Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LÊ HOÀNG DŨNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 6/2020

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LÊ HOÀNG DŨNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 1802LTHA004 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN HOÀNG

Hà Nội, tháng 6/2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ

quan nhà nước tỉnh Long An” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu

nghiêm túc của chính bản thân, dưới sự hướng dẫn khoa học của Thầy TS. Trần

Hoàng, nguyên Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn

gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào.

Người nghiên cứu

Lê Hoàng Dũng

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến

Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội cùng các giảng viên đã tận tình giảng dạy, trang bị cho tôi những kiến

thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học tập tại Trường.

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Lãnh đạo Sở Nội vụ, Sở Tài

nguyên và Môi trường, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An, UBND thành phố

Tân An cùng gia đình, bạn bè và các đồng chí, đồng nghiệp cơ quan đã tạo điều

kiện cho tôi hoàn thành luận văn.

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy TS. Trần

Hoàng đã giúp tôi hoàn thành luận văn này.

Qua đây, tôi kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành

công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc công chức, viên chức và người lao

động Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

Long An, UBND thành phố Tân An sức khỏe, gặt hái nhiều kết quả trong công việc

và cuộc sống.

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu

của bản thân, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu

đi trước; tuy nhiên, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh

khỏi những thiếu sót.

Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy, cô và các bạn để luận văn

được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cám ơn./.

Người nghiên cứu

Lê Hoàng Dũng

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Stt

VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

Tiến sĩ

TLLT

Tài liệu lưu trữ

CCVC

Công chức, viên chức

LTLS

Lưu trữ lịch sử

ĐH

Đại học

CĐ

Cao đẳng

Trung cấp

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

STT

Bảng biểu

Tên bảng biểu

Bảng 2.1

Thống kê số lượng, chất lượng công chức, viên chức lưu trữ tại cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh

Bảng 2.2

Thống kê số lượng tài liệu còn tồn động tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An

Bảng 2.3

Thống kê số lượng, chất lượng công chức phụ trách công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại phòng Nội vụ cấp huyện

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………... 1

1. Lý do chọn đề tài ………………………………………………….… 1

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài …..………….…. 1

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu …………………………………. 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ……………………………….… 4

5. Phương pháp nghiên cứu ……………………………………..……. 5

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài …………………..………… 5

7. Bố cục của luận văn ……………………………...…….…………… 5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN ........................................................................................................... 6

1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1. Tổ chức 1.1.2. Quản lý

1.1.3. Tài liệu lưu trữ

1.1.4. Công tác lưu trữ

1.2. Khái niệm tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

1.3. Nội dung tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 8

1.4. Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ. 1.5. Sự cần thiết tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

Tiểu kết Chương 1

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU

TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN

2.1. Khái quát về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An

2.1.1. Tình hình chung 14

2.1.1.1. Tại cấp tỉnh ............................................................................. ....14

2.1.1.2. Tại cấp huyện ..............................................................................17

2.1.1.3. Tại cấp xã ....................................................................................19

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An 20

2.1.2.1. Chức năng ...................................................................................20

2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ..............................................................21

2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................21

2.2. Vai trò và các biện pháp của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đối với việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước tại tỉnh Long An

2.2.1. Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ 22

2.2.2. Phổ biến, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ 24 2.2.3. Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ

2.2.4. Thống nhất quy trình, nghiệp vụ lưu trữ 27

2.2.4.1. Thu thập tài liệu lưu trữ 27

2.2.4.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28 2.2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 30

2.2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 30

2.2.4.5. Thống kê tài liệu lưu trữ 31

2.2.4.6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ

2.2.6. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ....................................................... 33

2.3. Khảo sát thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại 01 đơn vị cấp

sở ngành và huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Long An ............................. 34

2.3.1. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An 34

2.3.2. Tại UBND thành phố Tân An 37

2.4. Ưu điểm, hạn chế về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các cơ

quan nhà nước tại tỉnh Long An

2.4.1. Ưu điểm, hạn chế của Chi cục trong việc quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, hỗ trợ và kiểm tra, đánh giá công tác VT, LT ở các cơ quan nhà nước trong tỉnh .................................................................................................................... 40

2.4.2. Ưu điểm, hạn chế của các cơ quan nhà nước tỉnh Long An trong việc tổ

chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ......................................................... 41 Tiểu kết Chương 2 43

................................................................... 39

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN………………………………………………………………………….…. 44

3.1. Nhóm giải pháp thứ nhất là đổi mới về công tác tổ chức ............ 44

3.1.1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức .................................................44

3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản

3.1.3. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và cán bộ 45

3.1.4. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 47 3.1.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá 49

3.2. Nhóm giải pháp thứ hai là tăng cường chất lượng các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ............................................................................................. 50

3.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ

3.2.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

3.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 53

3.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ 54 3.2.6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

3.3. Nhóm giải pháp thứ ba là đẩy mạnh việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ........................................................................................................56

Tiểu kết Chương 3 57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 59

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong quá trình hoạt động các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Long An đã sản sinh ra

hơn 22.200 mét giá tài liệu được ghi trên các vật mang tin khác nhau. Đây là khối tài liệu

lớn, quan trọng và có giá trị trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, là một trong những

nguồn di sản quý báu, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Trên cơ sở chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, UBND

tỉnh Long An có nhiều chỉ đạo và các cơ quan nhà nước của tỉnh có các biện pháp trong

việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ từng bước đi vào nề nếp, phát huy giá trị tài liệu

lưu trữ.

Tuy nhiên, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh

Long An; đặc biệt là vai trò của Chi cục Văn thư - Lưu trữ vẫn tồn tại những hạn chế như:

tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện công tác lưu trữ còn bất cập; hệ thống ban hành các văn

bản hướng dẫn chưa đầy đủ, kịp thời trong cập nhật các quy định mới nhất là phổ biến,

hướng dẫn; báo cáo, thống kê còn hình thức; cơ sở vật chất chưa xứng tầm; quy trình

nghiệp vụ chưa chặt chẽ; kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ còn qua loa, hình thức,... từ

đó, ảnh hướng đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng, mất đi vĩnh

viễn.

Nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế trên và bảo vệ khối tài liệu lưu trữ quan

trọng này; là công chức quản lý, qua quá trình đào tạo cao học, mong muốn được áp dụng

kiến thức đã học tập để giải quyết các vấn đề thực tiễn ở địa phương; do vậy, Tôi chọn đề

tài “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An”, làm

luận văn tốt nghiệp thạc sĩ định hướng ứng dụng chuyên ngành Lưu trữ học.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề

lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức và quản lý; bảo quản an toàn và

khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Do đó, đã có nhiều sách, tạp chí, công trình,

đề án, dự án, ... nghiên cứu về vấn đề này tiêu biểu:

- "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn

Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và Giáo dục chuyên

nghiệp, Hà Nội, 1990). Cuốn sách này đã dành một chương viết về công tác quản lý của

cơ quan lưu trữ.

- "Công tác lưu trữ Việt Nam" do Vũ Dương Hoan chủ biên (NXB, Khoa học xã hội,

Hà Nội, 1987). Trong cuốn sách này có một chương nói về quản lý công tác lưu trữ.

- Những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư, Lưu trữ,

Tạp chí Dấu ấn thời gian…Ví dụ như bài viết “Lại bàn về Quản lý nhà nước công tác văn

thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam,

số 5/2006). Trong bài báo tác giả đã nêu lên quan điểm nên giao chức năng quản lý nhà

nước ở địa phương cho Sở Nội vụ dựa trên cơ sở phân tích các quy định của nhà nước liên

quan đến giao chức năng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ ở địa phương. Bài viết “Thống

nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và

thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007).

Trong bài viết này tác giả đã khái quát hệ thống văn bản quy định chức năng quản lý nhà

nước về văn thư, lưu trữ của các cơ quan từ trung ương đến địa phương, những khó khăn

trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các cơ quan này, từ đó đề xuất

một số giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ.

- Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”, do

PGS.TS. Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm năm 2001. Trong đề tài này nhóm tác giả đã

trình bày lịch sử phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam và tổ chức lưu trữ nhà nước từ năm

1945 đến năm 2000, mô hình tổ chức lưu trữ ở một số quốc gia trên thế giới. Trên cơ sở

đó tác giả đưa ra mô hình tổ chức ngành Lưu trữ ở Việt Nam bao gồm: hệ thống các cơ

quan quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, các cơ quan, kho quản lý tài liệu Phông Lưu trữ

Đảng Cộng sản Việt Nam, hệ thống các cơ quan song trùng trực thuộc Đảng và Nhà nước,

hệ thống các cơ quan, kho quản lý, bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

- Các luận văn thạc sĩ như: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng Công ty

91” của Nguyễn Thị Kim Bình, 2005; “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

cấp huyện của thành phố Hà Nội” của Phạm Thị Diệu Linh, 2009; “Tổ chức khoa học tài

liệu các phông lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Đảng” của Trịnh Thị Hương,

2009; “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng thực trạng và giải pháp” của Hoàng

Văn Thanh, 2010; “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường trên

địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh” của Phạm Văn Năm, 2010;… Các công

trình nghiên cứu này là những kết quả khảo cứu, chuyên sâu được hoàn thành về tổ chức,

quản lý công tác lưu trữ; khoa học tài liệu ở một cơ quan hoặc khái quát ở nhiều cơ quan

hiện nay. Nội dung của các công trình đã tập trung nghiên cứu tình hình công tác tổ chức,

quản lý, nghiệp vụ tài liệu lưu trữ tại các cơ quan có tên trong đề tài trên quan điểm so

sánh, vận dụng lý luận vào thực tiễn để nhận xét và đưa ra giải pháp, đề xuất thích hợp.

Trước tình hình thực tế và những quy định thay đổi của Luật Lưu trữ cũng như sự

phát triển của công tác lưu trữ thì mô hình tổ chức và quản lý được các tác giả đưa ra chưa

giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu

trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An. Tuy nhiên các nội dung trên đều có đóng

góp cao về mặt lý luận và thực tiễn, là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị.

Như vậy, đề tài tổ chức và quản lý công tác lưu trữ không phải là một hướng nghiên

cứu mới trong chuyên ngành Lưu trữ. Trong số nhiều công trình nghiên cứu về công tác

lưu trữ, đã có những công trình được thực hiện một cách có quy mô, có đóng góp quan

trọng về khoa học và thực tiễn ở cả cấp ngành, luận văn thạc sỹ, khóa luận văn tốt nghiệp

hay các bài viết trên tạp chí chuyên ngành nhưng chưa có công trình nghiên cứu nào đề

cặp đến vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long

An. Vì vậy, luận văn của chúng tôi có tham khảo, kế thừa, nhưng không trùng lặp với các

công trình nghiên cứu trước.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn của chúng tôi nhằm giải quyết mục tiêu cơ bản sau:

- Thứ nhất: khảo sát thực trạng, đánh giá các biện pháp về tổ chức và quản lý công

tác lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An. Trong đó, trực tiếp khảo sát vai trò

tổ chức, quản lý của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND

thành phố Tân An.

- Thứ hai: nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp thay đổi về tổ chức và quản lý

công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An hợp lý hơn.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được các mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ

cơ bản sau:

- Một là làm rõ một số khái niệm trong đề tài và xuất hiện trong luận văn.

- Hai là làm rõ các cơ sở lý luận, pháp lý và trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu

trữ tỉnh Long An trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước

tỉnh Long An.

- Ba là đề xuất các giải pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan

nhà nước tỉnh Long An cho hợp lý hơn và hiệu quả cao hơn.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Theo Hiến pháp năm 2013 cơ quan chính quyền hành chính nhà nước địa phương

được tổ chức ở ba cấp: tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh);

huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện); xã, phường, thị

trấn (gọi chung là cấp xã). Vì vậy, đề tài thực hiện việc nghiên cứu thực trạng tổ chức và

quản lý công tác lưu trữ của cấp tỉnh chủ yếu là Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

tỉnh.

Đề tài đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của Sở

Nội vụ (cụ thể là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) cơ quan chuyên môn giúp việc cho cơ quan

hành chính nhà nước là UBND tỉnh Long An; công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

tại thành phố Tân An (điển hình của Lưu trữ cấp huyện); công tác tổ chức và quản lý công

tác lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường (điển hình của Lưu trữ tài liệu chuyên

ngành).

Do hạn chế đối tượng nghiên cứu của đề tài chỉ là công tác tổ chức và quản lý công

tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của tỉnh Long An nên luận văn không nghiên cứu

các cơ quan tư pháp (toàn án, viện kiểm sát) các cơ quan của đảng và các cơ quan, tổ chức

sự nghiệp công lập.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Các cơ quan nhà nước tỉnh Long An.

Phạm vi nghiên cứu cụ thể: Các cơ quan nhà nước tỉnh Long An; trong đó, giới hạn

các cơ quan hành chính nhà nước mà cụ thể là Sở Nội vụ, UBND tỉnh Long An; trong đó,

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là chủ yếu đây là cơ quan có chức năng giúp cho Giám đốc Sở

Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực

tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.

Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung khảo sát các hoạt động tổ chức và quản lý công

tác lưu trữ từ năm 2010 đến nay. Năm 2010 là năm thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Phạm vi nội dung: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm trong việc tổ chức và

quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước Long An. Do đó, hoạt động tổ chức

và quản lý công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm các nội dung sau:

+ Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ.

+ Phổ biến, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ.

+ Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ.

+ Thống nhất quy trình, nghiệp vụ lưu trữ.

+ Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.

Bên cạnh đó, đề tài khảo sát tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của UBND cấp

huyện (điển hình UBND thành phố Tân An), lưu trữ ngành (điển hình Sở Tài nguyên và

Môi trường).

Công tác lưu trữ trong cơ quan của Đảng, các tổ chức xã hội và thuộc sở hữu tư

nhân không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài này.

5. Phương pháp nghiên cứu

- Vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê nin.

- Các phương pháp nghiên cứu: Khảo sát thực tế, phương pháp so sánh, phương

pháp hệ thống, phương pháp phân tích tổng hợp, phỏng vấn chuyên gia, phiếu khảo sát.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa lý luận:

Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

trong các cơ quan nhà nước nói chung và trong các cơ quan nhà nước Long An nói riêng.

- Ý nghĩa thực tiễn:

Nêu ra thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh

Long An. Tìm ra được những thuận lợi, khó khăn của việc tổ chức, quản lý công tác lưu

trữ. Từ đó đề ra các giải pháp để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ hợp lý hơn.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần dẫn luận, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, nội dung nghiên

cứu của đề tài chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các

cơ quan Nhà nước tỉnh Long An.

Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà

nước tỉnh Long An

Chương 3: Một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan

nhà nước tỉnh Long An

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN

1.1. Các khái niệm cơ bản

1.1.1. Tổ chức

Có nhiều định nghĩa khác nhau về "Tổ chức", một định nghĩa có ý nghĩa triết học

sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không

có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính

của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người.

Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một

nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó.

Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay

nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác,

khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ

lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành.

1.1.2. Quản lý

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng; có thể gộp thành 3 dạng

chính:

- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm

mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm...).

- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi).

- Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà

nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức...).

Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến

khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung.

1.1.3. Tài liệu lưu trữ

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, về khái niệm tài liệu lưu trữ,

lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn

hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ” [6,

tr.6]

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt

động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ (TLLT) bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn

bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

Có thể kể ra một số loại hình TLLT chính như sau:

- TLLT hành chính là nhóm tài liệu, văn bản được hình thành trong hoạt động quản

lý nhà nước. Nội dung của tài liệu hoạt này phản ánh quá trình và kết quả của tổ chức thực

hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức.

- TLLT khoa học - kĩ thuật là tài liệu phản ánh những tư tưởng khoa học - kĩ thuật

hoặc phản ánh việc áp dụng khoa học - kĩ thuật trong thực tiễn. Đây là nhóm tài liệu được

hình thành từ các hoạt động của các cơ quan nghiên cứu khoa học.

- TLLT nghe nhìn: Đây là nhóm tài liệu bao gồm nhiều loại tài liệu như tài liệu ảnh,

phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình.

- TLLT điện tử: Đây là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đặc

điểm của loại tài liệu này là được quản lý, khai thác sử dụng trên cơ sở kĩ thuật số với thiết

bị chuyên dùng là máy vi tính.

Ngoài những tài liệu chủ yếu nêu trên, còn có những tài liệu được hình thành trong

hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng.

TLLT dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông

tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đồng thời góp phần phục

vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… trong quá trình xây dựng

và phát triển đất nước.

1.1.4. Công tác lưu trữ

Làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần cho các

hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương

tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống; qua đó kiểm tra, rút kinh nghiệm

góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý đạt năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây

cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác

định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu

có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ

tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,

phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài

liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

- Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật

nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

- Thống kê tài liệu lưu trữ là việc thu thập, ghi chép lại các số liệu định kỳ hàng

năm về tài liệu lưu trữ. Thông qua kết quả thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho các cơ quan

nắm được số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ theo

quy định của pháp luật.

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin

tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết

những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân.

1.2. Khái niệm tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, TLLT được xem là tài

sản của toàn dân, vì vậy cần được quản lý tập trung thống nhất. Đây là nguyên tắc tổ chức

quan trọng và là đặc trưng của lưu trữ xã hội chủ nghĩa.

Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất TLLT đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh ký

tại Thông đạt số 01C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946: “Những hồ sơ hoặc công văn không

sử dụng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia giáo dục để tàng

trữ”, sau đó được phát triển và cụ thể hóa tại Điều 3 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia: “Lưu

trữ Quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước. TLLT

quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật”.

1.3. Nội dung tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ là việc xác định những nội dung

công việc cụ thể, các chỉ tiêu cần đạt được, những biện pháp cần thực hiện, khoảng thời

gian cần thiết theo tình hình thực tế để thực hiện các nội dung công việc nhằm bảo đảm sự

phát triển của ngành lưu trữ theo định hướng chung.

- Ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ.

Thực hiện nhiệm vụ này, các cơ quan chức năng của nhà nước phải quan tâm tới

việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn cụ thể

về công tác lưu trữ. Việc ban hành các văn bản về lĩnh vực này nhằm tạo hành lang pháp

lý thích hợp và trên cơ sở đó cơ quan có thẩm quyền có thể tổ chức quản lý công tác lưu

trữ một cách có hiệu quả.

Các văn bản Luật và dưới Luật là cơ sở pháp lý để quản lý công tác lưu trữ trong

phạm vi cả nước. Đây là cơ sở để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chế độ, chính sách,

các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Thống kê nhà nước về lưu trữ

Thống kê nhà nước về công tác lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ của nhà

nước đối với công tác lưu trữ bao gồm: thống kê về TLLT, tình hình kho tàng, trang thiết

bị lưu trữ, tình hình công cụ tra cứu trong lưu trữ, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình

hình bố trí sử dụng công chức, viên chức lưu trữ.

Thông qua số liệu thống kê về TLLT, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ nắm được số

lượng, tình hình, đặc điểm, thành phần tài liệu trong các kho lưu trữ và tổng thể Phông lưu

trữ Quốc gia Việt Nam và định hình về một phông hay một kho lưu trữ cụ thể. Điều này

rất cần thiết cho việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện

các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp.

Thông qua số liệu thống kê về kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu, cơ quan

quản lý có thể nắm được số lượng, tình hình chất lượng của kho tàng và phương tiện bảo

quản tài liệu nhằm có kế hoạch đầu tư kinh phí, chỉ đạo hướng dẫn các kho lưu trữ mua

sắm và bổ sung những trang thiết bị cần thiết, phù hợp để quản lý tốt tài liệu, có định

hướng trong việc xây dựng và hiện đại hóa các kho lưu trữ.

Thông qua số liệu thống kê từ công cụ tra cứu và tình hình nghiên cứu sử dụng tài

liệu, cơ quan lưu trữ sẽ nắm được nhu cầu, nội dung, mục đích sử dụng tài liệu, số lượng

người, số lượt người có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu. Từ đó, các lưu trữ có kế

hoạch tổ chức xây dựng công cụ tra cứu và có các hình thức tổ chức phục vụ nghiên cứu

sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu thực tế.

Kết quả thống kê đội ngũ CC,VC làm lưu trữ cũng giúp cho các cơ quan lưu trữ

nắm được số lượng CC,VC làm lưu trữ, độ tuổi, giới tính và trình độ chuyên môn nghiệp

vụ. Từ đó, các cơ quan có kế hoạch cụ thể trong việc tổ chức đào tạo, sắp xếp, bố trí, sử

dụng CC,VC cho phù hợp.

- Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong

hoạt động lưu trữ.

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ và theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ,

đòi hỏi đội ngũ CC,VC lưu trữ phải luôn có sự nghiên cứu, sáng tạo để có những công

trình, những đề tài thực sự có ích phục vụ cho công tác lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả.

Việc áp dụng những tiến bộ của khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ sẽ giúp

các cơ quan xác định được môi trường bảo quản tài liệu phù hợp, hạn chế được những

nguyên nhân gây hại cho TLLT, góp phần hiện đại hóa kho lưu trữ với các thiết bị và

phương tiện bảo quản hiện đại, nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, thống kê tài liệu một cách

nhanh chóng, tra tìm thông tin một cách dễ dàng, hiệu quả với thời gian nhanh nhất nhưng

lại chính xác nhất và có độ tin cậy cao, đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng cao cho

các cơ quan, tổ chức và công dân.

- Đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ

Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng CC,VC là một trong những nhiệm vụ cơ bản

nhất đối với tất cả các ngành, các lĩnh vực.

CC,VC làm lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện những công việc liên quan

đến tổ chức quản lý và sử dụng TLLT nên phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phải

nắm được các quy định của nhà nước đối với công tác này và biết vận dụng vào thực tế

công việc nhằm giải quyết công việc theo đúng quy trình và nội dung nghiệp vụ, đúng

theo quy định của nhà nước.

Trình độ chuyên môn của CC,VC lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của

việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ. Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng CC,VC là một

nội dung quan trọng không thể thiếu trong nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về pháp luật lưu

trữ là một trong những nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

Thông qua việc thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý lưu trữ nắm bắt được chính xác

tình hình thực hiện các chế độ, chính sách, các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ.

Qua đó phát hiện ra những sai phạm, thiếu sót ngay trong chính các văn bản quy phạm

pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, để từ đó có sự điều chỉnh, bổ sung nhằm

hoàn chỉnh.

Kết quả thanh tra, kiểm tra trong lưu trữ còn là cơ sở để kết luận những vấn đề

được đề cập đến trong các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác lưu trữ. Từ

đó, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ đề ra những biện pháp hợp lý để giải quyết nhằm ngăn

ngừa, khắc phục những sai trái và đưa ra các quyết định xử lý phù hợp, góp phần làm cho

các chế độ, chính sách của nhà nước được thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn, chính

xác.

Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ và

trong những trường hợp cần thiết có thể kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta

vẫn còn thiếu những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm

trong ngành lưu trữ. Điều đó phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của

ngành.

- Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.

Tổ chức quản lý TLLT là việc sắp xếp, bố trí một cách hợp lý từng khâu công việc

trong quá trình quản lý TLLT sao cho phù hợp với yêu cầu của công tác lưu trữ và đạt

được mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý.

Các công việc cụ thể trong tổ chức quản lý TLLT có thể kể đến như: Thu thập, bổ

sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài

liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu

trữ,…

1.4. Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

- Khi xây dựng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương phải đảm bảo được

nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất.

Quản lý tập trung thống nhất nghĩa là nhà nước quản lý, chỉ đạo thống nhất về hoạt

động lưu trữ cũng như tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của quốc gia phải được tập trung

bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ của nhà nước. Tài liệu lưu trữ của địa

phương phải được tập trung bảo quản trong hệ thống các kho, trung tâm lưu trữ của địa

phương.

Do đó, khi xây đưa các giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương

cần góp phần quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ ở địa phương, tránh tình trạng

tài liệu của các cơ quan, tổ chức, của các cấp hành chính bị phân tán, không được quản lý

tập trung ở một nơi. Vận dụng nguyên tắc này khi xây dựng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ

ở Long An, có thể lựa chọn giải pháp tổ chức một Lưu trữ lịch sử chung để quản lý tập

trung thống nhất toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh phải đáp ứng nguyên tắc sử dụng hiệu

quả các nguồn lực đầu tư cho hoạt động lưu trữ: đó là nguồn lực về con người và nguồn

lực về cơ sở vật chất.

- Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương phải đáp ứng nguyên tắc tạo điều

kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các đối tượng đến với cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ để khai thác thông tin phục

vụ cho các mục đích, nhu cầu đa dạng của đời sống xã hội. Độc giả đến khai thác sử dụng

tài liệu thuộc các nhóm đối tượng: cán bộ, công chức, viên chức; các nhà nghiên cứu, nhà

khoa học; học sinh, sinh viên và người dân.

Hoàn cảnh, điều kiện của đối tượng đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ rất khác

nhau bao gồm:

- Nhóm độc giả có điều kiện, hoàn cảnh thuận lợi để khai thác, sử dụng tài liệu. Đó

là những độc giả ở gần cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ, không phải mất nhiều thời gian,

công sức di chuyển từ địa phương này đến địa phương khác để khai thác tài liệu.

- Nhóm độc giả có điều kiện, hoàn cảnh ở xa, không thuận lợi khi đến các cơ quan

bảo quản tài liệu lưu trữ để trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm: độc giả là người

nước ngoài đến khai thác tài liệu tại địa phương và độc giả là người trong nước không ở

gần nơi bảo quản tài liệu lưu trữ. Ví dụ: độc giả của những huyện của các vùng Đồng

Tháp Mười của tỉnh Long An như huyện Tân Hưng, Vĩnh Hưng, Mộc Hóa đến khai thác

tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong điều kiện thời tiết thuận lợi người dân phải mất cả

ngày đường để di chuyển từ huyện về tỉnh và ngược lại.

- Nhóm độc giả là những người khuyết tật, người già, người có công trong, tuy độc

giả thuộc nhóm đối tượng này chỉ chiếm số lượng nhỏ trong số các đối tượng đến khai

thác nhưng cần quan tâm và tạo điều kiện để tiếp cận với những tài liệu phục vụ cho mục

đích nghiên cứu.

- Nguyên tắc cuối cùng và cũng là nguyên tắc quan trọng nhất khi đưa ra giải pháp

về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương đó là: phải lấy tài liệu lưu trữ làm trung

tâm.

1.5. Sự cần thiết tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

Đến nay, qua nhiều năm xây dựng, tổ chức lưu trữ tại các địa phương đã được

thành lập và kiện toàn. Sau Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ

về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu

trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, và gần

đây nhất là Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố

thuộc tỉnh tại các địa phương lưu trữ đã có tổ chức quản lý cụ thể. Cùng với việc ra đời

của Luật Lưu trữ năm 2011 công tác lưu trữ tại tỉnh Long An đã có những thay đổi rõ nét.

Tuy nhiên, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn những tồn

tại, hạn chế nhất định.

Để góp phần tìm giải pháp, khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên và hoàn thiện

tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế, có sự thống nhất với yêu

cầu chung của ngành, kết thúc chương trình học tập sau Đại học, mạnh dạn lựa chọn đề tài

“Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An” làm đề tài

nghiên cứu viết luận văn tốt nghiệp của mình.

Tiểu kết Chương 1

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ cũng là

một trong những nội dung cơ bản nhất của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, chiếm vị

trí quan trọng, xuyên suốt trong hoạt động tổ chức công tác lưu trữ thống nhất, việc thực

hiện các khâu nghiệp vụ dễ dàng.

Chương này nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận về tổ chức và quản lý công tác

lưu trữ ở địa phương và trình bày các khái niệm liên quan đến tổ chức lưu trữ lịch sử cấp

tỉnh, các khái niệm liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ; đồng thời nêu các nguyên tắc,

đặc trưng cần có để xây dựng tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương.

Mặt khác, chương này cũng giới thiệu một số văn bản là cơ sở pháp lý để tổ chức,

quản lý tài liệu lưu trữ cấp tỉnh. Trong đó, dẫn chứng khái quát các điều khoản quy định

về tổ chức lưu trữ của địa phương.

Chương này cũng là cơ sở, để trình bày về thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu

trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An.

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN

2.1. Khái quát về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước

tỉnh Long An

2.1.1. Tình hình chung

Ngay sau khi đất nước giành độc lập, thống nhất đất nước miền nam hoàn toàn giải

phóng 30/4/1975; ngành văn thư, lưu trữ cả nước được củng cố kiện toàn theo chiều dài

lịch sử dân tộc. Riêng ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Long An đã trưởng thành và phát triển

với nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau với cơ cấu tổ chức, tên gọi khác nhau.

Kế thừa và phát huy những thành quả đã đạt được từ các thế hệ, công tác lưu trữ

tiếp bước và góp phần tạo nên những chuyển biến đáng kể cho ngành văn thư, lưu trữ; có

được kết quả trên do nhận thức đúng đắn về giá trị của tài liệu lưu trữ nên lãnh đạo các

cấp, các ngành đã triển khai thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, các văn bản quy

định, hướng dẫn.

Long An là một trong những tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ đi đầu trong

cả nước và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trên

địa bàn tỉnh.

2.1.1.1. Tại cấp tỉnh

Về tổ chức bộ máy và biên chế

+ Đối với cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh

Bảng 2.1: Thống kê số lượng, chất lượng CC,VC lưu trữ tại cơ quan chuyên môn

và đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh. Nguồn: Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng

công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Long An, tháng 11/2018, Sở Nội vụ tỉnh Long

An.

(Đơn vị tính: người)

Trình độ chuyên môn

Phân công nhiệm vụ

ST T

Tên cơ quan, đơn vị

Số lượng

ĐH khác

CĐ khác

Chuyê n trách

ĐH ngành VTLT

CĐ ngành VTLT

Trun g cấp khác

Kiê m nhiệ m

Trun g cấp ngàn h VTL T

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội; Hội đồng nhân dân và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

03 01 02 01 02

01 01 01 01 01 01 01 01 01

6 7

01 01 01

01 01 01 01 01 01

01 01 01

03 01 01 02 01 01

01 01 01

Lao

01 01 01

2 Thanh tra tỉnh Sở Nội vụ 3 Sở Tư pháp 4 Sở Kế hoạch và Đầu tư Sở Tài chính Sở Công thương Sở Nông nghiệp và triển nông Phát thôn Sở Xây dựng Sở Tài nguyên và Môi trường Sở Giao thông Vận tải Sở Khoa học và Công nghệ Sở Thông tin và Truyền thông Sở động, Thương binh và Xã hội Sở Văn hoá- Thể thao và Du lịch Sở Giáo dục và Đào tạo 17 Sở Y tế

01 01 01

Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh Tổng cộng

22 12 02 02 00 04 02 06 16

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh chủ yếu bố trí 01 công chức chuyên trách

văn thư kiêm nhiệm lưu trữ. Chỉ có 05/18 cơ quan bố trí biên chế lưu trữ chuyên trách. Trong

số đó có 05/18 (= 27,8%) được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ.

+ Các cơ quan trực thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh bố trí 01 CC,VC kiêm nhiệm làm

văn thư, lưu trữ.

Về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Theo số liệu khảo sát trong Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan đơn

vị trong tỉnh Long An ban hành kèm theo Quyết định số 1134 ngày 10/4/2018 của UBND

tỉnh giai đoạn 2018 - 2021 trước đây là Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của

UBND tỉnh về việc ban hành giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong

tỉnh giai đoạn 2015 - 2030 thì số lượng tài liệu còn tồn đọng như sau:

Bảng 2.2: Thống kê số lượng tài liệu còn tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh

Long An. Nguồn: Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan đơn vị trong tỉnh

Long An tỉnh Long An giai đoạn 2015 - 2030 nay là giai đoạn 2018-2021, UBND tỉnh

Long An, 2015.

STT CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Tổng số (mét)

01 Huyện Tân Trụ 02 Thị xã Kiến Tường 03 Huyện Tân Hưng 04 Huyện Vĩnh Hưng 05 Huyện Tân Thạnh 06 Huyện Cần Đước 07 Huyện Mộc Hóa 08 Huyện Cần Giuộc 09 Huyện Thạnh Hóa 10 Huyện Châu Thành 11 Huyện Thủ Thừa 12 Huyện Bến Lức 13 Huyện Đức Hòa 14 Huyện Đức Huệ 15 Thành phố Tân An 16 Sở Tư pháp 17 Sở Thông tin và Truyền thông 18 Sở Y tế 19 Sở Giao thông Vận tải 20 Sở Tài nguyên và Môi trường 21 Sở Giáo dục và Đào tạo SỐ LƯỢNG MÉT Tài liệu sơ bộ (mét) 70 99 137 301 274 196 753 23 30 222 167 127 509 50 352 270 Tài liệu rời lẽ (mét) 1822 503 1041 882 748 1845 83 864 972 1391 460 1580 4570,5 916 804 150 6,3 50 5 200 480 1892 602 1178 1183 1022 2041 83 1617 995 1421 682 1580 4737,5 1043 1313 150 6,3 100 357 200 750

22 Sở Kế hoạch và Đầu tư 23 Sở Công Thương 24 Sở Nông nghiệp và Phát triển 166 67,4 65,75 56 166 67,4 9,75 nông thôn

25 Sở Khoa học và Công nghệ 26 Sở Lao động - Thương binh và 145 500 445 145 55

Xã hội 27 Sở Xây dựng 28 Văn phòng UBND tỉnh 29 Sở Nội vụ 30 Sở Ngoại vụ 31 Sở Tài chính 32 Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch 33 Văn phòng Đoàn ĐBQH và 429 70 644 100 115 279 45 59 70 472 15 200 15 370 172 100 100 79 30

HĐND tỉnh Tổng cộng: 25.578,95 4.912 20.666,95

Qua bảng số liệu cho thấy, TLLT tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An đang

trong tình trạng tích đống bó gói, lộn xộn chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị

tài liệu rất lớn. Do vậy, sử dụng TLLT khó khăn, không đầy đủ, khó có thể tìm kiếm được

văn bản, tài liệu trong khối tài liệu tích đống; TLLT có nguy cơ hư hại và thất lạc; mất

vĩnh viễn.

Về cơ sở vật chất và trang thiết bị

+ Tại sở, ban, ngành cấp tỉnh: các cơ quan, đơn vị đã bố trí được kho lưu trữ để bảo

vệ, bảo quản, an toàn và phát huy giá trị tài liệu tại cơ quan, tổ chức diện tích các kho còn chật hẹp từ 20m2 - 150m2, chủ yếu là kho lưu trữ tạm. Một số nơi diện tích kho chưa đáp

ứng so với khối lượng và nguồn tài liệu đang bảo quản; sử dụng phòng làm việc chung

phòng lưu trữ hồ sơ, tài liệu; nhiều cơ quan sử dụng gầm cầu thang, nhà kho, hành lang,

mái hiên làm nơi để chứa tài liệu,... Các trang thiết bị để bảo quản thô sơ, không đúng quy

định, tiêu chuẩn, định mức; chủ yếu trang bị hộp, giá, quạt gió, thiết bị phòng cháy chữa

cháy nhưng chưa đảm bảo.

+ Tại các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh: các đơn vị chưa bố trí được kho

để bảo quản tài liệu, kho bảo quản được bố trí chung với phòng hành chính văn thư, phòng

làm việc cán bộ chuyên môn của cơ quan.

Về ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật

Các cơ quan, đơn vị được ứng dụng phần mềm quản lý điều hành văn bản vào

quản lý tra cứu tài liệu lưu trữ như chưa lập hồ sơ điện tử. Riêng tài liệu lưu trữ của

UBND tỉnh, Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh đã thực hiện số hóa.

2.1.1.2. Tại cấp huyện

Tổ chức bộ máy và biên chế

+ Phòng Nội vụ cấp huyện: Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội

vụ, 15/15 UBND cấp huyện đều đã bố trí công chức giúp lãnh đạo phòng Nội vụ thực hiện

chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của

huyện và quản lý TLLT của cấp huyện. Tuy nhiên, có 13/15 UBND cấp huyện là bố trí

công chức phụ trách văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm, 02/15 UBND cấp huyện bố trí công

chức phụ trách văn thư, lưu trữ chuyên trách.

Bảng 2.3: Thống kê số lượng, chất lượng công chức phụ trách công tác quản lý nhà

nước về lưu trữ tại phòng Nội vụ cấp huyện. Nguồn: Báo cáo thống kê số lượng, chất

lượng công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh, tháng 11/2018, Sở Nội vụ tỉnh Long An.

(Đơn vị tính: người)

Trình độ chuyên môn

Phân công nhiệm vụ

Tên cơ quan, đơn vị

Số lượng

1 Huyện Tân Trụ

ĐH khác ĐH ngành VTLT CĐ ngành VTLT CĐ khá c Trun g cấp khác Chuy ên trách Trung cấp ngành VTLT Kiê m nhiệ m

2 Thị xã Kiến Tường

01 01 01

3 Huyện Tân Hưng

02 01 01 01 01

4 Huyện Vĩnh Hưng

01 01 01

5 Huyện Tân Thạnh

01 01 01

6 Huyện Cần Đước

01 01 01

7 Huyện Mộc Hóa

01 01 01

8 Huyện Cần Giuộc

01 01 01

9 Huyện Thạnh Hóa

10 Huyện Châu Thành

01 01 01

11 Huyện Thủ Thừa

01 01 01

12 Huyện Bến Lức

01 01 01

13 Huyện Đức Hòa

01 01 01

14 Huyện Đức Huệ

01 01 01

15 Thành phố Tân An

01 01 01

02 01 01 01 01

Tổng cộng

17 02 05 10 02 15

Tổ chức văn thư, lưu trữ ở cấp huyện tại tỉnh Long An đã thực hiện tốt nhiệm vụ tổ

chức và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương. Hàng năm, đã tham

mưu cho lãnh đạo các cấp ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, tổ chức

hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc UBND cấp huyện và UBND các xã, phường, thị trấn

lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các

quy định về văn thư, lưu trữ; thực hiện tốt chế độ báo cáo, thống kê cơ sở công tác văn

thư, lưu trữ theo quy định, giúp cho công tác văn thư, lưu trữ ở cấp huyện dần đi vào nề

nếp và có những chuyển biến rõ rệt theo từng năm.

+ Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện chủ yếu bố trí 01 công chức làm văn thư

kiêm lưu trữ, hiện có 02/15 đơn vị bố trí 01 công chức chuyên trách lưu trữ, đó là: Văn

phòng HĐND và UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường.

+ Các cơ quan trực thuộc UBND cấp huyện bố trí 01 CC,VC kiêm nhiệm văn thư,

lưu trữ và được đào tạo qua nhiều hình thức.

Về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Tại 15/15 UBND cấp huyện, khối TLLT cấp huyện do Văn phòng HĐND và UBND

cấp huyện quản lý. 15/15 UBND cấp huyện đã bố trí kho có diện tích đảm bảo để bảo vệ, bảo

quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu tại cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, tài liệu bảo quản trong

kho còn đang trong tình trạng tồn đọng, tích đống chưa được phân loại. Nhiều tài liệu còn

đang được lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn, chưa được thu thập về kho lưu trữ cơ quan.

Bảng 2.2: Thống kê số lượng tài liệu còn tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh

Long An. Nguồn: Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan đơn vị trong tỉnh

Long An giai đoạn 2015 - 2030 nay là giai đoạn 2018 - 2021, UBND tỉnh Long An, 2015.

Về cơ sở vật chất và trang thiết bị

Các cơ quan, đơn vị đã bố trí được kho lưu trữ để bảo vệ, bảo quản, an toàn và phát

huy giá trị tài liệu; tại cơ quan, tổ chức, diện tích kho đảm bảo, tài liệu vẫn chưa thu thập,

lưu tại phòng chuyên môn, tình trạng tích đống lộn xộn. Diện tích các phòng chuyên môn

chật hẹp, không bố trí được nơi lưu giữ tài liệu; do vậy, tài liệu chất đầy vào các ngăn tủ,

nóc tủ, các góc tường, chân bàn làm việc… Các trang thiết bị để bảo quản tài liệu còn rất

thô sơ, không đúng quy định, chỉ một số ít cơ quan trang bị được hộp, giá, quạt gió, thiết

bị phòng cháy chữa cháy.

Về ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật

Cơ quan, đơn vị được trang bị phần mềm quản lý văn bản đi đến theo chuẩn quy

định tại Nghị định 30 của Chính phủ quy định về công tác văn thư nhưng chưa lập hồ sơ

điện tử.

2.1.1.3. Tại cấp xã

Về tổ chức bộ máy và biên chế

UBND tỉnh Long An ban hành Quy định về việc bố trí chức danh, số lượng cán bộ

và công chức cấp xã theo quy định. UBND các xã, phường, thị trấn đã bố trí mỗi đơn vị 01

hoặc 02 công chức kiêm nhiệm thống kê, thủ quỹ, văn thư, lưu trữ và văn phòng Đảng ủy,

thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Công chức phụ trách

quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các xã, thị trấn về cơ bản đã đảm bảo

thực hiện một số nhiệm vụ theo quy định. Hàng năm, xã, phường, thị trấn đã triển khai và

tổ chức thực hiện các văn bản của Bộ Nội vụ, của tỉnh, huyện về công tác văn thư, lưu trữ

như xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm; sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác

văn thư, lưu trữ; xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ năm; quy trình quản lý văn bản đi,

đến theo đúng quy chế đã ban hành; …

Tuy nhiên, vẫn còn những hạn chế nhất định như: một số văn bản ban hành còn sai

về thể thức và kỹ thuật trình bày; chưa cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn bản;

công tác lập hồ sơ công việc chưa được duy trì thường xuyên, chưa đúng quy định; tài

liệu, hồ sơ lưu trữ còn phân tán, chưa lập hồ sơ; cập nhật không kịp thời chủ trương,

hướng dẫn.

Có thể thấy, việc bố trí công chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chưa hợp lý vì

chức danh này kiêm nhiệm các công việc khác gồm quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

Phần lớn đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã thiếu người được đào tạo

đúng chuyên ngành và khối lượng thực tế công việc phải đảm nhận là tương đối lớn nên

công chức không thể thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ đúng quy

định.

Về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Phần lớn công tác lưu trữ còn chưa được quan tâm, việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là

do tính tự phát theo nhu cầu công việc, nhiều TLLT đã bị thất lạc, hoặc trong tình trạng

tích đống, bó gói, tài liệu chưa phát huy được giá trị sử dụng. Phần lớn TLLT bị hư hỏng

không thể phục hồi.

Về cơ sở vật chất, trang thiết bị

Xã, phường, thị trấn bố trí được diện tích nhất định (từ 20m2 trở lên làm kho bảo

quản); một số xã, phường, thị trấn chưa có kho lưu trữ bố trí trong các phòng làm việc.

Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ hầu hết chưa được trang bị nên

không đảm bảo điều kiện bảo quản tài liệu.

Về ứng dụng công nghệ thông tin

Chưa triển khai ứng dụng phần mềm vào quản lý tra cứu TLLT.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư

- Lưu tỉnh Long An

2.1.2.1. Chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám

đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; trực tiếp quản

lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định

của pháp luật.

2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy

định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần huỷ tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ

quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc

hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công

chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm Trình cấp có thẩm quyền ban

hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài

liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp

lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ

phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo

quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo quy

định của pháp luật.

Chi cục trưởng

Phó Chi cục trưởng

Phòng Hành chính - Nghiệp vụ (01 Phó Trưởng phòng, 02 công chức)

Trung tâm Lưu trữ lịch sử (01 Giám đốc, 06 viên chức)

2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Bảng 2.3: Bảng thống kê số lượng, chất lượng CC,VC và lao động Chi cục Văn thư

- Lưu trữ tính đến thời điểm 31/12/2019. Nguồn: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An.

(Đơn vị tính: người)

Trình độ chuyên môn

Sau Đại học

Đại học

CĐ và TC

ST T

Số lượng

Tên chức danh và bộ phận

Chuyên ngành khác

Đúng chuyên ngành lưu trữ

Chuyê n ngành khác

Chuy ên ngàn h khác

Đúng chuyê n ngành lưu trữ

1 03 01 02

2 03 01 02

3 7 01 04

Lãnh đạo Chi cục Phòng Hành chính Nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ lịch sữ Tổng 13 02 (Đang học) 02 03 8

Qua số liệu bảng 2.3 thấy rằng, về mặt số lượng, với 13 CC,VC và hợp đồng lao

động cơ bản đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, về mặt chất

lượng, CC, VC được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ còn thiếu, chỉ có 05/13

người được đào tạo đúng chuyên ngành còn lại là đại học khác. Vì vậy, đã ảnh hưởng đến

kết quả thực hiện chức năng nhiệm vụ của Chi cục nói riêng và tổ chức công tác lưu trữ của

tỉnh Long An nói chung.

2.2. Vai trò và các biện pháp của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đối với việc tổ

chức và quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước tại tỉnh Long An

2.2.1. Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ

- Số lượng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

Tỉnh Long An quan tâm đến phát triển nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ. Qua

báo cáo thống kê định kỳ cho thấy, tại lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành và phòng,

ban cấp huyện nhìn chung đã bố trí 01 công chức, viên chức có trình độ từ trung cấp trở

lên. Tuy nhiên, ở các cơ quan này phần lớn bố trí kiêm nhiệm (văn thư kiêm lưu trữ hoặc

lưu trữ kiêm nhiệm công việc khác và chưa được đào tạo đúng chuyên ngành).

- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác

lưu trữ.

Để xây dựng chương trình bồi dưỡng các chức danh lưu trữ hạng I, II, III, theo

Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu

chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ. Kết quả báo cáo thống kê

định kỳ công tác năm 2019 trên địa bàn tỉnh Long An cho thấy nguồn nhân lực làm công

tác lưu trữ ở các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các phòng, ban cấp huyện chỉ có 50% có bằng

tốt nghiệp đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ; ngược lại có tới 50% tốt nghiệp từ các

ngành đào tạo khác.

Nguyên nhân chính là tỉnh, các huyện, thành phố không có biên chế cho vị trí

chuyên trách lưu trữ cơ quan. Đồng thời, do quy định hiện hành về tiêu chuẩn chức danh

nhân viên Văn thư, nếu tốt nghiệp ngành khác chỉ cần có “Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ

Văn thư, lưu trữ” là đủ tiêu chuẩn tuyển dụng. Phần lớn số công chức, viên chức kiêm

nhiệm này trình độ lưu trữ yếu, chỉ thực hiện các nghiệp vụ văn thư, còn các nghiệp vụ về

lưu trữ hầu như không được tiến hành và đa phần công chức, viên chức lưu trữ cơ quan là

kiêm nhiệm, không được đào tạo bài bản về lưu trữ, lại ít thực hiện các hoạt động về

chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ nên kỹ năng về lưu trữ còn nhiều hạn chế.

- Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ

Hiện nay, đào tạo và bồi dưỡng là hai mặt trong một vấn đề có liên quan chặt chẽ

với nhau, nhằm hoàn thiện và nâng cao năng lực cho đội ngũ công chức, viên chức làm

công tác lưu trữ. Thông qua các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao năng lực cho

đội ngũ công chức, viên chức.

Như trên đã nêu, tỉ lệ người có bằng đúng chuyên ngành về văn thư, lưu trữ tại các

sở, ban, ngành cấp tỉnh và các phòng ban cấp huyện là 50%, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

tỉnh là 38,5%. Vì vậy, công tác đào tạo và bồi dưỡng càng trở nên quan trọng và cấp thiết.

Thực tế, Sở Nội vụ đã tổ chức nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ với nhiều hình thức

đào tạo, bồi dưỡng như: cử công chức, viên chức đi học các lớp trung cấp đến đại học

hoặc sau đại học tại các cơ sở đào tạo; liên kết với các cơ sở đào tạo để tổ chức các lớp

vừa học vừa làm về văn thư, lưu trữ tại địa phương để hoàn thiện bằng cấp, đạt chuẩn theo

vị trí việc làm.

Việc bồi dưỡng kiến thức văn thư, lưu trữ tại cơ quan đã được các cơ quan quan

tâm. Tham gia bồi dưỡng là những đối tượng trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ (chủ

yếu để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ), đối tượng không trực tiếp làm công tác văn thư,

lưu trữ là Chánh, phó Văn phòng và Trưởng, phó phòng Nội vụ...

Từ năm 2018 đến 2020, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ tổ chức

02 lớp tập huấn, bồi dưỡng cấp chứng chỉ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên

chức làm công tác lưu trữ của các cơ quan trên địa bàn tỉnh góp phần nâng cao trình độ

nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ, chuẩn hoá chức danh, hạng nghề nghiệp cho công chức,

viên chức.

2.2.2. Phổ biến, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ

Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch về công tác lưu trữ là một nhiệm vụ quan

trọng để thực hiện chức năng hoạch định của cơ quan quản lý lưu trữ, vì kế hoạch là cơ sở,

định hướng để hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao và thực hiện được mục tiêu đề ra.

Kế hoạch dài hạn về lưu trữ của tỉnh được xây dựng trên cơ sở đề án quy hoạch

ngành của Bộ Nội vụ kết hợp với tình hình thực tiễn có liên quan và yêu cầu đặt ra đối với

lĩnh vực lưu trữ của địa phương. Cơ quan tham mưu, dự thảo quy hoạch là Chi cục Văn

thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

Các văn bản quản lý lưu trữ do UBND tỉnh ban hành chủ yếu nhằm cụ thể hóa

việc vận dụng chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch... về công tác lưu trữ của

Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào thực tiễn công tác lưu

trữ của tỉnh; báo cáo phản ánh tình hình công tác lưu trữ địa phương lên cơ quan có

thẩm quyền; chỉ đạo, hướng dẫn và đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ và tình hình quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh. Các hình thức văn

bản được sử dụng là quy hoạch, kế hoạch, chỉ thị, quyết định, báo cáo, công văn.

Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành các văn bản theo sự phân cấp

quản lí đối với ngành nội vụ, như hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra, báo cáo tình

hình thực hiện công tác lưu trữ.

Những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ trình

UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, triển khai Luật của Quốc hội; nghị định, chỉ

thị của Chính phủ; thông tư, quy hoạch, kế hoạch, quy định, hướng dẫn của Bộ Nội vụ về

công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012, tỉnh đã

ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị:

- Văn bản do UBND tỉnh ban hành:

+ Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 07/9/2011 của UBND tỉnh Long An về việc tăng

cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Quyết định số 140/QĐ-UBND ngày 27/02/2012 của UBND tỉnh Long An về việc

ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.

- Văn bản do Sở Nội vụ ban hành:

+ Công văn số 545/SNV-QLVTLT ngày 23/4/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Long An về

việc hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức;

+ Công văn số 836/SNV-QLVTLT ngày 25/11/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Long An

về việc hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ

quan, đơn vị;

+ Công văn số 841/SNV-QLVT,LT ngày 01/12/2011 của Sở Nội vụ tỉnh Long An

quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng Nhân dân và

UBND xã, phường, thị trấn;

Sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thi hành, công tác xây dựng, ban hành

văn bản quy định, hướng dẫn về lưu trữ càng được chú trọng. Đã có nhiều văn bản quản

lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ mới được ban hành, sửa đổi phù hợp với những

quy định mới của Luật Lưu trữ, cụ thể đã ban hành các văn bản:

- Văn bản do UBND tỉnh ban hành:

+ Công văn số 5402/UBND-VP ngày 17/12/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc

triển khai thi hành Luật Lưu trữ.

+ Quyết định số 274/QĐ-UBND ngày 18/3/2013 của UBND tỉnh về việc ban hành

Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2013.

+ Quyết định số 20/2013/QĐ-UBND ngày 10/8/2013 của UBND tỉnh Long An về

việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ

quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An.

+ Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 27/02/2014 của UBND tỉnh về công tác văn

thư, lưu trữ năm 2014.

+ Quyết định số 39/QĐ-UBND ngày 06/01/2014 của UBND tỉnh Long An về việc

ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức và Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào

LTLS tỉnh Long An.

+ Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của về việc ban hành đề án giải

quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An giai đoạn 2015-2021.

- Văn bản do Sở Nội vụ ban hành:

+ Công văn số 546/SNV-VTLT ngày 18 tháng 7 năm 2013 của Sở Nội vụ về việc

ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

+ Công văn số 1341/SNV-CCVTLT ngày 16/12/2014 của Sở Nội vụ về việc nộp

lưu vào lưu trữ cơ quan năm 2014 và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị năm

2015.

Việc ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ cho thấy công

tác lưu trữ ở Long An đang ngày càng được quan tâm, ngày càng phát triển. Các văn bản

chỉ đạo, hướng dẫn đã bao trùm toàn bộ các nghiệp vụ lưu trữ. Các văn bản chỉ đạo, hướng

dẫn ngày càng chất lượng, hiệu quả và sát thực tế hơn, giúp người làm công tác lưu trữ có

đầy đủ cơ sở pháp lý để thực hiện nghiệp vụ mà mình được giao. Đồng thời, việc có các

văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cũng giúp cho công tác lưu trữ định hướng được hướng phát

triển của mình, giúp người dân khi đến liên hệ sử dụng tài liệu lưu trữ cũng biết được các

quy định để tuân thủ, đưa tài liệu lưu trữ đến gần người dân hơn.

Nhìn chung, hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong thời gian

qua đã khẳng định được vai trò, chức năng quản lý nhà nước đối với công tác này, tạo cơ

sở pháp lý cho việc tổ chức thống nhất công tác lưu trữ. Qua đó, nhận thức của lãnh đạo và

cán bộ, CCVC các cấp, các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ đã được

nâng lên rõ rệt; tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và được chú ý bảo vệ, bảo

quản trong kho lưu trữ; TLLT đã được tổ chức khai thác, sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi

cho việc quản lý điều hành tại các cơ quan, đơn vị, góp phần giải quyết chế độ, chính sách

cho người dân.

Qua thống kê văn bản trên có thể thấy, các văn bản quản lý chỉ đạo và hướng dẫn

nghiệp vụ dần đi sát với nghiệp vụ cụ thể, không mang tính chỉ đạo chung chung, như: các

văn bản hướng dẫn xây dựng quy chế, hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hay hướng dẫn việc lập

hồ sơ hiện hành... Những quy định, hướng dẫn này được xây dựng một cách khoa học, cụ

thể, tỉ mỉ, dễ hiểu, dễ dàng thực hiện. Có thể thấy, trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, các

văn bản của tỉnh chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác văn thư, lưu trữ, số lượng văn bản

chỉ đạo và hướng dẫn riêng công tác lưu trữ ít. Tuy nhiên, sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực

thi hành, hệ thống văn bản chỉ đạo quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của

tỉnh đang dần được bổ sung. Như trong kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 của

tỉnh đã giao nhiệm vụ cho Sở Nội vụ xây dựng các quy chế: Quy chế văn thư, lưu trữ của

tỉnh, Quy chế khai thác, sử dụng TLLT lịch sử của tỉnh, .... Như vậy, sau khi Luật Lưu trữ

có hiệu lực thi hành, chúng ta càng thấy rõ hơn vai trò quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ của tỉnh Long An bằng cách ban hành kịp thời các văn bản có tính cần thiết nhằm đưa

Luật Lưu trữ đi vào cuộc sống.

Như vậy, qua quá trình hình thành và phát triển, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiều

biến động về mặt tổ chức bộ máy trong hệ thống cơ quan nhà nước. Mặc dù có nhiều biến

động về mặt tổ chức, nhưng chức năng nhiệm vụ của ngành lưu trữ ít thay đổi. Nhờ vậy,

hoạt động lưu trữ đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ,

quyền hạn được giao. Từ nền tảng đó, ngành Lưu trữ cũng không ngừng đổi mới, nghiên

cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹ thuật vào hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan

nói riêng và của cả tỉnh Long An nói chung.

2.2.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ

Việc xây dựng kho lưu trữ vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản:

Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về

kho lưu trữ chuyên dụng. Hiện nay, tỉnh Long An đang đầu tư, xây dựng hệ thống kho lưu

trữ chuyên dụng nhằm đảm bảo bảo quản an toàn tài liệu, thực hiện các khâu nghiệp vụ

lưu trữ nhanh chóng.

Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm

có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy,

phòng chống cháy, chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, hệ thống camera quan sát,…

Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại

tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ không

khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm,...; ảnh hưởng do điều kiện bảo

quản và sử dụng tài liệu,…

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra việc thực hiện,

đảm bảo cơ sở vật chất, kho tàng bảo quản TLLT trên địa bàn tỉnh Long An. Qua kiểm tra,

đa số các Lưu trữ hiện hành đều đảm bảo bố trí kho, giá kệ để tài liệu. Tuy nhiên, việc bố

trí thường là kho tạm (kho lưu trữ cũng là nhà kho cơ quan), việc bố trí để tài liệu chung

với các vật dụng gỗ, nước uống,… dễ gây hư hỏng tài liệu.

2.2.4. Thống nhất quy trình, nghiệp vụ lưu trữ

2.2.4.1. Thu thập tài liệu lưu trữ

Theo quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành hai giai đoạn

của tài liệu:

a) Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Lưu trữ cơ

quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức.

b) Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc

gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ lịch

sử theo quy định của pháp luật.

Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau:

Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ

quan hoặc phông lưu trữ Quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện

của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, công chức, viên chức lưu trữ có thể đề xuất các biện

pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.

Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ sơ thuộc

phông, công chức, viên chức lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn

thiếu.

Thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ

đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung

tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ

Quốc gia Việt Nam.

Thu thập, bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ

quan và lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ

Quốc gia Việt Nam cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà

nước.

2.2.4.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản

trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ),

phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá

vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức

(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khắc

phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Tài liệu chưa chỉnh lý chủ yếu còn trong tình trạng chất đống bó gói, chỉ một số ít

cơ quan đã chỉnh lý đúng quy trình theo quy định của nhà nước như: Sở Y tế, Sở Tài

nguyên và Môi trường, Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh...

Thực trạng trên cho thấy nhiều năm qua công tác lưu trữ của tỉnh chưa được quan

tâm đúng mức: một số cơ quan, đơn vị chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, kinh phí dành

cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa được đưa vào dự toán ngân sách hàng năm hoặc

chưa được bố trí đủ.

Sau 40 năm xây dựng và phát triển, tỉnh Long An đã đạt được nhiều thành tựu to

lớn trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh khoa học, công nghệ...,

tất cả được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, hiện nay khối tài liệu tồn

đọng đang chất đống, bó gói đã và đang xuống cấp trầm trọng nhiều tài liệu bị rách thủng,

giòn, mục, mờ chữ hoặc mất chữ, tài liệu giấy đã bị oxy hóa ở mức cao.

Nguyên nhân điều kiện bảo quản không đạt yêu cầu và tài liệu hình thành và tồn tại

trong thời gian khá dài, được ghi bằng những phương pháp khác nhau như viết tay, đánh

máy, hình ảnh, ghi âm... với các chất liệu ghi tin như giấy carbon, mực in, viết mực, viết

chì... và lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh, băng và đĩa từ... trong

đó giấy là phương tiện chủ yếu

Nhằm loại bỏ những tài liệu không có giá trị, hết giá trị, đồng thời đưa vào bảo

quản và lưu trữ những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, lâu dài để phục vụ công tác xây dựng,

phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của tỉnh thì việc xây dựng, ban hành Đề

án giải quyết tài liệu tích đống của tỉnh trong giai đoạn này là hết sức cần thiết.

Thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của UBND tỉnh Long An theo Quyết định

số 1134/QĐ-UBND ngày 10/4/2018, đến nay, tỉnh Long An đã chỉnh lý hoàn thiện hơn

20.000 mét tài liệu tích đống. Góp phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, giải phóng kho

tàng, trang thiết bị, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả, tránh thất thoát, hư hại tài

liệu lưu trữ. Tuy nhiên, hiện nay, do thiếu kinh phí, công chức, viên chức làm lưu trữ nên

việc lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt tại một số lưu trữ hiện hành.

2.2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm lựa chọn

những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam hiện nay đã đề cập đến rất

nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ như:

- Các khái niệm trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ gồm: Xác định giá trị

tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu, bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn, bảng thời hạn

bảo quản (Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 09/2011/TT-BNV; Thông tư số

13/2011/TT-BNV);

- Các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu (Điều

16 của Luật Lưu trữ). Tài liệu điện tử (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Điều 3);

- Xây dựng các văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (Quyết định số 128/QĐ-

VTLTNN và Công văn số 283/VTLTNN-NVTW);

+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức áp dụng đối với 14 nhóm hồ sơ, tài liệu (Thông tư số 09/TT-BNV, Điều 3);

+ Các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương, các mức thời hạn bảo quản được áp dụng đối với 16 nhóm hồ

sơ (Thông tư số 13/2011/TT-BNV, Điều 3, Điều 4);

+ Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên ngành (Khoản 2 Điều 14 và Điều 15 Nghị

định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số

điều của Luật Lưu trữ);

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Điều 18 Luật Lưu trữ).

- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Quyết định số 128/QĐ-

VTLTNN); Với tài liệu điện tử (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Điều 11).

2.2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù

chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Ánh

sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự

nhiên,… đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như

việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, bảo quản tài liệu không hợp lý,… đều ảnh hưởng và

làm hư hại tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ là một nội dụng rất quan trọng trong

các hoạt động lưu trữ. Với tầm quan trọng như vậy đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan lưu

trữ phải áp dụng triệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài

tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

2.2.4.5. Thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là việc thu thập, ghi chép lại các số liệu định kỳ hàng năm

về tài liệu lưu trữ. Thông qua kết quả thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho các cơ quan nắm

được số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ theo quy

định của pháp luật. Thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 27 của Luật Lưu

trữ và quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được

Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

2013.

Mặt khác, thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu

trữ làm cơ sở để đề ra biện pháp, giải pháp xây dựng chương trình, kế hoạch nhằm tổ chức

quản lý tốt tài liệu lưu trữ góp phần phát triển công tác văn thư, lưu trữ.

2.2.4.6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc danh

mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân

dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu

hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 10/2014/TT-

BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại

phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử. Việc triển khai thực hiện Thông tư số 10/2014/TT-

BNV Chi cục đã tổ chức đầu tư mua sắm trang thiết bị, bố trí Phòng đọc và bộ phận tiếp

độc giả.

- Niêm yết công khai các thủ tục, quy trình về đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng

đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử; Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ tại trụ

sở cơ quan.

Hàng năm, Phục vụ tài liệu tại Phòng đọc bình quân: 200 lượt/năm.

- Phục vụ độc giả nghiên cứu, học tập bình quân: 20 lượt/năm.

- Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ bình quân: 300 hồ sơ, tài liệu /năm

- Trả lời, phúc đáp việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ và chứng thực tài liệu lưu trữ bình

quân: 20 trường hợp/năm.

- Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã phục vụ kịp thời cho hoạt động của các

tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Số lượng lượt khai thác tài

liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng.

- Nằm trong chương trình, kế hoạch công tác trao trả hồ sơ cán bộ đi B, song song

với việc tìm kiếm và trao trả hồ sơ cán bộ đi B, một số hoạt động về tổ chức sử dụng phát

huy giá trị của tài liệu lưu trữ là Hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh.

2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ

Kiểm tra thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ là khâu quan

trọng. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc tổ chức thực hiện chế độ, quy định của

Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ trong toàn tỉnh. Từ đó,

qua công tác kiểm tra nhằm nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, công

chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ

lịch sử. Để giúp UBND các cấp quản lí nhà nước về công tác lưu trữ, hàng năm Sở Nội vụ,

Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý,

hướng dẫn triển khai thực hiện các văn bản của cấp trên về tổ chức, quản lý lưu trữ, kế

hoạch về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh đặc biệt là quyết định thu tài liệu và kế hoạch

thu tài liệu về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Ví dụ: Sau khi Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày

07/9/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan, Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ trình Ủy ban

nhân dân tỉnh Công văn số 1932/UBND-NC ngày 19/10/2018 về triển khai thực hiện Chỉ

thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ là một trong những nội dung của

quản lí nhà nước về lưu trữ. Công tác này được tỉnh quan tâm nhiều hơn đặc biệt là từ khi

Luật Lưu trữ có hiệu lực. Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu trình Sở Nội

vụ ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác lưu trữ, cụ thể từ năm 2011 đến tháng 4 năm

2019 đã tham mưu cho sở ban hành 16 đợt thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại

hơn 100 cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố:

Về hình thức kiểm tra, trên cơ sở kế hoạch của tỉnh, các cơ quan, tổ chức đã xây

dựng kế hoạch tự kiểm tra và thành lập đoàn kiểm tra chuyên về công tác văn thư, lưu trữ

hoặc lồng ghép với kiểm tra công tác cải cách hành chính của cơ quan mình. Công tác

kiểm tra đã được tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:

- Kiểm tra tổ chức lưu trữ hiện hành; bố trí công chức, viên chức làm lưu trữ; đào

tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, sử dụng công chức, viên chức lưu trữ;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về lưu trữ;

- Kiểm tra chất lượng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như lập hồ sơ và nộp lưu tài

liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; xác định giá trị tài liệu;

- Kiểm tra việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp

vụ lưu trữ;

- Kiểm tra công tác chỉnh lý, công tác bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

lưu trữ, chế độ báo cáo, thống kê.

Thông qua những hoạt động kiểm tra, công tác lưu trữ ở nhiều cơ quan đã có

chuyển biến tích cực do kịp thời khắc phục được những hạn chế, tồn tại, nguyên nhân và

các giải pháp. Mặt khác, đoàn kiểm tra có những đề xuất, kiến nghị với các cơ quan, cấp

có thẩm quyền giải quyết những bất cập trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm từng bước

đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc đôn

đốc theo dõi các cơ quan, tổ chức thực hiện các kiến nghị của đoàn thanh tra và kiểm tra

trên địa bàn tỉnh chưa thực hiện được. Do đó, dẫn đến kết quả các cuộc thanh tra và kiểm

tra chất lượng chưa cao nên còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng.

2.2.6. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là một chủ trương nhất quán của Đảng và Nhà

nước ta về công tác lưu trữ ở Việt Nam.

Ngày từ sau Cách mạng tháng Tám (1945) thành công, Chủ tịch Chính phủ Lâm

thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Hồ Chí Minh ngày 03 tháng 01 năm 1946 đã ký

Thông đạt 1C/VP cấm tự tiện tiêu hủy tài liệu lưu trữ của chế độ cũ để lại và khẳng định

tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.

Sau Thông đạt của Chủ tịch Hồ Chí Minh thì đảng và nhà nước có nhiều chính

sách, chủ trương, chỉ đạo về công tác này yêu cầu phải “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài

liệu lưu trữ”. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng

3 năm 2007 “về việc tăng cường và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”.

Thời gian qua, các cơ quan Trung ương đặc biệt là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước làm rất tốt công tác này thông qua các cuộc trưng bày, triển lãm, xuất bản, ấn

phẩm, đưa tin, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng,... điển hình như: Năm

2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức 16 cuộc trưng bày, triển lãm trong nước

và quốc tế; công bố 3 bộ phim tài liệu sưu tầm ở nước ngoài, gồm: “Việt Nam”, “Hòa

Bình cho Việt Nam” và “Việt Nam: Cuộc trường chinh tới Hòa Bình”; lựa chọn mua bản

sao và bản quyền sử dụng đối với bộ phim “Hồ Chí Minh: Phác họa chân dung một chính

sách”; ký thỏa thuận hợp tác trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ với nhiều cơ

quan trung ương và địa phương…

Trong năm 2020, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước dự kiến sẽ tổ chức 24 cuộc

triển lãm trong nước, 3 cuộc triển lãm ở nước ngoài, biên soạn và xuất bản 10 ấn phẩm từ

tài liệu lưu trữ.

Trong khi các địa phương thực hiện rất hạn chế việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ,

như tại tỉnh Long An từ năm 2010 đến nay chỉ tổ chức một lần cuộc trưng bày được Trung

tâm Lưu trữ quốc gia II phối hợp cùng UBND tỉnh Long An tổ chức từ ngày 17/9 đến

ngày 25/9/2017 nhân kỷ niệm 50 năm ngày tỉnh Long An được tặng danh hiệu “Trung

dũng, kiên cường, toàn dân đánh giặc” (17/9/1967-17/9/2017), nhằm tái hiện lại quá trình

khẩn hoang lập ấp, xây dựng và bảo vệ quê hương của quân và dân Long An.

Tại Lưu trữ các cơ quan, chủ yếu là phục vụ nhu cầu hoạt động hằng ngày cơ quan,

đơn vị chứa rất nhiều tài liệu có giá trị chưa đưa vào lưu trữ lịch sử và phát huy giá trị.

Như vậy, “phát huy giá trị của TTLT” là chủ trương của Đảng ta còn “sử dụng tài

liệu lưu trữ” được hiểu là cơ quan lưu trữ cung cấp cho người cần thông tin những sản

phẩm thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng và “sử dụng tài liệu lưu trữ”

chỉ là một trong các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, thống kê, lập công cụ tra

cứu… tài liệu lưu trữ. Từ đó, cho thấy việc phát huy tài liệu lưu trữ là rất quan trọng và

cần thiết.

2.3. Khảo sát thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại 01 đơn vị cấp sở

ngành và huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Long An

2.3.1. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An được thành lập từ tháng 7/2003 đến

nay trên cơ sở bộ máy tổ chức hiện có của Sở Địa chính và tiếp nhận bàn giao các tổ chức

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên khoáng sản từ Sở Công nghiệp, tài

nguyên nước từ Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, môi trường từ Sở Khoa học -

Công nghệ và Môi trường. Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ

ban nhân dân tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường, khí

tượng thuỷ văn, đo đạc bản đồ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.

Trên cơ sở đó, Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường được

thành lập, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở triển khai thực hiện nhiệm vụ về

thông tin tư liệu và ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành trên địa bàn tỉnh; thu thập,

tích hợp, xử lý, quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường

trong tỉnh phục vụ quản lý Nhà nước và cộng đồng; lưu trữ, bảo quản thông tin tư liệu

thuộc phạm vi quản lý và phân cấp của Sở. Đây là đơn vị tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

và tài liệu lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi trường trên địa bàn tỉnh Long An.

Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường đã tham mưu cho Sở Tài

nguyên và Môi trường ban hành nhiều văn bản như:

- Công văn số 215/STN&MT-TTCNTT ngày 20/01/2012 của Sở Tài nguyên và

Môi trường về việc hướng dẫn lập hồ sơ và bảo quản tài liệu ngành Tài nguyên và Môi

trường.

- Quyết định 1252/QĐ-STN&MT ngày 30/7/2018 của Sở Tài nguyên và Môi

trường quy định thời hạn bảo quản tài liệu ngành Tài nguyên và Môi trường trên địa bàn

tỉnh Long An.

- Hướng dẫn số 879/HD-STN&MT ngày 20/8/2017 của Sở Tài nguyên và Môi

trường về việc hướng dẫn giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi

trường tỉnh Long An.

- Quyết định số 3378/QĐ-STN&MT ngày 20/11/2015 của Sở Tài nguyên và Môi

trường về việc phê duyệt dự án Thu thập, chỉnh lý tài liệu ngành Tài nguyên và Môi

trường của Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường.

- Quyết định số 4267/QĐ-STN&MT ngày 10/10/2018 của Sở Tài nguyên và Môi

trường về việc số hoá thông tin trên tài liệu lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi trường.

Trước đây, công tác lưu trữ tài liệu tài nguyên và môi trường được ngành chức

năng thực hiện theo phương pháp thủ công truyền thống, theo đó tài liệu giao nộp ở dạng

tích đống, bó gói, chưa được sắp xếp phân loại theo quy định.

Tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường là vật mang tin được hình thành

trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực

Tài nguyên và Môi trường.

Đến nay Sở đã thu thập được hơn 2.000m giá tài liệu, trong đó đã sắp xếp, chỉnh lý

khoa học tài liệu lưu trữ 1.562,5m, tương đương 124.578 đơn vị bảo quản và hơn 30.000

tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc

và bản đồ, tài nguyên nước, khoáng sản,... rất có giá trị. Đây là những nhóm hồ sơ, tài liệu

rất có giá trị phục vụ thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình

hoạt động của các đơn vị.

Khối tài liệu này được thu thập từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho

lưu trữ cơ quan Sở Tài nguyên và Môi trường, cụ thể như các đơn vị trực thuộc sở và các

cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan như: Sở Nội vụ, Sở Nông nghiệp và Phát triển

nông thông, Sở Xây dựng, Ban Quản lý Khu Kinh tế tỉnh... Hàng năm, Sở Tài nguyên và

Môi trường cung cấp hàng ngàn hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên

cứu khai thác và sử dụng dữ liệu Tài nguyên và Môi trường với tổng số tài liệu được sao

chụp hơn 10.000 trang tài liệu lưu trữ.

Hầu hết các lĩnh vực được hình thành từ rất lâu, có bề dày lịch sử, do vậy các thông

tin, số liệu, dữ liệu của ngành nói chung và của từng lĩnh vực nói riêng rất lớn, đa dạng và

đang được quản lý, sử dụng ở từng lĩnh vực cụ thể. Đến nay, Sở Tài nguyên và Môi

trường đã số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng

dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại, có thể tích hợp được vào hệ thống

website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống Chính phủ điện tử và khai thác trên mạng

internet.

Theo ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh, việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác lưu trữ cung cấp thông tin đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản

lý chặt chẽ, phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh, chính xác và hiệu quả. Giải

pháp này nhằm phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày

càng cao của xã hội, qua đó góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công

nghiệp hóa, hiện đại hóa.

* Ưu điểm, hạn chế của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sở Tài

nguyên và Môi trường tỉnh Long An

- Ưu điểm:

Thống nhất tài liệu ngành Tài nguyên và Môi trường cho thấy những hiệu quả rõ

rệt. Việc Sở chuyên ngành quản lý tài liệu chuyên môn kỹ thuật sẽ giúp cho Sở quản lý

thống nhất tài liệu ngành, bố trí trang thiết bị chuyên dụng (ví dụ: như giá, kệ, tủ bảo quản

tài liệu bản vẽ, bản đồ), phục vụ khai thác sử dụng tài liệu cho hoạt động ngành,... thực

hiện tốt hơn bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Hạn chế:

Việc chỉ bố trí một công chức quản lý, thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Công tác

lưu trữ đòi hỏi nhiều nhân lực, vật lực, thời gian mới có thể đảm bảo thực hiện tốt, đầy đủ

các khâu.

2.3.2. Tại UBND thành phố Tân An

- Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông

tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, theo

đó ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Văn phòng HĐND và UBND huyện thực

hiện chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi huyện và trực tiếp quản

lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan Uỷ ban nhân dân huyện.

- Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định số 13/2008/NĐ-CP và Nghị định số

14/2008/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông

tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện.

Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV việc quản lý tài liệu lưu trữ tại

thành phố Tân An gặp nhiều khó khăn. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

đã được chuyển từ Văn phòng HĐND và UBND thành phố về Phòng Nội vụ, nhưng việc

quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ thành phố chưa được phân định rõ ràng.

- Ngày 28 tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ có Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng

dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan

ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp.

Tại Khoản 1, Điều 7, Chương III Thông tư 02/2010/TT-BNV quy định: “quản lý tài

liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ”. Do đó, ngày 20/10/2010 Sở

Nội vụ đã ban hành Công văn số 873/SNV-VTLT về việc hướng dẫn tổ chức, quản lý tài

liệu lưu trữ cấp huyện trên địa bàn tỉnh Long An.

Theo đó, Phòng Nội vụ quản lý Danh mục tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ

của Văn phòng HĐND và UBND còn toàn bộ tài liệu vẫn được bảo quản tại Văn phòng

HĐND và UBND.

- Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, Lưu trữ lịch sử tỉnh được giao quản lý tài liệu

lưu trữ lịch sử của huyện theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 và Điểm b, Khoản 2, Điều 20

Luật Lưu trữ.

Ngoài ra, tổ chức quản lý khối tài liệu lưu trữ cấp huyện không thuộc diện nộp lưu

vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cũng được quy định cụ thể hơn ở Điểm a, Khoản 2, Điều 6

Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp như sau: “Tài liệu không thuộc thành

phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do

Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản”.

Tuy nhiên, hiện nay, do Kho Lưu trữ Chuyên dụng tỉnh chưa hoàn thiện. Từ năm

2015, Thành phố đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ với sức chứa hơn 5.000 mét tài liệu. Nên

Lưu trữ thành phố vẫn giữ lại khối tài liệu lưu trữ có giá trị cần nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh

và do Văn phòng HĐND và UBND thành phố quản lý với lưu trữ chuyên trách phụ trách.

Lưu trữ thành phố thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:

- Triển khai việc thành lập, chỉnh lý và bảo quản tốt tài liệu của tất cả các cơ

quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ thành phố và chuẩn bị giao nộp vào

Lưu trữ Thành phố theo quy định. Đến nay, Kho lưu trữ thành phố đã chỉnh lý, thu thập

hơn 600 mét tài liệu của các cơ quan như: Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Tài

nguyên và Môi trường, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch,...

- Tổ chức sưu tầm, bổ sung, hệ thống hóa khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ

khai thác có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. UBND đã ban hành Kế

hoạch số 25/KH-UBND ngày 20/11/2016 về việc thu thập tài liệu các phòng, ban đơn vị

trực thuộc nộp lưu vào Kho lưu trữ thành phố. Hàng năm, Văn phòng HĐND và UBND

căn cứ vào Kế hoạch trên để xác định các cơ quan đến thời hạn nộp lưu tài liệu vào Kho

lưu trữ thành phố.

- Tham mưu trình Thường trực UBND thành phố các vấn đề về công tác lưu trữ;

hướng dẫn thực hiện lưu trữ khoa học, khai thác có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho các

phòng, ban. Phòng Nội vụ thường xuyên phối hợp Văn phòng HĐND và UBND kiểm tra,

hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, xã, phường trên địa bàn thành phố thực hiện tốt các nghiệp

vụ lưu trữ như: lập hồ sơ, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, bảo quản, khai thác sử

dụng tài liệu…

- Phổ biến, tuyên truyền các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ và tổ chức các

buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức. Căn cứ vào các văn

bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, quy định của UBND tỉnh Long An, hướng dẫn của Sở

Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nội vụ đã tham mưu UBND thành phố ban

hành hàng trăm văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ như: hướng dẫn nộp lưu tài liệu

vào lưu trữ hiện hành; tăng cường công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; định kỳ vệ

sinh, khử trùng, khử mối kho lưu trữ hiện hành các cơ quan, đơn vị…

Các văn bản quản lý nhà nước về công tác Lưu trữ đã ban hành của UBND thành

phố Tân An:

+ Quyết định số 350/QĐ-UBND ngày 27/02/2012 của UBND thành phố Tân An về

việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.

+ Công văn số 689/PNV-VTLT ngày 05/7/2010 của Phòng Nội vụ thành phố Tân

An về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

+ Quyết định số 10/2015/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của UBND thành phố Tân

An về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Tân An.

* Ưu điểm, hạn chế của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại thành phố

Tân An tỉnh Long An

- Ưu điểm:

+ Tổ chức lưu trữ thành phố giúp cho UBND thành phố Tân An quản lý thống nhất,

tập trung tài liệu lưu trữ từ cấp thành phố đến cấp xã, phường.

+ Giảm tải cho Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa xây dựng xong: giảm tải về kho tàng, cơ

sở vật chất, thời gian khai thác sử dụng tài liệu, kinh phí vận hành,…

+ Giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, dễ

dàng hơn.

- Hạn chế:

Kho lưu trữ thành phố chỉ bố trí một công chức quản lý, thực hiện các nghiệp vụ

lưu trữ. Công tác lưu trữ đòi hỏi nhiều nhân lực, vật lực, thời gian mới có thể đảm bảo

thực hiện tốt, đầy đủ các khâu. Vì vậy, áp lực công việc đối với công chức phụ trách Kho

lưu trữ thành phố là rất nặng nề.

2.4. Ưu điểm, hạn chế về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan

nhà nước tại tỉnh Long An

Qua kết quả khảo sát thực tế ở trên, có thể thấy, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các

cơ quan nhà nước trong tỉnh đã có các biện pháp thiết thực về tổ chức, quản lý công tác

văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, các biện pháp đó vẫn còn những hạn chế cần có giải pháp

khắc phục.

Để có căn cứ, cơ sở cho việc đề xuất giải pháp ở Chương 3, dưới đây, tác giả xin

tổng hợp những ưu điểm và hạn chế chính, cụ thể như sau:

2.4.1. Ưu điểm, hạn chế của Chi cục trong việc quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, hỗ

trợ và kiểm tra, đánh giá công tác VT, LT ở các cơ quan nhà nước trong tỉnh

Thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện được một số công việc quan

trọng như sau:

- Xây dựng, ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ tại địa phương. về

công tác lưu trữ để các cơ quan nhà nước trong tỉnh có căn cứ, cơ sở áp dụng vào thực tế.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã xây dựng hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn, cụ thể hoá

các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ của Trung ương... Đặc biệt, Chi cục

Văn thư - Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành Đề án giải quyết tài

liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An giai đoạn 2018 -2021; Kế hoạch

Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 -2025

Bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, nhiều văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cũng được ban hành như: hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn

bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng; hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm cho các cơ quan,

tổ chức trên địa bàn tỉnh… Những văn bản này đã tạo cơ sở cho việc thực hiện công tác

văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương.

Năm 2020, Sở Nội vụ tổ chức Hội nghị trực tuyến triển khai Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày

03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ

quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Đặc biệt, Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đã

phối hợp Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học quốc gia Hà Nội) tổ

chức nhiều lớp bồi dưỡng cấp chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho học viên là công

chức, viên chức đang công tác tại các Sở, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố trên

địa bàn tỉnh. Đồng thời trong năm 2020, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp Trung tâm

Công nghệ thông tin và Truyền thông xuống các cơ sở hướng dẫn trực tiếp 25 đơn vị (các

đơn vị trực thuộc Sở, ngành tỉnh, huyện, thị xã thành phố).

- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ

chức được tăng cường và thực hiện thường xuyên. Các nội dung cơ bản của kiểm tra công

tác văn thư, lưu trữ bao gồm: kiểm tra về công tác tổ chức, biên chế công chức, số lượng

viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tình hình ban hành văn bản hướng dẫn và việc

thực hiện các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị phục vụ công

tác văn thư, lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin.

Thời gian qua, Chi cục đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh Long An giải

quyết những vấn đề liên quan đến tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ

quan nhà nước trong tỉnh như xây dựng đề án kiện toàn tổ chức, nhân sự thực hiện công

tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã,

thành phố; giúp Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tài chính, Sở Lao động - Thương binh và Xã

hội ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ văn

thư, lưu trữ... Bên cạnh đó, Chi cục đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh Long An xây

dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, hỗ trợ các sở ngành, huyện, thị xã, thành phố bố trí,

xây dựng Kho Lưu trữ đúng theo quy định.

2.4.2. Ưu điểm, hạn chế của các cơ quan nhà nước tỉnh Long An trong việc tổ

chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Thực hiện theo văn bản hướng dẫn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thực

hiện Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan nhà nước tỉnh Long An đã ban hành, cụ thể hoá Quy

chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Đây là nền tảng để các cơ quan, tổ chức,

công chức, viên chức căn cứ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

- Về tuyển dụng, bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm: Đa số

các cơ quan, tổ chức có tuyển dụng và bố trí cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn văn

thư, lưu trữ. Tuy nhiên, tại các huyện, cấp xã, các cơ quan, đơn vị thường bố trí công chức,

viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ (ngoại trừ Văn phòng HĐND và UBND

cấp huyện có bố trí công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách. Về chế độ, công chức, viên

chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách được hưởng các chế độ phụ cấp của

ngành văn thư, lưu trữ theo quy định. Tuy nhiên, do kinh phí của các cơ quan cấp huyện

gặp khó khăn nên công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ chưa được

hưởng chế độ theo quy định.

- Một số huyện, thị xã, thành phố, thường xuyên phối hợp Chi cục Văn thư - Lưu

trữ tổ chức tập huấn để phổ biến, cập nhật những quy định mới về công tác văn thư, lưu

trữ cho lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan (tập huấn về

kỹ năng soạn thảo văn bản, tập huấn về lập hồ sơ…).

- Các cơ quan thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ

theo hình thức kiểm tra chéo do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thực hiện và có hình

thức khen thưởng đối với cá nhân, đơn vị làm tốt và nhắc nhở, phê bình hoặc xử lý vi

phạm với những cá nhân, đơn vị làm chưa tốt.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của Chi

cục Văn thư - Lưu trữ vẫn còn những bất cập, tồn tại như:

- Một số cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức chưa chú trọng công tác lập hồ sơ

hiện hành ở cơ quan.

- Một số quy định về lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên ngành chưa được quy

định rõ ràng, đồng bộ nên các cơ quan, tổ chức trong quá trình tổ chức thực hiện còn lúng

túng, bất cập.

- Bộ máy tổ chức chưa ổn định, thường xuyên thay đổi, trình độ người làm công tác

lưu trữ không đồng đều, chưa tương xứng.

Để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất

cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo. Cần có

một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt

động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành, phát huy

trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư,

lưu trữ; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ,

công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn

thư, lưu trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công

tác văn thư, lưu trữ.

Cần có các biện pháp tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng

kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải quyết đầy

đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưu trữ chuyên

trách, kiêm nhiệm.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi

công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn bản

như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công

tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày

càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu

cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.

Tiểu kết Chương 2

Ở chương này nghiên cứu về hoạt động tổ chức và quản lý công tác lưu trữ từ năm

2010 đến nay. Năm 2010 là năm thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Bên cạnh đó, tác giả

cũng nghiên cứu hoạt động tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi

trường, UBND thành phố Tân An. Làm rõ vai trò tổ chức và quản lý công tác lưu trữ theo

ngành, lĩnh vực, địa phương để nêu lên sự quản lý thống nhất trong công tác lưu trữ tại

tỉnh Long An.

Để từ đó có các nhận xét, đánh giá về ưu điểm; hạn chế tìm hiểu nguyên nhân của

tồn tại và hạn chế để từ đó nêu nổi bật việc cần thiết phải tổ chức tốt hoạt động tổ chức và

quản lý công tác lưu trữ.

Từ kết quả khảo sát thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của tỉnh Long

An, tác giả nhận thấy, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Long An thời

gian qua đã có những bước tiến bộ so với trước đây. Các hoạt động cụ thể như xây dựng

các kế hoạch, đề án, dự án, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ, công tác thanh tra, kiểm

tra hay về quản lý thống nhất nghiệp vụ lưu trữ,… đã được quan tâm thực hiện. Lưu trữ

tỉnh đã góp một phần quan trọng tham mưu cho lãnh đạo UBND tỉnh về chính sách tổ

chức công tác lưu trữ phù hợp với tình hình địa phương và thực hiện có hiệu quả. Các

ngành, lĩnh vực, địa phương cũng tổ chức tốt công tác lưu trữ theo chức năng được phân

công phụ trách.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đáng được ghi nhận, tổ chức công tác lưu trữ

trên địa bàn tỉnh Long An vẫn còn những hạn chế, tồn tại nhất định.

Ví dụ như việc tổ chức ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về lưu trữ còn

hạn chế. Công tác thu thập tài liệu chưa thực hiện thường xuyên, TLLT được sử dụng

chưa nhiều, chưa góp phần đắc lực cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của

các cơ quan, đơn vị. Nếu những tồn tại, hạn chế trên chưa được khắc phục thì tổ chức công

tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh chưa thể đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra.

Chương này cũng là cơ sở để tác giả đưa ra các giải pháp về Tổ chức và quản lý

công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An tại Chương 3.

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN

3.1. Nhóm giải pháp thứ nhất là đổi mới về công tác tổ chức

3.1.1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn

nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý với

nhiều hình thức như: giới thiệu văn bản, tổ chức hội nghị triển khai, viết tin bài trên Trang

thông tin điện tử Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ; tổ chức trưng bày, triển lãm nhân

các sự kiện và ngày lễ lớn; phổ biến hoặc giới thiệu nội dung các văn bản liên quan đến

công tác lưu trữ tại các kỳ họp, sơ kết, tổng kết, sinh hoạt chung của cơ quan, ...

Cần nêu cao vai trò quản lý nhà nước: thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn các lưu

trữ hiện hành thực hiện đúng các quy định pháp luật về lưu trữ, đặc biệt là công tác lập hồ

sơ tại văn thư và lưu trữ hiện hành (hồ sơ giấy và điện tử).

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Nâng cao vai trò Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong tổ

chức, quản lý công tác lưu trữ cấp huyện. Qua thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

trên địa bàn thành phố Tân An cho thấy, Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND thực

hiện tốt công tác tham mưu cho UBND cấp huyện thì sẽ giúp cho hoạt động lưu trữ của

các phòng ban, UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt.

Nâng cao nhận thức, hiểu biết về công tác lưu trữ đối với mỗi công chức, viên chức

là một trong những nội dung cơ bản trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình cùng với sự

quan tâm sâu sát của lãnh đạo từng cơ quan đơn vị, xem công tác lưu trữ là một trong

những nhiệm vụ trọng tâm và xuyên suốt trong hoạt động của đơn vị. Từng cơ quan, đơn

vị xây dựng kế hoạch tuyên truyền, triển khai công tác lưu trữ với nhiều hình thức phù

hợp.

3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản

Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Cần đề xuất các cơ quan, lãnh đạo cấp trên ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ công tác lưu trữ phù hợp với Luật Lưu trữ và phù hợp với tình hình thực tế của địa

phương. Tránh một số văn bản không còn phù hợp với tình hình thực tế (ví dụ như Lưu trữ

tài liệu điện tử), một số văn bản quy định các nội dung chồng chéo lẫn nhau.

Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về một số nghiệp

vụ công tác lưu trữ như: hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ, số

hoá tài liệu lưu trữ,...

Các bộ, ngành trung ương ban hành các văn bản quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,

tài liệu của các ngành để các ngành tại địa phương xác định rõ, đầy đủ thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn

tỉnh Long An.

Hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện, xã,

phường, thị trấn. Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ; ở đây, xem xét đến mô hình công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cho phù

hợp.

Rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ cho ủy ban nhân

dân các tỉnh, thành phố ban hành các văn bản quản lý phù hợp theo thẩm quyền.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo bộ phận giúp việc tham mưu, rà soát, ban hành

mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ (Quy chế

công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ hàng năm, chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc

và thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…) làm cơ sở cho việc thực hiện thống nhất,

hiệu quả tại cơ quan và địa phương.

Công chức, viên chức làm công tác này chủ động tham mưu, rà soát dự thảo các

văn bản trình lãnh đạo ban hành; đôn đốc, kiểm tra các khâu nhiệp vụ để làm tốt công tác

lưu trữ.

3.1.3 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và cán bộ

Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho phát triển

bền vững. Đối với UBND tỉnh Long An cũng vậy, đào tạo nguồn nhân lực về công tác lưu

trữ là vấn đề luôn được ưu tiên, cấp bách. Đội ngũ nhân viên được đào tạo đúng chuyên

môn, nghiệp vụ sẽ làm tăng hiệu quả trong công việc.

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Cùng với việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu

trữ, cần tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý đủ về số lượng và có

phẩm chất, năng lực làm việc. Cần cử công chức đang công tác tại Chi cục đào tạo sau đại

học ngành Lưu trữ. Bên cạnh đó, tuyển dụng thêm công chức có trình độ đại học, sau đại

học ngành lưu trữ, nắm vững công nghệ thông tin để đáp ứng nhu cầu công việc hiện nay.

Hoàn thiện bộ máy hoạt động theo hướng dẫn các cấp, các ngành theo hướng thống

nhất phù hợp với cải cách nền hành chính; chức năng, nhiệm vụ được giao.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

đảm bảo các tiêu chuẩn ngạch theo quy định của Bộ Nội vụ nhằm tăng cường hiệu quả

công tác tham mưu của các bộ phận giúp việc lĩnh vực này tại mỗi cơ quan, đơn vị, địa

phương.

Các cơ quan tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho công chức lưu trữ để

nâng cao chuyên môn, đặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại

vào công tác của mình, có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm

nâng cao tinh thần làm việc của công chức trong các cơ quan.

Đào tạo công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ bao gồm công việc

soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý sử dụng con dấu; thu thập, bổ sung; phân

loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu trong kết hợp chỉnh lý; thống kê tài liệu; bảo

vệ, bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Như

vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ phục vụ công tác cải cách hành

chính nói chung, cơ chế một cửa nói riêng thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ

cán bộ công chức, viên chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ.

Ngoài ra, hằng năm cơ quan nên cử công chức lưu trữ đi tiếp cận thực tế tại các cơ

quan lưu trữ như: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III,

IV, các cơ quan ở Trung ương, địa phương hoặc các nước trên thế giới tiêu biểu vì thực

hiện tốt công tác lưu trữ, có nhiều thành tích xuất sắc, mô hình mới, …. Từ đó, giúp công

chức lưu trữ có thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế để vận hành và áp dụng tại cơ

quan. Đặc biệt, đào tạo CNTT để phù hợp với phát triển ngành.

Như vậy, hiện tại số lượng nhân viên phụ trách công tác lưu trữ so với số lượng

công việc phải đảm nhận là chưa cân đối hoặc không đúng về trình độ (kiêm nhiệm nhiều

vị trí). Đào tạo nhân viên khối lượng công việc về lưu trữ lớn tuy nhiên cán bộ chưa đủ để

thực hiện. Vì vậy, để giải quyết vấn đề này, tôi xin đưa ra giải pháp cụ thể như sau:

Thứ nhất, luân chuyển cán bộ: UBND tỉnh Long An tiến hành xem xét, lựa chọn và

luân chuyển nhân viên có trình độ chuyên môn về lưu trữ để hỗ trợ công tác lưu trữ. Tuyển

thêm nhân sự mới về chuyên ngành lưu trữ. Trong quá trình tuyển dụng cần lưu ý: tuyển

dụng theo nhu cầu thực tiễn, có quy định rõ ràng về điều kiện và tiêu chuẩn tuyển dụng, sử

dụng phương pháp tuyển dụng phù hợp và theo quy trình. Như vậy, mới có thể lựa chọn

được nhân sự chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của công việc tổ chức, quản lý tài liệu

lưu trữ tại tỉnh. Không bố trí công chức lãnh đạo, quản lý thiếu đức tài, kỷ luật, không

đúng chuyên ngành.

Thứ hai, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ: Công tác

lưu trữ còn nhiều yếu tố cần khắc phục do chưa được chú trọng nghiên cứu, chưa được tổ

chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Nguyên nhân chủ yếu là do hạn chế về chuyên môn

của nhân viên lưu trữ, cần được đào tạo bài bản về chuyên ngành lưu trữ học hoặc lưu trữ

và quản trị văn phòng. Mời các chuyên gia về công tác lưu trữ đến hỗ trợ tại tỉnh Long An.

Đây có thể được xem là một giải pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp

vụ cho nhân viên, công chức quản lý nhà nước ngành lưu trữ. Qua đó, có thể tham khảo ý

kiến của chuyên gia về cách thức tổ chức lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.

Bên cạnh đó, có thể lắng nghe và tiếp nhận những kinh nghiệm lưu trữ quý giá từ chuyên

gia. Chi cục có thể tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của công chức lưu trữ của

các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, qua đó nắm rõ được năng lực của công chức lưu trữ

để từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng nhân viên.

Việc cử công chức lưu trữ đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội

dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ,

công chức cần phải bổ túc thêm về tin học và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt

hơn.

Đề xuất, sửa đổi Luật Lưu trữ cho phép thành lập Lưu trữ lịch sử cấp huyện, Lưu

trữ lịch sử ngành cấp tỉnh để quản lý tài liệu các ngành, lĩnh vực đặc thù, ví dụ như: Lưu

trữ lịch sử ngành Tài nguyên và Môi trường, Lưu trữ lịch sử ngành Xây dựng,…

3.1.4. Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Đối với Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ phối

hợp các ngành chức năng tiến hành tổ chức triển khai kế hoạch cấp vốn và hỗ trợ kinh phí

xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Quyết định 1784/QĐ-TTg của Thủ tướng

Chính phủ để công trình sớm đưa vào sử dụng.

Tham mưu, hướng dẫn, chỉ đạo các cấp, các ngành bố trí đủ diện tích để làm kho

lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; Kho lưu trữ nằm trong trụ sở làm việc cơ quan

và phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

Đối với cấp huyện: Đầu tư, xây dựng hoặc nâng cấp, cải tạo kho lưu trữ hiện có;

đồng thời trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu của các phòng,

ban chuyên môn, đáp ứng tốt việc thu tài liệu về Lưu trữ cấp huyện; chuẩn bị hồ sơ, tài

liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giao nộp về Lưu trữ lịch sử theo quy định;

Đối với cấp xã: Bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài

liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007

của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho Lưu trữ chuyên dụng).

Phối hợp, tư vấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng, bố trí kho lưu trữ đủ

diện tích và các trang thiết bị cần thiết đảm bảo bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu của cơ

quan, tổ chức phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ; đặc biệt chú trọng công tác

phòng cháy chữa cháy.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn

phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ, công

chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả

cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.

Ngoài ra, thiết kế lại phòng làm việc của bộ phận văn thư sẽ tạo không gian thông

thoáng, tác động tích cực đến tinh thần làm việc của nhân viên. Thêm vào đó, việc ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu

trữ, tiết kiệm được chi phí, truy xuất nhanh chóng.

Cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết.

Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm

mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa được trang bị đủ dẫn đến

nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công tác lưu trữ.

Nhằm thực hiện tốt giải pháp trên UBND tỉnh cần quan tâm đến các vấn đề sau:

- Xây dựng kho lưu trữ kiên cố, đúng quy cách của kho lưu trữ như đảm bảo việc

xuất nhập tài liệu, đủ điều kiện cho xe chữa cháy di chuyển dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy

ra cháy. Đồng thời, trong kho phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống

phòng cháy tự động, hệ thống chống đột nhập. Khi tiến hành xây dựng kho, thiết bị bảo

quản cần lưu ý những vấn đề sau:

+ Lập kế hoạch xây dựng kho cần lưu ý đến các yếu tố: địa điểm xây dựng, quy

mô, mặt bằng và hướng kho; diện tích, lối đi, tường, cửa, chiều cao, tải trọng sàn kho; hệ

thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió.

+ Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị:

cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông

gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: máy hút bụi, máy

lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.

+ Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm,

nấm mốc, côn trùng, mối, chuột,...

+ Ngoài ra, để tổ chức tài liệu khoa học và logic cần phải: tổ chức lại tài liệu trong

kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài

liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho.

+ Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm, nhân viên lưu trữ

phải thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công

tác thường xuyên đối với kho lưu trữ phải đòi hỏi thực hiện một cách thận trọng và theo

quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.

Đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, mua sắm trang thiết bị

đầy đủ, hiện đại để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày càng nhiều.

3.1.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ nhằm kịp thời phát hiện những

mặt hạn chế để từ đó đưa ra giải pháp khắc phục; tuyên dương những cá nhân, bộ phận

tiêu biểu trong công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, cần

thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định,

quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng thì kịp thời

điều chỉnh cho phù hợp.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và Tổ Văn thư nói chung tại các cơ

quan, sẽ rút ra những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Thông qua việc kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ, cần thực hiện chính sách khen

thưởng nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ về công tác lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo

niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với

nhân viên không chấp hành đúng nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng tài liệu lưu trữ hoặc

vô trách nhiệm với công việc.

Ban hành quy định công chức, viên chức đánh giá xếp loại hàng năm phải dựa trên

tiêu chí lập hồ sơ hoàn chỉnh mới hoàn thành tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao. Thậm chí

có biện pháp chế tài quy định xử lý trách nhiệm công chức viên chức không lập hồ sơ

công việc hoàn chỉnh hoặc để thất thoát, mất tài liệu.

3.2. Nhóm giải pháp thứ hai là tăng cường chất lượng các hoạt động nghiệp vụ

lưu trữ

3.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Cần xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh dài hạn,

ngắn hạn để chủ động trong việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Bên cạnh đó,

thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan chú trọng công tác lập hồ sơ, thu thập tài

liệu, hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Từ đó, đảm bảo công tác thu thập được thực hiện tốt,

xuyên suốt từ giai đoạn lập hồ sơ (văn thư) đến thu thập vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tránh

tình trạng hồ sơ tích đống, bó gói, khiến công tác thu thập gặp khó khăn.

Tăng cường công tác hướng dẫn, thực hiện kế hoạch nộp lưu hàng năm, kế hoạch

bổ sung tài liệu dài hạn và ngắn hạn vào lưu trữ lịch sử.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ

quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

Lưu trữ cơ quan. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của

đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan và đôn đốc nhắc nhở công chức, viên chức thực

hiện.

3.2.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Hiện nay, tỉnh Long An đang thực hiện Quyết định số 1134/QĐ-UBND, ngày

10/4/2018 của UBND tỉnh Long An ban hành Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các

cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An giai đoạn 2018-2021 (gợi tắt là Đề án 1134) với 23 cơ

quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện tổng số mét gần 22.000 mét đến năm 2021 sẽ dứt điểm

tài liệu tích đống của tỉnh

- Chi cục thường xuyên hướng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu của

các cơ quan, đơn vị (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An thực hiện chỉnh lý tài liệu

lưu trữ các cơ quan, đơn vị theo Đề án 1134) và Chi cục giám sát chất lượng, số lượng tài

liệu trước và sau khi chỉnh lý các đơn vị tự chỉnh lý.

- Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Đề án về Sở Nội vụ, UBND tỉnh và các cơ

quan có thẩm quyền về tình hình, kết quả chỉnh lý.

- Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan chủ động lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh

phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý tài liệu.

- Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu

hủy theo quy định hiện hành. Thống nhất nộp lưu đối với các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn

nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh sau khi có văn bản thẩm định nộp lưu của Trung tâm Lưu

trữ lịch sử.

- Hướng dẫn việc bố trí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản,

sử dụng hồ sơ, tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Bên cạnh việc đảm bảo thực hiện tốt công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ hiện hành,

các cơ quan cũng cần thực hiện tốt việc chỉnh lý, giải quyết tài liệu tích đống ở các giai

đoạn trước. Thực hiện tốt việc chỉnh lý, giải quyết tài liệu tích đống sẽ góp phần bảo quản

tốt tài liệu, tránh thất thoát, mất tài liệu, đảm bảo phông lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh,

đầy đủ, thể hiện được quá trình hình thành, phát triển của các cơ quan nhà nước trên địa

bàn tỉnh.

Các lưu trữ hiện hành tại các cơ quan, đơn vị phải thực hiện tốt công tác chỉnh lý,

lập hồ sơ. Tránh tình trạng “bắt cóc bỏ dĩa”, tài liệu tích đóng được chỉnh lý nhưng tài liệu

phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị lại tiếp tục tích đóng. Điều này sẽ

gây khó khăn cho công tác lưu trữ, tốn nhiều thời gian, công sức, kinh phí để thực hiện các

nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thường xuyên, kiểm tra, theo dõi công chức, viên

chức thực hiện tốt các khâu, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: lập và giao nộp hồ

sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Chủ động lập dự toán, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo thực hiện tốt công tác văn

thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ.

Đối với công chức, viên chức phụ trách văn thư, lưu trữ

Tham mưu, đề xuất Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản hướng dẫn

như:

- Danh mục hồ sơ vào đầu năm, sao gởi đến từng công chức, viên chức để căn cứ

thực hiện, theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu

trữ cơ quan.

- Lập Kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đến cuối năm thông

báo đến từng công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

Đối với Công chức, viên chức chuyên môn

- Thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đúng quy

định, tài liệu sau khi đã kết thúc công việc giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đúng thời gian

quy định, đúng thành phần, hồ sơ, tài liệu đạt yêu cầu về chất lượng và nghiệp vụ.

3.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu

trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ cơ

quan, phông lưu trữ tỉnh. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài

liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận

trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu

trữ. Đồng thời, cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không

có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế.

Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được

những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có

chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không

có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có

giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia. Điều đó góp phần vào việc tối ưu

hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông. Tài

liệu phông lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác

phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức; thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Các cơ quan từ giai đoạn lập danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm cần kết hợp xây

dựng bảng thời hạn bảo quản của tài liệu. Từ đó, xác định rõ thành phần, giá trị tài liệu để

lập hồ sơ, đưa vào lưu trữ. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp các cơ quan trên địa bàn tỉnh

tiết kiệm được diện tích kho lưu trữ (nhờ tiêu hủy tài liệu không có giá trị), tổ chức, quản

lý tốt tài liệu lưu trữ từ lưu trữ hiện hành. Nhờ đó, việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ, lưu

trữ lịch sử tỉnh được thực hiện tốt.

Nâng cao nhận thức và ý thức trách nhiệm của công chức, viên chức thực hiện việc

lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu. Triển khai thực hiện tập huấn hướng dẫn việc

lập hồ sơ cho tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, tạo tiền đề cho việc hạn chế tình

trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng.

Công chức, viên chức phụ trách lưu trữ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ

chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ

quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại

tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập.

3.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng của ngành lưu trữ, nhất là

lưu trữ lịch sử. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ cần đảm bảo cân đối các yếu tố như: Kho bảo

quản, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho, thực hiện các biện pháp, kỹ thuật

bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu. Mỗi yếu tố đã nêu ở trên đều không thể thiếu trong công

tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhưng cũng không thể chỉ chú trọng vào một vài yếu tố mà

bỏ qua những yếu tố còn lại.

Ví dụ: chúng ta không thể xây dựng một kho lưu trữ chuyên dụng quy mô lớn,

nhưng lại không đầu tư trang thiết bị bảo quản như giá, kệ, hộp… Hoặc kho tàng, trang

thiết bị đảm bảo nhưng người làm lưu trữ không biết vận hành các trang thiết bị hay thực

hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản không đúng như để tài liệu trong môi trường ẩm,

ướt, côn trùng cắn phá thì vẫn gây hư hại tài liệu.

Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ;

tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ.

Việc xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện bao gồm các biện pháp kỹ thuật chống

hoặc hạn chế những ảnh hưởng của khí hậu, môi trường, côn trùng và các tác nhân khác.

Do tác động của môi trường, nhiệt độ, ẩm độ, con người, trong kho lưu trữ còn thường

xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc và các tác nhân khác như chống mất mát tài liệu và tiết lộ

thông tin đối với tài liệu còn giá trị mật.

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu

trữ như: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo

quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ. Chi cục Văn thư

- Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc hướng dẫn, đào tạo, kiểm tra công tác bảo

quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết

bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo

quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ,

tài liệu cần thiết, tiết kiệm và phát huy hiệu quả.

- Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cần có

phương án tu bổ, phục chế có kế hoạch và đề xuất thực hiện tu bổ tài liệu.

- Ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ bảo

quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc duy trì hoạt động

bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu tữ tại

cơ quan, tổ chức.

3.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ

Việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An

sẽ không thể thực hiện tốt nếu bỏ qua vai trò của công tác thống kê. Việc thống kê tốt sẽ

giúp lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Thực hiện Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ về việc

quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ (thay thế Thông tư số 09/2013/TT-BNV

ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu

trữ và tài liệu lưu trữ) Chi cục hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp số liệu các cơ quan,

tổ chức Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ gửi về Sở Nội vụ (Chi cục

Văn thư - Lưu trữ).

Quản lý, kiểm tra, giám sát tốt tình hình tài liệu lưu trữ đang quản lý. Việc thực

hiện tốt công tác thống kê sẽ giúp UBND tỉnh Long An định hướng được kế hoạch tổ chức

và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh trong tương lai.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Thực hiện nghiêm túc báo cáo thống kê, báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm thực hiện đúng chế độ thông tin, báo

cáo, chất lượng báo cáo, thống kê chưa đạt yêu cầu gây khó khăn trong việc tổng hợp,

cũng như nắm chắc tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ.

Chú trọng công tác này nhanh chóng, kịp thời, chính xác.

3.2.6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào các phòng đọc tại lưu trữ cơ quan, lưu

trữ lịch sử. Việc ứng dụng này không chỉ nhằm đáp ứng việc khai thác, sử dụng tài liệu

của các tổ chức, cá nhân. Nó còn góp phần thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ như: thu

thập, chỉnh lý, bảo quản, thống kê...

Đẩy mạnh việc công bố, sưu tầm, trưng bày, triển lãm; liên kết, hợp tác trao đổi các

tổ chức, cá nhân để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh đó, việc xây dựng các nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, cần đảm

bảo chuẩn thông tin đầu vào theo quy định nhà nước nhằm hướng tới kết nối vào Trục liên

thông văn bản quốc gia. Từ đó, góp phần xây dựng chính quyền điện tử cho tỉnh Long An

nói riêng và cả nước nói chung và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước

tỉnh trong tương lai.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

Các cơ quan, đơn vị được Trung tâm Lưu trữ lịch sử chỉnh lý hoàn chỉnh thì việc

khai thác nhanh chóng, khoa học, tiết kiệm thời gian, công sức; phát huy giá trị tài liệu.

Các cơ quan, đơn vị chưa chỉnh lý thì việc phục vụ khai thác gặp nhiều khó khăn,

do hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức để lộn xộn, không lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu

vào Lưu trữ cơ quan.

Phải tiến hành ngay việc chỉnh lý, tăng cường các hình thức khai thác sử dụng.

Ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin.

3.3. Nhóm giải pháp thứ ba là đẩy mạnh việc phát huy giá trị của tài liệu lưu

trữ

Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên nhiều phương diện của đời sống xã hội. Đảng

và Nhà nước ta đã khẳng định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là không chỉ bảo vệ, bảo quản

an toàn, hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ mà còn phải tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả các

tài liệu lưu trữ. Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan là những nơi bảo quản rất nhiều những tài

liệu có giá trị trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính vì vậy, các Lưu trữ lịch

sử, Lưu trữ cơ quan cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau để phát huy tối

đa các giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống xã hội.

Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Thực hiện chủ trương của Đảng về phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cần tuyên

truyền, giáo dục để các cán bộ lưu trữ có nhận thức mới về sự cần thiết phải đẩy mạnh

việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Tham mưu Sở Nội vụ, UBND tỉnh về phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ bằng

những văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ như về công bố tài liệu lưu trữ; về trưng bày,

triển lãm tài liệu lưu trữ,…

Đẩy mạnh việc sưu tầm, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tư nhân, tài liệu lưu trữ

quý hiếm; công bố tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ của tỉnh về tỉnh Long An, về

Việt Nam.

Có các biện pháp thu hút công chúng đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử, đào tạo những

cán bộ lưu trữ giỏi về phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ vừa có tâm vừa có tài, có đức.

Tổ chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử có các giải pháp phát huy giá trị tài liệu như: tổ

chức khoa học khối tài liệu lưu trữ và đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Long An như tổ chức độc giả khai thác tài liệu tại phòng

đọc; Thông qua internet, mạng lan, phòng đọc ảo,.. đẩy mạnh marketting giá trị tài liệu lưu

trữ.

Trách nhiệm các cơ quan, tổ chức

Thu thập bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cơ quan; bố trí, đào tạo cán bộ

giỏi về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Cung cấp kịp thời các thông tin về tài liệu lưu trữ, chỉ dẫn lưu trữ, phối hợp thực

hiện tốt lưu trữ lịch sử.

Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin trong công tác

lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Triển khai tốt các chủ trương, chính sách và chủ động trong công tác phát huy giá

trị tài liệu lưu trữ và xem đây là nhiệm vụ chính trị thường xuyên, quan trọng.

Tiểu kết Chương 3

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và

thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền

công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt

công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt

động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện

theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm

góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng

là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Từ thực trạng tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà

nước tỉnh Long An. Để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác này, UBND tỉnh Long An

cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó đặc biệt chú ý thực hiện tốt các giải

pháp cơ bản như: nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tổ chức, quản lý công

tác lưu trữ; xây dựng, ban hành các văn bản chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ; ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Có như vậy, thời gian tới, việc tổ chức và quản

lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An sẽ ngày càng hoàn thiện, góp

phần vào công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế.

KẾT LUẬN Qua lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, tổ chức và quản lý

công tác lưu trữ và thực trạng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Long An, có thể thấy như

Công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan

nhà nước. Công tác này bao gồm các hoạt động liên quan đến thu thập bổ sung tài liệu,

xác định giá trị tài liệu, thống kê kiểm tra tình hình tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài

liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã

hội, bởi những thông tin chứa đựng trong TLLT là những thông tin mang tính chính xác,

độ tin cậy cao, có giá trị pháp lý, là cơ sở để nghiên cứu, giải quyết công việc hàng ngày

của các cơ quan, tổ chức và là bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, các

tranh chấp, khẳng định giá trị cao. Vì vậy, công tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt gắn

liền với công tác quản lý nhà nước.

Tổ chức công tác lưu trữ là thực hiện các hoạt động công vụ của các cơ quan có

thẩm quyền về lưu trữ, bao gồm các hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và

quản lý tài liệu lưu trữ, nhằm tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ, mang lại hiệu

quả cao nhất các nội dung của công tác lưu trữ. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ là vấn

đề cần thiết và cần được cải tiến phát triển phù hợp với xu thế phát triển chung.

Kết quả khảo sát thực trạng tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh cho thấy, vấn

đề xây dựng các văn bản chỉ đạo và thực hiện công tác lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp

vụ lưu trữ, tổ chức các nghiệp vụ lưu trữ vẫn còn những hạn chế, bất cập nhất định, chưa

đạt yêu cầu của nhiệm vụ lưu trữ trong thời kỳ mới.

Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác

lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An, tác giả mạnh dạn đề xuất phương hướng

và một số giải pháp với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nhằm quản lý,

khai thác sử dụng TLLT một cách hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu quản lý điều hành của các

cấp lãnh đạo và đáp ứng nhu cầu của xã hội, hướng tới xây dựng nền hành chính nhà nước

chính quy, hiện đại./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

* Các văn kiện của Đảng và văn bản quản lý của Nhà nước

1. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010, hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ và UBND các cấp.

2. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010, quy định định

mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011, quy định về

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan nhà

nước.

4. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019, quy định tiêu

chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, quy định về

chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

6. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, về công tác

văn thư.

7. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW

ngày 19/5/2004, về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

8. Quốc hội khóa XIII (2011), Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011.

9. UBND tỉnh Long An (2014), Quyết định số 39/QĐ-UBND ngày 06/01/2014, về

việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

10. UBND tỉnh Long An (2014), Quyết định số 897/QĐ-UBND ngày 21/3/2014, về

việc ban hành danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của

tỉnh Long An.

11. UBND tỉnh Long An (2015), Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015, về

việc ban hành Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long

An giai đoạn 2015-2020.

12. Sở Nội vụ (2016), Quyết định số 219/QĐ-SNV ngày 21/4/2016, về việc quy định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực

thuộc Sở Nội vụ.

13. Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020,Phê

duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025"

14. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An (2017), Quyết định số 26/QĐ-TTLTLS

ngày 21/02/2017, về việc ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

* Sách, bài viết và tài liệu tham khảo khác

15. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà

Nội.

16. Trần Hoàng (2006), Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở nước ta

trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Tổ chức Nhà nước.

17. TS Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và

lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, NXB Chính trị Quốc gia - Hà Nội.

18. TS Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn

phòng và Lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia TPHCM.

19. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt

Nam, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.

20. Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa - Thông tin,

Hà Nội.

21. Vũ Thị Phụng (12/2008), Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ

quan lưu trữ Việt Nam, Văn thư Lưu trữ Việt Nam.