đối tượng có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với doanh nghiệp đều cần thông tin hữu ích được cung cấp từ hệ thống báo cáo tài chính và điều này được xem là đòi hỏi khách quan trong nền kinh tế thị trường. Các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp sử dụng báo cáo tài chính như là cơ sở tin cậy cho việc đưa ra các quyết định về đầu tư, cho vay, kiểm tra, tính thuế … Còn đối nhà quản lý, các thông tin kế toán Trang 4
hữu ích của báo cáo tài chính và cũng sẽ phục vụ đắc lực cho công tác quản trị doanh nghiệp. Do đó có thể nói chất lượng của các thông tin được cung cấp bởi báo cáo kế toán là rất quan trọng và rất cần thiết cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. 1.1.2.2 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài chính Để thông tin trên báo cáo tài chính mang tính hữu ích, Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) đã đưa ra các tính chất định tính mà báo cáo tài chính phải đạt được đó là tính dễ hiểu, tính thích hợp, tính đáng tin cậy, tính so sánh được và các tính chất định tính nói trên là tiêu chuẩn đế đánh giá tính hữu ích của các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính. Ngoài ra IASC còn đưa ra một số khái niệm nhằm làm cho các thông tin trên các báo cáo tài chính đạt được các tính chất trên như khái niệm trọng yếu, trình bày trung thực, nội dung hơn hình thức, tính khách quan, thận trọng và đầy đủ. 1.1.2.2.1 Tính dễ hiểu: Một đặc tính chủ yếu của thông tin trên báo cáo tài chính là phải dễ hiểu đối với người sử dụng, người sử dụng ở đây được hiểu là người có kiến thức về kinh doanh và hoạt động kinh tế, hiểu biết về kế toán ở mức vừa phải, sẵn lòng nghiên cứu các thông tin được cung cấp ở mức độ tập trung suy nghĩ vừa phải. Tuy nhiên, những thông tin về những vấn đề phức tạp cũng cần phải trình bày trong báo cáo tài chính vì sự thích hợp của nó đối với nhu cầu đưa ra các quyết định kinh tế của người sử dụng, không nên bị loại trừ vì lý do thông tin đó là thông tin quá khứ, khó hiểu đối với người sử dụng. 1.1.2.2.2 Tính thích hợp: Để có ích, thông tin phải thích hợp với nhu cầu để ra quyết định kinh tế của người sử dụng. Những thông tin có chất lượng thích hợp là những thông tin có tác động đến quyết định kinh tế của người sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại, tương lai hoặc xác nhận, điều chỉnh các đánh giá của họ. Trang 5
Tính thích hợp của thông tin còn chịu ảnh hưởng tính trọng yếu của thông tin, thông tin được coi là trọng yếu nếu bỏ sót hoặc xác định sai những thông tin đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin. Mức độ trọng yếu tùy thuộc vào mức độ của khoản mục hoặc mức độ sai lầm mà trong hoàn cảnh cá biệt nào đó đã bị bỏ sót hoặc xác định sai, vì vậy khái niệm trọng yếu đưa ra một ngưỡng hơn là một định tính thông tin phải chứa đựng nếu hữu ích. 1.1.2.2.3 Tính đáng tin cậy: Để có thông tin hữu ích thì thông tin phải đáng tin cậy, thông tin chất lượng đáng tin cậy khi chúng không mắc những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh méo mó một cách cố ý và có thể phụ thuộc vào người sử dụng khi sử dụng các thông tin đó cho một mục đích khách quan hợp lý. Các thông tin có thể thích hợp nhưng lại không đáng tin cậy về bản chất hoặc cách trình bày, bởi vì các thông tin này có thể có những sai lầm mà người ta chưa phát hiện ra. Ví dụ, nếu giá trị của các khoản tiền đòi bồi thường trong một vụ kiện tụng, tranh chấp đang được bàn cãi sẽ là không hợp lý khi ta công nhận toàn bộ số tiền này trong bảng cân đối kế toán, nhưng sẽ là hợp lý khi ta trình bày số liệu đó ở tài liệu bổ sung. Để đảm bảo tính tin cậy của thông tin về bản chất hoặc cách trình bày, thông tin trong các báo cáo tài chính phải thỏa mãn các tính chất sau: • Trình bày trung thực: để đáng tin cậy, các thông tin phải được trình bày một cách trung thực về những giao dịch và các sự kiện khác có liên quan. Nó giúp cho việc trình bày hoặc có thể được dự kiến là hợp lý để trình bày. Ví dụ bảng cân đối kế toán cần trình bày một cách trung thực các nghiệp vụ, sự kiện khác có liên quan đến việc đánh giá tài sản, công nợ và nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp vào thời điểm lập báo cáo mà những chỉ tiêu đó đáp ứng được yêu cầu của các tiêu thức hạch toán. Hầu hết các thông tin tài chính đều phụ thuộc vào một số rủi ro do việc trình bày chưa xác thực với tình hình thực tế. Điều này không phải do không khách quan mà phần nào do những khó khăn vốn có như việc nhận ra các nghiệp vụ Trang 6
được đánh giá, việc đặt ra và áp dụng các kỹ thuật đánh giá, việc trình bày làm sao để truyền đạt được những thông tin phù hợp với những nghiệp vụ đó. • Nội dung hơn hình thức: nếu thông tin được trình bày một cách trung thực về những nghiệp vụ và sự kiện khác mà chúng phải trình bày thì điều cần thiết ở đây là những thông tin đó phải được tính toán và trình bày phù hợp với những nội dung và tính xác thực kinh tế của chúng, bởi lẻ nội dung của nghiệp vụ, sự kiện không phải lúc nào cũng phù hợp với hình thức bên ngoài hoặc hình thức pháp lý của chúng. • Khách quan: để có độ tin cậy cao, thông tin trên báo cáo tài chính phải khách quan, không bị xuyên tạc, bóp méo một cách cố ý. Các báo cáo tài chính sẽ không được coi là khách quan nếu như bằng việc lựa chọn hoặc trình bày thông tin, các báo cáo có ảnh hưởng đến việc ra quyết định hoặc xét đoán và cách lựa chọn trình bày đó nhằm đạt đến kết quả mà người lập báo cáo đã biết trước. • Thận trọng: những người lập báo cáo tài chính thường phải trình bày các nội dung về nhiều sự kiện, tình thế không chắc chắn ví dụ như khả năng thu hồi các khoản nợ khó đòi, thời gian hữu dụng có thể của máy móc thiết bị … Các yếu tố không chắc chắn như vậy được hạch toán bằng cách trình bày nội dung, bản chất của nó và thực hiện nguyên tắc thận trọng trong việc lập các báo cáo tài chính. Thận trọng còn bào gồm cả mức độ lường trước các sự kiện cần xét đoán trong quá trình hạch toán trên cơ sở những dữ liệu không chắc chắn. Ví dụ như tài sản và thu nhập thì không được tính cao lên, ngược lại công nợ và chi phí lại không được tính thấp xuống. Tuy nhiên, việc thực hiện tính thận trọng cũng không có nghĩa là che dấu nguồn dự trữ hoặc lập các khoản dự phòng lớn hơn yêu cầu thực tế. • Đầy đủ: để có độ tin cậy, các thông tin trên báo cáo tài chính phải đầy đủ trong phạm vi tính trọng yếu. Một sự bỏ sót có thể gây ra những thông tin sai lệch dẫn đến những kết luận nhầm lẫn và như vậy thông tin không được coi là thích hợp vì chúng không đầy đủ và không đáng tin cậy. Trang 7
1.1.2.2.4 Tính so sánh được Những người sử dụng thông tin phải có khả năng so sánh thông tin trong các báo cáo tài chính của kỳ này với kỳ trước để xác định xu hướng biến động về tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, người sử dụng cũng phải so sánh các báo cáo tài chính của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác để đánh giá mối tương quan về tình hình tài chính, kinh doanh và những thay đổi về tình hình tài chính giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định tính toán và trình bày các ảnh hưởng tài chính của các giao dịch và các sự kiện, phải được tiến hành một cách nhất quán giữa kỳ này với các kỳ khác trong phạm vi một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp với nhau, giúp cho người sử dụng so sánh thông tin trên các báo cáo tài chính của kỳ này với kỳ trước và giữa các doanh nghiệp với nhau. Một vấn đề liên quan quan trọng của tính chất định tính và tính so sánh được là người sử dụng phải được thông báo về các chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để lập các báo cáo tài chính cũng như mọi thay đổi về các chính sách này và những ảnh hưởng của những thay đổi đó. 1.1.2.3 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị Nhìn chung tiêu chuẩn đánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị cũng bao hàm những tiêu chuẩn như đã trình bày ở phần báo cáo tài chính bao gồm tính dễ hiểu, thích hợp, đáng tin cậy và so sánh được. Tuy nhiên, do thông tin trên báo cáo kế toán quản trị chủ yếu là hướng về tương lai, được chuẩn bị và sử dụng riêng cho nhà quản trị đồng thời phải phù hợp với mục tiêu cụ thể của từng loại hoạt động và không được lập dựa trên những nguyên tắc kế toán được quy định, cho nên các tiêu chuẩn nói trên cũng có những điểm riêng như: • Những thông tin có tính thích hợp là những thông tin có tác động đến quyết định kinh tế của nhà quản lý, bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại hoặc tương lai, nhưng chủ yếu là những thông tin giúp họ dự đoán tương lai. Ngoài ra, tính thích hợp của các thông tin trên báo cáo kế toán quản trị còn biểu hiện Trang 8
ở chỗ là phải thích hợp với từng nhà quản trị, từng quyết định cụ thể với từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp. • Tính so sánh của thông tin trên báo cáo quản trị chỉ giới hạn trong phạm vi doanh nghiệp, thậm chí còn giới hạn trong những bộ phận thực hiện trong các chức năng nhất định trong doanh nghiệp. 1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp 1.2.1 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán 1.2.1.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là tài liệu góc, có tính bằng chứng, tính pháp lý về một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thật sự hoàn thành là cơ sở góc cho các ghi chép hạch toán của kế toán, chứng từ kế toán là nguồn dữ liệu ban đầu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do đó, việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán. Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ về đến phòng kế toán trong thời gian ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc đảm bảo kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin. Bên cạnh những chứng từ có tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà Nước còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ. Do vậy, căn cứ vào chế độ kế toán và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để lựa chọn, xác định những chứng từ cần sử dụng trong công tác kế toán. 1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là một phương pháp đặc thù, riêng có của kế toán, nó là một trang sổ gồm có hai phần ở hai bên dùng để ghi chép và theo dõi những thay đổi trong các khoản mục của tài sản, nguồn hình thành tài sản, chi phí và doanh thu. Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm loại tài khoản, tên gọi Trang 9
tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát. Hiện nay hệ thống tài khoản được quy định áp dụng cho các doanh nghiệp là hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC hoặc quyết định số 48/2006/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống tài khoản được quy định áp dụng chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau nên doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu và khả năng quản lý để lựa chọn các tài khoản phù hợp và sử dụng chúng đúng theo các quy định về ghi chép trong từng tài khoản, việc xác định các tài khoản phải sử dụng là cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nhằm xử lý thông tin phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 1.2.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán. Sổ kế toán là các loại sổ sách đặc trưng, chuyên dùng cho công tác hạch toán kế toán, trong các loại sổ thì có những loại sổ được mở theo quy định chung của Nhà nước, có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của doanh nghiệp. Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo một trong các hình thức sau: - Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính Trang 10
Việc lựa chọn và sử dụng hình thức nào là do doanh nghiệp tự quyết định và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. 1.2.1.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp cũng như cho các đối tượng khác bên ngoài doanh nghiệp trong đó có cơ quan chức năng của Nhà nước. Báo cáo kế toán bao gồm hai phân hệ đó là hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo được Nhà nước quy định thống nhất mà doanh nghiệp có trách nhiệm lập và nộp theo đúng quy định. Hiện nay, báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Còn báo cáo quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp, báo cáo quản trị không bắt buộc phải công khai, không có mẫu quy định sẵn và được lập sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán Chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán, do vậy, có thể nói rằng tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu trình độ nghề các phòng ban khác, quan hệ trong nội bộ phòng kế toán … Nói chung để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô, trình độ chuyên môn, yêu cầu quản lý , đặc điểm tổ chức sản xuất, điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật … hiện có của doanh nghiệp. Mô hình tổ chức kế toán của doanh nghiệp được định hướng theo hai dạng đó là tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán. Tổ chức kế toán tập trung là Trang 11
việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn bộ phận và đơn vị phụ thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin. Còn mô hình tổ chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức có đặc điểm công việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị phụ thuộc thực hiện một phần hoặc toàn bộ. Phòng kế toán chỉ thực hiện các công việc đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp và kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực thuộc gởi lên để tổng hợp và lập ra báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy định. Bộ máy kế toán doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập thông tin kế toán quản trị. Do đó, việc xác lập cơ cấu bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào định hướng đó để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng. Thông thường cơ cấu bộ máy kế toán bao gồm đứng đầu là kế toán trưởng, kế đến là kế toán tổng hợp và các kế toán thực hiện các phần hành như kế toán lao động tiền lương; kế toán tài sản cố định, công cụ, vật liệu; kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; kế toán thanh toán; kế toán thành phẩm, hàng hóa, tiêu thụ; kế toán xây dựng cơ bản; kế toán ở các phân xưởng hoặc các bộ phận sản xuất , … Tuy nhiên, tùy vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp, số lượng nghiệp vụ phải xử lý mà bố trí số lượng nhân viên kế toán phù hợp. 1.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.Nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán, kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ về kế toán, việc tổ chức bộ máy kế toán, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác, việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng. Trang 12