Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN XUÂN VĨNH

CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN

THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG

MÃ SỐ: 8 34 04 03

ĐĂK LĂK – NĂM 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN XUÂN VĨNH

CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN

THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG

MÃ SỐ: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. NGUYỄN THỊ LA

ĐĂK LĂK – NĂM 2023

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH

CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND CẤP

TỈNH .........................................................................................................................10

1.1. Văn bản hành chính và chất lượng văn bản hành chính .......................... 10

1.2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh......................................15

1.3. Văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh………22

1.4. Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND cấp tỉnh ...............................................................................................27

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK

2.1. Khái quát chung về Đắk Lắk và hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk…………………………………………………………37

2.2. Hệ thống văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk .................................................................................................. 418

2.3. Thực trạng chất lượng một số mặt của văn bản hành chính của các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk ................................................ 50

2.4. Đánh giá chung về chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk…………………………………….79

CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND

TỈNH ĐẮK LẮK ……………………………………………………………..86

3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk ......................................................... 86

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk ................................................ 89

KẾT LUẬN ............................................................................................................... 105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 107

LỜI CAM ĐOAN

Đây là luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công của tôi

tại Học viện Hành chính Quốc gia.

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng

tôi. Các số liệu, trích dẫn trong Luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác,

trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu

khoa học nào khác.

Tác giả luận văn

Trần Xuân Vĩnh

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo của các Khoa, Ban tại

Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức

và tạo mọi điệu kiện thuận lợi về học tập và nghiên cứu để học viên được

năng lực hoàn thành được luận văn tốt nghiệp.

Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Thị La

đã trực tiếp hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả cho tác giả hoàn thành

luận văn này.

Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo Sở Công Thương, Lãnh

đạo Văn phòng UBND tỉnh, Lãnh đạo các Văn phòng các Sở trên địa bàn tỉnh

Đắk Lắk; các đồng nghiệp, gia đình và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ cho

tác giả trong suốt quá trình tìm hiểu thông tin để hoàn thành luận văn của

mình.

Xin trân trọng cám ơn!

Tác giả luận văn

Trần Xuân Vĩnh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT

CQCM 1 Cơ quan chuyên môn

VBHC 2 Văn bản hành chính

UBND 3 Ủy ban nhân dân

CBCC 4 Cán bộ, công chức

QLNN 5 Quản lý nhà nước

6 QLHCNN Quản lý hành chính nhà nước

7 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật

8 CCHC Cải cách hành chính

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Bảng 2.1. Tổng hợp các văn bản hành chính được khảo sát………………..…49

Bảng 2.2. Tổng hợp các văn bản hành chính được khảo sát theo năm ban hành50

Bảng 2.3. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải thiện thêm về

nội dung của văn bản…………………………………………………………55

Bảng 2.4. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải thiện thêm về

thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản ……………………………………69

Bảng 2.5. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải thiện thêm về

ngôn ngữ, văn phong của văn bản …………………………………………… 76

Bảng 2.6. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải thiện thêm về

chất lượng ……………………………………………………………………81

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Đề tài được lựa chọn xuất phát từ những lý do sau đây:

Thứ nhất, xuất phát từ vai trò quan trọng của văn bản hành chính của

các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh:

Văn bản hành chính(VBHC) luôn là loại văn bản phổ biến nhất của mỗi

cơ quan, tổ chức. Ở địa phương, các cơ quan chuyên môn(CQCM) thuộc Uỷ

ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh tham mưu trực tiếp cho UBND quản lý ngành

và lĩnh vực ở địa phương. Mặc dù các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh không có

thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, nhưng thông qua việc

tham mưu bằng văn bản, các cơ quan này sẽ giúp UBND quản lý hiệu quả

ngành, lĩnh vực ở địa phương. Công cụ để các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

tham mưu cho UBND tỉnh chính là hệ thống các VBHC.

Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh còn giúp các

cơ quan vận hành, quản trị nội bộ một cách hiệu quả bên cạnh việc quản lý,

chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của những người lãnh đạo, quản lý.

Văn bản hành chính giúp công tác phối hợp giữa các CQCM môn thuộc

UBND cấp tỉnh; giữa các đơn vị và các công chức trong thực thi công việc

một cách hiệu quả.

Văn bản hành chính giúp công tác phối hợp giữa các CQCM thuộc

UBND cấp tỉnh; giữa các đơn vị và các công chức với người dân và các đối

tác.

Thứ hai, xuất phát từ tầm quan trọng của chất lượng VBHC của các

CQCM thuộc UBND cấp tỉnh đối với sự tác động của văn bản trong quản lý

nhà nước ở địa phương

Nếu chất lượng văn bản quản lý nói chung và VBHC của các CQCM

thuộc UBND cấp tỉnh nói riêng không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác

tham mưu của các CQCM đối với UBND tỉnh và lãnh đạo tỉnh trong quản lý

nhà nước (QLNN) về ngành, lĩnh vực ở địa phương.

Nếu chất lượng văn bản quản lý nói chung và VBHC của các CQCM

thuộc UBND cấp tỉnh nói riêng không tốt sẽ ảnh hưởng đến uy tín của các cơ

quan và uy tín của cán bộ, công chức, nhất là những người trực tiếp ký, ban

hành văn bản.

Thứ ba, xuất phát từ thực trạng chất lượng VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk còn nhiều tồn tại, hạn chế.

Trong những năm qua, các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã rất

quan tâm đến soạn thảo và ban hành văn bản quản lý trong đó có VBHC. Các

VBHC về cơ bản đã được ban hành kịp thời, số lượng và chất lượng ngày

càng được nâng cao, đáp ứng yêu cầu về thể thức và nội dung theo quy định

hiện hành, đảm bảo được yêu cầu cơ bản của QLNN trên mọi lĩnh vực của đời

sống kinh tế, xã hội tại địa phương. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác xây dựng

và ban hành VBHC tại các cơ quan tổ chức nói chung, CQCM thuộc UBND

tỉnh nói riêng còn nhiều hạn chế khiến chất lượng văn bản ban hành chưa cao,

chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra của công cuộc CCHC và chuyển đổi số

hiện nay. Nhất là những hạn chế về nội dung, thể thức gây ảnh hưởng trực

tiếp đến việc thực hiện chức năng của các CQCM của tỉnh.

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài "Chất lượng

văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân

tỉnh Đắk Lắk " làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ Quản lý công của

mình.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Nghiên cứu về văn bản nói chung và VBHC nói riêng, trong những

năm gần đây có rất nhiều công trình, đề tài nghiên cứu về vấn đề này nhằm

tìm kiếm các giải pháp nâng cao chất lượng văn bản nói chung và VBHC nói

riêng. Tiêu biểu là các tác giả là nhà khoa học như: GS.TSKH Nguyễn Văn

Thâm; PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Tác giả Tạ Hữu Ánh …

Trong cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng

trong cơ quan Đảng và Nhà nước”, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia năm 2009

của PGS – TSKH. Nguyễn Văn Thâm đã khẳng định được tầm quan trọng của

công tác soạn thảo văn bản và công tác văn phòng của cấp lãnh đạo, quản lý

và có ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động của cơ quan. Đây là cuốn sách

được biên soạn như một cuốn sổ tay để tra cứu những vấn đế liên quan đến

văn bản để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và công tác văn phòng trong

cơ quan Nhà nước [19].

Trong cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà

nước” của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh xuất bản năm 2000 đã giới thiệu những

vấn đề chung nhất về văn bản, văn bản QLNN, văn bản quản lý hành chính

nhà nước (QLHCNN) ; nêu lên tầm quan trọng của soạn thảo và ban hành văn

bản và những chuẩn mực thực hiện theo quy định nhà nước của việc soạn thảo

và ban hành nhằm nâng cao chất lượng uy tín và hiệu quả công tác của cơ

quan quản lý nhà nước [18].

Trong cuốn “Soạn thảo, Ban hành và Quản lý Văn bản Quản lý nhà

nước” Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia năm 1999 của tác giả Tạ Hữu Ánh đã

khẳng định công tác soạn thảo và ban hành văn bản có một vị trí quan trọng

không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước từ Trung

ương đến địa phương. Ngoài ra phần trọng tâm của cuốn sách nay còn trình

bày các loại văn bản QLNN hiện hành, thẩm quyền ban hành, hình thức, thể

thức văn bản; quy trình và phương pháp soạn thảo văn bản; công tác quản lý

văn bản trong cơ quan và đưa ra mẫu biểu văn bản QLNN được sử dụng trong

các cơ quan Chính phủ ở Trung ương và chính quyền địa phương. Đồng thời

giúp cho cán bộ, công chức (CBCC) công tác hành chính văn phòng trong cơ

quan hiểu rõ và đầy đủ hơn về công tác văn bản QLNN làm cơ sở nghiên cứu

tham khảo và vận dụng thực hiện đúng công việc của mình để nâng cao hiệu

quả công việc.

Trong cuốn “83 câu hỏi đáp về soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính” Nhà xuất bản Lao động – Xã hội năm 2020 của tác giả TS. Phạm Thị

Hồng Thắm, cuốn sách đề cập đến toàn bộ những nội dung cơ bản nhất, cốt

lõi nhất liên quan đến việc soạn thảo và ban hành VBHC trong các cơ quan, tổ

chức. Cuốn sách được viết dựa trên Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày

05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư (Nghị định này có hiệu lực thi

hành kể từ ngày ký) và cập nhật mới nhất về công tác soạn thảo và ban hành

VBHC, nhất là đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản điện tử trong bối

cảnh chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Đặc biệt, cuốn sách

là sự chọn lọc các nội dung và cách đặt câu hỏi để người đọc có thể dễ hiểu

nhất, dễ hình dung và dễ thao tác nhất cho việc soạn thảo và ban hành VBHC

trong thực tế [22].

Những công trình nói trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủ

những vấn đề chủ yếu liên quan đến việc xây dựng và sử dụng văn bản

QLNN như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản trong hoạt

động QLNN, những yêu cầu của một văn bản QLNN, quy trình soạn thảo,

các mẫu văn bản,… Đây là những công trình được chúng tôi sử dụng làm cơ

sở lý luận cho luận văn. Bên cạnh đó vấn đề về văn bản cũng được học viên,

sinh viên của Học viện Hành chính Quốc gia chọn làm đề tài Khóa luận và

luận văn, luận án cũng là những định hướng, gợi ý cho chúng tôi trong việc

thực hiện đề tài của mình. Tiêu biểu như:

Luận văn thạc sỹ - Hoàng Thị Tuyết Mai, Học viện Hành chính Quốc

gia, về chủ đề: “Nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành chính của

Trường Đại học Tân Trào, tỉnh Tuyên Quang”;

Luận văn thạc sỹ - Nguyễn Thùy Linh, Học viện Hành chính Quốc gia

về chủ đề: “Chất lượng văn bản quản lý hành chính nhà nước cấp xã trên địa

bàn huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội”;

Luận văn thạc sỹ - Hà Quang Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia về

chủ đề: “Hoàn thiện việc ban hành văn bản quản lý nhà nước của hệ thống

các cơ quan hành chính nhà nước”;

Tiếp thu và kế thừa những thành quả của những công trình nghiên cứu

đi trước, tác giả đã học tập, kế thừa những vẫn đề lý luận, những nhìn nhận,

đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành VBHC nói chung và chất lượng

của ban hành VBHC nói riêng. Tuy nhiên, cho đến nay vẫn chưa có công trình

nào nghiên cứu một cách có hệ thống về chất lượng VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Chính vì vậy, tác giả nhận thấy cần thiết phải tập

trung nghiên cứu về vấn đề này.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Đánh giá thực trạng về chất lượng VBHC thuộc các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế, bất cập để từ đó

đề xuất những giải pháp phù hợp nâng cao chất lượng VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận có liên quan đên chất lượng VBHC

thuộc các CQCM thuộc UBND tỉnh.

- Phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng của VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của VBHC của

các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là chất lượng của VBHC của các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

4.2.1. Phạm vi nội dung

Đề tài “Chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk”

là một đề tài có nội dung khá phong phú với phạm vi rộng. Do đó, trong

khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ với thời gian nghiên cứu có hạn, tác giả

luận văn chỉ tập trung nghiên cứu chất lượng của một số loại VBHC của một

số sở ngành của tỉnh Đắk Lắk. Cụ thể, Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu 14

nhóm văn bản của các sở ngành gồm: Quyết định; Kế hoạch; Đề án; Phương

án; Chương trình; Tờ trình; Biên bản; Báo cáo; Công văn; Thông báo; Giấy

mời; Quy chế; Hướng dẫn.

4.2.2. Phạm vi về không gian

Để đảm bảo tính khoa học và tính thực tiễn, luận văn được tiến hành

nghiên cứu tại 05 Sở và tương đương sở thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Bao

gồm: Sở Công Thương; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Kế

hoạch và Đầu tư; Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng Ủy ban nhân dân.

4.2.3. Thời gian nghiên cứu

Luận văn tiến hành nghiên cứu chất lượng của văn bản hành chính của

các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trong khoảng thời gian

từ năm 2017 đến 2022.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả luận văn áp dụng

các phương pháp luận: phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử

của Chủ nghĩa Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về bộ máy Nhà nước

của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân.

Luận văn dựa trên cơ sở lý luận của quản lý nhà nước đối với chất

lượng VBHC trong quá trình thực thi công vụ của các CQCM thuộc UBND

cấp tỉnh.

5.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

5.2.1. Phương pháp phân tích tài liệu sẵn có

Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở các tài liệu có sẵn, tác giả

luận văn tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp... qua đó giải quyết các vấn

đề đặt ra của luận văn. Các nguồn tài liệu gồm: Văn bản quy phạm pháp luật,

những quy định có liên quan của nhà nước từ trung ương đến địa phương, những

tư liệu có sẵn liên quan đến đề tài nghiên cứu.

5.2.2. Phương pháp khảo sát

Thông qua khảo sát 300 văn bản cụ thể thuộc 14 loại VBHC của 05 cơ

quan Sở và tương tương sở thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, tác giả rút ra các kết

luận về chất lượng VBHC phục vụ cho yêu cầu của đề tài.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1. Ý nghĩa lý luận

Luận văn góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về chất lượng VBHC

chính như: Các khái niệm liên quan và đặc điểm, vai trò, tiêu chí đánh giá

chất lượng VBHC của các CQCM cấp tỉnh cũng như các yếu tố ảnh hưởng tới

chất lượng VBHC của các CQCM cấp tỉnh.

6.2. Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn đánh giá thực trạng chất lượng VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Phân tích những hạn chế và và nguyên nhân

của những hạn chế về chất lượng của VBHC của các CQCM thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk. Từ đó, đề xuất các giải pháp cụ thể phù hợp nhằm nâng cao

chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được các CQCM thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk sử dụng để hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành VBHC

tại địa phương.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,

nội dung của luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1. Cơ sở lý luận về chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.

Chương 2. Thực trạng chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan chuyên

môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

Chương 3. Phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng văn bản hành chính

của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC

CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND CẤP TỈNH

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh và văn bản hành chính của các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

1.1.1. Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

1.1.1.1. Khái niệm CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

Theo Luật Tổ chức Chính quyền địa phương hiện hành, CQCM

thuộc UBND được tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện, là cơ quan tham mưu,

giúp UBND thực hiện chức năng QLNN về ngành, lĩnh vực ở địa phương và

thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan

nhà nước cấp trên.

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,

biên chế và công tác của UBND, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về

nghiệp vụ của cơ quan QLNN về ngành, lĩnh vực cấp trên.

Việc tổ chức CQCM thuộc UBND phải bảo đảm phù hợp với đặc điểm

nông thôn, đô thị, hải đảo và điều kiện, tình hình phát triển kinh tế - xã hội

của từng địa phương; bảo đảm tinh gọn, hợp lý, thông suốt, hiệu lực, hiệu quả

trong QLNN về ngành, lĩnh vực từ trung ương đến cơ sở; không trùng lặp với

nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước cấp trên đặt tại địa bàn.

Và như vậy, CQCM thuộc UBND cấp tỉnh gồm có các sở và cơ quan

tương đương sở; là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức

năng QLNN về ngành, lĩnh vực ở địa phương và thực hiện các nhiệm vụ,

quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước cấp trên. Cơ

quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,

biên chế và công tác của UBND cấp tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra

về nghiệp vụ của cơ quan QLNN về ngành, lĩnh vực cấp trên.

1.1.1.2. Hệ thống các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các CQCM thuộc UBND cấp

tỉnh gồm có các sở và cơ quan tương đương sở. Hệ thống các CQCM thuộc

UBND cấp tỉnh gồm có: Hệ thống các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh được tổ

chức thống nhất ở các địa phương và hệ thống các sở đặc thù được tổ chức ở

một số địa phương. Cụ thể gồm:

- Sở Nội vụ

- Sở Tư pháp

- Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Sở Tài chính

- Sở Công Thương

- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Sở Giao thông vận tải

- Sở Xây dựng

- Sở Tài nguyên và Môi trường

- Sở Thông tin và Truyền thông

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

- Sở Khoa học và Công nghệ

- Sở Giáo dục và Đào tạo

- Sở Y tế

- Thanh tra tỉnh

- Văn phòng Ủy ban nhân dân

Ngoài ra còn có hệ thống các sở đặc thù được tổ chức ở một số địa

phương như:

- Sở Ngoại vụ

- Ban Dân tộc

- Sở Quy hoạch - Kiến trúc (được thành lập ở thành phố Hà Nội và

thành phố Hồ Chí Minh)

Cơ quan chuyên môn đặc thù khác chỉ được tổ chức khi thật cần thiết,

phù hợp với đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội và đáp ứng yêu cầu

QLNN ở địa phương. Căn cứ tiêu chí do Thủ tướng Chính phủ quy định,

UBND cấp tỉnh xây dựng đề án thành lập CQCM đặc thù khác, trình Hội

đồng nhân dân cùng cấp quyết định.

1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các CQCM thuộc UBND cấp

tỉnh có chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Sở Nội vụ: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Tổ chức bộ

máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ

quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh

nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập;

tiền lương đối với cán bộ công chức viên chức (CBCCVC), lao động hợp

đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách

hành chính (CCHC), cải cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa

phương; địa giới hành chính; CBCCVC và cán bộ, công chức (CBCC) cấp xã;

đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC và CBCC cấp xã; những người hoạt động

không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu

trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng.

- Sở Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Công tác

xây dựng và thi hành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý

văn bản quy phạm pháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; phổ biến, giáo dục

pháp luật; pháp chế; công chứng, chứng thực; nuôi con nuôi; trọng tài thương

mại; hộ tịch; quốc tịch; lý lịch tư pháp; bồi thường nhà nước; luật sư, tư vấn

pháp luật; trợ giúp pháp lý; giám định tư pháp; hòa giải cơ sở; bán đấu giá tài

sản; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và công

tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật.

- Sở Kế hoạch và Đầu tư: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về:

Tổng hợp quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổ chức thực hiện và

đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh; đầu tư

trong nước, đầu tư nước ngoài ở địa phương; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển

chính thức (ODA), nguồn viện trợ phi chính phủ; đấu thầu; đăng ký kinh

doanh; tổng hợp về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã, kinh tế tư nhân.

- Sở Tài chính: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Tài chính;

ngân sách nhà nước; thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước; tài

sản nhà nước; các quỹ tài chính nhà nước; đầu tư tài chính; tài chính doanh

nghiệp; kế toán; kiểm toán độc lập; giá và các hoạt động dịch vụ tài chính tại

địa phương theo quy định của pháp luật.

- Sở Công Thương: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Cơ

khí; luyện kim; điện; năng lượng mới; năng lượng tái tạo; dầu khí; hóa chất;

vật liệu nổ công nghiệp; công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản;

công nghiệp tiêu dùng; công nghiệp thực phẩm; công nghiệp chế biến khác;

lưu thông hàng hóa trên địa bàn; xuất khẩu, nhập khẩu; quản lý thị trường;

xúc tiến thương mại; thương mại điện tử; dịch vụ thương mại; quản lý cạnh

tranh và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; hội nhập kinh tế; thương mại quốc

tế; quản lý cụm công nghiệp trên địa bàn; quản lý an toàn thực phẩm theo quy

định của pháp luật.

- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Tham mưu, giúp UBND cấp

tỉnh QLNN về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy sản; thủy lợi và

phát triển nông thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm

đối với nông sản, lâm sản, thủy sản, muối theo quy định của pháp luật.

- Sở Giao thông vận tải: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về:

Đường bộ, đường thủy nội địa, đường sắt đô thị; vận tải; an toàn giao thông;

quản lý, khai thác, duy tu, bảo trì hạ tầng giao thông đô thị gồm: Cầu đường

bộ, cầu vượt, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu

đường bộ, đèn tín hiệu điều khiển giao thông, hầm dành cho người đi bộ, hầm

cơ giới đường bộ, cầu dành cho người đi bộ, bến xe, bãi đỗ xe.

- Sở Xây dựng: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Quy hoạch

xây dựng và kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng

kỹ thuật đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm:

Cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ

cao; quản lý chất thải rắn thông thường tại đô thị, khu công nghiệp, khu kinh

tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị;

công viên, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sỹ; kết cấu

hạ tầng giao thông đô thị, không bao gồm việc quản lý khai thác, sử dụng, bảo

trì kết cấu hạ tầng giao thông đô thị; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý

sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; thị trường bất

động sản; vật liệu xây dựng.

Đối với thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, chức năng tham

mưu về quy hoạch xây dựng và kiến trúc do Sở Quy hoạch - Kiến trúc thực

hiện.

- Sở Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh

QLNN về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất; môi

trường; khí tượng thủy văn; biến đổi khí hậu; đo đạc và bản đồ; quản lý tổng

hợp và thống nhất về biển và hải đảo (đối với các tỉnh có biển, đảo).

- Sở Thông tin và Truyền thông: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh

QLNN về: Báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thông; tần số vô tuyến điện;

công nghệ thông tin; điện tử; phát thanh và truyền hình; thông tin đối ngoại;

bản tin thông tấn; thông tin cơ sở; hạ tầng thông tin truyền thông; quảng cáo

trên báo chí, trên môi trường mạng, trên xuất bản phẩm và quảng cáo tích hợp

trên các sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin.

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: Tham mưu, giúp UBND cấp

tỉnh QLNN về: Lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm

xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất

nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc

trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội.

- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh

QLNN về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao, du lịch và quảng cáo (không

bao gồm nội dung quảng cáo quy định tại Khoản 10 Điều này); việc sử dụng

Quốc kỳ, Quốc huy, Quốc ca và chân dung Chủ tịch Hồ Chí Minh theo quy

định của pháp luật.

- Sở Khoa học và Công nghệ: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN

về: Hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công

nghệ; tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; sở hữu trí tuệ; ứng dụng bức xạ và

đồng vị phóng xạ; an toàn bức xạ và hạt nhân.

- Sở Giáo dục và Đào tạo: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về:

Chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; nhà giáo và công chức, viên chức

quản lý giáo dục; cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy

chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ.

- Sở Y tế: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Y tế dự phòng;

khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y, pháp y

tâm thần; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ

phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình.

- Thanh tra tỉnh: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Công tác

thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh về:

Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin

chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng

thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo điều

hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các

hoạt động chung của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND và các Phó Chủ

tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý

văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.

- Sở Ngoại vụ: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Công tác

ngoại vụ và công tác biên giới lãnh thổ quốc gia (đối với những tỉnh có đường

biên giới).

- Ban Dân tộc: Tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Công tác

dân tộc.

- Sở Quy hoạch - Kiến trúc (được thành lập ở thành phố Hà Nội và

thành phố Hồ Chí Minh): Tham mưu, giúp UBND thành phố QLNN về quy

hoạch xây dựng, kiến trúc.

1.1.2. Văn bản hành chính của CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

1.1.2.1. Khái niệm văn bản hành chính

- Về khái niệm văn bản và văn bản QLNN:

Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt lại thông tin trong

đời sống xã hội. Bên cạnh lời nói thì văn bản giữ vai trò quan trọng không thể

thiếu trong hoạt động đời sống con người. Văn bản được hiểu là các sản phẩm

ghi tin bằng chữ viết và tồn tại dưới nhiều chất liệu khác nhau (giấy, tre, nứa,

đã, gỗ, điện tử,...)

Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để xác định và vận dụng các

chuẩn mực pháp lý vào quá trình QLNN, do đó xây dựng ban hành các văn

bản QLNN cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động QLNN và là

một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Giáo trình “Kỹ

thuật xây dựng và ban hành văn bản” do Học viện Hành chính Quốc gia biên

soạn đã nêu khái niệm văn bản QLNN như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là

những thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý

nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và

được Nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều

chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ của Nhà nước hoặc giữa các cơ quan

nhà nước với các tổ chức và công dân”.

Như vậy, văn bản QLNN là văn bản được hình thành trong hoạt động

quản lý và lãnh đạo nói chung dùng để thực hiện việc ghi lại và truyền lại các

quyết định quản lý cũng như cụ thể hóa pháp luật để điều chỉnh những quan

hệ xã hội thuộc phạm vi QLNN.

- Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của

văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của những cơ quan nhà nước (mà

chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định

va chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.

Theo nghĩa chúng nhất, văn bản QLHCNN là văn bản ghi lại và truyền

đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan nhà nước ban

hành theo thẩm quyền, trình tự. thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh

các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau

hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân.

- Văn bản hành chính

Trong luận văn này, chúng tôi coi VBHC là một loại của văn bản

QLHCNN.

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về

công tác văn thư, đưa ra khái niệm “Văn bản hành chính là văn bản hình

thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức”.

Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin

quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của

các cơ quan tổ chức. VBHC bao gồm văn bản cá biệt và VBHC thông thường.

Trong thực tế, VBHC được chia thành 02 nhóm lớn, đó là văn bản cá

biệt và VBHC thông thường.

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý hành chính (QLHC) thành

văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm

quyền ban hành theo theo trình tự, thủ tục nhất định, nhằm đưa ra quy tắc xử

sự riêng được áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể,

được chỉ định rõ. Gọi là văn bản cá biệt bởi vì trong hệ thống văn bản quy

phạm pháp luật có trùng tên với loại văn bản mà ban hành chỉ là để áp dụng

pháp luật và giải quyết công việc cụ thể.

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong

hoạt động QLNN như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định

hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các

ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các

cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân.

VBHC thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được

dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cả biệt.

Văn bản hành chính được ban hành dưới 02 chất liệu cơ bản là văn bản

giấy (Khổ giấy A4 hoặc khổ giấy A5) và văn bản điện tử. Trong đó, Văn bản

điện tử trong quản lý của các cơ quan, tổ chức là văn bản dưới dạng thông

điệp dữ liệu, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy, trình bày đúng

thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Văn bản điện tử đã ký số theo quy

định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

1.1.2.2. Hệ thống VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

Theo quy định của pháp luật hiện hành, tất cả các cơ quan nhà nước nói

chung và các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh nói riêng đều được ban hành các

loại văn VBHC hiện hành theo quy định.

Hiện, theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng

03 năm 2020 của Chính phủ vể Công tác Văn thư, VBHC gồm các loại văn

bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,

thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,

dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi

nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,

phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Và như vậy, hệ thống VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

được chia thành 02 nhóm: văn bản cá biệt (Nghị quyết, quyết định, chỉ thị) và

VBHC thông thường (các loại văn bản còn lại nói trên). Văn bản cá biệt là

những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan,

công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định

nhằm giải quyết công việc cụ thế trong QLHCNN. VBHC thông thường là

loại văn bản hình thành trong hoạt động QLNN có nội dung chứa đựng các

thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước

như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình,

đánh giá kết quả… các hoạt động trong cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao

dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân.

1.1.2.3. Đặc điểm VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

- Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh trước hết

mang đặc điểm của VBHC nói chung: Đó là hệ thống các VBHC trong quá

trình chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.

Văn bản hành chính có những đặc điểm cơ bản như:

+ Ban hành để thực thi các loại văn bản quy phạm pháp luật;

+ Đối tượng thực thi hẹp, một người hoặc một nhóm người cụ thể;

+ Văn bản hành chính ra đời theo tính chất công việc.

Đây là nhóm văn bản được dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt

động QLNN như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay

nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý

kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ

quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Ví dụ như thông báo

kết luận cuộc họp, báo cáo tổng kết công tác năm. Hoặc dùng để ban hành

những quyết định quản lý hành chính thành văn, mang tính áp dụng pháp luật

do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ

tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng, áp dụng một lần đối với một

hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ. Ví dụ quyết định khen thưởng,

kỷ luật CBCC.

- Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh mang đặc

điểm riêng: Đó là văn bản được ban hành của các cơ quan thực hiện chức

năng tham mưu về quản lý ngành, lĩnh vực ở địa phương. Mỗi một cơ quan

Sở đều có chức năng nhiệm vụ của mình liên quan đến sự tham mưu về quản

lý ngành, lĩnh vực ở địa phương. Vì vậy, VBHC của các CQCM thuộc UBND

cấp tỉnh thường mang màu sắc của sự tham mưu, trình, chuyển, phối

hợp...liên quan đến ngành, lĩnh vực ở địa phương. Riêng Văn phòng UBND

cấp tỉnh ngoài chức năng tham mưu còn gắn với chức năng phục vụ cho lãnh

đạo UBND cấp tỉnh và cho cơ quan UBND cấp tỉnh. Vì vậy VBHC của Văn

phòng UVBND cấp tỉnh còn chứa các nội dung mang tính cung cấp thông tin

phục vụ cho các hoạt động phối hợp, triển khai cũng như chuyển giao, thông

báo... các nội dung liên quan nhiều hơn các cơ quan Sở.

1.1.2.4. Vai trò của VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh

Văn bản của các CQCM thuộc UBND tỉnh có các vai trò cơ bản sau:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động QLHCNN

Hoạt động QLHCNN của các sở được đảm bảo thông tin bởi hệ thống

văn bản quản lý. Đó là thông tin về:

+ Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu

và phương hướng hoạt động lâu dài của các cơ quan cấp sở.

+ Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cấp phòng, chi cục,

trung tâm trực thuộc…

+ Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các phòng, chi cục,

trung tâm với nhau.

+ Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của của các cơ quan cấp

sở, chức năng nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan cấp sở.

+ Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, …

- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã

được thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết

định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đến các

CBCCVC giúp các CBCCVC cấp sở thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm

được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện nhiệm

vụ. Hơn nữa, các CBCC cũng phải nhận thấy được khả năng có thể để phát

huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý. Việc truyền đạt quyết định

kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, không chính xác sẽ làm quyết định quản lý là

vai trò cơ bản của hệ thống VBHC, bởi lẽ hệ thống đó có khả năng truyền đạt

các quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao

khi được các sở xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học.

Việc truyền đạt quyết định quản lý và sử dụng văn bản vào nhiệm vụ

này là một mặt của quá trình tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt

thì năng suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất

làm việc người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn bản có thể giúp thủ

trưởng cơ quan tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong cơ quan và hướng

hoạt động của các CBCCVC vào mục tiêu nào đó trong hoạt động quản lý.

- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và

quản lý

Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động QLNN.

Không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị

quyết, quyết định quản lý của các sở rất có thể chỉ là lý thuyết suông. Quan

niệm rằng kiểm soát và kiểm ra việc thực hiện công tác điều hành và QLNN

là một phương tiện có hiệu lực thúc đấy các cơ quan cấp sở hoạt động một

cách tích cực, có hiệu quả.

Kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ

chức trong hoạt động của các sở hiện nay. Công tác này sử dụng một phương

tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống VBHC. Phương tiện này muốn phát huy

hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải được tổ chức một cách khoa học.

Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn ban mà theo dõi hoạt động

cụ thể của các cơ quan quản lý. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công

việc quan văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Để kiểm tra có kết quả chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá

trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản

trong hoạt động của cơ quan; hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện

trên thực tế nội dung đó. Ở những mức độ khác nhau, cả hai phương diện đều

có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan.

Kiểm tra hoạt động của bộ máy cơ quan hành chính của các cơ quan

cấp sở thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công

trách nhiệm chính xác cho mỗi CBCC trong cơ quan. Nếu sự phân công

không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả.

- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật

Văn bản hành chính có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và định

hình một chế độ pháp lý cần thiết cho hoạt động QLHCNN, nó là cơ sở quan

trọng trong việc giải quyết các quan hệ về pháp lý. Đồng thời, VBHC cũng là

chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động QLNN.

- Góp phần giữ gìn và phát triển văn hóa - xã hội

Văn bản hành chính của các cơ quan cấp sở góp phần quan trọng để ghi

lại và truyền lại cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quý báu cảu

địa phương, của dân tộc được kế thừa và tích lũy từ nhiều thế hệ đi trước. Đó

là nguồn tư liệu lịch sử quý giá để con người biết được từng thời kỳ lịch sử

của dân tộc, từ đó giúp phát huy và trân trọng hơn những giá trị của lịch sử

trong thời đại mới.

- Là công cụ hữu hiệu giúp thúc đẩy kinh tế phát triển

Hiện nay, số lượng văn bản của các sở ban hành ngày càng lớn, lượng

thông tin ngày càng đa dạng và phức tạp. Nếu nội dung ban hành văn bản khả

thi, phù hợp với thực tiễn khách quan sẽ là cơ sở tạo đà cho nền kinh tế địa

phương phát triển.

Như vậy, VBHC của các CQCM cấp sở có vai trò quan trọng trong quá

trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của tỉnh, là cơ sở cần thiết trong thực tế

hoạt động của các sở, có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động QLNN.

1.2. Chất lượng văn bản hành chính của cơ quan chuyên môn thuộc

UBND cấp tỉnh

1.2.1. Khái niệm chất lượng VBHC của các CQCM cấp tỉnh

1.2.1.1. Khái niệm chất lượng

Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: "Chất lượng là tổng thể những tính

chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật, làm cho sự vật này phân biệt với sự

vật khác" [21] . Ở khái niệm này, chất lượng được hiểu là đặc tính khách quan

của sự vật. Chất lượng biểu hiện ra bên ngoài các thuộc tính. Nó là cái liên kết

các thuộc tính của sự vật lại làm một, gắn bó với sự vật như một tổng thể, bao

quát toàn bộ sự vật và không tách khỏi sự vật. Sự vật trong khi vẫn còn là bản

thân nó thì không thể mất chất lượng của nó. Sự thay đổi chất lượng kéo theo

sự thay đổi của sự vật về căn bản. Chất lượng của sự vật bao giờ cũng gắn

liền với tính quy định về số lượng của nó và không thể tồn tại ngoài tính quy

định ấy. Mỗi sự vật bao giờ cũng là sự thống nhất của chất lượng và số lượng.

Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng là mức độ của một tập

hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn

các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”. Yêu cầu là những nhu

cầu hay mong đợi đã được công bố (đã nêu), ngầm hiểu chung hay tiềm ẩn. Ở

khái niệm này chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thỏa mãn nhu

cầu của khách hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được

nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công

nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp

phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng. Cùng một mục đích sử dụng như

nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao

hơn. Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt,

đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp.

Các khái niệm về chất lượng trên đây cho dù được tiếp cận dưới góc độ

nào đều phải đảm bảo được hai đặc trưng chủ yếu.

- Chất lượng luôn luôn gắn liền với thực thể vật chất nhất định, không

có chất lượng tách biệt khỏi thực thể. Thực thể được hiểu theo nghĩa rộng,

không chỉ là sản phẩm mà còn bao hàm cả các hoạt động, quá trình, doanh

nghiệp hay con người.

- Chất lượng được đo bằng sự thoả mãn nhu cầu. Nhu cầu bao gồm cả

những nhu cầu đã nêu ra và những nhu cầu tiềm ẩn được phát hiện trong quá

trình sử dụng. Nhu cầu luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến

động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng. Nhu cầu có thể được công

bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu

không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có

khi chỉ phát hiện được trong chúng trong quá trình sử dụng. Vậy có thể hiểu

chất lượng là tổng hợp những chỉ tiêu, những đặc trưng của sản phẩm thể hiện

mức thỏa mãn những nhu cầu trong những điều kiện xác định.

1.2.1.2. Khái niệm chất lượng văn bản hành chính

Từ cách hiểu về VBHC cũng như cách hiểu về chất lượng như đã trình

bày ở trên, tác giả luận văn cho rằng: Chất lượng VBHC được hiểu là mức độ

đáp ứng các yêu cầu của VBHC theo quy định cùng với mức độ đáp ứng mục

mục đích của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành VBHC và nhu cầu của

người tiếp nhận VBHC ngoài thực tế.

Trong đó, các yêu cầu đối với văn bản nói chung và VBHC nói riêng

theo quy định của pháp luật đó là yêu cầu về nội dung văn bản; yêu cầu về

hình thức văn bản (loại văn bản; chất liệu văn bản; ngôn ngữ, diễn đạt, văn

phong); yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; yêu cầu về thời

gian ban hành; các yêu cầu về thẩm quyền ban hành; trình tự, thủ tục ban

hành văn bản.

1.2.1.3 Khái niệm chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp

tỉnh

Với quan niệm “Chất lượng VBHC được hiểu là mức độ đáp ứng các

yêu cầu của VBHC theo quy định cùng với mức độ đáp ứng mục tiêu của cơ

quan, tổ chức, cá nhân ban hành VBHC và nhu cầu của người tiếp nhận

VBHC ngoài thực tế.” như đã nói ở trên, thì chất lượng VBHC của các

CQCM thuộc UBND cấp tỉnh sẽ chính là mức độ đáp ứng các yêu cầu của

VBHC theo quy định cùng với mức độ đáp ứng mục đích của mỗi Sở trong

ban hành VBHC và nhu cầu của người tiếp nhận VBHC ngoài thực tế.”

1.3. Các tiêu chí đánh giá chất lượng văn bản hành chính của các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

Chất lượng văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong

QLHCNN. Để đánh giá được chất lượng VBHC chúng ta có thể đưa ra các

tiêu chí cơ bản sau:

1.3.1. Sự phù hợp về nội dung

Thứ nhất, VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải đảm bảo tính

chính trị

Tiêu chí chính trị được thể hiện trước hết là VBHC của các sở phải thể

chế hóa đường lối, chủ trương của Đảng, từ đó đưa vào đời sống bằng nhiều

phương tiện khác nhau, trong đó chủ yếu là bằng pháp luật. VBHC được ban

hành không trái với văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên. Đồng thời phù

hợp với ý chí, nguyện vọng của nhân dân, giữ vững chuẩn mực đạo đức của

địa phương và xã hội. Xác định tiêu chí này nhằm đảm bảo cho việc ban hành

VBHC của các sở phải đúng định hướng chính trị, giữ vững bản chất dân chủ

nhân dân. Qua đó đưa văn bản của các cơ quan cấp sở phát triển đúng hướng,

củng cố niềm tin của người dân vào sự rõ ràng, minh bạch trong hoạt động

quản lý của các sở, tăng cường hiệu lực thi hành của văn bản trong thực tế.

Thứ hai, VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải được ban hành

đúng thẩm quyền.

Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính

phủ quy định: Sở có nhiệm vụ trình UBND cấp tỉnh dự thảo quyết định, chỉ

thị; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ CCHC về ngành,

lĩnh vực thuộc phạm vi QLNN được giao. Sở có nhiệm vụ trình Chủ tịch

UBND cấp tỉnh dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành

của Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

Thứ ba, VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải có nội dung hợp

pháp, ban hành đúng trình tự do pháp luật quy định.

Khi xây dựng VBHC phải dựa trên cơ sở khách quan, đòi hỏi người có

thẩm quyền, cán bộ soạn thảo VBHC phải bám sát đường lối, chủ trương,

chính sách của Đảng, các VBHC của cơ quan cấp trên; tình hình thực tiễn xã

hội; nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của quản lý hành chính nhà nước ở địa

phương… Khi xây dựng văn bản cần tránh tình trạng đề cao lợi ích của cơ

quan mình mà coi thường lợi ích chung, lợi ích của toàn xã hội.

VBHC của các sở cần tuân thủ đúng quy trình, đúng theo quy định hiện

hành của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nội dung phù

hợp đúng theo quy định của pháp luật đảm bảo tính hợp lý, khả thi của văn

bản.

Thứ tư, VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải phù hợp với đối

tượng tác động của văn bản và điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương.

Văn bản hành chính của các sở được ban hành phải phù hợp với

nguyện vọng, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân địa phương.

Vì vậy, nội dung văn bản của các sở cần phù hợp với điều kiện vật chất, độ

tuổi, tâm lý, trình nhận thức của đối tượng thực hiện, phù hợp với thực tế

công tác của cơ quan.

Văn bản hành chính được coi là phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội

của địa phương phải dựa trên các điều kiện vật chất cần thiết khi định ra

phương hướng và biện pháp quản lý nhằm thực hiện một cách có hiệu quả,

không được đưa ra các quy định quá cao hay quá lạc hậu so với trình độ của

nền kinh tế địa phương.

1.3.2. Sự phù hợp về hình thức

Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải đảm bảo

đầy đủ các yếu tố thể thức và các yếu tố được thiết lập đúng theo quy định

hiện hành và phải đúng về cách thức kỹ thuật trình bày. VBHC có kết cấu rõ

ràng theo một chủ đề nhất định. Lượng thông tin trong văn bản vừa đủ, không

thừa, không thiếu, không trùng lặp, ý tưởng của văn bản cũng phải được thể

hiện rõ, đảm bảo chuẩn xác về số liệu thông tin được thu thập.

Ngôn ngữ - văn phong đúng theo phong cách hành chính công vụ,

chính xác, khoa học, phù hợp với đối tượng tác động của văn bản.

1.3.3. Văn bản hành chính ban hành đúng thẩm quyền, quy trình,

thủ tục

- Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải được ban

hành đúng quy trình, thủ tục đã được quy định.

Việc tuân thủ quy trình xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa trên

nhiều bình diện từ lý luận đến thực tiễn; không những đảm bảo tính khoa học,

tính hợp pháp, tính đại chúng, tính khả thi cho văn bản được ban hành mà còn

đảm bảo được sự tôn nghiêm của pháp luật nhà nước trong mảng hoạt động

quản lý hết sức quan trọng này.

- Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND tỉnh phải đúng

thẩm quyền, mang tính thiết thực, có vai trò nhất định đối với việc chỉ đạo

trên địa bàn toàn tỉnh.

Nội dung văn bản của các sở phải đúng thẩm quyền, thể hiện ý chí,

nguyện vọng của nhân dân địa phương. Nhân dân vừa là chủ thể, vừa là đối

tượng của quyền lực nhà nước. Là chủ thể của quyền lực nhà nước, nhân dân

là đối tượng chủ yếu thực thi văn bản. Một trong các yếu tố quyết định tính

khả thi của văn bản là sự phù hợp với đối tượng tác động. Cho nên, người

soạn thảo văn bản không thể không quan tâm đến mong muốn, nguyện vọng

của nhân dân.

1.3.4. Văn bản hành chính ban hành phải đảm bảo tính công khai,

minh bạch, đảm bảo phát huy vai trò và hiệu lực của pháp luật.

- Tính công khai: Tính công khai của văn bản là việc các sở thông tin

chính thức về văn bản, đảm bảo cho nhân dân địa phương được quyền tiếp

cận các quy định trong các VBHC, văn bản đảm bảo được yêu cầu mà chức

năng quản lý xã hội đặt ra. Tất cả những thông tin phải được công khai cho

người dân biết, trừ trường hợp có quy định cụ thể với lý do hợp lý và trên cơ

sở những tiêu chí rõ ràng.

- Tính minh bạch: Văn bản phải mang tính rõ ràng, rành mạch, thông

suốt, đúng đắn. Những thông tin phù hợp được cung cấp một cách kịp thời

cho nhân dân dưới hình thức dễ sử dụng, các VBHC phải rõ ràng và được phổ

biến đầy đủ. Tính minh bạch giúp các cơ quan có trách nhiệm với nhân dân,

giúp nâng cao khả năng nhận thức của người dân. Nếu văn bản không minh

bạch sẽ dẫn đến sự tùy tiện, sai lầm trong thực thi quyền hạn, thiếu trung thực

dẫn đến quan liêu, tham nhũng.

Như vậy, VBHC được xem là đảm bảo yêu cầu công khai, minh bạch

nếu văn bản đó đảm bảo tính rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, được công khai cho

mọi người cùng biết và nắm bắt được các quyền, nghĩa vụ của mình. Từ đó

tuân thủ nghiêm túc và thực hiện theo các quy định của văn bản.

Công khai, minh bạch từ khâu soạn thảo cho đến ban hành giúp người

dân sớm biết được định hướng chính sách, pháp luật trong tương lai để chuẩn

bị các điều kiện cho việc thực hiện quyền làm chủ của mình.

Với vai trò quan trọng trong quá trình QLNN, hệ thống văn bản có chất

lượng là vấn đề mà các CQHCNN nói chung, chính quyền địa phương nói

riêng rất chú trọng để đảm bảo hoạt động QLNN đáp ứng các yêu cầu hiện

nay của địa phương.

1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng văn bản hành chính

của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

1.4.1. Yếu tố khách quan

- Cơ sở pháp lý: Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quy định về

thể loại, thẩm quyền, quy trình, thủ tục và về thể thức và kỹ thuật trình bày

VBHC là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về

công tác văn thư.

Theo quy định, văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và

ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật

trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật

được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh

vực căn cứ Nghị định về công tác văn thư để quy định cho phù hợp; đối với

VBHC được thực hiện theo quy định của Nghị định về công tác văn thư.

Các cơ quan cấp sở ban hành các VBHC đề giải quyết vấn đề thuộc

phạm vi thẩm quyền của mình. Tuy nhiên, do tính chất của hoạt động

QLHCNN phức tạp, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành, nên trong quá

trình QLHCNN có những vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều chủ

thể. Nếu như thẩm quyền không được phân định rõ ràng sẽ dẫn đến việc văn

bản ban hành sai thẩm quyền, chồng chéo, mẫu thuẫn. Để một VBHC đảm

bảo chất lượng thì văn bản đó không những phải đúng và đủ về thể thức, nội

dung mà nó còn phải được ban hành đúng thẩm quyền. Vì vậy, cần phải có

những quy định, hướng dẫn rõ ràng về công tác xây dựng và ban hành VBHC

để giúp nâng cao chất lượng và hiệu lực trong hoạt động QLHCNN.

- Khoa học công nghệ: Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công

nghệ số; ứng dụng công nghệ thông tin và Internet, việc ứng dụng các thành

tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động QLHCNN như Chính

phủ điện tử, chính phủ số đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả

to lớn về mọi phương diện. Việc số hóa các văn bản, giấy tờ, thủ tục hành

chính theo cách làm việc hiện hành sẽ tạo ra phong cách làm việc mới, các

cách thức mới trong việc ban hành các VBHC, đồng thời hỗ trợ các CBCCVC

hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình. Hiệu quả của việc cải cách

công tác quản lý hành chính sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh

nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất

nước.

- Nguồn lực vật chất: Tổng thể các điều kiện vật chất kỹ thuật là một

trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động QLHCNN đạt kết quả

như mong muốn. Để đảm bảo VBHC có chất lượng phải có đầy đủ cơ sở vật

chất để thực hiện như: trả lương cho CBCCVC làm cho công tác soạn thảo và

ban hành văn bản, các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc như

giấy, mực, bút, máy tính, máy in, máy photo… Đây chính là động lực thúc

đẩy họ tận tâm, tận lực, phấn đấu rèn luyện, nâng cao trình độ, đáp ứng ngày

càng tốt hơn yêu cầu công việc, hoàn thành nhiệm vụ được giao phó với tinh

thần trách nhiệm cao.

Nguồn lực vật chất trong xây dựng và ban hành VBHC là một trong

những yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu lực văn bản. Thiếu nguồn lực này

văn bản khó có thể đáp ứng được một cách kịp thời và chính xác về nội dung,

thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số hiện

nay ở Việt Nam.

- Chế tài khen thưởng, kỷ luật kịp thời, nghiêm minh: Khen thưởng và

kỷ luật là những công cụ, biện pháp quản lý trong quá trình xây dựng, phát

triển và sử dụng CBCCVC. Khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên

CBCCVC hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Để việc khen thưởng được

khách quan, công bằng, các cơ quan, tổ chức cần có sự theo dõi sát sao thành

tích của CBCCVC để có mức khen thưởng hợp lý để họ phấn đấu nhiều hơn

trong công việc. Thông qua khen thưởng và kỷ luật để động viên, cổ vũ

những điển hình, gương tốt, phê phán uốn nắn và phòng ngừa những hành vi

vi phạm kỷ luật, vi phạm pháp luật của CBCCVC. Bên cạnh việc khen

thưởng, trong quá trình thực thi công vụ tùy theo lỗi mắc theo mức nặng nhẹ

mà đưa ra các hình thức kỷ luật đối với CBCCVC không hoàn thành nhiệm

vụ.

Sự kết hợp giữa khen thưởng và kỷ luật một cách chặt chẽ, công bằng,

vô tư tạo động lực cho CBCCVC trong hoạt động công vụ, là điều kiện để xây

dựng một đội ngũ CBCCVC có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn

nghiệp vụ cao.

1.4.2. Yếu tố chủ quan

- Chất lượng đội ngũ: Chất lượng của VBHC liên quan đến cả một quy

trình soạn thảo văn bản theo quy định từ khâu dự thảo cho đến duyệt nội

dung, duyệt thể thức, ký ban hành văn bản và chuyển giao văn bản,...Chính vì

vậy, chất lượng của VBHC phụ thuộc không chỉ vào người soạn thảo văn bản

mà trước hết phục thuộc vào chất lượng đội ngũ lãnh đạo, quản lý; chuyên

viên dự thảo; người làm công tác văn thư.

- Công tác chỉ đạo, điều hành: Nói đến công tác chỉ đạo điều hành là

nói đến người đứng đầu cơ quan. Đây là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến chất

lượng VBHC của tất cả các cơ quan trong đó có các CQCM thuộc UBND

tỉnh. Công tác chỉ đạo cần tiến hành thường xuyên thực hiện tuyên truyền văn

bản tại các cơ quan; triển khai phổ biến các văn bản pháp luật mới, những quy

định hiện hành về công tác xây dựng và ban hành văn bản tới CBCC làm

công tác soạn thảo văn bản. Công tác giám sát, kiểm tra tình hình thực hiện

văn bản pháp luật thực hiện quy trình soạn thảo văn bản cần được chú trọng

hơn nữa giúp nâng cao chất lượng VBHC.

- Ý thức, trình độ, năng lực của người làm công tác soạn thảo văn bản:

Nâng cao nhận thức, trình độ, năng lực của đội ngũ CBCCVC hiện nay

là một yêu cầu tất yếu, nhất là đối với CBCCVC làm công tác soạn thảo văn

bản. Đội ngũ CBCCVC làm công tác soạn thảo văn bản có trình độ góp phần

bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của hoạt động QLNN. Thông qua hoạt động của

đội ngũ CBCCVC mà hệ thống pháp luật được đưa vào để quản lý xã hội.

Sản phẩm của hoạt động QLNN là các văn bản quản lý giúp ổn định xã

hội, phát triển nền kinh tế của địa phương. Trình độ, năng lực của CBCCVC

ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng ban hành VBHC.

Xây dựng đội ngũ CBCCVC có đầy đủ năng lực và trình độ trong công

tác soạn thảo và ban hành văn bản cho bộ máy hành chính nhà nước là nhiệm

vụ trọng tâm đảm bảo hoạt động QLHCNN được thông suốt, có hiệu lực.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Ở Chương 1, tác giả luận văn đã nghiên cứu các vấn đề lý luận về

VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh, trong đó có làm rõ các nội

dung liên quan đến đề tài nghiên cứu của luận văn như:

- Khái niệm CQCM thuộc UBND cấp tỉnh; Khái niệm VBHC của các

CQCM thuộc UBND cấp tỉnh; Đặc điểm, vai trò của VBHC của các CQCM

thuộc UBND cấp tỉnh.

- Khái niệm chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh,

trong đó có đưa ra các khái niệm về chất lượng, chất lượng VBHC, chất lượng

VBHC của các CQCM cấp tỉnh.

- Các tiêu chí đánh giá chất lượng VBHC của các CQCM cấp tỉnh.

- Các yếu tổ ảnh hưởng tới chất lượng VBHC của các CQCM cấp tỉnh.

Những nội dung lý luận nghiên cứu ở chương 1 sẽ làm cơ sở cho việc

nghiên cứu đánh giá thực trạng chất lượng VBHC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đăk Lắk ở Chương 2 cũng như là cơ sở đề xuất phương hướng,

giải pháp nâng cao chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk

Lắk ở Chương 3 của luận văn.

Chương 2

THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ

QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK

2.1. Khái quát chung về Đắk Lắk và hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk

2.1.1. Khái quát chung về Đắk Lắk

2.1.1.1. Đặc điểm tự nhiên

Đắk Lắk là tỉnh nằm ở trung tâm của vùng Tây Nguyên (Phía Bắc giáp

tỉnh Gia Lai, phía Nam giáp tỉnh Lâm Đồng, phía Đông giáp tỉnh Phú Yên và

tỉnh Khánh Hòa, phía Tây giáp Vương quốc Campuchia và tỉnh Đắk Nông),

có vị trí chiến lược quan trọng về kinh tế, chính trị và an ninh quốc phòng với

diện tích tự nhiên 1.303.045 km2, dân số khoảng 1.874.459 người; có 01

thành phố, 01 thị xã, 13 huyện với 125 xã, 20 phường, 12 thị trấn; 2.470 thôn,

buôn, tổ dân phố. Tỉnh Đắk Lắk có 05 huyện có tỷ lệ hộ nghèo cao là: Krông

Bông (38,95%), Buôn Đôn (42,46%), M’Drắk (46,33%), Ea Súp (48,63%),

Lắk (50,24%).

Thành phố Buôn Ma Thuột là trung tâm chính trị, kinh tế văn hoá xã

hội của tỉnh và cả vùng Tây Nguyên. Trung tâm thành phố là điểm giao cắt

giữa quốc lộ 14 (chạy xuyên suốt tỉnh theo chiều từ Bắc xuống Nam) với

quốc lộ 26 và quốc lộ 27 nối thành phố Buôn Ma Thuột với các thành phố

Nha Trang (Khánh Hoà), Đà Lạt (Lâm Đồng) và Pleiku (Gia Lai).

Hiện nay đường Hồ Chí Minh đã được xây dựng và hoàn thiện, cùng

với cảng hàng không Buôn Ma Thuột được nâng cấp, tỉnh Đắk Lắk đang dần

trở thành đầu mối giao lưu rất quan trọng nối liền các trung tâm kinh tế của cả

nước như thành phố Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh. Đây là động lực lớn,

thúc đẩy nền kinh tế của tỉnh Đắk Lắk cũng như toàn khu vực vùng Tây

Nguyên phát triển bền vững.

Địa hình của tỉnh rất đa dạng: Nằm ở phía Tây và cuối dãy Trường Sơn,

là một cao nguyên rộng lớn, địa hình dốc thoải, lượn sóng, khá bằng phẳng

xen kẽ với các đồng bằng thấp ven theo các sông chính. Địa hình của tỉnh có

hướng thấp dần từ Đông Nam sang Tây Bắc.

2.1.1.2. Tình hình phát triển kinh tế xã hội

Dân cư Đắk Lắk là cộng đồng gồm 47 dân tộc cùng chung sống, trong

đó, dân tộc thiểu số chiếm tỷ lệ hơn 33% dân số toàn tỉnh. Ngoài các dân tộc

thiểu số tại chỗ là Ê đê, M’nông, Gia Rai còn có số đông đồng bào dân tộc

thiểu số của các tỉnh khác di cư đến sinh sống. Tỉnh Đắk Lắk có hệ thống giao

thông đường bộ thuận lợi nối liền với các tỉnh trong vùng Tây Nguyên và

Duyên hải miềm Trung gồm: Quốc lộ 14, quốc lộ 27, quốc lộ 26, quốc lộ 14

C và quốc lộ 29 và hệ thống đường hàng không đi đến nhiều tỉnh, thành trong

cả nước; phía Đông giáp tỉnh Khánh Hòa, tỉnh Phú Yên, phía Tây giáp tỉnh

Đắk Nông, phía Nam giáp tỉnh Lâm Đồng, phía Bắc giáp tỉnh Gia Lai. Ngoài

ra tỉnh có khoảng 73 km đường biên giới và cửa khẩu Đắk Ruê với tỉnh

Mondulkiri, Vương quốc Campuchia.

Tổng diện tích tự nhiên toàn tỉnh là 13.125,37 km2, dân số hiện tại

khoảng 1.728.380 người. Mật độ dân số trung bình là 132 người/km2 và phân

bố không đồng đều giữa các vùng trong tỉnh, tập trung chủ yếu ở thành phố

Buôn Ma Thuột, thị trấn, huyện lỵ quanh các trục quốc lộ 14, 26, 27 chạy qua

như Krông Buk, Ea Kar, Krông Păk, Krông Ana.

Toàn tỉnh có 15 đơn vị hành chính bao gồm: 01 TP. Buôn Ma Thuột,

thị xã Buôn Hồ và 13 huyện: M'Đrăk, Ea Kar, Krông Păk, Krông Bông, Lăk,

Krông Ana, Cư M'Gar, Krông Năng, Krông Buk, Ea H'leo, Buôn Đôn, Ea Sup

và Cư Kuin.

- Đặc điểm về kinh tế

+ Tăng trưởng và chuyển dịch cơ cấu kinh tế:

Trong những năm gần đây, trình độ chuyên môn kỹ thuật của lực lượng

lao động cũng được cải thiện tích cực, tỷ lệ lao động qua đào tạo tăng dần

nhưng chủ yếu tăng ở trình độ đào tạo ngắn hạn, công nhân kỹ thuật... lao

động trình độ cao đẳng nghề, đại học chuyên nghiệp tăng không nhiều.

Với quy mô và phân bố dân số, lực lượng lao động hiện nay, nguồn

cung lao động cho sản xuất nông nghiệp ở Đắk Lắk là rất dồi dào. Bên cạnh

đó, chất lượng lao động đang được nâng lên khá nhanh cũng là điều kiện tốt

để nâng cao khả năng tiếp thu và ứng dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật,

nâng cao hiệu quả SXKD của các đơn vị kinh tế trong tỉnh.

2.1.2. Hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk

Tổ chức các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk bao gồm: Văn phòng

UBND tỉnh; Sở Nội vụ; Sở Tư pháp; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài chính;

Sở Công Thương; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Giao thông

vận tải; Sở Xây dựng; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Thông tin và Truyền

thông; Sở Lao động, Thương binh và Xã hội; Sở Văn hoá, Thể thao và Du

lịch; Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Y tế; Thanh tra

tỉnh; Sở Ngoại vụ; Ban Dân tộc.

Như đã trình bày trong mục giới hạn nghiên cứu của đề tài, trong điều

kiện cho phép, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu chất lượng VBHC chỉ của

05 Sở và cơ quan tương đương sở, đó là: Sở Công Thương; Sở Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài nguyên và Môi

trường; Văn phòng UBND tỉnh.

Tổng quan về 05 CQCM của tỉnh Đắk Lắk nói trên như sau:

2.1.2.1. Về Sở Công Thương tỉnh Đắk Lắk

Sở Công Thương tỉnh Đắk Lắk là CQCM thuộc UBND tỉnh; thực hiện

chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh QLNN về công thương, bao gồm các

ngành và lĩnh vực: Cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái

tạo, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả, dầu khí, hoá chất, vật liệu nổ

công nghiệp, công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản (trừ vật liệu

xây dựng thông thường), công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm,

công nghiệp hỗ trợ, công nghiệp môi trường, công nghiệp chế biến khác thuộc

quản lý của ngành công thương, tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, hoạt

động thương mại và lưu thông hàng hoá trên địa bàn, sản xuất và tiêu dùng

bền vững, xuất khẩu, nhập khẩu, thương mại biên giới, xúc tiến thương mại,

thương mại điện tử, dịch vụ thương mại, quản lý cạnh tranh, bảo vệ quyền lợi

người tiêu dùng và quản lý hoạt động kinh doanh theo phương thức đa cấp,

phòng vệ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, quản lý cụm công nghiệp trên

địa bàn.

Sở Công Thương tỉnh Đắk Lắk có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài

khoản riêng; chấp hành sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác

của UBND tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về

chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Công Thương.

2.1.2.2. Về Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Đắk Lắk

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Đắk Lắk là CQCM thuộc

UBND tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về:

Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy sản; thủy lợi và phát triển nông

thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm đối với nông sản,

lâm sản, thủy sản, muối theo quy định của pháp luật.

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Đắk Lắk có tư cách pháp

nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,

biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm

tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển

nông thôn.

2.1.2.3. Về Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đắk Lắk

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đắk Lắk là CQCM thuộc UBND tỉnh; thực

hiện chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh QLNN về: Tổng hợp quy

hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổ chức thực hiện và đề xuất về cơ

chế, chính sách quản lý kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh; đầu tư trong nước,

đầu tư nước ngoài ở địa phương; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức

(ODA), nguồn viện trợ phi chính phủ; đấu thầu; đăng ký kinh doanh; tổng

hợp về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã, kinh tế tư nhân.

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đắk Lắk có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chấp hành sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công

tác của UBND tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về

chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

2.1.2.4. Về Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đắk Lắk

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đắk Lắk là CQCM thuộc UBND

tỉnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh QLNN về tài nguyên

và môi trường gồm: đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản, địa chất;

môi trường, đa dạng sinh học; khí tượng thuỷ văn; biến đổi khí hậu; đo đạc và

bản đồ; quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ công về các lĩnh vực thuộc

phạm vi chức năng của Sở.

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đắk Lắk có tư cách pháp nhân, có

con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng

dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2.1.2.5. Về Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk là CQCM thuộc UBND tỉnh, có chức

năng tham mưu, giúp UBND tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; kiểm

soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa

liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết

của cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã; tổ chức quản lý và công bố các thông tin

chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; đầu mối Cổng

thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều

hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt

động chung của UBND tỉnh; giúp Chủ tịch UBND tỉnh và các Phó Chủ tịch

UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư

- lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh.

Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk có tư cách pháp nhân, con dấu và tài

khoản riêng.

2.2. Hệ thống văn bản hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk

Trên cơ sở lý luận về VBHC và chất lượng VBHC; về hệ thống VBHC

các các CQCM thuộc UBND cấp tỉnh, tác giả đã tiến hành khảo sát chất lượng

của 300 VBHC của 05 CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk được ban hành từ

2017 đến 2022 thuộc 14 nhóm văn bản (Quyết định; Kế hoạch; Đề án; Phương

án; Chương trình; Tờ trình; Biên bản; Báo cáo; Công văn; Thông báo; Giấy mời;

Quy chế; Hướng dẫn; Phiếu chuyển) của 05 Sở và tương đương sở thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk (Sở Công Thương; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Kế

hoạch và Đầu tư; Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng UBND tỉnh).

Có thể tổng hợp 300 VBHC được khảo sát theo bảng tổng hợp dưới đây:

(Tổng số)

Bảng 2.1: Tổng số lượng văn bản ban hành từ năm 2017 -2022

Sở Công

Sở Nông

Sở Kế

Sở Tài

Văn

Thương

nghiệp và

hoạch và

nguyên

phòng Ủy

Đầu tư

và Môi

ban nhân

Phát

trường

dân tỉnh

triển

nông

thôn

Quyết định

Kế hoạch

Đề án

Phương án

Chương trình

Tờ trình

Biên bản

Báo cáo

Công văn

Thông báo

Giấy mời

Quy chế

Hướng dẫn

Phiếu chuyển

(Tổng số)

300

Nguồn: Sở Công Thương; Sở NN&PTNT; Sở kế hoạch và đầu tư; Sở

TN&MT; Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

Số liệu khảo sát cho thấy các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk được

khảo sát từ năm 2017 - 2022 đã ban hành khá nhiều VBHC. Trong đó, loại

VBHC được ban hành nhiều nhất là Công văn với số lượng là 70, rồi đến báo

cáo là 50, thông báo là 40, kế hoạch là 30, quyết định là 23. Đồng thời số

lượng VBHC ban hành với số lượng ít nhất là phương án (01), đề án (2), quy

chế (2)…Trong 05 sở được khảo sát thì Sở Tài Nguyên và Môi trường ban

hành nhiều VBHC nhất là 90 văn bản, sau đó là Sở Công Thương ban hành 80

văn bản. Còn lại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Sở Kế hoạch và

Đầu tư ban hành số lượng VBHC bằng nhau đó là 60 văn bản. Riêng Văn phòng

UBND tỉnh trong cả 05 chỉ ban hành 10 văn bản, trong đó có 07 thông báo và 03

phiếu chuyển. Những số liệu trong bảng khảo sát trên cho chúng ta thấy do đặc

thù hoạt động điều hành trong QLNN của từng CQCM thuộc UBND tỉnh mà số

lượng VBHC thuộc thẩm quyền ban hành của các CQCM là khác nhau. Sở Tài

Nguyên và Môi trường và Sở Công thương quản lý lĩnh vực đất đai và công

nghiệp, thương mại là những lĩnh vực liên quan đến phát triển kinh tế đang là

những lĩnh vực quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa

phương tỉnh Đắk Lắk đi liền với chức năng tham mưu cho UBND về lĩnh vực

QLNN của các CQCM đó. Riêng Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk ban hành

số lượng không nhiều chỉ có 07 thông báo và 03 phiếu chuyển là hơi ít bởi

VBHC của cơ quan này chỉ chứa các nội dung mang tính cung cấp thông tin

phục vụ cho các hoạt động phối hợp, triển khai cũng như chuyển giao, thông

báo…

Tổng hợp các VBHC được khảo sát theo năm ban hành như sau:

Bảng 2.2. Tổng hợp các văn bản hành chính được khảo sát theo năm

ban hành

Năm

2017 2018 2019 2020 2021 2022

15 15 18 17 7 8 Sở Công Thương

3 4 12 13 13 15 Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

2 6 10 12 14 16 Sở Kế hoạch và Đầu tư

12 12 15 18 15 18

10 Sở Tài nguyên và Môi trường Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

(Tổng số) 24 33 49 58 60 76

Nguồn: Sở Công Thương; Sở NN&PTNT; Sở kế hoạch và đầu tư; Sở

TN&MT; Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

Kết quả khảo sát cho thấy số lượng VBHC ban hành của 05 CQCM

trên được tăng dần qua các năm. Nếu như năm 2017 cả 05 CQCM chỉ ban

hành 24 VBHC thì số lượng VBHC đã tăng dần (năm 2018 là 33 văn bản,

năm 2019 là 49 văn bản, năm 2020 là 58 văn bản, năm 2021 là 60 văn bản,

đến năm 2022 số lượng VBHC ban hành cao nhất trong các năm, đó là 76 văn

bản. Số lượng VBHC tăng dần như vậy cho thấy hoạt động điều hành, quản lý

của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã ngày càng nhiều hơn do sự

phát triển kinh tế - xã hội đòi hỏi các CQCM phải nhanh chóng đáp ứng yêu

cầu của thực tiễn, trong đó VBHC là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho công

tác quản lý, điều hành thực hiện hiệu quả chức năng tham mưu cho UBND

tỉnh QLNN về lĩnh vực của từng CQCM đảm trách.

Muốn cho công cụ điều hành là VBHC phát huy được giá trị thì đòi hỏi

chất lượng của các VBHC của các CQCM phải được nâng cao. Do vậy, tác

giả luận văn đã tiến hành khảo sát thực trạng chất lượng VBHC của các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trên 05 phương diện:

- Chất lượng về thẩm quyền ban hành;

- Chất lượng về quy trình xây dựng và ban hành;

- Chất lượng về nội dung văn bản;

- Chất lượng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Chất lượng về loại văn bản; ngôn ngữ, văn phong của văn bản.

2.2.1. Về thẩm quyền ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk

Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2014 của

Chính phủ quy định tổ chức các CQCM thuộc UBND tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương đã quy định vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

của các CQCM thuộc UBND tỉnh. Trong đó Sở có nhiệm vụ trình UBND cấp

tỉnh dự thảo quyết định, chỉ thị; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi

QLNN được giao. Sở có nhiêm vụ trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh dự thảo,

quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND

cấp tỉnh. Ngoài ra, Sở còn giúp UBND cấp tỉnh QLNN đối với các doanh

nghiệp, tổ chức kinh tế tập thề, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi

chính phủ thuộc các lĩnh vực quản lý của CQCM theo quy định của pháp luật;

hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản lý đối với các

CQCM thuộc UBND cấp huyện và chức danh chuyên môn thuộc UBND cấp

xã; quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, phòng

chuyên môn nghiệp vụ, chi cục và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở, phù

hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở theo hướng dẫn chung của bộ

quản lý ngành, lĩnh vực và theo quy định của UBND cấp tỉnh…

Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, thẩm quyền ký và ban hành văn

bản tại UBND các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã được thực hiện một

cách nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. Qua khảo sát

thực tế các văn bản được ban hành tại các cơ quan chúng tôi nhận thấy không

có VBHC nào có dấu hiệu sai phạm về thẩm quyền ban hành.

2.2.2. Về quy trình xây dựng và ban hành VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC là trình tự sắp xếp khoa học mà

các cơ quan cấp sở nhất thiết phải tiến hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và phạm vi hoạt động theo luật định.

Hiện nay tỉnh Đắk Lắk chưa có một quy trình xây dựng và ban hành

VBHC chung cho tất cả các sở. Tuy nhiên, theo khảo sát của tác giả thì hầu

hết các CQCM của Tỉnh đều thực hiện theo quy trình gồm 05 bước: (1)Chuẩn

bị, (2) Dự thảo văn bản, (3)Duyệt, ký văn bản, (4) Nhân bản, phát hành văn

bản, ( 5) Lưu văn bản.

Quy trình xây dựng và ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND

tinh Đắk Lắk được thực hiện tương đối tốt giúp nâng cao chất lượng VBHC,

đem lại hiệu quả pháp lý cho văn bản của các CQCM. Tuy nhiên, qua khảo sát

cho thấy chất lượng thực hiện quy trình ban hành VBHC vẫn còn tồn tại một

số hạn chế cần khắc phục.

Theo các Nghị định của Chính phủ đã ban hành về công tác văn thư,

mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và

bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải

được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Trong khi đó nhiều văn bản

bước gửi và lưu trữ văn bản thực hiện chưa tốt, chưa được gửi đi kịp thời và

chính xác tới đối tượng có liên quan đến văn bản để họ nghiên cứu và nắm bắt

những công việc mà mình cần làm. Hoặc việc lưu trữ văn bản chưa được hiệu

quả, đôi khi còn làm mất văn bản gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản về

sau này nếu có gì sai sót.

2.2.3. Về nội dung VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk

Đối chiếu với tiêu chí đánh giá chất lượng VBHC đã nêu ở Chương 1,

về nội dung VBHC, kết quả khảo sát cho thấy về cơ bản nội dung các VHHC

được khảo sát đều đáp ứng được tiêu chí theo quy định. Tuy nhiên vẫn còn có

một số ít văn bản trong 300 VBHC được khảo sát chưa đáp ứng các yêu cầu

về nội dung của VBHC cần phải được cải thiện thêm để tăng tính hiệu quả

trong ban hành văn bản của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.

Có thể tổng hợp số lượng các VBHC cần được cải thiện thêm về nội

dung của văn bản như sau:

Bảng 2.3: Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải

((Tổng số)

thiện thêm về nội dung của văn bản

Sở Công

Sở Nông

Sở Kế

Sở Tài

Văn

Thương

nghiệp và

hoạch và

nguyên

phòng Ủy

Đầu tư

và Môi

ban nhân

Phát

trường

dân tỉnh

triển

nông

thôn

2/8

2/5

1/5

6/23

1/5

Quyết định

8/20

2/5

11/30

1/5

Kế hoạch

1/2

Đề án

1/1

Phương án

2/5

Chương trình

1/2

3/10

2/5

6/17

Tờ trình

1/2

2/5

5/12

Biên bản

3/10

4/10

3/10

7/20

17/50

Báo cáo

2/10

5/20

6/20

5/20

18/70

Công văn

4/8

2/5

1/5

8/15

2/7

17/40

Thông báo

1/5

2/5

4/10

9//25

Giấy mời

1/2

Quy chế

1/5

3/10

3/5

7/20

Hướng dẫn

3/3

Phiếu chuyển

5/10

(Tổng số)

28/80

18/60

19/60

34/90

104/300

Nguồn: Sở Công Thương; Sở NN&PTNT; Sở kế hoạch và đầu tư; Sở

TN&MT; Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

Những lỗi chủ yếu liên quan đến nội dung của các VBHC mà tác giả

khảo sát chủ yếu tập trung ở việc lập luận của văn bản chưa chặt chẽ, cần sắp

xếp các ý để tăng tính chặt chẽ hơn cho văn bản. Một số VBHC cá biệt chưa

được các CQCM thuộc UBND tỉnh xác định chính xác dẫn đến tình trạng văn

bản ban hành còn sai sót về mặt hình thức và nội dung. Cụ thể là nhiều văn

bản có nội dung và hình thức văn bản không phù hợp làm cho văn bản giảm

đi hiệu lực thi hành. Nhiều văn bản có nội dung sơ sài không phản ánh được

tình hình phát triển của ngành và của địa phương. Trong hoạt động ban hành

văn bản, có nhiều sở hoặc ngay trong các phòng của một sở cùng ban hành

văn bản điều chỉnh một đối tượng, một công việc dẫn đến tình trạng trùng lặp,

chồng chéo.

Các VBHC sau đây là những ví dụ:

Ở đoạn trích của Quyết định nêu trên, nội dung “Quyết định có hiệu lực

kể từ ngày ký” (có đánh dấu trong đoạn trích) cần được sắp xếp lên trên nội

dung “...và các ông, bà có tên trong danh sách kèm theo quyết định này căn

cứ Quyết định thi hành” trong cùng Điều 3 thì văn bản mới đảm bảo sự chặt

chẽ trong lập luận.

Ví dụ sau đây cũng của một Quyết định của CQCM thì nội dung cuối

cùng “Quyết định này được cấp cho......01 (một) bản và 01 (một) bản được

lưu tại UBND tỉnh./.” (có đánh dấu trong đoạn trích) là không cần thiết và

được coi là thừa vì phần Nơi nhận của VBHC đã có và việc lưu VBHC của cơ

quan ban hành đã có quy định trong Nghị định của Chính Phủ về công tác văn

thư

Ví dụ về một Tờ trình của một Sở dưới đây cũng vậy, phần Trích yếu

của nội dung đưa vào những nội dung không cần thiết và quá dài (vì nội dung

của Tờ trình ở dưới có trình bày các nội dung đó nên sẽ bị lặp); mở đầu Tờ

trình đã đưa quá nhiều căn cứ, trong khi đó với nội dung của một tờ trình là

không cần thiết (điều này có thể tóm gọn lại và một câu là “Căn cứ vào các

quy định của pháp luật hiện hành”).

Hay như trong nội dung Tờ trình dưới đây cũng vậy, đoạn ghi “Hoạch toán

Chương 560, tiểu mục 4599” không kèm theo lời dẫn tới văn bản kèm theo

hoặc nói rõ là ở văn bản quy phạm pháp luật nào. Điều này làm cho nội dung

của Tờ trình không được tường minh, rõ ràng về nội dung.

2.2.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk

Theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công

tác văn thư, thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC được quy định rất cụ thể.

Song, đối chiếu với các quy định của Nghị định về thể thức và kỹ thuật trình bày

của VBHC, kết quả khảo sát cho thấy có không ít các văn bản trong 300 mẫu

khảo sát chưa đáp ứng yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày của VBHC.

Có thể tổng hợp số lượng các VBHC cần được cải thiện thêm về thể thức

và kỹ thuật trình bày của VBHC như sau:

Bảng 2.4. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải

((Tổng số)

thiện thêm về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản

Sở Công

Sở Nông

Sở Kế

Sở Tài

Văn

Thương

nghiệp và

hoạch và

nguyên

phòng Ủy

Đầu tư

và Môi

ban nhân

Phát

trường

dân tỉnh

triển

nông

thôn

3/8

2/5

5/5

11/23

1/5

Quyết định

8/20

2/5

11/30

1/5

Kế hoạch

1/2

Đề án

1/1

Phương án

2/5

Chương trình

1/2

3/10

2/5

6/17

Tờ trình

2/2

4/5

3/5

9/12

Biên bản

5/10

4/10

7/20

20/50

4/10

Báo cáo

2/10

6/20

8/20

25/70

9/20

Công văn

4/8

2/5

8/15

3/7

19/40

2/5

Thông báo

4/5

8/10

20//25

4/5

Giấy mời

1/2

Quy chế

1/5

3/10

3/5

7/20

Hướng dẫn

3/3

Phiếu chuyển

6/10

(Tổng số)

35/80

24/60

25/60

44/90

134/300

Nguồn: Sở Công Thương; Sở NN&PTNT; Sở kế hoạch và đầu tư; Sở

TN&MT; Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

Những lỗi chủ yếu liên quan đến thể thức và kỹ thuật trình bày của các

VBHC mà tác giả khảo sát chủ yếu tập trung văn bản thiếu hoặc thừa các yếu

tố thể thức; hoặc không tuân thủ mẫu về thể thức đã có trong các văn bản mẫu

theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ

Về công tác văn thư. Vẫn còn niều văn bản thiết lập các yếu tố thể thức không

đúng theo quy định hiện hành về tất cả các thành phần thể thức: Quốc hiệu;

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh,

ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu

của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận….đặc biệt phải kể đến yếu tố Trích yếu quá

dài, trích yếu không phản ánh đúng nội dung chính của văn bản làm giảm chất

lượng của văn bản.

Ví như trong Phiếu chuyển dưới đây thiếu hẳn trích yếu nội dung của

văn bản theo quy định.

Hay như ngay tên của văn bản Giấy mời dưới đây cũng không đúng

theo quy định hiện hành. Theo quy định tên VBHC là Giấy mời chỉ ghi là

“Giấy mời”.

Kỹ thuật trình bày các mục và tiểu mục của một Quyết định thì chỉ có

tên các điều của Quyết định là bôi đậm còn lại nội dung trong các điều sẽ

không bôi đậm. Tuy nhiên, hiện có khá nhiều các VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã không thực hiện đúng quy định này. Đoạn trích

của Quyết định dưới đây là một ví dụ:

2.2.5. Về ngôn ngữ, văn phong VBHC của các CQCM thuộc UBND

tỉnh Đắk Lắk

Nhìn chung, ngôn ngữ, văn phong văn bản VBHC thuộc ngôn ngữ, văn

phong hành chính công vụ. Đó là dạng ngôn ngữ tiếng Việt đặc thù được sử

dụng trong các văn bản pháp luật và hành chính. Ngôn ngữ VBHC phải đảm

bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Bảo đảm tính chính xác: VBHC được sử dụng để điều chỉnh các mối

quan hệ trong quản lý hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các

cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Vì vậy,

văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực, rõ ràng, chính

xác nội dung mà văn bản muốn truyền đạt và phải tạo cho tất cả mọi đối

tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống

nhất cho văn bản.

- Bảo đảm tính phổ thông, đại chúng: Ngôn ngữ trong VBHC phải được

dùng theo chuẩn phổ thông, quen thuộc trong đời sống nhân dân, mọi người

đều hiểu được và hiểu đúng. Cách diễn đạt cần được thể hiện bằng hành văn

ngắn gọn, dễ hiểu, tránh cầu kỳ, phức tạp. Tuy nhiên, tránh nhầm lẫn giữa phổ

thông, dễ hiểu với sự suồng sã, cảm tính theo phong cách khẩu ngữ.

- Bảo đảm tính khách quan: Nội dung của VBHC phải được trình bày

trực tiếp, không thiên vị. Tính khách quan của văn bản gắn liền với chuẩn

mực, mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này

được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý. Tính khách quan làm cho văn bản

có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác

sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác

QLHCNN.

- Bảo đảm tính khuôn mẫu: Tính khuôn mẫu trong VBHC thể hiện ở

những điểm sau:

+ Sử dụng lặp đi lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ hành chính - công vụ; -

Sử dụng lặp đi lặp lại các cụm từ như “Căn cứ vào...", Theo đề nghị của...",

"Các... chịu trách nhiệm thi hành... này"..., hoặc thông qua việc lặp lại về cấu

trúc ngữ pháp; - Xây dựng cấu trúc thể thức văn bản theo quy định chung của

văn bản pháp luật quy định;

+ Sử dụng các văn bản mẫu. Các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ

cần điền thêm những thông tin cụ thể là có văn bản hoàn chỉnh.

- Bảo đảm tính trang trọng, lịch sự: VBHC là một lợi văn bản QLNN

nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự

tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban

hành văn bản. Muốn các thông tin điều hành phát huy được hiệu quả không

thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc. Tính trang trọng,

lịch sự của VBHC phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính” của một

nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

Đối chiếu với các yêu cầu nêu trên về ngôn ngữ, văn phong của VBHC,

kết quả khảo sát cho thấy vẫn còn các văn bản trong 300 mẫu khảo sát chưa đáp

ứng yêu cầu về về ngôn ngữ, văn phong củaVBHC, cần được cải thiện để tăng

tính hiệu quả trong ban hành văn bản.

Có thể tổng hợp số lượng các VBHC cần được cải thiện thêm về ngôn

ngữ, văn phong của văn bản như sau:

Bảng 2.5. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải

(Tổng số)

thiện thêm về ngôn ngữ, văn phong của văn bản

Sở Công

Sở Nông

Sở Kế

Sở Tài

Văn

Thương nghiệp và

hoạch và

nguyên

phòng Ủy

Đầu tư

và Môi

ban nhân

Phát

trường

dân tỉnh

triển

nông

thôn

1/5

1/8

1/5

4/23

Quyết định

1/5

4/20

2/5

7/30

Kế hoạch

1/2

Đề án

1/1

Phương án

2/5

Chương trình

1/2

2/10

2/5

5/17

Tờ trình

1/2

2/5

5/12

Biên bản

3/10

2/10

5/20

13/50

Báo cáo

3/20

2/10

4/20

5/20

14/70

Công văn

2/5

3/8

1/5

5/15

1/7

12/40

Thông báo

1/5

4/10

7//25

Giấy mời

1/2

Quy chế

1/10

1/5

3/20

Hướng dẫn

1/3

Phiếu chuyển

2/10

(Tổng số)

22/80

12/60

13/60

27/90

76/300

Nguồn: Sở Công Thương; Sở NN&PTNT; Sở kế hoạch và đầu tư; Sở

TN&MT; Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

Những lỗi chủ yếu liên quan đến ngôn ngữ, văn phong của các VBHC

mà tác giả khảo sát chủ yếu tập trung ở việc diễn đạt câu không đảm bảo chủ -

vị và vẫn còn dùng khẩu ngữ nhiều khiến VBHC không đảm bảo được tính

trang trọng. Vẫn còn nhiều văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu về phong

cách ngôn ngữ hành chính - công vụ. Những lỗi sai chủ yếu thuộc về lỗi diễn

đạt, lỗi dùng từ, đặt câu và chính tả, trong đó lỗi xuất hiện nhiều nhất trong

các văn bản là lỗi dùng từ như: dùng từ không đúng phong cách, thừa từ, thiếu

từ, lặp từ. Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt

một cụm từ quá dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng, sẽ làm người đọc

văn bản không hiểu hoặc hiểu sai ý nghĩa của văn bản.

Các đoạn trích VBHC dưới đây là những ví dụ, những lỗi diễn đạt

trong các đoạn trích của VBHC được khảo sát, tác giả đã gạch chân ghi nhớ

trong đoạn trích:

2.4. Đánh giá chung về chất lượng văn bản hành chính của các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk

2.4.1. Về ưu điểm

Qua quan sát thực tế, phân tích kết quả khảo sát, chất lượng của VBHC

của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk hiện khá tốt. Số lượng các VBHC

cần được cải thiện thêm chất lượng về nội dung chỉ chiếm 35%; Số lượng các

VBHC cần được cải thiện thêm chất lượng về thể thức chỉ chiếm 45%; Số

lượng các VBHC cần được cải thiện thêm chất lượng về ngôn ngữ, văn phong

chỉ chiếm 25%.

Văn bản hành chính của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk ban

hành đã xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, căn cứ vào đặc điểm tình hình kinh

tế - xã hội của từng địa phương để đưa ra các chương trình hành động cụ thể,

có quy định rõ chế độ khen thưởng, kỷ luật, nêu rõ trách nhiệm của từng

CBCC trong quá trình thực thi công vụ.

Các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk luôn cập nhật và áp dụng

những thông tin mới trong việc xây dựng và ban hành VBHC đảm bảo sự phù

hợp về nội dung của văn bản với tình hình địa phương. Đa số các văn bản sử

dụng từ ngữ và văn phong hành chính phù hợp. Văn bản gần như không còn

sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương. Văn phong hành chính

công vụ và cú pháp được sử dụng trong văn bản phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử

dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp cận hơn.

Qua số lượng tổng hợp các VBHC cần được cải thiện chất lượng theo

các năm, có thể nói, chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk

Lắk đã ngày càng được nâng cao, nội dung và thể thức văn bản đảm bảo theo

đúng hướng dẫn, giúp cho công tác QLNN ở địa phương được thuận lợi hơn,

góp phần quản lý hiệu quả các ngành, lĩnh vực ở địa phương.

2.4.2. Về hạn chế, bất cập

Qua quan sát thực tế, phân tích kết quả khảo sát, tác giả luận văn nhận

thấy chất lượng VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk chưa thực sự

bám sát quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Nghị định

30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư.

Có rất nhiều văn bản chưa thật sự đảm bảo các tiêu chí về nội dung, ngôn

ngữ hay diễn đạt. Điều này làm ảnh hưởng trực tiếp đến sức thuyết phục cũng

như hiệu quả của văn bản khi được ban hành.

Có thể tổng hợp số lượng các VBHC cần được cải thiện thêm về chất

lượng như sau:

Bảng 2.6. Tổng hợp số lượng các văn bản hành chính cần được cải thiện

thêm về chất lượng

Văn bản cần được cải

Văn bản cần được

thiện thêm về nội dung

cải thiện thêm về thể

cải thiện thêm về

thức và kỹ thuật

ngôn ngữ, văn

trình bày

phong

11/23

6/23

4/23

Quyết định

11/30

7/30

Kế hoạch

1/2

Đề án

1/1

Phương án

2/5

Chương trình

6/17

5/17

Tờ trình

9/12

5/12

Biên bản

20/50

17/50

13/50

Báo cáo

25/70

18/70

14/70

Công văn

19/40

17/40

12/40

Thông báo

20//25

9/25

7//25

Giấy mời

1/2

Quy chế

7/20

3/20

Hướng dẫn

3/3

1/3

Phiếu chuyển

(Tổng số)

104/300 (35%)

134/300 (45%)

76/300 (25%)

Nguồn: Sở Công Thương; Sở NN&PTNT; Sở kế hoạch và đầu tư; Sở

TN&MT; Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk

2.4.3. Nguyên nhân của ưu điểm và hạn chế

2.4.3.1. Nguyên nhân khách quan

Một là, các văn bản pháp lý quy định về soạn thảo văn bản thường

xuyên thay đổi, làm cho CBCC nói chung và CBCC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk phải cập nhật liên tục cũng là một khó khăn với cả người

lãnh đạo làm công tác ký duyệt, kiểm tra, kiểm soát văn bản và công chức

soạn thảo văn bản. Hơn nữa, ngay cả văn bản mới ban hành cũng có nhiều

vấn đề bất cập. Đơn cử như: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ về công tác văn thư ban hành thay thế cho các thông tư, nghị định

trước đó đã kịp thời điều chỉnh những bất cập hiện nay trong công tác văn thư

như cách trình bày căn cứ ban hành VBHC; vấn đề ký văn bản; vấn đề hồ sơ

và lập hồ sơ…Tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề chưa rõ ràng thống nhất, gây

khó khăn trong quá trình xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành VBHC

như vấn đề trách nhiệm khi uỷ quyền ký VBHC, vấn đề lập danh mục hồ

sơ…để đảm bảo công tác văn thư vận hành xuyên suốt, đảm bảo được nguyên

tắc “thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật” (Điều 4, Nghị định

30/2020/NĐ-CP). Cụ thể là:

- Vấn đề chịu trách nhiệm ký văn bản, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

“Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do

mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách

nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban

hành”. Quy định này đã làm rõ trách nhiệm của người trực tiếp ký văn

bản, đặc biệt là trường hợp cấp phó ký thay cấp trường. Tuy nhiên thực

tế phân tích quy định này để áp dụng thì cũng rất khó phân định trách

nhiệm. Trách nhiệm trước pháp luật của “người đứng đầu cơ quan, tổ

chức” ở đây là trách nhiệm về hậu quả xảy ra với việc ban hành văn

bản sai hay trách nhiệm trong việc phân công, phân cấp lĩnh vực quản

lý cho lãnh đạo cấp dưới?

- Vấn đề xác định trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị tham mưu trong

quy trình xây dựng VBHC. Vấn đề này đã được giải quyết khá triệt để

tại Thông tư 04/2013/TT-BNV, trong đó quy định các cá nhân chịu

trách nhiệm tham mưu về nội dung và thể thức phải ký nháy để xác

định trách nhiệm (Điều 9). Tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP lại bỏ

qua quy định này, chỉ quy định cá nhân chịu trách nhiệm tham mưu về

nội dung và thể thức phải “kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người

đứng đầu cơ quan và trước pháp luật” (Điều 12).

Hai là, thực tế, quy định về soạn thảo và ban hành VBHC cũng như các

quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày VBHC đã được quy định cụ thể, rõ

ràng trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư.

Song trên thực tế, UBND tỉnh Đắk Lắk chưa đầu tư xây dựng được quy trình

chuẩn về xây dựng và ban hành VBHC theo hướng dẫn của Nghị định 30 để

các CBCC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk dựa vào đó xây dựng

và ban hành VBHC được chuẩn mực và thống nhất. Điều đó cũng sẽ gây khó

khăn trong công tác kiểm tra, kiểm soát xem các VBHC đã được xây dựng và

ban hành đúng quy trình hay chưa, hoặc có đảm bảo chất lượng về nội dung,

hinh thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo các tiêu chí quy định trong Nghị

định 30 hay không.

Ba là, công tác, kiểm tra, kiểm soát soạn thảo và ban hành VBHC của các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk cũng chưa được chú trọng thường xuyên.

Thực tế, các cơ quan chưa có chiến lược, kế hoạch kiểm tra VBHC xem có

mâu thuẫn, trái với quy định trong văn bản quy phạm pháp luật đề ra về các

tiêu chí xây dựng và ban hành hay không. Bởi, mỗi loại văn bản có chức

năng, mục đích sử dụng khác nhau. Tên loại văn bản phù hợp với ngôn ngữ,

cách hành văn trong văn bản, phù hợp với bố cục, kết cấu một văn bản nhất

định; phù hợp với thành phần thể thức của từng loại văn bản. Do vậy, nếu

trong quá trình soạn thảo, CBCC soạn thảo không nắm chắc hệ thống các loại

văn bản, không có kỹ thuật soạn thảo thì sự sai sót là không tránh khỏi.

2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan

- Một trong những nguyên nhân dẫn đến triển khai thực hiện nội dung

văn bản không được hiệu quả cao là do CBCC được giao soạn thảo VBHC

còn hạn chế về năng lực soạn thảo văn bản, chưa phân biệt rạch ròi các hình

thức văn bản.

- Bản thân nhiều CBCC chưa ý thức về chất lượng VBHC. Không chịu

khó nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ của mình. Việc tự học, tự bồi dưỡng

để nâng cao trình độ và kỹ năng soạn thảo và ban hành VBHC của CBCC

chưa tích cực và chưa chủ động theo chương trình, kế hoạch cụ thể.

- Một bộ phận công chức chưa thực sự nhận thức rõ được vai trò, tầm

quan trọng của VBHC trong thực hiện chức, năng nhiệm của cá nhân và của

cơ quan, tổ chức.

- Sự đôn đốc, kiểm tra của lãnh đạo còn có những lúc chưa kịp thời, hiệu

quả chưa cao; vai trò chỉ đạo, điều hành của một số lãnh đạo trong giải quyết

công việc thiếu tập trung, chưa thực sự quyết liệt; trách nhiệm của một bộ phận

CBCC về soạn thảo và ban hành VBHC chưa được đề cao; năng lực tham mưu

về soạn thảo và ban hành VBHC để giải quyết những vấn đề khó khăn, phức tạp

còn hạn chế, không ít trường hợp còn né tránh, đùn đẩy trong công việc; sự phối

hợp giữa các phòng, ban, đơn vị vẫn còn chưa chủ động dẫn đến hiệu quả công

việc còn hạn chế.

- Trong nội bộ cơ quan, tinh thần đấu tranh, phê bình và tự phê bình

chưa cao, công chức ngại va chạm, góp ý lẫn nhau để hoàn thiện kỹ năng về

soạn thảo và ban hành VBHC.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản trong hoạt động

QLHCNN, các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã quan tâm chú trọng đến

việc ban hành văn bản. Vì vậy, chất lượng VBHC dần dần được cải thiện hơn.

Qua kết quả khảo sát 300 VBHC của 05 cơ quan sở và tương đương sở thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk từ năm 2017 đến năm 2022, tác giả nhận thấy chất lượng

của VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nhìn chung khá tốt,

đáp ứng yêu cầu thực tế. Tuy nhiên, cũng qua kết quả khảo sát, chúng tôi nhận

thấy còn khá nhiều văn bản cần được cải thiện về nội dung để đảm bảo tính

hiệu quả quản lý cao hơn; còn nhiều văn bản còn sai về thể thức, kỹ thuật

trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về

công tác văn thư. Và cũng vẫn còn những văn bản cần được cải thiện về ngôn

ngữ, diễn đạt, văn phong sao cho phù hợp hơn, tăng hiệu quả hơn trong việc

thực hiện mục tiêu của văn bản.

Cá nhân tác giả cho rằng, những ưu điểm và hạn chế về chất lượng

VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk có cả nguyên nhân khách

quan và nguyên nhân chủ quan. Trong Chương 2 này, tác giả luận văn đã phân

tích cả các nguyên nhân khách quan và các nguyên nhân chủ quan để làm tiền

đề đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng cho VBHC của các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk sẽ được trình bày ở Chương 3 của luận

văn.

Chương 3

PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN CHUYÊN MÔN

THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK

3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk

Trước hết, các định hướng nhằm nâng cao chất lượng VBHC của các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đều phải hướng vào đáp ứng yêu cầu và

nguyên tắc trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định của

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư, cụ thể:

(1) Về soạn thảo văn bản văn bản hành chính

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của

văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm

quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện

các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn

bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản

đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài

liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm

quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản

thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá

nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm

trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong

phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

(2) Về duyệt bản thảo văn bản hành chính

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

- Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa,

bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

(3) Về kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành hành chính

- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách

nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung

văn bản.

- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn

bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức

và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

(4) Về ký ban hành văn bản hành chính

- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ

quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh

vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người

đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện

ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn

bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được

thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản

theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được

phân công phụ trách.

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy

quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của

mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa

ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung

được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho

người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và

đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị

thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa

lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy

định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ

quan, tổ chức.

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản

do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm

trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh,

không dùng các loại mực dễ phai.

- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí,

hình ảnh chữ ký số theo quy định.

Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng VBHC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk cần chú trọng công tác đánh giá VBHC của các CQCM.

Công tác đánh giá VBHC của các CQCM cần được tiến hành kịp thời đáp ứng

những yêu cầu của công cuộc chuyển đổi số ở Việt Nam hiện nay.

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng VBHC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk

Nhận thức được những ưu điểm và những hạn chế, bất cập trong công

tác xây dựng và ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk,

luận văn đề xuất một số giải pháp sau đây nhằm nâng cao chất lượng ban

hành VBHC.

3.2.1. Giải pháp hoàn thiện thể chế về xây dựng và ban hành VBHC

Với tất cả các quốc gia phát triển trên thế giới, pháp luật đóng vai trò

quan trọng trong việc ổn định trật tự mọi mặt của xã hội. Hoạt động soạn thảo

và ban hành văn bản trong các cơ quan nhà nước cần thực hiện các quy định

của pháp luật về thẩm quyền, trình tự và hình thức ban hành văn bản. Nguyên

tắc pháp chế trong soạn thảo và ban hành văn bản bảo đảm cho các VBHC tạo

thành một hế thống hoàn chỉnh, có được tính phù hợp với pháp luật.

Vì vậy, việc đầu tiên để đảm bảo cho hệ thống VBHC của các CQCM

được xây dựng và ban hành thống nhất thì hệ thống thể chế quy định về công

tác xây dựng và ban hành VBHC phải được quy định rõ ràng, cụ thể, thống

nhất, đồng bộ và mang tính ổn định tương đối, tránh tình trạng sửa đổi liên

tục như thời gian qua.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư bước

đầu đã đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư trong bối cảnh mới, trong

đó đặc biệt là vấn đề thể chế hoá hoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý văn

bản điện tử cũng như lập hồ sơ điện tử. Ngoài ra Nghị định cũng chỉnh sửa,

bổ sung những bất cập phát sinh từ thực tế và những vấn đề chưa được quy

định liên quan đến công tác văn thư như vấn đề trình bày căn cứ ban hành

VBHC, uỷ quyền ký VBHC ... Song các cơ quan chức năng cũng cần xem xét

một số vấn đề như trách nhiệm khi uỷ quyền ký VBHC được cụ thể hơn để

tạo điệu kiện cho CBCC các CQCM của tỉnh “thực hiện thống nhất theo quy

định của pháp luật” (Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

3.2.2. Giải pháp tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát quy trình xây dựng

và ban hành VBHC

Văn bản hành chính là công cụ, phương tiện quan trọng điều hành hoạt

động QLHCNN ở địa phương. Các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk muốn

thực hiện tốt chức năng quản lý của mình cần phải kiểm tra, kiểm soát toàn bộ

quy trình soạn thảo và ban hành để đảm bảo đầu ra là các văn bản có chất

lượng đáp ứng được mục tiêu, mục đích đặt ra.

Trên thực tế hiện nay, hiện nay các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk chưa

thực hiện thường xuyên việc kiểm tra, kiểm soát công tác soạn thảo và ban

hành VBHC. Do vậy, để nâng cao chất lượng VBHC, theo chúng tôi đối với

các CQCM cần:

- Xây dựng chuẩn đầu ra cho VBHC của CQCM theo quy định của

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư.

- Lãnh đạo CQCM cần chỉ đạo xây dựng và ban hành các quy định, nội

quy cùng các văn bản hướng dẫn liên quan đến việc soạn thảo và ban hành

VBHC. Xây dựng những quy định làm rõ trách nhiệm lãnh đạo; thủ trưởng

các cơ quan chuyên môn; CBCC của CQCM trong hoạt động soạn thảo và

ban hành VBHC.

- Cơ quan chuyên môn cần mẫu hóa tất cả các loại VBHC theo quy

định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư.

- Chánh Văn phòng các CQCM cần tích cực tham mưu để xử ý, hướng

dẫn kịp thời những khâu tắc nghẽn trong quy trình ban hành VBHC trong cơ

quan.

- Từng CBCC trong CQCM cần lập hồ sơ nguyên tắc để đảm bảo soạn

thảo VBHC và tham mưu ban hành VBHC có chất lượng tốt nhất.

- Đổi mới cách thức phối hợp giữa các cơ quan hữu quan trong công

soạn thảo và ban hành VBHC; xác định rõ trách nhiệm và mối quan hệ phối

hợp giữa cơ quan chủ trì soạn thảo và ban hành VBHC và các cơ quan tham

gia.

Hiện nay, Đắk Lắk chưa có quy định chung về quy trình xây dựng và

ban hành VBHC tại các CQCM thuộc tỉnh Đắk Lắk. Chính vì vậy, UBND

Tỉnh có thể dựa trên quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ

Về công tác văn thư cần ban hành văn bản hướng dẫn riêng việc soạn thảo và

ban hành VBHC của các CQCM thuộc tỉnh Đắk Lắk nhằm cung cấp thêm

cẩm nang ban hành VBHC của các cơ quan này, giúp nâng cao chất lượng

vận hành và tham mưu của các cơ quan này đối với UBND Tỉnh trong quản lý

các ngành, lĩnh vực ở địa phương. Tác giả mạnh dạn đề xuất ở đây các bước

soạn thảo và ban hành VBHC hiệu quả đối với các CQCM của tỉnh Đắk Lắk

như sau:

Bước 1: Chuẩn bị

- Ý tưởng soạn thảo văn bản

Trong thực thi công vụ, lãnh đạo các cấp sẽ quyết định cho việc ban

hành VBHC theo thẩm quyền của cơ quan và cá nhân và lãnh đạo, chỉ đạo

trực tiếp việc soạn thảo các văn bản cụ thể. Các cá nhân không làm lãnh đạo,

quản lý xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh

vực công tác do mình đảm nhiệm, các chuyên viên thuộc các đơn vị chức

năng trong cơ quan, tổ chức sẽ đề xuất việc soạn thảo các văn bản quản lý.

- Xác định nội dung, mục đích, mục tiêu soạn thảo văn bản

Trên cơ sở các vấn đề trong quản lý, người soạn thảo xác định nội dung

văn bản đề cập đến mảng đời sống xã hội nào hoặc vấn đề gì trong hoạt động

quản lý.

Tiếp theo, người soạn thảo VBHC phải xác định rõ ràng mục đích của

việc ban hành VBHC. Đồng thời, VBHC được ban hành hướng tới mục tiêu

nào trong các mục tiêu quản lý đã đặt ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của cơ quan, tổ chức.

- Xác định phạm vi điều chỉnh của văn bản: văn bản điều chỉnh mối

quan hệ xã hội trong giới hạn nào.

- Thu thập và xử lý thông tin: Những thông tin cần thiết cho quá trình

hình thành nội dung và hướng tới mục tiêu sử dụng văn bản có thể được thu

thập từ nhiều nguồn, trong đó quan trọng là nguồn thông tin pháp lý và nguồn

thông tin thực tế, thực tiễn.

+ Nguồn thông tin pháp lý: đó là những thông tin thu thập được từ hệ

thống văn bản quản lý bao gồm đường lối chủ trương chính sách trong các

văn kiện Đảng; quy định của pháp luật hiện hành xung quanh vấn đề đang đề

cập; dữ liệu, báo cáo của các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc của các cơ quan

tổ chức có liên quan.

+ Nguồn thực tế, thực tiễn: quan điểm của các cấp lãnh đạo cơ quan,

đơn vị và của các chuyên gia, chuyên viên trực tiếp giải quyết vấn đề, hiện

trạng về mối quan hệ xã hội mà văn bản đang chuẩn bị ban hành cần điều

chỉnh…

- Lựa chọn tên loại văn bản

Tên loại văn bản thể hiện rõ mục đích quản lý của cơ quan, tổ chức

trong từng trường hợp ban hành văn bản cụ thể, do vậy cần phải được lựa

chọn chuẩn xác trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản. Mặt khác, tên loại

văn bản còn là căn cứ để xác định cách thiết lập và trình bày thể thức văn bản,

đồng thời quyết định hành văn tổng thể của văn bản. Do vậy, lựa chọn tên loại

là một trong những khâu tuy không mất nhiều thời gian song lại hết sức quan

trọng, có tầm ảnh hưởng lớn tới quá trình thực hiện soạn thảo,tới chất lượng

văn bản. Có thể căn cứ vào một số tiêu chí cơ bản sau đây để lựa chọn tên loại

văn bản quản lý thông thường:

+ Mục đích, mục tiêu soạn thảo văn bản;

+ Tính chất của nội dung, vấn đề được đưa vào trong văn bản;

+ Đối tượng trực tiếp nhận văn bản.

Bước 2: Dự thảo và hoàn thiện dự thảo văn bản

- Lập đề cương văn bản

Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó những mục nội dung

chính được bố cục theo một trật tự nhất định theo chủ định của người soạn

thảo. Lập đề cương là việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và sắp

xếp các ý theo một trật tự nhất định nhằm tạo ra một bản dàn ý đầy đủ các

phương diện nội dung, kết cấu hợp lý và hoàn chỉnh.

Đối với một số loại văn bản có tính khuôn mẫu cao như các loại phiếu,

các loại giấy,... lập đề cương là bước không nhất thiết phải tiến hành. Còn đối

với các loại văn bản hành chính khác, lập đề cương lại có một vai trò hết sức

quan trọng trong quy trình soạn thảo. Công đoạn này giúp cho việc triển khai

nội dung văn bản bị không bị lạc chủ đề, tránh được tình trạng trùng lặp ý,

thừa hay thiếu ý; đồng thời còn giúp cho nội dung văn bản được sắp xếp theo

một trình tự logic chặt chẽ và hợp lý trong điều kiện cho phép.

Trước hết người viết cần căn cứ vào lĩnh vực hữu quan để tiến hành các

thao tác tư duy nhằm tìm ra các luận điểm ở tầng bậc ý cao nhất - những luận

điểm sẽ phục vụ trực tiếp cho chủ đề nội dung. Sau đó sẽ tiến hành việc phân

xuất hoặc triển khai các luận điểm thành các luận cứ, luận chứng ở những

tầng bậc cụ thể hơn. Cần lưu ý rằng, các luận điểm, luận chứng, luận cứ trong

cùng một tầng bậc nội dung phải luôn đảm bảo yêu cầu về tính liên kết và tính

hệ thống. Vì vậy, người soạn thảo văn bản vừa phải xác lập đầy đủ các thành

tố nội dung, vừa phải sắp xếp các thành tố đó theo một quan hệ nhất định nào

đó nhằm tạo nên một trật tự thích hợp nhất cho việc làm sáng tỏ chủ đề toàn

văn bản. Lập đề cương luôn là một thao tác có tầm ảnh hưởng rất lớn đến tính

khoa học của văn bản được xây dựng.

- Viết dự thảo, lấy ý kiến hoàn thiện dự thảo

Trong khi viết dự thảo, cần lưu ý luôn luôn phải dựa vào đề cương và

tuân theo các yêu cầu về bố cục, văn phong, ngôn ngữ hành chính. Dự thảo

viết xong phải được người viết kiểm tra từng chi tiết về cả nội dung và hình

thức. Và trong khi viết, kiểm tra dự thảo, người viết vẫn có thể điều chỉnh lại

trật tự các luận điểm cho thật hợp lý, khoa học.

Trong trường hợp cần thiết, chuyên viên soạn dự thảo có quyền đề xuất

với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan,

tổ chức hoặc đơn vị cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều

chỉnh nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua.

Vì là các VBHC của các CQCM thuộc cấp tỉnh, nên việc hoàn thiện

văn bản về mặt nội dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuyên

môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phòng, hành chính trong cơ quan có thể

tư vấn về phương diện thể thức, ngôn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân

hoặc đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo có như cầu.

Bước 3: Duyệt, ký văn bản

Duyệt ký văn bản là bước hết sức quan trọng trong việc tạo ra giá trị

pháp lý của văn bản - điều kiện để văn bản có khả năng đi vào đời sống quản

lý và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội. Bước này có sự tham gia của nhiều

chủ thể trong cơ quan, tổ chức và sự tham gia này phải đảm bảo tuân theo

đúng sự quy định của pháp luật nhà nước: Cá nhân hoặc đươn vị trực tiếp

soạn thảo văn bản; Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản;

Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính các cơ quan, tổ chức; Lãnh đạo

cơ quan, tổ chức; Cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức.

Bước 4: Nhân bản, phát hành văn bản

- Nhân bản văn bản:

+ Trên cơ sở nơi nhận của văn bản, chuyên viên soạn dự thảo xác định

chính xác số lượng văn bản cần gửi và ghi rõ vào ký hiệu số lượng văn bản

cần nhân bản theo quy định.

+ Xác định đúng hình thức sao văn bản (sao y, trích sao hay sao lục)

- Phát hành văn bản: Việc phát hành văn bản cần lưu ý:

+ Chuyển đúng tuyến, đúng đối tượng

+ Chuyển kịp thời

+ Chuyển đúng quy trình, thủ tục

Bước 5: Lưu văn bản

Theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công

tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan,

tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ

chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Trong thực tế, văn bản của các cơ quan, tổ chức thường xuất phát từ

nhiều đầu mối khác nhau, do nhiều đơn vị chuyên môn, đơn vị chức năng

soạn thảo. Vì vậy việc đảm bảo thực hiện đúng quy trình trong mọi trường

hợp là một việc không đơn giản. Với tư cách là người chịu trách nhiệm chính

về công tác ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức, lãnh đạo cơ quan các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk và lãnh đạo bộ phận văn phòng các cơ

quan có thể xây dựng những giải pháp nhằm thúc đẩy và kiểm soát việc thực

hiện đúng quy trình soạn thảo văn bản đã đề ra và ban hành văn bản hướng

dẫn để việc thực hiện soạn thảo và ban hành VBHC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk được hiệu quả.

3.2.3. Giải pháp tuyên truyền nâng cao nhận thức của CBCC về tầm quan

trọng của chất lượng VBHC của các CQCM

Cán bộ, công chức cần được khắc sâu về tầm quan trọng của chất lượng

VBHC của các CQCM. Bởi:

(1) Văn bản hành chính là nguồn thông tin đảm bảo cho hoạt động

QLNN của UBND và của chính CQCM. Đó là các thông tin về:

- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu

và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị.

- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.

- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn

vị với nhau.

- Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị;

chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Các kết quả đạt được

trong quá trình quản lý, v.v...

(2) Văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định

QLNN về ngành và lĩnh vực ở địa phương đối với hoạt động của các CQCM.

Đó là công cụ, phương tiện để truyền đạt các quyết định QLNN nhưng các

quyết định QLNN được truyền đạt khi và chỉ khi nó đã được thể chế hoá

thành các văn bản đảm bảo các tiêu chí như đã trình bày ở Chương 1. Các

quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng,

nếu việc truyền đạt quyết định không kịp thời và không đúng đối tượng sẽ

làm cho quyết định quản lý đó thực hiện kém hiệu quả hoặc không có hiệu

quả. Việc truyền đạt quyết định quản lý và sử dụng văn bản vào nhiệm vụ này

là một mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng

suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc

của người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế.

(3) Văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của

CQCM.

Hoạt động thực thi của các cơ quan nhà nước muốn đạt được hiệu quả

thì không thể thiếu công tác kiểm tra, giám sát. Văn bản chính là phương tiện

hữu hiệu giúp cho công tác này được thực hiện một cách tốt nhất. Các quyết

định hành chính được ban hành và truyền đạt tới đối tượng thực thi. Tuy

nhiên, việc nắm bắt tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong tổ

chức cần phải được kiểm tra, theo dõi sát sao thường xuyên bằng hệ thống các

văn bản. Nhờ công tác kiểm tra thông qua hệ thống các văn bản chỉ đạo, điều

hành của lãnh đạo nên việc thực thi nhiệm vụ của công chức được thực hiện

một cách nghiêm túc, đúng tiến độ. Điều này cho thấy được vai trò quan trọng

của VBHC.

3.2.4. Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng CBCC các CQCM về kỹ năng soạn thảo

và ban hành VBHC

Năng lực pháp lý của đội ngũ CBCC các CQCM về kỹ năng soạn thảo

và ban hành VBHC cần được sớm được quan tâm ở Đắk Lắk. Để nâng cao

năng lực nói chung, năng lực trong việc soạn thảo và ban hành VBHC của các

CQCM đáp ứng yêu cầu trước mắt, hàng năm, UBND tỉnh Đắk Lắk nói

chung, các Sở nói riêng cần có kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chủ yếu về kỹ

thuật soạn thảo, quy trình soạn thảo và ban hành VBHC. Lấy công tác bồi

dưỡng CBCC các cơ quan làm nòng cốt thúc đẩy, nâng cao chất lượng

VBHC.

Hiện cũng có những chương trình và những lớp bồi dưỡng về ngạch

bậc của công chức và bồi dưỡng chức vụ lãnh đạo, quản lý. Trong các chương

trình, các lớp bồi dưỡng đó có thiết kế chuyên đề về soạn thảo văn bản

QLNN. Tuy nhiên, thời gian bồi dưỡng cho chuyên đề không nhiều và năn

trong một chương trình chung. Vì vậy, một giải pháp cụ thể có thể thực hiện

được trong thực tế, đó là từng CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk có thể tổ

chức các khóa học chuyên sâu cho việc soạn thảo VBHC cho CBCC riêng của

cơ quan mình.

Muốn làm tốt công tác bồi dưỡng chuyên sâu cho việc soạn thảo VBHC

cho CBCC riêng của cơ quan mình, các cơ quan cần khảo sát, đánh giá đúng

năng lực CBCC về soạn thảo VBHC. Từ đó, xây dựng cơ chế huy động sự

tham gia tích cực của các chuyên gia, nhà khoa học vào công tác soạn thảo và

ban hành VBHC.

Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ của đội ngũ

CBCC về soạn thảo VBHC là nhân tố quan trọng nhất nhằm tìm kiếm, sử

dụng và phát huy cao năng lực, phẩm chất sẵn có trong mỗi CBCC. Về yếu tố

con người, chúng ta cần quan tâm giải quyết một số vấn đề chủ yếu sau:

- Tiêu chuẩn hoá và chuyên môn hoá đội ngũ CBCC, đặc biệt là những

người trực tiếp làm công tác về soạn thảo VBHC. Những CBCC được phân

công làm công tác này phải là người có năng lực chuyên môn cao, được đào

tạo và bồi dưỡng tốt, am hiểu và nắm vững tình hình kinh tế - xã hội cũng như

các cơ chế chính sách của nhà nước; Đồng thời, họ cũng phải có tư cách,

phẩm chất đạo đức tốt, có trách nhiệm và tâm huyết với ngành. Điều này đòi

hỏi cần rà soát và phân loại CBCC theo các tiêu chuẩn đạo đức, trình độ

chuyên môn, năng lực quản lý,...Từ đó, có kế hoạch bồi dưỡng, sắp xếp, phân

công công tác theo đúng năng lực và trình độ của từng người; Đồng thời, kiên

quyết loại bỏ những CBCC thoái hoá, biến chất hoặc không đủ năng lực, trình

độ.

- Thường xuyên tiến hành đào tạo đối với các CBCC có liên quan đến

việc triển khai thực hiện công tác về soạn thảo VBHC. Nội dung đào tạo cần

tập trung vào một số lĩnh vực như: Thể thức văn bản, nội dung văn bản, quy

trình ban hành, tính thẩm mỹ trong văn bản, ngôn ngữ, văn phong chuẩn

mực...

- Có cơ chế thưởng phạt nghiêm minh và hợp lý. Điều này, một mặt tạo

ra các điều kiện vật chất thuận lợi, giúp CBCC yên tâm công tác. Mặt khác,

phát huy cao hơn nữa vai trò và năng lực của từng cá nhân. Bên cạnh đó, cũng

cần xử phạt một cách thích đáng đối với những CBCC không chịu nâng cao

trình độ năng lực, nhiều lần vi phạm các quy định trong soạn thảo VBHC làm

ảnh hưởng tới hiệu quả điều hành của cơ quan, tổ chức.

- Phải quy định rõ tiêu chuẩn đối với CBCC soạn thảo, ban hành VBHC

để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo.

- Tiến hành đào tạo, bồi dưỡng lại đội ngũ CBCC về soạn thảo, ban

hành VBHC để đáp ứng được tiêu chuẩn chung. Thực hiện tốt công tác đào

tạo, đào tạo lại – bồi dưỡng và bồi dưỡng thường xuyên cho tất cả CBCC nói

chung, CBCC được giao nhiệm vụ soạn thảo, ban hành VBHC nói riêng về kỹ

năng, nghiệp vụ soạn thảo văn bản bằng các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn

được mở tại địa phương hoặc tại cơ sở đào tạo nghiệp vụ soạn thảo văn bản

có uy tín trong nước. Mạnh dạn chuyển các CBCC không có năng lực, không

hiểu biết về công tác soạn thảo, ban hành VBHC sang làm công việc khác.

- Tăng cường phổ biến kiến thức về chế độ, chính sách, pháp luật mới

liên quan đến soạn thảo, ban hành VBHC cho đội ngũ CBCC làm trong các

CQCM.

Nếu chỉ dừng lại ở nhận thức thì chưa đủ. Để có hành động thống nhất,

các CQCM phải thực sự quan tâm đến công tác đào tạo đội ngũ làm công tác

soạn thảo và ban hành VBHC đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ đã được

đặt ra.

Việc soạn thảo VBHC trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, đòi hỏi

mỗi CBCC cần chủ động thực hành ở cả 3 nội dung nhận thức, thái độ, kiến

thức và kỹ năng.

Về nhận thức, thái độ: Cởi mở, can đảm đón nhận những thay đổi, chấp

nhận từ bỏ những cái cũ, cái lạc hậu, thay đổi thói quen, không cầu toàn với

kết quả công việc trong bối cảnh thay đổi, thường xuyên giả định các trường

hợp xảy ra để có biện pháp ứng phó. Điều đó sẽ giúp công chức chủ động

trong công việc và có nhiều kinh nghiệm hơn để xử lý các sự cố, tình huống

mới phát sinh trong môi trường số.

Về kiến thức: Chủ động nghiên cứu, học hỏi, tìm tòi để nâng cao kiến

thức, sự hiểu biết của bản thân đối với những vấn đề chuyên môn và đặc biệt

là khoa học công nghệ. Trong bối cảnh chuyển đổi số cần phải làm chủ được

khoa học công nghệ, vận hành được nó, khai thác được các tính năng của nó

để phục vụ cho các hoạt động chuyên môn của mình, đồng thời đưa ra được

các giải pháp để giải quyết các sự cố nảy sinh. Nâng cao kiến thức, mở rộng

sự hiểu biết sẽ tạo nên con người linh hoạt, chủ động thay đổi mình trước khi

mình bị thay đổi vì không thích nghi được với sự phát triển của khoa học

công nghệ và các vấn đề mới phát sinh.

Về kỹ năng: Rèn luyện sự linh hoạt, khả năng quan sát, tư duy và đúc

kết sự việc, nghĩa là thay đổi về mặt phương pháp hay chiến thuật ứng xử mọi

việc trong môi trường số, tuy nhiên không thay đổi mục tiêu, kết quả công

việc, vẫn giữ được quy tắc, quy định công vụ trong bối cảnh thay đổi và thích

nghi với sự đổi mới của công nghệ và môi trường xung quanh. Mỗi công chức

cần nhận thức rõ được lý do mình thay đổi để có một lộ trình thích hợp, trên

nền tảng kiến thức chuyên môn sẵn có và gia tăng mỗi ngày, đặc biệt là kiến

thức về vận hành, khai thác hệ thống máy móc, công nghệ, điện tử, viễn

thông, môi trường số để rèn luyện được kỹ năng thích ứng với nó, giải quyết

được các sự cố, quản lý được các rủi ro về thông tin và hệ thống thông tin

trong đó có VBHC trên môi trường số.

3.3.5. Giải pháp cải thiện điều kiện trang thiết bị, nền tảng ứng dụng công

nghệ cho công tác soạn thảo, ban hành VBHC ở các CQCM

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, các CQCM thuộc UBND tỉnh

Đắk Lắk phải thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản điện tử cũng như số

hóa văn bản trong trường hợp cần thiết bên cạnh việc thực hiện soạn thảo và

ban hành văn bản giấy (nhất là đối với văn bản mật) thì các điều kiện vật chất,

trang thiết bị công sở là yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng của

VBHC. Do đó việc trang bị đầy đủ, đúng yêu cầu các điều kiện vật chất, trang

thiết bị công sở là việc làm thường xuyên, liên tục và cần thiết để cơ quan ban

hành hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

Việc trang bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở cần phải đáp

ứng được các yêu cầu sau:

- Phải thích hợp với yêu cầu của soạn thảo văn bản điện tử;

- Phải tiết kiệm: Các phương tiện được trang bị phải thích hợp với yêu

cầu sử dụng, chú trọng đến hiệu suất sử dụng, tránh xu hướng phô trương,

lãng phí.

- Phải góp phần tạo ra môi trường văn hóa cho cơ quan: trang thiết bị

phải đảm bảo các yêu cầu về tính thẩm mỹ, phù hợp với tính chất công việc,

giúp CBCC cảm thấy thoải mái khi làm việc.

- Phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa để đáp ứng tốt hơn nữa yêu

cầu của công cuộc CCHC và sự phát triển của xã hội.

- Các CQCM cần đảm bảo đủ điều kiện để CBCC soạn thảo và ban

hành VBHC điện tử, cụ thể:

Các cơ quan, tổ chức cần phải đảm bảo một số nguyên tắc sau khi

chuyển sang soạn thảo và ban hành VBHC trong môi trường số:

Một là, thực hiện phân quyền truy cập thông tin số và sử dụng ứng

dụng công nghệ số phù hợp với nhiệm vụ hoặc công việc được giao. Cơ quan,

tổ chức cần cung cấp Tài khoản số (là thông tin dùng để chứng thực, xác thực,

phân quyền sử dụng các ứng dụng) cho CBCC. Đồng thời, CBCC phải tuân

thủ quy định về an toàn thông tin số và thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ

khi soạn thảo và ban hành VBHC trong môi trường số.

Hai là, có quy trình xử lý sự cố an ninh mạng. Cơ quan, tổ chức cần

tiến hành đánh giá điều kiện an ninh mạng, sử dụng hệ thống kiểm tra và

giám sát an ninh mạng để giảm bớt nguy cơ dẫn tới sự cố an ninh mạng.

Ba là, các ứng dụng công nghệ số cần nâng cấp, cập nhật thường xuyên

để nâng cao độ an toàn, bảo mật và đáp ứng thay đổi trong thực tế hoặc các

quy định mới của Nhà nước

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Từ thực trạng và nguyên nhân của thực trạng về chất lượng VBHC của

các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, luận văn đã đưa ra phương hướng và

giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của VBHC căn cứ vào những hướng dẫn

trong quy định hiện hành của Chính phủ Về công tác văn thư và điều kiện

thực tế của địa phương.

Để nâng cao chất lượng VBHC của CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk

tác giả luận văn cũng mạnh dạn đề xuất các giải pháp đồng bộ về: (1) Hoàn

thiện thể chế về xây dựng và ban hành VBHC; (2) Tăng cường công tác kiểm

tra, kiểm soát quy trình xây dựng và ban hành VBHC; (3) Tuyên truyền nâng

cao nhận thức của CBCC các CQCM về tầm quan trọng của chất lượng

VBHC của CQCM; (4) Đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo văn bản cho

CBCC của các CQCM (5) Cải thiện điều kiện, trang thiết bị nền tảng ứng

dụng công nghệ cho công tác soạn thảo, ban hành VBHC ở các CQCM.

Những giải pháp này cần phải thực hiện một cách đồng bộ theo lộ trình

nhất định. Mặt khác mỗi sở cũng cần phải nghiên cứu ứng dụng, có cách vận

dụng linh hoạt phù hợp với từng ngành, từng địa phương.

KẾT LUẬN

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk là các cơ quan tham

mưu, giúp UBND tỉnh Đắk Lắk thực hiện chức năng QLNN về ngành, lĩnh

vực ở địa phương và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy

quyền của cơ quan nhà nước cấp trên. Chính vì vậy, VBHC của các CQCM

thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk có tính tham mưu cao về mặt nội dung trong quản

lý ngành, lĩnh vực ở địa phương. Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu về thể thức

và kỹ thuật trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính

phủ Về công tác văn thư.

Qua khảo sát thực trạng chất lượng VBHC của các CQCM thuộc

UBND tỉnh Đắk Lắk chúng ta có thể khẳng định rằng, công tác soạn thảo và

ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk khá tốt và đã đáp

ứng được yêu cầu thực tế về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ

quan này. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cũng cho thấy rõ là vẫn còn có những

VBHC cần được cái thiện về các mặt nội dung hoặc thể thức, kỹ thuật trình

bày hay ngôn ngữ diễn đạt thì mới đáp ứng quy định của pháp luật về soạn

thảo VBHC hay mới tạo hiệu quả cao cho việc ban hành văn bản trong thực

tế.

Việc nâng cao chất lượng VBHC của các CQCM cấp tỉnh nói chung,

các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk là cả một quá trình đỏi hỏi sự đồng bộ

với nhiều giải pháp. Trong đó, giải pháp hoàn thiện thể chế về chất lượng

VBHC của các CQCM và Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát quy trình

xây dựng và ban hành VBHC được coi là nền tảng; Lấy giải pháp tuyên

truyền nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng của chất

lượng VBHC của các CQCM làm đột phá; Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, công chức các CQCM về kỹ năng soạn thảo và ban hành VBHC và Giải

pháp cải thiện điều kiện trang thiết bị, nền tảng ứng dụng công nghệ cho công

tác soạn thảo, ban hành VBHC ở các CQCM là những giải pháp quan trọng.

Hiện nay, Việt Nam đang tiến hành chuyển đổi số. Đặc biệt, trong các

cơ quan nhà nước, quá trình thực hiện chuyển đổi số được chú trọng và đẩy

mạnh thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống thông tin, trang thiết bị kỹ

thuật để số hóa toàn bộ thông tin, dữ liệu, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ

cấu tổ chức và chuyển đổi từ môi trường truyền thống sang môi trường số.

Công tác soạn thảo và ban hành VBHC của các CQCM thuộc UBND tỉnh

Đắk Lắk cũng phải đáp ứng xu thế và yêu cầu chung về chuyển đổi số. Chính

vì vậy, trong các giải pháp được đặt ra để nâng cao chất lượng VBHC của các

CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk thì giải pháp đào tạo, bồi dưỡng CBCC

các CQCM về kỹ năng soạn thảo và ban hành VBHC và giải pháp cải thiện

điều kiện trang thiết bị, nền tảng ứng dụng công nghệ cho công tác soạn thảo,

ban hành VBHC ở các CQCM thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk là đặc biệt quan

trọng.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà

nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.

2. Chính phủ (2014), Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 quy định

tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương.

3. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm

2020 về công tác văn thư.

4. Chính phủ (2020), Nghị định số 107/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số

điều của Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính

phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,

thành phố trực thuộc trung ương.

5. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư.

6. Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy

trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức

năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công

việc của các cơ quan, tổ chức.

7. Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Chính phủ về việc gửi,

nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

8. Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản lý nhà nước và công

tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb Giáo dục.

9. Học viện Hành chính Quốc gia (1998), Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành

chính nhà nước, Nxb Khoa học và kỹ thuật.

10. Trường Đại học Luật Hà Nội (2003), Giáo trình kỹ thuật xây dựng văn

bản, Nxb Công an nhân dân, Hà Nội.

11 Học viện Hành chính Quốc gia (2002), Thuật ngữ hành chính, Hà Nội.

12. PGS.TS Vương Đình Quyền (2007), Lý luận và phương pháp công tác

văn thư, Nxb Chính trị quốc gia.

13. PGS. TS Lưu Kiếm Thanh (2000), Soạn thảo văn bản quản lý hành chính

nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội.

14. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, “Một số vấn đề về Văn bản quản lý nhà

nước, lưu trữ lịch sử và quản lý hành chính”, Nhà Xuấ bản Chính trị - Hành

chính - Hà Nội 2011.

15. PGS. TS Lưu Kiếm Thanh (2001), hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý

hành chính nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội.

16. PGS. TS Lưu Kiếm Thanh (2006), Kỹ thuật xây dựng văn bản quy phạm

pháp luật, Nxb Thành phố Hồ Chí Minh.

17. GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS. TS Lưu Kiếm Thanh (2006), kỹ

thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Giáo dục.

18. GS. TS. Nguyễn Văn Thâm (2010), soạn thảo và xử lý văn bản trong hoạt

động của chính quyền cấp xã, Nxb Chính trị quốc gia Hà Nội.

19. Từ điển Tiếng Việt (1998), Nxb Văn hóa Thông tin.

20. PGS. TS. TRần Thị Cúc – ThS. Nguyễn Thị La “Hỏi và đáp Quản lý hành

chính nhà nước – Phần II. Hành chính nhà nước và Công nghệ hành chính”,

Nhà Xuất bản Chính trị - Hành chính, Hà Nội 2013.

21. PGS. TS Nguyễn Thị Thu Vân, Sử dụng thuật ngữ văn bản quản lý nhà

nước. Một số bất cập và giải pháp khắc phục, Tạp chí quản lý nhà nước tháng

8/2007.

22. TS. Phạm Thị Hồng Thắm (2020), “83 câu hỏi đáp về soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính” Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.

23. TS. Phạm Thị Ninh (2021), “Nghị định 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020

của Chính phủ về Công tác văn thư - Điểm mới và một số vấn đề đặt ra”,

Tạp chí Giáo dục lý luận, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Học

viện Chính trị, Khu vực 1.

24. Phạm Nguyên Ngọc, “Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình”, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công,

Học viện Hành chính Quốc gia, năm 2017.

25. Văn phòng UBND tỉnh: https://vpubnd.daklak.gov.vn

26. Sở Công Thương: https://socongthuong.daklak.gov.vn

27. Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: http://nnptnt.daklak.gov.vn

28. Sở Kế hoạch và Đầu tư: https://khdt.daklak.gov.vn

29. Sở Tài nguyên và Môi trường: https://tnmt.daklak.gov.vn