Phong cách đàm phán với các nước trên thế giới

Chia sẻ: Tran Thi Huyen | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:22

Thêm vào BST

Báo xấu

534
lượt xem 149
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

I.Đàm phán với người châu Âu Bắt đầu đàm phán: - Đừng bao giờ nói "Vâng” với đề nghị đầu tiên - Đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn hy vọng đạt được - Phản ứng trước từng đề xuất của đối tác - Tránh đối đầu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Phong cách đàm phán với các nước trên thế giới

Phong cách đàm phán với các nước trên thế giới I.Đàm phán với người châu Âu Bắt đầu đàm phán: - Đừng bao giờ nói "Vâng” với đề nghị đầu tiên - Đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn hy vọng đạt được - Phản ứng trước từng đề xuất của đối tác - Tránh đối đầu. - Đóng vai trò người bán hay người mua bất đắc dĩ. - Viện cấp quyết định cao hơn hoặc "kẻ đấm người xoa". - Đừng bao giờ đề nghị nhượng bộ ngang bằng - Biết cách đặt các vấn đề bế tắc sang một bên (Bế tắc không hẳn là ngõ cụt hoàn toàn). - Luôn đề nghị thỏa thiệp - Đề phòng tạo ra ấn tượng trông chờ vào những nhượng bộ tiếp theo của bạn. Trong quá trình đàm phán: - Đừng bao giờ bó hẹp nội dung đàm phán vào một vấn đề. - Trong đàm phán không phải tất cả mọi người đều có mối quan tâm giống nhau. Giá cả không phải lúc nào cũng là vấn đề quan trọng nhất. - Đừng quá tham lam - Khi đàm phán đã kết thúc hãy tặng lại cho đối tác một vài nhượng bộ nhỏ. Ví dụ: một dịch vụ bổ trợ không quan trọng. - Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán của bản thân và cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác. - Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán. Kết thúc đàm phán: - Đặt phía đối tác vào hoàn cảnh dễ chấp nhận kết quả đàm phán. - Luôn tự hỏi: Đây có phải là tình thế cả hai bên đều giành được thắng lợi hay không? Một số đối tác lớn ở châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hóa; Nắm nhiều thông tin về các dân tộc châu Âu nhưng không theo mẫu rập khuôn bởi hiện tại đây là một cộng đồng các dân tộc đa dạng hơn bao giờ hết;
Chuẩn bị tốt và tự tin; Linh hoạt khi trao đổi và không ngại đưa ra các câu hỏi đơn giản. Đối tác Anh: - Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm. - Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân. - Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi. - Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc điên rồ như người Mỹ. - Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ Đối tác Pháp - Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm. - Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình. - Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề mình đưa ra. - Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức là chúng ta hãy cùng thỏa thuận. - Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung từ cao xuống thấp. Hãy luôn đến đúng giờ, đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa. Đối tác Đức - Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ. Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng - Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ mối quan hệ giữa các bên đối tác - Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện chính xác các hợp đồng đó. Không thích thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong. - Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ: Ngài Giáo sư Schmitt. II. Đ àm ph án v ới ng ư ời M ỹ Chiến thuật thương lượng giá cả Những nhà đàm phán Mỹ dày dạn kinh nghiệm về kinh doanh quốc tế quen với biên độ mặc cả khá rộng. Hãy linh động khi đưa ra lời chào giá đầu tiên. Họ có thể có phản ứng tốt đối với những lời chào giá mang tính
thực tế hơn đối với lời chào giá quá cao để phòng hờ. Khi đưa ra lời chào giá đầu tiên, bạn nên chừa một "biên độ an toàn" đủ để ứng phó với những diễn biến bất ngờ, nhưng đừng có thổi phồng quá. Một trong những mánh khóe mặc cả được người Mỹ ưa thích là áp lực thời gian. Chẳng hạn: "Tuần tới giá của chúng tôi tăng 10%...". Cách tốt nhất để đối phó với mánh khóe này là ...làm ngơ. Một mánh khóe khác cũng được ưa chuộng là yêu cầu chào giá với thang độ giảm dần theo số lượng. Chẳng hạn, bạn có thể chào giá dựa trên lô hàng 1.000, 10.000 và 50.000 chiếc. Đối tác Mỹ của bạn có thể hỏi mua 12.500 chiếc, nhưng đòi giá áp dụng cho lô 50.000 chiếc. Có thể ứng phó với mánh này bằng cách mỉm cười và lặp lại rằng giá giảm chỉ áp dụng cho lô lớn như đã nêu. Bạn cũng có thể gặp chiến thuật "mua thử": Khách hàng tiềm năng yêu cầu bạn bán giá thấp nhất ngay cả với một đơn hàng "thử nghiệm" với số lượng nhỏ. Nếu bạn đồng ý bán giá thấp như vậy để mở đường cho mối quan hệ làm ăn lâu dài, về sau bạn có thể gặp khó khăn khi cố đẩy giá lên mức bình thường. Phong cách ra quyết định Những nhà đàm phán Mỹ có lẽ là người ra quyết định nhanh nhất thế giới, vì họ thường tự ra quyết định. Ngược lại, người Á Đông, chẳng hạn như Nhật Bản, thường ra quyết định thông qua đồng thuận tập thể. Do vậy, sẽ kéo dài thời gian đàm phán. Những lúc như thế, người Mỹ thường tỏ vẻ nôn nóng vì ra quyết định quá lâu. Ngoài ra, người Mỹ đề cao tính linh hoạt, trong khi người Nhật cho rằng sau khi đã quyết định mà thay đổi là đáng hổ thẹn. Đi thẳng vào vần đề chính Ở lần gặp đầu tiên, ngay sau khi tay bắt mặt mừng, người Mỹ muốn đi thẳng vào chuyện làm ăn. Câu thường nghe là: " Lets get down to business". Không phải họ không đề cao tầm quan trọng của việc tìm hiểu đối tác, vun đắp mối quan hệ, đơn giản là họ thích tạo lòng tin và gầy dựng mối quan hệ hữu hảo ngay lúc bàn chuyện kinh doanh. Quý thời gian Trong khi những nền văn hóa khác, nhất là phương Đông, coi trọng xây dựng quan hệ, thì người Mỹ rất ám ảnh về thời gian. Họ xem thời gian là một tài sản hữu hình, có thể tiết kiệm, chi tiêu, đánh mất, tìm lại được, đầu tư hoặc phí phạm (Time is money!). Họ luôn muốn đạt kết quả tốt
nhất với thời gian ngắn nhất. Bởi vậy, những loạt sách phổ biến kiến thức nhanh gọi như " The One-minute Manager" bán chạy như tôm tươi. Nếu một thương gia Mỹ hẹn gặp bạn ở văn phòng lúc 9 giờ sáng, thì người đó muốn bạn có mặt đúng phóc giờ đó, không chậm một giây. Họ xem ai bắt họ đợi hơn 10 phút là vô kỷ luật, hoặc bất lịch sự hoặc cả hai. Vì họ thuộc týp "giờ nào việc đấy" ( monochronic). Một khi cuộc họp đã bắt đầu là họ muốn bàn công việc liên tục cho đến kết thúc mà không bị ngắt quãng. Khi làm ăn ở những nền văn hóa "một lúc làm nhiều việc" (polychorinic), họ dễ bực mình nếu cuộc họp bị cắt ngang bởi những cuộc điện thoại, có người khác ghé vào hỏi chuyện, hay thư ký mang giấy tờ vào trình ký. Bắt liên lạc Có lẽ vì xã hội Mỹ có nhiều người nhập cư và dân Mỹ thường xuyên di chuyển từ bang này sang bang khác, nên đa phần họ đã quen với chuyện làm ăn với người lạ. Do đó, chuyện được người khác giới thiệu với bạn hàng luôn có ích cho bạn, nhưng phần lớn bạn có thể trực tiếp xúc với đối tác tiềm năng của mình không cần thông qua trung gian. Chỉ cần gởi thư, fax hoặc email (bằng tiếng Anh) với các thông tin cơ bản về công ty, sản phẩm của mình và xin hẹn gặp sau đó vài ba tuần. Đối tác của bạn sẽ đề xuất thời gian và địa điểm. Thuyết trình Người Mỹ có ấn tượng tốt với những bài nói ngắn gọn, súc tích, nhưng chứa đầy thông tin được trình bày bởi một diễn giả nói tiếng Anh chuẩn và biết sử dụng những công cụ đồ họa hỗ trợ. (Họ vốn rất lạm dụng máy đèn chiếu và phần mềm thuyết trình như PowerPoint). Họ có thể cắt ngang, để đặt câu hỏi chứ không đợi đến cuối mới nêu thắc mắc. Thân mật Một giá trị được đề cao ở Mỹ là tính bình đẳng. Người Mỹ không thích phân biệt đẳng cấp quá lộ liễu. Doanh nhân trẻ tuổi nhìn chung ít gặp cản trở khi làm ăn với Mỹ vì ở đó thành tựu cá nhân thường được coi trọng hơn địa vị xã hội, xuất thân gia đình hay giới tính. Trừ ở một số bang miền Nam vẫn còn giữ cách xưng hô khá trịnh trọng như Sir, Madam (do ảnh hưởng của văn hóa Pháp trước đây), thông thường người Mỹ nhanh chóng gọi nhau bằng tên riêng, ngay cả với những người mới gặp lần đầu.
Kiểu cách thân mật này (đôi khi bị những người đến từ nơi trọng đẳng cấp cho là sỗ sàng). Thật ra, chúng chỉ để tỏ vẻ thân thiện, nồng hậu, chứ không phải coi thường người có địa vị cao. Cách chào hỏi và trao đổi danh thiếp khá "xuề xòa" là một biểu hiện khác của giá trị bình đẳng. Một doanh nhân đến từ Đông Á lịch sự trao danh thiếp bằng cả hai tay cũng đừng nên cảm thấy bị xúc phạm nếu đối tác người Mỹ đút ngay tấm thiếp vào túi mà chẳng thèm đọc. Lời ăn tiếng nói Người Mỹ thích "có sao nói vậy" (say it like it is). Họ đề cao việc trao đổi thông tin thẳng thắn, cởi mở, và thường không nhận thấy rằng người Đông Á và Đông Nam Á có thể bực mình vì lối nói "toạc móng heo" đó. Trái lại, người Mỹ có thể thậm chí nghi ngờ những ai thích nói chuyện kiểu vòng vo, bóng gió. Trong bàn thương thảo, người Mỹ thường nói to hơn những ai đến từ các nền văn hóa đề cao sự kín đáo, dè dặt. Họ không thích có những quãng im lặng và lập tức nhảy vào lấp bất cứ khoảng trống nào trong cuộc đối thọai - hành động này có thể bị người Nhật xem là xúc phạm. Người Mỹ cũng biết rằng xen ngang khi người khác đang nói là bất lịch sự, song nếu họ chen ngang trong một cuộc bàn bạc sôi nổi, thì họ cũng chẳng có ý định xúc phạm ai cả. Ngôn ngữ Người Mỹ thường chỉ giỏi tiếng Mỹ (American English). Ngay cả tiếng Anh (British English) cũng có thể là vấn đề vì những khác biệt về từ ngữ và văn phong. Dân Mỹ hiếm khi giỏi ngoại ngữ để có thể tự tiến hành một đàm phán kinh doanh phức tạp. Do vậy, sang Mỹ làm ăn, nếu không đủ tự tin về khả năng Anh văn của mình, chắc ăn nhất là thuê phiên dịch. Hợp đồng Người châu Á vốn thường cố gắng thoả thuận khuôn khổ và nguyên tắc chung rồi mới đi vào chi tiết. Trái lại, người Mỹ đi từ chi tiết đến tổng thể. Mức độ chi tiết cũng khác nhau: Người Mỹ muốn càng chi tiết càng tốt, để bao gồm cả những trường hợp bất ngờ có thể xảy ra. Người Mỹ rất chú trọng đến những khía cạnh luật pháp và từng chi tiết nhỏ nhặt trong thỏa thuận bằng văn bản. Nhiều nhà đàm phán Mỹ đưa luật sư vào thương thảo từ đầu cho đến lễ ký kết. Họ thường mang dự thảo hợp đồng đến bàn đàm phán và tiến hành thương lượng từng điều khoản một. Nếu về sau có tranh chấp hay bất đồng ý kiến, phía Mỹ có thể nhất nhất
dựa vào những điều khoản của hợp đồng và có thể nghi ngờ nếu phía đối tác vận dụng đến những vấn đề ngoài hợp đồng như tầm quan trọng của mối quan hệ lâu dài. Người Mỹ tuân thủ từng câu từng chữ của hợp đồng, xem chuyện đàm phán lại là bất thường, thậm chí là kỳ cục. Ở nhiều nền văn hoá khác, hợp đồng chỉ là điểm khởi đầu cho điều được kỳ vọng là mối quan hệ liên tục tiến triển, nên chuyện đàm phán được xem là bình thường với giả định rằng không thể nào tiên liệu mọi bất trắc. Những điều khoản cụ thể sẽ xuất hiện trong quá trình thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, khác với hầu hết nhiểu nước khác, người Mỹ luôn xem hệ thống tòa án như một cơ chế đáng tin cậy để thực thi hợp đồng. III. Đ àm ph án v ới ng ư ời Nh ật *Một số nét về đất nước và con người Nhật Bản 1.Điều kiện tự nhiên Nhật Bản (xứ sở mặt trời mọc) là một quốc gia nằm tách biệt với đại lục, có đến hơn 6.800 hòn đảo lớn nhỏ và 4 đảo lớn ( Hokkaido , Honshu, Kyusyu, Shikoku ) được tạo thành từ các ngọn núi cao Toàn bộ diện tích của Nhật Bản là 377.829 km2,Khoảng 80% diện tích Nhật Bản là vùng núi trong khi các vùng bình nguyên thường nhỏ và hẹp.Có các dòng biển lạnh chảy xuống từ hướng Bắc Nhật Bản gặp các dòng biển nóng chảy ngược lên từ phía Nam,tạo nên sự đa dạng của các loài hải sản nước lạnh và nước nóng 2.Con người Nhật Bản là một trong những nước có thành phần dân tộc thuần nhất với hơn 99% dân số là người Nhật, số ít ỏi còn lại là người Ainu (một tộc người cổ xưa nhất ở Nhật Bản, chủ yếu sống ở Hokkaido), người Triều Tiên (phần lớn di cư sang trong chiến tranh thế giới lần hai), người Trung Quốc và một số ít các cư dân từ nước khác đến cư trú tập trung theo khu vực riêng. Tuy nhiên, ý thức dân tộc thuần nhất của họ rất cao nên cho dù những người thuộc thiểu số gần 1% dân số dù đã sinh sống ở Nhật lâu đời vẫn không được đa số người Nhật xem là “người Nhật”. Do hầu như
thuần nhất như thế, nên Nhật Bản có một nền văn hoá và trạng thái tâm lý khá thống nhất và tự cho họ là dòng giống thượng đẳng, tự tôn dân tộc cao…. II. Văn hoá 1. Văn hoá đặc trưng -Sân khấu nghệ thuật truyền thống :Nghệ thuật sân khấu truyền thống NB nổi bật nhất là Kịch Nô-Nõgaku, Kịch Kabuki - Nghệ thuật hát múa. Đây là 2 thể loại sân khấu đặc biệt, được UNESCO công nhận là “Di sản văn hóa phi vật thể và truyền khẩu nhân loại”. -Nói tới nước Nhật là nghĩ ngay tới truyền thống tinh thần Samurai, tinh thần võ sĩ đạo trở thành văn hóa samurai đặc trưng của người Nhật. -Trà đạo, một nét tinh hoa văn hóa cốt cách người NB, thể hiện qua những kiểu pha trà, uống trà… mang đến nhiều triết lý cuộc sống mà ngày nay ảnh hưởng không ít đến các nền văn hóa khác trên thế giới. -Nghệ thuật xếp giấy Origami , từ những mảnh giấy nhỏ xếp thành vạn vật, làm say mê không chỉ người Nhật mà đã trở thành niềm say mê của rất nhiều người trên thế giới. -Nghệ thuật cắm hoa Ikêbana , với ý nghĩa Thiên- Địa- Nhân, tạo ra muôn vàn kiểu dáng trình bày hoa thành những tác phẩm nghệ thuật bằng hoa, lá tuyệt mỹ. Đặc biệt là nghệ thuật Bonsai, uốn cây cổ thụ theo nhiều hình thể với một diện tích “siêu” nhỏ. Nghệ thuật Bonsai trở nên thịnh hành trên thế giới, phát triển ở nhiều nước Châu Á. -Hanami - Lễ hội ngắm hoa Anh Đào, từ tháng 3-5 hàng năm, mùa hoa anh đào nở, hoa Anh đào cũng là biểu tượng của nước Nhật. Yêu thích hoa là một đặc điểm lớn của dân tộc Nhật Bản. Họ cho rằng, sau những công việc bận rộn, đi xem hoa là một thứ hưởng thụ thú vị. Thường thì tháng 3 xem hoa mai, tháng 4 xem hoa anh đào, mùa đông xem hoa cúc…
-Kiến trúc Nhật bản là kiến trúc của gỗ và các vật liệu thiên nhiên lấy từ những khu rừng phong phú trên núi, và từ nhu cầu phải có những cấu trúc nhẹ chịu được các cơn động đất. Những hình thức cơ bản lấy từ Trung Quốc, nhưng người Nhật đã phát triển phong cách kiến trúc của riêng mình.Ngôi nhà truyền thống là một cấu trúc có khung bằng gỗ. Giấy và cói được dùng để che kín khỏang trống giữa các khung. Người ta sáng chế ra cửa trượt bằng giấy và khung gỗ; nó không cần khỏang không lúc mở cửa. 2. Văn hoá kinh doanh. 2.1. Triết lí kinh doanh Có thể nói rất hiếm các doanh nhân Nhật Bản không có triết lí kinh doanh. Nó có ý nghĩa như mục tiêu phát biểu, xuyên suốt, có ý nghĩa định hướng cho doanh nhân trong cả một thời kì phát triển rất dài. Hơn nữa các doanh nhân Nhật Bản sớm ý thức được tính xã hội hóa ngày càng tăng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nên triết lí kinh doanh còn có ý nghĩa như một thương hiệu, cái bản sắc của doanh nhân. Ví dụ như Công ty Điện khí Matsushita: "Tinh thần xí nghiệp phục vụ đất nước" và " kinh doanh là đáp ứng như cầu của xã hội và người tiêu dùng". Doanh nghiệp Honđa: "Không mô phỏng, kiên trì sáng tạo, độc đáo: và - Dùng con mắt của thế giới mà nhìn vào vấn đề. Hay công ty Sony: "Sáng tạo là lí do tồn tại của chúng ta"... 2.2. Lựa chọn những giải pháp tối ưu Những mối quan hệ: Doanh nhân - Xã hội; Doanh nhân - Khách hàng; Doanh nhân - Các Doanh nhân đối tác; Cấp trên - cấp dưới thường nảy sinh rất nhiều mâu thuẫn về lợi ích, tiêu chí, đường lối. Để giải quyết các doanh nhân Nhật Bản thường tìm cách mở rộng đường tham khảo giữa các bên, tránh gây ra những xung đột đối đầu. 2.3. Đối nhân xử thế khéo léo. Trong quan hệ, người Nhật Bản chấp nhận người khác có thể mắc sai lầm, nhưng luôn cho đối tác hiểu rằng điều đó không được phép lặp lại và tinh thần sửa chữa luôn thể hiện ở kết quả cuối cùng. Mọi người đều có ý thức rất rõ rằng không được xúc phạm người khác, cũng không cần buộc ai phải đưa ra những cam kết cụ thể. Nhưng những chuẩn mực đạo đức xã hội, đạo đức doanh nhân ( trách nhiệm đặt trên tình cảm ) đã tạo
một sức ép vô hình lên tất cả khiến mọi người phải xác định được bổn phận của mình nếu muốn có chỗ đứng trong tổ chức. 2.4. Phát huy tính tích cực của nhân viên Các DN Nhật Bản đều coi con người là tài nguyên quí giá nhất, nguồn động lực quan trọng nhất làm nên giá trị gia tăng và phát triển bền vững của DN. Người Nhật Bản quen với điều: sáng kiến thuộc về mọi người, tích cực đề xuất sáng kiến quan trọng không kém gì tính hiệu quả của nó, bởi vì đó là điều cốt yếu khiến mọi người luôn suy nghĩ cải tiến công việc của mình và của người khác. Một DN sẽ thất bại khi mọi người không có động lực và không tìm thấy chỗ nào họ có thể đóng góp. 2.5. Tổ chức sản xuất kinh doanh năng động và độc đáo Tinh thần kinh doanh hiện đại là lấy thị trường làm trung tâm, xuất phát từ khách hàng và hướng tới khách hàng. Các doanh nhân Nhật Bản luôn đề cao chất lượng thỏa mãn nhu cầu khách hàng, các cam kết kinh doanh , đi trước thị trường và kết hợp hài hòa các lợi ích. Cải tiến liên tục, ở từng người, từng bộ phận trong các doanh nhân Nhật Bản để tăng tính cạnh tranh của doanh nhân và thỏa mãn khách hàng tốt hơn là điều rất nhiều người nước ngoài đã từng biết. 2.6. Xem công ty như một cộng đồng Điều này thể hiện trên những phương diện: - Mọi thành viên gắn kết với nhau trên tinh thần chia xẻ trách nhiệm hơn là bởi hệ thống quyền lực " Tổ chức như một con thuyền vận mệnh, một mái nhà chung ". Có thể nói, việc hiểu người Nhật và văn hoá kinh doanh của họ rất phức tạp. Nhưng các công ty Nhật Bản bao giờ cũng là những công ty chân thành có uy tín cao, đáng tin cậy và luôn là những đối tác trung thành trong kinh doanh với bên ngoài, đó chính là một những đặc trưng đáng tự hào và được trân trọng, học hỏi trong văn hoá kinh doanh của họ. * Văn hoá đàm phán 1. Phong cách đàm phán 1.1. Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc Xã hội Nhật Bản luôn được biết đến như là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ
bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà còn trong cả các mối quan hệ xã hội. Điều này cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hòa không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau sự biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàm phán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại”- điển hình vô tình của người Nhật. 1.2. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại Nước Nhật đặc trưng với truyền thống tinh thần Samurai- tinh thần võ sĩ đạo. Vì thế, đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng .Tuy nhiên khi họ đưa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó vừa phải đảm bảo khả năng thắng lợi cao song cũng phải đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Và chính lễ nghi này đã giúp họ đạt được thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ. 1.3. Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp Người Nhật luôn coi đàm phán như một cuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán. Họ chú tâm gìn giữ sự hoà hợp đến mức nhiều khi lờ đi sự thật, bởi dưới con mắt người Nhật, giữ gìn sự nhất trí, thể diện và uy tín là vấn đề cốt tử. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động nếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề. 1.4. Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán Người Nhật trước khi bước vào đàm phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể điều tra về cả các bạn hàng của công ty này. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như thế nào và ai đang kinh doanh với họ đều rất quan trọng, có thể nói nó sẽ quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán.
1.5. Chiều theo và tôn trọng quyết định của nhóm Khi nói đến nước Nhật, một đặc điểm độc đáo là hầu như chỉ có một dân tộc, từ đặc điểm này dẫn đến tính cộng rất cao. Tập thể đóng một vai trò quan trọng đối với người Nhật. Trong công việc người Nhật thường gạt cái tôi lại để đề cao cái chung, tìm sự hòa hợp giữa mình và những người xung quanh. Các tập thể có thể cạnh tranh với nhau rất gay gắt song cũng có lúc họ lại bắt tay với nhau để có thể đạt được mục đích chung như để đánh bại đối thủ nước ngoài. Vì vậy mà điều tối kỵ là làm mất danh dự của tập thể. Người Nhật đánh giá cao sự đồng tâm hiệp lực, lãnh đạo là người ra quyết định sau cùng sau khi đã lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Quyết định của lãnh đạo là đại diện của sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người. Giá trị của mỗi công ty là sự hòa thuận và tuân theo của từng thành viên và quyết định sau cùng phải được mọi người nghiêm túc chấp hành. Không tranh cãi: người Nhật không quen với việc tranh luận bởi vì họ không tách mình ra khỏi tập thể. Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹ nhàng lịch sự. Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là sự nỗ lực của cả một tập thể nên sẽ là không phù hợp khi khen ngợi một cá nhân cụ thể. Thành công là nỗ lực của cả nhóm. Không ai có thể tự thành công. Người Nhật hiểu rõ điều này và nhấn mạnh việc cần phải có mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm chạp, nhưng cuối cùng, nó sẽ đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói và đều chung một nhịp. Người Nhật thường tham khảo ý kiến của những người cùng mạng lưới, cùng nhóm trước khi hành động, và cần phải chắc chắn rằng quyết định kinh doanh của họ sẽ làm lợi cho tất cả thành viên. Nếu không, họ sẽ rất vui vẻ bước ra khỏi bàn đàm phán vào bất kỳ lúc nào. 1.6. Cách nói giảm nói tránh Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng nghiệp cũng như đối tác.
Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận. Văn hóa công sở Nhật Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác. 1.7. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Người Nhật có tính cần cù và có tinh thần trách nhiệm cao. Do đó, cho dù là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng. Tóm lại, người Nhật là chủ thể của nền văn hoá, trong đó có văn hoá kinh doanh của họ. Tính cách tâm lý, cách xử thế, suy nghĩ, tư tưởng và hành vi của họ là những nhân tố quyết định trong văn hoá kinh doanh của họ. 2. Các chiến lược được sử dụng trong đàm phán 2.1. Chiến lược tìm hiểu đối thủ trước cuộc đàm phán Đối với thương gia nước ngoài lần đầu tiên làm ăn, thương gia Nhật thường thông qua mạng lưới thông tin của mình tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, sách lược người nhật áp dụng là:” trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải là:” ngối vào bàn đàm phán trước rồi sau đó mới làm rõ người đó là ai. người Nhật có thể tiến hành tìm hiểu đầy đủ tình hình thông tin nước ngoài muốn làm ăn với họ. Không chỉ bao gồm phương thức làm ăn của công ty đó mà cả bạn hàng của công ty đó. Trước khi đàm phán chính thức, thương gia Nhật thường có thể mời bạn dùng tiệc hoặc tham gia dạ hội, mục đích là để thăm dò bạn trong những hình thức không chính thức như vậy, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của bạn. Họ làm như vậy là vì họ chưa hiểu rõ mục tiêu, đối với quan hệ mậu dịch mà bạn muốn thiết lập họ chưa hoàn toàn hiểu sẽ được gì trong đó. Sau đó họ thường thông qua người liên lạc yêu cầu công ty nước ngoài thông qua kiến nghị. 2.2. Chiến lược tiêu hao
Trước hết hãy cứ làm vừa lòng họ, rồi xỏ vào mũi họ mà dắt đi. Khi mới bắt đầu đàm phán, họ tìm cách lảng tránh, hoặc khéo léo đưa đẩy cho qua những đòi hỏi phi lý mà phía bên kia nêu ra trong thế bắt nạt mình. Qua mấy lần giằng co như thế, sẽ làm cho những kẻ kênh kiệu trong đàm phán bị mất dần nhuệ khí, nhà doanh nghiệp quan sát thấy lúc nào đối thủ thực sự mệt mỏi, đầu váng mắt hoa rồi, là lúc có thể ra tay đánh trả, biến thế thủ thành thế công, nêu rõ quan điểm của mình ra, thúc ép phía bên kia phải chấp nhận yêu cầu và điều kiện của mình, giành thắng lợi trong đàm phán. Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, và trong đàm phán, họ rất khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, còn họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng nói chung cũng có một sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó. Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp. Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra phớt lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo trong trường hợp này được các nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi. Lần ấy, một nhà buôn Mỹ sang Nhật đàm phán, để thật chắc ăn, ông ta đã mang theo cả lô sách báo tài liệu phân tích tinh thần và tâm lý con người Nhật Bản. Sau khi đặt chân lên đất Nhật, được các chủ nhà Nhật Bản tiếp đãi rất nhiệt tình, làm đủ mọi thủ tục cần làm cho ông, sắp xếp cho ông ở một khách sạn thoải mái nhất, ăn toàn món ăn cao cấp khiến cho ông nhà buôn Hoa Kỳ không hề cảnh giác này cho rằng quả thật là người Nhật rất tận tình chu đáo đến mức không cần do dự gì đưa cho họ xem cả vé bay lượt về ra, nói rõ ngày giờ sẽ rời Nhật Bản. Đến đây thì người Nhật đã biết rõ thời hạn của nhà buôn Mỹ này rồi, còn ông khách Mỹ thì vẫn chưa biết họ đang tính toán những gì. Thế là phía Nhật Bản áp dụng chiến thuật kéo dài, đánh tiêu hao. Họ sắp xếp cho khách cả tuần lễ đi thăm các nơi, từ hoàng cung đến các đền miếu, từ suối nước nóng đến các siêu thị, thậm chí còn bố trí cả một lớp hướng dẫn ngắn hạn về cách ''ngồi thiền'' bằng tiếng Anh. Tối tối, những chủ nhà Nhật Bản đã thết khách bằng những bữa ăn thịnh soạn
khiến cho ông khách Mỹ quỳ một lèo đến bốn tiếng đồng hồ, ngán đến cổ mà vẫn không thể không hết lời cám ơn. Tuy nhiên, hễ cứ nói đến đàm phán, chủ nhà lại gạt đi, nói rằng chưa vội, chưa vội, vẫn còn nhiều thì giờ. Cứ như thế, thời gian từng ngày, từng ngày trôi đi. Ngày thứ 12, hội đàm rồi cũng được bắt đầu, nhưng buổi chiều lại sắp xếp cho khách đi chơi gôn. Sang ngày 13, đàm phán còn chưa bàn được gì, chủ và khách đã phải cùng dự tiễn đưa long trọng. Ngày thứ 14, đàm phán bắt đầu trở lại, thế nhưng ông khách Mỹ lại sắp phải lên đường, thế là chẳng biết làm thế nào hơn, cuộc đàm phán đành tiếp tục trong xe con trên đường ra sân bay và kết quả cuộc đàm phán ra sao, là điều ta có thể hình dung được. Thời hạn cuối cùng thường ép buộc người ta đi đến những quyết định qua loa, vội vàng. Đứng trước những thời hạn cuối cùng, đừng nên để những cuộc đàm phán vô tình đắm mình vào đó. Trong lúc vội vàng mà đưa ra những quyết định qua loa sẽ đưa đến những hậu quả không đáng có. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi. 2.3. Thuật lợi dụng điểm yếu của đối thủ Một điểm quan trọng trong chiến lược đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết được những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó đối tác rất dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình. 2.4. Nghệ thuật quan sát đối tác kinh doanh của người Nhật - Loại hay ưu tư, cáu kỉnh:
Gương mặt xương xẩu, xương hình chữ nhật và màu da tái, anh ta thường làm cho người bán e ngại bởi sự lạnh lùng của mình. Những người này thường thẳng thắn và chờ đợi ở bạn những lời giải thích đơn giản và rõ ràng, không hoa mỹ. Bạn nên vuốt ve sự kiêu hãnh của anh ta và nên đưa ra được những lợi lộc vè tài chính mà sản phẩm sẽ mang lại. - Loại nóng nảy: Gương mặt tròn, da sậm và thịt rắn. những người này nghiêng về hành vi mang tính hơi cực đoan. Bạn nên tránh nghịch ý hay cản trở anh ta. Động cơ chính để có thể mua hàng của anh ta là dáng vẻ dễ mến, thậm chí nét quyến rũ của món hàng và sự thu hút của người bán. Đặc biệt, anh ta bị hấp dẫn bởi sự mới mẻ. - Loại dễ bị kích động: Gương mặt hình tam giác với vầng trán rộng. Luôn luôn cử động, anh ta chờ sự trình bày cặn kẽ, đầy đủ với những chi tiết và ví dụ thuyết phục. Động cơ mua hàng cũng giống như của loại người nóng nảy sẽ là tính mới mẻ của món hàng và sự dễ mến của người bán hàng. - Loại phớt tỉnh: Gương mặt hình tròn trái lê, với dáng mềm mại và hơi diễn cảm. Tất cả những gì có thể mang đến cho anh ta nhiều an toàn và nhiều tiện nghi sẽ được hoan nghênh. Với anh ta những cuốn sách mỏng và các tài liệu in ấn cẩn thận có tính “mẫu mực” sẽ có một sức nặng vô biên. =>Cố quan sát chi tiết - Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu hiệu quan tâm và thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau lưng bạn hoặc lạc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực mình; hãy ngưng nói và đặt một câu hỏi. Nếu khách nói mà vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn của bạn, như vậy anh ta tìm cách che dấu tình cảm của mình. Bạn nên khám phá lý do. Sự nhăn mặt là dấu hiệu của sự khó chịu hoặc là sự biến động dữ dội của tính khí. Liệu bạn có vi phạm lĩnh vực riêng tư không? Hay bạn đề cập một đề tài kiêng kị không? Hãy đổi hướng hoặc làm cho khách hàng nói bằng cách đặt một câu hỏi thích hợp.
- Cánh tay Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ, nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế “sẵn sàng lao tới” là một sự phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phát hiện sớm, ngõ hầu giải toả khi nó còn nhỏ. Đề chậm có thể quá muộn. - Bàn tay Bàn tay xoè ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi nhất. Nắm tay xiết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình bày của bạn có lẽ không chắc chắn. - Thân người Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về trước, tất cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm gọn trong ghế bành, người khách đang hoàn toán chán nản. Bạn sẽ bị xem như là một thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng. Và điều quan trọng cuối cùng là bạn đừng quên rằng khách hàng cũng quan sát bạn và có thể suy diễn cử chỉ của bạn đúng như những gì bạn đang quan sát và nghĩ về họ. Bạn hãy tự tin vào mình để có một hình ảnh phù hợp trong con mắt khách hàng. III. Những lưu ý khi đàm phán với người Nhật. 1.Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán - Nên gọi điện thoại trước một cuộc gặp mặt hay tốt nhất là nhờ một người trung gian nếu hai bên chưa từng gặp mặt nhau. Doanh nhân Nhật rất coi trọng ứng xử qua điện thoại. Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân và tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian người mình đối thoại khi họ đang bận. Cần ghi trước ra giấy những điểm cần nói
- Không giống như cách làm việc của một số người Á Châu, người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ; vì vậy, mỗi khi thu xếp các cuộc hẹn, các doanh nhân cần quan tâm đến các yếu tố làm trễ hẹn, như kẹt xe, các cuộc hẹn bất ngờ. Nên đến đúng giờ hay sớm hơn giờ hẹn, nếu không người Nhật sẽ cảm thấy bạn thô lỗ hay vô lễ. Nếu đến trễ mà không có cách nào xoay sở được, hãy gọi lại báo trước giờ hẹn gặp. - Nên chú ý đến vẻ bề ngoài của bạn trong lần đầu gặp mặt vì người Nhật rất chú trọng đến hình thức, nghĩa là tổng hợp từ trang phục cho đến từ ngữ bạn dùng thái độ của bạn… đối với người khác chứ không đơn thuần là ăn mặc hợp thời trang. Một số yếu tố quan trong cần lưu ý 1.1 Cách cúi chào. Không giống như người dân các nước phương Tây, người Nhật Bản khi gặp nhau không bắt tay hay ôm hôn mà thay vào đó là cúi chào nhau. Cúi chào là một trong những nghi thức xã giao phổ biến nhất ở đảo quốc núi Phú Sĩ. Người Nhật rất thích khi chào họ, ta phải cúi thấp nhưng thẳng lưng, đó là văn hoá và họ coi hành vi đó là một sự hiểu biết lẫn nhau. Tuy vậy, chúng ta không cần phải bắt chước cúi chào đáp trả. Người Nhật cũng coi trọng những nghi thức xã giao không giống với các nghi thức của họ miễn là không thất lễ. Khi đứng chào, đối với nam: hai bàn tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sườn, và cúi xuống. Đối với nữ: hai tay duỗi thẳng, đặt trước người tạo thành hình chữ V sao cho bàn tay phải đặt trên bàn tay trái, ngón tay duỗi thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi chào. Nếu chào một người có chức vụ tương đương, bạn có thế cuối ngang mức ông ta chào; nhưng nếu đó là người lớn tuổi hơn, bạn nên cúi sâu hơn một chút. 1.2 Danh thiếp và cách đưa danh thiếp Việc trao đổi danh thiếp là rất quan trọng. Danh thiếp cần được in một mặt bằng chữ Nhật, mặt kia bằng tiếng Anh. Cần phải dùng hai tay để trao danh thiếp, đưa đúng chiều chữ để người nhận có thể đọc được. Người nhận danh thiếp cũng cần đọc chậm rãi, cẩn thận để bày tỏ lòng tôn kính với người đưa. Sau khi đọc danh thiếp, nên đặt tờ danh thiếp xuống bàn để trong lúc bàn luận có thể nhìn thêm. Cần thiết là nhớ không
được nhét ngay vào túi tờ danh thiếp vừa nhận. Nếu không làm được điều này sẽ tạo cho đối tác ấn tượng không tốt, đem đến rủi ro rất lớn khi tiếp xúc với người Nhật. Đặt danh thiếp mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo đúng thứ tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn. Người Nhật cũng sắp xếp danh thiếp mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi đối diện tương tự như vậy. Bạn có thể nhìn vào danh thiếp để nhớ tên của người đó. 1.3 Vị trí ngồi vào bàn làm việc Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương ngồi một bên, trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa. 2. Trong quá trình đàm phán 2.1. Cử chỉ điệu bộ Người Nhật thường cười mỉm. Há hốc miệng được xem là thô lỗ, vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đây không phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó như là biểu hiện của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy, cần phải có thái độ ôn hoà, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thể mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong việc gặp gỡ tiếp xúc. Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước một chút để tỏ ra tôn kính người lớn tuổi. 2.2 Cách giao tiếp, ứng xử a. Nói chậm và đúng sự thật
Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng. Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”, “không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác” . b. Học im lặng và cách chấp nhận sự im lặng trong hơn 30 giây hoặc lâu hơn. Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây. Cũng không nên tìm cách phá tan sự im lặng trong lúc nói chuyện. Sự im lặng có nghĩa là đối tác người Nhật đang suy nghĩ một cách nghiệm chỉnh về vấn đề đang bàn bạn. c. Tránh dùng những từ nhạy cảm, đặt biêt là từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự . Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. Người Nhật ít khi nói thằng là “ Không”, tiếng “không” được xem là thô lỗ. Cũng vì vậy người Nhật ít khi nói thẳng ý kiên của mình ra vì sự bộ trực có thể đem lại sự khó chịu hay thách thức. Có những cách nói “không” như sau: “khó quá”, “Chúng tối rất muốn, nhưng…”, “Tôi sẽ cố gắng, nhưng…”. Do đó, nếu nói “không” bạn cũng nên dùng lối gián tiếp như vậy để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối thoại. Người Nhật quen có một cử chỉ vừa gầm gừ trong cổ họng vừa lắc đầu. Họ thường làm như vậy khi họ cảm thấy khó chịu. Đó là tình trạng điển hình khi họ sắp nói “không”. Tiếng cười mỉa mai cũng có thể nói lên một tình huống khó khăn.Ngược lại, khi họ nói "Hai"(giống như "yes"trong tiếng Anh hoặc "vâng" trong tiếng Việt) thì bạn lại đừng nghĩ là họ đồng ý hay chấp nhận. Đó chỉ có nghĩa là: tôi đã nghe ông (bà) nói. d. Cách xưng hô với đối tác Hãy gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp. Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ,…
e. Sự tập trung chú ý vào đối tác Không nên tập trung tất cả sự chú ý vào người phiên dịch trong nhóm người Nhật, vì thường người này là một người trẻ tuổi và có ít ảnh hưởng. Cách tốt nhất là để ý xem bằng tiếng Nhật, phía họ tỏ thái độ kính nể đối với người nào. Thông thường người có tuổi nhất chính là người quan trọng nhất. Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt của nhau, vì cử chỉ như vậy được coi là tỏ vẻ hăm dọa. Những người trẻ ít khi dám nhìn thẳng vào mắt bạn mà họ thường nhìn cuối xuống dưới, đầu hơi cuối xuống để tỏ ra tôn kính bạn. Do đó ta không nên tin rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật f. Khi phát biểu trong đàm phán Nên duy trì thái độ yên lặng, từ tốn và lịch sự. Giữ nét mặt bình thản là điểm quan trọng. Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và vị trí xã hội của người Nhật thể hiện ở khái niệm này. Khi một người đánh mất sự bình tĩnh hay lúng túng, điều đó là thảm hoạ cho cuộc đàm phán. g. Khi phát biểu trong đàm phán Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Do đó người Nhật cảm thấy khó khăn khi đàm phán thương lượng với người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn và thiếu lịch lãm hơn.Nếu bạn gặp phải trường hợp trên , hãy nổ lực tạo ra một sự tôn trọng và lòng tin cậy lẫn nhau. Bạn chớ tỏ vẻ sắc sảo, khoa trương hay thô lỗ. Phải kiên trì nói năng nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc trong đàm phán .Hãy tỏ ra tôn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công ty. Nếu được bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của đồng sự có tuổi hơn và nếu được nên có một người đứng tuổi đứng ra giới thiệu bạn. h. Khi đưa ra các thoả thuận giao dịch Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác một cách chăm bẵm như những người láng giềng châu Á khác.Thế nhưng đừng vì vậy mà đưa ra nhân nhượng quá nhanh bởi vì nếu ta làm vậy họ sẽ hỏi về sự trung thực của bạn, lời đề nghị ban đầu của bạn. Nếu có thể hãy để đối tác Nhật đưa ra sự nhân nhượng trước. Người Nhật quen đưa ra từng vấn