Sách hướng dẫn quản lý thực hiện dự án

Chia sẻ: Phan Huong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:156

Thêm vào BST

Báo xấu

872
lượt xem 510
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cuốn sách này dành cho các đơn vị thực hiện những dự án do Ngân hàng phát triển Châu Á tài trợ và có thể được sử dụng như 1 cuốn sách hướng dẫn cách quản lý thực hiện dự án .Mặc dù được thiết kế chủ yếu để hỗ trợ giám đốc dự án do đơn vị thực hiện bổ nhiệm,cuốn sách cũng có ích cho những nhân viên của ngân hàng tham gia vào giám sát tình hình thực hiện các dự án do ngân hàng tài trợ....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sách hướng dẫn quản lý thực hiện dự án

SACH H¦¥NG D¢N QUAN LY TH¦C HI£N D¦ AN Cuèn S¸ch h-íng dÉn qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n nµy lµ mét trong nhiÒu Ên phÈm cña v¨n phßng DÞch vô Dù ¸n Trung t©m thuéc Ng©n hµng ph¸t triÓn ch©u ¸ nh»m cung cÊp chØ dÉn thùc tÕ cho c¸c nhµ qu¶n lý dù ¸n khi thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî. C¸c Ên phÈm kh¸c võa ®-îc xuÊt b¶n gåm Sæ tay vÒ chÝnh s¸ch. Thùc hiÖn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn viÖc mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay ng©n hµng ph¸t triÓn ch©u ¸, S¸ch h-íng dÉn xÐt thÇu, C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu cho mua s¾m hµng ho¸ vµ c¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu cho cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n kh¸c nh÷ng cuèn s¸ch kh¸c viÕt vÒ qu¶n lý dù ¸n ë chç nã tËp trung chñ yÕu vµo c¸c mÆt thùc hiÖn, bá quan c¸c ho¹t ®éng liªn quan ®Õn vËn hµnh tiÕp theo cña dù ¸n sau khi dù ¸n hoµn thµnh. Thªm n÷a cuèn s¸ch lång ghÐp nh- mét phÇn cña toµn bé nç lùc qu¶n lý, nh÷ng chØ dÉn vµ yªu cÇu cô thÓ cña ng©n hµng ¸p dông cho nh÷ng ho¹t ®éng thùc hiÖn nhÊt ®Þnh. Cuèn s¸ch nµy kh«ng cã ý ®Þnh lµ mét tµi liÖu häc thuËt vÒ ®Ò tµi ®-îc bµn ®Õn mµ chØ thÓ hiÖn mét nç lùc khiªm tèn nh-ng tÝch cùc cña Ng©n hµng nh»m gióp thóc ®Èy qu¸ tr×nh ph¸t triÓn b»ng c¸ch chØ ra c¸ch sö dông mét c¸ch hiÖu qu¶ vµ kinh tÕ nh÷ng nguån lùc khan hiÕm. Cuèn s¸ch cã mét sè phô lôc mµ ng-êi ®äc cã thÓ xem vµo lóc r¶nh rçi do ®ã gi¶m bít c¸c chi tiÕt khi ®äc v¨n b¶n chÝnh Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u A XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988
46
S¸ch híng dÉn qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n Híng dÉn thùc hµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n do ADB tµi trî Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988 (i)
Tµi liÖu nµy ®îc dÞch ra tõ nguyªn b¶n tiÕng Anh ®Ó phôc vô ®«ng ®¶o b¹n ®äc h¬n. Tuy nhiªn, tiÕng Anh vÉn lµ ng«n ng÷ chÝnh thøc cña Ng©n hµng Ph¸t triÓn ch©u ¸ vµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi ®¸ng tin cËy (NghÜa lµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi chÝnh thøc ®îc c«ng nhËn vµ cã hiÖu lùc). Do vËy, bÊt cø trÝch dÉn nµo còng ph¶i tham kh¶o b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy. (ii)
Môc lôc Lêi nãi ®Çu ..................................................................................................................... v I. giíi thiÖu ..................................................................................................................... 1 II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .......................... 2 A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ........................................... 2 B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .............................................................. 2 III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ................................................................................... 6 A. Dù ¸n vµ M«i trêng dù ¸n .............................................................................. 6 B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n ................................ 7 C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n .......................................................... 8 D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n ................................................................................. 10 E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n ................................................... 11 F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n .............................................................. 13 G. X©y dùng Tµi liÖu híng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n ......................................... 16 IV. Gi¸m ®èc dù ¸n .................................................................................................... 17 A. Chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n ......................................... 17 B. Nh÷ng phÈm chÊt cña mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt ........................................... 18 V. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19 A. ChuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19 B. Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ...................................... 21 C. Thuª vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c t vÊn ................................................... 21 D. Mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª c¸c c«ng tr×nh d©n sù ..................................... 24 E. Gi¸m s¸t x©y dùng c«ng tr×nh hay l¾p ®Æt thiÕt bÞ ...................................... 28 F. Thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cña dù ¸n ............................................ 28 G. KiÓm so¸t chi phÝ ............................................................................................. 29 H. Rót kinh phÝ tõ kho¶n vay ............................................................................. 30 I. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n .............................................................. 30 (iii)
J. Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ hç trî kh¸c ........................................ 31 K. Gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n .......................................................................... 31 L. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n ....................................................... 32 M. LËp b¸o c¸o tiÕn ®é cña dù ¸n ....................................................................... 36 VI. Trao ®æi gi÷a ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn vÒ dù ¸n ........... 37 A. Nhu cÇu thêng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn ................................................... 37 B. C¸c chuyÕn ®i cña c¸c nhãm c«ng t¸c cña Ng©n hµng ............................... 37 C. §Þnh híng cho c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn .............................................. 38 VII. Thuª vËn hµnh dù ¸n .................................................................................... 39 A. ChuyÓn giao tr¸ch nhiÖm vËn hµnh dù ¸n .................................................. 39 B. T vÊn vµ ®µo t¹o cho nh©n viªn vËn hµnh ................................................. 40 VIII. ®¸nh gi¸ dù ¸n ................................................................................................. 41 A. Gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ........................................................ 41 B. B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n .............................................................................. 42 Phô lôc .......................................................................................................................... 44 (iv)
Lêi nãi ®Çu Mét trong nh÷ng thö th¸ch chÝnh ®èi víi c¸c tæ chøc ph¸t triÓn quèc tÕ lµ ®¶m b¶o c¸c dù ¸n mµ hä tµi trî ®îc thùc hiÖn thµnh c«ng vµ ®¹t ®îc c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra. §iÒu nµy ®ßi hái dù ¸n ph¶i ®îc tiÕn hµnh phï hîp víi kÕ ho¹ch, lÞch tr×nh vµ c¸c yªu cÇu kh¸c ®· ®Ò ra trong giai ®o¹n x©y dùng vµ thÈm ®Þnh dù ¸n bëi nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é kÜ thuËt vµ n¨ng lùc qu¶n lý phï hîp. Tuy nhiªn, ë hÇu hÕt c¸c níc ®ang ph¸t triÓn, mét khã kh¨n thêng xuÊt hiÖn lµ t×nh tr¹ng thiÕu c¸c nhµ qu¶n lý ®îc ®µo t¹o thÝch hîp vµ cã kinh nghiÖm; do ®ã, nhu cÇu trî gióp vÒ qu¶n lý dù ¸n ®· trë thµnh yÕu tè thiÕt yÕu trong mäi ch¬ng tr×nh hç trî ph¸t triÓn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ cho thÊy c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n thêng cã nguyªn nh©n do qu¶n lý yÕu kÐm. Phong tôc, truyÒn thèng, thãi quen, tËp qu¸n vµ thËm chÝ thãi quan liªu thêng chiÕm u thÕ so víi c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hîp lý vµ dÉn ®Õn tÝnh tr¹ng chËm trÔ hoÆc thiÖt h¹i cho dù ¸n. ThiÕu hiÓu biÕt vÒ c¸c kh¸i niÖm vµ kü thuËt qu¶n lý ®óng ®¾n hay thiÕu kh¶ n¨ng ¸p dông chóng vµo nh÷ng t×nh huèng dù ¸n phøc t¹p còng lµ nguyªn nh©n chÝnh cña hiÖu qu¶ thÊp trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. §Ó gióp gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò trªn, Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ ®· chuÈn bÞ cuèn s¸ch híng dÉn nµy víi sù trî gióp cña Arthur D. Little International (ADL), mét c«ng ty t vÊn qu¶n lý quèc tÕ. Hy väng lµ c¸c gi¸m ®èc dù ¸n sÏ nhËn ®îc tõ cuèn s¸ch nµy nh÷ng híng dÉn thùc hµnh h÷u Ých cho viÖc thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ hç trî. (v)
46
Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n I. giíi thiÖu 1. Cuèn s¸ch nµy dµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn1 nh÷ng dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸2 tµi trî vµ cã thÓ ®îc sö dông nh mét cuèn s¸ch híng dÉn c¸ch qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. MÆc dï ®îc thiÕt kÕ chñ yÕu ®Ó hç trî gi¸m ®èc dù ¸n do ®¬n vÞ thùc hiÖn3 bæ nhiÖm, cuèn s¸ch còng cã Ých cho nh÷ng nh©n viªn cña Ng©n hµng tham gia vµo gi¸m s¸t t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî. 2. C¸c chøc n¨ng cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n lµ: (i) lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n; (ii) chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt trong viÖc thùc hiÖn dù ¸n; (iii) gi¸m s¸t tiÕn ®é dù ¸n vµ kiÓm so¸t/ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh; (iv) ®óc rót nh÷ng bµi häc kinh nghiÖm ®Ó hç trî viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ qu¶n lý tèt h¬n cho c¸c dù ¸n trong t¬ng lai. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao trïm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n tiÕn hµnh, tõ viÖc chuyÓn dù ¸n tõ kÕ ho¹ch thµnh hiÖn thùc cho tíi bíc ®Çu vËn hµnh dù ¸n. Trong trêng hîp dù ¸n nhËn ®îc hç trî tµi chÝnh tõ mét sè nguån bªn ngoµi nh cña Ng©n hµng, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n còng sÏ bao gåm viÖc ®¶m b¶o lµm ®óng theo c¸c quy ®Þnh vµ yªu cÇu cña nhµ tµi trî. 3. NÕu ®Þnh nghÜa chÆt chÏ, viÖc thùc hiÖn dù ¸n ®îc b¾t ®Çu tõ khi tháa thuËn vay vèn ®îc ký kÕt. Tuy nhiªn, thùc tÕ cho thÊy r»ng ë mét møc ®é nµo ®ã nhiÒu ho¹t ®éng vµ quyÕt ®Þnh diÔn ra tríc khi ký tháa thuËn vay vèn l¹i v« cïng quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n - vÝ dô trong giai ®o¹n chuÈn bÞ, thÈm ®Þnh vµ ®µm ph¸n dù ¸n. V× vËy, cuèn s¸ch híng dÉn nµy ®Ò cËp tíi c¶ giai ®o¹n tríc khi dù ¸n ®îc phª chuÈn ®Ó bíc vµo chu tr×nh thùc hiÖn vµ chó träng vµo nh÷ng ho¹t ®éng cña giai ®o¹n nµy cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng ®îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thùc hiÖn. 4. Cuèn s¸ch sÏ giíi thiÖu c¸c thñ tôc chi tiÕt cho viÖc lËp kÕ ho¹ch dù ¸n, c¸c tr×nh tù cña c«ng t¸c tæ chøc vµ bè trÝ c¸n bé dù ¸n, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, chuyÓn giao vËn hµnh vµ ®¸nh gi¸. Cuèn s¸ch cßn cung cÊp mét sè vÝ dô vµ mÉu sæ s¸ch ®Ó hç trî cho qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. Mét sè t liÖu trong cuèn s¸ch nµy cã thÓ kh«ng thÝch hîp víi tÊt c¶ c¸c dù ¸n nªn cÇn ®iÒu chØnh chóng tïy theo lo¹i h×nh dù ¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ. Ngoµi ra, c¸c néi dung cña cuèn s¸ch nµy cßn ph¶i chÞu sù ®iÒu chØnh cña c¸c ®iÒu kho¶n cña tµi liÖu vay vèn hay tháa thuËn tµi trî cña mçi kho¶n vay cô thÓ. Trong trêng hîp cã sù kh¸c biÖt, c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång vay vèn sÏ ®îc sö dông lµm c¨n cø. §¬n vÞ thùc hiÖn lµ ®¬n vÞ trùc tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n. 1 Díi ®©y viÕt t¾t lµ Ng©n hµng. 2 ThuËt ng÷ gi¸m ®èc dù ¸n ®îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chØ ®Þnh chØ c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn 3 dù ¸n. Díi ®©y, c¸ nh©n nµy sÏ ®îc gäi lµ Gi¸m ®èc dù ¸n. 1
II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 5. C«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n nh»m vµo hai môc ®Ých chÝnh. Thø nhÊt, ®¬n vÞ thùc hiÖn ph¶i chó ý ®¶m b¶o dù ¸n sÏ ®¹t ®îc môc tiªu, hoµn thµnh ®óng thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch, vµ phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt hîp lý. Hai lµ, Ng©n hµng ph¶i ®¶m b¶o r»ng kinh phÝ cña dù ¸n chØ sö dông vµo nh÷ng môc ®Ých ®îc tµi trî vµ ph¶i chó ý ®Õn tÝnh kinh tÕ vµ tÝnh hiÖu qu¶. V× vËy, nh×n tõ quan ®iÓm cña c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng, c¸c môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n cã tÝnh bæ trî vµ phô thuéc lÉn nhau. B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 6. Theo nghÜa réng, qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng do c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng tiÕn hµnh. Cô thÓ, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm c¸c chøc n¨ng sau: 1. Qu¶n lý dù ¸n. Ho¹t ®éng qu¶n lý dù ¸n gåm c¸c ho¹t ®éng ®îc tiÕn hµnh ®Ó thùc hiÖn dù ¸n: lËp kÕ ho¹ch, lËp lÞch tr×nh, tæ chøc nhãm thùc hiÖn dù ¸n, tuyÓn vµ ®µo t¹o nh©n viªn, gi¸m s¸t chuÈn bÞ c¸c kÕ ho¹ch vµ thiÕt kÕ dù ¸n chi tiÕt, chØ ®¹o vµ ®iÒu phèi c«ng viÖc cña nh÷ng bªn tham gia dù ¸n vµ c¸c ®èi t¸c bªn ngoµi kh¸c, gi¸m s¸t vµ viÕt b¸o c¸o dù ¸n. 2. Qu¶n lý tµi chÝnh. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm c¸c ho¹t ®éng ®îc tiÕn hµnh ®Ó huy ®éng, sö dông vµ kiÓm so¸t c¸c nguån tµi chÝnh ®Çu t vµo dù ¸n. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm t×m nguån kinh phÝ, lËp ng©n s¸ch chi tiÕt, dù b¸o vµ kiÓm so¸t chi tiªu, x©y dùng c¸c thñ tôc nhËn vµ gi¶i ng©n vèn, x©y dùng vµ duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n dù ¸n vµ kiÓm to¸n c¸c tµi kho¶n chi tiªu cña dù ¸n. 3. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång bao gåm c¸c ho¹t ®éng cÇn tiÕn hµnh ®Ó mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô, kÓ c¶ qu¶n lý c¸c hîp ®ång liªn quan ký kÕt gi÷a ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ c¸c nhµ cung cÊp, nhµ thÇu vµ t vÊn. Phô lôc 1 tr×nh bµy danh s¸ch chi tiÕt c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. 7. Sau khi cã phª chuÈn tµi trî cho dù ¸n, c¸c ho¹t ®éng ®Ó thùc hiÖn dù ¸n (nh ®îc nªu trong s¸ch híng dÉn nµy) ®îc tiÕn hµnh theo ba giai ®o¹n. Giai ®o¹n ®Çu tiªn, gäi lµ giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay, ®îc b¾t ®Çu tõ ngµy ký tháa thuËn vay vèn ®Õn ngµy mµ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ®îc ®¸p øng vµ kho¶n vay ®îc tuyªn bè lµ cã hiÖu lùc. Giai ®o¹n thø hai lµ giai ®o¹n b¾t ®Çu tõ thêi ®iÓm cã hiÖu lùc; trong giai ®o¹n nµy sÏ diÔn ra ho¹t ®éng sö dông chÝnh c¸c nguån dù ¸n (nguån nh©n lùc, vËt lùc vµ tµi chÝnh). Giai ®o¹n thø ba lµ giai ®o¹n vËn hµnh, tøc lµ giai ®o¹n sau khi dù ¸n ®îc hoµn thµnh vµ b¾t ®Çu t¹o ra kÕt qu¶ nh ®îc dù tÝnh. 2
8. H×nh 1, “C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî”, tr×nh bµy c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña toµn bé chu tr×nh dù ¸n vµ c¸c ho¹t ®éng diÔn ra trong mçi giai ®o¹n. H×nh 1 còng giíi thiÖu c¸c bªn tham gia chÝnh vµ kÕt qu¶ cña tõng ho¹t ®éng. Nh÷ng phÇn díi ®©y sÏ m« t¶ kü h¬n vÒ tõng ho¹t ®éng. 9. Trong giai ®o¹n chuÈn bÞ dù ¸n cã mét sè nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó kiÓm tra c¸c yÕu tè kÜ thuËt, thÓ chÕ, kinh tÕ vµ tµi chÝnh cña dù ¸n. ë giai ®o¹n nµy cã sù gãp mÆt cña c¸c nhµ t vÊn thêng xuyªn vµ th«ng thêng hä do Ng©n hµng trùc tiÕp thuª b»ng nguån kinh phÝ hç trî kü thuËt. §iÒu quan träng lµ chÝnh Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ph¶i xem xÐt l¹i c¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó n¾m râ c¸c yªu cÇu, c¸c gi¶ ®Þnh vµ c¸c gi¶i ph¸p kh¸c nhau ®îc sö dông khi x©y dùng dù ¸n. ViÖc xem xÐt l¹i nghiªn cøu kh¶ thi còng sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n hiÓu tèt h¬n sù phï hîp cña dù ¸n víi toµn bé ch¬ng tr×nh vµ u tiªn ph¸t triÓn cña ®Êt níc. 10. VÒ phÝa Ng©n hµng, c«ng t¸c thÈm ®Þnh do c¸c nh©n viªn Ng©n hµng tiÕn hµnh thùc chÊt lµ xem xÐt chi tiÕt c¸c nghiªn cøu kh¶ thi liªn quan ®Õn dù ¸n ®Ó qua ®ã x¸c ®Þnh dù ¸n cã nhÊt qu¸n víi c¸c chÝnh s¸ch vµ ch¬ng tr×nh ho¹t ®éng cña Ng©n hµng còng nh cã phï hîp víi tµi trî cña Ng©n hµng kh«ng. Còng trong giai ®o¹n thÈm ®Þnh, Ng©n hµng sÏ ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n vµ hoµn thµnh c¸c môc tiªu cña dù ¸n. KÕt qu¶ trùc tiÕp cuèi cïng cña qu¸ tr×nh thÈm ®Þnh lµ b¸o c¸o thÈm ®Þnh m« t¶ dù ¸n, trong ®ã bao gåm c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ ngµnh, môc tiªu, ph¹m vi vµ c¸c néi dung c«ng viÖc, c¸c luËn chøng kÜ thuËt, kinh tÕ vµ tµi chÝnh - vµ ghi l¹i c¸c th«ng sè kh¸c nhau cña dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu liªn quan ®Õn tæ chøc, bè trÝ nh©n viªn, íc tÝnh chi phÝ, nguån kinh phÝ, lÞch tr×nh, mua s¾m vµ c¸c c«ng viÖc kh¸c cã liªn quan. §Ó hç trî ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n, th«ng thêng Ng©n hµng cung cÊp c¸c biÓu mÉu sæ s¸ch b¸o c¸o vµ tµi liÖu trong qu¸ tr×nh thÈm ®Þnh. 11. Trong giai ®o¹n ®µm ph¸n vÒ kho¶n vay, bªn vay vµ Ng©n hµng tháa thuËn vÒ c¸c vÊn ®Ò kh¸c nhau liªn quan ®Õn kho¶n vay vµ dù ¸n nh c¸c ®iÒu kiÖn cña kho¶n vay, viÖc sö dông kho¶n vay, c¸c ®iÒu kho¶n cô thÓ vÒ c¸ch sö dông kho¶n vay, c¸ch thøc thùc hiÖn dù ¸n vµ c¸c ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay. Nh÷ng tho¶ thuËn nµy sÏ ®îc nªu trong hîp ®ång vay vèn. Bªn c¹nh c¸c quy ®Þnh vµ híng dÉn vÒ kho¶n vay, hiÖp ®Þnh vay cßn bao gåm c¸c lÞch tr×nh vµ ®©y lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña hiÖp ®Þnh vay. Nh÷ng lÞch tr×nh nµy thêng bao gåm: 1. LÞch tr×nh 1. LÞch tr×nh 1 m« t¶ chi tiÕt c¸c néi dung c«ng viÖc cña dù ¸n vµ ngµy hoµn thµnh dù kiÕn. 2. LÞch tr×nh 2. §a ra lÞch tr×nh tr¶ nî còng nh c¸c ®iÒu kho¶n thanh to¸n u ®·i cho viÖc hoµn tr¶ sím c¸c kho¶n vay. 3. LÞch tr×nh 3. LÞch tr×nh 3 tr×nh bµy sù ph©n bæ kho¶n vay theo c¸c nhãm lo¹i kh¸c nhau vµ ®iÒu kiÖn rót kho¶n vay. 4. LÞch tr×nh 4. LÞch tr×nh 4 m« t¶ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô (trõ t vÊn). 5. LÞch tr×nh 5. LÞch tr×nh 5 m« t¶ c¸c lo¹i dÞch vô t vÊn cÇn thuª vµ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu tuyÓn t vÊn. 6. LÞch tr×nh 6. LÞch tr×nh 6 m« t¶ c¸c ho¹t ®éng vµ yªu cÇu kh¸c nhau ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n vµ viÖc vËn hµnh c¸c c¬ së vËt chÊt cña dù ¸n. 3
12. Trong trêng hîp bªn vay kh«ng ph¶i lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn ph¶i cã tho¶ thuËn dù ¸n riªng biÖt ®îc ký gi÷a Ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy sÏ x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô cô thÓ cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy cßn chØ ra mét sè ®iÒu kho¶n nhÊt ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay cã gi¸ trÞ rµng buéc ®èi víi ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ c¸c lÞch tr×nh ®îc quy ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay. 13. Sau khi ký hiÖp ®Þnh vay, giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay b¾t ®Çu, th«ng thêng tõ 60 ®Õn 90 ngµy sau khi hiÖp ®Þnh vay ®îc ký. Trong giai ®o¹n nµy, bªn vay ph¶i ®¸p øng mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh tríc khi kho¶n vay cã thÓ ®îc tuyªn bè cã hiÖu lùc. Nh×n chung c¸c yªu cÇu nµy liªn quan ®Õn viÖc ®Ö tr×nh c¸c b»ng chøng vµ phª chuÈn ph¸p lý ®Ó x¸c nhËn r»ng hiÖp ®Þnh vay (vµ c¸c hiÖp ®Þnh kÌm theo) ®· ®îc cÊp phÐp vµ ®îc phª chuÈn trªn c¬ së cã c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, vµ c¸c hiÖp ®Þnh nµy cÊu thµnh nh÷ng nghÜa vô hîp lÖ vµ mang tÝnh rµng buéc ®èi víi bªn vay. Trong mét vµi trêng hîp, hiÖp ®Þnh vay nªu râ c¸c yªu cÇu bæ sung ®èi víi tÝnh hiÖu lùc cña kho¶n vay vµ thêng ®©y lµ nh÷ng yªu cÇu ®îc coi lµ v« cïng quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n. 14. Giai ®o¹n thùc hiÖn lµ giai ®o¹n quan träng nhÊt trong suèt chu tr×nh dù ¸n bëi ë giai ®o¹n nµy diÔn ra ®ång thêi rÊt nhiÒu ho¹t ®éng cÇn cã sù ®Çu t ®¸ng kÓ vÒ tiÒn, thêi gian, nh©n lùc, chuyªn m«n qu¶n lý vµ c¸c nguån lùc kh¸c. §©y còng lµ giai ®o¹n ph¶i gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vµ khã kh¨n ph¸t sinh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ nhanh chãng ®Ó tr¸nh g©y chËm trÔ vµ thiÖt h¹i cho dù ¸n. Tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n trong giai ®o¹n nµy bao gåm tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn cña toµn dù ¸n, tuyÓn dông vµ gi¸m s¸t c¸c nhµ t vÊn, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª ngoµi c¸c c«ng tr×nh d©n sù hay c¸c c«ng viÖc kÜ thuËt kh¸c, gi¸m s¸t x©y dùng vµ qu¶n lý hîp ®ång, ch¹y khëi ®éng vµ cho thuª sö dông c¸c c«ng tr×nh ®· hoµn thµnh. Khi thùc hiÖn tr¸ch nhiÖm cña m×nh, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lu«n tu©n theo quy ®Þnh cña hiÖp ®Þnh vay vµ tho¶ thuËn dù ¸n, c¸c quy ®Þnh vµ híng dÉn cña Ng©n hµng, thêng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn nh©n viªn Ng©n hµng, phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi vµ cã thÓ c¶ víi nh÷ng ngêi sö dông dù ¸n. 15. Nãi ®óng ra, giai ®o¹n qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n sÏ kÕt thóc khi phÇn thùc hiÖn hoµn thµnh vµ dù ¸n s½n sµng ®i vµo ho¹t ®éng. Sau ®ã, c¸c c¬ së trang thiÕt bÞ cña dù ¸n ®îc chuyÓn giao cho ®¬n vÞ vËn hµnh, thêng do mét Gi¸m ®èc vËn hµnh qu¶n lý. Gi¸m ®èc vËn hµnh kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ Gi¸m ®èc dù ¸n - ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ thùc hiÖn dù ¸n. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy kh«ng cã nghÜa lµ sù quan t©m tíi dù ¸n cña cña Gi¸m ®èc sÏ kÕt thóc sau khi chuyÓn giao - Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn chÞu mét phÇn tr¸ch nhiÖm ®èi víi viÖc vËn hµnh thµnh c«ng cña dù ¸n vµ cÇn ph¶i cung cÊp bÊt kú sù hç trî nµo cÇn thiÕt cho môc tiªu nµy. 4
H×nh 1. C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî Thêi kú C¸c giai ®o¹n cña dù cña chu C¸c sù kiÖn chÝnh C¸c bªn tham gia chÝnh C¸c kÕt qu¶ chÝnh ¸n tr×nh dù ¸n ° 1. X¸c ®Þnh dù ¸n Xem xÐt ®¸nh gi¸ c¸c u tiªn quèc gia Bªn vay (P)* X¸c ®Þnh ®îc c¸c môc ®Ých, ° vµ ngµnh, lÜnh vùc, u tiªn trong c¸c môc tiªu dù ¸n, c¸c vÊn ®Ò Ng©n hµng kÕ ho¹ch vµ ch¬ng tr×nh. chÝnh, ph¹m vi vµ khung thêi X¸c ®Þnh dù ¸n. gian chung. ° 2. LËp dù ¸n C¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó x¸c ®Þnh C¸c nghiªn cøu kh¶ thi xem xÐt Bªn vay (P) ° kh¶ n¨ng tån t¹i vµ ph¸t triÓn dù ¸n. c¸c khÝa c¹nh kinh tÕ, tµi chÝnh, T vÊn (thêng th«ng qua TiÒn phª kÜ thuËt vµ thÓ chÕ cña dù ¸n. Ng©n hµng) chuÈn dù ¸n ° 3. ThÈm ®Þnh Xem xÐt l¹i toµn diÖn dù ¸n do Nhãm B¸o c¸o thÈm ®Þnh Ng©n hµng (P) ° ThÈm ®Þnh cña Ng©n hµng thùc hiÖn. Bªn vay ° T vÊn (thêng tham kh¶o ý kiÕn trùc tiÕp víi Ng©n hµng) ° 4. §µm ph¸n C¸c cuéc ®µm ph¸n nh»m ®i ®Õn Bªn vay C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n cho vay ° kho¶n vay hiÖp ®Þnh vay. Ng©n hµng vèn, dù th¶o hiÖp ®Þnh vay. ° 5. Xem xÐt vµ phª Ban qu¶n trÞ vµ Ban Gi¸m ®èc xem Chñ tÞch ng©n hµng Phª chuÈn kho¶n vay cña Ng©n ° chuÈn kho¶n xÐt l¹i dù ¸n vµ ®Ò xuÊt xin vay. hµng. Ký hiÖp ®Þnh vay. Ban gi¸m ®èc vay ° 6. Kho¶n vay cã Hoµn thµnh c¸c yªu cÇu hiÖu lùc Bªn vay Tuyªn bè hiÖu lùc kho¶n vay. ° hiÖu lùc kho¶n vay cña Ng©n hµng. Ng©n hµng ° 7. Thùc hiÖn dù TuyÓn t vÊn, thiÕt kÕ chi tiÕt, mua Hoµn thµnh dù ¸n. §¬n vÞ thùc hiÖn (P) ° ¸n s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, x©y Ng©n hµng ChuyÓn giao vËn hµnh dù ¸n. Thùc hiÖn ° dùng, hoµn thµnh c¸c yªu cÇu kh¸c Nhµ t vÊn dù ¸n ° cña dù ¸n, kiÓm tra ho¹t ®éng, khëi Nhµ cung cÊp ®éng, vµ ®µo t¹o. ° Nhµ thÇu c«ng tr×nh d©n sù ° Qu¶n lý dù ¸n cña nh©n viªn Ng©n C¸c bªn tham gia dù ¸n kh¸c hµng. ° 8. §¸nh gi¸ Xem xÐt l¹i viÖc x©y dùng dù ¸n, B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n. Ng©n hµng (P) ° thÈm ®Þnh vµ thùc hiÖn. B¸o c¸o kiÓm to¸n ho¹t ®éng §¬n vÞ thùc hiÖn Xem xÐt l¹i c¸c lîi Ých cña dù ¸n. dù ¸n. 5 * (P) = Bªn chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh trong tõng giai ®o¹n Khi kh«ng cã ký hiÖu nµy ë mét giai ®o¹n nµo ®ã, c¸c bªn tham gia sÏ cïng chia sÎ tr¸ch nhiÖm.
III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn A. Dù ¸n vµ M«i trêng dù ¸n 16. Nh ®îc ®Ò cËp ë trªn, c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n b¾t ®Çu tõ nh÷ng giai ®o¹n ®Çu tiªn cña chu tr×nh dù ¸n - lËp vµ thÈm ®Þnh dù ¸n. Tuy nhiªn, kÕ ho¹ch trong nh÷ng giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn thêng chØ mang tÝnh kh¸i qu¸t vµ s¬ bé vµ Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i lËp c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt vµ cËp nhËt h¬n ngay khi dù ¸n ®îc phª chuÈn vµ cã nhiÒu th«ng tin cô thÓ. Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó thùc hiÖn dù ¸n, cã thÓ sÏ cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh vÒ lÞch tr×nh c«ng viÖc vµ nh©n sù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®Çu vµo, íc tÝnh chi phÝ, bè trÝ nh©n viªn vµ c¸c phÇn viÖc kh¸c cña dù ¸n. 17. LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ ho¹t ®éng then chèt nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng mét dù ¸n. Dùa trªn c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cña dù ¸n, kÕ ho¹ch chi tiÕt ®îc lËp sÏ bao gåm c¸c chiÕn lîc vµ kÕ ho¹ch c«ng viÖc, tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn dù ¸n, lÞch tr×nh vµ ng©n s¸ch, hÖ thèng kiÓm so¸t qu¶n lý, kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸, c¸c thñ tôc ñy quyÒn c«ng viÖc, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. Khi lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i hîp t¸c chÆt chÏ víi Ng©n hµng vµ nÕu cÇn sÏ sö dông thªm t vÊn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ®· cho thÊy nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt thêng g©y ¶nh hëng rÊt bÊt lîi ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ chÊt lîng kÜ thuËt cña dù ¸n. 18. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ vÒ c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc sÏ tham gia vµo thùc hiÖn dù ¸n, còng nh h×nh thøc vµ møc ®é tham gia cña hä. C¸c tæ chøc cã thÓ bao gåm c¸c bé cña chÝnh phñ, c¸c c¬ quan lËp kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c c¬ quan c«ng céng ®éc lËp, c¶ c¸c nhãm ngêi sö dông, c¸c c¬ quan ph¶i tham gia phª duyÖt chi tiªu cho dù ¸n, gi¶i ng©n ng©n s¸ch, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. §èi víi mét sè dù ¸n, cã thÓ cã nhiÒu ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn, mçi ®¬n vÞ ®Òu cã Gi¸m ®èc dù ¸n riªng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét néi dung cô thÓ cña dù ¸n. CÇn ph¶i cã sù ®iÒu phèi vµ kÕt hîp khÐo lÐo ®Ó tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®Òu ®¹t hiÖu qu¶. 19. Trong c¸c dù ¸n ®îc ®ång tµi trî, kinh phÝ cho dù ¸n ®Õn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Trong nh÷ng trêng hîp nµy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn biÕt nguån tµi trî cho tõng phÇn cña dù ¸n vµ c¸c quy ®Þnh hay ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sö dông tiÒn tµi trî cña mçi nhµ tµi trî. VÒ phÝa Ng©n hµng, ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång vay vèn, cßn cã c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc trong c¸c tµi liÖu híng dÉn, s¸ch híng dÉn vµ c¸c tµi liÖu kh¸c cña Ng©n hµng - vµ Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¾m râ nh÷ng tµi liÖu nµy, vµ nÕu cÇn thiÕt th× nªn ®a nh÷ng thñ tôc vµ quy ®Þnh nµy vµo khu«n khæ cña c¸c hÖ thèng vµ thñ tôc cña chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 20. Mét bíc quan träng mµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i tiÕn hµnh - tèt nhÊt lµ tríc khi b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n - lµ thu thËp vµ lu tr÷ tÊt c¶ tµi liÖu liªn quan ®Õn dù ¸n, còng nh c¸c tµi liÖu xuÊt b¶n cña Ng©n hµng, vµ n¾m râ néi dung cña chóng. Nh÷ng tµi liÖu nµy sÏ bao gåm: 1. Nghiªn cøu kh¶ thi cña dù ¸n. 2. B¸o c¸o thÈm ®Þnh cña dù ¸n. 6
3. C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n kho¶n vay. 4. HiÖp ®Þnh vay vèn vµ tho¶ thuËn dù ¸n, nÕu cã. 5. C¸c quy ®Þnh vÒ c¸c kho¶n vay cho ho¹t ®éng th«ng thêng (hay ®Æc biÖt tïy theo tõng trêng hîp) cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 6. C¸c híng dÉn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 7. S¸ch híng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 8. Híng dÉn s¬ tuyÓn c¸c nhµ thÇu x©y l¾p. 9. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng. 10. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m hµng ho¸. 11. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸. 12. S¸ch híng dÉn xÐt thÇu. 13. Quy ®Þnh ®iÒu kiÖn nhËn c¸c kho¶n vay ®Æc biÖt. 14. C¸c híng dÉn vÒ sö dông t vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ c¸c bªn vay vèn. 15. S¸ch híng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông t vÊn. 16. S¸ch híng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay. 17. C¸c híng dÉn vÒ gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých dù ¸n (cho c¸c dù ¸n n«ng nghiÖp, thuû lîi vµ ph¸t triÓn n«ng th«n). B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n 21. Trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Tuy cã thÓ ®o¸n tríc mét vµi vÊn ®Ò nhng nhiÒu vÊn ®Ò kh«ng thÓ ®o¸n tríc ®îc. Mçi lÜnh vùc vµ mçi níc thêng cã nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro riªng vµ v× vËy ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro nµy trªn c¬ së xÐt ®Õn hoµn c¶nh liªn quan ®Õn mçi t×nh huèng cô thÓ. Phô lôc 2 liÖt kª danh s¸ch chi tiÕt c¸c vÊn ®Ò cßn díi ®©y lµ mét vµi vÊn ®Ò mang tÝnh phæ biÕn h¬n c¶. 22. NhiÒu dù ¸n kh«ng thÓ b¾t ®Çu theo ®óng kÕ ho¹ch do cã nh÷ng sù chËm trÔ trong viÖc tæ chøc bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chän Gi¸m ®èc dù ¸n. Còng nh vËy, ngay tõ ®Çu c¸c dù ¸n cã thÓ bÞ ho·n v× sù chËm trÔ trong viÖc lùa chän vµ chØ ®Þnh c¸c nhµ t vÊn, mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu vµ trao c¸c hîp ®ång x©y dùng. Trong mét sè trêng hîp, ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n gÆp khã kh¨n khi hoµn thµnh mét vµi ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc, ®Æc biÖt lµ ®îc quyÒn gi¶i phãng mÆt b»ng vµ tæ chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO). 23. C¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh còng thêng ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, trong ®ã phæ biÕn lµ thiÕu vèn ®èi øng trong níc, chi qu¸ kinh phÝ do dù trï thiÕu, gi¸ c¶ leo thang, dù trï thiÕu cho c¸c kho¶n dù phßng. §«i khi cßn xuÊt hiÖn c¶ vÊn ®Ò gi¶i ng©n kho¶n vay bÞ chËm do ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng tu©n theo c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc gi¶i ng©n cña Ng©n hµng. 24. Mét sè yÕu tè bªn ngoµi còng g©y c¶n trë viÖc thùc hiÖn nhanh chãng vµ thµnh c«ng cña mét dù ¸n nh sù ph¶n kh¸ng cña ngêi d©n ®Þa ph¬ng ®èi víi dù ¸n, ®×nh c«ng hay c¸c bÊt ®ång kh¸c vÒ vÊn ®Ò lao ®éng, khã kh¨n khi ra vµo c«ng tr×nh do ®Þa 7
h×nh bÊt lîi, c«ng viÖc ngõng trÖ do thêi tiÕt bÊt lîi, c¸c vÊn ®Ò vÒ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn dù ¸n, thiÕu thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu. 25. C¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù thêng gÆp ph¶i trong khi thùc hiÖn dù ¸n bao gåm thiÕu lao ®éng cã tay nghÒ, kh«ng tuyÓn ®îc nh©n viªn cã tr×nh ®é hay ®¸ng tin cËy cho V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n trung t©m hay cho c¸c chi nh¸nh ë c¸c vïng ®Þa lý ph©n t¸n hoÆc ë vïng s©u, thiÕu lao ®éng ®· qua ®µo t¹o ®Ó vËn hµnh vµ duy tr× c¸c c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n, ®iÒu kiÖn x· héi hay kinh tÕ khã kh¨n t¹i ®Þa ®iÓm dù ¸n lµm h¹n chÕ viÖc ®iÒu ®éng c¸n bé, vµ thiÕu c¸c trang thiÕt bÞ thÝch hîp cho ®µo t¹o. C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n 26. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®ßi hái ph¶i chuÈn bÞ mét kÕ ho¹ch c«ng viÖc dù ¸n, trong ®ã m« t¶ c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng, c¸ch hoµn thµnh, qu¶n lý c«ng viÖc vµ nguån lùc cÇn thiÕt cho c¸c ho¹t ®éng ®ã. CÇn nªu râ thêi gian b¾t ®Çu mçi ho¹t ®éng theo lÞch tr×nh. §Ó dÔ dµng cho viÖc kiÓm so¸t, nÕu cã thÓ th× nªn chia nhá c«ng viÖc thµnh c¸c nh¸nh cã thÓ nhËn biÕt, ®o lêng vµ qu¶n lý ®îc. ViÖc ph©n chia chi tiÕt nh vËy sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n dù ®o¸n ®îc nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ ®Ó cã nh÷ng ®iÒu chØnh kÞp thêi. Râ rµng nÕu kh«ng cã lÞch tr×nh riªng vµ chi tiÕt cho c¸c bíc cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh mét c«ng viÖc th× khi ph¸t hiÖn ra sù chËm trÔ, c¸c gi¶i ph¸p ®Ò ra thêng sÏ lµ qu¸ muén, tèn kÐm hoÆc thËm chÝ kh«ng cßn t¸c dông. 27. Khi lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc cÇn c©n nh¾c cÈn träng vÒ ph©n c«ng c«ng viÖc cho c¸c bªn tham gia vµo dù ¸n còng nh lªn kÕ ho¹ch dù kiÕn cho tÊt c¶ c¸c sù kiÖn cã thÓ g©y ¶nh hëng ®Õn viÖc thùc hiÖn toµn bé lÞch tr×nh. Trong rÊt nhiÒu trêng hîp, cã thÓ h¹n chÕ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã nÕu thêng xuyªn theo dâi, ®iÒu chØnh hay cã c¸c biÖn ph¸p kh¸c. Ph¶i thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng qu¶n lý vµ b¸o c¸o ®Ó thêng xuyªn th«ng tin cho ban qu¶n lý dù ¸n vÒ tiÕn ®é thùc hiÖn lÞch tr×nh, vµ nh vËy ban qu¶n lý sÏ cã ®îc nh÷ng quyÕt s¸ch kÞp thêi ®Ó ®iÒu chØnh hay gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh. 28. Trong kÕ ho¹ch cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p h¬n bao gåm mét sè dù ¸n nh¸nh hay cã sù tham gia cña mét sè nhµ thÇu th× thêng ph¶i lËp riªng mét vµi lÞch tr×nh phô. Sau ®ã, nh÷ng lÞch tr×nh nµy ®îc tæng hîp vµo lÞch tr×nh tæng thÓ. C¸c lÞch tr×nh phô sÏ bao qu¸t tÊt c¶ c¸c chi tiÕt cÇn thiÕt cßn lÞch tr×nh tæng thÓ chØ gåm nh÷ng mèc ®Ó gióp ®¸nh gi¸ toµn bé tiÕn tr×nh phôc vô môc ®Ých kiÓm so¸t qu¶n lý chung dù ¸n. Bé phËn chøc n¨ng cña mçi dù ¸n nh¸nh ph¶i tù lËp vµ gi¸m s¸t c¸c lÞch tr×nh phô cßn viÖc tæng hîp c¸c lÞch tr×nh phô vµo lÞch tr×nh tæng thÓ sÏ do nhãm lËp kÕ ho¹ch trung t©m cña ban qu¶n lý dù ¸n thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®ång bé vµ nhÊt qu¸n. 29. C¸c lÞch tr×nh phô t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc phèi hîp tèt h¬n gi÷a nh÷ng bªn tham gia vµ hç trî cho viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n. B»ng viÖc t¸ch biÖt nh÷ng lÞch tr×nh nµy, ban qu¶n lý dù ¸n cã thÓ tËp trung tèt h¬n vµo mçi ho¹t ®éng vµ x¸c ®Þnh ®îc tiÕn tr×nh ë mçi ®¬n vÞ g©y ¶nh hëng ®Õn toµn bé dù ¸n nh thÕ nµo ë mäi thêi ®iÓm. Díi ®©y lµ mét ®Ò xuÊt chia dù ¸n thµnh c¸c m¶ng chøc n¨ng phæ biÕn cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n: 8
Néi dung ho¹t ®éng M¶ng viÖc §¶m b¶o nguyªn vËt liÖu vµ thiÕt bÞ cÇn thiÕt, kÓ c¶ vËn LÞch tr×nh cho hËu cÇn chuyÓn, xÕp hµng vµo kho vµ lÇn lît ®a ®Õn c¸c ®Þa ®iÓm cña dù ¸n, vµ, nÕu thÝch hîp, t×m mÆt b»ng cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, l¾p ®Æt. LÞch tr×nh cho mua s¾m C¸c ho¹t ®éng mua s¾m vµ ký hîp ®ång ®Ó mua ®îc hµng ho¸ vµ dÞch vô cho dù ¸n. LÞch tr×nh nh©n lùc C¸c ho¹t ®éng tuyÓn, ®µo t¹o vµ s¾p xÕp nh©n sù. LÞch tr×nh tµi chÝnh Tr×nh tù xóc tiÕn c¸c cam kÕt kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c thêi ®iÓm chi tiªu cho dù ¸n. LÞch tr×nh x©y dùng C¸c ho¹t ®éng tuÇn tù ®Ó tiÕn hµnh x©y dùng c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n. KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ C¸c ho¹t ®éng thu thËp sè liÖu vµ thêi gian thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸. 30. Cã nhiÒu ph¬ng ph¸p x©y dùng lÞch tr×nh vµ khi lùa chän ph¶i c©n nh¾c xem ph¬ng ph¸p nµo sÏ thÝch hîp cho dù ¸n, dÔ sö dông vµ dÔ cËp nhËt lÞch tr×nh. Tèt nhÊt lµ cã ®îc mét lÞch tr×nh ®¬n gi¶n, kh«ng qu¸ phøc t¹p ®Ó tÊt c¶ c¸c bªn quan t©m cã thÓ hiÓu vµ sö dông dÔ dµng còng nh thêng xuyªn cËp nhËt ®îc nã. Cã thÓ x©y dùng lÞch tr×nh díi c¸c h×nh thøc sau: 1. B¶ng c¸c ho¹t ®éng vµ sù kiÖn. C¸ch lËp lÞch tr×nh ®¬n gi¶n nhÊt lµ liÖt kª thµnh b¶ng c¸c ho¹t ®éng hoÆc sù kiÖn, theo tr×nh tù dù kiÕn sÏ diÔn ra, cïng víi thêi gian sÏ diÔn ra. Ph¬ng ph¸p nµy thêng thÝch hîp víi nh÷ng dù ¸n ®¬n gi¶n, tøc lµ nh÷ng dù ¸n chØ cã Ýt bªn chÞu tr¸ch nhiÖm. 2. BiÓu ®å khèi. Khi mét vµi ho¹t ®éng ®îc ®a vµo lÞch tr×nh x¶y ra ®ång thêi hoÆc chång chÐo vÒ thêi gian thùc hiÖn th× tr×nh bµy díi d¹ng biÓu ®å khèi sÏ tiÖn lîi h¬n bëi nã mang ®Õn cho ngêi sö dông mét bøc tranh vÒ tr×nh tù c¸c ho¹t ®éng tõ khi b¾t ®Çu cho ®Õn khi kÕt thóc. BiÓu ®å khèi sÏ chØ ra c¸c thêi ®iÓm b¾t ®Çu vµ kÕt thóc cña mét sù kiÖn, c¸c thêi ®iÓm ®ång thêi diÔn ra c¸c sù kiÖn vµ sù ®an xen c¸c sù kiÖn. Nh÷ng th«ng tin trªn biÓu ®å, ®Æc biÖt lµ phÇn th«ng tin vÒ c¸c sù kiÖn ®an xen nhau cho phÐp kÕt luËn nhanh chãng vÒ ¶nh hëng cña sù chËm trÔ cña mét ho¹t ®éng tíi mét ho¹t ®éng kh¸c. ViÖc vÏ vµ ®äc biÓu ®å khèi thêng kh«ng khã nªn cã thÓ xem xÐt sö dông kiÓu biÓu ®å nµy trong viÖc lËp lÞch tr×nh cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p võa ph¶i. 3. S¬ ®å m¹ng líi. C¸c s¬ ®å m¹ng líi nh CPM hay PERT rÊt phï hîp víi nh÷ng dù ¸n phøc t¹p, tøc lµ nh÷ng dù ¸n ph¶i ph©n tÝch, lËp lÞch tr×nh vµ tæng hîp nhiÒu ho¹t ®éng. Tuy nhiªn, nh÷ng s¬ ®å nµy cã nhîc ®iÓm lµ ®ßi hái ph¶i cã chuyªn m«n ®¸ng kÓ ®Ó x©y dùng vµ sö dông, vµ nÕu kh«ng ®îc vi tÝnh ho¸, thêng tèn thêi gian cËp nhËt. Tõ gãc ®é thùc tiÔn, chØ nªn sö dông ph¬ng ph¸p CPM hay PERT khi ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm lËp lÞch tr×nh ®· quen thuéc víi c¸c ph¬ng ph¸p nµy. ViÖc vÏ ra ®îc c¸c s¬ ®å m¹ng líi ®· ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó biÓu diÔn mèi quan hÖ gi÷a c¸c yÕu tè vµ c¸c ho¹t ®éng cô thÓ cña dù ¸n thêng lµ 9
kh«ng khã, song viÖc cËp nhËt l¹i phøc t¹p vµ dÔ bÞ sao l·ng. Tuy nhiªn, do d¹ng s¬ ®å m¹ng líi thÓ hiÖn ®îc c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã mét vµi ho¹t ®éng nµo ®ã g©y ¶nh hëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng kh¸c nªn h×nh thøc s¬ ®å m¹ng líi ®· ®¬n gi¶n ho¸ thêng h÷u Ých trong viÖc x©y dùng lÞch tr×nh c¬ b¶n ban ®Çu vµ lµ c¬ së ®Ó lËp b¶n lÞch tr×nh cuèi cïng cho dù ¸n. Phô lôc 3 cña s¸ch sÏ híng dÉn viÖc x©y dùng vµ sö dông c¸c lÞch tr×nh m¹ng líi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t. Phô lôc 3 còng th¶o luËn thªm vÒ viÖc c©n ®èi nguån lùc - ®©y chÝnh lµ mét phÇn cña nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch. 31. Th«ng thêng, thêi ®iÓm tham chiÕu cña c¸c ho¹t ®éng trong dù ¸n sÏ dùa vµo ngµy ký hiÖp ®Þnh vay vèn. Cã thÓ hoµn tÊt viÖc x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn sau khi Ng©n hµng ®· phª chuÈn dù ¸n, nhng kh«ng muén h¬n thêi ®iÓm ký kÕt hiÖp ®Þnh vay vèn. 32. Trong hÇu hÕt c¸c trêng hîp, x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn cuèi cïng lµ c«ng viÖc tèn nhiÒu thêi gian. V× vËy, lóc ®Çu chØ nªn lªn kÕ ho¹ch cho nh÷ng ho¹t ®éng hîp lý vµ cã thÓ kiÓm so¸t ®îc dÔ dµng. ViÖc lËp lÞch tr×nh c¸c ho¹t ®éng cßn l¹i cña dù ¸n sÏ tiÕn hµnh sau khi ®· dù ®o¸n ®îc t¬ng ®èi ch¾c ch¾n lµ chóng sÏ ®îc thùc hiÖn. 33. Ph©n chia dù ¸n thµnh c¸c nh¸nh c«ng viÖc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc íc tÝnh c¸c yªu cÇu nguån lùc cho mçi c«ng viÖc. Cã thÓ s¾p xÕp c¸c c«ng viÖc theo møc ®é u tiªn hay biÓu thÞ c¸c c«ng viÖc trªn s¬ ®å m¹ng líi vµ sau ®ã tæng hîp vµo s¬ ®å hay biÓu ®å tæng thÓ nh»m môc ®Ých kiÓm so¸t dù ¸n. Víi c¸c c«ng viÖc nhá, chi phÝ cña tõng c«ng viÖc sÏ dÔ dµng íc tÝnh h¬n ®Ó sau ®ã gép l¹i thµnh íc tÝnh chi phÝ cho c¸c c«ng viÖc chÝnh, vµ cuèi cïng, cho toµn bé dù ¸n. T¬ng tù nh vËy, cã thÓ m« t¶ chi tiÕt kÕ ho¹ch cho tõng c«ng viÖc ë nh÷ng ph©n cÊp thÊp nhÊt råi tæng hîp thµnh d¹ng tãm t¾t h¬n gièng nh trong tæng quan vÒ c¸c néi dung dù ¸n chÝnh. Phô lôc 4 tr×nh bµy thªm híng dÉn vÒ viÖc ph©n chia dù ¸n víi viÖc sö dông mét c«ng cô gäi lµ c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc (Work Breakdown Structure- WBS). D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n 34. Mét trong nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n lµ chØ ®Þnh ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n vµ x¸c ®Þnh lo¹i h×nh ®¬n vÞ phï hîp nhÊt tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n. §©y lµ mét néi dung thêng ®îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n. Khi ®· quyÕt ®Þnh chän ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn x¸c ®Þnh c¸c kiÕn thøc chuyªn m«n vµ tr×nh ®é kÜ n¨ng cÇn thiÕt, kÓ c¶ thuª t vÊn cho dù ¸n. 35. Trong néi bé ®¬n vÞ thùc hiÖn, cã thÓ thµnh lËp mét bé phËn chÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét dù ¸n ®Æc biÖt. Nhãm nµy thêng ®îc biÕt ®Õn víi tªn gäi lµ V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO), vµ trong mét sè trêng hîp ®îc gäi b»ng tªn kh¸c. §©y lµ bé phËn cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn, kiÓm so¸t vµ gi¸m s¸t dù ¸n. C¸n bé v¨n phßng dù ¸n cã thÓ ®îc lÊy tõ nh©n sù hiÖn t¹i trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hoÆc tuyÓn thªm/thuª thªm tõ c¸c nguån bªn ngoµi cho thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. Phô lôc 5 m« t¶ mét sè chøc n¨ng cña c¸c c¸n bé trong V¨n phßng dù ¸n. 10
E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n 36. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n bao gåm lËp ng©n s¸ch cho dù ¸n, x©y dùng hÖ thèng kiÓm so¸t vµ h¹ch to¸n chi phÝ ®Ó ghi chÐp vµ gi¸m s¸t c¸c kho¶n chi tiªu kh¸c nhau cho dù ¸n. ViÖc lËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n còng cÇn ph¶i cã ph¬ng ph¸p ®Ó ®¶m b¶o ph©n bæ ng©n s¸ch kÞp thêi vµ gi¶i ng©n theo ®óng thñ tôc vµ quy ®Þnh ®· ®Ò ra; x¸c ®Þnh yªu cÇu kiÓm to¸n kinh phÝ ®Ó kiÓm ®Þnh c¸c kho¶n chi tiªu phï hîp còng nh ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 1. LËp ng©n s¸ch dù ¸n 37. LËp ng©n s¸ch lµ qu¸ tr×nh dù tÝnh vµ íc tÝnh c¸c yªu cÇu tµi chÝnh cña mét dù ¸n, x¸c ®Þnh c¸c nguån kinh phÝ vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®Ó ®¶m b¶o cã ®ñ kinh phÝ vµo ®óng lóc cÇn thiÕt. MÆc dï qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch ®îc b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n x©y dùng dù ¸n, khi chi phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n ph¶i ®îc íc tÝnh, qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch vÉn tiÕp tôc c¶ trong suèt giai ®o¹n thÈm ®Þnh lµ khi mµ c¸c con sè íc tÝnh ®îc xem xÐt l¹i vµ chØnh lý thªm, vµ thËm chÝ kÐo dµi cho ®Õn tËn giai ®o¹n thùc hiÖn, khi tiÕn hµnh ph©n bæ vµ ph©n bæ l¹i kinh phÝ nh»m ®¸p øng chi tiªu thêng xuyªn cho dù ¸n. 38. Ng©n s¸ch cho toµn dù ¸n ®îc lËp dùa trªn íc tÝnh chi phÝ cho c¸c kÕ ho¹ch c«ng viÖc chi tiÕt. Nh÷ng chi phÝ nµy ®îc tæng hîp dÇn lªn theo tõng cÊp c«ng viÖc nh trong c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc cho ®Õn khi cã ®îc tæng chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. ¦íc tÝnh chi phÝ cña c¸c phÇn viÖc do t vÊn vµ c¸c nhµ thÇu kh¸c thùc hiÖn cã thÓ ph¶i ®îc x¸c nhËn hoÆc ®iÒu chØnh sau c¸c cuéc ®µm ph¸n. Ngoµi c¸c chi phÝ trùc tiÕp, ph¶i íc tÝnh c¶ c¸c chi phÝ qu¶n lý, c¸c kho¶n dù phßng vµ c¸c chi phÝ tµi chÝnh kh¸c. KÕt qu¶ cuèi cïng cÇn ph¶n ¸nh mét íc tÝnh kh¸ gÇn víi thùc tÕ nh»m tr¸nh nh÷ng r¾c rèi sau nµy vÒ mÆt tµi chÝnh do chi kh«ng hÕt hay béi chi. Chi kh«ng hÕt sÏ g©y l·ng phÝ xÐt vÒ sè vèn ®· ®îc cam kÕt mµ kh«ng ®îc sö dông, trong khi chi vît ng©n s¸ch dÔ dÉn ®Õn sù chËm trÔ cho dù ¸n nÕu khã t×m ®îc ng©n s¸ch bæ sung. 39. Phª duyÖt ng©n s¸ch cha ph¶i lµ bíc cuèi cïng cña chu tr×nh dù th¶o ng©n s¸ch mµ tíi giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, cÇn duyÖt l¹i ®Ó xem ng©n s¸ch cã cßn ý nghÜa s¸t víi thùc tÕ hay kh«ng. Lu«n nhí r»ng ng©n s¸ch chØ ®îc x©y dùng tõ c¸c íc tÝnh chi phÝ dù ¸n vµo thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch vµ cã thÓ kh«ng cßn chÝnh x¸c do nh÷ng biÕn ®æi khi chuyÓn sang giai ®o¹n thùc hiÖn. Thêng thêng sau khi ký kÕt hîp ®ång hay sau khi thay ®æi mét sè h¹ng môc trong dù ¸n hoÆc c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n ë giai ®o¹n thùc hiÖn sÏ xuÊt hiÖn thªm c¸c th«ng tin bæ sung hay th«ng tin ®îc cËp nhËt. Bëi vËy nªn kÞp thêi tiÕn hµnh ®iÒu chØnh ng©n s¸ch. Mét ng©n s¸ch cËp nhËt ®ãng vai trß v« cïng quan träng ®Ó dù tÝnh chi phÝ hoµn thµnh tõng phÇn viÖc trong dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n lu«n ph¶i dù ®o¸n t¬ng ®èi chÝnh x¸c nhu cÇu ng©n s¸ch cho c¸c ho¹t ®éng ®Ó cÊp kinh phÝ ®ñ vµ ®óng thêi gian, vµ nh vËy sÏ gióp cho c«ng viÖc khái bÞ t¹m dõng. 40. Ngoµi c¸c kho¶n chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n cßn ph¸t sinh c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp, nh chi phÝ hµnh chÝnh vµ chi phÝ qu¶n lý cè ®Þnh. Ph¶i tÝnh to¸n ®Çy ®ñ nh÷ng chi phÝ nµy vµo ng©n s¸ch dù ¸n vµ ph¶i kiÓm so¸t chóng s¸t sao nh»m tr¸nh trêng hîp chi phÝ gi¸n tiÕp trë nªn qu¸ cao so víi chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. §ång thêi, cÇn dù 11
trï ng©n s¸ch cho c¸c kho¶n dù phßng, nh÷ng môc cã kh¶ n¨ng lµm t¨ng chi phÝ cña dù ¸n. 41. Trong viÖc tÝnh to¸n cÊp kinh phÝ cho thùc hiÖn dù ¸n, bªn vay vèn thêng kh«ng tÝnh tÊt c¶ kho¶n tiÒn cÇn thiÕt cho toµn bé dù ¸n vµo ng©n s¸ch mét n¨m, trong khi ®ã viÖc ph©n bæ ®îc tÝnh trªn c¬ së tõng n¨m, dùa vµo dù to¸n chi tiªu cña n¨m ®ã. V× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cung cÊp cho ngêi dù th¶o ng©n s¸ch nh÷ng con sè íc tÝnh kinh phÝ cÇn thiÕt ®Ó ®a vµo ng©n s¸ch hµng n¨m cña chÝnh phñ. Mét khã kh¨n cã thÓ gÆp ph¶i lµ h¹n chÕ vÒ ng©n s¸ch - kh«ng ®ñ tiÒn ®Ó ph©n bæ cho dù ¸n. ThËm chÝ cã trêng hîp ®· ®îc ph©n bæ nhng viÖc cÊp ph¸t thùc tÕ vÉn bÞ chËm trÔ hay kh«ng ®îc thùc hiÖn do kho b¹c nhµ níc kh«ng cã tiÒn. 42. ViÖc dù ®o¸n chi tiªu ®îc dùa trªn lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ tõ ®ã cã thÓ tÝnh to¸n c¸c kho¶n chi theo lÞch tr×nh nh thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp, mua ®Êt, vµ l¬ng cho c¸n bé V¨n phßng dù ¸n. Nh»m gióp cho viÖc kiÓm so¸t tµi chÝnh, nªn chia ng©n s¸ch cña c¶ n¨m thµnh ng©n s¸ch theo th¸ng hoÆc quý - c¸ch nµy cho phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n lËp kÕ ho¹ch vµ c©n ®èi luång tiÒn mÆt nh»m tèi u ho¸ viÖc sö dông ng©n s¸ch hay ®Ó ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc trong viÖc cÊp kinh phÝ. 2. H¹ch to¸n chi phÝ 43. Môc tiªu c¬ b¶n cña h¹ch to¸n chi phÝ lµ cung cÊp cho bªn vay vèn, ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn vµ Gi¸m ®èc dù ¸n th«ng tin tµi chÝnh phôc vô c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t chi phÝ cña dù ¸n. §Ó sö dông ®îc, th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, cËp nhËt vµ cã hµm lîng th«ng tin cao. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cÇn cã hÖ thèng ñy quyÒn chi vµ duyÖt chi tiªu, hÖ thèng ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n cïng hÖ thèng ph©n lo¹i, ghi chÐp vµ b¸o c¸o c¸c giao dÞch. Ngoµi ra, c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång cho vay thêng quy ®Þnh ®¬n vÞ thùc hiÖn më c¸c tµi kho¶n phï hîp cho dù ¸n vµ hµng n¨m nép b¸o c¸o tµi chÝnh ®· kiÓm to¸n cho Ng©n hµng. Mét t×nh tr¹ng thêng gÆp lµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng ®¸p øng ®îc quy ®Þnh nµy do chËm trÔ trong viÖc chèt sæ s¸ch kÕ to¸n. 44. Mét hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ dù ¸n hiÖu qu¶ ph¶i tÝnh ®îc ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c kho¶n chi tiªu cña dù ¸n, so s¸nh nh÷ng chi tiªu nµy víi c¸c dù trï ban ®Çu, t×m ra nguyªn nh©n g©y chªnh lÖch, x¸c ®Þnh ®îc sè d, hç trî c«ng t¸c thanh to¸n vµ ®a ra bøc tranh râ rµng vÒ t×nh h×nh chi phÝ cña dù ¸n t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo. 45. Nh×n chung, Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ vµ nép b¶n b¸o c¸o tµi chÝnh ®îc kiÓm to¸n hµng n¨m cho Ng©n hµng. VÒ ®iÓm nµy, hîp ®ång vay vèn thêng quy ®Þnh râ vµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®Æc biÖt cè g¾ng ®Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm. NÕu nhãm thùc hiÖn dù ¸n thiÕu kÕ to¸n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông ngay mét ngêi thÝch hîp cho vÞ trÝ nµy. Phô lôc 6 tr×nh bµy c¸c néi dung c¬ b¶n cña hÖ thèng h¹ch to¸n vµ kiÓm to¸n chi phÝ dù ¸n. 3. Thñ tôc gi¶i ng©n kinh phÝ 46. Kinh phÝ ®îc cÊp ®Òu ®Æn lµ yÕu tè quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n nhanh chãng. Qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cho gi¶i ng©n chñ yÕu bao gåm viÖc x©y dùng c¸c thñ tôc x¸c minh tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c kho¶n thanh to¸n, c¸c thñ tôc thanh to¸n 12