Luận văn tốt nghiệp Kinh tế xây dựng: Lập dự toán và kiểm toán ngân sách dự án tòa nhà phức hợp-văn phòng-thương mại Vĩnh Long

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:113

Thêm vào BST

Báo xấu

27
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Lập dự toán và kiểm toán ngân sách dự án tòa nhà phức hợp-văn phòng-thương mại Vĩnh Long" nhằm giúp BCH/CT, Doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát nguồn thu nguồn chi của dự án ở bất cứ thời điểm nào; Giúp Doanh nghiệp nhận biết được tiền của doanh nghiệp đã phân bổ vào đúng nơi, đúng chỗ hay chưa, đạt được đúng chỉ tiêu lợi nhuận mà ban TGĐ đề ra hay chưa.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn tốt nghiệp Kinh tế xây dựng: Lập dự toán và kiểm toán ngân sách dự án tòa nhà phức hợp-văn phòng-thương mại Vĩnh Long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VẬN TẢI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP LẬP DỰ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN TÒA NHÀ PHỨC HỢP - VĂN PHÒNG - THƯƠNG MẠI VĨNH LONG Ngành: KINH TẾ XÂY DỰNG Chuyên ngành: KINH TẾ XÂY DỰNG Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lê Quang Phúc Sinh viên thực hiện : Hồ Quốc Kiệt MSSV: 1854020122 Lớp: KX18B TP. Hồ Chí Minh, năm 2022
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài "Lập và Kiểm soát ngân sách dự án xây dựng" là sản phẩm nghiên cứu cá nhân và hoàn toàn độc lập, các số liệu sử dụng trong đề tài là hoàn toàn trung thực. Mọi thông tin dẫn chứng trong bài đều được trích dẫn rõ ràng về nguồn gốc và được phép công bố . Dưới sự hướng dẫn tận tình của ThS. Lê Quang Phúc. Nếu có bất kì phát hiện nào về sự trùng lập và sao chép của học vị khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. TP. Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 08 năm 2022
MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ..................................................................................... iv LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA CHUYÊN ĐỀ LẬP NGÂN SÁCH CHO DỰ ÁN XÂY DỰNG .................. 4 1.1. Cơ sở lý luận về lập dự toán ngân sách ........................................... 4 1.1.1. Khái niệm ....................................................................................... 4 1.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp. ....... 8 1.1.3. Mục đích của ngân sách doanh nghiệp .......................................... 9 1.1.4. Các loại ngân sách của doanh nghiệp .......................................... 12 1.1.5. Ngân sách tổng hợp ...................................................................... 14 1.1.6. Nội dung lập ngân sách dự án bằng nguồn vốn doanh nghiệp tư nhân tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình. ............................... 16 1.1.7. Các tiêu chí đánh giá ngân sách của dự án .................................. 17 1.2. Phương pháp nghiên cứu..................................................................... 18 1.2.1. Phương pháp thu thập tài liệu, dữ liệu ......................................... 18 1.2.2. Phân tích và xử lý số liệu ............................................................. 18 CHƯƠNG 2: THÔNG TIN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ DỰ ÁN NGHIÊN CỨU .......................................................................................................................... 21 2.1. Tổng quan về doanh nghiệp ................................................................ 21 2.1.1. Thông tin cơ bản .......................................................................... 21 2.1.2. Thông tin liên lạc ......................................................................... 21 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh ............................................................... 22 2.1.4. Cơ cấu tổ chức ............................................................................. 22 i
2.1.5. Năng lực doanh nghiệp ................................................................ 24 2.1.6. Năng lực quản lý .......................................................................... 26 2.1.7. Các dự án tiêu biểu....................................................................... 28 2.2. Tổng quan về công trình nghiên cứu .................................................. 31 2.2.1. Giới thiệu công trình .................................................................... 31 2.2.2. Phạm vi công việc- thi công ......................................................... 33 2.2.3. Điều kiện hợp đồng ...................................................................... 34 2.2.4. Quy Trình Lập và kiểm soát ngân sách dự án ............................. 35 CHƯƠNG 3: LẬP VÀ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH DỰ ÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH TÒA NHÀ PHỨC HỢP - VĂN PHÒNG - THƯƠNG MẠI VĨNH LONG............................................................................................................ 40 3.1. Lập ngân sách cho dự án xây dựng ..................................................... 40 3.1.1. Các tài liệu liên quan ................................................................. 40 3.1.2. Trình tự lập ngân sách tạm ........................................................ 40 3.2. Kiểm soát ngân sách ......................................................................... 102 KẾT LUẬN ................................................................................................. 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................... 107 ii
PHỤ LỤC BẢNG Tên bảng Nội dung Bảng 1.1 Dự toán chi phí: đầu vào và đầu ra chính Bảng 1.2 Xây dựng ngân sách: đầu vào và đầu ra chính Bảng 1.3 Kiểm soát chi phí: đầu vào và đầu ra chính Bảng 3.1 Bill tổng hợp của dự án Bảng 3.2 Bill Chi Phí Chung Bảng 3.3 Biện pháp thi công Bảng 3.4 Bill Cơ điện Bảng 3.5 Giá vốn theo các đầu mục công tác tương ứng Bảng 3.6 Nhập giá BOQ và giá vốn theo từng công tác tương ứng Bảng 3.7 Giá trị và tỉ lệ lợi nhuận gộp trên giá vốn Bảng 3.8 Cấu tạo bộ mã Code Bảng 3.9 Tiến hành đặt Code Bảng 3.10 So sánh giá BOQ và giá BCH-CT trên quan điểm giá vốn Bảng 3.11 Breakdown các công tác giao thầu nhân công Bảng 3.12 Bảng data giá vật tư Bảng 3.13 Bảng data giá nhân công So sánh giá bán, giá vốn và giá thực tế thi công tại công Bảng 3.14 trình Bảng 3.15 So sánh chênh lệch ngân sách chính và ngân sách tạm Bảng 3.16 Phát sinh thay đổi thiết kế Logia iii
CÁC TỪ VIẾT TẮT - BCH.CT: Ban Chỉ Huy Công Trường - BOQ (Bill Of Quantities): Bảng khối lượng có đầu mục công việc - CHT: Chỉ Huy Trưởng - DN: Doanh Nghiệp - GDDA: Giám đốc dự án - HBC: Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Xây Dựng Hòa Bình - NS: Ngân sách - P.ĐT: Phòng đấu thầu - P.KSCP: Phòng kiểm soát chi phí - P.TGĐ: Phó Tổng giám đốc - WBS (Work Breakdown Structure): Phân rã các đầu mục công việc iv
LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài - Đặt vấn đề và tầm quan trọng: Ngân sách hẳn là một cụm từ vẫn còn khá mới lạ với các kỹ sư xây dựng nói chung và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng. Việc lên kế hoạch quản lý chi phí, dòng tiền dự án là hết cần thiết nhất là cho các công trình lớn hiện nay. Vì phải liên tục huy động một nguồn vốn lớn để thực hiện dự án là hết sức quan trọng. Nếu không có kế hoạch cho việc chủ động huy động dòng tiền thì dự án rất dễ lâm vào tình trạng “Chết lâm sàng”. Có một câu nói rất hay “Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho sự thất bại.” Song song với lập kế hoạch cho việc huy động nguồn vốn thực hiện-chi phí dự án, thì việc thu tiền từ Chủ đầu tư-Doanh thu dự án, cũng cần được lên kế hoạch kĩ cho từng đợt Claim. Ngoài việc có thể theo dõi trực tiếp doanh thu-chi phí dự án và chỉ tiêu lợi nhuận trực tiếp trên Ngân sách. Mà ta còn có thể tìm ra các sai khác của thực tế so với kế hoạch để từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh phù hợp với thực tế. - Ý nghĩa của đề tài và lý do của đề tài + Ý nghĩa của việc lập Ngân sách:  Ngân sách là một kênh thông tin hiệu quả, một công cụ quản lý hữu hiệu. Một bản ngân sách chi tiết xác định các khoản chi và nguồn lực phân phối cho các bộ phận do đó hình thành ràng buộc đối với hoạt động của các bộ phận đó.  Ngân sách là một thước đo chuẩn để đo lường kết quả hoạt động của các phòng ban, bộ phận, công trình. Một dự án thành công là dự án hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu đặt ra trong khuôn khổ ngân sách.  Ngân sách cũng là một công cụ hữu ích cho việc xác định những sai khác so với kế hoạch, mức độ sai khác và nguồn gốc của chúng. Do đó, ngân sách là một bộ phận của kế hoạch, là cơ sở cho các hệ thống kiểm soát chi phí và tiến độ + Lý do chọn đề tài: 1
Vì hiện nay vẫn còn rất nhiều anh, chị, em trong ngành xây dựng vẫn còn chưa được tiếp cận với một Ngân sách thực tế, chưa hiểu bản chất, ý nghĩa thực sự của Ngân sách. Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu và lập ngân sách thực tế cho một dự án cụ thể có thể giúp anh, chị có cái nhìn thực tiễn hơn về công tác Lập và kiểm soát ngân sách trong Quản Lý Chi Phi. 2. Tình hình nghiên cứu - Đa số hiện nay các đề tài nghiên cứu về quản lý dự án bằng nguồn vốn ngân sách hay các đề tài nghiên cứu công tác lập dự toán ngân sách nhà nước là khá nhiều. Nhưng vẫn rất ít các đề tài, chủ đề nghiên cứu, chia sẽ cách lập Ngân sách và kiểm soát Ngân sách của một dự án tư nhân và cách mà các doanh nghiệp tư quản lý và kiểm soát ngân sách, phát sinh của một ngân sách. Từ đó có thể thấy, đề tài lập Ngân sách cho dự án xây dựng này là cấp thiết và hữu ích đối với các kỹ sư, sinh viên ngành xây dựng. 3. Mục đích nghiên cứu + Giúp BCH/CT, Doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát nguồn thu- nguồn chi của dự án ở bất cứ thời điểm nào. + Giúp Doanh nghiệp nhận biết được tiền của doanh nghiệp đã phân bổ vào đúng nơi, đúng chỗ hay chưa, đạt được đúng chỉ tiêu lợi nhuận mà ban TGĐ đề ra hay chưa. + Giúp BCH/CT kiểm tra, chỉ ra được các sai khác giữa ngân sách và thực tế. từ đó có thể tìm ra nguyên nhân, đưa ra hướng khắc phục. + Giúp BCH/CT Kiểm soát các phát sinh trong quá trình thực hiện dự án như phát sinh chủ đầu tư, phát sinh của Doanh nghiệp. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, trình bày và đánh giá các tài liệu, hồ sơ cần thiết cho quá trình lập một ngân sách dự án - Phương pháp xử lý các nội dung trước khi lập ngân sách. - Trình bày cách thức lập ngân sách cho một dự án. 2
- Cách thức rà soát, kiểm tra tính hợp lý các đầu mục công việc sau khi breakdown theo tiêu chí quản lý chi phí của doanh nghiệp và đánh giá chỉ tiêu lợi nhuận. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp xem xét, đánh giá thông tin, tài liệu được bàn giao. - Phương pháp lập, thống kê và phân bổ đầu mục công việc theo các đầu mục chi phí theo quy trình của doanh nghiệp. - Phương pháp phân tích, so sánh và đánh giá các sai khác, cũng như chênh lệch giữa ngân sách và giá vốn. Tìm ra nguyên nhân, điều chỉnh cho phù hợp với thời điểm, thực tiễn lập. - Phương pháp kiểm soát và theo dõi ngân sách trong suốt vòng đời dự án. 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu - Nắm bắt rõ quy trình thực hiện lập một ngân sách dự án - Nắm bắt một số lỗi cơ bản thường gặp trong quá trình lập ngân sách, từ đó rút kinh nghiệm và đưa ra hướng giải quyết hiệu quả. - Hiểu rõ cách thức hoạt động, bản chất của một ngân sách dự án. Từ đó đóng góp, góp ý giải quyết một số vấn đề bất cập trong quá trình lập, cải thiện và hoàn thiện quy trình nâng cao hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp. 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA CHUYÊN ĐỀ LẬP NGÂN SÁCH CHO DỰ ÁN XÂY DỰNG 1.1. Cơ sở lý luận về lập dự toán ngân sách 1.1.1. Khái niệm a) Theo Tiêu chuẩn ISO 21500:2012 Guidance on project management và TCVN 11866:2017 Hướng dẫn quản lý dự án. - Dự án Dự án bao gồm một tập hợp duy nhất các quá trình gồm các hoạt động được kết hợp và kiểm soát với thời gian bắt đầu và kết thúc, được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Việc đạt được các mục tiêu của dự án đòi hỏi cung cấp các sản phẩm bàn giao phù hợp với các yêu cầu cụ thể. Một dự án có thể chịu nhiều hạn chế. Mặc dù nhiều dự án có thể tương tự nhau nhưng mỗi dự án lại là đơn nhất. Sự khác biệt của dự án có thể xuất hiện trong các trường hợp sau: + Sản phẩm bàn giao được cung cấp + Các bên liên quan chi phối + Nguồn lực được sử dụng + Các hạn chế + Cách thức điều chỉnh các quá trình để tạo ra các sản phẩm bàn giao - Quản lý dự án: Quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật và năng lực đối với dự án. Quản lý dự án bao gồm việc tích hợp các giai đoạn khác nhau của vòng đợi dự án. Quản lý dự án thực hiện thông qua các quá trình. Các quá trình được lựa chọn để thực hiện dự án cần gắn kết một cách có hệ thống. Mỗi giai đoạn của vòng đời dự án cần có các sản phẩm bàn giao cụ thể. Các sản phẩm bàn giao này cần được xem xét thường xuyên trong suốt dự án để đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan khác. 4
- Dự toán chi phí: Mục đích của Dự toán chi phí là có được ước tính về các chi phí cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động dự án và toàn bộ dự án. Các dự toán chi phí có thể được thể hiện dưới dạng đơn vị đo như số giờ lao động hoặc số giờ thiết bị hoặc những định giá tiền tệ. Khi được thể hiện bằng tiền tệ và khi việc thực hiện kéo dài thì các phương pháp tính đến giá trị tiền tệ theo thời gian cần được sử dụng. Các đường cong học tập có thể được sử dụng khi dự án bao gồm một số hoạt động lặp lại và hoạt động tuần tự. Các dự án liên quan đến nhiều loại tiền tệ cần xác định tỷ giá quy đổi được sử dụng để tính chi phí cho kế hoạch dự án. Các khoản dự phòng hoặc các ước tính dự phòng được sử dụng để xử lý những rủi ro hoạt bất ổn và cần được bổ sung vào dự toán chi phí dự án và được xác định rõ ràng Đầu vào chính Đầu ra chính - Cấu trúc phân chia công việc - Các dự toán chi phí - Danh sách các hoạt động - Các kế hoạch dự án - Nhưng thay đổi được chấp thuận Bảng 1.1: Dự toán chi phí: đầu vào và đầu ra chính - Xây dựng ngân sách: Mục đích của Xây dựng ngân sách là phân bổ ngân sách của dự án đến các cấp độ thích hợp của cấu trúc phân chia công việc. Việc phân bổ các khoản ngân sách cho những phân đoạn công đoạn theo lịch trình sẽ đảm bảo ngân sách dựa trên thời gian làm căn cứ để so sánh với thực hiện thực tế. Việc duy trì các khoản ngân sách sát với thực tế, gắn kết trực tiếp với phạm vi công việc đã được thiết lập, là điều cần thiết đối với mỗi tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các nỗ lực của dự án. Các khoản ngân sách thường được phân bổ theo cùng một cách thức mà dự toán dự án đã được lập ra. Dự toán chi phí dự án cà lập ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau. Dự toán chi phí xác định tổng chi phí dự 5
án, trong khi lập ngân sách xác định về việc các chi phí sẽ được chi tiêu ở đâu, khi nào và thiết lập một phương tiện làm căn cứ cho quản lý việc thực hiện. Các biện pháp khách quan về hiệu quả chi phí cần được thiết lập trong quá trình lập ngân sách. Việc đặt ra các biện pháp khách quan trước khi đánh giá hiệu quả chi phí làm tăng trách nhiệm giải trình và tránh thiên vị. Khoản dự phòng hoặc các hạng mục kinh phí dự phòng không được phân bổ cho các hoạt động hoặc phạm vi công việc khác có thể được tạo ra và sử dụng cho các mục đích kiểm soát việc quản lý hoặc để trang trải các rủi ro đã xác định. Các hạng mục như vậy và rủi ro liên quan cần được xác định rõ ràng. Đầu vào chính Đầu ra chính - Cấu trúc phân chia công việc - Các dự toán chi phí - Lịch trình - Ngân sách - Các kế hoạch dự án - Những thay đổi được chấp thuận Bảng 1.2: Xây dựng ngân sách: đầu vào và đầu ra chính - Kiểm soát chi phí Mục đích của Kiểm soát chi phí là để giám sát các chênh lệch về chi phí và có hành động thích hợp. Quá trình này cần chú trọng đến việc xác định hiện trạng về chi phí dự án, so sánh với chi phí cơ sở để xác định bất kỳ sự chênh lệch nào, dự báo chi phí dự kiến khi hoàn thành và thực hiện mọi hành động phòng ngừa hoặc khắc phục thích hợp để tránh các tác động chi phí tiêu cực. Tất cả các thay đổi đối với đường cơ sở chi phí cần được quản lý theo quá trình Kiểm soát thay đổi Khi công việc được bắt đầu, dữ liệu về việc thực hiện được tích lũy bao gồm các chi phí trong ngân sách, chi phí thực tế và chi phí ước tính khi hoàn thành. Để đánh gia hiệu quả chi phí, cần tích lũy dữ liệu lịch trình, chẳng hạn như tiến độ của các hoạt động theo lịch trình và ngày dự kiến hoàn thành của các hoạt động hiện tại và trong tương lai. Có thể phát sinh các sai khác do việc hoạch định kém. Những 6
thay đổi không lường trước được về phạm vi, các vấn đề kỹ thuật, sự hư hỏng thiết bị hoặc các yếu tố bên ngoài khác, chẳng hạn như những khó khăn của nhà cung cấp. Bất kể là do nguyên nhân nào, các hành động khắc phục đều đòi hỏi phải có sự thay đổi đối với đường cơ sở chi phí hoặc xây dựng kế hoạch khôi phục ngắn hạn. Đầu vào chính Đầu ra chính - Chi phí thực tế - Dữ liệu về tiến độ - Chi phí dự báo - Các kế hoạch dự án - Các yêu cầu thay đổi - Ngân sách - Các hành động khắc phục Bảng 1.3: Kiểm soát chi phí: đầu vào và đầu ra chính b) Theo Giáo Trình Dự toán ngân sách doanh nghiệp- Trường Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải TW1: Ngân sách doanh nghiệp: Ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hoá và được chuẩn bị cho một thời gian cụ thể nhằm để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đặc điểm của ngân sách doanh nghiệp: - Ngân sách phải được lượng hoá: điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. - Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhưng không phải là một phần trong bảng ngân sách. - Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể. Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai (không có điểm kết thúc), không được coi là bảng ngân sách. - Ngân sách phải là một bảng kế hoạch hành động: đây là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác. Giống 7
như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai. Tuy nhiên, ngay cảtrong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng Dự toán ngân sách: - Là quá trình phát triển ngân sách của doanh nghiệp, là sự biểu đạt các kế hoạch hành động thành con số diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết, dự báo doanh thu đồng thời trình bày các báo cáo tài chính được dự kiến trong tương lai của tổ chức. - Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kỳ nào đó trong tương lai. Hệ thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh. Trái lại, hệ thống dự toán chủ yếu dựa trên cơ sở các dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp. - Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức. Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. - Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bản viết tóm tắt chính thức (hay là báo cáo) các kế hoạch quản lý cho một thời kỳ cụ thể trong tương lai, thể hiện qua các thuật ngữ tài chính. Thông thường, nó đưa ra các phương pháp cơ bản nhằm kết nối các mục tiêu đã thỏa thuận trong toàn bộ doanh nghiệp. Một khi được chấp nhận, dự toán sẽ trở thành cơ sở quan trọng cho việc đánh giá các hoạt động. Như vậy, dự toán ngân sách doanh nghiệp thúc đẩy tính hiệu quả và ngăn chặn sự hao hụt và không hiệu quả. Nó là một công cụ kiểm soát. 1.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp. Ngân sách doanh nghiệp là các kế hoạch tài chính của mỗi doanh nghiệp. Việc chuẩn bị ngân sách doanh nghiệp giúp sắp xếp và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. 8
Vì vậy việc lập dự toán ngân sách doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố sau: - Doanh số bán hàng trong quá khứ và xu hướng trong tương lai. - Xu hướng phát triển của nền kinh tế, của ngành - Phát triển văn hóa XH và thị hiếu người tiêu dùng. - Hành động của đối thủ cạnh tranh. - Những thay đổi về mặt chính sách KT-XH của nhà nước. - Năng lực tài chính, KHCN, quản lý của doanh nghiệp Tập trung phân tích sâu về 2 yếu tố ảnh được coi là ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách: Hành động của đối thủ cạnh tranh và Năng lực tài chính, KHCN, quản lý của doanh nghiệp…. 1.1.3. Mục đích của ngân sách doanh nghiệp - Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của DN. Các số liệu điều tra cho thấy rằng hầu hết các DN có quy mô vừa và lớn trên toàn thế giới đều lập dự toán. - Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Hai khâu quan trọng để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, cụ thể là: + Khâu kế hoạch: Nhân viên kế toán quản trị sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin của các kỳ trước. Các số liệu, thông tin trong quá khứ sẽ được kết hợp với thông tin hiện hành để lập dự toán. + Khâu kiểm soát: Khi các hoạt động được tiến hành, các số liệu thực tế được ghi nhận và sẽ được so sánh với số liệu dự toán. Các chênh lệch sẽ được nhân viên kế toán quản trị tính toán và ghi nhận. Các nỗ lực hiệu chỉnh sẽ được thực hiện nhằm hướng theo các mục tiêu của dự toán. Đồng thời, các chênh lệch này được sử dụng để xem lại và cập nhật hóa dự toán. 9
Sơ đồ quá trình lập dự toán 1.1.3.1. Cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra Với bản dự toán ngân sách cho phép các nhà quản lý có được thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống. Các bộ phận sau khi nắm bắt được dự toán này sẽ lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động của bộ phận mình và giám sát việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu đã đề ra. Ví dụ: công ty dự định năm nay sẽ tăng doanh số 15%, giá bán không thay đổi. Điều này đồng nghĩa với việc công ty phải tăng lượng bán. Phòng kinh doanh sau khi có thông tin này sẽ phải triển khai hoặc tăng cường quảng cáo, khuyến mại hoặc phát triển thêm các khách hàng mục tiêu mới… 1.1.3.2. Là căn cứ đánh giá thực hiện: So sánh và giải thích sự khác biệt giữa dự toán và thực tế NGHIỆP VỤ KINH TẾ HỆ THỐNG DỰ TOÁN` Sự kiện thực tế Sự kiện dự báo Hệ thống kế toán Hệ thống dự báo Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dự kiến Thực tế thực hiện Dự tính thực hiện So sánh và giải thích những khác biệt 10
Qua sơ đồ này, chúng ta thấy, báo cáo tài chính được lập bằng cách kết hợp thông tin từ các dự toán khác nhau, trong đó Bảng cân đối kế toán (dự kiến) nhằm dự tính tình trạng tài chính của doanh nghiệp, còn Báo cáo kết quả kinh doanh (dự kiến) dự tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Bên cạnh đó, hệ thống nghiệp vụ phát sinh được thu thập, xử lý, trình bày trên các báo cáo tài chính là những sự việc xảy ra, trong khi đó hệ thống dự toán lập báo cáo trên cơ sở những dự tính sẽ thực hiện. Nhà quản lý có thể so sánh thực tế thực hiện và kế hoạch để giải thích vì sao có những khác biệt có thể xảy ra và sửa chữa nguyên nhân những biến động đó. 1.1.3.3. Dự báo khó khăn tiềm ẩn Quá trình lập dự toán giúp nhà quản lý hiểu rõ khi nào thì doanh nghiệp có nhu cầu vay ngắn hạn trong kỳ dự báo, khi nào cần mua thêm nguyên liệu và các nguồn lực sản xuất khác để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Qua việc đối chiếu so sánh thực tiễn với dự toán, nhà quản trị có thể dự báo ược các khó khăn tiềm ẩn. Ví dụ, khi lợi nhuận thực tế thấp hơn lợi nhuận dự toán trong khi giá bán và lượng không thay đổi, điều này có thể do chi phí trong kỳ tăng lên. Chi phí tăng có thể bắt nguồn từ việc giá của chi phí tăng hoặc cũng có thể do lượng chi phí tăng. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể tìm ra nguyên nhân và đề ra cách giải quyết. 1.1.3.4. Liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp Trong việc lập dự toán, mỗi cấp quản lý phải được mời và được khuyến khích tham gia. Tất cả các mục tiêu được đồng ý thể hiện trong dự toán mà nhà quản lý xem xét phải đảm bảo công bằng và có thể đạt được. Khi đó tất cả các bộ phận liên quan đều tiến hành thực hiện kế hoạch đã đề ra tạo ra sự liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc Khi những mục tiêu của kế hoạch đạt được, điều này sẽ có tác động tích cực đến nhà quản lý, thúc đẩy hiệu quả công việc. Khi lập dự toán ngân sách sẽ dẫn đến nhận thức cao hơn của nhà quản lý về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và tác động của các nhân tố bên ngoài như xư hướng kinh tế lên hoạt động của công ty. Việc đánh giá hiệu quả hoạt động sẽ được xem xét cho từng bộ phận cho phép thúc 11
đẩy hiệu quả làm việc của từng bộ phận. 1.1.3.6. Tạo động lực khuyến khích nhân viên Dự toán ngân sách cho phép doanh nghiệp tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc do tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều cùng được tham gia vào lập dự toán. Khi thực hiện các mục tiêu của mình đề ra, đội ngũ nhân viên cũng phải nhìn thấy đích phấn đấu của mình và của bộ phận có liên quan để thực hiện mục tiêu chung đó. 1.1.3.7. Ưu, nhược điểm của việc dự toán NS doanh nghiệp Lập ngân sách và dự báo đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Ngân sách giúp doanh nghiệp tô chức hoạt động đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Dự báo giống như vẽ một tấm bản đồ cho tương lai. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Ngân sách định hướng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tương lai; ngân sách không cản trở doanh nghiệp thực hiện những điều muốn và cần làm. Ngân sách giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả. Ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho doanh nghiệp. Ngân sách cho phép doanh nghiệp quản lý luồng tiền mặt và đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Lập ngân sách rất dễ dàng, chỉ cần quan tâm đến việc dự báo của doanh nghiệp và bắt đầu mọi việc từ đó. Nhược điêm: tốn thời gian, tốn kinh phí đê tô chức các hoạt động thu thập và xư lý thông tin đê dự báo ngân sách, có thê dẫn đến nguy cơ cứng nhác tuân thu ngân sách mà bo qua các cơ hội mới phát sinh. 1.1.4. Các loại ngân sách của doanh nghiệp 1.1.4.1. Dự toán NS bán hàng Dự toán NS bán hàng là dự báo doanh thu từ hoạt động bán sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp. Dự toán NS bán hàng có vai trò định hướng cho toàn bộ quá trình lập dự toán vì doanh thu ước tính sẽ trực tiếp xác định mức sản xuất trong 12
tương lai. Tiếp theo đó, mức sản xuất ước tính sẽ quyết định việc mua các nguồn lực như lượng nguyên vật liệu cần mua, số lượng lao động cần phải có và nhiều vấn đề khác để đáp ứng mức sản xuất tương lai này. 1.1.4.2. Dự toán sản xuất Dự toán sản xuất là xác định số lượng sản phẩm cần phải sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng và mức tồn kho cần thiết. Với thông tin dự báo về số lượng bán, nhà quản lý sẽ lập được dự báo, thành phẩm tồn kho đầu kỳ và thành phẩm tồn kho dự kiến. 1.1.4.3. Dự toán mua nguyên vật liệu Dự toán mua nguyên vật liệu xác định số lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của đơn vị cần phải căn cứ vào tính chất nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra thành phẩm của đơn vị. Nếu nguyên vật liệu thuộc dạng khan hiếm thì nhu cầu lưu kho càng tăng và ngược lại. Thông thường việc dự báo nguyên vật liệu mua trong kỳ có quan hệ trực tiếp với dự toán sản xuất. Sau khi đã có dự toán sản xuất, trưởng bộ phận mua sẽ xác định số vật liệu cần cho sản xuất. 1.1.4.4. Dự toán nhân công Dự toán nhân công là việc xác định nguồn nhân lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.4.5. Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung cung cấp một bảng kê tất cả các khoản chi phí sản xuất ngoài nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung thường liên quan đến các hoạt động phục vụ cho quá trình sản xuất mà khó xác định mối liên hệ của chúng đến một sản phẩm cụ thể nào, nói cách khác, thông thường người ta xác định tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung tuỳ theo đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý của đơn vị như giờ công, lượng doanh thu… 13
1.1.4.6. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN là bản dự toán bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm của một DN và chi phí quản lý chung toàn DN. Với bản dự toán này, nhà quản lý có thể lường trước được lợi nhuận ở nhiều mức doanh thu khác nhau khi nắm rõ chi phí ứng xử theo sự thay đổi của doanh thu. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm 2 bộ phận chi phí biến đổi và chi phí cố định. Chi phí cố định sẽ không thay đổi theo khối lượng sản phẩm tiêu thụ tuy nhiên chi phí biến đổi lại có thay đổi. Thông thường chi phí biến đổi sẽ được xác định bằng một tỷ lệ nhất định trên doanh thu như tiền hoa hồng bán hàng. Việc xác định tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được tính qua 2 bước: (1) CP biến đổi = Doanh thu bán hàng dự toán (×) tỷ lệ chi phí biến đổi/Doanh thu; (2) Tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp = Chi phí cố định (+) Chi phí biến đổi. 1.1.5. Ngân sách tổng hợp Một ngân sách tổng hợp là tập hợp những dự toán có liên quan với nhau, bao gồm dự toán bán hàng, dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán dòng tiền… trong một thời kỳ: 14