Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Chia sẻ: Nguyen Nga | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:60

Thêm vào BST

Báo xấu

1.393
lượt xem 271
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan tổ chức.Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng: Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho cơ quan,lãnh đạo cơ quan, để chỉ đạo, điều hành công việc do cơ quan đặt ra.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
MỤC LỤC LỜI ĐẦU ........................................................................................................... 4 PH ẦN I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ................................................................. 7 1 .1. Những vấn đề chung về văn phòng .............................................................. 7 1 .1.1. Khái niệm ................................................................................................. 7 1 .1.2 Chức năng của Văn phòng ................................................................ ........ 7 1 .1.3. Nhiệm vụ của văn phòng .......................................................................... 8 1 .2. Những vấn đề về CNTT ............................................................................ 11 1 .2.1. Khái niệm ............................................................................................... 11 1 .2.2. Một số khái niệm liên quan đ ến tin học .................................................. 12 1 .3. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng ..................... 16 1 .3.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin .............................................. 16 1 .3.2. Trong công tác soạn thảo văn bản........................................................... 16 1 .3.3. Trong công tác lưu trữ ............................................................................ 17 1 .3.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo. .............................................. 17 PH ẦN II.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG ........................................................... 18 2 .1. Khái quát về Cục an toàn lao động ............................................................ 18 2 .1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cục An toàn lao động .................... 18 2 .1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục An toàn lao động .................................... 19 2 .1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục An toàn lao động .............................................. 21 2 .1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động........ 22 2 .1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động........ 23 2 .2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Cục An toàn – Lao động ......................... 27 2 .2.1. Chức năng .............................................................................................. 27 2 .2.2 Nhiệm vụ................................................................................................. 28
2 .4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy của Văn phòng Cục An toàn - Lao đ ộng........ 28 2 .3. K ết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 và phương hướng nhiệm vụ công tác 2011 của Cục An toàn lao động .................................................................. 31 2 .3.1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 của Cục An toàn lao động.... 31 2 .3.2 Một vài đánh giá về hoạt động của Văn phòng tại Cục An toàn lao động 37 2 .4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động .............................................................................................. 38 2 .4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin. ............................................................ 38 2 .4.2. Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng .......... 40 2 .4.3. Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn p hòng. ................................................................ .............................................. 40 2 .4.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu. ................................ .......................... 43 2 .4.4. Thực trạng về đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Cục ............................... 45 2 .5. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Cục An toàn lao động. ...................................................................................... 46 2 .5.1. Ưu điểm: ................................................................................................ 46 2 .5.2. Hạn chế: ................................................................................................. 46 2 .5.3. Nguyên nhân: ......................................................................................... 47 PH ẦN III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG ......................................................................................... 49 3 .1. Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động. ................. 49 3 .1.1. Tập trung chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách thủ tục hành chính nhà nước ................................................................................................................. 49 3 .1.2. Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực hiện Chính phủ điện tử ................... 50 3 .1.3. Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu quả hiệu lực của Cục nói chung và của V ăn phòng nói riêng ......................................................................................... 50
3 .1.4. Thực hiện Luật cán bộ công chức ........................................................... 50 3 .2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Cục An toàn lao động .............................................. 51 3 .2.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ .................... 52 3 .2.2. Trang b ị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin................................. 55 3 .2.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng. ........................................................ 57 K ẾT LUẬN................................................................................................ ...... 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 60
LỜI ĐẦU Đ ất nước ta đang từng bước chuyển mình cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế thế giới. Đặc biệt sau khi ra nhập tổ chức thương mại WTO thì nền kinh tế nước ta ngày càng có những b ước tiến rõ nét hơn. Có được những kết q uả như vậy là nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng nền kinh tế thị trường theo đ ịnh hướng x ã hội chủ nghĩa, trong đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế đất nước N hư vậy ta đã biết được cuộc cách mạng công nghiệp đã chuyển nền kinh tế nước ta từ nền kinh tế công nghiệp lạc hậu sang nền kinh tế tri thức với sự p hát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc chỉ bằng điện tín, điện thoại thì giờ đây các phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet đang ngày càng chiếm ưu thế và trở thành một phương tiện không thể thiếu đối với nhu cầu của mọi tầng lớp nhân d ân đ ặc biệt là đối với doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội. Có những kết quả trên là nhờ vào chính sách mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế của Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào đó có sự đóng không nhỏ của các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp trong đó bộ phận văn phòng giữ vị trí q uan trọng. Ngoài việc ham mưu cho lãnh đ ạo đưa ra quyết định đúng đắn,văn p hòng là m ắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người lãnh đ ạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong cơ quan và giữa cơ quan với nhau.Vì vậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như vị trí, vai trò của nó qua mọi thời đại. V ới mong ước được trao đổi thêm thức và ứng dụng những kiến thức đã học trên giảng đ ường đại học vào thực tế, em đã chọn thực tập tại văn phòng của Cục An toàn lao động thuộc Bộ Lao động – Thương binh xã hội. Qua bước đầu tìm hiểu sự hướng dẫn chỉ đạo của Khoa kinh tế - Q uản trị kinh doanh, các thầy cô giáo cùng với phương pháp quan sát và thu nhập thông tin em đã từng bước
tiếp cận với thực tế và có được những đánh giá hiểu biết sơ bộ về hoạt động của cơ quan nói chung cũng như của văn phòng nói riêng. Q ua đây em nhận thấy hoạt động của văn phòng cần được quan tâm nhiều hơn nữa trong đó công việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn p hòng cũng cần phải đ ược thực hiện thật tốt sao cho phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới và phù hợp với việc cải cách nền kinh tế nước ta. Do vậy thời gian có hạn em chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại cơ quan Cục. Qua đây em cũng xin đ ưa ra đề tài:”Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng d ụng công nghệ thông tin trong văn p hòng tại Cục An toàn lao động” Báo cáo chuyên đề của em gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn p hòng. Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng Cục An toàn lao động. Chương III: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động Báo cáo chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn đ ể báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn các thầy trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, giảng viên hướng dẫn, cô chú lãnh đ ạo và nhân viên trong Cục An toàn lao động để tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo chuyên đề này.
PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1 .1. N hững vấn đề chung về văn phòng 1 .1.1. Khái niệm Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan tổ chức.Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng: - Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho cơ quan,lãnh đạo cơ quan, để chỉ đạo, điều hành công việc do cơ quan đặt ra. - Theo nghĩa hẹp văn phòng là b ộ phận của cơ quan để quản lý công tác công văn giấy tờ và công việc hành chính – quản trị của cơ quan Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các đ iều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó. 1 .1.2 Chức năng của Văn phòng 1 .1.2.1.Chức năng tham mưu: Đ ây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng.Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong cơ quan tham vấn,có ý kiến đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đ ạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.Ta đã biết quyết định là một quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một cơ q uan, tổ chức, một doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yêu tố chủ quan( thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra q uyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách q uan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý,của người trợ giúp.Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp thời
và đúng đắn. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo, q uản lý công tác của văn phòng 1 .1.2.2 Chức năng tổng hợp: kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đ ầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đ ầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, q uản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị( lợi thế của thông tin).Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với phát triển của thời đ ại. 1 .1.2.3 Chức năng hậu cần ho ạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…Những cái đó thuộc về công việc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, m ọi lúc, mọi nơi. 1 .1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ chính 1 .1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủ những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạt động. Nhưng ở mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vật chất
cũng như tính chất công việc khác nhau nên mỗi tổ chức đều phải có nội quy, q uy chế hoạt động riêng. Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đ ây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đ ược tổ chức và đi vào hoạt động. 1 .1.3.2. Xây dựng và quản lý ch ương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu ho ạt động thông qua chiến lược phát triển. Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn m ục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm,1 năm, q uý, tháng, tuần, ngày,... cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch của 1 đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài chính...Mỗi lo ại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây dựng chỉ đ ạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các khâu nối, các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động. 1 .1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Ho ạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, x ã hội, hành chính, môi trường...,những thông tin chỉ đạo: thông tin phản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo,....Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đ ạo đ ưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong lĩnh vực này gọi đó là văn phòng.Văn phòng được coi là “ cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý, chuyển p hát tại văn phòng. 1 .1.3.4. Trợ giúp về văn bản
V ăn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội... phải tuân theo các quy đ ịnh một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - x ã hội của đơn vị, tổ chức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự. 1 .1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có các yếu tố vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội. Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các cơ quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa, xe cộ, b àn ghế, các phương tiện nhận truyền và truyền tin, các công cụ truyền tin, các công cụ lao động, các phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. 1 .3.6.C ủng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đ ây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây.Việc tổ chức bộ máy văn p hòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.Tuy nhưng cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng, p hong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng. Không những thế trong thời đ ại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Y êu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. 1 .1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng
K hác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan đơn vị. Theo cách đó văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ p hận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả những lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt. Hoạt động thông tin của văn phòng vừa gắn với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua việc trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động trên. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đ ơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhiên còn tùy theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn những nhiệm vụ cụ thể khác. 1 .2. Những vấn đề về CNTT 1 .2.1. Khái niệm Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa đ ựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu nhập lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn... đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và đ ời sống con người. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội
Công nghệ thông tin là một khái niệm bao hàm các khoa học, công nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện các quy trình thông tin trên cơ sở tích hợp của ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông. Công nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên thế giới. 1 .2.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học 1 .2.2.1. Phần cứng Phần cứng(hardware) gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, b àn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi...Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ b ản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân 1 .2.2.2. Phần mềm Phần mềm( software) là các chương trình (program) đ iều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính đ ược chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng d ụng (application software) Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc. Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một b ài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực 1 .2.2.3. Internet Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên m ạng đã được chuyển hóa ( giao thức IP ). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn m ạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường
đ ại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và d ịch vụ khổng lồ trên internet. Mạng máy tính mang lạ rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm d ữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các d ịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. N guồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái vơi m ột số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang..., còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay. 1 .2.2.4. Mạng máy tính * Khái niệm Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu... Một máy tính đ ược gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự đ iều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác.  Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các m ạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các
thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi,... Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông đ ược thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các lo ại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). G iao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.  Mạng LAN Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là m ạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: o G iới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km o Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps và gần 1 Gbps.  Mạng WAN WAN (wide area network) còn gọi là “m ạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đ ầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là m ạng con (subnet). N hiệm vụ của mạng còn là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính: - Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk).
Các thiết bị nối chuyền: Đây là các lo ại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “ bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router). Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như d ạng sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.  Mạng toàn cầu – Word Wide Web Word Wide Web, gọi tắt là web hay WWW, là một không gian tin toàn cầu mà mọi người có thể truy cập ( đọc và viết ) qua các mạng máy tính nối mạng internet. Nhưng web thực ra chỉ là một trong các dịch vụ trên internet, chẳng hạn như d ịch vụ thư điện tử (email). Các tài liệu trên mạng toàn cầu – Word Wide Web được lưu trữ trong một hệ thống siêu văn bản (hypertext), đặt tại các máy tính trong mạng internet. Người dùng phải sử dụng một chương trình được gọi là trình duyệt Web (web browser) để xem siêu văn bản. Chương trình này sẽ nhận thông tin tại ô địa chỉ do người sử dụng yêu cầu ( thông tin theo địa chỉ gọi là thông tên miền ( domain name ), rồi sau đó chương trình sẽ tự động gửi thông tin đến máy chủ (web server) và hiển thị trên màn hình người xem.  Thư điện tử (email) Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính. Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc
Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh... và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML  Cơ sở dữ liệu – database Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL 1 .3. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng Trước đây do CNTT chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức lao động của con người là chính. Vì thế đôi khi công việc không được thực hiện theo đúng tiến độ. Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt động trong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể. 1 .3.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin Trước đây, mọi thông tin đều đ ược thu thập qua sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể thu nhập thông tin q ua báo đài, internet... Việc thu nhập thông tin theo cách này vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao. Sử dụng thư điện tử cho phép rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường. H iện nay thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin thu nhập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn. 1 .3.2. Trong công tác soạn thảo văn bản Công tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính hiện nay chủ yếu sử dụng các p hần mềm trong bộ Microsoft offices,... Việc sử dụng các phần mềm này giúp
cho việc trình bày các văn bản được chính xác và theo một thể thức nhất định. N goài ra các phần mềm này còn trang bị rất nhiều loại phông chữ đáp ứng yêu cầu cụ thể của công việc. 1 .3.3. Trong công tác lưu trữ Trước đây, mọi hồ sơ đều được lưu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm chí là trong cặp đựng tài liệu. V ì thế các loại hồ sơ này rất dễ hư hỏng, mục nát. H iện nay, ngoài các cách lưu trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã đ ược m ã hóa. Như vậy các thông tin luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin. 1 .3.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo. Mọi thông tin về thời gian, địa điểm họp luôn được thông báo một cách cụ thể thông qua các phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn... N hờ đó các đại biểu có thể nhận thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng.Việc trình bày báo cáo cũng như nội dung của cuộc họp được ứng dụng các phần m ềm như: Powerpoit, qua máy chiếu Projector... luôn mang lại hiệu quả nhờ sự sinh động và cụ thể.
PHẦN II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CỤC AN TOÀN LAO Đ ỘNG 2 .1. Khái quát về Cục an toàn lao động 2 .1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cục An toàn lao động Thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 1, năm 1961, V ụ b ảo hộ lao động, được thành lập để thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu và ban hành chính sách về bảo hộ lao động, nhằm đ ảm b ảo điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên chức nhà nước và bảo vệ quyền lợi người lao động. N ăm 1963, Vụ bảo hộ lao động đã được đổi tên thành Ban thanh tra Kỹ thuật an to àn và bảo hộ lao động được tách thành hai đ ơn vị là Thanh tra kỹ thuật an to àn và Ban điều kiện lao động để thực hiện các nhiệm vụ mà trọng tâm là hướng tới m ục tiêu phát triển con người, lấy con người làm trọng tâm mà các kỳ Đại hội đảng đã chỉ ra như :” b ảo đ ảm điều kiện cho công nhân làm việc nặng nhọc, độc hại.Công tác bảo hộ lao động trên các công trường trong các nhà m áy,hầm mỏ phải được thật sự quan tâm”.’’Nhà nước tạo môi trường và điều kiện cho mọi người lao động có việc làm, chăm lo cải thiện điều kiện lao động và phải kiểm tra thuê mướn, sử dụng và trả công lao động, cải thiện điều kiện lao động , bảo đảm quy định về b ảo hộ, an toàn lao động, bảo vệ chính đ áng người lao động”. Đ áp ứng những yêu cầu của thời kỳ đổi mới, Bộ Lao động – Thương binh x ã hội đã xây dựng đề án về bảo hộ lao động đã được Chủ tịch Hội đồng Nhà nước nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt N am ký Lệnh cô ng bố Pháp lệnh Bảo hộ lao động.Tiếp theo pháp lệnh Bảo hộ lao động, ngày 23/6/1994, Bộ luật Lao động được thô ng qua, trong đó có 01 chương về giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và nhiều quy định về ATVSLĐ. Cùng với sự ra đời của Bộ luật Lao động, ngày 02 tháng 4 năm 1994, Ban đ iều đ iều kiện lao động lần nữa lại được đổi tên thành Vụ bảo hộ lao động.Với
các nhiệm vụ được giao, Vụ bảo hộ lao động đã trình Bộ, trình Chính phủ ban hành hệ thống văn bản pháp luật quan trọng như trong công tác quản lý nhà nước về Bảo hộ lao động. Trong đó phải kể đến: Nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 quy đ ịnh chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về an toàn lao động, về sinh lao động; Nghị định số 195/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ q uy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. V à đặc b iệt năm 1999 là Q uyết định số 188/1999/QĐ-TTg về thực hiện chế độ tuần làm việc 40 giờ. Theo Nghị đ ịnh số 29/2003/NĐ -CP ngày 31/3/2003 của Chính phủ, ngày 10/9/2003, Bộ lao động thương binh và xã hội đã ban hành Quyết định số 1123/2003/QĐ-BLĐTBXH thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục An toàn Lao động. Nhiệm vụ chính hiện nay của Cục ATLĐ theo quyết định số 147/QĐ-BLĐTBXH ngày 22/01/2008. K ế thừa và phát huy thành quả của các đơn vị đ i trước, trong suốt năm năm qua , cục ATLĐ đã hoàn thành x uất sắc các nhiệm vụ chính trị được giao.Trong cô ng tác x ây dựng văn bản pháp luật, Cục đ ã trình bộ chính phủ ban hành nhiều văn bản pháp luật q uan trọng. Cùng với việc thực hiện công tác chuyên mô n, lãnh đạo chính quyền phối hợp chặt chẽ với công tác đoàn luôn chăm lo xây dựng vững mạnh, xây dựng sự đoàn kết thống nhất, khô ng ngừng chăm lo đ ời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, cô ng chức viên chức. Các phong trào thi đua văn thể của Cục được d uy trì liên tục. Cục An toàn lao động cũng là một trong số ít các đơn vị đựơc giải nhất , nhì , ba về văn nghệ. Chi bộ Cục ATLĐ luôn được công nhận là trong sạch vững m ạnh, Chi đoàn thanh niên và tổ chức công đoàn được đánh giá ho ạt động tốt , hiệu quả thiết thực, có nhiều đoàn viên trẻ kết nạp vào Đ ảng. 2 .1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục An toàn lao động 2 .1.2.1. Chức năng
G iúp Bộ trưởng hiện chức năng quản lý nhà nước về an toàn lao động, vệ sinh lao động trong phạm vi cả nước, theo quy định của pháp luật 2 .1.2.2. Nhiệm vụ - N ghiên cứu, xây dựng trình Bộ + Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hang năm, dự án, đề án về an toàn lao động + Các d ự án pháp lệnh và các văn b ản quy phạm pháp luật về an toàn lao động và bảo hộ lao động - V ề chế độ bảo hộ lao động: + Trang b ị phương tiện bảo vệ cá nhân trong lao động + Tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động +Bồi dưỡng bằng hiện vật +Bồi thường tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp +Chế độ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi - V ề an toàn lao động và quy chuẩn kỹ thuật an toàn - Q uy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động - D anh mục máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động - Q uy đ ịnh và hướng dẫn chung về thủ tục đăng ký, kiểm định các loại máy,thiết b ị vật tư,có yêu cầu nghiêm ngặt về an to àn lao động - Chương trình quốc gia về bảo hộ lao động,an toàn lao động,vệ sinh an toàn lao động, Tuần lễ quốc gia về an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ - Ý kiến tham gia Bộ Y tế để ban hành danh mục bệnh nghề nghiệp - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ về an toàn lao động, bảo hộ lao động theo phân công của Bộ . - Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn lao động theo phân công của Bộ, tổ chức cập nhật, thống kê,báo cáo tai nạn lao động