Tài liệu hướng dẫn quản lý đào tạo trong các trường Đại học và Cao đẳng y tế: Phần 1 - NXB Y học

Chia sẻ: Lê Bảo Ngân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

129
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu hướng dẫn quản lý đào tạo trong các trường Đại học và Cao đẳng y tế được biên soạn cho cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý của các trường Đại học, Cao đẳng y tế. Mục đích của cuốn sách là giúp cán bộ quản lý các trường Đại học, Cao đẳng y tế thực hiện công tác quản lý thống nhất và hiệu quả hơn. Cuốn sách được chia thành 2 phần, phần 1 đưa ra cái nhìn tổng quan về về các phương pháp quản lý thường sử dụng trong công tác quản lý của các trường Cao đẳng, Đại học, chẳng hạn lập kế hoạch giám sát.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu hướng dẫn quản lý đào tạo trong các trường Đại học và Cao đẳng y tế: Phần 1 - NXB Y học

Bé Y tÕ Vô khoa häc vµ ®µo t¹o Tµi liÖu h−íng dÉn qu¶n lý ®µo t¹o trong c¸c tr−êng §¹i häc & Cao ®¼ng Y tÕ Hµ néi - 2004
ChØ ®¹o GS.TSKH. NguyÔn V¨n DÞp chñ biªn TS. Ph¹m Quèc b¶o Ths. PhÝ V¨n Th©m Nh÷ng ng−êi biªn so¹n Mr. Fred Abbatt TS.Ph¹m Quèc B¶o KS.Hµ §¾c Biªn Ths. Hoµng C«ng Ch¸nh PGS.TS. §inh H÷u Dung KS.NguyÔn ThÞ Hµ TS. TrÇn ViÕt Hïng TS.TrÇn Quèc Kham TS. NguyÔn V¨n M¹n PGS.TS. Vâ Xu©n Minh TS. NguyÔn M¹nh Pha BS. NguyÔn Phiªn Ths.Ph¹m V¨n T¸c Ths.PhÝ V¨n Th©m PGS.TS. Ph¹m V¨n Th©n BS.NguyÔn Ngäc ThÞnh
Lêi Giíi thiÖu 1. §èi t−îng Cuèn s¸ch nµy ®−îc biªn so¹n cho c¸n bé trùc tiÕp lµm c«ng t¸c qu¶n lý cña c¸c tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng y tÕ. Cuèn s¸ch ®Æc biÖt cã Ých ®èi c¸c Tr−ëng Phßng ®µo t¹o ®¹i häc, sau ®¹i häc, Tr−ëng khoa. Ngoµi ra, L·nh ®¹o tr−êng, c¸c Tr−ëng bé m«n vµ Tr−ëng phßng Tµi chÝnh-kÕ to¸n, Gi¸o tµi còng cã thÓ sö dông cuèn s¸ch nµy. 2.Môc ®Ých Môc ®Ých cña cuèn s¸ch lµ gióp c¸n bé qu¶n lý c¸c tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng y tÕ, thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý thèng nhÊt & hiÖu qu¶ h¬n. Cuèn s¸ch ®−a ra c¸c h−íng dÉn cho c¸n bé qu¶n lý c¸c tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng y tÕ lµm nh− thÕ nµo ®Ó ¸p dông cã hiÖu qu¶ c¸c luËt, quy ®Þnh, quy chÕ vµ c«ng v¨n h−íng dÉn liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý c¸c tr−êng. Cuèn s¸ch ®ång thêi còng ®−a ra c¸c kinh nghiÖm, khuyÕn nghÞ vÒ c¸c khÝa c¹nh qu¶n lý hiÖn nay vÉn ch−a cã quy ®Þnh, quy chÕ h−íng dÉn cô thÓ. 3. CÊu tróc cña cuèn s¸ch Cuèn s¸ch ®−îc chia lµm hai phÇn. PhÇn mét (ch−¬ng 1) ®−a ra c¸i nh×n tæng quan vÒ c¸c ph−¬ng ph¸p qu¶n lý th−êng sö dông trong c«ng t¸c qu¶n lý cña c¸c tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng y tÕ, ch¼ng h¹n lËp kÕ ho¹ch, gi¸m s¸t,... PhÇn hai (tõ ch−¬ng 2 ®Õn ch−¬ng 14) cña cuèn s¸ch gåm c¸c ch−¬ng ®Ò cËp ®Õn c¸c vÊn ®Ò qu¶n lý c¬ b¶n cña c¸c tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng y tÕ. §ã lµ Qu¶n lý ®µo t¹o sau ®¹i häc, Qu¶n lý ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o, gi¸o viªn, sinh viªn,... PhÇn ®Çu tiªn cña mçi ch−¬ng nµy lµ danh môc c¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn néi dung qu¶n lý cña mét ch−¬ng. TiÕp theo lµ h−íng dÉn viÖc tu©n thñ vµ ¸p dông c¸c quy ®Þnh, quy chÕ nµy. Mçi ch−¬ng còng sÏ cã nh÷ng h−íng dÉn chung vµ khuyÕn nghÞ vÒ nh÷ng khÝa c¹nh qu¶n lý hiÖn ch−a ®−îc ®iÒu chØnh b»ng c¸c quy ®Þnh, quy chÕ. 4.C¸ch sö dông cuèn s¸ch Mçi c¸n bé qu¶n lý cÇn cã riªng mét cuèn s¸ch nµy cïng víi quyÓn s¸ch "C¸c v¨n b¶n hiÖn hµnh vÒ qu¶n lý ®µo t¹o c¸n bé y tÕ" lµ cuèn s¸ch tËp hîp tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n hiÖn hµnh cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c ®µo t¹o c¸n bé y tÕ ®ang cßn hiÖu lùc vµo thêi ®iÓm quý 3 n¨m 2003. C¸c c¸n bé qu¶n lý chØ cÇn ®äc PhÇn mét (ch−¬ng 1) vµ c¸c ch−¬ng ë PhÇn hai cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc cña m×nh. Sau ®ã cã thÓ l−u gi÷ vµ tham kh¶o ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò qu¶n lý n¶y sinh.
5. CËp nhËt cuèn s¸ch Cuèn s¸ch chØ ®Ò cËp ®Õn c¸c quy ®Þnh, quy chÕ ban hµnh tr−íc th¸ng 10/2003. Tuy nhiªn, sÏ cã c¸c quy ®Þnh bæ sung hay söa ®æi sau khi ban hµnh tµi liÖu nµy. V× vËy, c¸n bé qu¶n lý cÇn l−u c¸c v¨n b¶n míi cïng víi cuèn s¸ch. Khi sö dông cã thÓ ghi chó vµo cuèn s¸ch vÒ tÊt c¶ nh÷ng quy ®Þnh, quy chÕ míi ®−îc bæ sung hay söa ®æi cho phï hîp. §Ó hoµn thµnh tËp tµi liÖu nµy, Vô khoa häc vµ §µo t¹o ®· nhËn ®−îc sù gióp ®ì quý b¸u cã hiÖu qu¶ cña Tæ chøc Y tÕ thÕ giíi t¹i Hµ Néi vµ chuyªn gia cña tæ chøc y tÕ thÕ giíi ¤ng Fred.Abbatt. Chóng t«i còng ®· nhËn ®−îc sù tham gia, ®ãng gãp nhiÖt t×nh cña c¸c gi¸o s−, c¸c nhµ gi¸o vµ c¸n bé ®ang lµm c«ng t¸c qu¶n lý ®µo t¹o trong Ngµnh ®Æc biÖt tõ c¸c tr−êng §¹i häc vµ Cao ®¼ng y tÕ. Chóng t«i xin tr©n träng c¶m ¬n sù gióp ®ì quý b¸u ®ã. §©y lµ lÇn ®Çu tiªn Tµi liÖu H−íng dÉn qu¶n lý c¸c tr−êng §¹i häc vµ Cao ®¼ng Y tÕ ®−îc biªn so¹n. Ban biªn tËp còng nh− c¸c t¸c gi¶ tin r»ng tËp tµi liÖu nµy cßn rÊt nhiÒu vÊn ®Ò cÇn bµn b¹c, tranh luËn, nhiÒu néi dung ch−a ®−îc ®Ò cËp hoÆc ®· ®Ò cËp ®Õn nh−ng ch−a ®Çy ®ñ. Tuy nhiªn do nhu cÇu cÊp b¸ch cña viÖc ®æi míi c«ng t¸c qu¶n lý hiÖn nay nªn Vô Khoa häc & §µo t¹o cè g¾ng x©y dùng vµ ban hµnh tËp tµi liÖu h−íng dÉn nµy. Hy väng trong thêi gian tíi chóng t«i sÏ nhËn ®−îc sù gãp ý tËn t×nh, quÝ b¸u cña ®ång nghiÖp ®Ó tËp tµi liÖu ngµy cµng hoµn chØnh, thùc sù ®¸p øng ®−îc yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý ®µo t¹o Ngµnh. Mäi ý kiÕn ®ãng gãp xin göi theo ®Þa chØ: Vô Khoa häc & ®µo t¹o Bé Y tÕ - 138A Gi¶ng Vâ, Hµ néi Sè Fax: (04).8430015, Tel: (04).8464416/410 Email: tham@moh.gov.vn Vô khoa häc vµ ®µo t¹o Bé y tÕ vi
Môc lôc trang Lêi giíi thiÖu V 1. Tæng quan vÒ qu¶n lý ®µo t¹o. 1 (Fred.Abbatt) 1. Ph¹m vi cña qu¶n lý ®µo t¹o 1 2. C¸c môc tiªu cña qu¶n lý 2 3. Hai h×nh thøc qu¶n lý 2 4. C¸c kü n¨ng qu¶n lý chung 4 2. Qu¶n lý c«ng t¸c ®µo t¹o sau §¹i häc 14 (BS. NguyÔn Ngäc ThÞnh) A. C¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn ®µo t¹o S§H 14 B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 15 1. Thêi ®iÓm ¸p dông 15 2. §iÒu kiÖn dù thi 15 3. Hå s¬ dù tuyÓn vµ hå s¬ häc viªn 16 4. H×nh thøc vµ thêi gian ®µo t¹o, c¬ së ®µo t¹o 16 5. Thi tuyÓn 17 6. XÐt tuyÓn vµ c«ng nhËn tróng tuyÓn 20 7. ChÕ ®é cö tuyÓn CKI 21 8. Ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o 21 9. §¸nh gi¸ c¸c m«n häc/ häc phÇn, thi tèt nghiÖp. luËn v¨n, luËn ¸n 22 10. C«ng nhËn tèt nghiÖp 24 11. Qu¶n lý ®µo t¹o 25 11. C«ng t¸c kiÓm tra, thanh tra, ®¸nh gi¸ vµ b¸o c¸o 27 13. C¸c phô lôc 28 3. Qu¶n lý cÊp b»ng ®µo t¹o chuyªn khoa sau §¹i häc (Ths. Ph¹m V¨n T¸c) 39 A. C¸c v¨n b¶n liªn quan qu¶n lý cÊp b»ng S§H B. Mét sè ®iÓm chÝnh cña Quy chÕ cÊp b»ng chuyªn khoa 39 sau ®¹i häc trong lÜnh vùc y tÕ 40 C. Quy tr×nh qu¶n lý cÊp b»ng tèt nghiÖp chuyªn khoa sau ®¹i häc trong lÜnh vùc y tÕ 40 D. H−íng dÉn vÒ giÊy chøng nhËn tèt nghiÖp chuyªn khoa 41 vii
4. Qu¶n lý ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o §¹i häc vµ Sau §¹i 42 häc(Ths. Ph¹m V¨n T¸c) A. C¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn qu¶n lý ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o 42 §¹i häc vµ Sau ®¹i häc B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 43 1. X©y dùng ch−¬ng tr×nh gi¸o dôc tr×nh ®é §¹i häc & Sau 43 ®¹i häc 2. Thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh gi¸o dôc 44 3. Néi dung cèt lâi qu¶n lý chÊt l−îng ch−¬ng tr×nh 44 4. Ph©n c«ng, ph©n cÊp trong qu¶n lý ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o 45 5.X©y dùng ch−¬ng tr×nh chi tiÕt vµ chi tiÕt vµ ch−¬ng tr×nh tù chän cña tr−êng 46 (PGS.TS.Ph¹m V¨n Th©n) A. C¸c v¨n b¶n ph¸p quy 47 B. H−íng dÉn vµ ®Ò xuÊt 47 1. Kh¸i qu¸t vÒ x©y dùng Vµ ph¸t triÓn ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o 47 2. Quy tr×nh chñ yÕu trong x©y dùng ch−¬ng tr×nh 48 3. Quy tr×nh x©y dùng ch−¬ng tr×nh phÇn mÒm 49 4. Ph¹m vi cña ch−¬ng tr×nh phÇn mÒm 52 6. Qu¶n lý chÊt l−îng ®µo t¹o §¹i häc 53 (TS.NguyÔn V¨n M¹n) I. C¬ së lý luËn II. Qu¶n lý g× trong n©ng cao chÊt l−îng ®µo t¹o. 53 56 7. Qu¶n lý L−îng gi¸ sinh viªn (PGS.§inh H÷u Dung) 58 A. V¨n b¶n ph¸p quy vÒ l−îng gi¸ 58 B. H−íng dÉn vµ ®Ò xuÊt 58 1. Qu¶n lý néi dung h−íng dÉn «n thi 58 2. Qu¶n lý ph−¬ng ph¸p l−îng gi¸ 59 3. Qu¶n lý ng©n hµng c©u hái 62 4. Qu¶n lý ®Ò thi 63 5. Qu¶n lý c«ng t¸c coi thi 64 6. ChÊm thi 65 7. L−u tr÷ c¸c tµi liÖu l−îng gi¸ 67 8.c«ng t¸c qu¶n lý sinh viªn 68 ( TS.TrÇn Quèc Kham & Ths.Ph¹m V¨n T¸c) A.C¸c v¨n b¶n liªn quan c«ng t¸c qu¶n lý sinh viªn 68 1. HÖ thèng c¸c v¨n b¶n ph¸p qui ®¹i häc, cao ®¼ng 68 viii
2. HÖ thèng c¸c v¨n b¶n ph¸p qui sau ®¹i häc 69 B. H−íng dÉn vµ ®Ò xuÊt 70 1. Tæ chøc tiÕp nhËn sinh viªn nhËp tr−êng 2. Tæ chøc vµ qu¶n lý häc tËp cña sinh viªn 71 3. Tæ chøc vµ qu¶n lý ®êi sèng vËt chÊt, thùc hiªn chÝnh 71 s¸ch ®èi víi sinh viªn 74 4. Tæ chøc qu¶n lý ®êi sèng tinh thÇn sinh viªn 75 5. Phèi hîp víi ®Þa ph−¬ng trong thùc hiÖn qu¶n lý sinh viªn 75 6.Qu¶n lý c«ng t¸c khen th−ëng kû luËt 75 7. Qu¶n lý c«ng t¸c chuyÓn tr−êng 76 8.Qu¶n lý sinh viªn n−íc ngoµi vµ sinh viªn sau tèt nghiÖp 76 C. Ph©n cÊp qu¶n lý 77 9. qu¶n lý C«ng t¸c gi¸o viªn 78 (PGS.TS. Vâ Xu©n Minh) A. C¸c v¨n b¶n ph¸p quy B. H−íng dÉn vµ khuyÕn nghÞ 78 1. X©y dùng ®éi ngò gi¶ng viªn 79 2. Qu¶n lý gi¶ng viªn 79 3. Båi d−ìng ®éi ngò gi¸o viªn 82 84 10. ChuyÓn ®æi v¨n b»ng vµ tr×nh ®é ®µo t¹o Sau ®¹i 86 häc (TS. Ph¹m Quèc B¶o) A. C¸c v¨n b¶n ph¸p quy 86 B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 87 1. Nh÷ng néi dung quan träng trong th«ng t− 30/2003/TTLT/BGD&§T - BYT 87 2. Liªn th«ng chuyÓn ®æi 88 3. Quy tr×nh thùc hiÖn vµ chÕ ®é b¸o c¸o 90 11. Danh môc vµ m· sè ®µo t¹o nhãm ngµnh søc 90 khoÎ (BS. NguyÔn Phiªn) A. C¸c v¨n b¶n ph¸p quy 92 B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 92 1. Mét sè quy ®Þnh cña Bé Gi¸o dôc&§µo t¹o vµ 92 tæng côc thèng kª vÒ danh môc vµ m· sè ®µo t¹o 2. Giíi thiÖu b¶ng danh môc vµ m· sè ®µo t¹o y tÕ 93 3. Mét sè nhËn xÐt vµ h−íng dÉn thùc hiÖn 99 12.Qu¶n lý KÕ ho¹ch ®µo t¹o vµ §µo t¹o liªn tôc 101 c¸n bé Y tÕ (Ths. PhÝ V¨n Th©m) A. C¸c v¨n b¶n ph¸p quy 101 ix
B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 102 I. Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ kÕ ho¹ch §µo t¹o hiÖn nay 102 II. Quy tr×nh x©y dùng kÕ ho¹ch ®µo t¹o cña Bé Y tÕ 106 III. C«ng t¸c ®µo t¹o liªn tôc c¸n bé y tÕ 108 1. Qu¶n lý c«ng t¸c ®µo t¹o l¹i, ®µo t¹o liªn tôc 108 2.§µo ®µo t¹o c¸n bé c«ng chøc 108 13. Qu¶n lý tµi chÝnh trong c¸c c¬ së ®µo t¹o §¹i 111 häc (KS. NguyÔn ThÞ Hµ) A. C¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn qu¶n lý tµi chÝnh 111 B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 113 I. Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ qu¶n lý kÕ ho¹ch tµi chÝnh 113 II. C«ng t¸c lËp dù to¸n thu - chi 115 14. Qu¶n lý trang thiÕt bÞ t¹i c¸c tr−êng ®¹i häc vµ 119 cao §¼ng Y-D−îc (KS.Hµ §¾c Biªn) A. C¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn qu¶n lý trang thiÕt bÞ 120 B. H−íng dÉn thùc hiÖn vµ ®Ò xuÊt 120 1. Qu¶n lý mua s¾m trang thiÕt bÞ 120 2. Qu¶n lý khai th¸c sö dông trang thiÕt bÞ 125 3. Qu¶n lý hiÖn tr¹ng trang thiÕt bÞ y tÕ 125 4. Qu¶n lý chÊt l−îng Trang thiÕt bÞ 127 x
1. Tæng quan vÒ qu¶n lý ®µo t¹o PhÇn nµy sÏ ®Ò cËp ®Õn mét sè ph−¬ng ph¸p chung trong qu¶n lý vµ c¸c ph−¬ng ph¸p nµy phï hîp víi rÊt nhiÒu lÜnh vùc cña c«ng t¸c qu¶n lý trong c¸c tr−êng Y -D−îc. §Çu tiªn lµ ph¹m vi cña qu¶n lý ®µo t¹o, ®ã lµ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cÇn ®−îc qu¶n lý. TiÕp theo, sù kh¸c biÖt gi÷a viÖc thi hµnh (tøc lµ tu©n thñ ®óng c¸c quy tr×nh ®−îc ®Ò ra trong nh÷ng t×nh huèng th«ng th−êng) vµ c¸c lo¹i h×nh qu¶n lý kh«ng cã c¸c quy tr×nh cè ®Þnh. Cuèi cïng vµ còng lµ phÇn quan träng nhÊt cña phÇn mét lµ m« t¶ c¸c nguyªn t¾c cÇn tu©n thñ khi sö dông bèn kü n¨ng qu¶n lý chung. 1. Ph¹m vi cña qu¶n lý ®µo t¹o “Qu¶n lý ®µo t¹o” cã thÓ ®−îc ®Þnh nghÜa nh− lµ bÊt kú c«ng viÖc qu¶n lý nµo phôc vô cho qu¸ tr×nh ®µo t¹o. §©y lµ mét ®Þnh nghÜa réng vµ râ rµng lµ v−ît ra ngoµi c«ng t¸c qu¶n lý gi¶ng d¹y rÊt nhiÒu. VÝ dô, c«ng t¸c tuyÓn sinh lµ mét phÇn cña qu¸ tr×nh ®µo t¹o vµ cÇn ph¶i ®−îc qu¶n lý, nh−ng l¹i kh«ng liªn quan g× ®Õn gi¶ng d¹y. H−íng dÉn c«ng t¸c qu¶n lý trong c¸c tr−êng §¹i häc vµ Cao ®¼ng Y tÕ lµ lÜnh vùc réng lín vµ rÊt khã kh¨n, tuy nhiªn nhu cÇu vÒ qu¶n lý thèng nhÊt trong c¸c tr−êng c«ng lËp lµ nhu cÇu cÊp b¸ch. Bé Y tÕ mong muèn cã mét cuèn tµi liÖu hoµn chØnh ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý ®µo t¹o cña c¸c tr−êng §¹i häc vµ Cao ®¼ng Y D−îc, Nh−ng v× do nhiÒu lý do, nªn trong cuèn s¸ch nµy chØ míi ®Ò cËp ®−îc mét sè ho¹t ®éng trong viÖc qu¶n lý c¸c tr−êng Y tÕ, ®ã lµ: 1. Tæng quan vÒ qu¶n lý ®µo t¹o. 2. Qu¶n lý c«ng t¸c ®µo t¹o chuyªn khoa sau ®¹i häc trong lÜnh vùc y tÕ gåm ®µo t¹o chuyªn khoa I, chuyªn khoa II vµ B¸c sÜ Néi tró BÖnh viÖn 3. Qu¶n lý cÊp b»ng chuyªn khoa sau ®¹i häc trong lÜnh vùc y tÕ 4. Qu¶n lý ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o §¹i häc vµ Sau ®¹i häc y tÕ 5. X©y dùng ch−¬ng tr×nh Gi¸o dôc (cßn gäi lµ ch−¬ng tr×nh chi tiÕt) vµ ch−¬ng tr×nh cña phÇn mÒm do c¸c tr−êng ®Ò xuÊt 6. Qu¶n lý chÊt l−îng ®µo t¹o §¹i häc 7. Qu¶n lý l−îng gi¸ sinh viªn ®¹i häc 8. C«ng t¸c qu¶n lý sinh viªn 9. Qu¶n lý c«ng t¸c gi¶ng viªn 1
10. ChuyÓn ®æi v¨n b»ng vµ tr×nh ®é ®µo t¹o sau ®¹i häc trong lÜnh vùc y tÕ 11. Danh môc vµ m· sè ®µo t¹o nhãm ngµnh søc khoÎ 12. Qu¶n lý kÕ ho¹ch ®µo t¹o vµ ®µo t¹o liªn tôc c¸n béy tÕ 13. Qu¶n lý tµi chÝnh trong c¸c c¬ së ®µo t¹o §¹i häc vµ Cao ®¼ng 14. Qu¶n lý Trang thiÕt bÞ t¹i c¸c tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ Trong ch−¬ng 1 nµy cña cuèn s¸ch chóng t«i chØ tr×nh bµy nh÷ng vÊn ®Ò chung nhÊt cña c«ng t¸c qu¶n lý. C¸c néi dung cô thÓ vÒ qu¶n lý tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ sÏ ®−îc tr×nh bµy ë c¸c Ch−¬ng tiÕp sau. 2. C¸c môc tiªu cña qu¶n lý ®µo t¹o §iÒu hiÓn nhiªn lµ mét tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ cÇn ®−îc qu¶n lý tèt. Nh−ng, qu¶n lý tèt kh«ng ph¶i chØ dõng ë ®ã: nã ph¶i trë thµnh ph−¬ng tiÖn ®Ó cã thÓ ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu quan träng h¬n. §èi víi mét tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng, môc tiªu nµy lµ ®µo t¹o ra c¸c sinh viªn cã th¸i ®é ®óng ®¾n vµ c¸c kü n¨ng tèt nhÊt, ®Ó tõ ®ã hä cã thÓ cung cÊp c¸c dÞch vô ch¨m sãc søc khoÎ cã chÊt l−îng cao t¹i céng ®ång mµ hä lµm viÖc. C¸n bé qu¶n lý cña tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng ph¶i lu«n lu«n nhí môc tiªu nµy. Nªn coi ®ã lµ mét yÕu tè c¬ b¶n cÇn quan t©m khi ®−a ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Ch¼ng h¹n, mét tr−êng §¹i häc y tÕ quyÕt ®Þnh x©y dùng mét khu nhµ míi. Cã thÓ, tr−êng §¹i häc ®ã cßn cã nhiÒu nhu cÇu kh¸c. VÝ dô, mét phßng häp lín ®Ó sinh viªn toµn tr−êng cã thÓ tËp trung ë ®ã; cÇn n©ng cÊp trang thiÕt bÞ cña th− viÖn; cÇn cã nh÷ng n¬i ®Ó häc sinh tù häc; söa sang ký tóc x¸ sinh viªn. ViÖc c¶i t¹o bÊt kú hoÆc tÊt c¶ c¸c khu nhµ nµy ®Òu gãp phÇn c¶i thiÖn c¬ së vËt chÊt cña nhµ tr−êng. Tuy nhiªn, nÕu chØ cã ®ñ tiÒn ®Ó x©y dùng hoÆc c¶i t¹o mét trong sè ba khu nhµ nµy th× quyÕt ®Þnh ®−îc lùa chän ph¶i dùa trªn ®¸nh gi¸ xem khu nhµ nµo sÏ cã t¸c ®éng lín nhÊt ®Õn kü n¨ng vµ th¸i ®é cña sinh viªn. 3. Hai lo¹i h×nh qu¶n lý Ng−êi ta cã thÓ chia qu¶n lý ra lµm hai lo¹i: Lo¹i thø nhÊt th−êng ®−îc gäi lµ “thi hµnh”. Trong lo¹i h×nh qu¶n lý nµy, ng−êi qu¶n lý th−êng thùc hiÖn ®óng c¸c quy tr×nh ®· ®−îc x¸c ®Þnh râ. VÝ dô, cã nhiÒu quy ®Þnh trong quy chÕ vÒ viÖc tuyÓn sinh. C«ng viÖc cña ng−êi qu¶n lý lµ thùc hiÖn ®óng vµ kÞp thêi c¸c quy tr×nh nµy. Nh×n chung, viÖc thi hµnh kh«ng yªu cÇu ng−êi qu¶n lý ph¶i s¸ng t¹o hoÆc cÇn cã nh÷ng ®¸nh gi¸ c¸ nh©n. V× vËy, trong c«ng t¸c tuyÓn sinh, bÊt cø ng−êi qu¶n lý nµo thùc hiÖn ®óng c¸c quy tr×nh th× ®Òu tuyÓn ®−îc c¸c sinh viªn nh− nhau. 2
Lo¹i h×nh qu¶n lý thø hai kh«ng cã tªn gäi thèng nhÊt chung. Mét sè gäi ®ã lµ “gi¶i quyÕt vÊn ®Ò”, hay ®«i khi gäi lµ “qu¶n lý s¸ng t¹o”, hoÆc “qu¶n lý ë tr×nh ®é cao h¬n”. §èi víi lo¹i h×nh qu¶n lý nµy, kh«ng cã c¸c quy tr×nh chÝnh x¸c cÇn tu©n thñ, nh−ng cã c¸c nguyªn t¾c chung cã thÓ ®−îc ¸p dông trong c¸c tr−êng hîp. Thay v× ph¶i theo ®óng c¸c quy tr×nh, ng−êi qu¶n lý ph¶i dùa vµo kinh nghiÖm, c¸c kü n¨ng qu¶n lý chung vµ sù hiÓu biÕt cña b¶n th©n. Mét vÝ dô vÒ lo¹i h×nh qu¶n lý nµy lµ khi l·nh ®¹o cña mét tr−êng §¹i häc Y quyÕt ®Þnh cÇn ph¶i d¹y néi dung g× trong “phÇn mÒm” cña ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o cö nh©n ®iÒu d−ìng. Cã mét sè nguyªn t¾c cã thÓ ®−îc ¸p dông. VÝ dô, c¸c m«n häc ®−îc lùa chän ph¶i phï hîp víi c¸c vÊn ®Ò søc khoÎ ®−îc xem lµ quan träng nhÊt ®èi víi céng ®ång xung quanh tr−êng §¹i häc Y ®ã. Tuy nhiªn, kh«ng cã mét quy tr×nh cè ®Þnh nµo mµ ng−êi qu¶n lý cã thÓ sö dông ®Ó ®−a ra quyÕt ®Þnh. Mét vÝ dô kh¸c lµ viÖc khuyÕn khÝch, ®éng viªn gi¶ng viªn. HiÓn nhiªn lµ ng−êi qu¶n lý nªn khuyÕn khÝch gi¶ng viªn lµm viÖc nhiÖt t×nh vµ say s−a h¬n. Tuy nhiªn, kh«ng cã mét quy tr×nh cè ®Þnh nµo ®Ó khuyÕn khÝch, ®éng viªn gi¶ng viªn: c¸c gi¶ng viªn kh¸c nhau sÏ ®−îc khuyÕn khÝch, ®éng viªn bëi c¸c yÕu tè kh¸c nhau. V× vËy, ng−êi qu¶n lý ph¶i sö dông hiÓu biÕt cña m×nh vÒ mçi c¸ nh©n gi¶ng viªn vµ t×m c¸ch phï hîp nhÊt ®Ó khuyÕn khÝch, ®éng viªn c¸ nh©n ®ã. Nh×n chung, qu¶n lý theo kiÓu thi hµnh chñ yÕu liªn quan ®Õn viÖc duy tr× ho¹t ®éng cña tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ ë møc nh− hiÖn nay. Qu¶n lý ë tr×nh ®é cao h¬n liªn quan ®Õn viÖc n©ng cao/c¶i thiÖn ho¹t ®éng cña nhµ tr−êng. Hai lo¹i h×nh qu¶n lý nµy kh«ng ph¶i lµ hoµn toµn riªng biÖt vµ t¸ch rêi nhau. H¬n thÕ, chóng lµ c¸c cùc cña sù tiÕp nèi c¸c lo¹i h×nh qu¶n lý. Trong thùc tÕ, phÇn lín c¸c nhiÖm vô qu¶n lý cÇn sù kÕt hîp cña c¸c lo¹i h×nh nµy. Ch¼ng h¹n, khi qu¶n lý chÊt l−îng gi¶ng d¹y, khÝa c¹nh thi hµnh liªn quan ®Õn viÖc ph¶i ®¶m b¶o r»ng tÊt c¶ gi¶ng viªn ph¶i ®−îc dù giê Ýt nhÊt lµ mét lÇn trong mçi häc kú. Trong khi khÝa c¹nh qu¶n lý ë tr×nh ®é cao h¬n l¹i ë chç ng−êi qu¶n lý ph¶i ch¾c ch¾n r»ng viÖc dù giê ph¶i ®−îc thùc hiÖn tèt vµ nh÷ng th«ng tin ph¶n håi l¹i cho ng−êi gi¶ng viªn ph¶i gióp hä d¹y tèt h¬n trong t−¬ng lai. TÊt nhiªn, ng−êi qu¶n lý cÇn ph¶i thùc hiÖn ®óng vµ kÞp thêi c¸c quy ®Þnh, quy chÕ. NÕu hä lµm ®−îc ®iÒu nµy, nã sÏ gióp nhµ tr−êng ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu ®µo t¹o víi chÊt l−îng t−¬ng ®èi. Tuy nhiªn, ®Ó ®¹t ®−îc chÊt l−îng cao h¬n, ng−êi qu¶n lý cÇn ®i xa h¬n c¸c quy tr×nh cè ®Þnh ®−îc ®Ò ra vµ cÇn sö dông lo¹i qu¶n lý ë tr×nh ®é cao h¬n. Tãm l¹i, thi hµnh lµ cÇn thiÕt vµ ph¶i ®−îc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy ch−a ®ñ ®Ó ®¹t ®−îc chÊt l−îng ë møc cao nhÊt cã thÓ. Trong phÇn hai, mçi ch−¬ng sÏ m« t¶ c¸c quy tr×nh cÇn ®−îc thùc hiÖn. Sau ®ã sÏ ®−a ra c¸c khuyÕn nghÞ ®Ó c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cã thÓ ®−îc thùc hiÖn ë møc ®é cao h¬n. 3
4. C¸c kü n¨ng qu¶n lý chung Cã rÊt nhiÒu kü n¨ng qu¶n lý chung cã Ých ®èi víi tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ. Còng ®· cã rÊt nhiÒu s¸ch viÕt vÒ chñ ®Ò nµy. Cuèn s¸ch nµy chØ ®Ò cËp ®Õn 4 kü n¨ng qu¶n lý mµ th«i. §ã lµ: • LËp kÕ ho¹ch • Trao ®æi th«ng tin • Gi¸m s¸t • §¸nh gi¸ 4.1. LËp kÕ ho¹ch LËp kÕ ho¹ch bao gåm rÊt nhiÒu kü thuËt vµ tÊt c¶ chóng cã mét ®iÓm chung. §ã lµ, khi mét ng−êi qu¶n lý lËp kÕ ho¹ch, ng−êi ®ã ®−a ra quyÕt ®Þnh m×nh muèn ®iÒu g× sÏ x¶y ra trong t−¬ng lai. C«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch cã thÓ ®¬n gi¶n hay phøc t¹p. ThÝ dô mét kÕ ho¹ch ®¬n gi¶n lµ quyÕt ®Þnh thêi gian vµ ®Þa ®iÓm cuéc häp. VÝ dô mét kÕ ho¹ch phøc t¹p h¬n lµ quyÕt ®Þnh thêi gian biÓu cho bµi gi¶ng, lµm viÖc nhãm nhá vµ thùc hµnh trong mét n¨m cña ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o B¸c sü ®a khoa. Th«ng th−íng, qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch liªn quan ®Õn ba b−íc: - Ph©n tÝch thùc tr¹ng, tøc lµ m« t¶ thùc tr¹ng cña c«ng viÖc vµ ®Ó xem cã vÊn ®Ò g× hay kh«ng. NÕu cã vÊn ®Ò, th× trong ph©n tÝch thùc tr¹ng ph¶i ph©n tÝch c¸c nguyªn nh©n g©y ra vÊn ®Ò ®ã; - X¸c ®Þnh môc tiªu, tøc lµ m« t¶ ®iÒu mµ ta mong muèn ®¹t ®−îc trong t−¬ng lai; - QuyÕt ®Þnh c¸c ho¹t ®éng cÇn tiÕn hµnh ®Ó ®¹t ®−îc môc tiªu, ph¶i suy nghÜ xem cÇn thùc hiÖn nh÷ng ho¹t ®éng nµo ®Ó thay ®æi t×nh tr¹ng hiÖn nay ®Ó ®¹t tíi møc ®é mµ m×nh mong muèn trong t−¬ng lai. C¸c b−íc nµy ®−îc minh ho¹ b»ng c¸c vÝ dô sau ®©y. VÝ dô 1: LËp kÕ ho¹ch mét cuéc häp T×nh h×nh cã thÓ lµ: TÊt c¶ nh÷ng ng−êi cÇn tham dù cuéc häp ®Òu cã nhiÒu c«ng viÖc kh¸c n÷a, v× vËy hä cã rÊt Ýt thêi gian s¾p xÕp ®Ó tham dù cuéc häp nµy. Môc tiªu ®Æt ra lµ lµm sao ®Ó tÊt c¶ nh÷ng ng−êi nµy gÆp nhau trong mét hoÆc hai giê. Ho¹t ®éng cÇn thùc hiÖn lµ t×m kho¶ng thêi gian mµ tÊt c¶ mäi ng−êi ®Òu rçi, sau ®ã th«ng b¸o thêi gian vµ ®Þa ®iÓm cho cuéc häp, vµ tÊt c¶ mäi ng−êi ®ång ý tham dù. 4
VÝ dô vÒ lËp kÕ ho¹ch nµy cã vÎ qu¸ ®¬n gi¶n mµ nhiÒu ng−êi qu¶n lý cã lÏ nghÜ r»ng nã kh«ng ®¸ng ®−îc gäi lµ mét kÕ ho¹ch hoÆc dïng c¸c côm tõ nh− ph©n tÝch t×nh huèng. §iÒu nµy cã thÓ ®óng. Tuy nhiªn, vÝ dô rÊt ®¬n gi¶n nµy còng th−êng ®−îc lµm kh«ng tèt, cã thÓ v× mét sè c¸n bé qu¶n lý kh«ng nghÜ vÒ nã nh− lµ mét kÕ ho¹ch, vµ kÕt qu¶ lµ kh«ng ph¶i tÊt c¶ mäi ng−êi cÇn tham dù cuéc häp nhÊt trÝ vÒ thêi gian häp. VÝ dô 2:LËp kÕ ho¹ch thêi gian biÓu Thùc tr¹ng cã thÓ lµ: - Ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o ®· nªu râ c¸c m«n cÇn ®−îc d¹y; - Cã c¸c quy ®inh, quy chÕ vÒ tiªu chuÈn giê gi¶ng ®èi víi mçi gi¶ng viªn; - Mçi gi¶ng viªn chØ cã chuyªn m«n ®Ó d¹y mét sè m«n häc mµ th«i; - Cã khã kh¨n trong viÖc t×m c¸c gi¶ng viªn kiªm nhiÖm cho mét sè m«n häc; ... Môc tiªu lµ ph¶i cã ®−îc mét thêi gian biÓu ®ñ sè l−îng tiÕt gi¶ng d¹y cho mçi m«n häc trong ch−¬ng tr×nh vµ bè trÝ ®−îc gi¶ng viªn cho c¸c buæi gi¶ng. C¸c ho¹t ®éng cÇn thùc hiÖn lµ suy nghÜ vµ th¶o luËn ®Ó x©y dùng thêi gian biÓu. (Quy tr×nh nµy ®−îc ®Ò cËp kü h¬n trong ch−¬ng 3). BÊt cø khi nµo c¸c c¸n bé qu¶n lý ph¶i lËp kÕ ho¹ch vÒ mét vÊn ®Ò g×, hä cÇn nhí ®Õn quy tr×nh lËp kÕ ho¹ch chung nµy. Tuy nhiªn, quy tr×nh nµy rÊt linh ho¹t vµ ph¶i ®−îc ¸p dông mét c¸ch phï hîp víi tõng t×nh huèng – lËp kÕ ho¹ch kh«ng ph¶i lµ mét quy tr×nh cè ®Þnh cøng nh¾c. 4.2. Chu tr×nh qu¶n lý Khëi ®Çu X¸c ®Þnh vÊn ®Ò KÕt thóc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò Ch−a xong Ph©n tÝch t×nh huèng LËp kÕ ho¹ch vÒ gi¶i ph¸p X¸c ®Þnh môc tiªu §¸nh gi¸ kÕt qu¶ - vÊn ®Ò ®· ®−îc gi¶i quyÕt QuyÕt ®Þnh ho¹t ch−a? ®éng Trao ®æi th«ng tin vÒ Gi¸m s¸t c¸c kÕ ho¹ch ®ã ho¹t ®éng Thùc hiÖn kÕ ho¹ch 5
LËp kÕ ho¹ch th−êng ®−îc coi nh− lµ mét phÇn cña “Chu tr×nh qu¶n lý”. Chu tr×nh qu¶n lý nµy ®−îc ¸p dông trong c¸c t×nh huèng gi¶i quyÕt vÊn ®Ò vµ trong qu¶n lý dù ¸n. Mét tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ kh«ng ph¶i th−êng xuyªn x©y dùng mét kÕ ho¹ch chÝnh thøc. Nh−ng l¹i th−êng xuyªn ph¶i gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò ®−îc coi nh− lµ ®· cã trong kÕ ho¹ch. VÝ dô, mét gi¶ng viªn bÞ èm hoÆc kh«ng thÓ lªn líp v× mét lý do nµo ®ã. C¸n bé qu¶n lý cña tr−êng ph¶i quyÕt ®Þnh thay ®æi lÞch gi¶ng nh− thÕ nµo ®Ó gi¶i quyÕt ®−îc vÊn ®Ò nµy. Mét vÊn ®Ò kh¸c cã thÓ lµ: RÊt nhiÒu sinh viªn ®¹t ®iÓm kÐm trong kú thi kÕt thóc häc phÇn nµo ®ã trong ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o B¸c sü ®a khoa. C¶ hai t×nh huèng trªn ®Òu cã thÓ qu¶n lý ®−îc tèt h¬n nÕu c¸c c¸n bé qu¶n lý suy nghÜ vÒ vÊn ®Ò theo Chu tr×nh qu¶n lý. Nh÷ng ng−êi kh¸c nhau tr×nh bµy chu tr×nh qu¶n lý theo nh÷ng c¸ch h¬i kh¸c nhau. Tuy nhiªn, tÊt c¶ c¸c c¸ch tr×nh bµy nµy nãi chung ®Òu t−¬ng tù nh− m« h×nh trªn Sö dông quy tr×nh qu¶n lý ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò sinh viªn ®¹t ®iÓm kÐm trong kú thi, c¸n bé qu¶n lý cña tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng cã thÓ lµm nh− sau: a. X¸c ®Þnh vÊn ®Ò Gi¶ sö c¸c nhµ qu¶n lý ®· xem ®iÓm thi cña häc phÇn ®ã vµ nhËn thÊy r»ng ®iÓm thi rÊt kÐm. B−íc tiÕp theo lµ x¸c ®Þnh b¶n chÊt cña vÊn ®Ò mét c¸ch chi tiÕt h¬n. C¸n bé qu¶n lý cÇn ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c xem ®iÓm thi kÐm ®Õn møc ®é nµo vµ quyÕt ®Þnh liÖu vÊn ®Ò nµy cã x¶y ra víi sinh viªn kho¸ tiÕp theo hay kh«ng?. Gi¶ sö c¸n bé qu¶n lý x¸c ®Þnh vÊn ®Ò t−¬ng tù cã thÓ xÈy ra ®èi víi sinh viªn kho¸ tiÕp theo nÕu kh«ng cã ho¹t ®éng can thiÖp nµo ®−îc thùc hiÖn. §èi víi vÝ dô nµy, kh«ng cÇn quan t©m ®Õn viÖc c¸n bé qu¶n lý nªn lµm g× ®èi víi c¸c sinh viªn kho¸ hiÖn nay. b. LËp kÕ ho¹ch gi¶i quyÕt §Ó lËp kÕ ho¹ch gi¶i quyÕt, ng−êi c¸n bé qu¶n lý cÇn tu©n thñ 3 b−íc cña quy tr×nh lËp kÕ ho¹ch ®Ò cËp ®Õn ë trªn. Hä cÇn ph©n tÝch t×nh huèng b»ng c¸ch ®Æt c©u hái ch¼ng h¹n nh−: - Bµi thi cã phï hîp víi môc tiªu häc tËp kh«ng? - Cã ®ñ thêi gian ®Ó gi¶ng d¹y häc phÇn nµy kh«ng? - Thêi gian biÓu cho häc phÇn nµy cã cÊu tróc hîp lý kh«ng? - Ph−¬ng ph¸p d¹y häc cã phï hîp kh«ng? - Gi¶ng viªn cã ®ñ kiÕn thøc vÒ m«n häc nµy kh«ng? - Gi¶ng viªn cã sö dông thµnh th¹o c¸c ph−¬ng ph¸p d¹y häc dù kiÕn kh«ng? Gi¶ sö kÕt qu¶ ph©n tÝch t×nh huèng ®−a ra kÕt luËn r»ng kiÕn thøc cña gi¸o viªn vÒ m«n häc ®ã kh«ng ®ñ vµ kü n¨ng gi¶ng d¹y yÕu. 6
Môc tiªu cña kÕ ho¹ch th−êng trë nªn hiÓn nhiªn mét khi hoµn thµnh viÖc ph©n tÝch t×nh huèng. Trong vÝ dô nµy: Môc tiªu lµ c¸c gi¶ng viªn ph¶i n©ng cao tr×nh ®é vµ kü n¨ng gi¶ng d¹y. (víi gi¶ thiÕt lµ kh«ng cã c¸c gi¶ng viªn kh¸c thay thÕ). Ho¹t ®éng ®Ó thùc hiÖn môc tiªu nµy sÏ liªn quan ®Õn viÖc ®µo t¹o l¹i cho gi¶ng viªn b»ng mét sè h×nh thøc nµo ®ã. c. Trao ®æi th«ng tin vÒ kÕ ho¹ch Th«ng tin vÒ kÕ ho¹ch trong vÝ dô nµy bao gåm viÖc th¶o luËn víi c¸c gi¶ng viªn cã liªn quan. Môc ®Ých cña cuéc th¶o luËn sÏ gióp c¸c gi¶ng viªn nhËn ra nh÷ng h¹n chÕ cña m×nh vµ khuyÕn khÝch hä, nhê ®ã hä muèn n©ng cao nhËn thøc vµ kü n¨ng gi¶ng d¹y cña m×nh. §ång thêi còng cÇn cã th«ng tin vÒ viÖc tæ chøc c¸c kho¸ ®µo t¹o l¹i cho nh÷ng gi¶ng viªn nµy. §iÒu nµy lµ cÇn thiÕt ®Ó mäi ng−êi (c¶ trong vµ ngoµi tr−êng) hiÓu kho¸ ®µo t¹o l¹i cÇn ®¹t ®−îc c¸i g×. d. TriÓn khai c¸c ho¹t ®éng C¸c gi¶ng viªn sÏ ®−îc tham dù c¸c kho¸ ®µo t¹o vÒ chuyªn m«n vµ vÒ mÆt nghiÖp vô e. Gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng C¸c c¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng cÇn gi¸m s¸t xem c¸c gi¶ng viªn cã tham gia kho¸ ®µo t¹o hay kh«ng còng nh− kho¸ ®µo t¹o cã dÉn ®Õn viÖc n©ng cao kiÕn thøc vµ kü n¨ng gi¶ng d¹y hay kh«ng. f. §¸nh gi¸ C¸c c¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng sÏ ®¸nh gi¸ c¸c kÕt qu¶ cña kÕ ho¹ch theo hai c¸ch. C¸ch thø nhÊt, hä sÏ quan s¸t, hoÆc yªu cÇu ng−êi kh¸c quan s¸t, buæi lªn líp cña c¸c gi¶ng viªn nµy trong kho¸ häc tiÕp theo. Hä sÏ ®¸nh gi¸ xem liÖu buæi lªn líp nµy cã ®¹t tr×nh ®é yªu cÇu ch−a. C¸ch thø hai, hä sÏ quan t©m ®Æc biÖt ®Õn kÕt qu¶ thi cña häc phÇn mµ kho¸ sinh viªn tr−íc ®ã ®¹t kÕt qu¶ rÊt kÐm. Sö dông c¸c th«ng tin nµy, hä sÏ quyÕt ®Þnh liÖu kÕ ho¹ch cã thµnh c«ng hay kh«ng trong viÖc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò. NÕu kÕ ho¹ch kh«ng thµnh c«ng, c¸c c¸n bé qu¶n lý sÏ ph¶i lµm l¹i quy tr×nh qu¶n lý nµy vµ t×m mét gi¶i ph¸p tèt h¬n cho vÊn ®Ò ®ã. Trong vÝ dô trªn, vÊn ®Ò ®−îc gi¶i quyÕt b»ng c¸ch tu©n thñ chÆt chÏ quy tr×nh qu¶n lý. Trong c¸c t×nh huèng kh¸c, mét sè b−íc trong quy tr×nh qu¶n lý cã thÓ rÊt ®¬n gi¶n vµ ng−êi qu¶n lý sÏ hoµn thµnh c¸c b−íc ®ã rÊt nhanh vµ lóc ®ã hä cã thÓ c¶m thÊy d−êng nh− m« h×nh nµy qu¸ phøc t¹p. Tuy nhiªn, m« h×nh nµy, cã thÓ ë d¹ng ®¬n gi¶n ho¸, sÏ gióp c¸n bé qu¶n lý gi¶i quyÕt nhiÒu t×nh huèng kh«ng cã quy tr×nh x¸c ®Þnh tr−íc. 7
4.3. Trao ®æi th«ng tin Th«ng th−êng, khi cã c¸c vÊn ®Ò x¶y ra, mäi ng−êi hay ®æ lçi cho viÖc thiÕu trao ®æi th«ng tin. Ch¾c ch¾n lµ trao ®æi th«ng tin ®Çy ®ñ gi÷a c¸n bé qu¶n lý, gi¶ng viªn, c¸c c«ng chøc nhµ tr−êng vµ sinh viªn lµ rÊt quan träng, mÆc dï nã kh«ng ph¶i lµ nguyªn nh©n cña tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò x¶y ra trong nhµ tr−êng. C¸c quy ®inh, quy chÕ kh«ng ®Ò cËp ®Õn vÊn ®Ò trao ®æi th«ng tin mét c¸ch chi tiÕt. V× vËy c¸n bé qu¶n lý ph¶i sö dông kü n¨ng vµ kinh nghiÖm cña m×nh ®Ó quyÕt ®Þnh trao ®æi th«ng tin vµo lóc nµo vµ nh− thÕ nµo. Mét sè nguyªn t¾c cña trao ®æi th«ng tin cã hiÖu qu¶ ®−îc gîi ý lµ: 4.3.1. Trao ®æi th«ng tin – víi ai? HiÓn nhiªn, c¸n bé qu¶n lý cÇn trao ®æi th«ng tin víi tÊt c¶ c¸c nhãm trong nhµ tr−êng. Tuy nhiªn, trao ®æi th«ng tin ngoµi nhµ tr−êng còng lµ vÊn ®Ò. L·nh ®¹o nhµ tr−êng ®¹i diÖn cho tr−êng trong c¸c mèi quan hÖ víi ngµnh y tÕ, víi c¸c bé, së kh¸c vµ víi céng ®ång ®Þa ph−¬ng. Tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ sÏ cã kh¶ n¨ng phôc vô tèt h¬n c¸c nhu cÇu cña céng ®ång nÕu c¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng dµnh thêi gian t¹i céng ®ång th¶o luËn c¸c nhu cÇu ch¨m sãc søc khoÎ víi l·nh ®¹o céng ®ång vµ ng−êi bÖnh. C¸n bé qu¶n lý cÇn l¾ng nghe c¸c ý t−ëng vµ ý kiÕn cña ng−êi d©n, nh÷ng ng−êi sÏ h−ëng lîi tõ c«ng t¸c ®µo t¹o cña nhµ tr−êng. ViÖc trao ®æi th«ng tin nµy kh«ng ph¶i lµ mét cuéc kh¶o s¸t chÝnh thøc vÒ nhu cÇu y tÕ. Do vËy nªn sö dông c¸ch tiÕp cËn Ýt h×nh thøc h¬n. Trong lÜnh vùc y tÕ, c¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng cÇn gÆp gì nh÷ng ng−êi gi¸m s¸t qu¶n lý c¸c B¸c sü, ®iÒu d−ìng vµ nh©n viªn y tÕ kh¸c trong c«ng viÖc hµng ngµy cña hä sau khi hä ®· hoµn thµnh viÖc häc tËp. Th«ng tin ph¶n håi tõ nh÷ng ng−êi nµy lµ rÊt quý b¸u vÒ chÊt l−îng ®µo t¹o vµ còng ®−a ra nh÷ng gîi ý cã Ých ®Ó c¶i tiÕn c«ng t¸c ®µo t¹o. C¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng còng nªn cã th¶o luËn th−êng xuyªn víi c¸n bé qu¶n lý cña c¸c c¬ së y tÕ cã sinh viªn cña nhµ tr−êng thùc hµnh ë ®ã. Th−êng cã mét sè m©u thuÉn (hay m©u thuÉn tiÒm tµng) gi÷a nhµ tr−êng vµ nh÷ng c¬ së y tÕ nµy. C¸c m©u thuÉn cã thÓ ®−îc gi¶i quyÕt (hoÆc ng¨n ngõa) mét c¸ch dÔ dµng h¬n nÕu cã ®−îc mèi quan hÖ c¸ nh©n tèt gi÷a c¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng vµ c¸n bé qu¶n lý c¸c c¬ së y tÕ. 4.3.2.C¸c chøc n¨ng cña trao ®æi th«ng tin C¸n bé qu¶n lý th−êng xuyªn cung cÊp th«ng tin hoÆc chØ ®¹o tíi mäi ng−êi trong nhµ tr−êng. §©y lµ mét chøc n¨ng cña trao ®æi th«ng tin. Nh−ng c¸c chøc n¨ng kh¸c còng rÊt quan träng. Mét sè chøc n¨ng quan träng h¬n ®−îc ®Ò cËp sau ®©y: 8
a. Th«ng tin/mÖnh lÖnh Th«ng tin vµ mÖnh lÖnh cã thÓ d−íi d¹ng viÕt hoÆc nãi. §iÒu quan träng nhÊt cña chÊt l−îng th«ng tin lµ nã ph¶i râ rµng vµ ®−îc ng−êi nhËn th«ng tin hiÓu râ. §èi víi th«ng tin phøc t¹p hoÆc nh÷ng mÖnh lÖnh quan träng th× nªn viÕt ra giÊy cïng víi gi¶i thÝch b»ng lêi. Th«ng tin viÕt ra giÊy rÊt quan träng v× nhê ®ã c¶ hai bªn cã thÓ tham kh¶o sau nµy ®Ó biÕt chÝnh x¸c th«ng tin hoÆc mÖnh lÖnh g× ®−îc ®−a ra. Cung cÊp th«ng tin chØ lµ mét phÇn cña trao ®æi th«ng tin. Mét c¸n bé qu¶n lý giái còng sÏ th−êng xuyªn kiÓm tra xem th«ng tin cã ®−îc hiÓu vµ c¸c mÖnh lÖnh cã ®−îc chÊp nhËn kh«ng. Lý do t¹i sao viÖc chÊp nhËn l¹i quan träng lµ v× ng−êi nhËn mÖnh lÖnh cã thÓ biÕt lý do t¹i sao mÖnh lÖnh ®ã l¹i khã hoÆc kh«ng thÓ thùc hiÖn. C¸c khã kh¨n ph¶i ®−îc th¶o luËn tr−íc khi qu¸ tr×nh ®−a mÖnh lÖnh hoµn thµnh. b. ThuyÕt phôc ThuyÕt phôc kh«ng ph¶i chØ lµ cung cÊp th«ng tin. Môc ®Ých cña thuyÕt phôc lµ ®¹t ®−îc sù nhÊt trÝ víi mét ý t−ëng hoÆc quyÕt ®Þnh. ThuyÕt phôc th−êng liªn quan ®Õn c¸c lý luËn logic – cung cÊp b»ng chøng hoÆc lý do minh chøng cho ý t−ëng hoÆc quyÕt ®Þnh. ThuyÕt phôc còng cßn liªn quan ®Õn t×nh c¶m. VÝ dô, c¸n bé qu¶n lý nhµ tr−êng cã thÓ kªu gäi sù mÉn c¸n cña c¸c gi¶ng viªn ®èi víi nhµ tr−êng hoÆc c¸c th¸i ®é kh¸c. ThuyÕt phôc cã thÓ liªn quan ®Õn tho¶ hiÖp – “Anh sÏ lµm viÖc mµ t«i muèn anh lµm nÕu t«i lµm mét viÖc kh¸c mµ anh muèn chø?”. Ch×a kho¸ cho viÖc thuyÕt phôc thµnh c«ng lµ ng−êi qu¶n lý ph¶i t×m ®−îc lý do lµm cho ng−êi ®ang ®−îc thuyÕt phôc sÏ chÊp nhËn ý t−ëng hoÆc quyÕt ®Þnh. ChØ ®¬n gi¶n nh¾c l¹i nh÷ng lý luËn chung chung mµ ng−êi qu¶n lý cho lµ ®· ®ñ thuyÕt phôc th× kh«ng ph¶i lµ c¸ch tiÕp cËn tèt. Tãm t¾t trªn cho thÊy r»ng cã rÊt nhiÒu kü thuËt cã thÓ ®−îc sö dông. NÕu chØ râ rµng kh«ng th«i th× ch−a ®ñ. C¸n bé qu¶n lý cÇn ph¶i hiÓu t©m lý cña ng−êi mµ m×nh ®ang cè thuyÕt phôc. c. KhuyÕn khÝch, ®éng viªn C¸c môc tr−íc còng ®· ®Ò cËp ®Õn sù cÇn thiÕt cña viÖc ng−êi qu¶n lý khuyÕn khÝch, ®éng viªn c¸n bé (vµ sinh viªn) trong tr−êng. Sù khuyÕn khÝch, ®éng viªn diÔn ra chñ yÕu th«ng qua h×nh thøc tiÕp xóc/giao tiÕp cña c¸n bé qu¶n lý – mÆc dï khuyÕn khÝch vËt chÊt còng lµ rÊt quan träng. Mét trong nh÷ng c¸ch hay dïng ®Ó ®éng viªn c¸n bé lµ khen ngîi hä khi hä hoµn thµnh tèt c«ng viÖc. d. T×m kiÕm ý t−ëng hoÆc th«ng tin C¸c chøc n¨ng trao ®æi th«ng tin ®Ò cËp ®Õn ë trªn chñ yÕu tËp trung vµo viÖc truyÒn ®¹t tõ c¸n bé qu¶n lý ®Õn nh÷ng ng−êi kh¸c. Nh−ng c¸n bé qu¶n lý nhµ 9
tr−êng còng cÇn ®−a ra c©u hái vµ l¾ng nghe xem ng−êi kh¸c nãi g×. Mét ®iÓm trong trao ®æi th«ng tin hiÖu qu¶ lµ biÕt im lÆng vµ chó ý nghe nh÷ng ®iÒu mµ ng−êi kh¸c nãi. Trªn ®©y chØ lµ mét giíi thiÖu ng¾n gän vÒ trao ®æi th«ng tin. Nh−ng nã còng cã thÓ ®· ®ñ ®Ó c¸n bé qu¶n lý tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ nhËn thÊy yªu cÇu ph¶i suy nghÜ vÒ môc ®Ých trao ®æi th«ng tin cña m×nh vµ dµnh mét Ýt thêi gian suy nghÜ vÒ c¸ch mµ hä sö dông ®Ó ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu tr−íc khi b¾t ®Çu nãi hay viÕt. 4.3.3. Tæ chøc häp cã hiÖu qu¶ Kh¸ nhiÒu thêi gian ®· ®−îc dïng ®Ó häp vµ nh÷ng cuéc häp nµy lµ rÊt tèn kÐm. Cã thÓ kh«ng cã nh÷ng chi phÝ trùc tiÕp, nh−ng nh÷ng ng−êi tham dù häp ®Òu ®−îc tr¶ l−¬ng cho thêi gian hä dù häp. V× vËy ®iÒu quan träng lµ ph¶i tæ chøc c¸c cuéc häp cã hiÖu qu¶, nhê ®ã ®¹t ®−îc kÕt qu¶ tÝch cùc vµ kÕt thóc cµng sím cµng tèt. Ch×a kho¸ cho c¸c cuéc häp thµnh c«ng lµ chñ to¹ tèt. Ng−êi chñ to¹ th−êng cã c¸c tr¸ch nhiÖm sau: - ChuÈn bÞ ch−¬ng tr×nh lµm viÖc tr−íc khi cuéc häp diÔn ra vµ th«ng b¸o cho nh÷ng ng−êi dù häp vÒ c¸c néi dung cña ch−¬ng tr×nh lµm viÖc. Chñ to¹ cã thÓ mêi nh÷ng ng−êi dù häp bæ sung nh÷ng vÊn ®Ò cña hä vµo ch−¬ng tr×nh, cuéc häp. - Suy nghÜ vÒ kÕt qu¶ cÇn ®¹t ®−îc cho mçi néi dung cña ch−¬ng tr×nh lµm viÖc. Nh×n chung, môc ®Ých cña mçi néi dung ch−¬ng tr×nh cuéc häp cã thÓ lµ cung cÊp th«ng tin ®Ó ®−a ra quyÕt ®Þnh hoÆc ®Ó t×m kiÕm ý t−ëng hoÆc gîi ý. NÕu chñ to¹ kh«ng biÕt râ môc ®Ých cña c¸c néi dung ch−¬ng tr×nh lµm viÖc th× cuéc häp sÏ kh«ng ®i ®Õn ®©u c¶. Cuéc häp ch¾c ch¾n sÏ diÔn ra l©u h¬n cÇn thiÕt vµ cã thÓ kh«ng ®¹t ®−îc bÊt kú môc tiªu hiÖu qu¶ nµo. - KiÓm so¸t viÖc th¶o luËn diÔn ra trong cuéc häp. §iÒu nµy cã nghÜa lµ ®¶m b¶o chØ tõng ng−êi nãi mét vµ ®¶m b¶o tÊt c¶ mäi ng−êi cã c¬ héi ph¸t biÓu (tÊt nhiªn kh«ng nãi qu¸ dµi), vµ ®¶m b¶o mäi th¶o luËn diÔn ra ph¶i liªn quan ®Õn néi dung ch−¬ng tr×nh lµm viÖc (vµ môc ®Ých cña môc ®ã); - Ghi biªn b¶n cuéc häp vÒ tÊt c¶ c¸c quyÕt ®Þnh ®· th«ng qua còng nh− tÊt c¶ c¸c ®Ò xuÊt; - Göi biªn b¶n cuéc häp cho tÊt c¶ c¸c thµnh viªn tham dù sím nhÊt sau cuéc häp. 4.3.4. KÕt luËn C¸n bé qu¶n lý giái lu«n lµ nh÷ng ng−êi truyÒn ®¹t/giao tiÕp tèt. PhÇn viÕt trªn cã ®−a ra mét sè gîi ý vÒ truyÒn ®¹t/trao ®æi th«ng tin tèt., nh−ng ®ã còng chØ lµ mét sè Ýt trong rÊt nhiÒu c¸c kü n¨ng truyÒn ®¹t ®−îc xem lµ quan träng. 10
C¸n bé qu¶n lý tr−êng §¹i häc, Cao ®¼ng Y tÕ nªn cè g¾ng n©ng cao kü n¨ng truyÒn ®¹t cña b¶n th©n mµ kh«ng chØ giíi h¹n trong nh÷ng h−íng dÉn nµy. §Ó lµm ®−îc ®iÒu nµy, hä nªn ®äc nh÷ng s¸ch kh¸c vÒ truyÒn th«ng hoÆc quan s¸t mäi ng−êi giao tiÕp víi nhau nh− thÕ nµo. Trªn n÷a, hä cÇn rót kinh nghiÖm cña b¶n th©n ®Ó t×m ra ph−¬ng ph¸p giao tiÕp nµo lµ tèt nhÊt trong c«ng viÖc hµng ngµy cña m×nh. 4.4. Gi¸m s¸t “Gi¸m s¸t” lµ mét kh©u quan träng trong qu¸ tr×nh qu¶n lý cã liªn quan tíi hai bé phËn: - Thu thËp th«ng tin vÒ c¸ch thøc tiÕn hµnh c«ng viÖc cña Nhµ tr−êng. - TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng trªn c¬ së c¸c th«ng tin ®ã. 4.4.1 Thu thËp th«ng tin Thu thËp th«ng tin ®Ó gi¸m s¸t c«ng viÖc cña nhµ tr−êng ®«i khi ®−îc thùc hiÖn theo c¸ch chÝnh thøc. VÝ dô, cã mét hÖ thèng chÝnh thøc ®Ó l−u gi÷ c¸c chøng tõ chi tiªu. C¸c chøng tõ nµy cã thÓ ®−îc sö dông ®Ó lµm b¸o c¸o chi tiªu hµng th¸ng. Th«ng th−êng h¬n, viÖc thu thËp th«ng tin ®−îc thùc hiÖn theo c¸ch kh«ng chÝnh thøc. Th«ng tin thu thËp theo kiÓu nµy th«ng qua viÖc c¸n bé qu¶n lý th−êng xuyªn quan t©m ®Õn ®iÒu g× ®ang x¶y ra trong nhµ tr−êng. Ch¼ng h¹n, mét c¸n bé qu¶n lý giái sÏ quan t©m xem c¸c phßng häc cã s¹ch sÏ hay kh«ng, sinh viªn cã sö dông s¸ch trong th− viÖn kh«ng, sinh viªn cã thÝch c¸c buæi häc trªn líp kh«ng. Nãi ng¾n gän, bÊt cø khi nµo mét c¸n bé qu¶n lý giái ®i ra ngoµi v¨n phßng cña m×nh, hä sÏ liªn tôc quan s¸t xem ®iÒu g× ®ang x¶y ra. C¶ c¸ch thu thËp th«ng tin chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc ®Òu quan träng. 4.4.2 TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng NÕu chØ tiÕn hµnh thu thËp th«ng tin kh«ng th«i th× ®iÒu nµy kh«ng cã Ých g×: nã chØ cã Ých khi th«ng tin thu ®−îc dÉn ®Õn ho¹t ®éng. C«ng viÖc ®Çu tiªn lµ quyÕt ®Þnh xem c¸c th«ng tin cho thÊy khÝa c¹nh c«ng viÖc ®ã cña nhµ tr−êng cã ®−îc lµm tèt hay kh«ng. VÝ dô, nÕu chi tiªu trong mét th¸ng Ýt h¬n hoÆc b»ng víi dù trï chi tiªu cho th¸ng ®ã, th× th«ng tin ®ã cÇn xem xÐt. NÕu chi tiªu lín h¬n so víi dù trï th× th«ng tin ®ã lµ ch−a ®−îc. NÕu sinh viªn kh«ng sö dông s¸ch trong th− viÖn hoÆc kh«ng thÝch c¸c buæi lªn líp, th× th«ng tin ®ã cÇn xem xÐt, v.v. Khi th«ng tin cho thÊy c«ng viÖc ®ã ®−îc thùc hiÖn tèt th× cÇn ph¶i khen ngîi ng−êi chÞu tr¸ch nhiÖm lµm viÖc ®ã hoÆc Ýt nhÊt ph¶i nãi víi ng−êi ®ã lµ m×nh biÕt ®ã lµ mét c«ng viÖc tèt. 11