Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh

Chia sẻ: Tran Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

605
lượt xem 106
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh, qua đó đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa ra những kiến nghị, đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh

Luận văn Đề tài:Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần nhựa bao Bì Ngân Hạnh
CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN QUẢN TRỊ MUA HÀNG 1.1 Tính cấp thiết của đề tài và xác lập tuyên bố đề tài Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang là xu hướng chung c ủa thế giới. Tiến trình hội nhập có sự tham gia c ủa Việt Nam vào tổ chức WTO . Từ đó mang lại cơ hội thách thức mà doanh nghiệp cầ n phải vượt qua. Các doanh nghiệp c ần có chiến lược phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh mới và đáp ứ ng đòi hỏi cạnh tranh. Sau khi gia nhập WTO Việt Nam có xu hướng mở cửa nên hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng tăng. Đây có thể là vấn đề thách thức với doanh nghiệp sản xuất trong nước nhưng lại là cơ hội cho các doanh nghiệp thương mại hoạt độ ng trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, khi các thủ tục, thếu quan ngày càng thông thoáng hơn . Đứ ng trước nhữ ng cơ hội lớn như ngành sản xuất nhựa Việt Nam đang thiếu nguyên liệ u sản xuất trầm trọng thì Ngân Hạnh có thể nhìn thấy cơ hội thị trường. Đối với một công ty thương mại thì hoạt động quản tr ị mua hàng là vô cùng quan tr ọng. Để cạnh tranh với đối thủ cùng ngành, và cung cấp cho thị trường nhữ ng sả n phẩm có chất lượng đảm bảo giá cả cạnh tranh nhất thì công ty phải chú trọ ng tới hoạt động quản tr ị mua hàng. Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán c ủa công ty bởi vì công ty ch ỉ mua để bán mà không hề có bất cứ hoạt động gia công hay làm lại cho sản phẩm bán. Trong nhữ ng năm vừa qua tại công ty hoạt động mua hàng chưa thực sự được chú trọng chưa có nhân sự cán bộ chuyên trách quản lý hoạt động mua .Do đó hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng đa ng là nhiệm vụ quan trọ ng nhất của doanh nghiệp có tính số ng còn và mua t ốt là tiền đề để bán tốt. Vì tất cả các lý do trên nên tên đề tài được xác lập là: “Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phầ n Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài và đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Mục tiêu : phân tích thực trạng mua hàng tại công ty Cổ Phần Nh ựa Bao Bì Ngân Hạnh, qua đó đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa ra nhữ ng kiến ngh ị, đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại doanh ngh iệp. Đối tượng nghiên cứ u: Ho ạt động quản tr ị mua hàng tại công ty Cổ phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. [Type text] Page 1
1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài Thời gian nghiên cứ u: Nghiên cứ u thực trạng hoạt động của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh và thực trạng hoạt động mua hàng cuả công ty trong 3 năm 2007 – 2010. Nghiên cứu thực trang mua hàng ph ục vụ bán trong 6 tháng đầu năm 2010. 1.4 Một số lý luận quản trị mua hàng 1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp. a) Mục tiêu + Mục tiêu hợp ký hóa dự trữ : Mua hàng đảm bảo bổ sung dữ trữ hợp lý về số lượng chất lượng và thời gian. + Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị nghiệp vụ mua. +Mục tiêu phát triển mối quan hệ : Thông qua mua hàng phát triển mối quan hệ nguồn hàng hiện tại, phát hiện thiết lập quan hệ với nguồn hàng tiềm năng. b) Khái niệm: Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứ ng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyề n sở hữa thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng. Thực chất mua hàng là tạ o nguồn lực hàng hóa để triể n khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chất lượng và cho phí c ủa logistic ch ịu ảnh hưởng rất lớn từ hoạt động mua hàng. c) Vai trò - Tạo nguồn lực logistic – hàng hóa – ban đầu triển khai toàn bộ hệ thống logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên cơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đặc biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian. - Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuậ n cho kinh doanh thương mại.Mua hàng chiế m vị trí quan trọng do trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hóa mua chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do đó chỉ cần giảm chi phí tương đối trong mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận hơn là giảm cho phí khác. 1.4.2 Căn cứ nguyên tắc mua a) Để mua hàng một cách hợp lý cần căn cứ nguyên tắc sau: + Căn cứ quyết định marketing về mặt hàng , trình độ dịch vụ khách hàng + Căn cứ vào kết quả phân tích giá tr ị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng. + Căn cứ vào khả năng dự trữ, dùng cho mua hàng [Type text] Page 2
b) Các nguyên tắc tiến hành mua Nguyên tắc nhiều nhà cung ứ ng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp không bị lệ thuộc vào nguồn hàng, đả m bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó tránh được rủi ro mà nguồn hàng gây bất lợi cho doanh nghiệp. Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối quan hệ lâu dài bền vữ ng cho doanh nghiệp và nguồn hàng, thực hiện marketing các mối liên hệ. Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệ u, hàng hóa để bổ sung k ịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá trình cung ứ ng. 1.4.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác quản trị mua hàng. 1.4.3.1Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng . a) Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá : + Chiến lược kinh doanh: Chiến lư ợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doa nh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đư ợc cơ hội trên thị trư ờng và tạo đư ợc lợi thế cạnh tranh trên thương tr ường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đ ược mục tiêu đề ra. Do đó chiến l- ược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lư ợc, tuỳ theo chiến lư ợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đ ưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí. + Chính sách sản phẩm : Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ bán cái gì? Cho đối tư ợng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. + Kế hoạch chi tiết : Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. [Type text] Page 3
+ Kết quả tiêu thụ : Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì tr ước. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có đư ợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đ ược một kế hoạch hợp lí hơn. b) Các nguồn lực của doanh nghiệp. + Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh h ởng đến công tác mua hàng của doa nh nghiệp. + Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Mô hình tổ chức thể hiện mối liên hệ các phòng ban và có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết hoạt động hiệu quả làm giảm bớt thời gian trong công tác lập duyệ t kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình mua hàng. + Cơ sở vật chất kĩ thuật : Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất h iện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đư ợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đ ược hàng nhanh hơn, tốt hơn +Nhân viên mua hàng: Mua không đảm bảo sẽ ảnh h ưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Kiến thức phong phú: Ngư ời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đ ược các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trư - ờng và biết phân tích ảnh hưởng của thị trư ờng, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua. [Type text] Page 4
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả. Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh. Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đư ợc một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. - Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trư ờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đ ược các nhà cung ứng ư u tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn. 1.4.3.2Nhân tố bên ngoài ảnh hư ởng đến quá trình quản trị mua hàng. - Nhà cung cấp : Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đ ược số lượng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thương mại th ường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trư ờng hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng. Để lựa chọn ngư ời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toà n lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ư u và để tránh bị ép giá. + Cần theo dõi th ường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của ng ười cung ứng. - Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng: Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệ p xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hư ởng đến quá trình mua hàng như : sự thay đổi về [Type text] Page 5
nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng. - Đối thủ cạnh tranh : Đối thủ cạnh tranh có ảnh hư ởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đ ược đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thư ờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đ ưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh như ng phải đảm bảo có lãi. Muốn đưa ra đ ược một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. - Môi trường kinh tế chính trị Môi trường kinh tế chính tr ị ảnh hưởng mạ nh mẽ tới hoạt động kinh doanh c ủa các doanh nghiệp. Một môi trường kinh tế phát triể n thì luôn có cơ s ở hạ tầng vữ ng chắc và hệ thố ng chính tr ị pháp luật ổn định thuận lợi cho sự phát triển c ủa doanh nghiệp. Đặc biệt trong hoạt độ ng quan tr ị mua hàng thì một số chính sách như chính sách thuế, chính sách t ỷ giá, hạn ngạch, thuế quan có ảnh hưởng trực tiếp tới giá cả hàng hóa mua vào. 1.4.4 Quá trình quản trị mua hàng gồm các giai đoạn Xây dựng kế Triây dựng quá X ển khai kế Đánh giá, kiểm hoạch mua hoạch mua trình mua soát quá trình mua Hình 1.1: Quá trình quản trị mua hàng 1.4.4.1 Xây d ựng kế hoạch mua Kế hoạch mua bao gồm nội dung sau: Xác đ ịnh số lượng, cơ cấu và t ổng giá tr ị hàng mua , xác đ ịnh nguồn hàng mua, xác đ ịnh chính sách thời điểm mua a) Xác định số lượng, cơ cấu nguồn hàng mua Theo quan điểm hậu cần, có thể xác đ ịnh số lượng hàng mua theo công thức sau: M = (B+K+H) - (D +N) [Type text] Page 6
Trong đó M: Là số lượng hàng hóa cần mua trong kì kế hoạch B: Là dự báo tiêu th ụ K: Lượng hàng hóa bán ra H: Lượng hàng hóa hao h ụt D: Dự trữ hiện có N: Lượng hàng hóa đã đặt mua hoặc kí kết hợp đ ồng Trên sơ sở tính số lượng hàng hóa mua, dự tính giá mua, có thể xác định được tổng giá tr ị hàng hóa trong kì kế hoạch nhằm tính toán các ch ỉ tiêu chi phí vốn mua và chỉ tiêu khác trong kinh doanh. a) Hoạch định nguồn hàng thông thường có 4 giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp như hình 1.2 Giai đoạn Gia đoạn Gia đoạn Gia đoạn khảo sát lựa chọn đàm phán thử nghiệm Không có quan Đạt yêu cầu Hệ Hình 1.2: Các bƣớc hoạch đ ịnh nguồn hàng Đối với tổ chức thì việc có được một nhà cung ứ ng tốt là tiền đề để tạo năng lực cạ nh tranh cho doanh nghiệp. Giai đoạn khảo sát: Là giai đoạn thu thập thông tin về nhà cung ứ ng có thể từ nhiều nguồn khác nhau có thể từ hồ sơ cũ hay các phương tiện thông tin đại chúng hay internet. Giai đoạn lựa chọn Phân tích đánh giá điểm mạnh điểm yế u [Type text] Page 7
So sánh với tiêu chuẩn đặt ra trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung ứng đạt yêu cầu. Đế n thăm nhà cung ứ ng trên cơ sở đó lựa chọn nhà cung ứ ng chính th ức lâu dài. Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng Bước chuẩn bị Bước tiếp xúc Bước đàm phán Bước kết thúc đàm phán, đặt hàng kí kết hợp đồ ng Rút kinh nghiệm Giai đoạn thử nghiệm Đạt yêu cầu: quan hệ lâu dài Không đạt: chọn nhà cung ứ ng khác b) Xác định chính sách mua Các chính sách thời điểm mua: Xác định th ời điểm mua theo biến độ ng về giá đạt được sự tiết kiệm cao nhất Chính sách mua ngay: Mua đáp ứ ng nhu cầu c ủa tiêu th ụ ngay trước mắt trong trường hợp giá ổn đ ịnh hay có xu hướng giảm. Chính sách mua trước: Mua đáp ứ ng yêu cầu sản xuất tiêu th ụ cho cả thời gian dài với quy mô lớn trong trường hợp giá mua có xu hướng tăng. Quan trọng mức giảm của chi phí mua phải lớn hơn so với mức tăng chi phí dự trữ hàng hóa. Mua hỗn hợp là: mua ngay hay mua trước trong khi giá trên th ị trường có biến động. 1.4.4.2 Triển khai kế hoạch mua Xác định nguồn hàng Đặt hàng kí kết hợp Nguồn và phương thức mua đồng mua hàng Hạch toán nghiệp vụ Nhập hàng vào cơ sở nhập hàng logistic [Type text] Page 8
Hình 1.3 Sơ đồ triển khai quá trình mua hàng a) Xác định nguồn hàng và phương thức mua Có 3 phương thức mua: Mua lại thẳng : Phương thức này được áp dụng với những đơn hàng không có điều chỉnh, không phải thương lượng với nguồn hàng. Phương thức mua này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng đơn giản từ người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng thường nỗ lực nâng cao mối quan hệ này Phương thức mua lại có điều chỉnh: phương thức này áp dụng với nguồn hàng quen, đơn hàng có thay đổi đáng kể, môi trường kinh doanh thay đổi và cần thương lượng điều chỉnh đi đến thống nhất giữa người bán và người mua. Nếu thương lượng không được thì phải chuyển nguồn hàng. Phương thức mua lại mới : Là bắt đầu tạo lập quan hệ với nguồn hàng trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, hoặc không triển khai được phương thức có điều chỉnh, xuất hiện nguồn hàng mới với đề nghị hấp dẫn. Lúc này cần xác định lại nguồn hàng và thiết phân tích và lựa chọn nguồn hàng. Xác định nhà cung ứng: Sau khi lựa chọn được danh sách nhà cung ứng thì doanh nghiệp phải tìm ra nguồn hàng chính thức. Căn cứ vào tình thế mua, danh sách lựa chọn nhà cung ứng kết quả lựa chọn nhà cung ứng lầ n trước và sự xuất hiện của nhà cung ứng mới để tìm ra nguồn hàng phù hợp với tình thế diễn biến thị trường. b) Đặt hàng và kí kết hợp đồng Tùy thuộc vào phương thức mua mà có hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng . Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, đối với phương thức mua lại khác thì cần tiến hành thương lượng và kí kết hợp đồng mua bán. Có hai phương pháp: 1. Người mua lập đơn hàng giao hàng bằng phương tiện thông tin nhà cung ứng chấp nhận đơn hàng và kí kết hợp đồng. 2. Người mua lập đơn hànghai bên trực tiếp gặp nhau và đàm phán hai bên kí hợp đồng cung ứng. c) Nhập hàng [Type text] Page 9
Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào hậu cần của người mua, bao gồm: Giao nhận hàng và vận chuyển hàng Giao nhận là quá trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh nghiệp. Có thể tại nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần của người mua. Tiếp nhận hàng hóa là hệ thống mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng chất lượng hàng hóa nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo các văn bản phá p lí quy định. Tiếp nhậ n số lượ ng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giaoo nhận hàng hóa về mặt lượng. Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trá ch nhiệm vật chất các bên tham gia giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập. Vận chuyển Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp mua hàng, như thế tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán. Nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận chuyển hàng hóa trong mua (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận chuyển hàng hóa). Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có phương án vân chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất. Thường có 2 phương thức vận chuyển. Vận chuyển thẳng: Là sự di động hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở hậu 1. cần của khách hàng mà không qua bất kì một kho trung gian nào. Vận chuyển qua kho: Là sự di chuyển mà trong đó, hàng hóa từ nguồn hàng 2. cung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất khâu kho. Hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng b) Là quá trình tập hợp dữ liệu, thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm soát hoạt động mua hàng. Hạch toán nghiệp vụ mau hàng thường được tiến hành theo nguồn hàng và theo nhóm, mặt hàng kinh doanh. Phương thức hạch toán là ghi sổ và sử dụng biểu đồ. 1.4.4.3 Đánh giá và kiểm soát sau mua Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh để thực hiện mục tiêu mua hàng. Và được tiến hành theo mô hình sau Xác định chỉ tiêu Thiết lập tiêu Đo lường kết quả đo lường chuẩn so sánh mua hàng [Type text] Page 10
So sánh kết quả với Tiếp tục theo dõi tiêu chuẩn vi ệc mua hàng Thực hiện hành động điều chỉnh Hình 1.4 Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng Các tiêu chuẩn đánh giá: Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng mua về số lượng chất lượng cơ cấu Tiêu chuẩn hoạt động: Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao hàng Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong mua Qua đó xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, và quản trị hoạt động mua hàng hiệu quả hơn. [Type text] Page 11
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BAO BÌ NGÂN HẠNH 2.1 phƣơng pháp nghiên cứu 2.1.1 Phương pháp phân tích và thu thập số liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là dũ liệu thông tin có sẵn và hoạc kết quả nghiên cứu có từ trước được tập hợp phục vụ cho việc nghiên cứ u hiện tại Tro ng quá trình thu thập, chuyên đề đã sử dụng thống kê báo cáo kết quả kinh doanh, danh mục mặt hàng kinh doanh, cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty…. Ngoài ra chuyên đề còn sử dụng một số các thông tin trên website: nganhanh.com và một số các báo đánh giá chung về tình hình phát triển nhu cấu của ngành hàng mà công ty đang kinh doanh. 2.1.2 Phương pháp phân tích thu thập dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu đầu tiên tiến hành thu thập xử lý, phân tích đánh giá ph ục vụ nghiên cứ u. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên có độ chính xác khá cao, đảm bảo tính cập nhật, nhưng mất thời gian. Dữ liệu sơ cấp có thể được tập hợp quan sát ghi chép, ho ặc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng điều tra. Để thu thập số liệu sơ cấp chuyên đề đã sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu để có được thông tin cầ n thiết mà chưa có được thông qua phiếu điề u tra trắc nghiệm. Phỏng vấ n nhằm có được thông tin chi tiết hơn về quá trình quản tr ị mua hàng, khó khăn gặp phải trong quá trình quản trị hoạt độ ng mua hàng, trong quá trình lựa chọ n nhà cung cấp, tình hình đánh giá hiệu quả kiể m soát hoạt độ ng mua hàng, hoạt động lập kế hoạch mua hàng, tính chuyên môn hóa trong việc đề cử người thực triển khai mua hàng…. Chuyên đề có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm nhằm tìm hiểu về các chỉ tiêu mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, phương th ức mua hàng ch ủ yế u của công ty… Hai phương pháp trên được thực hiện bằng cách soạn thảo bảng câu hỏi để phỏng vấn 5 cán bộ công nhân viên trong công ty. Qua đó tổ ng hợp thông tin và có thể đánh giá được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng. [Type text] Page 12
2.2 Đánh giá tổng quát công ty và nhân tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 2.2.1 Tổng quan công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạn h a) Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh được thành lập vào năm 2007 là một doanh nghiệp chuyên cung cấp cung cấp các sản phẩm nhựa nguyên liệu và giấy, bao bì với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Nhờ sự tích cực chủ động tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều quốc gia khác nhau công ty hiện đang cung cấp cho thị trường nội địa nhiều loại sản phẩm như hạt nhựa nguyên sinh PP, PE…loại bao bì sản phẩm, và giấy nguyên liệu, giấy thành phẩm…. Qua bốn năm hoạt động với đội ngũ nhân sự là 15 người công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh đã tạo lập được mối quan hệ tạo được sự tin tưởng trong khách hàng và đối tác, ngày càng nâng cao uy tín và vị thế doanh nghiệp trên thị trường nhựa nguyên liệu Việt Nam. Và đặc biệt công ty đang có quan hệ làm ăn với một các công ty lớn có tiềm năng phát triển mạnh. b) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh trong 3 năm gần đ ây (Đơn vị: vnd) TT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 09/08 10/09 Tổng doanh số 1 25.888.962.341 27.879.966.562 30.000.000.000 107.7 107.6 Tổng vốn kinh 2 22.005.617.990 23.697.971.580 25.500.000.000 107.2 107.6 doanh Vốn chủ sở hữu 3 4.500.000.000 4.546.000.000 4.682.380.000 101 103 Lợi nhuận trước 4 124.000.000 136.000.000 200.000.000 110 146.6 thuế Lợi nhuận sau 5 93.000.000 102.300.000 150.000.000 110 146.6 [Type text] Page 13
thuế Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh từ năm 2008 – 2010 Nhìn vào bảng thống kê kết quả kinh doa nh của công ty ta thấy tình hình phát triển của công ty trong ba năm qua là khá tốt. So sánh các chỉ tiêu giữa năm trước và năm sau đều tăng. Năm 2008 là năm khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng công ty vẫ có lợi nhuận sang năm 2009 và 2010 kinh tế thế giới có dấu hiệu phục hồi tạo động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty có những dấu hiệu tích cực như lợi nhuận tăng mạnh trong năm 2010 và các chỉ tiêu về vốn cũng tăng đáng kể. 2.2.2 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng của công ty Cổ Phầ n Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. a) Nhân tố bên trong Chiến lược của công ty : Chiến lược dài hạn của công ty là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, để thực hiện một chiến lược kinh doanh hợp lý thì cần làm tốt công tác quản trị mua việc mua tốt tạo điều kiện cho thực hiện bán tốt nhất. Sản phẩm Mặt hàng kinh doanh ĐVT(kg/đ) Stt giá Hạt nhựa HDPE 5502 1 27000 Hạt nhựa HDPE 9810 2 27000 Hạt nhựa HDPE 60180 3 26.800 Hạt nhựa ABS T50 4 26.700 Hạt nhựa HDPE TR144 5 33.500 Hạt nhựa TDI 7 33.500 Hạt nhựa PPG 8 32.500 Hạt nhựa POP 9 32.500 Bao bì nhập khẩu 1 Bột giấy nguyên liệu USD/tấn 1 2.2 Bảng danh mục mặt hàng kinh doanh Mặt hàng công ty kinh doanh chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu nước ngoài là nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Do phục vụ khách hàng tổ [Type text] Page 14
chức nên công ty đặc biệt chú ý tới giá mua hàng sao cho cạnh tranh nhất và chất lượng phù hợp với yêu cấu khách hàng Kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị mua hàng của công ty. Trong 3 năm trở lại đây việc tiêu thụ của công ty là khá tốt và ổn định nên doanh số hàng năm tăng đều đặn. Việc tiê u thụ hàng hóa tốt tạo cơ sở vữ ng chắc cho công ty mở rộng vốn và tái đầu tư vào mặt hàng kinh doanh. Kết quả tiê u thụ thể hiện thông qua doanh số bán hàng tại bảng 2.1. Một số yếu tố nguồn lực doanh nghiệp Vốn: Công ty có một khoản vốn điều lệ là 4.500.000.000 và lượng vốn này tăng hàng năm theo doanh số và lợi nhuậ n của công. Đó là một bằng chứng chứng minh cho sự phát triển quy mô công ty. Vốn điều lệ của công ty là cơ sở tạo ra nguồn vốn kinh doanh. Cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH TÀI CHÍNH búy ok PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG XUẤT KẾ KINH HÀNH NHẬP TOÁN DOANH CHÍNH KHẨU 2.3 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Mô hình tổ chức và mối liên hệ các phòng ban ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết chặt chẽ hoạt động kinh doanh hiệu quả sẽ bớt đi thời gian chờ đợi công tác lập kế hoạch mua hàng của giám đốc. [Type text] Page 15
Nhìn vào sơ đồ của công ty ta thấy cơ cấu tổ chức còn đơn giản không có phòng ban mua hàng riêng mặc dù công tác thu mua là đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thương mại do đó nó ảnh hưởng tới tính chuyên môn hóa và hiệu quả mua hàng của công ty.Cơ sở vật chất tại công t y còn giản đơn chỉ có trụ sở làm việc và các máy tí nh nối mạng, máy fax, không có phương tiện vận tải không có thiết bị máy móc đặc biệt nào khác phục vụ việc mua hàng. Nhân viên mua hàng và người quản trị mua: Stt Chức vụ Trình độ và chuyên ngành học Số lƣợng Giám đốc Trên đại học, quản trị kinh doanh 1 1 Phó giám đ ốc kinh doanh Đại chọc quả n trị kinh doanh 2 1 Phó giám đ ốc tài chính Đại học, kế toán 3 1 Kế toán, hành chính Đại học, kế toán 4 3 Đại học, hóa chất và marketing 5 Nhân viên kinh doanh 3 Xuất nhập khẩu và làm Đại học, quả n trị doanh nghiệp 6 2 thêm nhiệm vụ mua hàng Nhân viên giao nhận Trung cấp, kinh tế 7 4 Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Nhìn vào bảng ta thấy việc tổ chức nhân sự tại công ty và trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty số người có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 73%. Tuy nhiên cán bộ và nhân viên sử dụng trong công tác mua hàng chỉ có 2 nhân viên tai bộ xuất nhập khẩu,4 nhân viên giao nhận làm việc tại cảng và giám đốc công ty phối hợp cùng hoạt động. Và không ai được đào tạo sâu về nghiệp vụ mua hàng hay có kiến thức về logistics do đó hiệu quả mua hàng chưa cao. b) Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Nhà cung cấp: Đối với doanh nghiệp thương mại nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn tới công tác mua hàng, sức mạnh cạnh tranh trên thị trường càng mạnh nếu công ty có được nhà cung cấp uy tín, phần nào giành được vị thế cạnh tranh trên thương trường. Một nhà cung cấp tốt luôn thực hiện hợp đồng đúng và có thể đáp úng nhu cầ u bất thường của doanh nghiệp. Trong thời gian hoạt động công ty đã có được một số lượng nhà cung cấp đáng tin cậy góp phần nâng cao hiệu quả doanh nghiệp hoạt động. Nhưng đôi khi nhân viên mua hàng của công ty chưa thực sự khéo léo nên công ty phải nhượng bộ làm mất [Type text] Page 16
một số quyền lợi. Đây cũng chính là nguyên nhân làm công tác mua hàng của công ty chưa đem lại hiệu quả cao trong hoạt động. Nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Tốc độ phát triển Nguyên liệu cần Stt Ngành hàng nhập khẩu trung bình Sả n xuất nhựa Gần 90% 1 15% - 20% Sả n xuất giấy 2 15% -16% 50% Bảng 2.5 Nhu cầu khách hàng Công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực giấy nhựa nguyên liệu nhập khẩu nhìn vào bảng ta thấy sự phát triển của ngành sản xuất nhựa, giấy với tốc độ phát triển khá nhanh và nguyên liệu sản xuất chủ yếu là nhập khẩu nên nhu cầu trong ngành hàng kinh doanh của công ty là rất lớn. Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp tổ chức mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, nguyên liệu ảnh hưởng trục tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra nên các doanh nghiệp yêu cấu nguyên liệu mua vào phải có giá cạnh tranh và chất lượng phù hợp. Do đó để tiếp cận được loại khách hàng này thì công ty chủ yếu nhắm vào lợi ích mà công ty có thể mang lại cho khách hàng. Đối thủ cạnh tranh Nền kinh tế ngày càng phát triển sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành kinh doanh nguyên liệu nhựa thị trường Việt Nam cũng ngày càng lớn mạnh. Công ty Ngân Hạnh trong quá trình hoạt động cũng phải đối mặt rất nhiều đối thủ cạnh tranh như là: công ty TNHH sản x uất và thương mại Mạnh Linh, tập đoàn Hòa Bình, công ty cổ phần Đầu Tư Phú Khang……Bên cạnh một số công ty trong nước thì cũng có không ít công ty sản xuất hạt nhựa nguyên sinh, công ty sản xuất giấy bột nước ngoài là đối thủ cạnh tranh lớn trên thị trường và giá cả rất cạnh tranh khi họ bán trực tiếp cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước ta. Môi trường kinh tế, pháp luật Tình hình kinh tế chính sách của nhà nước như chính sách tiền tệ chính sách tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất ki nh doanh của doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nhựa bao bì Ngân Hạnh nói riêng đặc biệt là công tác mua hàng. Đặc biệt đối với công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa như Ngân Hạnh thì chính sách thuế, hoạt động của hải quan, tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới hoạt động của doanh nghiệp. sự biến động của tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới việc thanh toán hàng hóa của công ty. Nếu có khả năng dự đoán được tỷ giá tốt thì đó là một lợi thế cho công ty, [Type text] Page 17
có khả năng giảm chi phí cho hàng hóa mua vào, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 2.3 Thực trạng quản trị mua hàng 2.3.1 Thực trạng quá trình quản trị mua hàng 2.3.1.1 Phân tích đánh giá công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh a) Xác định nhu cầu và số lượng lô hàng Thông thường khi xác định nhu cầu sẽ có các cán bộ nhân viên tại bộ phận sau tham gia Trưởng phòng kinh doanh: Tập hợp đơn hàng và thông kê số lượng hàng cần mua theo đơn Kế toàn trưởng : Xem xét tình hình tài chính của công ty hiện tại khả năng đáp được bao nhiêu phần trăm giá trị đơn hàng nếu không đủ công ty sẽ có giải pháp khắc phục Thông qua báo cáo của kế toán và trưởng phòng kinh doanh giám đốc công ty sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng hàng hóa nên mua là bao nhiêu. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty phải phụ thuộc vào đơn hàng của khách hàng . Việc thông báo nhu cầu thị trường còn nhiều hạn chế đồng thời trong công ty cũng chưa có hoạt động điều tra nhu cầu thị trường nên chưa nắm bắt được sự biến động của nhu cầu thị trường. Công ty không có điều tra về mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm của công ty cung cấp nên công ty không nắm được những phàn nàn của khách hàng, từ đó không thể đưa ra sự điều chỉnh phù hợp để gửi tới nhà cung cấp được và làm giảm tính chính xác về chất lượng số lượng hàng hóa cho việc lên kế hoạch mua. Do vậy công ty cần hoàn thiện hoạt động mua hàng. b) Thực trạng nhà cung cấp của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Nguồn hàng Giá trị hàng hóa mua vào stt Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 1 Sanghai reseach institute of 4.500.000.000 3.467.890.000 4.890.700.856 synthetic [Type text] Page 18
2 honam petrochemical 3.456.900.000 1.430.876.800 Corp(korea) 3 jampoo union Corp(Taiwan) 2.900.858.000 3.589.000.000 4 PUMAX CHEMICALS (P) 6.890.789.000 4.590.000.000 LTD ,International Coatings - Japan Epoxy Resins Company Limited,Shunde Syntech Synthetic Resin Company Limited, 5 Plastics company - in 2.678.321.000 4.200.000.000 Springs, Gauteng, South Africa 6 Vinaco (pty) ltd. 2.890.000.000 7 Nan Ya Plastics 6.890.789.000 3.158.576.000 Corporation(taiwan 8 National Plastic Company 8.432.900.000 3.434.576.000 2.800.659.000 Ltd( 425 852 south korea 9 RD PLASTICS COMPANY, 2.768.000 INC.(United States) Bảng 2.6 Danh sách nhà cung ứng của công ty Nguồn hàng hiệ n tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường xuyên thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nên đôi khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu. - Về khả năng cung ứng: Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập, nhưng về lô hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt. - Chất lượng cung ứng: Hàng hóa bị trả về rất ít, tối ưu hóa về mặt sử dụng. Các nhà cung ứng này có trách nhiệm rất cao về chất lượng hàng hóa. Mua các mặt hàng họ có chứng nhận Iso cho chất lượng sản phẩm. - Thời gian thực hiện đơn hàng: Các nhà cung ứng luôn đảm bảo tiến độ giao hàng như trong hợp đồng. Điều này làm công ty có thể thục hiện đơ n hàng đúng thời hạn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín chất lượng cho doanh nghiệp [Type text] Page 19