Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN TUẤN ANH

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA

VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN TUẤN ANH

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA

VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ THANH HƢƠNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Trong Luận văn có tham khảo công trình nghiên cứu của các tác giả và sử

dụng một số thông tin trong các văn bản của Nhà nƣớc, Bộ Kế hoạch và Đầu

tƣ nhƣng đã đƣợc chú thích, trích dẫn đầy đủ và rõ ràng.

Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố.

TÁC GIẢ

Trần Tuấn Anh

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ “Quản lý công tác

lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư’’, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ,

quan tâm và tạo điều kiện của Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia

và toàn thể các thầy cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc gia đã tận

tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập

và nghiên cứu.

Trƣớc hết, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Thị Thanh

Hƣơng - giảng viên hƣớng dẫn đã luôn dành nhiều thời gian, công sức để

định hƣớng, lắng nghe ý kiến, nhận xét và đƣa ra lời khuyên để tôi hoàn thành

Luận văn này.

Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ, phòng Văn thƣ - Lƣu trữ, một số đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn

thành Luận văn.

Xin chân thành cảm ơn gia đình và những ngƣời thân đã luôn ở bên

cạnh động viên và giúp đỡ tôi học tập và hoàn thành Luận văn.

Do thời gian có hạn, kinh nghiệm và kiến thức còn chƣa sâu, có thể

Luận văn còn hạn chế, kính mong nhận đƣợc sự góp ý của Quý Thầy/Cô và

bạn bè để tôi tiếp tục hoàn thiện Luận văn một cách tốt nhất.

Xin trân trọng cảm ơn./.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

TÁC GIẢ

Trần Tuấn Anh

iii

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i

LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii

MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu .......................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ................................................. 2

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn ...................................... 5

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn ....................................... 5

5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 6

6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn ................................... 7

7. Kết cấu của Luận văn ................................................................................. 8

Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ ............................................................................................. 9

1.1. Một số khái niệm cơ bản ......................................................................... 9

1.1.1. Khái niệm quản lý ............................................................................. 9

1.1.2. Khái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ .................................... 10

1.1.3. Khái niệm quản lý công tác lƣu trữ ................................................ 12

1.1.4. Văn phòng Bộ ................................................................................. 13

1.2. Vai trò, nhiệm vụ của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ ............ 14

1.2.1. Vai trò của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ .......................... 14

1.2.2. Nhiệm vụ của công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ ............................... 15

1.3. Nội dung quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ ......................... 17

1.3.1. Phổ biến, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ ........................................................................................................ 17

1.3.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ ........................... 18

1.3.3. Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ ................................................. 19

1.3.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ ....................... 21

1.3.5. Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ ............ 22

1.4. Cơ sở pháp lý của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ .................. 23

Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................ 26

Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ ........................................................ 27

2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. ............................................................................... 27

2.1.1. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ...................................................................... 27

2.1.2. Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ................................................ 27

2.1.3. Khái quát về tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ............... 32

2.2. Quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ....... 36

2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ ........................... 36

2.2.2. Phổ biến, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lƣu trữ .................................................................................................. 38

2.2.3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ ........................................ 41

2.2.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ ....................... 50

2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ ......................................... 51

2.2.6. Ứng dựng khoa học kỹ thuật vào công tác lƣu trữ ......................... 52

2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ................................................................................ 54

2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 54

2.3.2. Nhƣợc điểm ..................................................................................... 56

2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 58

Tiểu kết Chƣơng 2 ........................................................................................... 60

Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ .................... 61

3.1. Xu hƣớng phát triển của công tác lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay ..... 61

3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ..................................................................... 64

3.2.1. Tăng cƣờng sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với hoạt động quản lý công tác lƣu trữ ................................................................... 64

3.2.2. Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ .............................................................................................................. 67

3.2.3. Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ chuyên trách làm công tác lƣu trữ ......................................................................................... 69

3.2.4. Tổ chức thực hiện hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ lƣu trữ ........... 71

3.2.5. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá và khen thƣởng trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ ......................................................... 75

3.2.6. Bố trí đầu tƣ kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ 76

Tiểu kết Chƣơng 3 ........................................................................................... 79

KẾT LUẬN ..................................................................................................... 80

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 82

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Quản lý nhà nƣớc là sự tác động của các chủ thể có quyền lực nhà nƣớc

bằng pháp luật đến các đối tƣợng đƣợc quản lý nhằm thực hiện các chức năng

của nhà nƣớc. Hiểu theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nƣớc là thực hiện quyền hành

pháp trên hai mặt là ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dƣới luật và tổ

chức điều hành để đƣa pháp luật vào cuộc sống. Hoạt động này đƣợc thực

hiện bởi hệ thống hành chính nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng mà

đứng đầu là Chính phủ. Trong giai đoạn hiện nay, các cơ quan trong hệ thống

hành chính nhà nƣớc đang tiếp tục triển khai thực hiện Nghị quyết số 76/NQ-

CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách

hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2021 – 2030 với mục tiêu là “Tiếp tục xây

dựng nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn, hiệu lực,

hiệu quả, ….”. Với những vấn đề cơ bản của quản lý nhà nƣớc nhƣ quản lý

hành chính nhà nƣớc trên các ngành, lĩnh vực, tổ chức bộ máy nhà nƣớc, công

vụ, công chức, tài chính công, bảo đảm thông tin, văn bản cho hoạt động quản

lý nhà nƣớc và các kỹ thuật nghiệp vụ hành chính khác thì bảo đảm thông tin

văn bản cho hoạt động quản lý nhà nƣớc là một trong những nội dung quan

trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm giữ gìn đầy đủ

bằng chứng, căn cứ chân thực, hiệu lực pháp lý giúp các nhà quản lý có đủ cơ

sở để ban hành ra các quyết định quản lý chính xác, đúng đắn trên các ngành,

lĩnh vực do mình quản lý. Nội dung đó chính là nhiệm vụ của công tác lƣu

trữ, công tác này là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nƣớc, đó là toàn bộ các

quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ

sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ.

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng

quản lý nhà nƣớc về kế hoạch, đầu tƣ phát triển và thống kê, bao gồm: Tham

mƣu tổng hợp lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch

đầu tƣ công của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tƣ trong

nƣớc, đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt Nam và đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt

Nam; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), ƣu đãi vốn và

viện trợ phi chính phủ nƣớc ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế

tập thể, xã hợp tác; thống kê; quản lý nhà nƣớc các công việc dịch vụ trong

các lĩnh vực, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc theo quy định của

pháp luật. Vì vậy các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động

của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc phát

triển hình thành các hệ thống văn bản ngành Kế hoạch Đầu tƣ, nó phản ánh

toàn diện các hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý

nhà nƣớc về công tác kế hoạch, đầu tƣ phát triển toàn quốc. Cho nên việc tổ

chức quản lý tài liệu lƣu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ là một nội

dung quan trọng đƣợc chú trọng đặc biệt tại Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

Nhận thức đƣợc vai trò, tác dụng của tài liệu lƣu trữ trong hoạt động của

cơ quan nhà nƣớc và quản lý công tác lƣu trữ là một nội dung nghiên cứu của

ngành học Quản lý công, tác giả bƣớc đầu tìm hiểu tình hình, khảo sát hoạt

động quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ kế hoạch và Đầu tƣ và nhận

thấy công tác này cần có những điều chỉnh, hoàn thiện để góp phần nâng cao

chất lƣợng công tác đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý

nhà nƣớc của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trong giai đoạn hiện nay, cho nên tôi

chọn vấn đề: “Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tư’’ làm đề tài luận văn cao học chuyên ngành Quản lý công.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Quản lý công tác lƣu trữ ở cấp Bộ nói chung đóng một vai trò quan trọng

góp phần bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin chân thực, hiệu lực pháp lý để

lãnh đạo Bộ và ngƣời có thẩm quyền ban hành các quyết định quản lý trong

quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, có tác động đến hiệu quả

và chất lƣợng công tác của cơ quan và hệ thống hành chính nhà nƣớc. Chính

vì vậy từ những năm đầu thống nhất đất nƣớc, Nhà nƣớc ta đã quan tâm, ban

hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác lƣu trữ. Chẳng

hạn nhƣ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ đƣợc ban

hành bởi Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ, Pháp

lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 1982 và 2001, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 của Chính phủ về công tác lƣu trữ, Luật Lƣu trữ năm 2011. Bên

cạnh đó còn có nhiều văn bản chỉ đạo khác của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nhƣ:

Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 17/12/2013 của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ về việc thi hành Luật Lƣu trữ trong cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ;

Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12/5/2004 của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ quan, trong

đó có các quy định về công tác lƣu trữ; Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10

tháng 10 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc ban hành hệ thống

văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO TCVN

9001:2000 (Quyết định này đã đƣợc sửa đổi, bổ sung năm 2013 sau khi có

Luật Lƣu trữ ra đời) và nhiều văn bản chỉ đạo khác.

Về mặt lý luận, pháp lý và thực tiễn quản lý công tác lƣu trữ cũng đƣợc

nghiên cứu trong các xuất bản phẩm, giáo trình, từ điển, luận án, luận văn, đề

tài nghiên cứu khoa học, bài viết nhƣ:

- Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trƣờng

Đại học nhƣ: Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nƣớc”

(Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004); Giáo

trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm; Từ điển

“Lƣu trữ Việt Nam” của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc năm 1992; Từ điển “Thuật

ngữ công tác văn thƣ lƣu trữ” của tác giả Dƣơng Văn Khảm và nhiều giáo

trình, tài liệu khác.

- Các bài viết trên tạp chí Xây dựng tiêu chuẩn chức danh ngạch công chức

và nghề nghiệp viên chức ngành Văn thư, Lưu trữ - Nhiệm vụ cần thiết trong bối

cảnh triển khai Luật Lưu trữ, Trần Việt Hoa, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam,

số 1/2014; Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở

Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển, PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Tạp chí

Văn thƣ, Lƣu trữ Việt Nam số tháng 6/2016 Lưu trữ là công việc âm thầm

nhưng có công lao to lớn đối với dân tộc, nhóm tác giả Hạnh Dung - Đức Mạnh,

(2008), đã khẳng định vai trò quan trọng của những ngƣời làm công tác lƣu trữ

“tuy công việc có âm thầm nhƣng giá trị công việc của những ngƣời làm công

tác lƣu trữ không hề nhỏ đối với sự phát triển của dân tộc”.

- Các luận văn: Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra

Trung ương Đảng của tác giả Nguyễn Thị Thƣ, luận văn thạc sĩ, ĐHKHXH

và NV Hà Nội năm 2018; Hoàn thiện hệ thống văn bản QLNN về chế độ,

chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong

giai đoạn hiện nay, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia năm

2016, tác giả Vũ Hải Thanh; Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ

hoạt động quản lý nhà nước của các Bộ của tác giả Cam Anh Tuấn;...

Các nội dung nghiên cứu trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói

trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề vai trò của công tác lƣu trữ trong Văn

phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác lƣu trữ, đổi mới quản lý công

tác lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay... Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát

của chúng tôi, chƣa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về quản lý công

tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Do vậy, đề tài tôi lựa chọn

nghiên cứu không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn

3.1. Mục đích nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, chỉ ra những ƣu điểm, những hạn chế và

nguyên nhân của những hạn chế. Trên cơ sở đó, Luận văn đề xuất các giải

pháp nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ, tiếp tục đƣa các thông tin có giá trị phục vụ hiệu quả hoạt

động quản lý nhà nƣớc của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, Luận văn đặt ra và giải quyết những

nhiệm vụ chính sau:

- Một là, hệ thống hoá cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý công tác lƣu trữ

- Hai là, tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

- Ba là, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình quản lý công tác lƣu trữ

của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, gồm các vấn đề cụ thể sau:

+ Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ

+ Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ

+ Hƣớng dẫn, tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ

+ Kiểm tra, đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật trong thực hiện các nhiệm vụ

của công tác lƣu trữ

+ Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ.

- Bốn là, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản

lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn

4.1. Đối tượng nghiên cứu

- Đối tƣợng nghiên cứu của Luận văn là hoạt động quản lý công tác lƣu

trữ trong Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Với quy mô của một luận văn cao học, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu

trong phạm vi:

- Về nội dung nghiên cứu: Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn, quản lý

công tác lƣu trữ đƣợc tập trung nghiên cứu ở các nội dung chủ yếu: Tổ chức bộ

máy và nhân sự; Ban hành các văn bản quản lý; Hƣớng dẫn, tổ chức thực hiện;

Công tác kiểm tra, đánh giá và bảo đảm cơ sở vật chất trong công tác lƣu trữ.

- Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu trong giai đoạn từ 2015 - nay.

- Không gian nghiên cứu: Tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

5.1. Phương pháp luận

Để giải quyết những nhiệm vụ đặt ra của Luận văn, phƣơng pháp nghiên

cứu khoa học duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác -

Lênin là phƣơng pháp chủ đạo đƣợc thực hiện xuyên suốt quá trình nghiên

cứu bởi việc nghiên cứu quản lý công tác lƣu trữ khá phức tạp, luôn vận động

và biến đổi không ngừng, cho nên để hiểu đƣợc bản chất của hiện tƣợng và

mối quan hệ giữa các nội dung của công tác quản lý cần đặt trong mối liên hệ

tác động qua lại lẫn nhau, thƣờng xuyên vận động, phát triển. Đồng thời, xem

xét trong sự hình thành, tồn tại và phát triển ở mỗi giai đoạn để thấy đƣợc sự

phù hợp của quản lý công tác lƣu trữ trong bối cảnh nhất định.

5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Ngoài phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa

duy vật lịch sử, tác giả còn sử dụng một số phƣơng pháp cụ thể để thực hiện

mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu mà đề tài đặt ra. Cụ thể:

- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp đƣợc tác giả sử dụng trong việc hệ

thống các văn bản quản lý công tác lƣu trữ, nội dung quản lý công tác lƣu trữ tại

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trong giai đoạn từ 2015 đến 2020.

- Phƣơng pháp khảo sát, thống kê thực tế: phƣơng pháp này đƣợc chúng

tôi vận dụng để nghiên cứu tìm hiểu, khảo sát, thống kê về hiện trạng hồ sơ,

tài liệu lƣu trữ và các nghiệp vụ liên quan đến công tác lƣu trữ tại Văn phòng

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

- Phƣơng pháp phân tích tác giả sử dụng trong việc phân tích, đánh giá

hiện trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

- Phƣơng pháp tổng hợp đƣợc áp dụng khi tổng hợp tình hình quản lý

công tác lƣu trữ của các đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Trên cơ sở

phân tích, tổng hợp thông tin chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân

của những hạn chế.

- Phƣơng pháp suy luận logíc đƣợc sử dụng để dự đoán những hệ quả

nếu nhƣ công tác lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm, quản lý khoa học, hợp lý; ngoài

ra còn đƣợc dùng để đƣa ra những nhận định, giải pháp cần thực hiện nhằm

nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ giai đoạn hiện nay.

Trong quá trình nghiên cứu, các phƣơng pháp trên tác giả vận dụng đan

xen và kết hợp một cách linh hoạt trong mỗi nội dung của Luận văn.

6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn

Đề tài đƣợc triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:

Về lý luận: Đề tài hệ thống hoá một số vấn đề lý luận về quản lý, về

công tác lƣu trữ, góp phần làm sáng tỏ thêm vai trò, ý nghĩa của quản lý công

tác lƣu trữ trong việc ban hành các quyết định quản lý, xây dựng chính sách,

pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Vì vậy,

kết quả nghiên cứu của Luận văn đem lại giá trị khoa học trong công tác quản

lý đối với hoạt động lƣu trữ ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.

Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của Luận văn giúp các nhà quản lý có

thể sử dụng, tham khảo để phục vụ cho việc hoàn thiện công tác quản lý đối

với hoạt động lƣu trữ tại Văn phòng cơ quan Bộ, nhằm hƣớng tới việc quản

lý, gìn giữ, bảo đảm thông tin lƣu trữ văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tiễn của

ngành Kế hoạch và Đầu tƣ nói riêng và các ngành, lĩnh vực khác trong hệ

thống bộ máy nhà nƣớc nói chung trong giai đoạn hiện nay.

Cùng với đó, Luận văn cũng là một tài liệu tham khảo cho học viên, sinh

viên các chuyên ngành liên quan khi nghiên cứu về quản lý công tác lƣu trữ

của các cơ quan, tổ chức.

7. Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung Luận văn đƣợc chia thành 3

chƣơng nhƣ sau:

Chƣơng 1: Tổng quan về quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ

Chƣơng 2: Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ

Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ

của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

Chƣơng 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ

CỦA VĂN PHÒNG BỘ

1.1. Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm quản lý

Trong đời sống xã hội, quản lí xuất hiện khi có hoạt động chung của

con ngƣời. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động,

phát sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung.

Khái niệm quản lý đƣợc nhiều nhà khoa học tiếp cận từ nhiều góc độ

khác nhau, có thể kể đến khái niệm của một số tác giả, chẳng hạn nhƣ:

Theo Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn ngƣời

khác làm và sau đó hiểu đƣợc rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt

nhất và rẻ nhất”.

- Theo Henri Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia

đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế

hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện

kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”.

Nhƣ vậy qua các khái niệm mà các nhà khoa học đƣa ra về quản lý ta

thấy rằng: quản lý thực chất là một hoạt động gồm các hành vi gắn kết với

nhau tạo nên một hệ thống có những tính đặc thù riêng. Vì vậy, mọi hoạt động

quản lý đều do 4 yếu tố cơ bản cấu thành nhƣ sau:

- Thứ nhất là chủ thể quản lý, giải quyết câu hỏi: ai là quản lý?;

- Thứ hai là khách thể quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý những vấn đề gì?;

- Thứ ba là mục đích quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý vì cái gì?;

- Thứ tƣ là môi trƣờng và điều kiện tổ chức, giải quyết câu hỏi: quản lý

trong hoàn cảnh nhƣ thế nào?

Với ý nghĩa phổ biến, chúng ta có thể đƣa ra định nghĩa về quản lý (trong

phạm vi luận văn) nhƣ sau: quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có

tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên một đối tượng quản lý để điều

chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn

định và phát triển của đối tượng quản lý theo những mục tiêu đã định.

1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ

* Khái niệm tài liệu lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị -

xã hội của Nhà nƣớc luôn cần có các công cụ để phục vụ nhu cầu của từng cơ

quan đơn vị, trong đó tài liệu văn bản đƣợc coi là một trong những công cụ

giúp cho bộ máy đƣợc hoạt động hiệu quả.

Tài liệu bao gồm: các văn bản, dự án, bản vẽ, bản thiết kế, bản đồ, công

trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi

phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học,

nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ

hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.[45]

Tài liệu là phƣơng tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Theo

nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài ngƣời,

giúp loài ngƣời ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống,

làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các

ký tự, chữ viết xuất hiện.

Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử dụng chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc,

bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế

bằng bản sao hợp pháp.[45]

Nhƣ vậy, tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn trong toàn bộ

khối tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,

đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ để khai thác phục vụ hoạt động thực tiễn,

nghiên cứu khoa học của toàn xã hội.

* Khái niệm công tác lưu trữ

Thuật ngữ “lƣu trữ” bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch) có từ thời cổ đại,

ban đầu đƣợc dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau đƣợc dùng để

chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lƣu trữ” vẫn mang dấu ấn

của tiếng gốc Hy Lạp cổ xƣa, thuật ngữ này đƣợc dùng định nghĩa là cơ quan

hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa

học, kinh tế, văn hóa, giáo dục...

Tại Việt Nam, thuật ngữ “lƣu trữ” là lƣu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn.

Đối với văn bản, tài liệu thì lƣu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Trong

cuốn Từ điển lƣu trữ Việt Nam của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (năm 1992) ghi:

“Lƣu trữ là: 1. Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm

bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 2. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo

quản và tổ chức sử dụng”.

Hoạt động lƣu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, thống kê, sử dụng tài liệu”

Trên cơ sở lý luận và pháp lý về lƣu trữ, khái niệm về công tác lƣu trữ

đƣợc tác giả định nghĩa nhƣ sau: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và

tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin

quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong

hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước.

1.1.3. Khái niệm quản lý công tác lưu trữ

* Khái niệm quản lý công tác lưu trữ

Có một số định nghĩa về công tác lƣu trữ nhƣ sau:

- “Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nƣớc (xã hội) bao

gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ”.

- Trong từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói rằng: “Toàn bộ

các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập,

bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu

trữ” [19].

- “Công tác lƣu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác

định giá trị và sử dụng tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động

của các cơ quan, tổ chức’” [54].

- “Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ

khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình tài liệu. Tổ chức quản lý để bảo

quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả trong phạm vi một quốc

gia là một sự nghiệp công phu, lâu dài. Nó đòi hỏi phải có một cơ sở lý luận,

có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lƣới kho, có đội ngũ cán bộ

chuyên môn nghiệp vụ v.v... và cả một loạt quy trình quản lý khác (nhƣ chỉ

đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra,

thanh tra v.v.)”

Quản lý công tác lƣu trữ nói chung là sự tác động của chủ thể quản lý

theo quy trình nhất định nhƣ thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát

triển các nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu chung của công tác lƣu trữ.

Từ các khái niệm đƣợc nêu ra ở trên, theo tác giả, quản lý công tác lưu

trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ;

ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vi phạm

trong hoạt động lưu trữ; đồng thời quản lý kho bảo quản, trang thiết bị tại bộ

phận lưu trữ cơ quan, tổ chức được đảm bảo góp phần hiệu quả vào hoạt

động chung của cơ quan, tổ chức.

Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng

1.1.4. Văn phòng Bộ

quản lý nhà nƣớc về một hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc

ngành, lĩnh vực trong phạm vi toàn quốc.[15]

Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp

Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ

quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn

phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ

thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng

thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định

quản lý của lãnh đạo Bộ. Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh

đạo Bộ phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan,

trƣớc hết là tổ chức lao động trong Văn phòng. Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức

khoa học, có trật tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan

thông suốt, có chất lƣợng và hiệu quả cao.

Cơ cấu tổ chức của Bộ hiện nay do Chính phủ quy định. Theo đó, “Văn

phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp về

chƣơng trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ

trƣởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện

chƣơng trình, kế hoạch công tác của Bộ; Thực hiện các nhiệm vụ liên quan

đến công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài

sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc; phục vụ

chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm

vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trƣởng giao”. [15]

Nhƣ vậy, quản lý công tác lƣu trữ là một nhiệm vụ trong chức năng của

Văn phòng Bộ hiện nay. Thực hiện nhiệm vụ này là một đơn vị giúp lãnh đạo

Văn phòng Bộ tham mƣu cho Bộ trƣởng quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ của

các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, đồng thời thực hiện công tác văn thƣ, lƣu

trữ của Bộ.

1.2. Vai trò, nhiệm vụ của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ

1.2.1. Vai trò của quản lý công tác lưu trữ Văn phòng Bộ

Quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu

có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ

thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần

nâng cao mục tiêu của quản lí Nhà nƣớc là năng xuất, chất lƣợng, hiệu quả.

Có thể thấy công tác văn thƣ lƣu trữ chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt

động quản lý hành chính nhà nƣớc và có những vai trò quan chính nhƣ sau:

Thứ nhất, công tác lƣu trữ đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo

thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng

tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời,

công tác lƣu trữ còn cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những

bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Thứ hai, công tác lƣu trữ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng

cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng đƣợc các

yêu cầu của công việc. Các hồ sơ tài liệu trở thành những phƣơng tiện theo

dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể

kiểm tra, đánh giá đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu

quản lý: năng suất, chất lƣợng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu

cầu của cải cách nền hành chính nhà nƣớc ở nƣớc ta hiện nay.

Thứ ba, công tác lƣu trữ tạo ra các công cụ để kiểm soát việc thực thi

quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng

chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.

Thứ tư, công tác lƣu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên

quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Có thể thấy rằng, nếu quan tâm làm tốt quản lý công tác lƣu trữ sẽ góp

phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nƣớc đƣợc thông

suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nƣớc và thúc đẩy nhanh

chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.

Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nƣớc đều phải có một nhận thức

đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thƣ - lƣu trữ nói chung và công

tác lƣu trữ nói riêng để có thể đƣa ra những biện pháp phù hợp nhằm đƣa

công tác lƣu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả

quản lý của các cơ quan, đơn vị.

1.2.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ Văn phòng Bộ

Công tác lƣu trữ là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan nhà

nƣớc, công tác lƣu trữ bao gồm các mặt: chính trị, khoa học, pháp lý và thực

tiễn về bảo quản và sử dụng tài liệu lƣu trữ; vì vậy nhiệm vụ chính của

công tác lƣu trữ là tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, bảo quản và sử dụng có

hiệu quả tài liệu lƣu trữ, cụ thể nhƣ sau:

- Thứ nhất, thu thập, bổ sung tài liệu: Đây là một trong các nhiệm vụ

quan trọng của công tác lƣu trữ. Việc bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm quản lý

tập trung thống nhất tài liệu Phông lƣu trữ để phục vụ tốt cho nhu cầu của cơ

quan, đơn vị. Nguồn bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ chủ yếu là tài liệu đƣợc hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc.

Đây là nguồn tài liệu bổ sung quan trọng, có khối lƣợng lớn và không ngừng

tăng lên theo đà phát triển của khoa học kỹ thuật.

- Thứ hai, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Đây là nhiệm vụ tổng hợp

các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lƣu trữ liên quan đến việc phân loại

tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học

phục vụ thuận lợi, chính xác cho công tác tra cứu tài liệu. Nội dung của công

tác này bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị

tài liệu; chỉnh lý tài liệu; thống kê, kiểm tra tài liệu. Để tổ chức tốt nhiệm vụ

này đòi hỏi có công chức lƣu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lƣu

trữ, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy

trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.

- Thứ ba, bảo quản an toàn tài liệu: Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện

các mục đích của công tác lƣu trữ, vì tài liệu lƣu trữ không đƣợc bảo quản an

toàn thì công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu sẽ không đạt hiệu quả.

Bảo quản an toàn tài liệu lƣ trữ có hai nội dung cơ bản sau:

+ Bảo quản tài liệu lƣu trữ không hƣ hỏng, mất mát: để thực hiện

tốt nhiệm vụ này cần chú ý đến kho lƣu trữ, các trang thiết bị, điều kiện môi

trƣờng, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại tài liệu

khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, nhằm kéo dài tuổi thọ

tài liệu lƣu trữ.

+ Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lƣu trữ: nhiệm vụ này cần chú

ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của công chức thực hiện công tác lƣu

trữ, chú ý đến các đối tƣợng độc giả khác nhau đến khai thác, sử dụng tài

liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.

Trong thời đại bùng nổ về công nghệ thông tin hiện nay, việc bảo quản an

toàn thông tin trong tài liệu lƣu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lƣu

trữ, tránh việc lộ, lột, mất thông tin bí mật trong tài liệu lƣu trữ ra bên ngoài.

- Thứ tư, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ: Tổ

chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ đạt hiệu quả là một trong những

nhiệm vụ quan trọng của công tác lƣu trữ. Để đảm bảo công tác khai thác và

sử dụng tài liệu lƣu trữ có hiệu quả cao cần nghiên cứu đến các vấn đề nhƣ:

nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của xã hội; phân loại các đối tƣợng

độc giả; nghiên cứu, xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu khoa học và áp

dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu có

hiệu quả cao. Điều đó đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị cần có những quy định cụ

thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của công chức thực hiện công tác

lƣu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lƣu trữ.

1.3. Nội dung quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ

1.3.1. Phổ biến, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác

lưu trữ

Quản lý công tác lƣu trữ là công việc cần thiết trong quá trình thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ, vì vậy để thực hiện tốt việc quản lý

công tác lƣu trữ cần phải có hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật thống

nhất, đầy đủ. Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lƣu trữ là các tài

liệu quan trọng của mỗi cơ quan, đơn vị, đây là cơ sở pháp lý để tổ chức xây

dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ, làm tiền đề cho

việc tổ chức thực hiện xây dựng các quy chế, quy định trong lƣu trữ của Bộ.

Quy chế công tác lƣu trữ của Bộ cần đƣợc bảo đảm các quy định rõ

ràng về các nội dung: phạm vi áp dụng, đối tƣợng áp dụng, trách nhiệm của

các cá nhân thực hiện công tác lƣu trữ, các nghiệp vụ công tác lƣu trữ phải

đƣợc triển khai theo đúng các văn bản hƣớng dẫn tránh sai lạc và vi phạm

nguyên tắc. Việc xây dựng bộ quy chế công tác lƣu trữ trong cơ quan Bộ là

tiền đề để các nội dung của quản lý công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện một cách

thống nhất, bài bản, đồng bộ. Cùng với đó việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành,

đôn đốc, kiểm tra giám sát, lập kế hoạch công tác lƣu trữ phải đƣợc thực hiện

nghiêm túc dựa trên các quy định trong quy chế quản lý công tác lƣu trữ cơ

quan Bộ đã ban hành.

Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ có vai

trò thiết yếu, quan trọng trong quá trình tham mƣu cho Lãnh đạo Bộ các hoạt

động quản lý công tác lƣu trữ của Bộ. Hoạt động này phải đạt đƣợc hiệu quả

công việc, đáp ứng các yêu cầu công nghiệp hóa - hiện đại hóa phù hợp với

xu thế chung hội nhập quốc tế của đất nƣớc. Các quy định mà các văn bản

quy phạm pháp luật đã đặt ra cho công tác lƣu trữ, cần nghiên cứu, áp dụng

sớm ban hành văn bản nhằm cụ thể hóa để hƣớng dẫn, chỉ đạo thực hiện lƣu

trữ của Bộ một cách hiệu quả. Cùng với đó, công tác kiểm tra, giám sát, đôn

đốc việc thực hiện các văn bản, quy chế của Bộ để đảm bảo đƣợc tính khả thi

và hiệu quả trong thực tế công việc; qua việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện

công tác lƣu trữ cũng là cơ sở, căn cứ cho việc xây dựng, ban hành các nhiệm

vụ, kế hoạch đảm bảo đƣợc tính ổn định của Bộ.

1.3.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu

lực, hiệu quả trong công tác lƣu trữ. Tại mỗi cơ quan, đơn vị cách sắp xếp và

bố trí nhân sự là yếu tố then chốt để phát huy đƣợc khả năng làm việc, tƣ duy

sáng tạo của nhân viên; bộ máy làm việc đƣợc tổ chức khoa học, bài bản, sắp

xếp đƣợc đội ngũ cán bộ, chuyên viên đúng năng lực, đúng vị trí, phân công

công việc hợp lý theo chuyên môn, nghiệp vụ, điểm mạnh sẽ đem lại hiệu quả

cao trong công việc. Ngƣợc lại, bộ máy làm việc mà cồng kềnh, các vị trí bố

trí không hợp lý, không đúng chuyên môn, không theo khoa học, chuyên

ngành đƣợc đào tạo thì hiệu quả làm việc giảm sút rất nhiều, tiềm ẩn nguy cơ

ảnh hƣởng nghiêm trọng tới công việc chung của cơ quan, đơn vị.

Đội ngũ công chức là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác

văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng ở các cơ quan, tổ

chức. Trình độ của ngƣời làm lƣu trữ có tác động trực tiếp đến phƣơng pháp,

cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lƣu trữ cơ quan. Công chức có

trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra đƣợc các phƣơng pháp phân loại

và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngƣợc

lại trình độ chuyên môn của công chức không đảm bảo sẽ ảnh hƣởng không

tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và làm ảnh hƣởng đến

hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu.

Chính vì những yếu tố quan trọng đó mà hiện nay đội ngũ làm công tác

lƣu trữ ở các Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức bài bản, chuyên nghiệp, các chuyên

viên thực hiện công tác lƣu trữ đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành, lĩnh vực, bố

trí, sắp xếp khoa học hệ thống từ Trung ƣơng tới Địa phƣơng, từ Bộ, Ngành

đến các đơn vị trực thuộc. Cùng với đó các văn bản quy phạm pháp luật đã

quy định rõ các chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng tốt các yêu cầu nghề nghiệp

góp phần hoạt động hiệu lực, hiệu quả chung Văn phòng Bộ.

1.3.3. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

Việc tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ nhằm bảo đảm cung cấp tài liệu

một cách đầy đủ về chủng loại, số lƣợng tài liệu và đảm bảo chất lƣợng tài

liệu cung cấp cũng nhƣ nguồn nhân lực chất lƣợng một cách hợp lý, khoa học.

Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ nhằm phân bố các nhiệm vụ thành

các công việc cụ thể cho chuyên viên thực hiện công tác lƣu trữ. Tổ chức thực

hiện công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện qua các nội dung cơ bản sau:

- Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lƣu trữ;

- Công tác chỉnh lý và xác định các giá trị tài liệu lƣu trữ;

- Thống kê kiểm tra các tài liệu lƣu trữ;

- Bảo quản các tài liệu lƣu trữ;

- Tổ chức sử dụng các tài liệu lƣu trữ.

Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ là yếu tố quan trọng trong các hoạt

động lƣu trữ của Văn phòng Bộ. Việc thực hiện tốt các nội dung này đảm bảo

đƣợc các tiến độ công việc, phối hợp nhịp nhàng linh động trong công việc

lƣu trữ với các bộ phận khác trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. Nếu việc

thực hiện công tác lƣu trữ không đƣợc đảm bảo, phối hợp thiếu đồng bộ ăn ý

giữa các khâu với nhau sẽ dẫn đến tình trạng mất kiểm soát về hiệu lựu hiệu

quả trong công việc, qua đó sẽ ảnh hƣởng nghiêm trọng tới các công việc của

cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. Qua đó, chúng ta cần phải thực hiện đúng, bài bản

đảm bảo các nguồn lực không bị lãng phí, bố trí sắp xếp nhân sự khoa học,

đúng với chuyên môn nghiệp vụ sẽ giúp công tác lƣu trữ đƣợc chất lƣợng, đáp

ứng nhu cầu của cơ quan Bộ.

Khi thực hiện công tác lƣu trữ cần phải đảm bảo đƣợc các yêu cầu nhƣ sau:

Một là, tính cơ mật: Đây là tính chất cơ bản và quan trọng nhất của

công tác lƣu trữ, bởi lẽ các tài liệu lƣu trữ có chứa rất nhiều những thông tin

liên quan tới hoạt động của cơ quan, đơn vị. Vì tính chất này nên công tác lƣu

trữ cần phải đƣợc tiến hành theo những quy định, quy chế, đảm bảo nguyên

tắc, thủ tục chặt chẽ.

Hai là, tính khoa học: Các tài liệu lƣu trữ có rất nhiều loại, chứa nhiều

nội dung khác nhau, vì vậy cần đƣợc phân loại, sắp xếp, xác định giá trị tài

liệu…từ đó xây dựng lên hệ thống tra cứu, hệ thống bảo quản để bảo quản và

sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc hiệu quả.

Ba là, tính nghiệp vụ: Trong mỗi cơ quan, đơn vị đều có tính chất và

đặc thù riêng của mình, chính vì thế việc tổ chức lƣu trữ tài liệu cần gắn với

chức năng, nhiệm vụ của mình làm sao đồng bộ hóa các ứng dung, hệ thống

lƣu trữ đƣợc thuận tiễn và thiết thực, nhằm bảo đảm công việc diễn ra đúng

tiến độ.

Trong giai đoạn phát triển hiện nay, công tác lƣu trữ đòi hỏi chúng ta

những yêu cầu cao hơn trong việc tổ chức thực hiện. Để đảm bảo quản lý hiệu

quả công tác lƣu trữ cần thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ đúng quy chế, quy định,

thống nhất các khâu; các công việc đƣợc trôi chảy, liên tục thì khâu tổ chức

thực hiện lƣu trữ càng trở nên quan trọng, bởi lẽ tổ chức lƣu trữ càng khoa

học, bài bản khi cần sử dụng các tài liệu mới phát huy đƣợc tinh hiệu quả giá

trị tài liệu lƣu trữ; ngƣợc lại, tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ yếu kém,

không đồng bộ, kết nối rời rạc, bố trí nhân sự không phù hợp sẽ dẫn đến đình

trệ các công việc khác liên quan của cơ quan, đơn vị, nhƣ vậy cơ quan, đơn vị

sẽ không hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch đã đƣợc định. Do đó, cần nâng cao,

tổ chức một cách đồng bộ giữa các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ, điều

này đóng góp vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý cũng nhƣ mục

đích đã đƣợc đề ra trong hoạt động quản lý.

1.3.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá công tác lƣu trữ đƣợc xem là hoạt động thƣờng

xuyên và mang tính nội bộ. Việc thực hiện này nhằm đánh giá việc thực thi

pháp luật về công tác lƣu trữ của cơ quan, đơn vị đã đúng chƣa, nhằm tìm ra

những điểm tích cực, những điểm còn hạn chế và tồn tại trong công tác lƣu

trữ. Hoạt động kiểm tra và giám sát có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua

lại lẫn nhau, kiểm tra các hoạt động lƣu trữ đƣợc thuận lợi và đảm bảo chất

lƣợng thì phải giám sát việc thực hiện này một cách chặt chẽ, càng giám sát

tốt, thƣờng xuyên sẽ giúp cho việc kiểm tra càng đúng, càng trúng và càng

chất lƣợng. Từ những kết quả mà kiểm tra, giám sát đem lại Văn phòng Bộ

thực hiện việc đánh giá công tác lƣu trữ một cách toàn diện, nhằm điều chỉnh

những thiếu sót để công tác lƣu trữ đƣợc phù hợp với thực tiễn đòi hỏi.

Việc kiểm tra, giám sát sẽ đƣa lại những ƣu điểm: Qua việc kiểm tra,

giám sát sẽ phát hiện đƣợc những cách làm mới, những sáng kiến mới áp

dụng trong việc lƣu trữ của các chuyên viên, từ đó tổng kết, đánh giá nhằm

đƣa các sáng kiến vào thực tế giúp hoạt động công tác lƣu trữ đƣợc hiệu quả

hơn, cùng với đó phải kịp thời biểu dƣơng, khích lệ các chuyên viên làm công

tác lƣu trữ bằng các hình thức khen thƣởng, có nhƣ vậy Văn phòng Bộ mới

tận dụng đƣợc hết khả năng lao động của tập thể và của mỗi cá nhân, góp

phần vào sự thành công chung của Bộ.

Bên cạnh những ƣu điểm mà kiểm tra, giám sát đem lại thì cũng còn

những hạn chế và tồn tại: Kiểm tra, giám sát sẽ giúp phát hiện những sai lệch,

chƣa chuẩn mực, đúng với quy chế, quy định đặt ra. Từ đó Văn phòng Bộ cần

điều chỉnh lại phƣơng thức làm việc, cách bố trí nhận sự, công tác tổ chức

thực hiện mới để hoàn thiện các lỗ hổng trong việc thực hiện lƣu trữ. Kiểm

tra, giám sát còn phát hiện những tồn tại chủ quan, khách quan của công tác

lƣu trữ, Văn phòng Bộ phải căn cứ vào tình hình thực tế để điều tiết lại cho

phù hợp với Bộ.

1.3.5. Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ là một trong

những yếu tố quan trọng, góp phần đảm bảo hiệu lực, hiệu quả, chất lƣợng

công việc. Cơ sở, trang thiết bị ảnh hƣởng trực tiếp đến cung cách làm việc của

mỗi chuyên viên làm công tác lƣu trữ. Các trang thiết bị, vật dụng nhƣ: máy

photocopy, máy in, máy fax, máy scan, phần mềm quản lý văn bản, thiết bị lƣu

khóa, bảo mật, chữ ký số, phòng làm việc, hệ thống phần mềm quản lý tài liệu

lƣu trữ điện tử và hạ tầng công nghệ….. là những cơ sở vật chất phục vụ công

tác lƣu trữ.

Các trang thiết bị, cơ sở vật chất phải đƣợc đầu tƣ đầy đủ, đồng bộ,

từng bƣớc hiện đại đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng cao của công việc. Cùng

với đó Văn phòng Bộ phải thƣờng xuyên bảo trì, bảo dƣỡng các trang thiết bị

máy móc, đảm bảo vận hành thông suốt góp phần xây dựng và hoàn thiện

công việc chung của cơ quan Bộ. Các chuyên viên thực hiện công tác lƣu trữ

này có đƣợc tốt hay không, đầy đủ hay không là nhờ phần nhiều vào hệ thống

cơ sở vật chất, nếu không đƣợc đầu tƣ đúng mức, không có những hệ thống

các thiết bị cơ bản thì sẽ không đảm bảo tiến độ công việc, ngoài ra Văn

phòng Bộ cần thẩm định, đánh giá các trang thiết bị sau một thời gian sử dụng

để kịp thời sửa chữa, bảo dƣỡng, thay thế các trang thiết bị phù hợp với hoàn

cảnh hiện tại.

1.4. Cơ sở pháp lý của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ

Công tác lƣu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan đối với nhu cầu lựa

chọn, bảo quản, bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để phục vụ cho các mục đích chính

trị, kinh tế, văn hóa và nhu cầu chính đáng của toàn xã hội. Ngay từ những

ngày đầu giành đƣợc độc lập, Đảng và Nhà nƣớc ta đã đặc biệt quan tâm đến

công tác lƣu trữ, ban hành nhiều chính sách, pháp luật để thực hiện mục tiêu

bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ quốc gia Việt Nam và

quản lý tài liệu lƣu trữ quốc gia theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Từ đó

đến nay, trải qua nhiều giai đoạn phát triển của xã hội, của nền hành chính

nhà nƣớc nhƣng việc xây dựng, ban hành, điều chỉnh hệ thống pháp luật về

lƣu trữ vẫn hƣớng tới mục tiêu là bảo quản an toàn, tổ chức khoa học tài liệu

lƣu trữ nhằm phục vụ nhu cầu và lợi ích chính đáng của toàn xã hội.

Trong giai đoạn hiện nay, hệ thống pháp luật về lƣu trữ nói chung và cơ

sở pháp lý để quản lý công tác lƣu trữ trong Văn phòng Bộ nói riêng cơ bản

đã đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành, có thể kể đến một số văn

bản pháp lý quan trọng làm nền tảng pháp lý cho quản lý công tác lƣu trữ

trong Văn phòng Bộ nhƣ:

- Luật Lƣu trữ 2011 - Đây là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai

công tác lƣu trữ. Luật Lƣu trữ ra đời đƣợc xây dựng nhằm mục đích: Nâng

cao hiệu lực pháp lý và hiệu quả quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động lƣu trữ;

quy định rõ chính sách của Nhà nƣớc, vai trò và trách nhiệm của các cơ quan

quản lý nhà nƣớc, của ngƣời đứng đầu các cơ quan, tổ chức; minh bạch, công

khai và đơn giản hoá các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; quan tâm

hơn đến các chế độ, chính sách cho ngƣời thực hiện công tác lƣu trữ; tăng

cƣờng sự quản lý đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ cho ngƣời thực

hiện công tác lƣu trữ và các hoạt động dịch vụ lƣu trữ.

Sau khi Luật Lƣu trữ 2011 ra đời là hàng loạt các văn bản dƣới Luật

cũng đã đƣợc ban hành để cụ thể hóa Luật Lƣu trữ, chấn chỉnh công tác lƣu

trữ hoặc tạo tiền đề để quản lý, thực hiện tốt công tác lƣu trữ, cụ thể nhƣ:

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ. Ở Nghị định này Chính phủ

quy định về “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử; thời hạn nộp lƣu tài liệu lƣu trữ

của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác vào Lƣu trữ

lịch sử; một số trƣờng hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lƣu trữ liên quan đến

cá nhân và thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lƣu trữ.”

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ, về quản

lý và sử dụng con dấu; Nghị định này quy định về “quản lý và sử dụng con

dấu của cơ quan nhà nƣớc, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống

tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức

chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ

chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nƣớc ngoài hoạt động tại Việt

Nam, tổ chức khác đƣợc thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và

chức danh nhà nƣớc”.

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công

tác văn thƣ, nghị định đã thay thế các văn bản trƣớc đây về công tác văn thƣ

quy định: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp

lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị

lƣu khóa bí mật trong công tác văn thƣ.

- Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức.

- Thông tƣ số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ Quy

định thời hạn bảo quản tài liệu.

- Thông tƣ số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định

mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lƣu trữ.

- Thông tƣ số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ hƣớng

dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ.

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng

cƣờng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ

lịch sử.

- Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội

vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu

lƣu trữ điện tử.

- Quyết định số 458/QĐ-TTg 2020 ngày 30/4/2020 của Thủ tƣớng Chính

phủ phê duyệt Đề án Lƣu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nƣớc.

- Thông tƣ số 02/2021/TT-BNV củ Bộ Nội vụ ban hành ngày 11/6/2021

quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch

công chức chuyên ngành văn thƣ.

Có thể nói, những văn bản pháp lý trên đây là cơ sở pháp lý để lãnh đạo

Văn phòng Bộ tham mƣu giúp Bộ trƣởng quản lý công tác lƣu trữ trong phạm

vi ngành, lĩnh vực do mình quản lý đáp ứng yêu cầu quản lý và bối cảnh thực

tiễn trong giai đoạn hiện nay.

Tiểu kết chƣơng 1

Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng đối với việc tổ chức khoa học

thông tin văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc quản lý công tác lƣu trữ là cần thiết ở mỗi

cơ quan, tổ chức nói chung và Văn phòng Bộ nói riêng. Tuy mỗi cơ quan Bộ

có chức năng, nhiệm vụ khác nhau song Văn phòng Bộ đều nhiệm vụ tƣơng

đồng, trong đó có nhiệm vụ quản lý công tác lƣu trữ nhằm tổ chức khoa học

văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ để phục vụ sử

dụng khi cần thiết.

Các nội dung quản lý công tác lƣu trữ đã cơ bản đƣợc làm rõ trong

Chƣơng này, bên cạnh đó tác giả cũng đã hệ thống hóa và làm rõ cơ sở pháp

lý để thực hiện quản lý công tác lƣu trữ trong Văn phòng các Bộ hiện nay.

Đây là tiền đề, là căn cứ, cơ sở để tìm hiểu hiện trạng quản lý công tác lƣu trữ

của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trong Chƣơng 2.

Chƣơng 2.

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI

VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và tài liệu lƣu

trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

2.1.1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng

quản lý nhà nƣớc về kế hoạch, đầu tƣ phát triển và thống kê, bao gồm: Tham

mƣu tổng hợp về chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế

hoạch đầu tƣ công của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tƣ

trong nƣớc, đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt Nam và đầu tƣ của Việt Nam ra

nƣớc ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ƣu

đãi và viện trợ phi chính phủ nƣớc ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp,

kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công trong

các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc của Bộ theo quy định của

pháp luật. [17]

2.1.2. Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, giúp Bộ trƣởng

thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp, điều phối các hoạt động của các

đơn vị thuộc Bộ theo chƣơng trình, kế hoạch làm việc của Bộ; kiểm soát thủ

tục hành chính, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên

thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ

theo quy định của pháp luật; quản lý công tác kế hoạch - tài chính, tài sản của

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và thực hiện công tác hành chính, quản trị, lễ tân đối

với các hoạt động của cơ quan Bộ. [3] [4]

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư có nhiệm vụ sau đây:

- Tổng hợp các hoạt động của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị trực thuộc

Bộ; tham mƣu giúp Bộ trƣởng điều hành các mặt công tác của Bộ.

- Xây dựng chƣơng trình công tác của Lãnh đạo Bộ hằng tuần, tháng,

quý và năm trên cơ sở chƣơng trình công tác và các yêu cầu liên quan của

Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ.

Xây dựng, quản lý, theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáo tình hình

thực hiện Chƣơng trình công tác của Bộ trình Thủ tƣớng Chính phủ, Chính

phủ, Quốc hội, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ hằng tháng, hằng quý và năm. Đầu

mối theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện các nhiệm vụ do Chính

phủ, Thủ tƣớng Chính phủ giao tại các đơn vị thuộc Bộ.

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu cho các

phiên họp giao ban Bộ; chuẩn bị báo cáo công tác của Bộ theo định kỳ và đột

xuất với cơ quan lãnh đạo cấp trên và các cơ quan liên quan khác.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp và bảo vệ kế

hoạch hàng năm của Bộ với vai trò là đơn vị dự toán cấp I, bao gồm kế hoạch

về: tài chính, đầu tƣ xây dựng cơ bản, triển khai các dự án có nguồn vốn trong

và ngoài nƣớc, đào tạo bồi dƣỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học, kế hoạch

đoàn ra - đoàn vào và các nội dung kế hoạch khác. Lập dự kiến phân bổ kế

hoạch cho các đơn vị thuộc Bộ để trình Bộ trƣởng phê duyệt.

Tổ chức quản lý và triển khai thực hiện kế hoạch sau khi đƣợc phê

duyệt theo đúng quy định của pháp luật. Kiểm tra, đôn đốc thực hiện và định

kỳ báo cáo lãnh đạo Bộ.

- Quản lý công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ và thông tin, liên lạc

của Bộ; tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến và quản lý việc sử dụng con

dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; kiểm tra thể thức văn bản và chịu trách nhiệm

về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ ban hành; tổ chức in ấn tài

liệu phục vụ công tác của Bộ; lƣu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu, điện mật, thông

tin nội bộ theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Bộ; ghi và

lƣu biên bản những phiên họp tập thể của Bộ để theo dõi, đôn đốc thực hiện;

chủ trì việc đón, tiếp và tiễn các đoàn khách trong nƣớc và nƣớc ngoài đến

làm việc tại cơ quan Bộ. Chuẩn bị công tác hậu cần cho các đoàn công tác của

lãnh đạo Bộ và đón, tiễn cán bộ lãnh đạo của Bộ đi công tác theo quy định.

- Thực hiện công tác tài vụ với vai trò đơn vị dự toán cấp II và III; quản

lý, sử dụng và hƣớng dẫn sử dụng các nguồn kinh phí của cơ quan Bộ.

- Tổ chức thực hiện quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, phƣơng

tiện, trang thiết bị làm việc của cơ quan Bộ; bảo đảm các điều kiện, phƣơng

tiện làm việc, đi lại và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức

và ngƣời lao động trong cơ quan; quản lý công tác xây dựng cơ bản và sửa

chữa trụ sở cơ quan Bộ.

- Thực hiện việc kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực

hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính

thuộc thẩm quyền của Bộ.

- Theo dõi, quản lý tài chính các dự án ODA của các đơn vị thuộc Bộ.

- Phụ trách công tác quân sự và tự vệ cơ quan; quản lý lực lƣợng bảo

vệ, phòng cháy, chữa cháy; đảm bảo an ninh, trật tự, duy trì nội quy, kỷ luật

lao động trong Bộ.

- Phối hợp với Đảng ủy, Công đoàn, Ban đời sống cơ quan và các đơn

vị để chăm lo và cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công nhân

viên chức toàn cơ quan.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Bộ trƣởng. [3] [4]

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tư được bố trí tổ chức gồm: Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn

phòng. Cơ cấu tổ chức có các đơn vị chức năng sau:

1. Phòng Thƣ ký;

2. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính - Tổng hợp;

3. Phòng Kế hoạch - Tài chính;

4. Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ;

5. Phòng Tài vụ;

6. Phòng Quản trị;

7. Phòng Bảo vệ - Lễ tân;

8. Văn phòng phía Nam (có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh, có con

dấu và tài khoản riêng.[4]

Quản lý công tác lƣu trữ thuộc nhiệm vụ của Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ.

Hiện nay, Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch đầu tƣ có

nhiệm vụ quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Đối

với công tác lƣu trữ, lãnh đạo Phòng tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng Bộ

quản lý công tác lƣu trữ và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:

- Lập kế hoạch và tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu vào

Lƣu trữ Bộ.

- Quản lý hồ sơ tài liệu lƣu trữ hiện hành của cơ quan Bộ. Thực hiện

các nghiệp vụ phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, sắp xếp

hồ sơ, tài liệu; xây dựng mục lục hồ sơ và các công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu

của các đơn vị nộp hồ sơ về Lƣu trữ Bộ theo quy định.

- Tổ chức lƣu trữ tập lƣu công văn phát hành đi của cơ quan Bộ, Văn

phòng Bộ.

- Tổ chức cập nhật, quản lý tài liệu, hồ sơ lƣu trữ trên Hệ thống lƣu trữ

điện tử. Hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân liên quan trong việc lập hồ sơ, tài liệu

điện tử, khai thác thông tin trên Hệ thống lƣu trữ điện tử.

- Thực hiện chế độ báo cáo và báo cáo thống kê cơ sở, báo cáo định kỳ,

đột xuất, sơ kết, tổng kết về công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ thuộc phạm vi

quản lý của Bộ.

- Bảo đảm an toàn kho tài liệu lƣu trữ, thực hiện các nghiệp vụ bảo

quản tài liệu, có biện pháp phòng, chống cháy, mối mọt và các tác nhân có hại

cho hồ sơ, tài liệu.

- Làm thủ tục sao, chứng thực các văn bản của Bộ ban hành.

- Tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ phục vụ yêu cầu công

tác chuyên môn của cơ quan và của các cá nhân, tổ chức bên ngoài theo đúng

quy định của pháp luật về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.

- Rà soát, giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào Trung tâm

Lƣu trữ Quốc gia theo quy định của Nhà nƣớc.

- Rà soát, lên danh mục hồ sơ tài liệu đề nghị hủy, thực hiện các thủ tục

tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đến hạn hủy theo quy định.

- Thu thập, phân loại, thống kê hồ sơ, tài liệu mật của cơ quan Bộ; thực

hiện chế độ sao chụp, chuyển giao, bảo mật tài liệu theo đúng quy định của

pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.

Bên cạnh đó, Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ còn thực hiện các nhiệm vụ

khác liên quan đến công tác lƣu trữ nhƣ:

- Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng, trình Bộ trƣởng ban hành các

chế độ, quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ; phổ biến, hƣớng dẫn và kiểm

tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định của pháp luật và của Bộ về công tác

văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan Bộ.

- Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho công

chức, viên chức của Bộ, nghiên cửu ứng dụng khoa học, công nghệ và sáng

kiến vào công tác văn thƣ, lƣu trữ; đầu mối tổng hợp thông tin liên quan đến

công tác thi đua, khen thƣởng thuộc lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ.

- Tổ chức kiểm tra định kỳ tài liệu Mật, Tuyệt mật, Tối mật và công

văn đã chuyển đến các Cục, Vụ, Viện. [3]

2.1.3. Khái quát về tài liệu lưu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Đối tƣợng của công tác lƣu trữ chính là tài liệu lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ

của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đƣợc bảo quản trong Kho Lƣu trữ và đƣợc quản

lý bởi Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Khái quát về thành phần, nội dung,

khối lƣợng và đặc điểm tài liệu lƣu trữ trong Kho Lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ nhƣ sau:

* Thành phần tài liệu lưu trữ:

Hiện nay, tài liệu đang đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ của cơ quan Bộ

có thành phần đa dạng và phong phú. Qua khảo sát thực tế trong Kho lƣu trữ

của Bộ hiện đang bảo quản tài liệu của hai phông, gồm Phông Bộ Kế hoạch

và Đầu tƣ và Phông Cục Đầu tƣ nƣớc ngoài.

- Các tài liệu thuộc Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ có thời gian từ năm

1995 trở lại đây, bởi ngày 01/11/1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số

75/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ

Kế hoạch và Đầu tƣ trên cơ sở hợp nhất Ủy ban Kế hoạch Nhà nƣớc và Ủy

ban Nhà nƣớc về Hợp tác và Đầu tƣ nên toàn bộ tài liệu của Phông Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ bắt đầu đƣợc hình thành từ năm 1995. Phông này là phông

tài liệu chính của lƣu trữ cơ quan Bộ, chiếm tỷ lệ chủ yếu trong thành phần hồ

sơ, tài liệu hiện có trong Kho lƣu trữ. Trong phông này, tài liệu chủ yếu gồm

2 nhóm chính đó là các tập lƣu công văn đi của Bộ do bộ phận văn thƣ nộp về

và hồ sơ công việc của các đơn vị trực thuộc Bộ.

- Thành phần tài liệu thuộc Phông Cục Đầu tƣ nƣớc ngoài có thời gian

từ năm 1988 trở lại đây. Phông tài liệu này có số lƣợng hồ sơ ít hơn, phản ánh

hoạt động đầu tƣ nƣớc ngoài và đầu tƣ ra nƣớc ngoài, đó là các nhiệm vụ: chủ

trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, thanh tra

việc thực hiện các quy định về đầu tƣ nƣớc ngoài và đầu tƣ ra nƣớc ngoài;

kiến nghị và xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tƣ; chủ trì hoặc

phối hợp với các đơn vị liên quan về việc hƣớng dẫn thực hiện thủ tục đầu tƣ,

quy định thống nhất chế độ báo cáo thống kê về đầu tƣ nƣớc ngoài và đầu tƣ

ra nƣớc ngoài… Phông Cục Đầu tƣ nƣớc ngoài là khối tài liệu lƣu trữ đặc biệt

có ý nghĩa, có giá trị về nhiều mặt nhƣ giá trị về mặt lịch sử, giá trị ý nghĩa

trong quản lý nhà nƣớc, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu về lĩnh vực đầu tƣ,

phát triển kinh tế - xã hội, thanh tra kiểm tra…

* Nội dung tài liệu lưu trữ:

Phông lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ là phông hiện hành (phông mở)

của cơ quan Bộ, là phông lƣu trữ chính tại lƣu trữ cơ quan Bộ, hàng năm bộ

phận lƣu trữ vẫn thƣờng xuyên thu thập, bổ sung tài liệu của các đơn vị thuộc

nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. Các tài liệu trong phông có nội dung phản

ánh chức năng, nhiệm vụ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, tài liệu đƣợc sản

sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ có số lƣợng rất lớn, đa dạng

về loại hình, phong phú về nội dung, phản ánh và chứa đựng nhiều thông tin

khác nhau nhƣ: các hồ sơ phản ánh tình hình kinh tế - xã hội quốc gia, các địa

phƣơng, hồ sơ thẩm tra các dự án đầu tƣ trong nƣớc, hồ sơ thẩm định nguồn

vốn các ngành nông, lâm, công nghiệp, thủy sản, các hồ sơ cán bộ, hồ sơ soạn

thảo, góp ý các văn bản quy phạm pháp luật trong các lĩnh vực Bộ phụ trách,

hồ sơ về chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội các giai

đoạn, kế hoạch đầu tƣ công của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế;

đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản

lý nhà nƣớc các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý

nhà nƣớc của Bộ theo quy định của pháp luật…

Nội dung tài liệu của phông Cục Đầu tƣ nƣớc ngoài chủ yếu phản ánh

thông tin về các hoạt động đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt Nam và đầu tƣ của

Việt Nam ra nƣớc ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức

(ODA), vốn vay ƣu đãi và viện trợ phi chính phủ nƣớc ngoài…Đây là tài liệu

có nội dung phản ánh nhiệm vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ chủ trì hoặc phối

hợp với các đơn vị, tổ chức có liên quan theo dõi, kiểm tra, thanh tra, giám sát

việc thực hiện các quy định về đầu tƣ nƣớc ngoài và đầu tƣ ra nƣớc ngoài;

kiến nghị và xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tƣ; chủ trì hoặc

phối hợp với các đơn vị liên quan hƣớng dẫn thực hiện thủ tục về đầu tƣ, quy

định thống nhất chế độ báo cáo thống kê về đầu tƣ nƣớc ngoài và đầu tƣ ra

nƣớc ngoài… Đây là khối tài liệu lƣu trữ vô cùng ý nghĩa, có giá trị về nhiều

mặt phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nƣớc, nghiên cứu khoa học, nghiên

cứu về lĩnh vực đầu tƣ, phát triển kinh tế - xã hội, thanh tra kiểm tra…

* Khối lượng tài liệu lưu trữ:

Qua khảo sát thực tế tài liệu của 02 Phông trong Kho lƣu trữ, Văn

phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cho thấy hiện Kho Lƣu trữ đang bảo quản khối

lƣợng hồ sơ, tài liệu của hai phông, cụ thể:

- Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ gồm có tài liệu của 17 đơn vị trực

thuộc Bộ, với 9735 hồ sơ công việc của các đơn vị đƣợc bảo quản trong 2145

hộp đựng tài liệu tƣơng đƣơng với 268 mét hồ sơ tài liệu. [51]

- Phông Cục Đầu tƣ nƣớc ngoài gồm có 1152 hồ sơ đƣợc bảo quản

trong 855 hộp đựng tài liệu tƣơng đƣơng với 106 mét hồ sơ tài liệu. [51]

Tổng số hồ sơ của 02 phông hiện đang đƣợc bảo quản trong Kho lƣu

trữ là 10887 hồ sơ đƣợc đựng trong 3000 hộp tƣơng đƣơng với 374 mét giá

hồ sơ, tài liệu. Đây là một khối lƣợng hồ sơ tài liệu khá lớn đang đƣợc bảo

quản tại lƣu trữ hiện hành của Bộ với nội dung phong phú, có giá trị sử dụng

lớn. [51]

Ngoài số lƣợng hồ sơ lƣu trữ nêu trên, bộ phận lƣu trữ đang bảo quản

một khối lƣợng là các tập lƣu công văn đi của cơ quan Bộ từ năm 1995 đến

nay, bao gồm các thành phần chủ yếu là công văn đi của Bộ, công văn đi văn

phòng, công văn mật, giấy phép đầu tƣ, sổ sách các loại do văn thƣ Bộ chuyển

về khoảng 391 mét giá hồ sơ tài liệu. Đây là khối tài liệu có số lƣợng ngƣời

khai thác, sử dụng nhiều, chiếm đa số trong tổng số lƣợt khai thác, sử dụng tại

Lƣu trữ Bộ. [51]

* Đặc điểm tài liệu lưu trữ:

Các tài liệu lƣu trữ đang đƣợc bảo quản tại Kho Lƣu trữ, Văn phòng

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ là các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động,

giải quyết công việc chuyên môn của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Cục Đầu tƣ

nƣớc ngoài. Tài liệu có một số đặc điểm, cụ thể nhƣ:

Một là, về thời gian hình thành tài liệu: Trải qua quá trình chia tách, sáp

nhập, đổi tên nhiều lần, đến năm 1995 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đƣợc thành lập

tuy nhiên số tài liệu lƣu trữ hiện đang đƣợc bảo quản tại bộ phận lƣu trữ Bộ

Kế hoạch và Đầu tƣ lại có thời gian từ năm 1988 đến nay. (các tài liệu này

thuộc phông Cục Đầu tƣ nƣớc ngoài hiện vẫn đang bảo quản tại bộ phận lƣu

trữ Bộ).

Hai là, đặc điểm về tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu của cơ quan Bộ

Kế hoạch và Đầu tƣ hiện đang đƣợc bảo quản tại Lƣu trữ Bộ có thời gian khá dài

(từ năm 1988). Tài liệu đa số là tài liệu văn bản hành chính, bên cạnh đó cũng có

một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật, hồ sơ, bản vẽ trên những khổ giấy lớn. Trong

số tài liệu hành chính có nhiều tài liệu cũ, bị mờ chữ khó đọc do tài liệu đƣợc

chế bản chủ yếu bởi kỹ thuật đánh máy chữ với chất liệu giấy và mực in có độ

bền không cao. Từ năm 2000 đến nay, tài liệu tốt hơn, còn nguyên vẹn do tài liệu

đƣợc chế bản bởi kỹ thuật máy vi tính trên chất liệu giấy in và mực in tốt.

Ba là, đặc điểm về ngôn ngữ trình bày trong văn bản: Qua khảo sát

chúng tôi nhận thấy ngôn ngữ chính đƣợc trình bày trong các văn bản, tài liệu

hiện tại ở bộ phận lƣu trữ Bộ đƣợc trình bày dƣới dạng tiếng Việt. Ngoài ra

còn rất nhiều các ngôn ngữ nƣớc ngoài khác nhƣ tiếng Anh, tiếng Campuchia,

tiếng Đức…nhƣng chiếm thành phần chủ yếu trong tài liệu bằng tiếng nƣớc

ngoài vẫn là tiếng Anh.

Bốn là, đặc điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Tài liệu

hiện đang bảo quản tại bộ phận lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đa số là tài

liệu văn bản hành chính, các tài liệu hành chính hình thành trong giai đoạn từ

1988 cơ bản có các thành phần thể thức theo quy định của pháp luật. Song

bên cạnh đó, cũng nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu của các doanh nghiệp, công

ty gửi đến nên thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản này khá đa dạng,

phong phú, tùy theo từng công ty, doanh nghiệp khác nhau nên thể thức trình

bày các văn bản này cũng khác nhau.

2.2. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ

2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

Công chức có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác văn thƣ, lƣu

trữ ở các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí ngƣời làm

công tác lƣu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết, cần đƣợc sự quan tâm

trực tiếp sát sao của lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Bộ.

Với mô hình quản lý tập trung thống nhất trong việc tổ chức, quản lý

công tác lƣu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và các đơn vị trực thuộc Bộ, mỗi

đơn vị đều bố trí công chức văn thƣ cơ quan kiêm nhiệm công tác lƣu trữ để

quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình. Nhiệm vụ của công chức văn thƣ lƣu

trữ là hƣớng dẫn công chức trong đơn vị nghiệp vụ công tác lƣu trữ. Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ đã ban hành các quy định cụ thể về công tác văn thƣ, lƣu trữ

nên các đơn vị đều phải thực hiện công tác lƣu trữ tài liệu theo quy định.

Với sự quan tâm của lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng Bộ, hiện nay

công tác tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ đã có nhiều chuyển

biến tích cực:

Hiện nay, về tổ chức bộ máy thực hiện công tác lƣu trữ của Văn phòng

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nhƣ đã trình bày ở trên (mục 1.2.2.) có Phòng Văn

thƣ - Lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ, có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ

tham mƣu cho Bộ trƣởng quản lý công tác văn thƣ và lƣu trữ của Bộ.

Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ gồm 2 bộ phận là bộ phận văn thƣ và bộ phận

lƣu trữ. Tổng số có 18 biên chế, trong đó có 01 Trƣởng phòng phụ trách

chung, 02 phó trƣởng phòng phụ trách 02 bộ phận và 15 chuyên viên.

Bộ phận lƣu trữ có 06 công chức, trong đó trình độ đại học (05 ngƣời),

sau đại học (01 ngƣời). Về độ tuổi, ngạch, bậc, chuyên môn đƣợc đào tạo

đƣợc chi tiết trong bảng dƣới đây:

Bảng 1. Thông tin nhân lực thực hiện công tác lƣu trữ

tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ năm 2022

Nhân lực bộ phận lƣu trữ của Văn phòng Bộ

1. Tổng số biên chế làm công tác lƣu trữ Nam Nữ

Ngành Văn thƣ-lƣu trữ Chuyên ngành khác Ngành Văn thƣ – lƣu trữ Chuyên ngành khác Ngành Văn thƣ – lƣu trữ Chuyên ngành khác

2.Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Đại học - Sau Đại học - Cao đẳng, trung cấp 3. Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lƣu trữ - Ngạch 4. Độ tuổi

Chuyên viên cao cấp Chuyên viên chính Chuyên viên Kỹ thuật viên lƣu trữ Từ 51 đến 60 Từ 41 đến 50 Từ 31 đến 40 Từ 30 tuổi trở xuống Ngƣời 06 01 05 0 06 01 0 0 0 0 01 05 0 01 0 03 02

Đội ngũ công chức trong bộ phận lƣu trữ thuộc Phòng Văn thƣ – Lƣu

trữ, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ có 06 ngƣời (01 nam và 05 nữ); có 6/6

ngƣời (100%) trình độ đại học trở lên. Trong đó, số công chức đƣợc đào tạo

đúng chuyên ngành Văn thƣ – Lƣu trữ là 01/06 công chức có trình độ chuyên

môn sau đại học chuyên ngành Văn thƣ – Lƣu trữ. Những công chức có

chuyên môn ở các chuyên ngành khác là do tuyển dụng vào vị trí khác nhƣng

đƣợc luân chuyển về Văn phòng Bộ làm công tác lƣu trữ và đƣợc cử đi tham

gia các lớp bồi dƣỡng, tập huấn chuyên môn văn thƣ, lƣu trữ hằng năm.

Về ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp trong bộ phận

lƣu trữ thuộc phòng Văn thƣ – Lƣu trữ hiện nay hiện có: Chuyên viên chính

01 ngƣời; chuyên viên 05 ngƣời.

Về độ tuổi phân bổ tƣơng đối đều ở các nhóm khác nhau.

Hàng năm Văn phòng Bộ có cử các công chức tham gia các lớp tập

huấn, bồi dƣỡng để cập nhật văn bản mới, nâng cao trình độ, năng lực của đội

ngũ làm công tác lƣu trữ, đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ công tác lƣu trữ

trong Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

2.2.2. Phổ biến, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công

tác lưu trữ

* Về nhận thức của lãnh đạo

Về cơ bản công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ đang ngày càng đƣợc

nhìn nhận một cách đúng đắn và tích cực cả về vai trò và ý nghĩa của nó trong

thực tiễn. Chính điều này mà hoạt động điều hành, quản lý công tác lƣu trữ

ngày càng đƣợc chấn chỉnh, đi vào nề nếp, duy trì chặt chẽ và đi vào các hoạt

động nhịp nhàng, ăn khớp với nhau hƣớng đến tính chuyên môn hóa nghề

nghiệp ngày một nâng cao.

Ban lãnh đạo Văn phòng đã nhận thức đƣợc sâu sắc vai trò, ý nghĩa và

tầm quan trọng của công tác văn thƣ – lƣu trữ nói chung và công tác lƣu trữ

nói riêng, vì thế đã có sự quan tâm, chỉ đạo, quản lý điều hành trực tiếp về

mọi mặt, cùng với đó là việc quan tâm đầu tƣ, giúp đỡ để công tác lƣu trữ

đƣợc thực hiện ngày càng tốt hơn.

* Về phổ biến các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ

Hằng năm Văn phòng Bộ đã tổ chức công tác tuyên truyền, phổ biến

các quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ, nhất là Luật Lƣu trữ, Luật Bảo vệ

bí mật nhà nƣớc, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính

phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ; Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ; Quyết

định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt Đề

án “Lƣu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2020 - 2025”

đến các chuyên viên thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan Bộ và

của các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra Văn phòng Bộ con tham mƣu cho lãnh

đạo Bộ ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Sau khi

ban hành đều phổ biến tới mọi công chức trong phạm vi quản lý của Bộ bằng

hình thức gửi trực tiếp văn bản để các công chức kịp thời nắm bắt đƣợc các

quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

* Về xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ

Một trong những yếu tố làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện nguyên

tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lƣu trữ trong toàn quốc là hệ

thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lƣu trữ. Hiện nay, nhà nƣớc đã

xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tƣơng đối

đầy đủ về công tác lƣu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất đó chính là Luật Lƣu

trữ đƣợc Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày

01 tháng 07 năm 2013. Dƣới luật có nhiều văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật

và các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các cơ quan, tổ chức

thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân thủ

theo các quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định

cụ thể do cơ quan ban hành (Ví dụ: Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ….).

Hằng năm, phòng Văn thƣ – Lƣu trữ đã tham mƣu cho lãnh đạo Văn

phòng Bộ ban hành các văn bản để triển khai các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn

của Bộ và pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ phù hợp với điều kiện thực tế. Trên cơ

sở các quy định của pháp luật hiện hành về công tác lƣu trữ, Phòng Văn thƣ,

lƣu trữ giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ dự thảo các văn bản quản lý công tác văn

thƣ, lƣu trữ để lãnh đạo Văn phòng tham mƣu cho Bộ trƣởng ban hành các

văn bản hƣớng dẫn, thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, trong đó có công tác

lƣu trữ, chẳng hạn nhƣ:

Trong năm 2019, Văn phòng Bộ đã tham mƣu cho Bộ trƣởng đã ban

hành 02 quyết định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt

động của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lƣu

trữ. Đó là Quyết định số 1671/QĐ-BKHĐT ngày 31 tháng 10 năm 2019 của

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lƣu

trữ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ; Quyết định số 1259/QĐ-BKHĐT ngày

27/8/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về ban hành quy định thời hạn bảo

quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

Năm 2020, sau khi Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

ngày 05/3/2020 về Công tác văn thƣ, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày

03/4/2020 của Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lƣu trữ tài liệu điện tử

của các cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2020 - 2025" và một số văn bản về bảo

vệ bí mật nhà nƣớc của Chính phủ, Bộ Công an thì Văn phòng Bộ cũng đã kip

thời tham mƣu cho lãnh đạo Bộ ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ.

Ngoài ra, hằng năm Văn phòng Bộ cũng xây dựng và ban hành Danh

mục hồ sơ của Bộ, kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ. Trên cơ sở đó, các đơn

vị thuộc, trực thuộc Bộ cũng chủ động thực hiện lập hồ sơ, nộp lƣu hồ sơ vào

Lƣu trữ Bộ và thực hiện các nghiệp vụ công tác lƣu trữ tại cơ quan Bộ.

Các quy định, quy chế, các văn bản hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ của

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã cụ thể hóa các văn bản pháp luật về công tác lƣu

trữ của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền để phù hợp với tình hình, đặc điểm

của cơ quan Bộ cũng nhƣ tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ nhằm tạo hành lang pháp lý nội bộ trong quản lý công tác

lƣu trữ tại đây.

2.2.3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

2.2.3.1. Thu thập tài liệu lưu trữ

* Nguồn thu thập tài liệu

Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ là khâu nghiệp vụ đƣợc thực hiện đầu

tiên trong số các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Khâu thu thập tài liệu cần

đƣợc thực hiện đúng quy định và kế hoạch thì mới đảm bảo cho việc tiến

hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo một cách thuận lợi và có hiệu quả.

Nguồn tài liệu, hồ sơ vào Kho Lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ gồm:

- Nguồn tài liệu từ các cá nhân, lãnh đạo cơ quan Bộ: Bộ trƣởng, các

Thứ trƣởng.

- Nguồn tài liệu từ các đơn vị thuộc Bộ: Văn phòng Bộ; Thanh tra Bộ;

Vụ Thi đua, khen thƣởng và truyền thông; Vụ Tổ chức cán bộ; Vụ Pháp chế;

Vụ Quốc phòng an ninh; Vụ Quản lý quy hoạch; Vụ Khoa học, giáo dục, tài

nguyên và môi trƣờng; Vụ Lao động, văn hóa, xã hội; Vụ Kinh tế đối ngoại;

Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tƣ; Vụ Quản lý các khu kinh tế; Vụ Kết cấu

hạ tầng và đô thị; Vụ Kinh tế dịch vụ; Vụ Kinh tế nông nghiệp; Vụ Kinh tế

công nghiệp; Vụ Tài chính - Tiền tệ; Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ; Vụ

Tổng hợp kinh tế quốc dân.

- Nguồn tài liệu của các tổ chức: Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên,

Hội Cựu chiến binh…

- Nguồn tài liệu từ văn thƣ Bộ.

* Tình hình thu thập

Hàng năm, theo thời hạn quy định, Lƣu trữ Bộ và lƣu trữ các đơn vị

trực thuộc có nhiệm vụ tổ chức thu thập những hồ sơ đã đến hạn nộp lƣu (từ

việc lập kế hoạch thu thập, hƣớng dẫn các đơn vị cá nhân chuẩn bị tài liệu

giao nộp cho đến việc chuẩn bị kho tàng, các phƣơng tiện tiếp nhận và làm

các thủ tục tiếp nhận), cụ thể nhƣ sau: Văn phòng Bộ đã tiến hành thu đƣợc

72m giá tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ. Cụ thể: Vụ Kinh tế nông nghiệp 7m;

Vụ Thi đua - Khen thƣởng và Truyền thông 3m; Thanh tra Bộ 2m; Vụ Giám

sát và Thẩm định đầu tƣ 7m; Phòng Tài vụ - Văn phòng Bộ 35m; Tập công

văn phát hành đi 18m. [51]

2.2.3.2. Phân loại tài liệu

Qua quá trình khảo sát và tiếp cận thực tế đối với tài liệu của cơ quan

Bộ hiện đang đƣợc bảo quản tại Kho Lƣu trữ Bộ, chúng tôi nhận thấy phƣơng

án phân loại tài liệu của phông Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ hiện đang sử dụng là

phƣơng án “Cơ cấu tổ chức - Thời gian”. Cụ thể khi sử dụng phƣơng án này,

tài liệu đƣợc phân loại nhƣ sau:

Thứ nhất, toàn bộ tài liệu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư được chia thành

19 nhóm theo đặc trưng cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ, tài liệu của đơn vị

nào để riêng ra đơn vị đó. Đó là:

1. Tài liệu Văn phòng Bộ

2. Tài liệu Thanh tra Bộ

3 Tài liệu Vụ Thi đua, Khen thƣởng và Truyền thông

4. Tài liệu Vụ Tổ chức cán bộ

5. Tài liệu Vụ Pháp chế

6. Tài liệu Vụ Quốc phòng an ninh

7. Tài liệu Vụ Quản lý quy hoạch

8. Tài liệu Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trƣờng

9. Tài liệu Vụ Lao động, Văn hoá, Xã hội

10. Tài liệu Vụ Kinh tế đối ngoại

11. Tài liệu Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tƣ

12. Tài liệu Vụ Quản lý các khu kinh tế

13. Tài liệu Vụ Kết cấu hạ tầng và đô thị

14. Tài liệu Vụ Kinh tế dịch vụ

15. Tài liệu Vụ Kinh tế nông nghiệp

16. Tài liệu Vụ Kinh tế công nghiệp

17. Tài liệu Vụ Tài chính - Tiền tệ

18. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ

19. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân

Đối với những đơn vị còn lại thuộc Bộ là những đơn vị có tài khoản,

con dấu riêng thì mỗi đơn vị đƣợc lập thành một phông lƣu trữ riêng, tài liệu

của những đơn vị này không thuộc phông Lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

Thứ hai, trong mỗi nhóm này, tài liệu được chia ra thành các nhóm nhỏ

theo đặc trưng thời gian, cụ thể thời gian được tính ở đây là năm, tài liệu của

năm nào để riêng ra năm đó. Tài liệu năm nhỏ để trước, năm lớn hơn để sau.

Kết thúc bước phân loại này có các nhóm nhỏ như:

1. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân

1.1. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân năm 2018

1.2. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân năm 2019

1.3. Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân năm 2020

2. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ

2.1. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ năm 2018

2.2. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ năm 2019

2.3. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ năm 2020

3. Tài liệu Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tƣ

3.1. Tài liệu Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tƣ năm 2018

3.2. Tài liệu Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tƣ năm 2019

3.3. Tài liệu Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tƣ năm 2020

Đối với các đơn vị khác thuộc phông Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cũng

phân loại tài liệu tƣơng tự nhƣ vậy.

Thứ ba, trong mỗi nhóm nhỏ này, tài liệu lại tiếp tục được phân chia ra

thành các hồ sơ công việc cụ thể, hồ sơ nào đưa về hồ sơ đó. Kết thúc bước

phân loại này có các nhóm nhỏ nhất như sau:

1. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân

1.1. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân năm 2019

1.1.1. Hồ sơ Chỉ tiêu kế hoạch nhà nƣớc của các Bộ, ngành, trung ƣơng

năm 2019.

1.1.2. Hồ sơ Chỉ tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội của các Bộ, ngành, trung

ƣơng năm 2019.

1.2. Tài liệu Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân năm 2020

1.2.1. Hồ sơ Chỉ tiêu kế hoạch nhà nƣớc của các Bộ, ngành, trung ƣơng

năm 2020.

1.2.2. Hồ sơ Chỉ tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội của các Bộ, ngành, trung

ƣơng năm 2020.

1.3. Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân năm 2021

1.3.1. Hồ sơ Chỉ tiêu kế hoạch nhà nƣớc của các Bộ, ngành, trung ƣơng

năm 2021.

1.3.2. Hồ sơ Chỉ tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội của các Bộ, ngành, trung

ƣơng năm 2021.

2. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ

2.1. Tài liệu Vụ Kinh tế địa phƣơng và lãnh thổ năm 2019

2.1.1. Hồ sơ báo cáo kế hoạch phát triển kinh tế xã hội các tỉnh vùng

đồng bằng sông Hồng năm 2019

2.1.2. Hồ sơ báo cáo kế hoạch phát triển kinh tế xã hội các tỉnh vùng

đồng bằng sông Cửu Long năm 2019

Tƣơng tự nhƣ ba đơn vị mà tác giả khảo sát trong Kho Lƣu trữ, các đơn

vị khác cũng phân loại tƣơng tự theo phƣơng án trên. Đây là phƣơng án phân

loại chi tiết tài liệu của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ mà hiện đang bảo quản trong

Kho Lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

2.2.3.3. Các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ

* Xác định giá trị tài liệu

Theo Điều 2 Luật Lƣu trữ năm 2011: “Xác định giá trị tài liệu là việc

đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo

quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu

trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”.

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp,

tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng

loại tài liệu. Xác định giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung

tài liệu vào các lƣu trữ. Trên cơ sở tài liệu đƣợc đánh giá một cách khoa học

thì sẽ lựa chọn đƣợc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lƣu

trữ, do đó góp phần tối ƣu hoá thành phần của Phông lƣu trữ cơ quan.

Xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức quan

trọng thuộc nội dung của nghiệp vụ lƣu trữ bởi nghiệp vụ này mang tính quyết

định rất lớn đối với số phận của các tài liệu. Thực tế tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

cho thấy đây là khâu nghiệp vụ đƣợc lãnh đạo Văn phòng Bộ quan tâm rất

nhiều và có những quy định rất chặt chẽ bởi khối lƣợng tài liệu sản sinh hàng

năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣu là rất lớn trong khi đó diện tích kho lại hạn

hẹp; có lựa chọn đƣợc chính xác, khoa học những tài liệu thực sự có giá trị vào

lƣu trữ hiện hành thì mới đảm bảo có đủ mặt bằng bảo quản an toàn khối tài

liệu đó; phục vụ hiệu quả mọi nhu cầu khai thác, sử dụng của Bộ.

Để xác định giá trị tài liệu đƣợc chính xác, khách quan và có hiệu quả,

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Thành

phần hội đồng bao gồm: Thứ trƣởng phụ trách công tác quản trị văn phòng cơ

quan Bộ - Chủ tịch Hội đồng; Chánh Văn phòng Bộ - Phó chủ tịch Hội đồng;

Trƣởng phòng Văn thƣ – Lƣu trữ - Ủy viên; Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài

liệu đƣa ra xác định giá trị tài liệu - Ủy viên; Đại diện lãnh đạo một số đơn vị -

Ủy viên; Phó trƣởng phòng Văn thƣ – Lƣu trữ - Ủy viên, thƣ ký Hội đồng.

* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có vai trò quan trọng với công tác văn thƣ - lƣu

trữ của mỗi cơ quan, đơn vị. Vì sau khi đƣợc tiến hành chỉnh lý thì tài liệu lƣu

trữ trong nhiều năm của các cơ quan, đơn vị mới đƣợc phân loại, sắp xếp một

cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho công tác nghiên

cứu của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả.

Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ của các cơ quan, đơn vị là một yêu cầu hết sức

cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lƣu trƣ các cơ quan, đơn vị còn tồn

động tích đóng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không đƣợc chỉnh

lý sắp xếp, phân loại khoa học không đƣợc lập thành hồ sơ nên không thể đƣa

ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Nhận thức

đƣợc vấn đề đó, năm 2021 Lƣu trữ Bộ đã tiến hành chỉnh lý hoàn thiện 1026

hồ sơ, tài liệu (tƣơng đƣơng 19m giá) của các đơn vị nộp về, trong đó có 81

hồ sơ, tài liệu chỉ các mức độ mật; Sắp xếp, rà soát, đóng lƣu 18m giá tập lƣu

công văn phát hành đi của cơ quan Bộ (từ tháng 10/2020 đến tháng 08/2021),

trong đó có 2m giá tài liệu mật; Tiến hành rà soát, phân loại tài liệu bó gói của

một số đơn vị còn tồn đọng trong kho lƣu trữ.[51]

* Công tác phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu

Từ 2015 đến nay, tài liệu lƣu trữ đƣợc phục vụ cho các đối tƣợng khai

thác, sử dụng tài liệu:

- Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao;

- Công chức, viên chức ngoài Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đƣợc Thủ trƣởng

cơ quan phê duyệt, cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao;

- Các cá nhân trong và ngoài nƣớc sử dụng tài liệu lƣu trữ với mục đích

chính đáng và đƣợc Thủ trƣởng cơ quan cho phép sử dụng.

Nhƣ vậy, theo quy định, đối tƣợng khai thác, sử dụng tài liệu của Bộ

Kế hoạch và Đầu tƣ là tƣơng đối rộng, mọi cán bộ, công chức, viên chức

trong, ngoài cơ quan Bộ cũng nhƣ mọi cá nhân trong và ngoài nƣớc khi có

nhu cầu chính đáng và đƣợc sự cho phép của Thủ trƣởng cơ quan thì đều

đƣợc tiếp cận tài liệu và đƣợc phục vụ.

Trong những năm qua, Lƣu trữ cơ quan Bộ đã có nhiều cố gắng trong

việc tập trung quản lý thống nhất và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ

để phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của Bộ và các đơn vị trực thuộc

nhằm phục vụ nhiệm vụ chung của Bộ, công tác nghiên cứu khoa học và phục

vụ nhu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công việc.

Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở Lƣu trữ cơ quan Bộ đƣợc

coi là nhiệm vụ quan trọng. Số lƣợng lƣợt ngƣời đến khai thác, sử dụng tài

liệu và số lƣợng tài liệu lƣu trữ đƣa ra phục vụ khai thác đều tăng lên đáng kể.

Trong năm 2021, Lƣu trữ cơ quan Bộ đã phục vụ 97 lƣợt sao y với 362 bản

sao, 5.083 trang tài liệu đƣợc sao; Phục vụ sao chụp 59 lƣợt với 90 bản sao,

2.797 trang tài liệu; Phục vụ 10 lƣợt khai thác tại liệu tại chỗ; Phục vụ 82 lƣợt

sao y bản chính văn bản chỉ các mức độ mật với 217 bản sao và 2.890 trang tài

liệu đƣợc sao. [51]

* Công tác tiêu hủy tài liệu

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị là nội dung quan trọng, cần thiết phải thực

hiện trong công tác lƣu trữ để loại bỏ những tài liệu hết giá trị nhằm giải

phóng diện tích kho lƣu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu khác

còn giá trị, cùng với đó là việc sắp xếp tổ chức lại kho lƣu trữ một cách khoa

học để phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả đồng thời tiết kiệm kinh

phí bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ.

Trong năm 2021, Văn phòng Bộ đã tiến hành thủ tục tiêu hủy 906 hồ sơ

tài liệu hết giá trị của Phòng Tài vụ, Văn phòng Bộ, Phông Lƣu trữ Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ giai đoạn 1999 - 2006 theo Quyết định số 237/QĐ-BKHĐT

ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. [51]

*Công tác bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu lƣu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học,

kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lƣu trữ. Để bảo quản tài liệu lƣu

trữ đƣợc tốt cần thực hiện các quy trình nhƣ: Xây dựng, cải tạo và nâng cấp

kho lƣu trữ; trang thiết bị kỹ thuật đƣợc trang bị đầy đủ và thƣờng xuyên

đƣợc bảo trì, bảo dƣỡng, thay thế mới; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lƣu

trữ; chỉnh lý tài liệu lƣu trữ.

Tại Văn phòng Bộ, công tác bảo quản tài liệu đƣợc coi là một trong

những nhiệm vụ trọng tâm. Đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Bộ và Văn phòng,

cơ quan đã bƣớc đầu bố trí đƣợc kho lƣu trữ tổng diện tích 170m2 để bố trí

bảo quản tài liệu. Những tài liệu đã đƣợc chỉnh lý đƣợc sắp xếp gọn gàng

trong các cặp, hộp, bìa hồ sơ và đƣợc sắp xếp gọn gàng trên các giá, kệ.

Những tài liệu chƣa đƣợc chỉnh lý đƣợc sắp xếp lên giá kệ riêng để lên kế

hoạch chỉnh lý tài liệu. Cùng với đó cơ quan cũng đã có những biện pháp cơ

bản để bảo quản tài liệu nhƣ: khử trùng, làm vệ sinh kho để tránh côn trùng;

chống chuột, gián xâm nhập kho bằng cách dùng bẫy, dùng bả sinh học, hóa

học; chống ẩm mốc bằng cách luôn giữ để kho lƣu trữ luôn sạch sẽ, thƣờng

xuyên lau chùi các trang thiết bị.

* Công tác giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử

Trƣớc hết, cần phải khẳng định tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu

tƣ là tài liệu lƣu trữ quốc gia và thuộc thành phần Phông lƣu trữ Quốc gia

Việt Nam. Điều 2 Luật Lƣu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành

ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã nêu rất rõ:” Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam

là toàn bộ tài liệu lƣu trữ của nƣớc Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian

hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật

mang tin.

Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam gồm các phông lƣu trữ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân.... Cơ quan nhà nƣớc là bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà

nƣớc, là tổ chức mang quyền lực Nhà nƣớc đƣợc thành lập và có thẩm quyền

theo quy định của Pháp luật nhằm thực hiện nhiệm vụ và chức năng của Nhà

nƣớc. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ là một cơ quan do Chính phủ thực hiện chức

năng quản lý nhà nƣớc về kế hoạch, đầu tƣ phát triển và thống kê, bao gồm:

tham mƣu tổng hợp về chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch đầu tƣ công của quốc

gia, cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tƣ trong nƣớc, đầu tƣ của nƣớc

ngoài vào Việt Nam và đầu tƣ của Việt Nam ra nƣớc ngoài; khu kinh tế;

nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ƣu đãi và viện trợ phi

chính phủ nƣớc ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp

tác xã; thống kê; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực

thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy, toàn

bộ tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

đều thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử.

Với giá trị to lớn về nhiều mặt của tài liệu hình thành trong hoạt động

của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nhƣ đã phân tích ở phần trên thì đây là nguồn nộp

lƣu quan trọng vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia, nhằm phục vụ tốt cho mục

đích nghiên cứu và khai thác thông tin của xã hội.

2.2.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ là bộ

phận của công tác quản lý; đó là việc xem xét, điều chỉnh, đánh giá kết quả

thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ và một số đơn vị thành viên trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, giúp

nâng cao chất lƣợng công tác này một cách rõ rệt; nhằm đảm bảo thực hiện

đầy đủ các quy định của Nhà nƣớc cũng nhƣ quy định của Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ về lƣu trữ.

Đây đƣợc xem là một biện pháp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong

quá trình tổ chức, điều hành quản lý công tác lƣu trữ ở bất kỳ cơ quan, đơn vị

nào. Một mặt, kiểm tra là công cụ, phƣơng tiện giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ

phát hiện những sai sót trong công tác lƣu trữ để khắc phục, điều chỉnh kịp

thời. Mặt khác, dựa vào kết quả kiểm tra, Lƣu trữ cơ quan Bộ có thể đánh giá

một cách tổng quan công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ để từ đó kịp thời tham

mƣu những chủ trƣơng, phƣơng hƣớng nhiệm vụ cùng những giải pháp chỉ

đạo kịp thời, thích hợp đối với công tác này trong cơ quan.

Nội dung của công tác kiểm tra đánh giá trong thực hiện công tác lƣu

trữ bao gồm: kiểm tra thực hiện nhiệm vụ công tác của từng đơn vị trực

thuộc; đánh giá kết quả thực hiện; kiểm tra thái độ nghiêm túc trong thực hiện

các văn bản của Nhà nƣớc và của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về công tác văn thƣ

– lƣu trữ, quy chế văn thƣ – lƣu trữ; kiểm tra đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu

trữ trong toàn cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

Hàng năm Văn phòng Bộ thành lập các nhóm công tác nhằm kiểm tra

chéo lẫn nhau, đây là những điểm tích cực mới đƣợc Văn phòng Bộ vận dụng

để quản lý tốt hơn về nghiệp vụ, khách quan, đồng thời ràng buộc trách nhiệm

với công chức trong cơ quan.

Theo kế hoạch thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, trung bình mỗi năm

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ tổ chức ít nhất từ 02 (hai) đến 03 (ba)

cuộc kiểm tra. Trong năm 2021, Văn phòng Bộ đã tổ chức 02 (hai) đợt kiểm

tra tại phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, nội dung kiểm tra tập trung vào các công

việc nhƣ: công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ tại lƣu trữ

Bộ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thu thập tài liệu vào lƣu trữ lịch sử; bảo

quản, thống kê tài liệu lƣu trữ, hủy tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lƣu trữ.

Kết quả kiểm tra đã phát hiện một số vấn đề về công tác lƣu trữ nhƣ:

Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lƣu trữ của một số đơn vị chƣa bám

theo kế hoạch, chƣơng trình, một số đơn vị nộp chậm, nộp thiếu về cơ quan

lƣu trữ Bộ; công tác chỉnh lý vẫn còn tồn đọng nhiều tài liệu chƣa chỉnh lý,

việc xác định giá trị tài liệu chƣa căn cứ sát vào các văn bản quy phạm pháp

luật và văn bản của Bộ để làm cứ xác định giá trị của tài liệu; công tác bảo

quản tài liệu mặc dù đã đƣợc cải tiến về cơ sở vật chất song cũng chỉ đáp ứng

đƣợc phần nào so với yêu cầu thực tế….

2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

Thực hiện quy định của Luật Lƣu trữ năm 2011, Chỉ thị số 05/CT-TTg

ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng bảo vệ và

phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm

2017 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử, tại cơ quan Bộ Kế hoạch

và Đầu tƣ, lãnh đạo Bộ đã quan tâm, đầu tƣ kinh phí, diện tích kho lƣu trữ,

các trang thiết bị bảo quản và khai thác tài liệu. Trong Kho Lƣu trữ của Bộ,

tài liệu đƣợc sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có sơ đồ kho rõ ràng rất thuận tiện

cho việc cất và lấy tài liệu. Qua khảo sát thực tế cho thấy, tại Lƣu trữ Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ đang bảo quản 10911 hồ sơ của các đơn vị thuộc Bộ gửi về

đƣợc bảo quản trong 3001 hộp đựng tài liệu tƣơng đƣơng với khoảng 374 mét

giá tài liệu và khoảng 391 mét giá tài liệu công văn, sổ sách các loại đƣợc bảo

quản trong các kho lƣu trữ với diện tích khoảng 170 m vuông mặt sàn.

Trong mỗi kho bảo quản tài liệu này đều đƣợc lắp đặt các trang thiết bị

bảo quản và phƣơng tiện bảo quản tài liệu nhƣ giá, cặp đựng hồ sơ, tài liệu,

các loại máy nhƣ máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió. Đặc

biệt trong năm 2017, Kho lƣu trữ của Bộ đã đƣợc lắp đặt hệ thống báo cháy

và chữa cháy tự động, tuy hệ thống này vẫn chƣa đi vào hoạt động. Hàng

tháng, kho tài liệu đƣợc vệ sinh định kỳ, ngƣời làm lƣu trữ tiến hành hút bụi

cho tài liệu và quét dọn kho sạch sẽ, công tác phòng chống mối mọt và các

loại côn trùng gây hại cho tài liệu cũng đƣợc đặc biệt chú ý trong kho lƣu trữ

của cơ quan Bộ.

2.2.6. Ứng dựng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ

Thực hiện chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc trong việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động văn thƣ - lƣu trữ, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã xây

dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ, xây dựng đƣợc quy trình khai thác sử

dụng tài liệu lƣu trữ trên ứng dụng phần mềm Lotus Notes. Chánh văn phòng

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã ban hành quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10

tháng 10 năm 2007 của Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc ban

hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn

ISO TCVN 9001:2000 (Quyết định này đƣợc sửa đổi, bổ sung năm 2013 sau

khi có Luật Lƣu trữ ra đời), cùng với đó Bộ cũng sử dụng ứng dụng phần

mềm e Ofice – Văn phòng điện tử vào trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều

hành cơ quan. Phần mềm này gồm các chức năng cơ bản sau:

1. Quản lý, trình duyệt văn bản đến.

2. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi.

3. Quản lý hồ sơ công việc.

4. Quản trị hệ thống.

5. Khai thác thông tin.

6. Công cụ định nghĩa luồng công việc.

7. Hệ thống phân quyền.

8. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng.

9. Quản lý các thông báo chung.

10. Quản lý gửi nhận Email chia sẻ File.

11. Hệ thống đọc tin RSS.

Trong những năm qua, nhìn chung Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã cố gắng

ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ – lƣu trữ của cơ quan tuy

nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin chƣa thực sự hiệu quả, các thao tác

trên hệ thống điện tử chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác tài liệu của các cơ

quan, tổ chức cá nhân. Trang thông tin điện tử của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

đƣợc duy trì thƣờng xuyên, cùng với đó Bộ cũng tiếp tục chỉ đạo triển khai áp

dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2015

vào hoạt động của cơ quan Bộ.

Về chất lƣợng hoạt động của Trang thông tin điện tử Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ đƣợc thƣờng xuyên đăng tải bao gồm các thông tin về văn bản mới

cập nhật, các thông tin về ngành, lĩnh vực, thông tin hoạt động của Lãnh đạo,

hƣớng dẫn các thủ tục hành chính,….. Các cơ quan, tổ chức và ngƣời dân có

thể truy cập dễ dàng để tìm hiểu ngành Kế hoạch – Đầu tƣ thông qua website

của Bộ https://www.mpi.gov.vn/Pages/default.aspx

2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

2.3.1. Ưu điểm

Sau quá trình khảo sát công tác lƣu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cho

thấy công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ cơ bản có những kết quả nhất định.

Công tác lƣu trữ đƣợc quan tâm và thực hiện tƣơng đối nề nếp, cụ thể:

Thứ nhất, lãnh đạo Văn phòng Bộ bƣớc đầu đã nhận thức đúng về ý

nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ – lƣu trữ nói chung và

công tác lƣu trữ nói riêng, phần nào thấy đƣợc những mặt tồn tại, hạn chế

trong việc quản lý chƣa chặt chẽ trong công tác điều hành, chỉ đạo nên đã

không ngừng hoàn thiện, tích cực, chủ động hơn trong việc lãnh đạo, điều

hành của mình để công tác lƣu trữ đạt hiệu quả tốt nhất.

Thứ hai, về bố trí công chức thực hiện công tác lƣu trữ: Hiện tại Văn

phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ số lƣợng nhân sự làm công tác văn thƣ – lƣu trữ

là 18 ngƣời, riêng bộ phận lƣu trữ là 06 ngƣời, nhân sự làm công tác lƣu trữ đa

phần đáp ứng đƣợc nội dung công việc. Để nâng cao năng lực chuyên môn của

chuyên viên thực hiện công tác lƣu trữ, hàng năm lãnh đạo Văn phòng Bộ đã

cử các chuyên viên tham gia các khóa đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng nghiệp vụ

nhằm đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của công việc. Đồng thời thông qua

các khóa bồi dƣỡng, tập huấn sẽ giúp công chức chủ động trong công tác tham

mƣu, đề xuất thực hiện các nhiệm vụ mà họ đảm nhận.

Thứ ba, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã tham mƣu và giúp Bộ

trƣởng xây dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thƣ – lƣu trữ trong đó

quy định và hƣớng dẫn cụ thể về: công tác văn thƣ nhƣ công tác soạn thảo

văn bản, thể thức trình bày văn bản, quy trình ký và ban hành văn bản; công

tác lƣu trữ nhƣ quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ, thu thập, bổ sung tài liệu,

chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, thống kê, bảo

quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Ngoài ra Bộ còn ban hành

một số văn bản nhƣ: Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 17 tháng 12 năm 2013

của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc thi hành Luật Lƣu trữ trong cơ

quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Quyết định số 456/QĐ-BKHĐT ngày 12 tháng

5 năm 2004 của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc ban hành các quy

định thực hiện trong nội bộ cơ quan, trong đó có các quy định về công tác lƣu

trữ..... Nhìn chung, công tác này đã phần nào đi vào nền nếp, góp phần hoàn

thiện nhiệm vụ văn thƣ – lƣu trữ cơ quan Bộ.

Thứ tƣ, công tác lập hồ sơ đã đƣợc quan tâm, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO TCVN

9001:2001 vào công tác văn thƣ – lƣu trữ, nhờ đó các công chức làm công tác

lƣu trữ sau khi đã tổng hợp và lập hồ sơ điện tử để phục vụ cho công tác quản

lý văn bản và cung cấp thông tin cho lãnh đạo.

Thứ năm, công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu: Những năm qua công tác

thu thập, chỉnh lý tài liệu đã đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và Văn phòng Bộ

quan tâm, các tài liệu sau khi đã đƣợc giải quyết công việc tại các đơn vị đƣợc

lập hồ sơ và sau một năm số lƣợng tài liệu này đã đƣợc bàn giao cho các công

chức phòng Văn thƣ – Lƣu trữ để thực hiện lƣu trữ. Thực hiện đƣợc công tác

này đã chấm dứt tình trạng tài liệu xếp chồng lên nhau trong các phòng làm

việc gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác lƣu trữ và gây mất thẩm mỹ

trong phòng làm việc.

Thứ sáu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ: Tài liệu lƣu trữ

trong các kho lƣu trữ của cơ quan Bộ đƣợc sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có sơ

đồ rõ ràng rất thuận tiện cho việc lấy và cất tài liệu. Trong các kho bảo quản

tài liệu đƣợc lắp đặt các trang thiết bị bảo quản và phƣơng tiện bảo quản tài

liệu. Hàng tháng các kho tài liệu đƣợc vệ sinh định kỳ, các công chức lƣu trữ

thực hiện các công tác kiểm tra, dọn dẹp kho để giữ cho kho luôn sạch sẽ,

đảm bảo đƣợc công tác lƣu trữ tài liệu.

Thứ bảy, cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ: Lƣu trữ Bộ Kế hoạch

và Đầu tƣ hiện nay đang bảo quản khoảng 10911 hồ sơ của đơn vị thuộc Bộ

gửi về và đƣợc bảo quản trong khoảng hơn 3000 hộp đựng tài liệu. Khối

lƣợng tài liệu lƣu trữ tại cơ quan Bộ là rất lớn, diện tích sàn lƣu trữ khoảng

170m2. Trong các kho lƣu trữ đều đƣợc trang bị các thiết bị chuyên dụng cho

việc bảo quản tài liệu: cặp đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, máy điều hòa, máy

hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động.

Thứ tám, Khoa học kỹ thuật hiện nay đang trên đà phát triển đặc biệt là

công nghệ thông tin, công nghệ số. Nắm bắt kịp thời sự vận động phát triển

của xã hội Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã đầu tƣ xây dựng hệ thống quản lý chất

lƣợng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000, cùng với đó Bộ đã và đang sử

dụng đồng thời hai loại tra cứu hồ sơ, tài liệu là mục lục hồ sơ và lƣu trữ điện

tử. Khi áp dụng những tiên tiến của khoa học kỹ thuật vào công tác lƣu trữ

giúp cho các công chức lƣu trữ tra tìm đƣợc hồ sơ một cách nhanh chóng và

dễ dàng.

2.3.2. Nhược điểm

Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc trong hoạt động quản lý công tác lƣu

trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ còn có những hạn chế sau đây:

Thứ nhất, Về cơ bản, lãnh đạo đã nhận thức đƣợc vai trò và tầm quan

trọng của công tác lƣu trữ đối với hoạt động quản lý của Bộ Kế hoạch và Đầu

tƣ. Tuy nhiên, một số đơn vị, phòng ban còn thiếu sự quan tâm và chƣa thực

sự có nhận thức đúng đắn về công tác này. Chính vì vậy, tài liệu lƣu trữ của

các đơn vị chƣa đƣợc tổ chức, quản lý chặt chẽ và khoa học.

Thứ hai, công chức thực hiện công tác lƣu trữ tại cơ quan Bộ có nhiều

ngƣời chƣa đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành về văn thƣ – lƣu trữ. Công tác

tuyển dụng nhân sự cũng chƣa đƣợc Văn phòng Bộ tham mƣu cho lãnh đạo

Bộ xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng theo đúng quy định của Nhà nƣớc và

theo đúng chuyên môn về văn thƣ – lƣu trữ. Hơn nữa, sau khi công chức đƣợc

tuyển dụng vào phòng Văn thƣ – Lƣu trữ nếu chƣa đƣợc đào tạo về chuyên

ngành văn thƣ – lƣu trữ thì cần phải bố trí cho học các khóa bồi dƣỡng đào

tạo về chuyên môn để có thể đảm bảo nhiệm vụ, chính vì vậy năng lực của

các cán bộ làm công tác lƣu trữ còn hạn chế.

Thứ ba, công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công

tác lƣu trữ chƣa có những phƣơng thức đa dạng để giúp công chức trong cơ

quan nhận thức rõ, đầy đủ và toàn diện.

Thứ tư, công tác thanh tra, kiểm tra, tổng kết công tác lƣu trữ còn hình

thức, chƣa thực hiện thƣờng xuyên. Điều này chính là một trong những

nguyên nhân khiến công tác lƣu trữ cơ quan Bộ còn nhiều hạn chế. Phải

nghiêm túc thực hiện việc kiểm tra để kịp thời phát hiện những sai sót, sai

lệch trong quá trình thực hiện, có nhƣ thế mới tìm ra đƣợc những biện pháp

khắc phục để phù hợp với yêu cầu công việc.

Thứ năm, việc quản lý đánh giá, kiểm tra chất lƣợng đội ngũ công chức

thực hiện công tác lƣu trữ cũng còn những điểm thiếu sót, sơ sài, phiến diện,

còn cả nể trong khi đánh giá, giá xét. Việc tổ chức, sắp xếp công việc đôi khi

còn có sự chồng chéo, chƣa phù hợp, có ngƣời làm quá nhiều việc, có ngƣời

thời gian nhàn rỗi, ngồi chơi nhiều hơn làm việc. Chính vì vậy sẽ làm nảy

sinh những bất công, tiêu cực trong việc thực hiện công việc, làm giảm hiệu

quả hoạt động quản lý công tác lƣu trữ.

Thứ sáu, mặc dù cơ sở vật chất và kinh phí đầu tƣ cho công tác văn thƣ

– lƣu trữ nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng đã đƣợc lãnh đạo Bộ quan

tâm, tuy nhiên vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Kinh phí đầu tƣ cho

lƣu trữ còn ít, nhỏ giọt do vậy tình trạng tài liệu lƣu trữ bó gói trong kho vẫn

tồn tại, các tài liệu đã đƣợc lƣu trữ sau khi chỉnh lý vẫn không có giá đựng và

hộp đựng tài liệu để lƣu trữ.

Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ chƣa

đƣợc đồng bộ và chƣa đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn. Việc áp dụng các

hệ thống quản lý chỉ đáp ứng đƣợc việc quản lý hồ sơ, tài liệu đơn thuần mà

chƣa thể khai thác sử dụng tài liệu đƣợc rộng rãi và hiệu quả.

Thứ tám, một số bƣớc của nghiệp vụ lƣu trữ còn hạn chế nhƣ: Việc thu

thập, phân loại tài liệu chƣa bám sát các quy định về khung phân loại tài liệu,

bảng thời hạn bảo quản, ban hành Danh mục hồ sơ, chƣa kiên quyết trong

việc hƣớng dẫn chuyên viên lập hồ sơ và thu hồi hồ sơ về lƣu trữ; số lƣợng tài

liệu chƣa chỉnh lý trong kho lƣu trừ còn nhiều. Do đó chƣa tổ chức sắp xếp tài

liệu một cách khoa học các văn bản tài liệu, gây khó khăn cho việc tổ chức

khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ vào quá trình thực hiện các nghiệp vụ

khác của công tác lƣu trữ.

2.3.3. Nguyên nhân

Những tồn tại, hạn chế về quản lý công tác lƣu trữ có một số nguyên

nhân chính sau:

Một là, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn

ban hành còn chậm, chƣa đồng bộ, trong một số trƣờng hợp còn chƣa đáp ứng

đƣợc với yêu cầu thực tế. Đến năm 2011 Luật Lƣu trữ đƣợc Quốc hội ban

hành nhƣng đến năm 2013 Chính phủ mới ban hành Nghị định quy định chi

tiết thi hành Luật Lƣu trữ và tiếp sau đó mới có các Thông tƣ hƣớng dẫn về

công tác lƣu trữ nhƣ: Thông tƣ số 09 /2011/TT-BNV quy định về thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức; Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; Thông tƣ số 09/2013/TT-BNV

quy định về việc chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thƣ lƣu trữ và tài liệu

lƣu trữ; Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV dẫn xây dựng Quy chế công tác văn

thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông tƣ số 16/2014/TT-BNV hƣớng

dẫn giao, nhận tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử các cấp. Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ ban hành Chỉ thị 02/ CT-BKHĐT ngày 17 tháng 12 năm 2013 của Bộ

trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc thi hành Luật Lƣu trữ trong cơ quan

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ về công tác văn thƣ đƣợc ban hành thì ngày 16 tháng 8 năm 2021

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ mới ban hành Quyết định số 1188/QĐ-BKHĐT về

Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ; Quyết định số

1201/QĐ-BKHĐT ngày 23 tháng 8 năm 2021 về ban hành Danh mục hồ sơ

năm 2021 của cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Việc ban hành chậm trễ các

văn bản pháp luật và văn bản hƣớng dẫn làm cho công tác lƣu trữ chƣa thực

sự đáp ứng đƣợc yêu cầu thực tế của công việc.

Hai là, kinh phí đầu tƣ cho công tác lƣu trữ còn hạn chế. Bộ Kế hoạch

và Đầu tƣ chƣa đầu tƣ kinh phí đúng mức để đáp ứng nhu cầu của công tác

văn thƣ – lƣu trữ. Các kho bảo quản tài liệu còn chật hẹp, đƣợc tận dụng từ

các phòng làm việc bỏ trống, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác

văn thƣ – lƣu trữ chƣa đồng bộ, có những thiết bị đã quá thời hạn sử dụng, cũ,

hỏng phải bào trì thƣờng xuyên, liên tục; chế độ phụ cấp, bồi dƣỡng cho cán

bộ làm công tác lƣu trữ chƣa phù hợp.

Chính những nguyên nhân này đã gây khó khăn trong công tác lƣu trữ Văn

phòng Bộ. Vì vậy, cần khắc phục những hạn chế trên để hƣớng đến hoàn thiện

công tác văn thƣ – lƣu trữ đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ trong tình hình mới.

Tiểu kết Chƣơng 2

Thứ nhất, Chƣơng 2 giới thiệu khái quát về Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Văn

phòng Bộ về lịch sử hình thành và phát triển; đã mô tả đƣợc chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, biên chế của Bộ; chức năng, nhiệm vụ

của Văn phòng Bộ về công tác Văn thƣ – Lƣu trữ (Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ).

Thứ hai, khảo sát thực trạng hoạt động quản lý công tác Lƣu trữ tại Văn

phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, tập trung làm rõ tổ chức bộ máy và nhân sự

làm công tác Lƣu trữ; xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý

công tác lƣu trữ; công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phƣơng tiện phục vụ hoạt

động lƣu trữ; công tác lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê,

bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu, việc áp dụng ISO trong công tác quản lý

Văn thƣ – Lƣu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ; công tác kiểm tra, đánh giá,

tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác lƣu trữ.

Thứ ba, phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác lƣu trữ

của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

Thứ tƣ, đƣa ra ƣu điểm, hạn chế và các nguyên nhân khách quan, chủ

quan trong hoạt động quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ.

Những nội dung trên là căn cứ nhằm đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả hoạt động quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ mà tác giả sẽ trình bày ở Chƣơng 3.

Chƣơng 3.

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU

TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

3.1. Xu hướng phát triển của công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tƣ (còn đƣợc gọi là công nghiệp

4.0) là sự kết hợp của công nghệ trong các lĩnh vực: vật lý, công nghệ số và

sinh học, tạo ra những khả năng sản xuất hoàn toàn mới và có tác động sâu

sắc đến đời sống kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam.

Đảng và Nhà nƣớc cũng đã kịp thời ban hành nhiều chủ trƣơng, chính

sách, pháp luật nhằm thích ứng với bối cảnh mới, hƣớng tới xây dựng và phát

triển chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hƣớng tới chính phủ số,

nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng. Với

sự vận động của cả hệ thống chính trị, bộ máy nhà nƣớc thì công tác văn thƣ,

lƣu trữ nói chung cũng có sự thay đổi, điều chỉnh để phù hợp với hoạt động

quản lý nhà nƣớc.

Lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động chịu sự quản lý của Nhà nƣớc, ngành

Lƣu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản an toàn, tổ chức

khoa học và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ. Trong hoạt động quản lý nhà

nƣớc nói chung, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nói riêng có thể coi tài liệu lƣu trữ là

công cụ để phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ,

những chỉ đạo này liên quan rất nhiều tới ngƣời dân, doanh nghiệp trong và

ngoài nƣớc, kế hoạch và đầu tƣ công, đầu tƣ nƣớc ngoài bởi tài liệu lƣu trữ

chứa đựng trong nó khối lƣợng lớn các thông tin quá khứ, có giá trị về các

mặt của đời sống xã hội, thể hiện tính lịch sử và có độ tin cậy cao do nguồn

gốc hình thành và đặc trƣng pháp lý của tài liệu lƣu trữ.

Hiện nay, công tác lƣu trữ thực hiện chủ yếu là hình thức “lƣu trữ

truyền thống” (lƣu trữ tài liệu giấy), đang dần ứng dụng công nghệ thông tin

trong các hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ, tuy nhiên chƣa phổ biến rộng ở các

cấp, các ngành do các yếu tố nhƣ: điều kiện kinh tế, ngân sách nhà nƣớc, trình

độ của ngƣời làm lƣu trữ, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật,… Tài liệu lƣu trữ

trên giấy hiện nay vẫn chiếm khối lƣợng lớn trong các kho, trung tâm lƣu trữ

cho nên lƣu trữ truyền thống luôn là cốt lõi, nền tảng cơ bản và vẫn tồn tại

trong thời đại mới. Dù tƣơng lai khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ

thông tin đƣợc ứng dụng mạnh mẽ và rộng khắp thì cũng không thể loại bỏ

đƣợc hình thức tài liệu lƣu trữ truyền thống đã sản sinh qua các thời kỳ lịch

sử. Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, khi Quốc gia đang tiến hành quá trình

hội nhập khu vực và quốc tế, cùng với tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng

công nghiệp số (4.0), Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số

các hoạt động của mình nhằm đạt hiệu quả tối ƣu cho hoạt động quản lý nhà

nƣớc. Vì vậy, ngành Lƣu trữ cũng nhƣ các ngành khác, đang phải có những

thay đổi trong việc xây dựng và quản lý lƣu trữ số để biến những thách thức

thành cơ hội trong bối cảnh đổi mới và hội nhập nhƣ hiện nay.

Cách mạng 4.0 đang tác động và thúc đẩy xu hƣớng chuyển dịch của

ngành Lƣu trữ từ lƣu trữ tài liệu truyền thống sang lƣu trữ tài liệu điện tử, ứng

dụng công nghệ thông tin để số hóa tài liệu lƣu trữ truyền thống, tự động hóa

với các nội dung nhƣ: môi trƣờng thông tin số, tác động của Internet đến công

tác lƣu trữ, hay vai trò của Big Data và quản lý tài liệu điện tử trong lƣu trữ…

Với tính năng tiện ích của công nghệ và hệ thống phần mềm đƣợc xây dựng

phù hợp sẽ làm cho việc tổ chức quản lí tài liệu hiện đại hơn, truy xuất nhanh

hơn, khai thác tài liệu lƣu trữ điện tử hiệu quả cao, nhiều tiện ích; đẩy mạnh

việc công bố - khai thác phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ trên môi trƣờng mạng

để thông tin tài liệu lƣu trữ đến với công chúng, đến với xã hội nhanh, hiệu

quả hơn thông qua khả năng lan truyền nhanh, rộng của mạng xã hội và

truyền thông xã hội theo đúng quy định của pháp luật nói chung và pháp luật

về Lƣu trữ nói riêng.

Có thể thấy rằng, trong tƣơng lai, ngành Lƣu trữ sẽ đẩy mạnh một số

hƣớng mới về các nội dung: lƣu trữ tài liệu điện tử; lƣu trữ tài liệu chuyên

ngành, chuyên môn, đặc thù;....Cùng với các thay đổi về loại hình tài liệu, môi

trƣờng lƣu trữ tài liệu thì tƣ duy của nhà quản lý đối với tài liệu lƣu trữ,

nguồn nhân lực làm lƣu trữ, các nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử dụng tài

liệu lƣu trữ cần có sự thay đổi, đồng thời xác định thêm các rủi ro trong lƣu

trữ để có biện pháp bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lƣu trữ giai đoạn hội

nhập hiện nay.

Với xu hƣớng phát triển này, Nhà nƣớc cần hoàn thiện thể chế, cơ chế

chính sách pháp luật về lƣu trữ theo mô hình chuyến đổi số đáp ứng yêu cầu mở

rộng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Bên cạnh đó, cần số hóa những tài liệu

lƣu trữ truyền thống để bảo đảm tính đồng bộ trong quản lý và phục vụ sử dụng.

Để thực hiện đƣợc những nội dung trên, các cơ quan quản lý cần nghiên cứu

nguyên tắc, phƣơng pháp, cách thức tổ chức và quản lý tài liệu lƣu trữ; tổ chức

đào tạo, đào tạo lại, tập huấn cho những ngƣời làm lƣu trữ về kiến thức mới

trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 - chuyển đổi số trong lĩnh vực lƣu trữ.

Nhƣ vậy, có thể thấy xu hƣớng phát triển của ngành Lƣu trữ trong

tƣơng lai sẽ gắn với những yếu tố của thời đại khoa học và công nghệ, nhất là

những yếu tố mới của Cuộc cách mạng công nghiệp số 4.0 - đƣợc mệnh danh

là cuộc cách mạng số, hàm chứa sự thay đổi lớn lao, không chỉ biến đổi kinh

tế, mà cả văn hóa, xã hội một cách toàn diện. Xu hƣớng này sẽ giúp những

ngƣời làm lƣu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu một cách tự động,

thuận tiện và nhanh chóng, lợi ích mà nó đem lại là vô cùng lớn, dần dần xóa

bỏ cơ chế xin cho mà hƣớng tới mục đích phục vụ ngƣời sử dụng có nhu cầu

chính đáng.

3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

Trên cơ sở khảo sát thực trạng, phân tích, đánh giá hoạt động quản lý

công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ở Chƣơng 2, và xu

hƣớng phát triển của ngành Lƣu trữ nói chung trong giai đoạn hiện nay, tác

giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ

tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, cụ thể nhƣ sau:

3.2.1. Tăng cường sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với

hoạt động quản lý công tác lưu trữ

Sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lƣu trữ là nguyên nhân góp

phần đƣa đến sự thành công của công tác lƣu trữ. Để nâng cao hiệu quả hoạt

động quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cần có sự

chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng Bộ, lãnh đạo Phòng Văn thƣ, lƣu trữ.

- Văn phòng Bộ cần đề ra chủ trƣơng đúng đắn về đổi mới công tác lƣu

trữ theo hƣớng chủ động, trách nhiệm, liên kết phối hợp và công nghệ. Trên

cơ sở chủ trƣơng, lãnh đạo Văn phòng, phòng Văn thƣ, lƣu trữ triển khai tổ

chức thực hiện thông qua hệ thống các quy chế, quy định phù hợp với công

tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ có kế hoạch hành động tích cực đổi mới công

tác lƣu trữ. Đặc biệt là đối với phòng Văn thƣ, lƣu trữ, Văn phòng Bộ là đơn

vị chức năng đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức công tác lƣu trữ nói chung của Bộ,

tích cực kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự trực tiếp làm lƣu trữ, tổ chức

đào tạo, bồi dƣỡng và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho công chức ở các đơn vị để

thực hiện tốt công tác lập và nộp lƣu hồ sơ trong toàn hệ thống các đơn vị

thuộc Bộ

- Nâng cao nhận thức về vai trò của tài liệu lƣu trữ đối với hoạt động

quản lý nhà nƣớc của Bộ kế hoạch và Đầu tƣ, xác định trách nhiệm của công

chức trong tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu vì đó là nguồn tƣ liệu tài liệu đầu vào

cho hoạt động lƣu trữ. Nếu tài liệu không đƣợc quản lý, lập hồ sơ, giao nộp

cho lƣu trữ khi đến thời hạn thì lƣu trữ Bộ sẽ không có tài liệu để tổ chức hoạt

động nghiệp vụ, Bộ sẽ dẫn mất đi nguồn tài liệu có giá trị phản ánh quá trình

thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Bởi vậy, Văn phòng Bộ cần bằng

nhiều hình thức để công chức Bộ kế hoạch và Đầu tƣ từ ngƣời lãnh đạo, quản

lý đến công chức và những ngƣời trực tiếp thực hiện công tác lƣu trữ phải

hiểu rõ vị trí, vai trò và ý nghĩa của của công tác lƣu trữ để cùng nhau góp

phần thực hiện những chủ trƣơng của lãnh đạo đề ra.

- Đối với lãnh đạo Văn phòng Bộ: cần nhận thức đầy đủ về tầm quan

trọng của công tác lƣu trữ với nhiệm vụ nâng cao hiệu quả và hiệu lực của

quản lý hành chính. Cần triển khai kịp thời các chế độ, quy định của Nhà

nƣớc về công tác lƣu trữ, nhất là lƣu trữ tài liệu điện tử.

- Đối với Lãnh đạo phòng văn thƣ, lƣu trữ: cần đề xuất các chế tài xử lý

đối với các đơn vị, cá nhân không làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ

vào trong Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Bộ Kế

hoạch và Đầu tƣ. Hàng năm phải có hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các

quy định về công tác này.

- Đối với ngƣời làm lƣu trữ: phải nắm đƣợc các quy định của Nhà

nƣớc, của Ngành về công tác lƣu trữ, luôn cập nhật những văn bản quy phạm

pháp luật mới nhất để áp dụng trong công việc. Tham mƣu cho lãnh đạo

Phòng, Văn phòng ban hành các quy định có liên quan về công tác lƣu trữ của

Bộ theo quy định. Không ngừng trau dồi kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ,

cập nhật những văn bản mới nhất về công tác lƣu trữ để thực hiện tốt các khâu

nghiệp vụ.

- Đối với công chức chuyên môn: thấy đƣợc trách nhiệm, nghĩa vụ của

mình trong việc trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ về phần việc có

liên quan và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ theo đúng thời gian quy định.

- Văn phòng Bộ cần nghiên cứu, đƣa công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu lƣu trữ hàng năm vào tiêu chuẩn bình xét thi đua; tuyên dƣơng,

khen thƣởng những đơn vị và cá nhân làm tốt công tác này; đồng thời cũng

cần có biện pháp xử lý đối với các cá nhân, đơn vị không thực hiện hoặc thực

hiện chƣa đáp ứng yêu cầu, quy định.

- Lãnh đạo Văn phòng cần chỉ đạo thực hiện công tác kiểm tra công tác

lƣu trữ. Công tác kiểm tra là hoạt động quan trọng với mục đích phát hiện,

ngăn chặn và khắc phục những tồn tại, phát huy những yếu tố tích cực, từ đó

giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời, đầy đủ các thông tin để tìm phƣơng hƣớng và

biện pháp phát triển công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ.

Để đánh giá đúng thực trạng, tình hình công tác lƣu trữ, Văn phòng Bộ

cần thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ những mặt

làm đƣợc, những mặt chƣa đƣợc của các hoạt động nghiệp vụ. Hình thức

kiểm tra có thể thực hiện thông qua sổ sách và khảo sát hoạt động thực tế. Sau

khi kiểm tra cần tiến hành các phƣơng pháp phân tích về số lƣợng, chất lƣợng

các nội dung hoạt động. Trên cơ sở kiểm tra đƣa ra đánh giá, kết luận về

những điểm mạnh, cũng nhƣ những vấn đề còn tồn tại để có những phƣơng

hƣớng phù hợp.

- Lãnh đạo Văn phòng Bộ cần tiếp tục quan tâm, có chính sách, chế

độ đãi ngộ đối với ngƣời làm lƣu trữ, khuyến khích, động viên kịp thời đối

với những công chức có năng lực, nhiệt tình trong công tác lƣu trữ tạo điều

kiện thuận lợi để học đƣợc học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, đi tham

quan, học hỏi kinh nghiệm…. Bên cạnh đó cũng tạo môi trƣờng làm việc

tốt, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kho tàng đƣợc đầu tƣ đảm bảo phục vụ

cho công tác lƣu trữ.

3.2.2. Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác

lưu trữ

Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quản lý lƣu trữ tại Văn phòng Bộ

Kế hoạch và Đầu tƣ có ý nghĩa quan trọng để hiện thực hóa các mục tiêu của

công tác lƣu trữ. Đây có thể coi là các quy chuẩn, điều lệ mà công chức lƣu trữ

cần tuân thủ chấp hành, là cơ sở để đảm bảo ổn định công tác lƣu trữ tại Văn

phòng Bộ.

Các văn bản quản lý nội bộ sau khi ban hành đã qua một thời gian thực

hiện thì cần lấy ý kiến đóng góp của các công chức, đơn vị trong Bộ để sửa

đổi, bổ sung cho phù hợp. Ngoài việc chỉ đạo thực hiện các văn bản của cấp

trên, lãnh đạo Văn phòng Bộ cũng cần tham mƣu cho lãnh đạo Bộ Kế hoạch

và Đầu tƣ hoàn thiện các quy định, quy chế của Bộ và cũng có những hƣớng

dẫn thực hiện chi tiết công tác lƣu trữ dựa vào tình hình thực tế của Bộ trong

bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Theo kết quả nghiên cứu, các văn bản quy

định và hƣớng dẫn nghiệp vụ về lƣu trữ ở Văn phòng Bộ còn thiếu, chƣa

mang tính hệ thống là một trong những nguyên nhân dẫn đến công tác lƣu trữ

tại đây còn những hạn chế nhƣ đã làm rõ ở Chƣơng 2. Để khắc phục hạn chế

này, Văn phòng Bộ cần nghiên cứu xây dựng, ban hành các văn bản chuẩn

hóa hệ thống công cụ hƣớng dẫn nghiệp vụ và thể chế hóa những quy định

của pháp luật về hoạt động lƣu trữ, cụ thể:

- Ban hành Bản danh mục hồ sơ mới phù hợp với quy định của Nghị

định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ

để làm cơ sở hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Bộ.

Để xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ của Bộ đƣợc đầy đủ và chính xác, hàng

năm, công chức lƣu trữ căn cứ vào tình hình văn bản, tài liệu đã ban hành

trong các năm; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bộ và

kế hoạch công tác của năm tới để tiến hành dự kiến những hồ sơ cần lập của

từng đơn vị thuộc Bộ để xây dựng bản Danh mục hồ sơ cho năm sau. Thời

gian lập bản Danh mục hồ sơ phải đƣợc tiến hành vào tháng cuối năm trƣớc,

chậm nhất là những ngày đầu năm để thủ trƣởng các đơn vị xem xét, điều

chỉnh, bổ sung kịp thời trƣớc khi trình lãnh đạo Bộ phê duyệt. Xây dựng và

ban hành Bảng thời hạn bảo quản để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại

tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp vào kho lƣu trữ bảo quan theo

thời hạn thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài và dễ dàng loại tài

liệu ra tiêu hủy khi hết giá trị.

- Hƣớng dẫn nội dung, thành phần hồ sơ tài liệu cần nộp vào Kho lƣu

trữ Văn phòng Bộ;

- Xây dựng Bảng hƣớng dẫn phân loại tài liệu đối với những tài liệu

thuộc nguồn nộp lƣu vào Kho lƣu trữ Văn phòng Bộ;

- Hƣớng dẫn về việc chỉnh lý tài liệu;

- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu và hƣớng dẫn bảo quản tài liệu;

- Xây dựng mới Bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và Bản lịch sử

phông khi tiến hành thu nộp tài liệu để chuẩn bị cho hoạt động chỉnh lý. Văn

phòng Bộ tham gia cho lãnh đạo Bộ xây dựng và ban hành thời hạn bảo quản

tài liệu mẫu đối với các đơn vị trực thuộc Bộ.

- Tổ chức hƣớng dẫn cụ thể việc quản lý tài liệu điện tử bao gồm: Xác

định giá trị tài liệu lƣu trữ điện tử, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, thu thập

tài liệu điện tử, lập hồ sơ về việc nộp tài liệu lƣu trữ điện tử vào lƣu trữ cơ quan,

bảo quản tài liệu điện tử, sử dụng tài liệu điện tử, bảo quản an toàn và bảo bảo

mật tài liệu lƣu trữ điện tử, tiêu hủy tài liệu lƣu trữ điện tử hết giá trị.

- Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền các văn bản về công tác lƣu

trữ đến công chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ trong các đơn vị thuộc Bộ và

những công chức chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò

và tầm quan trọng của công tác lƣu trữ; mà trọng tâm là tổ chức quán triệt

Luật lƣu trữ; Nghị định của Chính phủ về công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ,

các văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật, Nghị định do các cơ quan Nhà nƣớc

ban hành.

3.2.3. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ chuyên trách

làm công tác lưu trữ

Công tác lƣu trữ là hoạt động mang tính khoa học, đòi hỏi ở đội ngũ

công chức làm lƣu trữ cần có năng lực, phẩm chất, đặc biệt là có trình độ

chuyên môn, kiến thức và biết vận dụng linh hoạt các quy định của pháp luật

vào thực tiễn các hoạt động lƣu trữ ở Văn phòng Bộ. Đồng thời đội ngũ những

ngƣời làm lƣu trữ cần có những kỹ năng thành thạo trong thực hiện các khâu

nghiệp vụ lƣu trữ.

Các nghiệp vụ thuộc công tác lƣu trữ phần lớn là các nghiệp vụ phức

tạp, đòi hỏi ngƣời thực hiện công tác lƣu trữ phải có trình độ chuyên môn, có

đầu óc tổ chức công việc khoa học, hợp lý. Thực tế, các công chức làm công

tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đều là những ngƣời đƣợc

đào tạo từ các chuyên ngành khác. Tại Văn phòng Bộ đã bố trí ngƣời chuyên

trách về lƣu trữ tuy nhiên số lƣợng vẫn còn mỏng chƣa đáp ứng hết các yêu

cầu của công tác lƣu trữ. Số lƣợng công việc về lƣu trữ tại Văn phòng Bộ là

rất lớn, ngƣời làm công tác lƣu trữ chƣa đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành nên

các công việc nhƣ: thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, khai thác sử dụng tài

liệu... chƣa thực sự đƣợc tốt. Với những hạn chế nêu trên thì không thể đảm

bảo đƣợc chất lƣợng công việc tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ. Bởi vậy lãnh

đạo Văn phòng Bộ cần quan tham mƣu lãnh đạo Bộ quan tâm hơn nữa trong

việc chỉ đạo các đơn vị kiện toàn tổ chức và bố trí đủ biên chế về văn thƣ -

lƣu trữ. Để thực hiện đƣợc nhiệm vụ trên lãnh đạo Văn phòng cần tham mƣu

cho lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ có giải pháp cụ thể đầu tƣ chủ yếu vào

đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ đảm bảo thực hiện có hiệu quả, chất

lƣợng, Văn phòng Bộ cần có những giải pháp cụ thể quan tâm tới đội ngũ làm

công tác lƣu trữ, cụ thể nhƣ sau:

Thứ nhất, Hàng năm, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nên có Kế

hoạch tập huấn, bồi dƣỡng công chức thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ, các

lớp tập huấn, bồi dƣỡng này cần đƣợc tổ chức tiến hành đều đặn và định kỳ

hơn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho công chức liên tục bổ

sung những kiến thức mới, tránh tình trạng tụt hậu kiến thức so với sự tiến bộ

và phát triển của xã hội, đặc biệt về trình độ tin học. Trong các đợt tập huấn,

cần mở rộng phạm vi, đối tƣợng học viên để những ngƣời làm việc liên quan

đến công tác công văn giấy tờ trong toàn cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và

đặc biệt là các đơn vị trực thuộc có điều kiện nâng cao hiểu biết và trình độ

chuyên môn về lƣu trữ.

Thứ hai, cần xây dựng khung định biên số lƣợng công chức làm lƣu trữ

thuộc phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, cùng với đó cần quy định cụ thể về trình độ

chuyên môn thực hiện các hoạt động lƣu trữ, bởi đây là một trong những yếu

tố quan trọng ảnh hƣớng rất lớn đến chất lƣợng công tác lƣu trữ ở cơ quan Bộ.

Văn phòng Bộ cần hoàn thiện hơn cả về số lƣợng và chất lƣợng công chức

chuyên trách làm lƣu trữ.

Thứ ba, cần có một chế độ tuyển dụng chặt chẽ, công khai đối với

những ngƣời dự tuyển vào vị trí lƣu trữ ở Văn phòng Bộ. Hàng năm, Văn

phòng Bộ cần chủ động tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về công tác lƣu

trữ cho tất cả công chức làm công tác lƣu trữ tại các đơn vị thuộc, trực thuộc

Bộ để họ đƣợc cập nhật những kiến thức, quy định mới của Nhà nƣớc vào

thực tiễn cơ quan.

Cử công chức làm công tác Văn thƣ - Lƣu trữ và công chức trực tiếp

quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ tham gia các Hội nghị lớn về công

tác Văn thƣ - lƣu trữ do Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức để có cơ hội

giao lƣu, học tập kinh nghiệm từ công tác lƣu trữ của các cơ quan khác.

3.2.4. Tổ chức thực hiện hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ lưu trữ

Chất lƣợng hoạt động nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công

tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Trong từng hoạt động

nghiệp vụ cần thực hiện các biện pháp sau đây:

Thứ nhất, lập hồ sơ

Lập hồ sơ là công việc đƣợc thực hiện ở cả giai đoạn văn thƣ và lƣu trữ.

Ở giai đoạn văn thƣ là thực hiện lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Mặc dù đây là nội dung của công tác văn thƣ nhƣng

đó là nghiệp vụ, là cầu nối giữa công tác văn thƣ với công tác lƣu trữ. Công

tác này làm tốt thì bộ phận lƣu trữ sẽ có nguồn tài liệu chất lƣợng để giữa gìn,

bảo quản và phát huy giá trị tài liệu. Cho nên, Văn phòng cần xác định rõ

trách nhiệm của từng công chức chuyên môn, lãnh đạo đơn vị, bộ phận và tổ

chức hƣớng dẫn thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, nhất là đối với công

chức chuyên môn.

Ở giai đoạn lƣu trữ, việc lập hồ sơ lƣu trữ đƣợc thực hiện nhằm chuẩn

hóa các hồ sơ công việc đã giải quyết xong và đƣa vào lƣu trữ theo thời hạn

quy định, nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng ở dạng bó, gói tại các

đơn vị, sau đó có thống kê và xác định thời hạn bảo quản theo quy định.

Thứ hai, thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Muốn làm đƣợc điều này cho tốt thì cần xây dựng kế hoạch thu thập tài

liệu lƣu trữ hàng năm. Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, sự cần

thiết của việc giao nộp tài liệu vào lƣu trữ, xác định đƣợc thành phần tài liệu

cần giao nộp, các đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ Bộ; xác định

đƣợc thời gian, địa điểm tiến hành giao nộp; xác định đƣợc ngƣời phụ trách

chính và ngƣời phối hợp trong việc giao nộp tài liệu; xác định đƣợc trách

nhiệm của từng công chức trong việc thu thập tài liệu vào lƣu trữ Bộ.

Luôn ý thức đƣợc vai trò và ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lƣu trữ

của cơ quan Bộ trên cơ sở xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu

trữ. Để làm tốt nghiệp vụ này yêu cầu đặt ra là phải xây dựng và ban hành

đƣợc Danh mục hồ sơ hằng năm; Danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu và

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong

hoạt động của Bộ, đồng thời làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ.

Thứ ba, chỉnh lý tài liệu

Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý,

coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng cần đƣợc đầu tƣ thích đáng cả về nhân lực

và vật lực. Văn phòng Bộ cần quan tâm và thực hiện một số giải pháp sau đây:

- Lập kế hoạch dự toán kinh phí và sử dụng đúng mục đích nguồn kinh

phí đƣợc cấp phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu;

- Đối với số tài liệu chƣa chỉnh lý cần tiến hành xây dựng kế hoạch

chỉnh lý khối tài liệu hiện đang tồn đọng trong kho, việc chỉnh lý khối lƣợng

tài liệu cần đƣợc tiến hành theo các hƣớng dẫn và đảm bảo chất lƣợng hồ sơ

sau khi chỉnh lý;

- Xây dựng và biên soạn bảng hƣớng dẫn phân loại, lập hồ sơ để tiến

hành phân loại tài liệu theo đúng phƣơng án phân loại đã lựa chọn và xây

dựng quy trình chỉnh lý tài liệu. Tổ chức các lớp bồi dƣỡng, tập huấn, hội

nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại, xác

định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…

- Thực hiện thống nhất quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lƣu trữ theo

hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thực

hiện theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của

Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành Quy trình

“Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Công văn số

283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thƣ và Lƣu

trữ Nhà nƣớc về việc ban hành Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Việc

chỉnh lý thực hiện theo các nội dung sau: Kiểm tra tài liệu trong kho tiến hành

tháo dỡ tài liệu trong kho chuẩn bị cho chỉnh lý, đánh giá mức độ của tài liệu

lƣu trữ để có cơ sở chỉnh lý. Phân loại tài liệu theo hƣớng dẫn phân loại. Lập

hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hƣớng dẫn lập hồ sơ. Vệ sinh tài

liệu, tháo bỏ ghim, kẹp cũ, tiến hành thay mới để đƣa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Đƣa hồ sơ vào hộp hoặc cặp, viết, dán nhãn hộp hoặc cặp, vận chuyển và xếp

lên giá.

Thứ tư, xác định giá trị tài liệu

Việc thực hiện xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu tại Văn

phòng Bộ chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ có thể chia tài

liệu đó thành hai mức độ. Thời hạn bảo quản vĩnh viễn: bảo gồm các nhóm tài

liệu có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn, phản ánh đến chức năng, nhiệm vụ của

Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Bảo quản tài liệu có thời hạn dƣới 70 năm trở xuống

áp dụng đối với những tài liệu thuộc tài liệu của Trung ƣơng chỉ đạo, hƣớng

dẫn, liên quan trực tiếp đến Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, các tài liệu liên quan đến

ngành, có tác dụng phục vụ lâu dài trong công tác nghiệp vụ, công tác cán

bộ... nhƣng các tài liệu này không thuộc danh mục các tài liệu đƣợc bảo quản

vĩnh viễn.

- Văn phòng Bộ cần tham mƣu kịp thời với lãnh đạo Bộ trong việc bố trí

Thứ năm, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ

kinh phí phục vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ nói chung và công tác lƣu trữ nói

riêng nhất là về kho lƣu trữ, đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài

- Tiến hành số hóa tài liệu, vì số hóa tài liệu có tác dụng kéo dài tuổi thọ

liệu lƣu trữ phù hợp để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lƣu trữ.

của tài liệu lƣu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu và quản lý, khai

thác tập trung. Với sự tối ƣu của số hóa, toàn bộ các dữ liệu số hóa phân biệt

chúng có nguồn gốc tài liệu mang, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu,

tạo sự tối ƣu cho ngƣời sử dụng. Để tiết kiệm đƣợc diện tích kho lƣu trữ và

các phƣơng tiện bảo quản tài liệu giấy cồng kềnh, cần thiết phải tiến hành số

hóa các tài liệu lƣu trữ, xây dựng các cơ sở dữ liệu toàn văn để tổ chức quản

lý, khai thác trên phần mềm tích hợp. Các tài liệu lƣu trữ của Bộ có nhiều

dạng nhƣ: tài liệu thông thƣờng, tài liệu quý hiếm, tài liệu đặc biệt quý hiếm,

tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật do đó để tiến hành số hóa cần thành lập Hội

đồng để xác định những tài liệu nào có thể và không thể số hóa. Các tài liệu

thuộc danh mục quý hiếm và đặc biệt quý hiếm việc lƣu giữ bản gốc là cần

thiết và vĩnh viễn nên việc số hóa chỉ cung cấp các bản sao để khi sử dụng,

khai thác không làm tổn hại đến bản gốc đang đƣợc lƣu trữ. Các tài liệu đƣợc

xác định lƣu trữ từ 10 năm trở xuống đều có thể số hóa để thay thế bản gốc.

Khi triển khai số hóa tài liệu, công chức làm công tác lƣu trữ sẽ theo

quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu để lập danh mục các hồ sơ

đƣợc số hóa, tổ chức chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định trƣớc khi số hóa,

tiến hành chuẩn hóa, số hóa các tài liệu lƣu trữ (file lƣu trữ có thể xuất là file

WORD hoặc scan thành file PDF), lập hồ sơ lƣu trên hệ thống phần mềm, sau

đó chuyển dữ liệu và cơ sở dữ liệu toàn văn. Khi triển khai đƣợc nhƣ vậy sẽ

nâng cao hơn chất lƣợng của công tác lƣu trữ, góp phần thực hiện chƣơng

chuyển đổi số mà Chính phủ phát động.

Thứ sáu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Hiện nay việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng

Bộ chƣa đa dạng, hầu hết chỉ dừng lại ở hình thức khai thác sử dụng tài liệu

tại phòng đọc. Việc áp dụng hình thức nhƣ vậy sẽ không phát huy đƣợc hết

giá trị của tài liệu lƣu trữ. Để việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ

đạt hiệu quả, Văn phòng Bộ cần:

Đẩy mạnh các hoạt động công bố giới thiệu, quảng bá về tiềm năng và giá

trị của tài liệu lƣu trữ đối với các nhà khoa học, các cơ quan nghiên cứu, các

cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu.

Đa dạng hoá, hiện đại hoá các hình thức phục vụ theo hƣớng giúp ngƣời khai

thác thuận lợi hơn trong việc tiếp cận và khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.

Xây dựng hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ để phục vụ

nghiên cứu khoa học.

3.2.5. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và khen thưởng trong

việc thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ

Song song với việc ban hành các văn bản, chỉ đạo hƣớng dẫn về công

tác lƣu trữ thì lãnh đạo Văn phòng Bộ cần có trách nhiệm tham mƣu giúp Bộ

trƣởng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác lƣu trữ trong phạm vi

cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ. Hàng năm Văn phòng Bộ xây dựng các

chƣơng trình định kỳ theo quý, theo đợt, theo giai đoạn trình lãnh đạo Bộ để

thực hiện việc kiểm tra công tác lƣu trữ. Đồng thời lãnh đạo Văn phòng Bộ

thƣờng xuyên kiểm tra/kiểm tra chéo nghiệp vụ lƣu trữ nhằm hƣớng dẫn và

chấn chỉnh công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu và khai thác sử dụng

tài liệu.

Để chất lƣợng công tác lƣu trữ đƣợc nâng cao và đi vào nề nếp đề xuất

lãnh đạo Văn phòng Bộ tăng cƣờng hơn nữa công tác kiểm tra, đánh giá công

tác lƣu trữ. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu

trữ nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng đối với các đơn vị. Rà soát, sửa

đổi, bổ sung các văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về công tác văn thƣ, lƣu

trữ để phù hợp với văn bản quản lý của Nhà nƣớc. Ngoài hình thức kiểm tra

thông qua báo cáo, thống kê công tác văn thƣ – lƣu trữ, lãnh đạo Bộ cần ủy

quyền một cách công khai bằng văn bản cho Văn phòng Bộ để thƣờng xuyên

theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn thƣ – lƣu trữ. Thực hiện

thƣờng xuyên và đột xuất chế độ báo cáo, thống kê tổng hợp văn thƣ – lƣu trữ

theo quy định. Công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết phải đƣợc tiến hành

thƣờng xuyên, liên tục nhƣ một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan.

Sau các đợt kiểm tra đối với công tác lƣu trữ, Văn phòng Bộ cần có

những đánh giá để tìm ra các giải pháp tối ƣu. Cụ thể việc đánh giá cần đạt

đƣợc các mục đích nhƣ: Việc tham mƣu ban hành các văn bản về công tác lƣu

trữ đã đƣợc kịp thời và phù hợp với thực tế hay chƣa; quá trình thực hiện các

nghiệp vụ lƣu trữ có gặp khó khăn gì không; việc phối hợp giữa các đơn vị để

lƣu trữ tài liệu có tuân thủ các quy tắc hay không; trong khi thực hiện có

những tồn tại gì đang vƣớng mắc và thách thức gì trong tƣơng lai; qua đó đƣa

ra đƣợc các giải pháp để xử lý công việc đƣợc tốt hơn, đồng thời tham mƣu,

đề xuất Lãnh đạo Bộ có những điều chỉnh phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

Bên cạnh việc kiểm tra, đánh giá đối với công tác lƣu trữ thì cũng cần

có những hình thức khen thƣởng phù hợp và kịp thời đối với việc thực hiện

công tác này. Văn phòng Bộ cần phối hợp với Vụ Thi đua – Khen thƣởng và

Truyền thông để kịp thời có những hình thức khen thƣởng đối với đội ngũ

làm công tác lƣu trữ. Văn phòng cũng tạo ra các đợt thi đua giữa Văn phòng

và các đơn vị khác trong Bộ về lĩnh vực lƣu trữ, qua đó tạo không khí sôi nổi,

tinh thần thi đua giữa các đơn vị, tạo động lực khích lệ các công chức làm lƣu

trữ hăng hái thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.

3.2.6. Bố trí đầu tư kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ

Hiện nay, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nói riêng chƣa có nguồn kinh phí

riêng để phục vụ cho công tác lƣu trữ mà hầu nhƣ đƣợc trích từ nguồn kinh

phí chi thƣờng xuyên của cơ quan. Để nâng cao đƣợc chất lƣợng của công tác

lƣu trữ Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cần quan tâm, đề xuất

lãnh đạo Bộ đầu tƣ cơ sở vật chất cũng nhƣ các trang thiết bị phục vụ cho

công tác lƣu trữ. Để có thể tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu thì Lƣu

trữ Bộ cần bổ sung các phòng đọc tài liệu thoáng mát, đủ ánh sáng cho độc

giả, tại đây cần trang bị các máy tính có mục lục hồ sơ của các đơn vị để độc

giả có thể tự tra cứu hồ sơ, tài liệu mình cần. Tại Lƣu trữ Bộ cần phải trang bị

thêm máy photocopy để sao chụp tài liệu cho nhanh, tránh trƣờng hợp phải di

chuyển tài liệu gây thất thoát, mất mát tài liệu.

Ngoài ra, cần quan tâm hơn nữa đến phòng kho bảo quản tài liệu vì đây

cũng là yếu tố quan trọng trong việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Do

diện tích kho chật hẹp mà tài liệu sinh ra trong quá trình hoạt động nhiều nên

khi tiến hành sắp xếp tài liệu lƣu trữ vào kho, ngƣời làm lƣu trữ phải xếp

chồng tài liệu lên nhau, mỗi khi độc giả đến khai thác thì việc lấy hồ sơ, tài

liệu ra phục vụ khai thác gặp nhiều khó khăn, trở ngại hơn. Chính vì vậy, cần

đầu tƣ kho tàng rộng rãi hơn thì tài liệu đƣợc sắp xếp khoa học và việc lấy tài

liệu sẽ thực hiện dễ dàng hơn.

Trong xu thế phát triển của ngành Lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ điện tử ra đời

là tất yếu. Vì thế, ngoài việc đƣợc đầu tƣ hạ tầng công nghệ thì việc đào tạo

lƣu trữ chuyên trách và sử dụng kỹ sƣ tin học để đƣa công nghệ thông tin

(CNTT) vào hoạt động lƣu trữ. Để ứng dụng công nghệ thông tin đạt đƣợc

hiệu quả tốt nhất trong công tác lƣu trữ, chúng ta cần chú ý đến:

- Xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ

điện tử trên cơ sở có sự kết nối cơ sở dữ liệu ở giai đoạn văn thƣ, cần có biện

pháp hƣớng dẫn công chức chuyên môn lập hồ sơ điện tử, tránh tình trạng văn

bản điện tử đƣợc lƣu theo tình trạng rời lẻ trong thiết bị điện tử.

- Xây dựng và ban hành tài liệu hƣớng dẫn nghiệp vụ biên mục thông

tin tài liệu;

- Xây dựng và ban hành quy chế khai thác và sử dụng mạng thông tin;

- Xây dựng chính sách phần mềm để bảo đảm vấn đề bảo mật thông tin,

đảm bảo tính xác thực và an toàn dữ liệu thông tin tài liệu lƣu trữ;

- Cập nhật thông tin thƣờng xuyên, có cơ chế sao lƣu, bảo hiểm tài liệu.

Nhƣ vậy, có thể nói ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lƣu trữ là

mục tiêu cần phải thực hiện cùng với các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ

trong giai đoạn hiện nay. Nhƣng để thực hiện có hiệu quả còn tùy thuộc vào

khả năng, thực tế của Bộ và đội ngũ công chức Bộ cũng nhƣ công chức làm

văn thƣ, lƣu trữ ở Văn phòng Bộ.

Tiểu kết Chƣơng 3

Tóm lại, ở Chƣơng 3 tác giả đã trình bày một số giải pháp nhằm nâng

cao hiệu quả hoạt động của công tác lƣu trữ, để nâng cao hiệu quả hoạt động

quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, cụ thể là gồm

các giải pháp sau:

- Tăng cƣờng sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với hoạt động

quản lý công tác lƣu trữ;

- Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ;

- Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ chuyên trách làm

công tác lƣu trữ;

- Tổ chức thực hiện hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ lƣu trữ;

- Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá và khen thƣởng trong việc

thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ;

- Bố trí đầu tƣ kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ.

Tác giả mong rằng các giải pháp trên có thể đóng góp phần nào đó

trong hoạt động quản lý lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.

KẾT LUẬN

Có thể thấy rằng công tác văn thƣ - lƣu trữ nói chung và công tác lƣu

trữ nói riêng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý,

điều hành của cơ quan, đơn vị, giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị có căn cứ để

đƣa ra những quyết định quản lý đúng đắn, chính xác và kịp thời. Các cơ

quan, đơn vị muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh

tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự

kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn

phòng, là các cơ quan trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị tổ chức điều

hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì

công tác văn thƣ - lƣu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong

công tác văn phòng.

Trong thời gian qua, đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Kế hoạch và

Đầu tƣ và lãnh đạo Văn phòng Bộ cũng nhƣ đội ngũ công chức của Bộ, công

tác lƣu trữ đã đạt đƣợc những kết quả nhất định, góp phần vào sự phát triển

chung của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và Văn phòng Bộ trong thực hiện các nhiệm

vụ đƣợc giao.

Trong quản lý công tác lƣu trữ, Lãnh đạo Bộ và Văn phòng Bộ đã chú

trọng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn, Văn phòng Bộ tổ chức thực

hiện và nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ nhƣ: thu thập tài liệu, lập hồ sơ,

xác định giá trị tài liệu, lƣu trữ tài liệu…. tạo đƣợc nhiều thuận lợi cho quá

trình thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác lƣu trữ cơ quan Bộ.

Bên cạnh những kết quả đó, công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ vẫn

còn những mặt tồn tại hạn chế thuộc phạm vi quản lý cũng nhƣ các hoạt động

nghiệp vụ truyền thống và hiện đại. Những hạn chế đố đã làm cho chất lƣợng

công tác lƣu trữ cơ quan Bộ chƣa đƣợc đảm bảo, chƣa theo kịp xu thế vận

động và phát triển của lĩnh vực hành chính nhà nƣớc nói chung cũng nhƣ

công tác lƣu trữ nói riêng trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0

Để công tác lƣu trữ cơ quan Bộ ngày đƣợc tốt lên, hoạt động quản lý

công tác lƣu trữ ngày càng hiệu quả thì việc nghiên cứu, hệ thống hóa lý luận,

khảo sát thực tiễn và đƣa ra các giải pháp khả thi, phù hợp là vấn đề đã đƣợc

tác giả nghiên cứu trong Luận văn này. Mong rằng với kết quả nghiên cứu sẽ

đƣợc lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ quan tâm, áp dụng vào thực

tiễn quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ sẽ đem lại hiệu quả

cao trong việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, phát huy giá trị vốn có của

chúng để phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của Bộ trong lĩnh vực Kế

hoạch và Đầu tƣ.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2008), Quyết định số 995/2008/QĐ-BKH

ngày 05 tháng 8 năm 2008 về việc ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật

nhà nước trong ngành Kế hoạch và Đầu tư;

2. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2013), Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 17

tháng 12 năm 2013 về việc thi hành Luật Lưu trữ trong cơ quan Bộ Kế

hoạch và Đầu tư;

3. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2016), Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT ngày

21 tháng 12 năm 2017 quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ

chức của Văn phòng Bộ.

4. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2016), Quyết định số 669/QĐ-BKHĐT ngày

31 tháng 5 năm 2021 quy định về sửa đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức của

Văn phòng Bộ.

5. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2017), Quyết định số 1298/QĐ-BKHĐT ngày

20 tháng 9 năm 2017 về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Kế

hoạch và Đầu tư;

6. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2017), Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT

ngày 21 tháng 12 năm 2017 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng Bộ;

7. Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm

2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

8. Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 3 tháng 6 năm

2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

9. Bộ Nội vụ (2012), Thông tƣ số 10/2012/TT-BNV ngày 3 tháng 6 năm

2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

10. Bộ Nội vụ (2017), Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30 tháng

10 năm 2017 về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-

TTg của Thủ tướng Chính phủ.

11. Bộ Nội vụ (2019), Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV

ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu

vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

12. Bộ Nội vụ (2020), Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01 tháng12

năm 2020 ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Bộ Nội vụ;

13. Bộ Tài chính (2016), Thông tƣ số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng

11 năm 2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng

phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

14. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01năm

2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

15. Chính phủ (2016), Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9

năm 2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

16. Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm

2016 quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

17. Chính phủ (2017), Nghị định số 86/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm

2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

18. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm

2020 về công tác văn thư;

19. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam;

20. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và

giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

21. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ (2017) Nâng cao hiệu quả công tác

khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư,

22. Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải

và những giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học và Quản trị

văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học

Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

23. Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ, lƣu

trữ, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin;

24. Hồ Anh Chuyên (2015), Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong

công tác lưu trữ ở tỉnh Quảng Bình, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ

học, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội;

25. Hồ sơ phông của Phông lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ;

26. Học viện Hành chính Quốc gia (2006), Kỹ thuật xây dựng và soạn thảo

văn bản quản lý hành chính nhà nước, Hà Nội;

27. Học viện Hành chính Quốc gia (2009), Hành chính văn phòng trong

cơ quan hành chính nhà nước, nxb Đại học Quốc gia Hà Nội;

28. Lâm Thu Hằng (2011), Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác

văn thư- lưu trữ của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ, Luận văn

thạc sĩ khoa học chuyên ngành lƣu trữ, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị

văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học

Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

29. Lê Thị Hằng (2014), Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu

tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư,

Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng,

Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

30. Lƣơng Thị Tuyền (2009), Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ cho công tác phụ vận tại cơ quan Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ

Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn

phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc

gia Hà Nội), Hà Nội.

31. Lƣu Kiếm Thanh (2010), Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ

quan nhà nước, nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;

32. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư

lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội;

33. Nguyễn Duy Dịu (2015), Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả

quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương, Luận văn

thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng,

Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà

Nội), Hà Nội;

34. Nguyễn Thị Thƣ (2020), Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Ủy

ban Kiểm tra trung ương, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lƣu

trữ, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

35. Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nhìn

nhận từ thực tiễn Việt Nam, Tạp chí khoa học, Đại học Quốc gia Hà

Nội, số 3;

36. Nguyễn Vinh Sáu (2015), Tổ chức lưu trữ và khai thác sử dụng tài

liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm khoa học và Công nghệ

Việt Nam, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học và

Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

(Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội;

37. Phạm Thị Chung (2009), Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu

trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

38. Phạm Thị Nga (2014), Tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ

cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp Bộ, Luận văn thạc sĩ

ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

39. Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Sổ khai

thác hồ sơ tài liệu đầu tư nước ngoài, sổ khai thác hồ sơ tài liệu đầu tư

trong nước, sổ khai thác hồ sơ tài liệu mật, sổ khai thác hồ sơ tài liệu

phục vụ công an, sổ sao chụp hồ sơ tài liệu, sổ chứng thực hồ sơ tài

liệu các năm.

40. Phùng Thị Hiền (2014), Tổ chức khai thác sử dụng tư liệu, tài liệu lưu

trữ phục vụ cho các hoạt động trưng bày của các bảo tàng, Luận văn

thạc sĩ khoa học ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn

phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc

gia Hà Nội), Hà Nội.

41. Quốc hội (2015), Luật Tổ chức chính phủ;

42. Quốc hội khóa XIII (2011), Luật Lưu trữ.

43. Thủ tƣớng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9

năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

44. Thủ tƣớng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9

năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

45. Trần Phƣơng Hoa (2007), Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung

tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ cho biên soạn lịch sử cơ quan cấp

Bộ, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lƣu trữ, Khoa Lƣu trữ học

và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

(Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

46. Trần Thị Bình (2020), Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác

văn thư - lưu trữ của trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự, Luận văn thạc

sĩ định hƣớng ứng dụng chuyên ngành lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học,

Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội;

47. Trần Thị Mai (2015), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của

Ủy ban nhân dân cấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa

phương, Luận văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học và

Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

(Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

48. Trần Việt Hà (2008), Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả

hoạt động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam, Luận văn

thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học, Khoa Lƣu

trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội.

49. Trịnh Thị Nguyệt (2014), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Kho

lưu trữ Tổng cục hải quan phục vụ công tác kiểm soát hải quan, Luận

văn thạc sĩ ngành Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn

phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc

gia Hà Nội), Hà Nội.

50. Từ điển Bách khoa Việt Nam (2003), Nhà xuất bản Từ điển Bách

khoa, Hà Nội;

51. Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (2021), Báo cáo công tác văn thư,

lưu trữ năm 2021.

52. Vũ Dƣơng Hoan chủ biên (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nhà

xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội;

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

TRẦN TUẤN ANH

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA

VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

TRẦN TUẤN ANH

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA

VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ THANH HƢƠNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i

- Theo Henri Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia

- Thứ nhất là chủ thể quản lý, giải quyết câu hỏi: ai là quản lý?;

- Thứ hai là khách thể quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý những vấn đề gì?;

- Thứ ba là mục đích quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý vì cái gì?;

- Thứ tƣ là môi trƣờng và điều kiện tổ chức, giải quyết câu hỏi: quản lý

KẾT LUẬN

Có thể bạn quan tâm

Vai trò của “tự quản cộng đồng” trong quản lý xã hội - từ góc nhìn xã hội học

Luận văn Thạc sĩ: Quản lý hoạt động phát triển nhận thức cho trẻ mẫu giáo ở các trường mầm non, huyện Hoàng Su Phì, tỉnh Hà Giang

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ tóm tắt: Pháp luật về điều kiện đầu tư kinh doanh trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo ở Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Sự nghiệp nghiên cứu phê bình văn học của Hoài Thanh

Luận văn Thạc sĩ: Tiểu thuyết của Đỗ Phấn từ góc nhìn sinh thái

Luận văn Thạc sĩ: Giải pháp ứng phó với nhập cư ở Liên minh Châu Âu

Luận văn Thạc sĩ: Diễn ngôn về giới nữ trong văn xuôi nữ Việt Nam đương đại (khảo sát sáng tác của Dạ Ngân, Y Ban, Lý Lan, Nguyễn Thị Thu Huệ)

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng mức phát thải tham chiếu rừng khu vực huyện Bảo Lâm tỉnh Lâm Đồng

Luận văn Thạc sĩ: Đặc điểm nhân vật chính trong ba tác phẩm của Franz Kafka: Lâu đài, Vụ án, Hóa thân

Kháo luận tốt nghiệp: Vận dụng lí thuyết học tập trải nghiệm vào dạy học Thống kê - Xác suất ở lớp Hai

Luận văn Thạc sĩ: Xây dựng hệ thống điều khiển và thu nhận dữ liệu cho Robot dịch vụ

Luận văn Thạc sĩ: Thế giới nhân vật trong truyện ngắn Lê Minh Khuê sau năm 1975

Luận văn Thạc sĩ: Tác động của cấu trúc vốn đến hiệu quả hoạt động của các ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát rủi ro tín dụng bán lẻ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Thủ Thiêm

Luận văn Thạc sĩ: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng thương mại cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ: Các nhân tố ảnh hưởng đến hành vi sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Thủ Đức

Luận văn Thạc sĩ: Các yếu tố tác đồng đến nợ xấu tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - Chi nhánh Tiền Giang

Luận văn Thạc sĩ: Yếu tố ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank)

Luận văn Thạc sĩ tóm tắt: Pháp luật về du lịch biển, thực tiễn tại tỉnh Bình Định

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok