nghệ thuật lên kế hoạch kinh doanh hiệu quả – bộ sách creating success (phần 2)

7 Đội ngũ quản lý<br /> <br /> Yếu tố quan trọng nhất tác động đến quyết định của các nhà đầu tư khi đánh giá một bản<br /> đề xuất kế hoạch kinh doanh chính là đội ngũ quản lý của dự án. Một đội ngũ quản lý giỏi có<br /> khả năng tồn tại trong một thị trường không nhiều thuận lợi hoặc vững vàng ngay cả với một<br /> lĩnh vực đang đi xuống. Ngược lại, một đội ngũ quản lý yếu kém vẫn không chắc sẽ đảm bảo sự<br /> tồn tại ngay cả trong một thị trường đang phát triển mạnh mẽ.<br /> Vì thế, hãy nêu rõ cho nhà đầu tư hiểu về bản thân bạn, về các điểm mạnh của đội ngũ<br /> quản lý và mô tả những điểm chính về thông tin nền tảng, bao gồm:<br /> · Những kinh nghiệm liên quan đến dự án hoặc lĩnh vực kinh doanh mà bạn đang quan<br /> tâm;<br /> · Những kỹ năng liên quan đến dự án hoặc công việc kinh doanh;<br /> · Những điểm yếu của cả nhóm và hướng khắc phục;<br /> · Những minh chứng về sự thành công.<br /> Hãy mô tả sơ lược về tiểu sử của từng nhân vật quản lý then chốt. Trong đó, bạn cung cấp<br /> đầy đủ các thông tin cần thiết của từng người về trình độ học vấn, chuyên môn, kiến thức<br /> chuyên ngành và những công việc họ đang hoặc sẽ thực hiện, nhấn mạnh những kinh nghiệm<br /> quản lý và đề cập cả số cổ phần mà họ tham gia đóng góp trong doanh nghiệp (nếu có).<br /> Đừng quên ghi rõ những thành quả đạt được và chú trọng đến tiến trình phát triển nghề<br /> nghiệp của họ. Đặc biệt, bạn cần quan tâm đến những kinh nghiệm, năng lực chuyên môn và<br /> các điểm mạnh của họ có liên quan đến vị trí hiện tại hoặc vị trí sắp được đề bạt.<br /> Ví dụ:<br /> John Smith, Giám đốc tài chính (41 tuổi)<br /> Gia nhập công ty vào năm 1995 với chức vụ giám đốc tài chính; từng là kiểm soát viên<br /> nhóm tài chính của tập đoàn Jones Amalgamated từ năm 1990 cho đến năm 1995, khi công ty<br /> này được Tập đoàn Mega mua lại. Ông đảm nhận mọi báo cáo tài chính tại Jones, tham gia mật<br /> thiết vào vấn đề thương lượng bản quyền trị giá 120 triệu bảng vào năm 1994 và là thành viên<br /> của nhóm bảo vệ đấu thầu. Ông có kinh nghiệm hơn hai năm làm giám đốc tài chính cho một<br /> đơn vị chuyển nhượng các hợp đồng cơ khí của công ty Stronson với doanh số 70 triệu bảng<br /> hàng năm. Cùng thời gian đó, ông còn chịu trách nhiệm giám sát lắp đặt hệ thống máy tính và<br /> kế toán mới.<br /> Hãy bổ sung sơ yếu lý lịch chi tiết của từng người ở phần phụ lục. Chỉ nên tóm tắt trong<br /> một trang giấy, và chú trọng đến phần học vấn, các công ty mà họ từng làm cũng như phạm vị<br /> trách nhiệm và những thành quả họ đã đạt được trong từng vị trí.<br /> Một số doanh nghiệp tự hào quá mức khi mô tả về chính mình: chỉ đưa ra những thông<br /> tin chung chung mà thiếu mất các dữ liệu quan trọng. Rất có thể họ muốn che giấu một điều gì<br /> đó. Điều đó chắc chắn sẽ khiến cho các chuyên viên tài chính khi đọc bản kế hoạch rơi vào<br /> trạng thái đề phòng, dù không cần thiết.Hãy tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu bằng sự rõ<br /> ràng và chân thành.<br /> Một số nhà đầu tư có xu hướng tài trợ cho những ai đã từng đạt được một số thành quả<br /> nhất định trong lĩnh vực liên quan nhằm giảm thiểu những rủi ro. Vì thế, nếu bạn không có<br /> kinh nghiệm liên quan nhưng muốn thử sức ở một lĩnh vực hoàn toàn mới thì bạn phải sử<br /> dụng bản kế hoạch của mình như một công cụ thuyết phục nhà đầu tư. Bạn cần nhấn mạnh<br /> rằng dù bạn không có những kinh nghiệm liên quan cụ thể những bạn đã tìm hiểu kỹ càng về<br /> những kiến thức có liên quan hoặc (và) đội ngũ quản lý của bạn có đầy đủ sự tự tin cũng như<br /> các mối quan hệ xã hội để thành công.<br /> Đừng bao giờ đổ lỗi cho người khác đã không ủng hộ bạn, ngược lại, hãy đổ lỗi cho chính<br /> mình vì đã không thuyết phục được họ để đạt được điều mong muốn.<br /> Bạn hãy cân nhắc về những kinh nghiệm liên quan. Nhiều người cho rằng kinh nghiệm<br /> điều hành một công ty nhỏ không thích hợp với vị trí điều hành một tổ chức lớn và ngược lại.<br /> <br /> Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Quan trọng là bạn phải chứng minh được sự<br /> thành công trong vai điều hành của mình.<br /> Các nhà đầu tư thường không thích hỗ trợ cho các công ty một thành viên, dù rằng trong<br /> thực tế có rất nhiều doanh nghiệp thành công chỉ do một người điều hành, nhất là trong những<br /> ngày đầu hoạt động. Các nhà đầu tư lo lắng liệu công ty có hoạt động thật sự hiệu quả nếu chỉ<br /> có một hoặc hai người điều hành, hoặc công ty có phải tạm ngừng hoạt động nếu người điều<br /> hành duy nhất vắng mặt?<br /> Bạn hãy chứng tỏ một đội ngũ quản lý hiệu quả có thể đối phó với mọi khó khăn thường<br /> xảy ra đối với một doanh nghiệp. Phần lớn các công ty tài chính rất do dự trong việc tài trợ cho<br /> những công ty một thành viên. Để lường trước tình huống đó, bạn có thể phối hợp với một đối<br /> tác hoặc một nhóm cụ thể sẵn sàng tham gia hoạt động của công ty khi cần.<br /> Nhà đầu tư luôn kiểm tra thông tin về đội ngũ quản lý dự án của bạn từ những nguồn<br /> tham khảo mà bạn cung cấp. Do đó, bạn cần chú ý chuẩn bị trước danh sách các nhân vật này<br /> và phải đảm bảo rằng những người đó sẽ đưa ra các nhận xét có lợi cho bạn.<br /> Trong mọi trường hợp, hãy luôn trung thực! Hầu hết mọi người đều ngại nói về các thất<br /> bại của mình, tuy vậy nếu một ngày nào đó chúng bị phơi bày ra ánh sáng thì cơ hội được đầu<br /> tư cảu bạn chắc chắn sẽ là rất thấp.<br /> <br /> Sự khác biệt cốt lõi<br /> <br /> Hầu hết các doanh nghiệp thành công nhờ vào bản kế hoạch khá biệt so với các kế hoạch<br /> ban đầu. Bởi vì một điều rất đơn giản: mọi thứ thay đổi, thị trường thay đổi, dẫn đến những kế<br /> hoạch tuyệt vời ban đầu trở nên không còn thích hợp nữa. Tuy vậy, chỉ cần bạn đang nắm giữ<br /> một đội ngũ quản lý giỏi, họ sẽ điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế và bạn vẫn thành<br /> công như thường.<br /> Khi còn là sinh viên trường kinh doanh, chúng tôi thường nghiên cứu về cách thức chinh<br /> phục cả thế giới của hãng xe hơi Nhật Bản với nhiều dòng sản phẩm đầy ấn tượng. Mọi người<br /> công nhận tài năng của những con người đến từ đất nước mặt trời mọc, mặc dù trên thực tế họ<br /> cũng là những con người bình thường như bao người khác. Thậm chí, những ý tưởng ban đầu<br /> của họ cũng không hoàn toàn hiệu quả. Nhưng điều tạo nên khác biệt chính là thái độ cởi mở<br /> đón nhận những ý tưởng mới và sự điều chỉnh cho phù hợp với các điều kiện bất ngờ xảy đến.<br /> Nói tóm lại, điều quan trọng nhất trong bản kế hoạch kinh doanh chính là phải thuyết<br /> phục được nhà đầu tư tương lai tin vào năng lực thật sự của bạn, và bạn có thể thành công ngay<br /> trong điều kiện của thời điểm thực hiện dự án. Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng đối với các<br /> nhà đầu tư tài chính, không gì quan trọng hơn đội ngũ quản lý của dự án mà họ đang dự định<br /> đầu tư. Vì trước hết phải là yếu tố con người, rồi mới đến ý tưởng.<br /> <br /> Những kỷ năng cần thiết<br /> <br /> Tùy vào bản chất công việc mà các kỹ năng liên quan đến vai trò quản lý một doanh<br /> nghiệp hay một tổ chức có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, có những kỹ năng cần thiết liên<br /> quan đến các lĩnh vực sau:<br /> · Quản lý hoạt động<br /> · Kỹ thuật<br /> · Tài chính<br /> · Tiếp thị<br /> · Nhân sự<br /> Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn cần thể hiện rõ vì sao bạn có thể đáp ứng những yêu<br /> cầu này (bổ sung những kỹ năng khác nếu chúng cần thiết đối với đặc thù công việc kinh doanh<br /> của bạn). Ví dụ, nếu dự án của bạn thuộc về lĩnh vực truyền thông, bạn phải nêu cụ thể mối<br /> quan hệ chặt chẽ của bạn với mảng quan hệ công chúng và kỹ năng quảng cáo, cũng như người<br /> <br /> sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ của một công ty quảng cáo,<br /> cũng như người sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ của một công ty<br /> quảng cáo thì bạn hãy đưa tên công ty quảng cáo sẽ đảm nhận công việc, đồng thời liệt kê phần<br /> việc cụ thể của họ. Nếu không, bạn cũng phải nói rõ cách giải quyết vấn đề mình đối với công<br /> việc đó. Càng chi tiết càng chắc chắn, bạn càng đạt được kết quả khả quan.<br /> Đội ngũ của bạn có thể không đủ tiềm lực: thiếu một kế toán, một chuyên viên<br /> marketing, một chuyên gia IT…Dù thế nào đi nữa, mọi việc đều có thể được khắc phục: hãy giải<br /> thích và nêu ra những phần việc bạn sẽ làm khi đang thiếu những vị trí đó. Thậm chí trong<br /> trường hợp không biết phải làm thế nào, bạn hãy nêu ra những khó khăn của mình nhằm<br /> khách lệ đối tác tham gia và cùng bạn giải quyết vấn đề.<br /> <br /> Cơ cấu tổ chức<br /> <br /> Trình bày cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một điều cần thiết phải làm. Nếu tổ chức<br /> của bạn quá nhỏ thì bạn có thể bỏ qua chi tiết này. Quy mô doanh nghiệp càng phức tạp thì cơ<br /> cấu tổ chức càng đóng vai trò quan trọng vì nó thể hiện sự kết nối giữa các thành phần, các<br /> phòng ban với nhau.<br /> Hình 6.1 sau đây là một ví dụ về cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.<br /> <br /> Hình 6.1: Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp<br /> Điều quan trọng là bạn phải chỉ rõ các thức hoạt động của tổ chức và giải thích những<br /> điều liên quan. Ví dụ, hãy cho biết số lượng nhân viên trong từng bộ phận để chứng tỏ phạm vi<br /> trách nhiệm của những người quản lý và cho thấy họ ôm đồm quá nhiều việc.<br /> Có những cá nhân xuất sắc chỉ mới giành được một nửa cơ hội. Bạn còn cần phải có cả<br /> một đội ngũ làm việc hiệu quả mới mong thành công.<br /> <br /> Thể hiện vai trò kiểm soát<br /> <br /> Vai trò kiểm soát của bạn không nhất thiết phải được trình bày trong bản kế hoạch kinh<br /> doanh mà có thể đề cập trong phần đội ngũ quản lý hoặc những mảng khác. Tuy nhiên, điều tối<br /> quan trọng là bạn phải cho nhà đầu tư thấy được rằng bạn biết mình đang làm gì và có khả<br /> năng kiểm soát doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn mới thành<br /> lập và đang phải đối diện với những thay đổi, tăng trưởng hoặc khi những thành viên đã từng<br /> bị thất bại trong việc kiểm soát doanh nghiệp.<br /> Việc kiểm soát những thông tin tài chính kịp thời và chính xác giúp bạn đưa ra các quyết<br /> định hiệu quả. Thông tin cơ bản nhất giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh chính là thông tin<br /> về lợi nhuận và sự lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp đó trong hiện tại và cả tương lai. Về<br /> mặt lý thuyết thì điều này khá đơn giản nhưng trong thực tế thì đây là một vấn đề rất phức tạp<br /> và dễ dẫn đến sai lầm. Từ “kịp thời” có nghĩa là theo từng quý hoặc từng tháng; trong khi đối<br /> với một số doanh nghiệp khác, “kịp thời” có nghĩa là hàng tuần hoặc hàng ngày.<br /> Từ “kiểm soát” còn ám chỉ những vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như<br /> các dữ liệu chính xác về số lượng, chủng loại hàng,…nhằm đáp ứng ngay nhu cầu của khách<br /> hàng.<br /> Bản kế hoạch kinh doanh sẽ thêm sức nặng nếu trong đội ngũ quản lý của bạn có những<br /> chuyên viên tài chính, kế toán và người từng có kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp trước<br /> đây. Nếu đó là những người có uy tín, đủ năng lực, nhà đầu tư tương lai sẽ hài lòng vì yên tâm<br /> <br /> rằng những người này biết cách kiểm soát doanh nghiệp. Tuy nhiên, kinh nghiệm của những cá<br /> nhân này phải liên quan mật thiết đến nhu cầu của doanh nghiệp và đáp ứng được những<br /> mong đợi của nhà đầu tư trong các tình huống khác nhau. Nếu bạn không thể đáp ứng được<br /> điều đó, hãy thuyết phục họ đồng tình với quan điểm của bạn. Ví dụ, bạn có thể thể hiện trong<br /> bản kế hoạch sự hiểu biết của mình về những yếu tố chủ chốt cần kiểm soát trong doanh<br /> nghiệp cũng như cách thực hiện điều đó. Trong rất nhiều trường hợp, kinh nghiệm quản lý cấp<br /> cao ở một tập đoàn lớn lại không được xem là phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ với những<br /> nhu cầu chi tiết hàng ngày. Nhà đầu tư tương lai sẽ muốn biết liệu một giám đốc tài chính ở<br /> một tập đoàn lớn có sẵn lòng đảm nhận mọi việc liên quan từ A tới Z của một doanh nghiệp có<br /> quy mô khá nhỏ bé hay không.<br /> Máy tính đóng vai trò không nhỏ trong hầu hết các tổ chức hiện đại. Chúng là nguồn cung<br /> cấp thông tin phong phú và nhanh chóng. Bạn nên nêu rõ ai sẽ là người viết phần mềm công<br /> ty? Ai sẽ chịu trách nhiệm giám sát? Hãy luôn nhớ rằng mọi người luôn nghi ngờ các dự án đòi<br /> hỏi phải viết chương trình phần mềm mới. Bởi theo kinh nghiệm, các hệ thống mới thường trì<br /> trệ, tốn kém và vận hành kém hiệu quả. Do đó, nếu bạn sử dụng một hệ thống phần mềm mới,<br /> hãy dành thời gian giải thích cho người đọc yên tâm.<br /> <br /> Kiểm soát kho hàng<br /> <br /> Việc kiểm soát hàng tồn kho và công việc đang diễn ra là rất quan trọng trong những<br /> ngành kinh doanh sản xuất và bán lẻ. Một mặt, bạn phải nắm được số lượng hàng tồn tại bất kỳ<br /> thời điểm nào để có thể thanh lý hàng nhanh chóng và chuyển chúng thành tiền mặt trước khi<br /> chúng vượt ngưỡng cho phép có thể tạo nên sự khác biệt rõ rệt giữa cái sống và cái chết của<br /> một doanh nghiệp. Mặt khác, bạn có thể bị chôn vốn trong những mặt hàng bán chậm hoặc bị<br /> “ngâm quá lâu”, trong trường hợp này việc kiểm soát không để hàng hóa tồn đọng quá mức và<br /> việc nắm rõ số lượng hiện có cũng như việc giải phóng chúng có thể tạo nên sự khác biệt lớn<br /> đối với khả năng sinh lợi dài hạn. Nếu những yếu tố này có ý nghĩa quan trọng, bản kế hoạch<br /> của bạn cần phải chứng minh bạn có khả năng kiểm soát những tình huống đó.<br /> Trong kinh doanh chất xám, một đơn vị đo lường tương tự với hàng tồn chính là khối<br /> lượng thời gian mà bạn đầu tư vào dự án. Là một kế toán nhà tư vấn hoặc luật sư, bạn làm thế<br /> nào để kiểm soát hiệu quả thời gian dành cho dự án? Hay để đến lúc nào đó bạn chợt nhận ra<br /> rằng mức phí tính cho khách hàng chẳng thể so sánh với một phần nhỏ công sức bạn dành cho<br /> dự án?<br /> <br /> 8 Bản đề xuất<br /> <br /> bạn.<br /> <br /> <br /> Bản đề xuất thể hiện mong muốn của bạn đối với nhà đầu tư và gồm những nội dung sau:<br /> <br /> Giải thích<br /> <br /> Hãy giải thích rõ ràng và chính xác những điều sau:<br /> · Đề xuất của bạn;<br /> · Phương pháp thực hiện đề xuất;<br /> · Nơi thực hiện đề xuất;<br /> · Thời điểm thực hiện đề xuất;<br /> · Những điều cần có để triển khai kế hoạch;<br /> · Những lợi nhuận thu được.<br /> Các nội dung đã được trình bày trong các phần trước hình thành tiền đề cho đề xuất của<br /> <br /> <br /> Lời tuyên bố<br /> <br /> Lời tuyên bố đề cập đến nội dung, thời điểm và phương thức thực hiện những điều bạn<br /> muốn làm. Hãy đưa ra một nhận định cụ thể nhưng không dài dòng về điều bạn đề xuất thực<br /> hiện. Hãy nêu rõ các mục tiêu của bạn để nhà đầu tư có thể hiểu được đâu là các thành quả mà<br /> họ sẽ nhận được.<br /> Các mục tiêu cần:<br /> · Rõ ràng. Đừng bao giờ định nghĩa các mục tiêu mơ hồ, mờ nhạt. Nhà đầu tư tương lai<br /> cần phải nắm được chính xác mục tiêu bạn muốn đạt được. Không được sử dụng các từ “có thể,<br /> có lẽ…”vì dễ gây lúng túng cho người đọc.<br /> · Khả thi. Đừng bao giờ đặt ra mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành<br /> nếu đó là mục tiêu quá khả năng. Sẽ tốt hơn nếu bạn trình bày mục tiêu một cách tương đối và<br /> thực tế.<br /> · Đo lường được.Mục tiêu cần cụ thể để có thể đo lường được mức độ thành công. Ví<br /> dụ, nếu đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sẽ rất xa vời và mơ hồ bởi<br /> ai sẽ công nhận cho bạn vị trí hàng đầu đấy? Và làm thế nào biết được mình đã đạt được mục<br /> tiêu hay chưa? Ngược lại, mục tiêu thiết lập thêm cửa hàng sách nhằm tăng thêm 25% thị phần<br /> tại Luân Đôn sẽ dễ đo lường hơn nhiều. Và nếu trong thực tế bạn đạt được 5 của hàng với 35%<br /> thị phần, rõ ràng mọi người đều phải công nhận rằng bạn đã vượt mức kế hoạch.<br /> · Lợi ích. Nhà đầu tư quan tâm đến những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi doanh<br /> nghiệp mà họ đầu tư đạt được vị thế mong muốn trên thị trường.<br /> · Có hạn định. Xác định thời hạn đạt được mục tiêu là điều không thể bỏ qua. Giả sử<br /> bạn xác định mục tiêu là đạt được 30% thị phần nhưng lại không đặt ra mốc thời gian cụ thể sẽ<br /> khiến nhà đầu tư tỏ ra nghi ngờ. Hoặc nếu bạn đưa ra một thời hạn không thực tế, nhà đầu tư<br /> cũng sẽ bắt đầu không tin tưởng bạn.<br /> Sau đây là ví dụ về một bản đề xuất đáp ứng được các yêu cầu trên:<br /> Chúng tôi dự định mở một nhà máy tại phía Nam Colifornia vào tháng 6 năm 2006. Nhà<br /> máy sẽ lắp đặt các thiết bị dùng trong ngành sản xuất đường nhập khẩu từ Ý. Chúng tôi sẽ xuất<br /> hàng sang Mexico và California với giá thấp hơn các đối thủ địa phương là 20% và chiếm 25%<br /> thị phần vào cuối năm 2008. Doanh thu ước tính trong năm đó sẽ là 20 triệu đô-la Mỹ. Doanh<br /> nghiệp sẽ bắt đầu huề vốn vào năm 2007 và sẽ thu hồi được 20% vốn đầu tư vào năm 2009.<br /> Vốn đầu tư cần có là 3 triệu đô-la Mỹ. Trong đó 1 triệu đô-la được dùng cho mục đích đối<br /> <br />