Một số giải pháp giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng thành công khi triển khai dự án ERP

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết trình bày thực trạng và những thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải khi lựa chọn triển khai ERP, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng thành công khi triển khai dự án ERP.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Một số giải pháp giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng thành công khi triển khai dự án ERP

160 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP GIA TĂNG KHẢ NĂNG THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP ThS Đinh Nguyễn Thúy Nguyệt* TÓM TẮT Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu một cách hiệu quả, đồng nhất, tránh trùng lặp và kịp thời, nhằm đáp ứng các nhu cầu về quản trị tổng thể. Vào thời điểm hiện tại, khi mà chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, hệ thống ERP chính là công cụ quan trọng, là nền tảng đảm bảo sự thành công cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. ERP giúp số hóa, quy trình hóa và kết nối mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Bài viết trình bày thực trạng và những thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải khi lựa chọn triển khai ERP, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng thành công khi triển khai dự án ERP. Từ khóa: ERP, triển khai ERP, thất bại khi triển khai dự án ERP 1. Giới thiệu và đặt vấn đề Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo nên những cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn thiện mình không gì khác chính là ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị và vận hành doanh nghiệp theo phương thức thủ công gây khó khăn trong việc khớp nối kế hoạch sản xuất và kế hoạch kinh doanh, khó chủ động và tối ưu hóa được nguồn lực của doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, quản trị thủ công rất khó điều phối hợp lý về nhiều mặt, khó tối ưu về quản lý nhân sự, tài chính, sản xuất, kinh doanh… ERP là ứng dụng giúp quản trị tổng thể doanh nghiệp, vận hành theo quy trình chuẩn, có sự phối hợp, liên kết giữa các bộ phận; dữ liệu được chia sẻ tức thời giúp doanh nghiệp khắc phục các bất cập, khó khăn của quản trị thủ công; kiểm soát hồ sơ và tra cứu thông tin sản phẩm, kiểm soát chi phí, marketing, kiểm soát dòng tiền, quản lý nợ,.. Thực hiện chuyển đổi số, ứng dụng các phần mềm quản trị tiên tiến để tối ưu hóa quản trị tổng thể doanh nghiệp, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường là giải pháp được lựa chọn bởi các doanh nghiệp hiện nay. Ngày càng nhiều doanh nghiệp Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing *
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 161 triển khai phần mềm ERP để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất và tối ưu các hoạt động quản lý. Nhu cầu ứng dụng ERP tăng lên cho thấy các giải pháp ERP thực sự hiệu quả, đem lại nhiều lợi ích như doanh nghiệp mong muốn. Tuy nhiên, việc xây dựng thành công hệ thống ERP tối ưu ngay từ đầu là điều không hề dễ dàng, bên cạnh những doanh nghiệp đã áp dụng thành công, vẫn có những doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai ERP, đặc biệt là những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm triển khai. Bài viết nghiên cứu tài liệu, thu thập số liệu từ các website của các công ty phần mềm, các cổng thông tin và bài viết của các tác giả trên các báo, tạp chí để tìm hiểu và làm rõ thực trạng triển khai ERP trong các doanh nghiệp hiện nay; xu hướng chuyển đổi số ERP và những thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình triển khai ERP. Thông qua số liệu, những đánh giá đã thu thập được, tác giả tiến hành tổng hợp, phân tích và đề xuất một số giải pháp mà doanh nghiệp nên thực hiện để có sự chuẩn bị hiệu quả, góp phần gia tăng khả năng thành công khi triển khai dự án ERP trong giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp. 2. Nội dung nghiên cứu 2.1. Các khái niệm liên quan – Chuyển đổi số (Digital transformation): là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2021). – Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: là việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số vào các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tận dụng lợi thế của công nghệ để tác động thay đổi mô hình kinh doanh, cách thức vận hành doanh nghiệp nhằm mang đến giá trị tốt hơn cho doanh nghiệp, thích ứng với xu hướng phát triển công nghệ trên toàn thế giới. Tại Việt Nam, chuyển đổi số trong doanh nghiệp được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud Computing)... thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa doanh nghiệp (Tú, 2022). – ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp): là phần mềm tích hợp nhiều phân hệ phục vụ cho các quy trình nghiệp vụ từng phòng ban và liên phòng ban khác nhau, giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu một cách hiệu quả, đồng nhất, tránh trùng lặp và kịp thời, nhằm đáp ứng các nhu cầu về quản trị tổng thể (Hiền & Vân, 2021; Digital, 2021). – Chuyển đổi số và ứng dụng ERP: Theo Meey Land (2022), hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP đang dần trở thành xu hướng chuyển đổi số cho các doanh nghiệp. Các ứng dụng ERP được cải tiến để phù hợp hơn với nhu cầu của doanh nghiệp, xây dựng dựa trên
162 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC các điều kiện kinh doanh riêng của doanh nghiệp. Các xu hướng chuyển đổi số ERP tích hợp nhiều ứng dụng công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp phát huy hiệu quả kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. 2.2. Thực trạng triển khai ERP trong doanh nghiệp Tại Việt Nam, khái niệm ERP xuất hiện từ năm 2000. Đến năm 2006, chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt đưa vào ứng dụng phần mềm ERP và đến năm 2008, theo số liệu của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – VCCI, thì tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng ERP đã lên tới 7%. Năm 2014 tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng ERP tại Việt Nam đã lên đến 17% (ITG, 2022; Hydro, 2022). Theo ITG (2018), trong năm 2015 nhiều doanh nghiệp triển khai ERP vào quản lý doanh nghiệp, đặc biệt ngân hàng là lĩnh vực có số lượng dự án ERP nhiều nhất và thành công nhất. Một số ngân hàng triển khai ERP như: Vietin Bank, MB Bank, LienViet Post Bank, Saigon Commercial Bank (SCB0, Maritime Bank. Năm 2016, nhiều dự án ERP quy mô lớn được đồng loạt triển khai tại Saigon Coop, Bibica, Savimex, Tổng Công ty Lương thực miền Nam, Vinamilk (Mai Hải An & Lê Việt Hà, 2018). Triển khai ERP đã đem lại nhiều lợi ích cho ngân hàng BIDV, ngân hàng có thể thực hiện hơn 11 triệu lượt giao dịch của khách hàng trong ngày (gấp 2 lần so với ngày thường), giải quyết 25.000 yêu cầu quyết toán; 4,5 triệu giao dịch tích hợp kế toán tài chính thành công. Các công việc chuyển đổi dữ liệu để quyết toán được thực hiện tự động hoàn toàn, thay cho phương thức thủ công các năm trước (ITG, 2018). Hiện nay, Việt Nam đã bước vào giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện, các doanh nghiệp cũng ý thức được vai trò của ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin trong hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong năm 2021, 2022 việc ứng dụng ERP ở Việt Nam đã khá phổ biến ở mọi ngành nghề từ ngân hàng, thương mại, bán lẻ, may mặc, đến bao bì, cơ khí chế tạo, nội thất… (ITG, 2022; Hydro, 2022; B2B, 2020). Có rất nhiều công ty ứng dụng ERP trong quản trị doanh nghiệp như Petrolimex, Thủy sản Minh Phú, VinGroup, CTCP Dược Thú ý Cần Thơ Vemedim, Tập đoàn Fecon, CTCP Xi măng Thăng Long, CTCP Licogi 16, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn, Thế giới di động… đã triển khai hiệu quả giải pháp ERP với tổng đầu tư lên đến hàng triệu USD.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 163 Bảng 1. Một số doanh nghiệp triển khai ERP Quy mô/ Doanh nghiệp lớn Doanh nghiệp vừa Doanh nghiệp nhỏ Lĩnh vực Xổ Số Kiến Thiết Bạc Liêu, Xổ Số Kiến Tài chính – BIDV, Vietin Bank, LienViet MB Bank, SCB, Saigon Thiết Cà Mau, Xổ Ngân hàng Post Bank, Maritime Bank Commercial Bank số kiến thiết Vĩnh Long, Công ty Chứng khoán SJC Tập đoàn Fecon, CTCP Xi Deutsches Haus, Công ty Công ty Bê tông và Xây dựng măng Thăng Long, CTCP Cổ phần TTC Xây dựng Minh Đức Licogi 16 Emsa Việt Nam, Penflex Việt Silk Việt Nam, Daelim Công ty Cổ phần Nam, CTY CP Elovi Việt Nam, Sản xuất Việt Nam, NABATI Khoáng sản và Luyện Chế Biến Hải Sản và Thực Việt Nam kim Trung Thành Phẩm Xuất Khẩu Cholimex MTV Keangnam Vina, Du lịch – Hải sản Minh Phú, Coby One, Công ty Cổ Thương Mại TAIKO Group Lotte Việt Nam phần VTC Truyền thông – Dịch vụ Trực tuyến Tân Cảng Sài Gòn, GSDP Co Vận Tải Biển Sài Gòn, Vận tải Ltd, Cảng hàng không Việt Tiếp vận Tam Long Giang Nam Logistics Nam – ACV Nguồn: https://hydro.net.vn/blog/trien-khai-erp-tai-viet-nam-1650946713/ Mặc dù ứng dụng ERP đã bắt đầu phổ biến trong các doanh nghiệp, số lượng doanh nghiệp triển khai ERP tại Việt Nam vẫn chưa nhiều. Theo số liệu thống kê từ các hãng phần mềm ERP, tổng số doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã triển khai ERP chỉ khoảng 300 doanh nghiệp, số lượng doanh nghiệp dùng các phần mềm kế toán trên nền tảng đám mây tích hợp hoặc đa quy trình (các phần mềm có xu hướng giống ERP) cũng chỉ vài nghìn, trong khi số doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam đã lên hàng triệu doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng ERP thực sự cũng là doanh nghiệp lớn (Digital, 2021). Có nhiều giải pháp ERP nội địa “đóng gói” hiện nay, tiêu biểu như công ty Diginet, FPT, Khả Thi, Lạc Việt, Misa, Pythis, Fast, Effect... Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng bắt đầu tạo được quy trình quản lý phù hợp với đơn vị mình, tuy nhiên, nhìn chung vẫn đang ở giai đoạn bắt đầu triển khai các ứng dụng loại này, hầu hết các dự án đều chỉ tập trung vào các chức năng tài chính kế toán và một vài phân hệ hậu cần - kho vận như vật tư, mua hàng và rất ít khi triển khai phân hệ sản xuất (Mai Hải An & Lê Việt Hà, 2018).
164 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Theo khảo sát của Công ty Tư vấn Deloitte, tại Việt Nam vẫn còn khoảng 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa chú trọng chuyển đổi số. Nguyên nhân, do nguồn lực hạn chế, quy trình quản trị, nhân sự nội tại chưa đáp ứng và chưa sẵn sàng thích nghi được với các giải pháp chuyển đổi số, chưa có hạ tầng công nghệ thông tin, chủ yếu vẫn quản trị, vận hành và tổ chức công việc thủ công. Những doanh nghiệp này không có đội ngũ nhân sự đủ trình độ về công nghệ số, kinh nghiệm triển khai và vận hành các hệ thống phần mềm số hóa. Chi phí chuyển đối số ứng dụng và vận hành ERP thường vượt quá nhiều so với tiềm lực ngân sách Ngoài ra, xu hướng đầu tư về chuyển đổi số có sự dịch chuyển lớn trong đại dịch Covid-19. Các doanh nghiệp bắt đầu tập trung hoạt động vận hành và kinh doanh qua các nền tảng làm việc từ xa, giao kết trực tuyến nhiều hơn. Chính vì thế, những hệ thống ERP đã đầu tư trước đây dường như cũng gặp nhiều khó khăn hơn trong quá trình quản trị, vận hành. Thêm vào đó, việc hạ tầng công nghệ thông tin được thiết kế để doanh nghiệp đóng kín với hạ tầng mạng chỉ phục vụ các tác nghiệp tại chỗ (off-line) cũng khiến doanh nghiệp khó để vận hành các hệ thống ERP trực tuyến (Digital, 2021). 2.3. Công nghệ ERP và các xu hướng chuyển đổi số ERP Hệ thống ERP bao gồm nhiều ứng dụng, cơ sở dữ liệu, module, API được kết nối, tuy nhiên có thể xác định 3 thành phần chính tạo nên hệ thống cơ bản gồm: cơ sở dữ liệu, backend và frontend. Theo Diginet (2020), các công nghệ ERP được sử dụng phổ biến bao gồm: • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: PostgreSQL, MSSQL • Công nghệ lập trình back-end: NET và ASP.NET, Java, Ruby, Python, PHP • Công nghệ lập trình front-end: JavaScript, React JS, AngularJS, Vue.JS Theo các công ty công nghệ LPTech (2020); Hydro (2022) và Citek (2022), sẽ có những xu hướng chuyển đổi số ERP trong tương lai như sau: • Phát triển trên nền điện toán đám mây. Xu hướng phần mềm ERP điện toán đám mây là việc sử dụng các tài nguyên công nghệ thông tin và internet giúp người dùng có thể truy cập vào bất cứ tài nguyên nào trên đám mây. Việc chuyển đổi số ERP kết hợp với điện toán đám mây sẽ hỗ trợ người dùng quản trị được doanh nghiệp mà không cần lo lắng về việc quản lý tự động, bảo trì hay nâng cấp hệ thống với khoản ngân sách vô cùng phù hợp. • Xu hướng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ thông minh khác. Theo báo cáo của Gartner, 65% CIO dự kiến rằng trí tuệ nhân tạo sẽ được tích hợp vào mạng lưới hệ thống ERP. Bằng việc bổ trợ tính năng AI và các công nghệ tiên tiến, ứng dụng ERP sẽ cho phép người dùng phân tích thông tin thuận tiện, nhanh gọn hơn, tự động hóa động hóa hầu hết những quy trình phức tạp. Nhờ vậy, doanh nghiệp rút ngắn thời hạn giải quyết và xử lý thông tin, tiết kiệm chi phí ngân sách cũng như nguồn lực.
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 165 • Xu hướng sử dụng ERP trên thiết bị di động. Ứng dụng ERP trên thiết bị di động là một trong những tính năng bắt buộc phải có của một ERP hiện nay. Hệ thống ERP cần phải đảm bảo tính tương thích với tất cả các thiết bị bao gồm cả di động, qua đó, người dùng có thể truy cập, theo dõi và cập nhật thông tin, báo cáo ở mọi lúc mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại có kết nối internet, giúp các nhân viên thường xuyên phải làm việc bên ngoài xử lý công việc nhanh chóng hơn, đảm bảo hiệu quả công việc ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. • Ứng dụng ERP và Internet vạn vật. Tích hợp Internet vạn vật (IoT) vào hệ thống ERP là xu hướng mới trong ngành sản xuất, logistics & transportation,… và nhiều ngành công nghiệp khác. Sự kết hợp giữa ERP và IoT sẽ mở ra nhiều cơ hội, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số. Với sự kết hợp này, doanh nghiệp có thể thu thập, phân tích và xử lý một lượng lớn thông tin thông qua các cảm biến giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu suất của quá trình sản xuất, giảm thiểu tối đa các công việc thủ công, hỗ trợ vận hành nhanh hơn, giảm tối đa chi phí. • Phát triển ERP theo hướng chuyên môn hóa ngành nghề. Quy mô, lĩnh vực kinh doanh khác nhau của các doanh nghiệp đòi hỏi ERP cần có chức năng quản lý tương ứng để đáp ứng phù hợp với nhu cầu thực tế. Ngoài ra, các hệ thống ERP ngày càng có xu hướng tập trung hơn vào gia tăng trải nghiệm người dùng. Tùy theo phân quyền, người dùng ở các vị trí khác nhau trong công ty có thể theo dõi các dữ liệu công việc khác nhau, tạo ra những báo cáo, giao diện theo dõi phù hợp với từng đối tượng riêng biệt. Các hệ thống ERP linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp cũng sẽ được ưu tiên hơn. 2.4. Thách thức triển khai ERP trong giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp Hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp triển khai và sử dụng. Tuy nhiên, đi kèm với những kỳ vọng về sự thay đổi là những thách thức và khó khăn mà doanh nghiệp có thể sẽ đối mặt trong quá trình triển khai ERP thực tế như: (1) Sự phản đối của các đơn vị cơ sở và nhân viên. Nếu nhà quản lý tự ý quyết định mà không thông qua các bộ phận phía dưới, có thể sẽ gặp phải sự phản đối của các bộ phận do họ đã quen với các quy trình trước đây và ngại mất thêm thời gian để làm quen với một phần mềm mới, hiệu quả chưa được kiểm chứng và các đầu việc của các bộ phận có thể bị lỡ dở. Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm là quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án (Mai Hải An & Lê Việt Hà, 2018; Geso, 2020). (2) Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được bài bản. ERP là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn ra giải pháp phù hợp, thì không những doanh nghiệp không thể tận dụng tốt những
166 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC ưu điểm mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc không triển khai ERP (Geso, 2020). (3) Lựa chọn giải pháp ERP và nhà cung cấp không phù hợp. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP với những lời quảng cáo khá hấp dẫn, vì vậy doanh nghiệp có thể gặp khó khăn để lựa chọn hệ thống ERP nào tốt nhất cho doanh nghiệp (Geso, 2020). (4) Dự án ERP kéo dài hơn dự kiến, thiếu hụt ngân sách triển khai. Hầu hết thời gian triển khai các dự án ERP luôn chậm tiến độ so với kế hoạch do nhiều nguyên nhân khác nhau như: thường xuyên thay đổi nhân sự, đòi hỏi phải customize do yêu cầu nghiệp vụ đặc thù hoặc phức tạp. Theo báo cáo ERP của 2019 Panorama, một tổ chức tư vấn độc lập về kỹ thuật số và về phần mềm quản lý ERP của Mỹ, khoảng 65% dự án ERP triển khai vượt quá ngân sách. Điều này cho thấy nhiều dự án ERP đòi hỏi thời gian và tiền bạc hơn các tổ chức mong đợi (NGS, 2019; Geso, 2020). (5) Thiếu nhân sự có kiến thức và trình độ chuyên môn. Khó khăn có thể đến từ lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị. Kết quả nghiên cứu của Panorama xác định thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP là thiếu hụt nhân sự, nhân sự thiếu kiến thức chuyên môn về ERP (NGS, 2019). Theo An & Hà (2018), một lý do khác khiến các dự án ERP thất bại là tư vấn chưa tốt, chưa có chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm triển khai. Ngoài ra, cũng có những trường hợp triển khai ERP thất bại, ngay cả với những nhà tư vấn giỏi nhất và giàu kinh nghiệm nhất, bởi vì doanh nghiệp không tương tác, cung cấp đủ thông tin về nhu cầu và những thay đổi trong quy trình quản lý (Geso, 2020). 2.5. Một số giải pháp gia tăng khả năng thành công khi doanh nghiệp triển khai dự án ERP Thứ nhất, ban lãnh đạo cần nhận thức, quyết tâm và cam kết thực hiện dự án ERP. Nhà quản lý cần rõ hiểu tại sao doanh nghiệp của mình phải triển khai ERP và việc triển khai hệ thống mới sẽ không chỉ tạo ra lợi tức đầu tư hay giải quyết vấn đề của doanh nghiệp mà còn là giải pháp cho việc cải tiến quy trình, cải thiện cách thức sử dụng công cụ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Khi hiểu rõ được lý do doanh nghiệp cần triển khai ERP, những người dẫn đầu từ đầu phải hoàn toàn cam kết thực hiện và dành thời gian để lập kế hoạch triển khai. Việc triển khai ERP tiến hành ở tất cả các bộ phận, phòng ban của toàn doanh nghiệp, tác động đến hoạt động quản trị toàn doanh nghiệp từ quản lý cấp cao đến quản lý cấp trung và nhân viên thừa hành tác nghiệp. Do vậy, lãnh đạo và nhân viên cần thống nhất được quan điểm khi doanh nghiệp quyết định áp dụng ERP. Để triển khai thành công ERP,
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 167 mọi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều phải bắt tay với nhau, đồng lòng để vượt mọi khó khăn. Trước khi chính thức ký hợp tác với các nhà cung cấp, lãnh đạo cần tổ chức các cuộc họp để thông báo, thảo luận và thống nhất tinh thần và tác phong làm việc trong thời gian tới. Việc này giúp mọi người có thể ngồi lại với nhau để nhìn nhận rõ hơn về những lợi ích và khó khăn trong quá trình triển khai ERP, nhìn thấu những nhiệm vụ của đồng nghiệp và của chính mình. Tại các cuộc họp, lãnh đạo cũng cần phải lắng nghe các ý kiến, quan điểm của nhân viên các bộ phận, ghi nhận các câu hỏi, thắc mắc của các nhân viên dưới quyền để giải đáp kịp thời. Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới. Mâu thuẫn, hay sự không thống nhất có thể xảy ra bất cứ lúc nào giữa thành viên hai đội dự án, vì vậy, lãnh đạo cần sáng suốt, nắm bắt tình huống, dung hòa giải quyết vấn đề và tham gia hỗ trợ bất cứ lúc nào. Thứ hai, xác định rõ mục tiêu, phạm vi và xây dựng chi tiết kế hoạch triển khai ERP. Thông qua phân tích quá trình kinh doanh, xác định nguyên nhân của vấn đề đang tồn tại, doanh nghiệp đưa ra những cải tiến cần thực hiện. Phạm vi nghiệp vụ và các mục tiêu cho hệ thống ERP mới rất quan trọng, cần được xác định rõ ràng để doanh nghiệp lựa chọn được sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp, cũng như cần được đề cập lại trong và sau quá trình thực hiện để đảm bảo các hoạt động đang đi đúng hướng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng công việc đã triển khai, và có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý. Để triển khai thành công ERP, trước khi bước vào triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch hoàn chỉnh cho từng chi tiết triển khai và phải luôn đảm bảo rằng dự án được theo dõi liên tục, tránh sự trì trệ trong quá trình triển khai, gây chậm trễ thời gian dự án. Việc lập kế hoạch nên lưu ý quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh. Một kế hoạch ERP được chuẩn bị kỹ càng phải tập hợp kế hoạch chiến lược từ cấp cao đến kế hoạch tỉ mỉ ở cấp độ thừa hành. Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tất cả bộ phận liên quan, từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch và bản mô tả sản phẩm hoàn thiện hơn, tìm ra được giải pháp ERP phù hợp nhất có thể. Doanh nghiệp cần trao đổi với đơn vị triển khai để ước lượng khối lượng công việc thực tế, công việc có thể phát sinh để đưa ra mức thời gian cho từng công việc của dự án, cũng như mốc thời gian hoàn thành hợp lý của dự án. Kế hoạch dự án cũng cần phải xác định vai trò của các bên tham gia bao gồm cả phía doanh nghiệp và phía đơn vị triển khai, phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng thành viên, phòng ban trong dự án. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên đề ra các phương án triển khai dự phòng cho những trường hợp xấu tiềm ẩn xảy ra. Thứ ba, kiểm soát ngân sách dự án. Chi phí cho hệ thống ERP gồm khá nhiều mục như chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí phần cứng, hạ tầng mạng, chi
168 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC phí đào tạo, chuyển đổi, chi phí hỗ trợ, chi phí bảo trì, nâng cấp… Do vậy, doanh nghiệp nên có sự hiểu biết về tất cả các chi phí thiết yếu, xác định trước những khoản mục chi phí này khi lập ngân sách cho dự án ERP. Nếu doanh nghiệp không chắc chắn phải bao gồm những chi phí gì, doanh nghiệp có thể thuê tư vấn độc lập hoặc nhà cung cấp để hỗ trợ lập kế hoạch, tránh đặt kỳ vọng không thực tế dẫn đến chi tiêu không hợp lý khi triển khai dự án, khiến ngân sách của công ty vượt qua ngoài vòng kiểm soát và doanh nghiệp không đủ kinh phí để xây dựng tiếp hệ thống ERP. Khi đã xác định được tất cả các thành phần chi phí chính, doanh nghiệp sẽ xác định một cách chi tiết chi phí phải chi và nguồn ngân sách dự trù hợp lý. Đầu tư vào cơ sở hạ tầng là điều cần thiết, các mô-đun ứng dụng ERP sẽ yêu cầu tốc độ xử lý tốt và lưu trữ đầy đủ. Do vậy, cần phân bổ ngân sách phù hợp cho cơ sở hạ tầng để tránh giảm tốc độ ứng dụng và gây ra các vấn đề khác. Ngoài ra, doanh nghiệp luôn cần kiểm soát ngân sách, phải theo dõi liên tục, kiểm soát chặt chẽ những thay đổi khi phát sinh thêm công việc, do những thay đổi này có thể sẽ làm tăng chi phí dự kiến ban đầu. Doanh nghiệp nên thiết lập các mốc quan trọng của dự án, so sánh ngân sách ở từng giai đoạn để quản lý và kiểm soát các lỗi, có thay đổi kịp thời cho dự án. Thứ tư, lựa chọn giải pháp ERP và đơn vị triển khai phù hợp. Khi doanh nghiệp đã xác định được các mục tiêu mà phần mềm ERP mới phải đạt được thì bước tiếp theo là tìm đúng hệ thống và nhà triển khai ERP. Các nhà quản lý cần xem xét liệu nhà cung cấp và triển khai giải pháp ERP có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra hay không? Doanh nghiệp có thể nghiên cứu các khách hàng cùng quy mô dự án mà các đơn vị triển khai ERP đã làm trước đó để biết kết quả ra sao. Ngoài ra, nhà quản lý có thể đặt các câu hỏi về phương pháp thực hiện, tiêu chuẩn được sử dụng và nếu thành công thì giải pháp ERP đã chọn sẽ mang lại những gì cho doanh nghiệp; đơn vị triển khai sẽ hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào khi doanh nghiệp triển khai ERP. Doanh nghiệp nên đưa ra một số tiêu chí để lựa chọn, cân nhắc và đánh giá các phần mềm ERP về ưu nhược điểm của từng hệ thống như: chức năng của giải pháp ERP đã chọn có phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp không?; những thuận lợi và bất lợi của giải pháp cloud với giải pháp on-premise; khả năng mở rộng của hệ thống ERP được chọn, hệ thống có thể xử lý số lượng công việc và người dùng tăng lên không, khả năng mở rộng sẽ khiến doanh nghiệp tốn chi phí như thế nào?; hồ sơ năng lực của đơn vị triển khai, mức độ hỗ trợ và đào tạo liên tục nhà cung cấp; mức độ khả thi của các phần mềm ERP đang đánh giá; khả năng mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) của hệ thống được cấu hình dựa trên các quy trình được tối ưu hóa. Doanh nghiệp cần dành thời gian để hiểu về nhà cung cấp ERP và khả năng đáp ứng các chức năng giúp đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung cấp ERP được chọn nên có kinh nghiệm triển khai trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, có
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 169 uy tín trong ngành và có nhiều dự án triển khai thành công. Khi xem xét lựa chọn đơn vị triển khai ERP, doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên một số yếu tố như: uy tín, quy mô của nhà cung cấp; chiến lược tổng thể của nhà cung cấp ERP cho sản phẩm, nhà cung cấp có liên tục cập nhật và phát triển sản phẩm theo các tiêu chuẩn công nghệ mới; dịch vụ hỗ trợ, bảo trì sau triển khai, chi phí triển khai ERP. Thứ năm, lựa chọn đội ngũ nhân sự dự án gồm các thành viên phù hợp. Doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai ERP là trách nhiệm của đơn vị triển khai và chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng. Việc đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ sẽ dễ dẫn đến thất bại khi triển khai dự án ERP, do các thành viên của đội dự án nội bộ là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Để đảm bảo dự án thành công, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhân viên có kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, có kiến thức về quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án. Họ là những người có cái nhìn tổng quan đủ để đưa ra quyết định dựa trên lợi ích chung của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai; doanh nghiệp cũng nên đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Trong thời gian triển khai dự án, nên để những nhân viên này tập trung vào công việc triển khai, các công việc thường ngày có thể chuyển giao cho những người khác. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có người quản lý dự án nội bộ để đảm bảo dự án luôn được theo dõi và đi đúng hướng. Đây sẽ là người báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Trưởng dự án cần am hiểu nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết, thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ và động viên đội ngũ tham gia dự án. Thêm vào đó, các thành viên chủ chốt của đội dự án cũng rất quan trọng, họ cần phải có thái độ tích cực đối với việc triển khai ERP, luôn có sự thúc đẩy việc triển khai dự án. Thứ sáu, chuyển đổi hệ thống và đảm bảo người dùng cuối được đào tạo đầy đủ. Chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, dữ liệu danh mục (master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp phải có ít nhất vài lần chuyển trước khi đưa hệ thống đi vào vận hành chính thức. Sẽ có những rủi ro trong quá trình chuyển đổi dữ liệu, do vậy, doanh nghiệp cần xem xét những dữ liệu muốn di chuyển sang hệ thống ERP mới. Chuyển đổi bất kỳ hình thức dữ liệu nào cũng cần được xem xét cẩn thận liên quan đến lợi ích, thời gian với tác động đến dự án và chi phí.
170 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC Việc triển khai chỉ hoàn toàn thành công khi tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng ERP một cách bài bản. Do vậy, để hệ thống hoạt động trơn tru, doanh nghiệp cần bảo đảm tất cả các nhân viên, bao gồm cả đội ngũ triển khai phải sử dụng thành thạo hệ thống. Khi huấn luyện nhân viên, doanh nghiệp nên áp dụng phương án “train the trainer”, nghĩa là đơn vị triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ “key users” của doanh nghiệp để họ thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối là toàn bộ nhân sự của công ty. Phương pháp này giúp cho người dùng chính kiểm soát tốt và làm chủ được hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự. Quá trình đào tạo nhân sự sử dụng ERP của doanh nghiệp cần có kế hoạch, được tổ chức và thực hiện nghiêm túc. Khi đào tạo cho nhân viên, doanh nghiệp nên áp dụng hình thức vừa hướng dẫn lý thuyết, vừa thực hành trên máy tính. Bằng cách thực hiện này, doanh nghiệp sẽ thấy được mỗi bộ phận tác động đến bộ phận kia như thế nào và giao tiếp giữa các phòng ban. Khi doanh nghiệp hiểu cách thức quy trình kinh doanh được áp dụng vào phần mềm, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ phù hợp của quy trình và liệu chúng có thực sự cần thiết hay với việc triển khai ERP mới. 3. Kết luận Bên cạnh những lợi ích được nhắc tới, không phải dự án ERP nào khi triển khai cũng đem đến hiệu quả cho doanh nghiệp. Rất nhiều dự án ERP đang triển khai bị tạm dừng hoặc gặp thất bại. Bài viết đề xuất một số giải pháp giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng thành công khi triển khai dự án ERP trong giai đoạn chuyển đổi số, gồm: (1) sự nhận thức và cam kết thực hiện của ban lãnh đạo, (2) xác định rõ mục tiêu, phạm vi và xây dựng kế hoạch dự án ERP, (3) kiểm soát ngân sách, (4) lựa chọn giải pháp ERP và đơn vị triển khai phù hợp, (5) lựa chọn các thành viên đội dự án, (6) chuyển đổi hệ thống và đào tạo đầy đủ cho nhân viên. Những nỗ lực này đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiêm túc xem xét và thực hiện nhằm hạn chế việc triển khai ERP thất bại. Tài liệu tham khảo Bộ Thông tin và Truyền thông (2021). Cẩm nang chuyển đổi số. Mai Hải An, Lê Việt Hà (2018). Giải pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam. Tạp chí Công thương, số 4, tháng 4/2018. Vũ Thị Minh Hiền, Nguyễn Thị Hồng Vân (2021). Kinh nghiệm triển khai ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ Hoa Kỳ và bài học cho doanh nghiệp Việt Nam. Lê Cẩm Tú (2022). Chuyển đổi số - Giải pháp phát triển doanh nghiệp trong cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Tạp chí Ngân hàng Online. https://tapchinganhang.gov.vn/chuyen- doi-so-giai-phap-phat-trien-doanh-nghiep-trong-cuoc-cach-mang-cong-nghiep-lan-thu- tu.htm
CHUYỂN ĐỔI SỐ: XU HƯỚNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 171 https://meeyland.com/chuyen-doi-so/xu-huong-chuyen-doi-so-va-erp-trong-tuong-lai/ https://itgtechnology.vn/thuc-trang-su-dung-erp-tai-viet-nam/ https://phanmemketoanerp.com/tin-erp/thuc-trang-su-dung-erp-tai-viet-nam/ https://hydro.net.vn/blog/trien-khai-erp-tai-viet-nam-1650946713/ https://itgtechnology.vn/nhieu-doanh-nghiep-viet-vung-hang-trieu-do-de-trien-khai-erp/ https://digital.fpt.com.vn/linh-vuc/vai-tro-erp-trong-chuyen-doi-so.html LPTech (2020). Xu hướng chuyển đổi số ngành phần mềm ERP trong tương lai. Truy cập tại https:// lptech.asia/kien-thuc/xu-huong-chuyen-doi-so-nganh-phan-mem-erp-trong-tuong-lai Ngọc Quỳnh (2021). Chuyển đổi số doanh nghiệp nhỏ và vừa: lựa chọn phù hợp. Truy cập tại https:// congthuong.vn/chuyen-doi-so-doanh-nghiep-nho-va-vua-lua-chon-phu-hop-167790.html https://www.citek.vn/10-xu-huong-trien-khai-erp-cho-doanh-nghiep-2022-2023/ Geso (2020). Những khó khăn cần biết trước khi triển khai hệ thống ERP. Truy cập tại https://geso. us/tin-tuc-erp/nhung-kho-khan-can-biet-truoc-khi-trien-khai-he-thong-erp-164.html Lê Hưng (2019). ERP và những thử thách chưa kể. Truy cập tại https://ngs.com.vn/vi/news/ market/27-erp-va-nhung-thach-thuc-chua-ke https://erpviet.vn/6-nguyen-nhan-dan-toi-that-bai-trong-trien-khai-erp/ Diginet (2020). Danh sách các công nghệ ERP: Đâu là các lựa chọn phù hợp. Truy cập tại https:// diginet.com.vn/danh-sach-cac-cong-nghe-erp-dau-la-lua-chon-phu-hop.html