Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful Sài Gòn electrics

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:187

Thêm vào BST

Báo xấu

59
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu sẽ giúp cho các công nhân viên tại bộ phận Test xác định được các nhiệm vụ, kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc từ đó có thể phát triển nghề nghiệp của mỗi cá nhân. Đồng thời tránh hiện trạng tị nạnh nhau trong công việc. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful Sài Gòn electrics

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH -----------oOo---------- PHAN THỊ PHƢƠNG THẢO XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH -----------oOo---------- PHAN THỊ PHƢƠNG THẢO XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH MÃ SỐ: 60340102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TS VÕ THANH THU TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc *** LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful sài gòn electrics” là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu độc lập và nghiêm túc của tôi. Các thông tin, dữ liệu mà tôi sử dụng trong nghiên cứu này là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Nếu có bất kỳ sai phạm nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 10 năm 2014 Tác giả Phan Thị Phƣơng Thảo
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH VẼ TÓM TẮT ĐỀ TÀI............................................................................................................. 1 CHƢƠNG 1. TỔNG Q N CƠ Ở LÝ LUẬN CỦ ĐỀ TÀI .................................... 2 1.1 Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI ................................................. 2 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................................... 4 1.3 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ....................................................... 4 1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................................. 4 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................ 4 1.4 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................................... 4 1.4.1 Nguồn thông tin ...................................................................................................... 4 1.4.2 Phƣơng pháp thực hiện ........................................................................................... 5 1.5 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC ................................................................................. 6 1.5.1 Khái niệm phân tích công việc ............................................................................... 6 1.5.2 Các lợi ích có đƣợc khi phân tích công việc ........................................................ 6 1.6 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC ....................... 9 1.6.1 Bản mô tả công việc (Job Description) ............................................................... 9
1.6.1.1 Khái niệm ....................................................................................................... 9 1.6.1.2 Bản mô tả công việc thƣờ c c ội dung chủ yếu:....................... 9 1.6.2 Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) ..................................................... 9 1.6.2.1 Khái niệm ....................................................................................................... 9 1.6.2.2 Bản tả c v ệc thƣờ c c ộ u chủ ếu:....................... 9 1.7 QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ............................................................. 10 1.8 NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ............................................................................................................................... 12 1.8.1 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc .......................................... 12 1.8.2 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc ..................................................................................................................... 12 1.8.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có . 12 1.8.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc .............. 12 1.8.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên .............................................................................................................. 13 1.9 ƢU VÀ NHƢỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHƢƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC .................................................................... 13 1.10 CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPI) ..................................... 16 1.10.1 Khái niệm KPI .................................................................................................... 16 1.10.2 Những lợi ích khi đo lƣờng chỉ số đánh giá thực hiện công việc:...................... 16 CHƢƠNG 2 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS ................................................ 17 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS .............. 17
2.1.1 Giới thiệu tổng quát ............................................................................................. 17 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ....................................................................... 17 2.1.3 Sản phẩm, qu trình công nghệ chính và đối thủ cạnh tranh .............................. 18 2.1.3.1 Sản phẩm chính ........................................................................................... 18 2.1.3.2 Thị trƣờng .................................................................................................... 19 2.1.3.3 Đối thủ cạnh tranh chính ............................................................................. 19 2.1.3.4 Quy trình công nghệ chính .......................................................................... 19 2.1.4 Sơ đồ tổ chức và nh n sự của công t ................................................................. 21 2.1.5 Tóm tắt hiện trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty Wonderful Sài gòn electrics .......................................................................................................................... 22 2.1.5.1 Công tác tuyển dụng .................................................................................... 22 2.1.5.2 Đà tạo và phát triển ................................................................................... 23 2.1.5.3 Chí h s ch lƣơ – thƣởng ......................................................................... 24 2.2 TÓM TẮT THÔNG TIN VỀ CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE ............................................................................... 26 2.2.1 Vai trò của công đoạn Test .................................................................................. 26 2.2.2 Sơ đồ tổ chức công đoạn Test ............................................................................. 27 2.2.3 Dòng công việc .................................................................................................... 29 2.3 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST. ........................................................................................... 30 2.3.1 Phân tích công việc ............................................................................................... 31 2.3.1.1 X c định mục đích của phân tích công việc ................................................ 31 2.3.1.2 Xe xét c c th t có l ê qu đến công việc....................................... 32
2.3.1.3 Lựa chọ ƣời thực hiện công việc ........................................................... 32 2.3.1.4 Thu thập thông tin dữ liệu về công việc ...................................................... 35 2.3.1.5 Thẩ định thông tin phân tích công việc .................................................... 42 2.3.1.6 Hoàn thành bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc .......................... 44 2.3.2 Kết quả phân tích công việc .................................................................................. 44 2.3.2.1. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc chức h Trƣởng bộ phận 52 2.3.2.2. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí Fukushunin ................... 53 2.3.2.3. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc chức h Trƣởng ca ............ 62 2.3.2.4. Bảng mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí Leader ......................... 70 2.3.2.5. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí công nhân ..................... 78 CHƢƠNG 3 KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT TRIỂN KHAI THỰC HIỆN............................ 99 3.1 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 99 3.1.1 Đóng góp của đề tài đối với doanh nghiệp .................................................. 99 3.1.2 Ý nghĩa đề tài đối với bản th n ngƣời thực hiện ....................................... 100 3.1.3 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện đề tài luận văn ... 100 3.1.4 Hạn chế của đề tài...................................................................................... 101 3.2 ĐỀ XUẤT TRIỂN HAI THỰC HIỆN ................................................... 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 1 PHỤ LỤC ..................................................................................................................... 3 Phụ lục 1. Bảng câu hỏi phân tích công việc cho vị trí công nhân sản xuất ............... 3 Phụ lục 2. Bảng câu hỏi phân tích công việc cho các vị trí quản lý (Trƣởng bộ phận, Fukushunin, Trƣởng ca, Leader) ................................................................................. 7 Phụ lục 3. Biểu mẫu bản mô tả công việc .................................................................. 13
Phụ lục 4. Biểu mẫu bản tiêu chuẩn công việc.......................................................... 16 Phụ lục 5. DANH SÁCH ĐỐI TƢỢNG ĐƢỢC CHỌN ĐỂ THỰC HIỆN THU THẬP THÔNG TIN ................................................................................................... 17 BẢNG TỔNG HỢP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ................................ 18 Phụ lục 6. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Trƣởng bộ phận (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 1 Trƣởng bộ phận) ................................................................ 18 Phụ lục 7. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Fukushunin (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 1 Fukushunin) .............................................................................. 27 Phụ lục 8. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Trƣởng ca (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 2 Trƣởng ca) ................................................................................ 35 Phụ lục 9. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Leader (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 2 Leader) ............................................................................................ 45 Phụ lục 10. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc công nhân thao tác Test1 (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 2 công nhân)................................................................ 54 Phụ lục 11. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc công nhân thao tác Cố định lens (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 3 công nhân) ........................................................ 60 Phụ lục 12. Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc công nhân thao tác Test 2 (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 3 công nhân)................................................................ 67
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Ƣu và nhƣợc điểm của các phƣơng pháp thu thập thông tin .................... 14 Bảng 2.1: Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc............................ 37 Bảng 2.2: Số lƣợng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc của các chức danh tại công đoạn Test ........................................................................................................... 44
DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ phân tích công việc – công cụ quản lý tài nguyên nhân sự cơ bản nhất 8 Hình 1.2 Qui trình phân tích công việc ..................................................................... 10 Hình 2 1 Các sản phẩm chính của Công t Wonderful Sài G n Electrics ................ 19 Hình 2 2 Qu trình sản xuất Camera môdule ............................................................ 20 Hình 2 3 Sơ đồ tổ chức của công t Wonderful Sài G n Electrics ........................... 21 Hình 2 4 Đồ thị biểu thị kết quả tuyển dụng nhân viên chi tiết theo từng yêu cầu ... 22 Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức công đoạn Test ..................................................................... 27 Hình 2.6 Dòng công việc tại công đoạn Test ............................................................ 29 Hình 2.7 Quy trình phân tích công việc sử dụng cho đề tài nghiên cứu ................... 31
TÓM TẮT ĐỀ TÀI Đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful Sài gòn electrics” đƣợc thực hiện với mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và từ cơ sở đó đề xuất một số chỉ số KPI nhằm đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của công nhân viên thuộc công đoạn Test – một trong những công đoạn quan trọng của quy trình sản xuất sản phẩm chủ lực của công ty là Camera module. Mục tiêu của đề tài này gắn liền với thực tế và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Để hoàn thành mục tiêu trên, đề tài đã ứng dụng cơ sở lý thuyết về phân tích công việc, chỉ số đo lƣờng hiệu suất ( PI) đƣợc trình bày trong các sách chuyên viết về quản trị nguồn nhân lực của một số tác giả nhƣ: Trần Kim Dung, Nguyễn Hữu Thân, Business Edge, David Parmenter và một số tác giả. Bên cạnh đó tác giả còn tham khảo một số tài liệu liên quan nhƣ: Luận văn, tài liệu Internet, bài báo trong kỷ yếu hội nghị kết hợp với hiện trạng doanh nghiệp. Đề tài sử dụng phƣơng pháp thiết kế bảng câu hỏi mở, kết hợp với phỏng vấn s u để thu thập thông tin phân tích công việc. Thực hiện việc thẩm định thông tin để có đƣợc thông tin đáng tin cậy và kết quả của đề tài này thể hiện ở các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc của tất cả các chức danh trong công đoạn Test. Từ kết quả của đề tài này, cùng với những phát sinh khi thực hiện đề tài sẽ làm căn cứ cho các kiến nghị mang tính hợp lý, khả thi về việc ứng dụng kết quả đề tài vào thực tiễn, đồng thời cũng nhằm mở rộng phạm vi áp dụng đề tài này cho các chức danh còn lại và các phòng ban trong doanh nghiệp.
2 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 1.1 Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự, phân tích công việc mở đầu cho công tác tuyển dụng, là cơ sở cho bố trí ngƣời lao động sao cho phù hợp với vị trí công việc. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nh n viên, đặt đúng ngƣời vào đúng vị trí nếu không biết phân tích công việc. Khi xét về thực trạng quản lý nhân sự của các cơ quan và doanh nghiệp Việt Nam thì công cụ phân tích công việc vẫn còn khá mới mẻ, trong khi đó bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đã trở thành công cụ quản lý nhân sự phổ biến ở các nƣớc công nghiệp phát triển trên thế giới. Theo Tổ chức Lao động thế giới (ILO) thì cuối năm 2010 Việt Nam có khoảng 540 nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thế nhƣng, một tình trạng mà chúng ta vẫn thƣờng thấy ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hiện tƣợng tị nạnh giữa ngƣời lao động trong công việc do không có bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí. Hoặc nếu các doanh nghiệp nà đã có bản mô tả công việc thì bản mô tả công việc vẫn chƣa thực sự mô tả đƣợc công việc. Đối với các công ty có quy mô tƣơng đối lớn hoặc các công ty có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài tại Việt Nam thì đã dần thấy đƣợc tầm quan trọng của phân tích công việc, các công t nà đã và đang áp dụng công cụ này vào thực tế doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản trị của mình. Điển hình trong số các công t đó là công t Wonderful Sài G n Electrics – một công t có qu mô tƣơng đối lớn, với đội ngũ nh n lực khoảng 1.200 ngƣời, thế nhƣng công ty vẫn chƣa có bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể cho ngƣời lao động khiến công ty gặp không ít khó khăn trong công tác quản lý nhân lực của mình. Thực tế cho thấy công tác tuyển dụng đã giảm dần hiệu quả qua các năm trong khi nhu cầu nhân lực công t ngà càng tăng, tình trạng số ngƣời bỏ việc trong giai đoạn thử việc ngày càng nhiều. Xét riêng năm 2012 so với năm 2013 thì tỉ lệ ứng viên đạt nhƣng nghỉ trong khi thử việc/tổng số ứng viên phỏng vấn đạt đã tăng từ 10% lên đến 20%, tỉ
3 lệ ứng viên ký hợp đồng chính thức/tổng số yêu cầu đã giảm từ 70% xuống 60%, tình trạng công việc bị sai sót không biết truy cứu trách nhiệm chính cho ai vẫn xảy ra. Với tình trạng đó thì việc xem xét và hoàn thiện lại quy trình tuyển dụng cũng nhƣ công tác quản lý nhân lực nói chung là việc làm thật sự cần thiết và cấp bách. Và để tiến tới mục tiêu đó thì việc đầu tiên nên làm là cần có một nền tảng vững chắc, cụ thể là phải tiến hành phân tích công việc cho từng vị trí cụ thể và trên kết quả đó cho ra đời bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Tiếp theo là công tác đánh giá kết quả công việc của công nhân viên phải đƣợc thực hiện vì nó là cơ sở quan trọng để làm nền tảng cho việc đào tạo, lƣơng thƣởng, kích thích, động viên. Với hiện trạng công tác quản trị nhân lực của doanh nghiệp nói chung nhƣ đã nêu trên, nhƣng do thời gian hạn chế nên tác giả đã quyết định chọn riêng công đoạn Test để thực hiện đề tài “XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS”. Đ là một trong những công đoạn rất quan trọng của quy trình sản xuất sản phẩm chủ lực của công t là Camera module, công đoạn quyết định chất lƣợng sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng. Đề tài nghiên cứu sẽ giúp cho các công nhân viên tại bộ phận Test xác định đƣợc các nhiệm vụ, kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc từ đó có thể phát triển nghề nghiệp của mỗi cá nh n. Đồng thời tránh hiện trạng tị nạnh nhau trong công việc. Bên cạnh đó, đề tài còn góp phần hỗ trợ nhà quản lý trong việc: Đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, tuyển đúng ngƣời cho đúng vị trí, đánh giá năng lực thực hiện công việc của công nhân viên, tiết kiệm thời gian và sức lực trong việc sắp xếp công nhân viên, giảm chi phí đào tạo và giảm thời gian học việc, tạo cơ sở trả lƣơng, kích thích kịp thời và chính xác.
4 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: Phân tích công việc của tất cả các chức danh tại công đoạn Test để làm cơ sở cho việc tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho các chức danh này. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh tại công đoạn Test. Đề xuất một số chỉ số đánh giá thực hiện công việc ( PI) đƣợc nêu trong bản mô tả công việc. 1.3 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful Sài Gòn Electrics. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Do thời gian, khả năng giới hạn và nhằm nâng cao tính khả thi của đề tài nên tác giả chỉ tập trung vào việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh tại công đoạn Test. 1.4 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.4.1 Nguồn thông tin 1.4.1.1 Thông tin thứ cấp Thông tin về tổng quan doanh nghiệp, lịch sử hình thành và phát triển, sản phẩm và qui trình công nghệ chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sơ đồ tổ chức và nhân sự, các thông tin này giới thiệu tổng quát về công ty.
5 Thông tin về sơ đồ tổ chức và nhân sự, dòng công việc tại công đoạn Test nhằm giới thiệu về công đoạn. Thông tin thứ cấp đƣợc sử dụng cho mục đích x dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh đƣợc thu thập bằng cách tham khảo từ các nguồn sau: Phần mềm nhân sự, tiến trình công việc, sơ đồ tổ chức của công đoạn, phiếu yêu cầu tuyển dụng, trình tự thao tác. 1.4.1.2 Thông tin sơ cấp Thông tin sơ cấp đƣợc thu thập thông qua phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp mặt đối mặt kết hợp với bảng câu hỏi bán cấu trúc. Các thông tin sơ cấp là các thông tin nhằm phục vụ cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, cụ thể:  Bản mô tả công việc: Các thông tin về nhận dạng công việc, tóm tắt công việc, quan hệ trong công việc, trách nhiệm và nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ, quyền hạn, phƣơng tiện và điều kiện làm việc.  Bản tiêu chuẩn công việc: Các thông tin về trình độ học vấn, kiến thức cần có, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất cá nhân cần có. 1.4.2 Phƣơng pháp thực hiện Tác giả tiến hành thu thập thông tin bằng phƣơng pháp nhƣ sau: Phƣơ ph p phâ tích tổng hợp: Đƣợc d ng để thu thập và ph n tích các thông tin về dòng công việc tại công đoạn Test, sơ đồ tổ chức công việc tại các vị trí nhằm thu thập thông tin tổng quát về mối quan hệ trong công việc từ cấp quản lý cao nhất của bộ phận tới công nhân, tiến trình công việc nhằm phân tích độ dài của dòng công việc, điểm bắt đầu và điểm kết thúc. Phƣơ ph p phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp kết hợp bảng câu hỏi bán cấu trúc nhằm thu thập các thông tin có trong nội dung bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
6 Phƣơ ph p tr đổ lấ ế chu ê : Trao đổi với trƣởng nhóm Tuyển dụng – đào tạo thuộc phòng hành chính – nhân sự, với cấp trên trực tiếp của những chức danh công việc đang ph n tích trƣớc khi tiến hành nghiên cứu và trong quá trình thẩm định kết quả nghiên cứu để có đƣợc những thông tin hữu ích hoàn thiện công tác nghiên cứu. 1.5 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC 1.5.1 Khái niệm phân tích công việc Theo Nguyễn Hữu Th n (2008) thì “Ph n tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức”. C n theo Business Edge, tác giả của quyển “Ph n tích công việc - giảm thiểu những tị nạnh trong công việc” (2006) thì cho rằng: “Ph n tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống”. Một quan niệm khác về khái niệm “Ph n tích công việc” đƣợc Trần Kim Dung (2009) đƣa ra, đó là “quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nh n viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc”. 1.5.2 Các lợi ích có đƣợc khi phân tích công việc Theo Business Edge (2006) thì phân tích công việc sẽ mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau: Doanh nghiệp có thể dự báo số lƣợng và chất lƣợng nhân sự cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt đƣợc mục tiêu sản xuất, tuyển dụng và lựa chọn ngƣời phù hợp với công việc, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn, xây dựng một chế độ lƣơng thƣởng công bằng và chƣơng trình đào tạo thiết thực hơn, phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.
7 Có thể nói “Ph n tích công việc” là một công cụ quản trị tài nguyên nhân sự cơ bản nhất, đƣợc thể hiện trong sơ đồ sau:
8 Hoạch định nh n sự Công tác cụ Trách nhiệm Nhiệm vụ thể Tu ển mộ Tu ển chọn Đào tạo và phát triển Mô tả công việc Phân tích Đánh giá công việc công việc Mô tả tiêu chuẩn công việc Lƣơng bổng, phúc lợi An toàn và tế Giao tế nh n sự và quan hệ lao động Nghiên cứu tài nguyên nh n sự iến thức ỹ năng hả năng Tu ển dụng bình đẳng Hình 1.1: Sơ đồ ph n tích công việc – công cụ quản lý tài ngu ên nh n sự cơ bản nhất (Nguyễn Hữu Thân, 2008)
9 1.6 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Theo Business Edge (2006) thì khi phân tích công việc xong cần xây dựng đƣợc hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc có các nội dung và đặc điểm nhƣ sau: 1.6.1 Bản mô tả công việc (Job Description) 1.6.1.1 Khái niệm Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin về các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của một công việc. Nó xác định cần phải làm gì, tại sao phải làm, làm ở đ u và mô tả ngắn gọn làm nhƣ thế nào 1.6.1.2 Bản mô tả công việc thường o g m các nội dung chủ yếu: Xác định chức danh công việc, mô tả ngắn gọn chức năng và trách nhiệm chính của công việc, liệt kê các nhiệm vụ chính và phụ của công việc, liệt kê các mối quan hệ công tác, xác định phạm vi qu ền hạn của ngƣời thực hiện công việc 1.6.2 Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) 1.6.2.1 Khái niệm Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu trình bày các yêu cầu về kiến thức, các kỹ năng và năng lực mà một cá nhân cần có để có thể hoàn thành tốt công việc. 1.6.2.2 Bản mô tả công việc thường o g m các nội dung chủ yếu: Trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và/hoặc đào tạo, phẩm chất cá nhân (nếu cần), hành vi ứng xử và giao tiếp, tuổi tác, thể lực và khả năng thích ứng đối với điều kiện làm việc.
10 1.7 QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Nội dung và trình tự phân tích công việc thƣờng không giống nhau trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tiến trình phân tích công việc thƣờng đƣợc các nhà phân tích tiến hành theo sáu bƣớc sau: Viết các tài liệu về công việc Kết quả Bƣớc 6 phân tích Bƣớc 5 Thẩm định thông tin phân tích Tiến hành Thu thập thông tin dữ liệu về công việc phân tích Bƣớc 4 Bƣớc 3 Lựa chọn ngƣời thực hiện công việc tiêu biểu Chuẩn bị Bƣớc 2 Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc phân tích Bƣớc 1 Xác định mục đích của việc phân tích công việc Hình 1.2 Qui trình ph n tích công việc (Business Edge, 2006) Bƣớc 1: Xác định mục đích của việc phân tích công việc Trƣớc khi tiến hành phân tích công việc, cần xác định thông tin phân tích công việc sẽ đƣợc sử dụng cho mục đích gì? Nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc sẽ giúp xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp. Thông báo mục đích của phân tích công việc tới những ngƣời có liên quan, nhất là đối với ngƣời tham gia trực tiếp (những ngƣời thực hiện và giám sát công việc) để tránh sự hiểu lầm và thái độ bất hợp tác. Bƣớc 2: Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc