Qu n lý th nào cho “nhàn thân, đ c vi c”? ế ượ
Là ch doanh nghi p hay ng i đ ng đ u m t đ n v , t i sao b n lúc nào cũng “đ u t t ườ ơ
m t t i” trong khi không ít ng i ng i ch vi c? Đ tr l i câu h i này, b n s ph i gi i ườ
bài toán qu n lý th i gian mà m i ng i đ m nhi m trong t ch c. ườ
Thông th ng m i ngày chúng ta dành th i gian cho ba lo i công vi c: công vi c do c pườ
trên tr c ti p ch đ o ph i làm; công vi c c a h th ng, trong đó, các phòng ban, đ i hay ế
t ph i ph i h p nhau đ th c hi n; công vi c cá nhân t đ x ng th c hi n. ướ
Nh v y, n u là tr ng m t đ n v và mu n ki m soát th i gian c a mình sao cho hi uư ế ưở ơ
qu đ th c hi n m t s công vi c do b n t đ x ng, b n ch có hai l a ch n, ho c là ướ
làm sao đ c p d i ph i h p v i nhau th c hi n công vi c cho t t ho c giao vi c cho ướ
nhân viên th c hi n theo ch đ o c a mình, kèm theo là các bi n pháp khen th ng và k ưở
lu t.
William Oncken, Jr. và Donald L. Wass trong bài vi t "Ai nh n con kh ?" ví công vi c gi aế
các c p qu n lý trong t ch c gi ng nh con kh chuy n cây. Ch ng h n, trong m t công ư
ty, n u không có nh ng bi n pháp ngăn ch n, "con kh " s chuy n t các c p qu n lý sangế
b n thân giám đ c. Hai ông đ ra năm nguyên t c "nuôi và săn sóc kh " đ giúp ch doanh
nghi p tăng thêm kho ng th i gian dành cho mình.
Nguyên t c 1: B n ch t hay cho ăn. Theo nguyên t c này, n u c p d i đùn đ y công ế ế ướ
vi c lên c p trên, lãnh đ o hãy quy t đ nh ho c là yêu c u c p d i ph i t gi i quy t ế ướ ế
(b n ch t) ho c giúp đ h gi i quy t v n đ (cho ăn). ế ế
Nguyên t c 2: N u quy t đ nh gi i quy t m t v n đ c th nào đó giúp cho c p d i, ế ế ế ướ
c n ph i xác đ nh m t kho ng th i gian c th cho nó.
Nguyên t c 3: Khi nh n gi i quy t v n đ cho c p d i, hãy làm m t cu c h n, không ế ướ
ti n đâu làm đó.
Nguyên t c 4: Hãy gi i quy t v n đ v i c p d i b ng ti p xúc tr c ti p hay qua đi n ế ướ ế ế
tho i, tránh vi t văn b n. ế
Nguyên t c 5: Đ i chi u v n đ c n gi i quy t v i năm c p đ trao quy n d i đây và ế ế ướ
n đ nh th i gian dành cho l n sau.
Năm c p đ trao quy n có th k ra d i đây: c p 1: hãy đ i đ n khi yêu c u m i đ c ướ ế ượ
làm; c p 2: xin ch đ o tr c khi làm; c p 3: đ xu t ý ki n và ch ng t b ng k t qu ướ ế ế
công vi c; c p 4: hãy ti n hành công vi c nh ng ph i thông báo ngay sau m i l n tri n ế ư
khai; c p 5: hãy t làm và báo cáo đ u đ n theo đ nh kỳ.
Phân lo i công vi c trong t ch c thành năm nhóm nh trên, b n s ti t ki m khá nhi u ư ế
th i gian b ng cách trao quy n cho c p d i th c hi n công vi c (t c p đ 3 đ n 5). ướ ế
Không nh ng th , nhân viên c p d i cũng đ c ch đ ng trong gi i quy t công vi c. ế ướ ượ ế
nhi u doanh nghi p trong n c, các giám đ c, ch doanh nghi p khao khát có nhi u ướ
th i gian đ dành cho b n thân và gia đình nh ng ph n l n khi đ c h i v n cho r ng, ư ượ
quá khó hay quá r i ro khi trao quy n cho c p d i. M c khác, khi trao quy n v n còn câu ướ
h i v kh năng gi i quy t công vi c và s s n sàng nh n trách nhi m c a c p d i. ế ướ
Không ít doanh nghi p đ v vì giám đ c trao quy n cho c p d i đ r i m t luôn c ướ
quy n ki m soát công ty vì c p d i làm b y. M t s doanh nghi p nhà n c kinh doanh ướ ướ
xu t nh p kh u còn có tình tr ng giám đ c không gi i chuyên môn, ngo i ng nên quy n
đi u hành th c t n m trong tay tr ng phòng hay phó giám đ c. Trong tình th này, giám ế ưở ế
đ c không nh ng trao quy n mà l i m t quy n đi u hành doanh nghi p.
Đ kh c ph c nh ng khó khăn trên và ng d ng nh ng kinh nghi m qu n lý tiên ti n, ế
thi t nghĩ tr ng các đ n v ph i phát tri n năng l c gi i quy t công vi c và tinh th nế ưở ơ ế
g n bó c a nhân viên v i t ch c. Văn hóa t ch c, trong đó m i ng i có tinh th n h p ườ
tác, chia s công vi c v i nhau là n n t ng cho s y quy n.
Vì v y, đ có s th nh th i cho b n thân - n n t ng c a s sáng t o trong qu n lý - tr c ơ ướ
h t, b n ph i dành th i gian đ phát tri n nhân viên và có chính sách khen th ng, k lu tế ưở
thích đáng. Stephen R. Covey, m t giám đ c công ty chuyên hu n luy n v lãnh đ o cho
các doanh nghi p trên th gi i phát hi n r ng, b n thân tr ng các đ n v n u thi u ế ưở ơ ế ế
chuyên môn nh ng bi t tôn tr ng các nguyên t c đ i x trong cu c s ng và có hành viư ế
l ng thi n cũng có th thành công trong vi c trao quy n. ươ
Ngoài ra, theo Covey, tr ng các đ n v nên chia công vi c hàng ngày theo m c đ kh nưở ơ
tr ng và quan tr ng và c g ng t o thói quen dành nhi u th i gian cho nh ng lo i côngươ
vi c này.