9/4/2011
1
Chuyên Đề
NGHIỆP VỤ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái Niệm về Văn Phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi
thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời
đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan, tổ chức đó.
9/4/2011
2
Chức Năng của Văn Phòng
1. Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm
việc/ Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch/ Tổ chức,
điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
2. Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý và cung cấp thông tin mọi
mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh
đạo về các biện pháp giải quyết và xữ lý.
3. Hậu cần, quản trị: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều
kiện làm việc cho cơ quan.
Nhiệm Vụ của Văn Phòng
1. Xây dựng chương trình công tác
2. Thu thập, xữ lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin
3. Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh đạo
4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
5. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại
6. Mua sắm, quản lý, sửa chữa trang thiết bị của cơ quan
7. Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe
8. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan
9. Tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết
10.Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách.
9/4/2011
3
Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng
Quản trị Hành chánh Văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xữ lý thông tin.
Chức năng cơ bản: (1) Hoạch định công việc hành chính (2) Tổ
chức công việc hành chính (3) Lãnh đạo công việc hành chính (4)
Kiểm soát công việc hành chính (5) Thực hiện dịch vụ hành chính
Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng
Văn phòng mở: tiết kiệm chi phí diện tích; dễ giám sát quản lý;
thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên; dễ tập trung trong
hoạt động của văn phòng; dễ thay đổi khi cần thiết
9/4/2011
4
Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng
Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng được ngăn cách bởi các
phòng riêng.
Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư và phù hợp với
công việc đòi hỏi sự riêng tư cao
Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng,
khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc trong tổ chức.
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc
1. Ánh sáng
2. Màu sắc
3. Tiếng ồn
9/4/2011
5
Các Cấp Bậc trong Hành Chính Văn Phòng
1. Trợ lý hành chính
2. Chánh văn phòng
3. Trưởng phòng hành chính
4. Giám đốc hành chính
5. Phó Tổng giám đốc hành chính.
Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng
Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công
việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ đó được hiệu quả.
Hoạch định được tập trung vào các công việc sau:
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của
văn phòng
Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm
Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỹ niệm,…
trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các
thành viên trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch mu sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở
vật chất phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.