Quản trị học - cơ sở lý luận
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
I) Khái niệm về Quản trị
1) Khái niệm
Quản trị (Management) là từ thường được dùng phổ biến trong nhiều sách giáo khoa
và nhiều tài liệu khác. Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể tạm giải thích như sau:
Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn. Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé
phải làm theo một kế hoạch do mình định ra; sáng phải đi học, buổi trưa nghỉ
ngơi, buổi chiều học bài, trước khi đi phải thưa về phải chào, … Đó là cái khuôn
mẫu chúng phải thực hiện chứ không để đối tượng tự do hoạt động một cách tùy
thích.
Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu
đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ
sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành. Nhằm đạt tới trạng thái mong
đợi, có thể có và cần phải có mà người ta gọi là mục tiêu.
Sau đây là những khái niệm về Quản trị của một số tác giả là Giáo sư, Tiến sĩ quản trị
học trong và ngoài nước.
Theo GS. H.Koontz “ Quản lý là một hoạt động tất yếu; nó đảm bảo phối hợp
những nổ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức). Mục
tiêu của quản lý là nhằm mà trong đó con người có thể đạt được các mục tiêu của
nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất”.
Theo GS. Vũ Thế Phú: “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và
thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môi
trường luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quả
những nguồn tài nguyên có hạn”.
Từ các khái niệm trên, chúng ta có thể khái quát: quản trị là quá trình tác động
thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) đến đối
tượng quản trị (hệ thống bị quản trị) nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận,
các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau một cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến
mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất. Thực vậy, quản trị thực chất là một quá
trình tác động mà quá trình đó không phải ngẫu nhiên mà được tiến hành một cách cóù tổ
chức và có chủ đích của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) được thực hiện một cách
thường xuyên, liên tục nhằm làm cho các hoạt động của tập thể (tổ chức) mang lại kết
quả cao nhất với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày càng nhiều hơn nhu cầu về vật chất và
tinh thần của cả cộng đồng.
2) Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và một nghề
a) Quản trị là một khoa học: thể hiện
Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư
duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ
thuật để giải quyết vấn đề phát sinh.
Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề,
không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân.
b) Quản trị là một nghệ thuật: thể hiện
Quản trị vận dụng linh hoạt, sáng tạo những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong
những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ
đã xuất phát từ những đặc điểm, các tình huống cụ thể, có tính đến những đặc điểm cá
nhân của người chấp hành. Trong quản trị thực tế sẽ không thể thành công, nếu chỉ áp
dụng máy móc, rập khuôn theo một công thức cho sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trị là “
bí quyết “, “ cái mẹo “, “ cái biết làm thế nào “ (Know-how) của nhà quản trị để đạt mục
tiêu với hiệu quả cao. Nghệ thuật quản trị là tài nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm ...
của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo
và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ như : Nghệ thuật sử dụng con người (đặt đúng chỗ, sử
dụng đúng khả năng , biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên); Nghệ thuật mua, bán
nguyên vật liệu , hàng hóa; Nghệ thuật cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh; Nghệ thuật
giao tiếp; Nghệ thuật ra quyết định (nhanh, đúng, kịp thời ... ) và thực hiện quyết định
(sáng tạo, linh hoạt... ); Nghệ thuật giải quyết các khó khăn ách tắc trong sản xuất kinh
doanh .v.v...
Hai mặt khoa học và nghệ thuật quản trị không đối chọi loại trừ nhau, mà chúng luôn
gắn chặt, bổ sung cho nhau. Nghệ thuật phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền
tảng. Nếu không có cơ sở khoa học làm nền tảng thì nhà quản trị ắt chỉ dựa vào may rủi,
chủ quan, kinh nghiệm cá nhân mà thôi. Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này,
mà sẽ không thành công ở tình huống khác.
Ngược lại, nếu chỉ dựa vào khoa học mà không chú trọng tính nghệ thuật quản trị , thì
cũng khó thành công. Bởi vì thực tiễn hoàn cảnh, tình huống muôn hình, muôn vẻ và
luôn thay đổi, do đó đòi hỏi một nghệ thuật ứng dụng đa dạng, phong phú, khéo léo và
sáng tạo.
c) Quản trị là một nghề
Từ năm 1950: Quản trị dần tiến đến chuyên nghiệp, được đào tạo chính quy thành
một nghề có mặt trong tất cả các tổ chức kinhh tế, xã hội và con người có thể kiếm tiền
bằng nghề này
II) Nhà quản trị
1) Khái niệm
Nhà quản trị hoặc quản trị viên là người thuộc bộ phận chỉ huy hoạt động của
người khác, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm định
hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm tra hoạt động của người khác; là người ra quyết định
và tổ chức thực hiện quyết định; là người cùng làm việc với và thông qua những người
khác nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Đó là các giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch
hội đồng quản trị, quản đốc, trưởng phòng, đốc công... v.v. Những người khác ở đây
được hiểu là những người thực hiện tác nghiệp (thuộc cấp) hay thượng cấp bên trong tổ
chức và cả những người bên ngoài hệ thống tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, thuế
vụ, ngân hàng, tài chính, các hiệp hội ...v.v.
Trọng trách của nhà quản trị là cân bằng các mục tiêu đối kháng (competing
goals) và xếp đặt ưu tiên (to set priorities) giữa các mục tiêu đã định.
2) Phân loại nhà quản trị và đặc điểm
Trong một tổ chức, theo Stephen P.Robbin, các nhà quản trị thường được chia
thành 3 cấp theo sơ đồ các cấp bậc quản trị trong một tổ chức sau đây :
a) Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp cao là một nhóm nhỏ các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc tối
cao trong một tổ chức; chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ,
chức năng chính của họ là đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược
hoạt động, duy trì và phát triển tổ chức.
Các chức danh chính của nhà quản trị cao cấp trong sản xuất kinh doanh thường
là : Tổng Giám đốc, giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị.
b) Nhà quản trị cấp cơ sở
Nhà quản trị cấp cơ sở là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống
cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết
định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công
việc cụ thể hàng ngày, để đưa đến sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên,
nhà quản trị cấp cơ sở thường cũng trực tiếp tham gia thực hiện công việc sản xuất kinh
doanh cụ thể như các nhân viên khác dưới quyền họ. Các chức danh thông thường của họ
là : Đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất ...v.v.
c) Nhà quản trị cấp trung gian
Nhà quản trị cấp trung gian là những quản trị viên đứng trên các quản trị viên cấp
cơ sở nhưng ở dưới các nhà quản trị cấp cao. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định
chiến thuật. Họ vừa quản lý và phối hợp các hoạt động của các nhà quản trị cấp cơ sở,
nhằm hoàn thành trọn vẹn một nhiệm vụ nhất định nào đó (phối hợp sản xuất các sản
phẩm dở dang ở cấp cơ sở để hoàn thiện một sản phẩm có thể tiêu thụ ra bên ngoài),
nhưng vừa đồng thời quản trị và điều khiển các nhân viên trong bộ máy quản trị trung
gian của họ.
Các nhà quản trị cấp trung gian thông thường có các chức danh là : quản đốc phân
xưởng, trưởng phòng, ban ...v.v.
3) Vai trò nhà quản trị
a) Nhóm các vai trò quan hệ với con người
Vai trò đại diện hay tượng trưng cho tổ chức: Nhà quản trị đại diện cho tập thể
xí nghiệp để thực hiện các nghi lễ, các cuộc tiếp xúc xã giao. Đại diện hay biểu
tượng cho tập thể cũng có nghĩa là chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả hoạt
động của mỗi thành viên trong tổ chức.
Vai trò người lãnh đạo: Vai trò này thể hiện ở chỗ nhà quản trị thực hiện các
chức năng quản lý, giao nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và kiểm tra công
việc của nhân viên dưới quyền, nhằm hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.
Vai trò liên lạc, giao dịch : Vai trò liên lạc, giao dịch là vai trò tạo dựng các mối
quan hệ với những người khách và mối quan hệ giữa những người khác với nhau
bên trong hay bên ngoài tổ chức.
b) Nhóm các vai trò thông tin
Vai trò thu thập, tiếp nhận, xử lý, phân tích và đánh giá thông tin trong và ngoài
tổ chức liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. Nhà quản trị thông qua việc trao đổi, tiếp
xúc với mọi người, qua các văn bản, báo chí ...v.v. để nắm bắt thông tin; thường xuyên
xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh tổ chức để kịp thời nhận ra và tận dụng những
cơ hội tốt và né tránh những mối đe doạ đối với hoạt động của đơn vị
c. Nhóm các vai trò quyết định
Vai trò doanh nhân : Nhà quản trị có vai trò như là một doanh nhân, khi nhà quản
trị quyết định cải tiến các hoạt động của tổ chức như quyết định áp dụng kỹ thuật
mới, công nghệ mới vào sản xuất , hoặc nâng cấp, điều chỉnh, cải tiến kỹ nghệ
đang áp dụng, hoặc quyết định cách thức kinh doanh , chọn lựa khách hàng, thị
trường, sản phẩm , giá cả ...v.v.
Vai trò là nhà thương thuyết : Nhà quản trị thay mặt tổ chức đàm phán, giao dịch,
quan hệ với các đối tác bên ngoài, và quyết định ký kết các hợp đồng kinh tế có
lợi cho tổ chức.
4) Kỷ năng nhà quản trị
a) Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật