Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Anh

Chia sẻ: Paradise_12 Paradise_12 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:51

Thêm vào BST

Báo xấu

107
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

- Nếu đặc điểm của người Mỹ là cởi mở, phóng khoáng, thực dụng, ồn ào, đôi khi mang dáng vẻ phô trương bề ngoài thì khách du lịch Anh tỏ ra ngược lại. Họ rất lãnh đạm, thường không để ý đến những người xung quanh, giữa những người dân tộc của họ, giữa người đồng nghiệp thường khi gặp nhau họ cũng không thích bắt tay nhau. Họ chỉ thích bắt tay nhau khi xa nhau lâu ngày gặp lại hoặc tỏ ý cảm ơn. -Khách Anh thường biết kiềm chế. Người Anh thể hiện ý chí của...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Anh

1 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Anh
2 ThS. TRẦN PHI HOÀNG - Nếu đặc điểm của người Mỹ là cởi mở, phóng khoáng, thực dụng, ồn ào, đôi khi mang dáng vẻ phô trương bề ngoài thì khách du lịch Anh tỏ ra ngược lại. Họ rất lãnh đạm, thường không để ý đến những người xung quanh, giữa những người dân tộc của họ, giữa người đồng nghiệp thường khi gặp nhau họ cũng không thích bắt tay nhau. Họ chỉ thích bắt tay nhau khi xa nhau lâu ngày gặp lại hoặc tỏ ý cảm ơn. -Khách Anh thường biết kiềm chế. Người Anh thể hiện ý chí của mình rất khiêm nhường, không dùng lối nói chuyện đoán. Họ thường nói: Theo tôi (According to me), hình như (It seem that), có thể (May be). - Các cuộc gặp theo quy tắc phải được sắp đặt từ trước, coi trọng đúng giờ. - Người Anh thường tỏ ra khó gần trước khi được giới thiệu nghiêm chỉnh. - Đề tài yêu thích: Lịch sử – Kiến trúc – Làm vườn. - Đè tài nên tránh: Tôn giáo, Bắc Ailen, Tiền và giá cả Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Pháp - Thường nghiêm túc và bảo thủ trong nghi thức thương mại. - Khi đàm đạo thường hay dùng cử chỉ, điệu bộ, tốc độ 1 giờ đàm thoại sử dụng 120 lần cử chỉ điệu bộ. - Rất tự hào về nền văn minh, về lịch sử, ngôn ngữ, hệ thống giáo dục, nghệ thuật Pháp. - Đề cao các món ăn ngon và thích rượu vang ngon, theo họ bữa ăn đồng nghĩa với không khí thân mật, sự hài lòng và thư gian. Bữa trưa và tối của họ thường có 3 món (Khai vị, món chính, món tráng miệng). - Đề tài yêu thích: Đồ ăn – Thể thao – Văn hoá - Đề tài nên tránh: Tiền bạc, giá cả, chính trị, những vấn đề riêng tư. Những lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Mỹ: Khi giao tiếp, đàm phán với đối tác Hoa Kỳ
3 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp gỡ, không ngại ngùng chủ động kết thúc khi hết giờ, nhất là khi họ thấy cuộc gặp không mang lại lợi ích gì. 1. Những vấn đề về giờ giấc, nội dung làm việc Bên chủ thường yêu cầu gửi trước tiểu sử tóm tắt của trưởng đoàn. Người Mỹ thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. -Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm (Rãnh rỗi). -Vì muốn tiết kiệm thời gian, nên người Mỹ tập trung và đi thẳng vào vấn đề. -Bạn thấy có người vào phòng thì thầm với người tiếp chính bên chủ hoặc đưa cho người đó một mảnh giấy thì bạn cũng nên hiểu đó là tín hiệu bên chủ muốn kết thúc cuộc gặp. -Trước khi kết thúc cuộc gặp nên chủ động tóm tắt những việc đã bàn hoặc thỏa thuận và nói rõ những việc mà hai bên dự định sẽ triển khai. -Sau mỗi cuộc gặp gỡ quan trọng, phía khách nên gửi thư cám ơn và tranh thủ nhắc lại những vấn đề mà hai bên đã bàn hoặc thoả thuận. 2. Danh thiếp -Danh thiếp không quan trọng đối với người Mỹ. -Người Mỹ trao danh thiếp cho nhau không trịnh trọng như người Châu Á. Người Mỹ thường chỉ nhìn lướt qua hoặc thậm chí không nhìn danh thiếp trước khi cất đi hoặc bỏ vào túi. -Thói quen này không có nghĩa là Người Mỹ không tôn trọng đối tác, bởi vì họ quan niệm tập trung vào người đang đối thoại với mình quan trọng và thể hiện tôn trọng hơn là nhìn vào danh thiếp. 3. Trang phục Người Mỹ mặc rất thoải mái, không cầu kỳ và không quan tâm nhiều đến cách ăn mặc của người khác. Tuy nhiên, trong công sở, tại các hội nghị, hội thảo, tiệc và các cuộc tiếp khách các doanh nhân Mỹ cũng mặc chỉnh tề và đẹp như ở các nước khác. Thứ Sáu hàng tuần thường là ngày người Mỹ ăn mặc ít nghi lễ nhất tại các công sở.
4 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Mặc dù nhìn chung người Mỹ không cầu kỳ trong ăn mặc nhưng nếu một doanh nhân đến giao dịch mặc một bộ com lê quá cũ hoặc nhàu nhĩ chắc chắn sẽ tạo ấn tượng ban đầu không hay đối với đối tác. 4. Nghi lễ xã giao Người Mỹ quan tâm nhiều đến nội dung và hiệu quả công việc hơn là nghi lễ xã giao. Họ quan tâm nhiều đến năng lực chuyên môn và khả năng quyết định vấn đề hơn là chức vụ hay tuổi tác của đối tác. Họ có thể cử một chuyên viên kỹ thuật trẻ đến gặp một lãnh đạo cấp cao của bên đối tác không phải vì coi thường đối tác mà bởi vì chuyên viên kỹ thuật trẻ đó là người nắm vững nhất về vấn đề cần trao đổi. Mặt khác, người Mỹ có thể bực mình nếu bên đối tác được đại diện bởi một cấp thấp hơn, nhưng không phải vì lý do họ bị coi thường mà vì lý do đại diện bên đối tác không đủ thẩm quyền quyết định vấn đề mà hai bên đang quan tâm. Nếu có, cà phê, trà, nước lọc và nước giải khát thường được để sẵn ở một bàn nhỏ trong phòng tiếp khách để khách tự phục vụ. Để tiết kiệm thời gian, ở Hoa Kỳ còn tổ chức kiểu vừa ăn sáng hoặc trưa vừa thảo luận công việc tại nhà hàng hoặc ngay tại công sở của họ. 5. Kiểm tra an ninh tại nơi làm việc Sau sự kiện khủng bố 11/9, việc kiểm tra an ninh được thực hiện rất nghiêm ngặt không những tại các sân bay mà còn tại các nơi làm việc quan trọng và đông người. Khách đến làm việc nhất là tại các cơ quan của chính phủ và các tòa nhà lớn ở những thành phố lớn, nên mang theo giấy tờ tùy thân có dán ảnh để xuất trình tại thường trực, và không nên mang theo hành lý cồng kềnh. 6. Đối xử bình đẳng với phụ nữ Khoảng trên 60% phụ nữ Mỹ đi làm. Ở Hoa Kỳ vẫn chưa hết sự phân biệt đối xử giữa nam và nữ. Tuy nhiên, ở Hoa Kỳ, phụ nữ có cương vị cao trong các cơ quan hoặc công ty nhiều hơn, và họ có quyền lực hơn so với ở các nơi khác trên thế giới. Phụ nữ Mỹ không muốn mình bị coi là đặc biệt hoặc không quan trọng.
5 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Nếu gặp những đối tác kinh doanh là nữ, bạn hãy đối xử với họ như đối xử với các đối tác nam giới và không nên phật ý vì cho rằng bên chủ đã đưa phụ nữ ra tiếp bạn. Nếu họ là chủ mời bạn đi ăn, hãy cứ để họ trả tiền như những người đàn ông khác. Trong kinh doanh, phụ nữ Mỹ cũng quyết đoán không kém gì nam giới. 7. Đối xử bình đẳng với những người khác chủng tộc Hoa Kỳ là một nước đa chủng tộc. Luật pháp Hoa Kỳ cấm mọi hành động phân biệt chủng tộc. Nhưng trong thực tế ở Hoa Kỳ vẫn chưa hết sự phân biệt chủng tộc. Đến Hoa Kỳ kinh doanh cần hết sức tránh các hành động, hoặc ngôn ngữ thể hiện sự phân biệt chủng tộc. Ví dụ thay cho từ “black American” (người Mỹ đen) người ta dùng một từ khác lịch sự và ít phân biệt chủng tộc hơn là “African American” (người Mỹ gốc Phi). 8. Mời cơm làm việc Bên chủ cũng có thể mời khách ăn sau khi kết thúc công việc thành công. Họ hầu như không uống đồ uống có cồn khi ăn sáng hoặc ăn trưa vì vẫn còn trong giờ làm việc. Ở Hoa Kỳ, không có cảnh ép hoặc thi nhau uống rượu trong bữa ăn. Không uống rượu là chuyện bình thường ở Hoa Kỳ. Nếu trên giấy mời có ghi “RSVP” thì bạn cần phải xác nhận có dự hay không càng sớm càng tốt. Ở Mỹ, việc đưa tiền tip (tiền thưởng) là một quy định bắt buộc. Một số nhà hàng, khách sạn đều có cộng sẵn từ 10% – 25% phí phục vụ trong hóa đơn. Nếu không, bạn nên để lại tiền tip trên bàn ăn trước khi ra về hoặc đưa tận tay người phục vụ. 9. Vị trí ngồi khi tiếp khách Khách đến đàm phán hoặc thảo luận công việc thường được mời ngồi theo hình thức đàm phán – khách ngồi đối diện với chủ, trong đó trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất của các bên ngồi ở vị trí chính giữa bên mình. 10. Cấm hút thuốc
6 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Hút thuốc bị cấm ngày càng ở nhiều nơi ở Hoa Kỳ. Bạn luôn luôn phải hỏi xem có được phép hút thuốc hay không trước khi châm lửa hút thuốc. Pháp luật cấm hút thuốc trên máy bay, trong nhiều nhà hàng, và ở các nơi công cộng. Hút thuốc thường bị cấm trong các tòa nhà làm việc; do vậy, những người hút thuốc, bất kể là ai, đều phải ra khỏi nhà và xuống đường để hút thuốc, kể cả trong những ngày mùa đông giá lạnh. 11. T ặng quà Luật pháp Hoa Kỳ thực tế cấm các quan chức chính phủ nhận quà trong quá trình thi hành công việc. Những món quà có giá trị từ 50 USD trở lên đều phải nộp lại cho cơ quan. Tặng quà không phải là một tập quán bình thường ở Hoa Kỳ, nên tặng quà cũng có thể gây bối rối cho người nhận do họ không chuẩn bị quà để tặng lại (Như ở Việt Nam, Hàn Quốc, Nhật…). 12. Luật chống tham nhũng ở nước ngoài của Hoa Kỳ Năm 1977, Quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành Luật Chống tham (US Foreign Corrupt Practices Act - FCPA) ). Luật này cấm tất cả mọi cá nhân và công ty Hoa Kỳ, kể cả các công ty nước ngoài có phát hành chứng khoán đã được đăng ký ở Hoa Kỳ hối lộ các quan chức và nhân viên của các đảng phái chính trị, hoặc chính phủ ở nước ngoài Công ty Hoa Kỳ sẽ bị coi là vi phạm luật này khi họ chào hoặc hứa sẽ trả tiền, hoặc trả tiền (ví dụ như hoa hồng) cho một người nào đó (ví dụ như đại lý bán hàng) mà họ biết rằng hoặc có lý do để biết rằng toàn bộ hoặc một phần số tiền đó sẽ được dùng để hối lộ các quan chức hoặc nhân viên của các đảng phái chính trị, hoặc chính phủ ở nước ngoài. Ví dụ, một công ty Hoa Kỳ chấp nhận trả tỷ lệ hoa hồng cao bất hợp lý cho một đại lý bán hàng ở nước ngoài trong một thương vụ bán thiết bị quân sự cho chính phủ nước ngoài mà không yêu cầu đại lý này giải thích lý do thì cũng có thể cũng bị coi là vi phạm luật này. Trả tiền, hoặc biếu hiện vật/ dịch vụ có giá trị nhằm tác động đến một hành động hoặc quyết định tuỳ ý của quan chức để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình (ví dụ như để xin giấy phép đầu tư, bán hàng, hoặc giành hợp đồng thầu xây dựng ...) bị coi là hành vi hối lộ. Tuy nhiên, trả tiền, hoặc biếu hiện vật/dịch vụ chỉ nhằm thúc đẩy các công việc thường lệ của chính phủ không bị coi là hành vi hối lộ. Ví dụ, trả tiền cho
7 ThS. TRẦN PHI HOÀNG nhân viên hải quan làm ngoài giờ nhằm hoàn thành sớm các thủ tục hải quan để có thể kịp xếp hàng xuất khẩu hợp pháp xuống tầu không bị coi là vi phạm Luật FCPA này. 13. Thông tin thường xuyên Giữ liên hệ và thông tin thường xuyên với bạn hàng Hoa Kỳ là rất quan trọng. Các nhà kinh doanh Hoa Kỳ nổi tiếng là không kiên nhẫn và rất ghét sự im lặng. Nếu cần thời gian để nghiên cứu hoặc thu thập thông tin trước khi trả lời thì cũng nên thông báo cho đối tác biết đã nhận được yêu cầu và sẽ trả lời sau và, nếu có thể, hẹn thời gian trả lời cụ thể. Không nhất thiết phải chờ có đầy đủ thông tin rồi mới trả lời một thể; Những nội dung nào có thể trả lời trước thì trả lời; Những nội dung chưa trả lời được thì hẹn trả lời sau. 14. Bản ghi nhớ, cần hay không? Cả nước Mỹ luôn xem trọng văn bản và từ ngữ. Các luật sư Mỹ rất thích thú khi làm việc với từ ngữ, càng nhiều từ càng tốt, nên hợp đồng luôn thể hiện tính chi tiết rất cao. Doanh nhân Mỹ sử dụng hợp đồng và hợp đồng mẫu như một cách tự bảo vệ bằng pháp lý. 15. Thỏa thuận lòng vòng Trong giao tiếp, người Mỹ có xu hướng nói to, thích nhìn thẳng vào người đối diện và hay đòi hỏi quyền lợi một cách công khai. Đó là phong cách Mỹ. Họ luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất. “Make it snappy!” (Nhanh lên!), “What are we waiting for” (Còn chờ gì nữa?), “Jump to it” (Nhào vô!) là những câu cửa miệng của người Mỹ vì bỏ phí thời giờ tức là phí cuộc sống. Hãy nói chuyện với người Mỹ càng đơn giản càng tốt, nhưng phải thật logic. 16. Không đưa ra quyết định cuối cùng Một thói quen của người Việt trên bàn đàm phán là chốt lại vấn đề bằng câu đại ý: “Chúng tôi sẽ có quyết định ngay sau khi xin ý kiến cấp trên”. Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu với điều này, bởi nó đồng nghĩa với việc họ đang tiếp xúc với một người không có quyền quyết định vấn đề.
8 ThS. TRẦN PHI HOÀNG 17. Thiếu tính minh bạch Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán, thích sự chính xác, cụ thể Họ chia sẻ về nước Mỹ và cũng cần nhận phản hồi ngược lại. Nếu các thống kê tài chính của công ty mình có vấn đề, doanh nhân Việt nên nhìn nhận và giải thích rõ ràng thay vì chối quanh, lờ đi hay “tiền hậu bất nhất” vì dễ bị đối phương xem như thiếu trung thực. 18. Tạo dựng quan hệ bằng giải trí Người Việt thường bắt đầu hoặc kết thúc các cuộc đàm phán bằng những hoạt động giải trí như ăn uống, ca hát hoặc thậm chí là massage, quà cáp… để tạo sự thân thiện. Đối với người Mỹ, những hoạt động này không cần thiết, có khi còn gây phản ứng ngược. Người Mỹ ít khi thỏa thuận kinh doanh bên ngoài phòng họp, càng không có thói quen ký hợp đồng trên… bàn nhậu như ở Việt Nam. Nếu có thể tổ chức các buổi tiệc tiếp đãi doanh nhân Mỹ, cần lưu ý một số điều tối kỵ sau: - Không nên lạm dụng việc giới thiệu văn hóa Việt, đặc biệt là ẩm thực. Người Việt rất tự hào về nền ẩm thực đặc sắc và phong phú của mình nên thường chọn các nhà hàng đặc sản địa phương để đãi khách. Tuy nhiên, không phải người Mỹ nào cũng từng thử qua món Việt. Khi đến một vùng đất lạ, nỗi sợ lớn nhất là mắc bệnh nơi xứ người. Thậm chí nhiều người Mỹ cẩn thận còn không quen với những nhà hàng mini, bàn ghế thấp ở Việt Nam. Vì vậy, khi tổ chức tiếp đãi, hãy chọn những nhà hàng cỡ 4 sao hoặc tương đương với đẳng cấp khách sạn họ đang lưu trú và không nên đãi đặc sản địa phương quá một lần. - Đừng để quên các phu nhân ở lại khách sạn khi mời các ông chồng doanh nhân đi đâu đó. Các vị phu nhân Mỹ luôn hào hứng được dự tiệc cùng chồng và họ đánh giá rất cao sự lịch thiệp của đối tác qua vấn đề này. Đa số người Mỹ thích nghe nhạc nhưng không thể hát. Vì vậy, nếu họ được mời tham gia hát karaoke thì đó là... cực hình. - Đừng để sự bất ngờ trở thành đồng nghĩa với không chủ định, bởi người Mỹ không bao giờ làm việc gì mà không có mục đích.
9 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Nhiều doanh nhân nước ngoài đã mất đối tác Mỹ chỉ vì sơ suất không hiểu tâm lý này. Để tạo sự bất ngờ cho đối tác, một chủ doanh nghiệp đã mời một cách ỡm ờ: +“Chúng ta cùng tìm nơi nào để trò chuyện thêm”. +Đối tác người Mỹ gặng hỏi: “Đi đâu?”. +“Một nơi nào đó rất ấn tượng”. +“Nhưng cụ thể là ở đâu?”. +“Cứ đi đi, đến nơi nào ông cảm thấy thích”. -Hậu quả là doanh nhân Mỹ đánh giá đối tác của mình là người không có mục đích rõ ràng. Cuộc thương thảo vì thế mà thất bại. Đúng giờ:. Xếp hàng: chỗ nào cũng xếp hàng, xếp hàng trên xa lộ, xếp hàng lấy thức ăn, xếp hàng lên thang máy... Chỉ hai người cũng xếp hàng, không chen lấn, xô đẩy. Giữ im lặng: Tránh gây ồn ào, nói chuyện quá to ở nơi công cộng như nhà hàng, khách sạn, tiệm cà phê, cửa hàng, siêu thị… nhất là ở những nơi tham quan mang tính trang nghiêm như bảo tàng, nhà lưu niệm, đài tưởng niệm… Tiết kiệm: Khi tham gia các bữa tiệc tự chọn (buffet), bạn chỉ nên lấy thức ăn vừa đủ dùng và hãy cố gắng ăn hết tất cả những món mình đã lấy ra đĩa. Một số nhà hàng tại Mỹ còn có quy định phạt đối với khách lấy quá nhiều thức ăn mà không dùng hết. Đất nước này còn kêu gọi du khách tiết kiệm điện, nước và bảo vệ môi trường bằng cách dán đầy các yêu cầu “chỉ sử dụng khăn khi thật sự cần thiết” trong phòng tắm của khách sạn. Người Mỹ luôn tránh đề cập đến các đề tài tôn giáo, tiền bạc, chính trị và những đề tài có thể gây ra tranh luận, gây sốc chẳng hạn như vấn đề kế hoạch hóa gia đình, quấy rối tình dục. Các đế tài thường được nói đến là phim, sách, nhạc, thể thao, thể dục, du lịch và ẩm thực. Cho nên nếu thường phải thương thảo với đối tác Mỹ, bạn cần nên biết về các phim hay, bài ca nổi tiếng, cuốn tiều thuyết bán chạy… để có chuyện mà nói với họ khi giải lao. Đôi khi sự trùng hợp sở thích, lối sống lại giúp cho công việc chính đang đàm phán dễ dàng thành công. Hãy nhớ đừng bao giờ hỏi tuổi của một phụ nữ, đó là điều tối kỵ. Nhớ rằng tặng mỹ phẩm, dầu thơm, áo quần cho bà ta là không phù hợp với văn minh kiểu Mỹ.
10 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Hãy nhớ một điều rằng bạn hãy vui, lạc quan nếu được đối tác Mỹ mời về nhà dùng các món thịt, xúc xích nướng (barbecue) với gia đình của ông ta. Vì bạn điều đó có nghĩa là bạn đã thật sự chiếm được cảm tình, lòng tin của đối tác rồi đó. Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Đức: Chúng ta nên sử dụng các chức danh để biểu lộ sự kính trọng. Chỉ khi người đối diện yêu cầu bạn gọi họ bằng tên, nếu không bạn luôn phải dùng đến chức danh và họ của anh ta. Khi bước vào nơi họp bạn sẽ phải bắt tay với từn g người một, kể cả với trẻ con. Nếu bạn mời đến nhà thì những món quà được họ mong đợi nhiều nhất là hoa và sôcôla. (Hoa hồng màu vàng và màu trà là món quà được đón nhận nồng nhiệt nhất). Nếu chúng ta không muốn bị hiểu lầm là "có ý đồ" thì đừng mang theo hoa hồng đỏ vì đó là biểu hiện của sự lãng mạn. Cẩm chướng lại biểu hiện cho sự tiếc thương người đã khuất. Lily và hoa cúc là hình tượng của buổi tang lễ. Món quà thường được mở ra sau khi nhận. Họ luôn luôn đến đúng giờ. Nếu đến trễ 15 phút phải thông báo ngay qua điện thoại và giải thích lý do. Sau buổi tiệc 1 ngày bạn nên gửi thư cám ơn đến người chủ toạ vì sự tiếp đãi ân cần của họ. Nếu chưa được mời dự bàn tiệc thì bạn không nên ngồi xuống bàn, và phải ngồi đúng ví trị bạn được chỉ định. Đừng vội động tay khi chủ toạ chưa mời: “Chúc các bạn ngon miệng” Tác phong khi cầm vật dụng cũng như các nơi khác trên thế giới: nĩa bên tay trái và dao bên phải. Tại các buổi tiệc lớn, bạn nên đợi chủ tiệc đặt khăn ăn vào lòng thì bạn mới làm theo như vậy. Khi đang dùng món, tuyệt đối không đặt khủy tay lên bàn tiệc. Cố gắng dùng hết thức ăn trong đĩa của bạn. Những món ăn như bánh mì hay chả giò thì bạn có thể dùng tay để chia nhỏ ra. Nếu muốn ra hiệu cho phục vụ l à bạn đã dùng xong thì hãy đặt nĩa và dao song song bên phải của đĩa ăn, nĩa sẽ được đặt hơi chếch cao hơn dao một tí. Khi cụng ly thì hãy để người chủ nâng ly trước. Các mối quan hệ và cách thức xã giao
11 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Khác với nhiều quốc gia Châu Á (như Hàn Quốc, Việt Nam …) khi xây dựng các mối kinh doanh, người Đức không quan tâm đến các mối quan hệ chỉ mang tính cá nhân. Họ rất xem trọng thành tích, bằng cấp mà bạn đạt được và thời gian mà công ty bạn đã hoạt động. Họ rất phân biệt đối xử theo chức vụ của đối tác, vì thế bạn nên để họ nhận ra chức vụ của bạn so với họ. Khác với nhiều quốc gia Châu Âu, cách giao tiếp của người Đức rất xem trọng sự trịnh trọng. Muốn có được các mối quan hệ tốt thì bạn buộc phải "cứng nhắc" tuyệt đối theo khuôn nghi thức của họ. Khi bàn chuyện kinh doanh với họ thì bạn chỉ nên đi thẳng vào vấn đề, đừng nói chuyện ngoài đề. Họ rất hoài nghi vào các lời hứa. Họ luôn tin tưởng vào cách giao tiếp bằng hình thức viết như email hay thư từ. Vì theo như trên, họ rất hay nghi ngờ, điều này sẽ giúp họ yên tâm để dự phòng làm bằng chứng hay có thể đưa ra các quyết định thay đổi. Các buổi họp mang tính kinh tế Sắp xếp các cuộc hẹn thường có tính bắt buộc ở Đức, và nên sắp xếp trước 1 hay 2 tuần. Khi viết thư phải gửi đến người có chức vụ cao nhất ở phòng ban, có nhắc đến tên và chức vụ của họ. Nếu bạn muốn gửi thư về việc lên lịch cuộc hẹn thì hãy viết bằng tiếng Đức nhé. Đúng hẹn là một điều tuyệt đối phải tuân thủ. Nếu có nguy cơ đến trễ hay phải dời lại cuộc hẹn thì phải thông báo ngay lập tức thật rõ ràng. Giờ giấc cuộc hẹn phải khớp với lịch thông báo, giờ bắt đầu và giờ kết thúc phải thật sát. Không phải bạn không thể sử dụng tiếng Anh của mình nói chuyện với họ nhưng bạn nên có thông dịch viên để tránh bất cứ sự hiểu sai nào. Cuối buổi họp, nếu họ muốn biểu đạt sự đồng tình thì bạn sẽ thường bắt gặp họ gõ các khớp ngón tay lên mặt bàn. Người lớn tuổi hay địa vị cao nhất sẽ bước vào phòng trước. Nếu nam và nữ có chức vụ ngang nhau thì nam sẽ vào phòng trước.
12 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Các buổi thương thuyết Họ rất xem trọng các quy trình, thủ tục. Họ chỉ đi thẳng vào vấn đề và càng nói ngắn gọn càng tốt. Những tài liệu bạn mang đến phải có cả tiếng Anh lẫn tiếng của họ. Những điều khoản trong hợp đồng cần được theo sát. Quyết định một khi đã đưa ra thì không thể thay đổi. Những hành động không đồng tình hay những thủ đoạn (nếu có) sẽ chẳng có tác dụng đối với họ. Cách ăn mặc Cách ăn mặc đối với họ chỉ cần trang trọng theo nghĩa kinh doanh, không cần cầu kỳ và có thể hơi quy cũ. Nam giới nên mặc bộ trang phục có màu sậm. Nữ có thể mặc bộ trang phục công sở hay đầm theo kiểu truyền thống. Đừng mang quá nhiều trang sức hay trang điểm lòe loẹt Đi cùng xe Nếu được đối tác mời đi cùng trong xe - do đối tác lái - thì tuyệt đối không được ngồi ở hàng ghế sau. Nếu đi taxi, vị khách danh dự đ ược dành cho ngồi ở hàng ghế sau, phía tay phải. Người nào trả tiền taxi thì ngồi ở phía trước hay ở sau người lái xe. Trao danh thiếp Khách là người đầu tiên trao danh thiếp. Nếu trao cho nhóm người thì người có cấp bậc cao nhất được trao đầu tiên.
13 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Nếu không biết thứ tự cấp bậc của chủ nhà thì trao danh thiếp cho tất cả, bắt đầu từ người ở bên cạnh mình. Phải xem danh thiếp trước khi cất đi. Khu vực riêng tư Trong văn phòng, ở hành lang hay khi gặp nhau nên chú ý giữ khoảng cách. Khoảng cách 60 cm được coi là khu vực dành cho bạn bè thân thiết. Khi trao đổi về công chuyện làm ăn nên đứng cách nhau khoảng 1 mét nếu chỉ có hai người, nếu đứng thành nhóm thì khoảng cách từ 1 - 2 mét. Làm quen Khi làm quen chú ý nhấn mạnh những tương đồng để tạo bầu không khí thân thiện, không nên đề cập đến những chủ đề chính trị hay tôn giáo. Những nhận xét nên mang tính tích cực, không nên chỉ trích hay phê trách, không nên lôi kéo hay để bị sa đà vào cuộc tranh luận về vấn đề to tát. Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác người Tây Ban Nha: Các văn phòng và đại lý ở Tây Ban Nha thường đóng cửa từ 1 giờ và trễ nhất là 4 giờ 30 phút chiều. Về ăn mặc, theo quan niệm của người Tây Ban Nha, giày đen biểu thị cho các cơ hội kinh doanh. Người Tây Ban Nha rất thích màu đen và các màu tối. Quần áo cần chỉnh tề, nam mặc complê và phải đeo cà vạt, nữ mặc áo vest và váy. Theo phong tục, trước và sau buổi họp mọi người bắt tay nhau và chào hỏi niềm nở. Người Tây Ban Nha thường "bảo thủ " trong thói quen mua sắm của mình. Họ thường mua hàng có nhãn hiệu nổi tiếng. Giờ làm việc ở Tây Ban Nha thường từ 9 giờ sáng tới 6 giờ chiều. Ngày làm việc từ thứ 2 tới thứ 6. Ngân hàng mở cửa từ 8.30 sáng tới 2.30 chiều từ thứ 2 tới thứ 6 và đôi khi cả sáng thứ 7. Các bách hoá tổng hợp thường mở cửa từ 10 giờ sáng tới 8 giờ tối, từ thứ 2 tới thứ 7. Để thuận tiện cho việc giao dịch, các cuộc hẹn gặp nên được báo trước...."
14 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Những tội phạm như móc túi, trộm, cướp trên xe hơi thường xuyên xảy ra thường nhằm vào những du khách thiếu cảnh giác. Andorra là vùng có tỷ lệ tội phạm thấp nhất ở Tây Ban Nha. Bọn trộm cướp thường tìm cách làm cho nạn nhân sao nhãng như phun mù tạt vào quần áo, hỏi đường… ở Tây Ban Nha chỉ cần lơ đãng một phút coi như túi xách hay đồ đạc của bạn đã bị đánh cắp. -Mỗi năm chính phủ Tây Ban Nha ban hành các ngày nghỉ riêng, dưới đây là những ngày nghỉ phổ biến trong năm: Ngày 1 tháng 1: Tết Ngày 6 tháng 1: Lễ hiển linh Ngày 12& 13 tháng 4: Ngày thứ năm thánh và thứ 6 tuần thánh Ngày 1 tháng 5: Ngày Quốc tế lao động Ngày 15 tháng 8: Lễ Đức mẹ Ngày 12 tháng 10: Quốc khánh Ngày 1 tháng 11: Ngày lễ thánh Ngày 6 tháng 12: Ngày Hiến Pháp Ngày 8 tháng 12: Lễ hội Đức bà Mari Ngày 25 tháng 12: Lễ Nôen Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác Nga: Người Nga luôn mong muốn đối tác của mình đúng giờ. Về cách thức làm việc, fax và email là phương tiện giao tiếp tốt nhất được ưa chuộng, vì văn thư bưu điện có thể thất lạc. Theo tập quán, trước khi đến Nga, bạn cần thông báo với công ty phía Nga về những đề xuất v à mục tiêu kinh doanh dự kiến của bạn. Trong mọi giao dịch công việc, giấy bút, văn bản là phần tối quan trọng, nhìn chung, người Nga thường ít tin vào những văn bản không có chữ ký. Người Nga thường khuyến khích tinh thần làm việc dân chủ và linh hoạt. Việc thể hiện tôn trọng cấp trên và ý thức rõ cấp bậc rất quan trọng trong việc xây dựng v à duy trì quan hệ kinh doanh ở Nga. Quan hệ cá nhân v à quan hệ thân mật là phần trung tâm trong hoạt động kinh doanh ở Nga. Sự tiếp xúc tại các buổi gặp mặt trao đổi công việc như đơn giản là xiết chặt tay hay thậm chí cái ôm là biểu hiện tích cực. Trong trường hợp có bất đồng, nên tránh cách xử lý bằng đường chính thống, cần lưu ý, người Nga rất “hướng về con người” và sẽ hưởng ứng với cách tiếp cận cá nhân. Đừng tán dương hay khen thưởng cá nhân nào công khai trước đông người vì điều này có thể làm người khác nghi ngờ hoặc tạo ra sự đố kỵ. Bạn cần lưu ý là ở Nga, chủ nghĩa tập thể chi phối các cá nhân. Người Nga có câu ngạn ngữ “đừng vội trả lời” mà “hãy vội lắng nghe”.
15 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Thực tiễn kinh doanh tại Nga Danh thiếp rất quan trọng. Nếu có thể, bạn nên in danh thiếp một mặt bằng tiếng Nga và một mặt bằng tiếng Anh. Khi diễn thuyết bạn cần trình bày rõ ràng đi thẳng vào vấn đề v à logic. Mặc dù nhiều vấn đề mang tính nguyên tắc được thảo luận trong môi trường thân thiện tại những địa điểm không chính thức nhưng thương lượng, quyết định cuối cùng được thực hiện tại văn phòng. Một lưu ý khác, khi bắt đầu buổi gặp mặt, người đứng đầu công ty thường mở đầu cuộc thảo luận và giới thiệu các thành viên theo thứ tự cấp bậc từ trên xuống dưới. Một số phép xã giao ở Nga: Nên bắt tay chặt khi chào gặp mặt và tạm biệt người Nga đồng thời nhìn thẳng v ào mắt đối tác. Nên chia sẻ v ài câu chuyện thân mật trước khi đi vào công việc, thường là nói về gia đình và các vấn đề cá nhân. Nên chuẩn bị một món quà để thể hiện sự phát triển của công ty bạn và tầm quan trọng của thương vụ sắp tới, thường là vật phẩm mang đặc trưng của v ùng/đất nước bạn hoặc vật phẩm có logo của công ty bạn. Một Thụy Sỹ- Những vấn đề cần lưu ý -Ai cũng biết đây là quốc gia thuộc loại giàu nhất thế giới xét về thu nhập bình quân đầu người. Song chắc ít người biết về tính cần cù tiết kiệm của người Thụy Sĩ. "Chớ nên đánh giá qua y phục". Rất có thể, trong số những người ăn vận rất bình thường ấy lại có những vị triệu phú hoặc tỷ phú" -Để lại thức ăn thừa trong đĩa là bất kính đối với chủ nhân. -Những người Thụy Sĩ thuộc loại có địa vị trong xã hội, chủ các doanh nghiệp lớn, chủ nhà băng lớn và các quan chức cấp cao trong chính quyền: tất cả họ đều tiết kiệm như v ậy. Chẳng nói cũng biết những người dân thường thì càng tiết kiệm hơn nhiều. -Một số phái đoàn Trung Quốc có việc ra nước ngoài phải đi qua đất Thụy Sĩ thường phàn nàn Không thể phủ nhận là người Thụy Sĩ quản lý tiền nong của cải cực kỳ chặt chẽ, có lúc đến là kỳ quặc, quá ư keo kiệt. -Các nghị sĩ Quốc hội Thụy Sĩ không lĩnh lương, chẳng ai có thể sống bằng chức nghị sĩ. Nghĩa là họ phải làm thêm các công việc khác, chỉ được nhận phụ cấp trong thời gian họp Quốc hội. -"Keo kiệt" là mỹ đức. Đại để từ những chuyện kể trên người ta đi đến kết luận là dân Thụy Sĩ "keo kiệt". Để thêm dấu ngoặc kép v ào từ keo kiệt bởi lẽ tôi cho rằng kết luận như trên là có phần nông cạn, phiến diện. Thực sự, đó chính là đức tính tốt đẹp của người Thụy Sĩ, là tinh thần dân tộc vĩ đại và đáng quý.
16 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Thụy Sĩ là một nước nhỏ, núi đồi chiếm hầu hết diện tích lãnh thổ. Dãy núi Alps (An-pơ) xuyên suốt đất nước, hầu như không còn mấy vùng đồng bằng. Nước này không có tài nguyên khoáng sản gì đáng kể, lại không giáp biển, điều kiện thiên nhiên rất xấu. Một quốc gia như vậy mà nhiều năm qua được Ngân hàng Thế giới đánh giá là giàu nhất thế giới, thu nhập bình quân đầu người vượt quá 40 nghìn USD. -Được như v ậy là nhờ mấy thế hệ người Thụy Sĩ đã phấn đấu gian khổ, chắt chiu từng xu mà có. Ngày xưa họ là một nước nghèo xơ nghèo xác, tới mức người dân phải kiếm sống bằng cách ra nước ngoài đi làm lính đánh thuê cho người ta, đổi xương máu lấy miếng ăn nuôi gia đình. -Mọi người đều biết cho tới nay toàn bộ đội vệ binh của thành Vatican ở Italy đều là người Thụy Sĩ. Dĩ nhiên, ngày nay họ làm lính gác không phải để kiếm sống nữa, mà chỉ để thừa kế truyền thống một giai đoạn lịch sử khó khăn v ất vả của đất nước họ. -Những người Thụy Sĩ giàu có đều rất bình dị, không kiêu ngạo, không khoe của. Họ không phô trương sự giàu có của mình qua cách tiêu tiền, mua sắm, ăn mặc. Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác Australia: Australia (Commonwealth of Australia) là một quốc gia nằm ở Nam bán cầu. Úc có diện tích ngang với diện tích của 48 tiểu bang trên đất liền của Hoa Kỳ và lớn gấp rưỡi diện tích châu Âu nhưng lại có mật độ dân số thấp nhất thế giới, chỉ có 2 người trên 1 cây số vuông. Đây là nước lớn thứ sáu trên thế giới, là nước duy nhất chiếm toàn bộ một lục địa. Kể từ năm 1945, hơn 6 triệu người trên khắp thế giới đã đến Úc sinh sống. Ngày nay, hơn 20% dân số Úc là những người sinh ở nước ngoài và hơn 40% là những người có xuất xứ từ nhiều nền văn hóa pha trộn vào nhau. Vì vậy khi tham gia các cuộc đàm phán với người Úc bạn cần lưu ý một số điểm như sau: Về trang phục Người Úc thường thích những trang phục nhẹ nhàng, đơn giản và lịch sự. Trang phục phù hợp với nam giới là comple và cavat còn với nữ là bộ vest hoặc váy công sở nhẹ nhàng.
17 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Về cử chỉ giao tiếp chào hỏi - Bắt tay là cách chào hỏi được người Úc sử dụng phổ biến nhất; - Đàn ông thì không nên nháy mắt với phụ nhữ vì họ coi như vậy là sự thiếu lịch sự; - Khi tiếp xúc với người Úc bạn cũng cần nhìn thẳng vào mắt họ để thể hiện sự tôn trọng của mình giành cho họ; - Người Úc sống rất vui nhộn và có lòng nhiệt tình, cởi mở. Tuy nhiên khi có một vấn đề nào đó cần bàn luận, họ sẽ sẵn sàng tranh luận, không ngần ngại bày tỏ quan điểm của mình. Điều này thể hiện bản tính sôi nổi nhiệt tình và chân tình của người Úc. Họ coi thảo luận, tranh luận là thú vui; - Bạn hoàn toàn không nên thể hiện thái độ lấn át lên đất nước và con người Úc vì họ rất khó để tiếp thu những lời nói có ý chỉ trích lên bản thân họ cũng như đất nước của họ; - Khi chào hỏi người Australia, bạn nên chào hỏi bằng cách kèm theo các từ “ông”, “bà”, “cô” hay lịch sự hơn nữa là “ngài” vào trước họ của một người nào đó để thể hiện thái độ kính trọng; - Cần lưu ý rằng khi tự giới thiệu mình, bạn không nên giới thiệu chức danh, trừ khi được yêu cầu, hoặc nếu có giới thiệu thì chỉ nên giới thiệu qua; nếu không bạn sẽ bị coi là khoe khoang. Về gặp gỡ và đàm phán - Bạn cần lên kế hoạch hẹn gặp trước đó một khoảng thời gian khá dài thông thường là một tháng trước đó; - Bạn có thể bị phạt nếu như trễ hẹn hoặc hủy bỏ buổi hẹn mà không thông báo trước. -Người Úc thường không tin cậy người luôn trễ hẹn - Trước khi tiến hành cuộc họp thường có sự hội ý sơ bộ; - Khi đàm phán, người Australia thích sự thẳng thắn, nêu thẳng vấn đề cái gì có lợi và cái gì có hại. Bạn trình bày càng ngắn gọn, đơn giản, càng nêu bật được vấn đề lên càng tốt. - Một nét văn hóa rất nổi bật của người Úc đó là sự khiêm tốn, luôn thích tạo không khí nhẹ nhành cởi mở – Người Úc thường rất chú trọng tới những chính sách và quy định chung của doanh nghiệp vì thể việc giải quyết vấn đề và đưa ra quyết sách thường được dựa trên tình hình thực tế chứ hoàn toàn không căn cứ trên cơ sở tình cảm hoặc cá nhân.
18 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Việc đưa ra quyết định đòi hỏi khá nhiều thời gian vì thông thường cấp trên trước khi đưa ra quyết định thường lấy ý kiến của cấp dưới. Đây là một đặc điểm trong văn hoá kinh doanh của người Australia, vì vậy mà sự vội vàng của bạn sẽ là không cần thiết; - Một điều nữa cần lưu ý trong quá trình đàm phán với đối tác người Úc đó là cần tránh nói đến cuộc sống cá nhân trên bàn đàm phán. - Người Úc rất thích thể thao vì thế họ thường rất thích bàn luận về các chủ đề thể thao ngay cả trên bàn đàm phán. Khi đi công tác, du lịch đến đất nước này, bạn không nên mang theo các loại áo quần hay nón mũ có gắn lông chim, hoặc đan bằng tre, nứa, cọ lát... Tất cả đều sẽ bị tịch thu ngay từ sân bay. Nếu cố tình giấu diếm, rất có thể bạn sẽ bị chính quyền địa phương phạt tù ngay khi bị phát hiện. Những vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp với các đối tác Canada: Đối tác người Canada rất thích phong cách trình bày và đàm phán cụ thể, rõ ràng, mạch lạc, dứt khoát. Doanh nhân Việt Nam nên chủ động và tự tin giới thiệu và khẳng định những thế mạnh của mình ngay. Người Canada rất coi trọng chất lượng dịch vụ, rất thích có những sản phẩm chất lượng cao và thời gian cung ứng ngắn. Phong cách đàm phán của họ cũng vẫn giống phong cách đàm phán của người Anh nhiều hơn là người Mỹ. Họ ít khi sa đà vào những ý tưởng lớn lao nhưng khó khả thi, mà thường tập trung vào cái trong khả năng có thể đạt được và ít rủi ro hơn cả. Sau khi đàm phán, nên có thư cám ơn một lần nữa về cuộc trao đổi. Cách thức hay được sử dụng nhất để gây dựng mối quan hệ và để cám ơn sau khi đàm phán là e-mail. Nên soạn thảo hợp đồng hợp tác bằng tiếng Pháp và tiếng Anh vì quốc gia này có hai khu vực ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Pháp. Trong nhà hàng, tập tục ở họ là vị khách trả tiền típ ít nhất từ 10 đến 15% tiền thanh toán trong hóa đơn. Ở Canada cấm hút thuốc lá trong nhà hàng, văn phòng, các cơ sở công cộng. Ai muốn hút thuốc phải ra ngoài trời, bất kể khi đó đang là mùa đông hay mưa gió.
19 ThS. TRẦN PHI HOÀNG Tuyệt đối không được có bất cứ lời gì ẩn ý thóa mạ về văn hóa, sắc tộc, tôn giáo, chính trị hay thậm chí về giới tính. Vì lý do phòng bệnh hơn chữa bệnh, đối tác người nước ngoài đến Canada nên rất hạn chế uống rượu. Trong bữa ăn trưa thường không uống bất cứ đồ uống có cồn nào, bữa tối nhiều lắm cũng chỉ có một cốc rượu vang. Cũng chính vì thế mà đất nước này rất ít bán rượu và uống rượu. Khi giao tiếp với đối tác Nhật Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là thực hiện những nghi thức chào hỏi. Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là người trên... Người Nhật khi đang thực thi nhiệm vụ hoặc đang suy nghĩ thì không nên đưa ý kiến chệch vấn đề đang bàn, nói những câu thiếu thông tin, hỏi về đời tư. Bạn sẽ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Với người Nhật, việc tặng tiền thường bị xem là thô lỗ, tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới. Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay, nên để tay thẳng, lòng bàn tay hướng xuống, sau đó quạt các ngón tay xuống, việc cong một vài ngón tay trong không khí là cử chỉ tục tĩu. Sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu chỉ tay trực tiếp vào người khác, thay vào đó ta mở rộng bàn tay ngửa lên trên như thể đang bưng một cái mâm và chỉ về phía người đó. Họ tỏ ra khó chịu khi phải đợi và rất mất cảm tình với người sai hẹn. Nếu là người đi tìm hiểu cơ hội hợp tác kinh doanh thì anh ta khó có cơ hội thứ hai gặp lại. Người Nhật thích tặng quà cho từng người khách và khi được tặng quà thường không mở món quà đó trước mặt người tặng quà, như luật bất thành văn, họ tặng quà nhau trong các ngày lễ tết hoặc khi có tin vui, thăng quan tiến chức. Việc tặng quà ở Nhật mang tính chất hình thức hơn là nội dung. Ví dụ, mừng đám cưới thì phải dùng loại phong bì có chữ "kotobuki", phúng
20 ThS. TRẦN PHI HOÀNG viếng đám tang phải dùng phong bì có vạch đen in hình hoa sen, hay thăm người bệnh thì phong bì không trang trí hoa đỏ. Nếu có dịp đi công tác sang Nhật Bản bạn nên mang theo nhiều món quà khác nhau để chủ động tặng cho đối tác. Khi tặng quà người Nhật cần lưu ý: Các món quà không cần phải đắt tiền, đôi khi chỉ là hộp bánh (tuy nhiên, món quà đắt tiền không bị coi là hối lộ), nhưng cần phải được gói đẹp, cẩn thận bằng giấy gói tặng phẩm. Người châu Âu đa phần không đóng gói quà tặng, còn người Nhật lại coi việc đóng gói và nghi thức trao quà là nghệ thuật văn hoá giao tiếp tinh tế và nhiều ý nghĩa. Cách gói quà của họ cũng rất cầu kỳ, bên trong ba lớp, bên ngoài ba lớp và cuối cùng thắt một sợi dây lụa, dây giấy xinh đẹp. Người Nhật cho rằng nút thắt vặn theo hình dây thừng có gửi gắm linh hồn con người, bày tỏ tấm lòng của người tặng quà. Những dịp chúc mừng họ sẽ thắt dây giấy màu đỏ trắng theo hình chiếc kéo để tương trưng cho may mắn đang đến, nhưng dịp buồn thì thường thắt dây giấy màu trắng đen để tượng trưng cho sự buồn đau và sự đen đủi sẽ không đến nữa. Nên đựng quà trong túi kín, không để cho đối tác nhìn thấy ngay từ lúc đầu gặp gỡ. Tặng quà vào cuối buổi gặp gỡ, không tặng trước khi làm việc vì làm như vậy có thể đối tác sẽ hiểu bạn dùng quà để tác động tới công việc. Tuy nhiên, để tranh thủ thiện cảm của đối tác, sau khi kết thúc công việc, bạn nên nhanh tay tặng quà trước cho họ thì hay hơn là để họ tặng quà mình trước rồi mình mới tặng lại. Nếu bạn muốn tặng quà riêng cho ai đó thì không nên tặng trong lúc có mặt người khác. Nếu bạn muốn tặng quà cho một nhóm người thì bạn phải đảm bảo có đủ quà cho tất cả những nguời có mặt. Nếu không đủ thì, một là không tặng nữa, hai là chỉ tặng cho một người có chức vụ cao nhất. Nguời Nhật rất phân biệt thứ bậc. Món quà có giá trị cao hơn phải được tặng cho người có chức vụ cao hơn. Khi tặng quà bạn nên nói "có chút quà mọn tặng ông/bà làm kỷ niệm", để ngụ ý quan hệ mới là quan trọng, còn quà chỉ là vật kỷ niệm. Khi tặng hay nhận quà bạn nên đưa và nhận bằng cả hai tay và hơi cúi người xuống để tỏ lòng kính trọng và cám ơn.