Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh ĐH, CĐ ở Trường THPT Cao Lãnh 1

Chia sẻ: Thành Thành | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

96
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung sáng kiến kinh nghiệm đưa ra biện pháp hiệu quả để tư vấn, hướng nghiệp, hướng dẫn học sinh chọn trường, chọn ngành nghề phù hợp, hướng dẫn các em làm hồ sơ đăng ký dự thi cho đến khi nhập hồ sơ vào máy tính, làm sao để hạn chế tối đa các sai sót để giúp học sinh chọn đúng ngành nghề, nhận đúng giấy báo dự thi theo nguyện vọng đăng ký. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh ĐH, CĐ ở Trường THPT Cao Lãnh 1

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG THPT CAO LÃNH 1 __________________________ LÊ HỒNG DIỄN MỘT SỐ BIỆN PHÁP CẢI TIẾN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN SINH ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG Ở TRƯỜNG THPT CAO LÃNH 1 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đồng Tháp, tháng 04 năm 2013
MỤC LỤC Nội dung Trang PHẦN I. MỞ ĐẦU 1 I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1 II. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1 III. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: 1 PHẦN II. NỘI DUNG 3 I. CƠ SỞ LÝ LUẬN 3 1. Những vấn đề cơ bản về tuyển sinh ĐH, CĐ 3 2. Các yếu tố cần cho công tác tư vấn hướng nghiệp 4 3. Các yếu tố cần cho việc nhập hồ sơ 4 II. CƠ SỞ THỰC TIỄN 5 1. Đặc điểm tình hình 5 2. Thực trạng công tác tuyển sinh ĐH, CĐ 5 III. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN 7 SINH ĐH, CĐ 1. Chuẩn bị 7 2. Công tác tư vấn hướng nghiệp 7 3. Công tác nhập và xử lý hồ sơ 8 3.1. Sắp xếp và nhập hồ sơ 8 3.1.1. Quy tắc sắp xếp hồ sơ 8 3.1.2. Tiến hành nhập hồ sơ vào máy tính 9 3.2. Đánh số phiếu lên hồ sơ ĐKDT 13 3.3. Kiểm dò và hoàn thành dữ liệu 14 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 15
DANH MỤC NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT Nội dung Ký hiệu Bộ Giáo dục và Đào tạo Bộ GD&ĐT Sở Gíao dục và Đào tạo Sở GD&ĐT Đại học ĐH Cao đẳng CĐ Trung cấp chuyên nghiệp TCCN Đăng ký dự thi ĐKDT Trung học phổ thông THPT
PHẦN I. MỞ ĐẦU I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Hàng năm cứ đến tháng 7 là các em học sinh lớp 12 lại nhộn nhịp bước vào kỳ thi tuyển sinh ĐH, CĐ trong cả nước. Từ lúc tư vấn hướng nghiệp cho đến khi các em nhận được giấy báo dự thi là cả một quá trình lâu dài, đòi hỏi người cán bộ tuyển sinh phải hết sức kinh nghiệm, tỉ mỉ và thận trọng. Trong đó công tác tư vấn hướng nghiệp, công tác nhập hồ sơ đăng ký dự thi của học sinh vào chương trình máy tính để đăng ký dự thi cho các em là các khâu hết sức quan trọng. Bởi vì việc đăng ký dự thi ĐH, CĐ của các em phụ thuộc rất nhiều vào công tác tư vấn hướng nghiệp, các em phải chọn lựa hết sức đúng đắn con đường tương lai của mình sau này, đồng thời công tác nhập hồ sơ vào máy tính bằng phần mềm tuyển sinh của Bộ giáo dục và đào tạo cũng hết sức quan trọng, nếu dữ liệu đăng ký của các em bị sai thì sẽ dẫn đến việc học sinh sẽ chọn sai ngành nghề, sai trường mà các em đã chọn. Với kinh nghiệm làm công tác tuyển sinh nhiều năm, tôi đã có biện pháp hiệu quả để tư vấn, hướng nghiệp, hướng dẫn học sinh chọn trường, chọn ngành nghề phù hợp, hướng dẫn các em làm hồ sơ đăng ký dự thi cho đến khi nhập hồ sơ vào máy tính, làm sao để hạn chế tối đa các sai sót để giúp học sinh chọn đúng ngành nghề, nhận đúng giấy báo dự thi theo nguyện vọng đăng ký của mình, đó cũng là lý do tôi chọn đề tài “Một Số Biện Pháp Cải Tiến Để Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Tuyển Sinh ĐH, CĐ ở Trường THPT Cao Lãnh 1” làm đề tài sáng kiến kinh nghiệm của mình. II. PHẠM VI NGHIÊN CỨU: Đề tài này đã được nghiên cứu và thực hiện từ tháng 3 năm 2010 tại đơn vị Trường THPT Cao Lãnh 1, tỉnh Đồng Tháp. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã tìm hiểu ưu điểm, nhược điểm của việc tư vấn hướng nghiệp, hướng dẫn học sinh cách chọn trường, chọn ngành nghề, cách ghi hồ sơ đăng ký dự thi, cách sắp xếp đánh mã hồ sơ và cách nhập hồ sơ vào máy tính, từ đó tích lũy kinh nghiệm và đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu quả việc nhập hồ sơ đăng ký dự thi trên máy tính cũng như nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh. Từ đó góp phần đẩy mạnh công tác tư vấn hướng nghiệp tuyển sinh ĐH, CĐ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục trong nhà trường. III. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Đọc và nghiên cứu các tài liệu giáo dục hướng nghiệp. Đọc, nghiên cứu TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC TUYỂN SINH ĐH, CĐ, TCCN của Sở GD&ĐT Đồng Tháp từ năm 2009 đến 2013. Trang 1
Đọc, nghiên cứu TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CHƯƠNG TRÌNH MÁY TÍNH TUYỂN SINH VÀO CÁC TRƯỜNG ĐH, CĐ của Bộ GD&ĐT từ năm 2009 đến 2013. Đọc, nghiên cứu các CUỐN NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT ĐH, CĐ, TCCN của Bộ GD&ĐT ban hành từ năm 2009 đến 2013. Tiến hành tư vấn, hướng dẫn riêng từng học sinh, hướng dẫn tại lớp, tại sân cờ. Trực tiếp nhập hồ sơ vào máy tính. Quan sát, ghi nhận những sai sót thường mắc phải trong quá trình tư vấn hướng dẫn, trong quá trình nhập dữ liệu để tổng kết rút kinh nghiệm, từ đó có biện pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả nhập dữ liệu trên máy tính cũng như hiệu quả của công tác tuyển sinh. Trang 2
PHẦN II. NỘI DUNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN: 1. Những vấn đề cơ bản về tuyển sinh ĐH, CĐ: Để làm tốt công tác tuyển sinh ĐH, CĐ thì hàng năm nhà trường sẽ phân công cho các cán bộ làm công tác tuyển sinh tổ chức hướng nghiệp, tư vấn hướng dẫn cho học sinh lớp 12 làm hồ sơ đăng ký dự thi ĐH, CĐ. Mỗi học sinh sẽ đăng ký dự thi ĐH, CĐ bằng Hồ sơ đăng ký dự thi ĐH, CĐ do Bộ GD&ĐT ban hành: Trang 3
Hồ sơ ĐKDT là một túi hồ sơ theo khổ A4 có mặt trước là thông tin đăng ký, trong túi có hai phiếu: phiếu số 1 và phiếu số 2 cũng theo khổ giấy A4. Phiếu số 1 lưu tại nhà trường, phiếu số 2 học sinh giữ để nắm thông tin và điều chỉnh hồ sơ sai sót khi cần. Mỗi năm Bộ Giáo dục tổ chức thành 3 đợt thi chung: đợt 1 thi ĐH gồm các khối A, V của các trường ĐH; đợt 2 thi ĐH gồm các khối còn lại (A1, B, C,…) của các trường ĐH và đợt 3 là thi CĐ gồm tất cả các khối của các trường CĐ trong cả nước. Do đó học sinh chỉ có thể dự thi được tối đa là 3 trường tương ứng với 3 ngành học. 2. Các yếu tố cần cho công tác tư vấn hướng nghiệp: Một cán bộ hoặc giáo viên tư vấn hướng nghiệp có kiến thức và kinh nghiệm trong công tác tuyển sinh ĐH, CĐ. Là người hòa đồng, vui vẽ, nhiệt tình làm công tác tuyển sinh, tư vấn hướng dẫn tận tình cho học sinh. Nhà trường cần tạo điều kiện thuận tiện về cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác tư vấn hướng nghiệp. 3. Các yếu tố cần cho việc nhập hồ sơ: Một cán bộ hoặc giáo viên có trình độ tin học, biết sử dụng thành thạo máy vi tính, nắm vững quy chế, quy định về tuyển sinh ĐH, CĐ và quy định nhập hồ sơ của Sở GD&ĐT. Một máy tính có cấu hình tương đối mạnh, chạy được hệ điều hành Windows XP; Trang 4
Phần mềm tuyển sinh ĐH, CĐ do Bộ GD&ĐT cung cấp để nhập hồ sơ tuyển sinh. II. CƠ SỞ THỰC TIỄN: 1. Đặc điểm tình hình: Trường THPT Cao Lãnh 1 thuộc huyện Cao Lãnh là một huyện vùng sâu của tỉnh Đồng Tháp. Đa số học sinh còn ít tiếp xúc với môi trường đại học cao đẳng, ít được tạo điều kiện thuận tiện để giao lưu, học hỏi với các trường bạn, nhất là với môi trường đại học. Cho nên các em còn bỡ ngỡ, lúng túng trong việc chọn trường, chọn ngành nghề cho tương lai của mình sau khi đã tốt nghiệp trung học phổ thông. Đa số phụ huynh là nông dân nên chủ yếu hướng con em mình tập trung vào các trường trong tỉnh, các trường kế cận không dám đi xa… Số lượng học sinh lớp 12 của trường hàng năm thường lớn nên số hồ sơ ĐKDT của học sinh vào các trường ĐH, CĐ cũng nhiều. Do đó cán bộ tuyển sinh hàng năm thường xử lý một khối lượng rất lớn những công việc liên quan đến hố sơ ĐH, CĐ này. Vì vậy công tác tư vấn hướng nghiệp cho các em, công tác tuyển sinh ĐH, CĐ thường gặp không ít khó khăn. 2. Thực trạng công tác tuyển sinh ĐH, CĐ: Năm học 20082009 là năm đầu tiên Bộ GD&ĐT áp dụng việc nhập hồ sơ tuyển sinh ĐH, CĐ trên máy tính. Năm 2009, Trường THPT Cao Lãnh 1 cũng đã tiến hành nhập hồ sơ tuyển sinh trên máy tính theo quy định của Sở và kết quả đạt được tương đối khả quan nhưng vẫn còn nhiều sai sót. Từ chỗ hướng dẫn học sinh ghi hồ sơ cho đến cách nhập hồ sơ. Những lỗi thường mắc phải là hướng dẫn học sinh ghi hồ sơ chưa rõ ràng, tỉ mĩ, chưa giải thích rõ cho học sinh về các trường không thi tuyển hoặc các ngành nghề chỉ tuyển sinh trong tỉnh không tuyển ngoài tỉnh, rồi cách sắp xếp hồ sơ theo quy định của Sở, cách đánh số phiếu hồ sơ trước khi nhập, cách nhập hồ sơ vào máy tính…và quan trọng là việc học sinh chọn lựa ngành nghề, chọn trường để đăng ký dự thi ĐH, CĐ trong năm học đó, làm sao cho đúng với nguyện vọng gia đình, với năng lực sở trường, với sự yêu thích ngành nghề của mình…đó cũng một phần là do công tác tư vấn hướng nghiệp chưa được tốt, chưa giúp cho các em nắm rõ được cách chọn trường, chọn ngành sao cho phù hợp. Ví dụ về những trường hợp học sinh chọn ngành sai và ghi sai hồ sơ: Mã Nội dung TT HỌ VÀ TÊN LỚP Khối Ngành Điều chỉnh trường sai Phạm Thị Thùy Ghi dự thi CĐ Kinh tế đối ngoại 1 12A2 NHS A C340201 Linh hệ CĐ (CKD) 2 Nguyễn Thị Thảo 12A2 NHS A C340201 Ghi dự thi CĐ Kinh tế đối ngoại Trang 5
Nguyên hệ CĐ (CKD) Nguyễn Thị Ghi dự thi Xét tuyển CĐ từ ĐH An 3 12A2 TAG B C540102 Hồng Ngọc hệ CĐ giang (TAG) Ghi sai Nguyễn Thành 4 12A2 TCT B D440301 Ngành Kĩ Khoa học MT (khối B) Phúc thuật MT(A) Ghi sai mã Nguyễn Tấn 12CB trường CĐ Mã trường CĐ Y tế 5 CYA B C720501 Phát a2 Y tế Cần Cần thơ là CYC thơ là CYA Ghi sai khối thi là D1 CĐ Cộng Đồng Vĩnh Nguyễn Thị 12CB (CĐ CĐ 6 D50 D1 C340201 Long (D57) Thanh Tuyền o1 Đồng Tháp để dự thi khối D1 không có khối D1 Ghi sai khối thi là D1 CĐ Cộng Đồng Vĩnh Trương Thị Bảo 12CB (CĐ CĐ 7 D50 D1 C340201 Long (D57) Yến a2 Đồng Tháp để dự thi khối D1 không có khối D1 Ghi sai khối thi là A1 Nguyễn Thị Thùy (CĐ Kinh tế 8 12A1 CKD A1 C340201 Chuyển sang thi khối A Trang đối ngoại không có khối A1 Trải qua với những sai sót đó đã giúp cho tôi tích lũy được nhiều kinh nghiệm để làm công tác tuyển sinh được tốt hơn, ít sai sót hơn từ năm học 2012 đến nay. Đến năm học 2013 này thì kết quả đạt được rất khả quan, việc nhập hồ sơ vào máy tính đạt tỉ lệ chính xác rất cao, thời gian sắp xếp hồ sơ cũng như nhập liệu được rút ngắn, đảm bảo tuyệt đối những thông tin đăng ký về trường, về ngành nghề, về thông tin của học sinh không bị sai lệch. Đây là mẫu nhập hồ sơ tuyển sinh ĐH, CĐ năm 2013 với tổng cộng có 779 hồ sơ: Trang 6
III. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN SINH ĐH, CĐ: 1. Chuẩn bị: Dự Hội nghị công tác tuyển sinh ĐH, CĐ do Sở GD&ĐT tổ chức để nắm được những thông tin mới quy định về tuyển sinh thay đổi hàng năm: công văn Hướng dẫn công tác tuyển sinh vào các trường ĐH, CĐ, TCCN, công văn Hướng dẫn nghiệp vụ về hồ sơ tuyển sinh vào các trường ĐH, CĐ, TCCN… Dự tập huấn máy tính do Sở tổ chức để hiểu rõ cách nhập hồ sơ và nắm được những quy định hoặc thay đổi về phần mềm này. Cài đặt phần mềm tuyển sinh ĐH, CĐ vào máy tính, tiến hành nhập thử hồ sơ để có hướng điều chỉnh khắc phục nếu như nó bị lỗi. Chuẩn bị một bảng viết lớn (có thể viết bằng bút lông hoặc phấn) để cán bộ tuyển sinh ghi trực tiếp hướng dẫn của mình lên bảng được. Chuẩn bị đầy đủ những nội dung có liên quan về tuyển sinh ĐH, CĐ và cung cấp, phổ biến đến học sinh như: hồ sơ ĐKDT, cẩm nang tuyển sinh ĐH, CĐ, những thông tin về điểm chuẩn trúng tuyển vào các trường ĐH, CĐ những năm trước, học phí của các trường, đề thi ĐH, CĐ, vùng tuyển sinh…để tạo định hướng cho các em chọn lựa và hướng dẫn cách ghi hồ sơ cho chính xác. 2. Công tác tư vấn hướng nghiệp: Thu thập, cập nhật đầy đủ, đúng đắn những thông tin mới nhất về tuyển sinh ĐH, CĐ hàng năm để cung cấp kịp thời cho học sinh. Trang 7
Phối hợp với giáo viên dạy hướng nghiệp (nếu năm đó mình không dạy) để cung cấp đầy đủ những thông tin cập nhật mới nhất cho các em. Thường xuyên cập nhật thông tin về tuyển sinh ĐH, CĐ lên các bảng tin, bảng thông báo và website của trường. Cấp phát những thông tin về tuyển sinh ĐH, CĐ cho các em ngay tại lớp học để các em có thể tham khảo, nghiên cứu trong các giờ giải lao, các ngày nghỉ. Xuống tại lớp cho học sinh đăng ký mua hồ sơ đăng ký dự thi ĐH, CĐ ; cuốn những điều cần biết về ĐH, CĐ (cuốn có nội dung gồm thông tin về trường, ngành, chuyên ngành….) và cấp phát hồ sơ tuyển sinh xuống cho từng học sinh để học sinh tham khảo, lựa chọn trước khi chúng ta tiến hành hướng dẫn các em ghi hồ sơ. Thông báo về vùng tuyển sinh, địa bàn tuyển sinh và các trường ĐH, CĐ mà học sinh có thể đăng ký dự thi để học sinh nắm rõ là học sinh học tại Trường THPT Cao Lãnh 1 khi đăng ký dự thi ĐH, CĐ và nộp hồ sơ đăng ký tại nhà trường thì chỉ được đăng ký vào các trường nằm trong vùng tuyển sinh này. Cụ thể là các đại học, học viện, các trường ĐH và CĐ phía nam (xem cụ thể trong cuốn Những điều cần biết về tuyển sinh ĐH, CĐ năm 2013). Nếu học sinh muốn đăng ký vào các trường nằm ngoài vùng tuyển sinh quy định này thì phải tự đi nộp hồ sơ tại các trường đó. Chúng ta thông báo điều này để cho học sinh không bị sai khi chọn trường và ghi đúng hồ sơ, bởi vì nếu học sinh chọn những trường ngoài vùng tuyển sinh mà Sở GD&ĐT Đồng Tháp quy định và cán bộ tuyển sinh không phát hiện kịp thời thì sẽ làm cho hồ sơ đăng ký dự thi của các em bị sai. Đó là đều chúng ta cần hết sức lưu ý khi tư vấn hướng dẫn các em chọn trường. Thông báo cho giáo viên bộ môn, tất cả giáo viên chủ nhiệm lớp 12, cùng toàn thể học sinh lớp 12 tập trung tại hội trường (nếu số l ượng ít) hoặc tại sân cờ để tiến hành tư vấn, từng bước hướng dẫn các em cách ghi hồ sơ đăng ký dự thi đúng và chính xác. Lưu ý là phải thông báo cho tất cả giáo viên chủ nhiệm lớp 12 cùng dự buổi tư vấn hướng dẫn này, bởi vì giáo viên chủ nhiệm là người nắm bắt sâu sát nhất, gần gủi nhất với học sinh để nếu có vướng mắc gì về trường, ngành nghề, về hồ sơ đăng ký dự thi thì học sinh có thể hỏi trực tiếp giáo viên chủ nhiệm được. Một đều nữa mà cán bộ tuyển sinh phải lưu ý cho học sinh là tất cả những thông tin về trường, ngành, nghề mà học sinh đăng ký đều có thể căn cứ tại website của Bộ GD&ĐT, của Sở GD&ĐT Đồng Tháp và cuốn những điều cần biết về ĐH, CĐ, TCCN của Bộ GD&ĐT ban hành, tuyệt đối không đăng ký dựa vào các tờ rơi, các thông tin ngoài những căn cứ trên. Trang 8
Xuống thăm lớp thường xuyên sau buổi tư vấn hướng dẫn, để tìm hiểu, để giúp đỡ các em đối với những khó khăn, vướng mắc mà các em thường gặp phải trong các lựa chọn trường, ngành, nghề, cách ghi hồ sơ của mình. Trả lời trực tiếp cho các em những vướng mắc khó khăn mà các em gặp phải trong các lựa chọn ngành nghề của minh thông qua điện thoại hoặc thông qua trang mục tư vấn tuyển sinh trên website của trường (www.caolanh1.edu.vn). 3. Công tác nhập và xử lý hồ sơ: 3.1). Sắp xếp và nhập hồ sơ: 3.1.1). Quy tắc sắp xếp hồ sơ: Theo quy định của Sở GD&ĐT thì hồ sơ nộp về Sở phải được sắp xếp theo thứ tự từng trường – từng khối (A, B, C, D1…) – t ừng ngành theo công văn số 12/HDSGDĐT.GDTXCN ngày 06/03/2013 V/v Hướng dẫn Nghiệp vụ về hồ sơ tuyển sinh ĐH, CĐ, TCCN năm 2013. Học sinh nộp hồ sơ đăng ký dự thi theo thời gian quy định của từng lớp. Học sinh trong lớp sẽ tập trung nộp cho lớp trưởng và thủ quỹ lớp, sau đó lớp trưởng và thủ quỹ lớp sẽ tập hợp lại và đem lên nộp cho trường. Do đó sau khi học sinh nộp hồ sơ hoàn chỉnh theo lịch quy định thì ta tiến hành chia hồ sơ của học sinh theo quy tắc như sau:  Trả về từng trường ĐKDT > trả về từng khối trong một trường ĐKDT > trả về từng ngành trong một khối dự thi theo thứ tự như sau: Sau khi lựa ra các hồ sơ của cùng một khối thi rồi, ta sắp xếp ngành thi theo một trình tự thống nhất là từ mã ngành thi số nhỏ đến mã ngành thi số lớn, liền kề sau đó là thí sinh mượn trường để thi (cũng sắp xếp theo thứ tự mã ngành số nhỏ đến số lớn), tiếp theo là hồ sơ của thí sinh vãng lai (ký hiệu là“G0”). Sau đó ta bó lại thành một tập hồ sơ của từng khối thi (chứa mã ngành từ số nhỏ đến số lớn) trong một trường ĐKDT. Căn cứ theo quy tắc trên ta tiến hành chia và sắp xếp hồ sơ tuyển sinh theo từng trường riêng biệt – theo từng khối riêng biệt trong một trường – theo từng ngành riêng biệt có thứ tự được sắp xếp như trên cho đến hết hồ sơ đăng ký dự thi mà học sinh đã nộp. Cần chú ý là hồ sơ ĐKDT lúc này học sinh đã ghi đầy đủ tất cả thông tin cần thiết chỉ có duy nhất mục SỐ PHIẾU là còn bỏ trống. Mục này sẽ được cán bộ tuyển sinh ghi sau khi đã nhập toàn bộ hồ sơ lên máy tính. Sau khi đã chia và sắp xếp hồ sơ xong ta tiến hành kiểm tra lại hồ sơ một lần nữa, nếu phát hiện có sai thì ta có thể chủ động bổ sung, điều chỉnh kịp thời. Các sai sót thường gặp như: Trang 9
+ Học sinh ghi thiếu thông tin về nơi sinh, hộ khẩu, nơi học THPT, lớp…học sinh ghi sai tên trường ĐKDT, ngành dự thi, mã ngành, khối…hoặc ghi họ tên không viết hoa, ghi sai mã tỉnh, mã trường, mã đơn vị ĐKDT… + Đăng ký dự thi vào trường không tổ chức thi tuyển nhưng lại không ghi mục 2 trên phiếu ĐKDT (mục mượn trường thi), hoặc ĐKDT vào trường có tổ chức thi tuyển nhưng ghi cả mục 2 và mục 3 trên phiếu ĐKDT. 3.1.2). Tiến hành nhập hồ sơ vào máy tính: Sau khi cài đặt phần mềm tuyển sinh đại học xong, chương trình sẽ hiển thi trên màn hình dưới dạng Form nhập đúng như thông tin thí sinh đã ghi trên Phiếu ĐKDT và theo đúng trình tự nhập. Trong quá trình nhập, để đảm bảo cho thông tin được nhập hoàn toàn chính xác, chương trình sẽ tiến hành bắt lỗi logic thông tin nhập vào, ví dụ như ký hiệu Mã trường, mã ngành hoặc mã đơn vị ĐKDT phải nằm trong danh mục bảng ký hiệu quy định… Ta sẽ nhập hồ sơ theo từng trường – từng khối dự thi – t ừng ngành dự thi. Trong quá trình nhập nếu phát hiện có sai sót. Ví dụ như học sinh ghi sai mã ngành mà lúc ta sắp xếp hồ sơ không phát hiện…thì lập tức ta điều chỉnh, sắp xếp thứ tự mã ngành lại ngay tại lúc này (cũng theo quy tắt mã ngành từ nhỏ đến lớn). Một số điểm cần lưu ý khi Nhập / Sửa phiếu ĐKDT: Mẫu phiếu ĐKDT sắp xếp và giữ nguyên đúng thứ tự khi nhập vào máy tính để thuận tiện cho việc kiểm dò và bàn giao cho trường. Khi nhập phiếu ĐKDT mới, màn hình sẽ hiển thị một phiếu trắng cho phép bạn điền đầy đủ các thông tin từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo đúng trình tự ghi trên phiếu ĐKDT. Nên dùng phím TAB, ShiftTAB để di chuyển qua lại giữa các vùng dữ liệu. Nên chọn chế độ gõ Telex thay cho chế độ gõ VNI vì lý do vùng tên là ký tự và vùng kế tiếp là vùng ngày sinh là vùng số nên khi gõ kết hợp có thể cho kết quả không mong muốn. Trang 10
a) Số phiếu: là vùng số, tối đa 5 ký số. Vùng này được tự động tăng 1 khi thực hiện chức năng Thêm. Chỉ gõ vào những chữ số có nghĩa, ví dụ 71001, 71002…trường THPT Cao Lãnh 1 ký hiệu 2 số đầu là 71, còn 3 số sau là số thứ tự của hồ sơ. Mục 1. Số phiếu  Hai ô đầu (phía trái): đánh Mã đơn vị ĐKDT: 71 (tất cả các đơn vị đều có 2 chữ số, THPT Cao Lãnh 1 có mã là 71) 7 1  Ba ô tiếp theo đánh số thứ tự (gồm có 3 chữ số, ví dụ 001, 002) từ nhỏ đến lớn của mã ngành của khối thi đã được sắp xếp theo quy tắc sắp xếp hồ sơ ở phần trên. Ví dụ: có 20 hồ sơ ĐKDT để thi vào trường ĐH Đồng Tháp, trong đó có 03 khối ĐKDT với số lượng từng ngành thi trong từng khối thi như sau: Khối A có 10 thí sinh ĐKDT với 3 Mã ngành + Thí sinh mượn trường để thi + Thí sinh vãng lai “G0”: được sắp xếp và đánh số phiếu như sau: + Mã ngành D340201 (Tài chính ngân hàng) có 04 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 như sau: 71001, 71002, 71003, 71004 + Mã ngành D340301 (kế toán) có 02 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 tiếp theo như sau: 71005, 71006 Trang 11
+ Mã ngành D620301 (Nuôi trồng thủy sản) có 02 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 tiếp theo như sau: 71007, 71008 + Thí sinh mượn trường để thi khối A (tức thí sinh ĐKDT tại ĐH Đồng Tháp nhưng có NV1 học trường khác) có 01 thí sinh ĐKDT, thì đánh số phiếu ở mục 1 tiếp theo như sau: 71009. + Thí sinh vãng lai “G0” khối A (tức thí sinh có hộ khẩu ngoài tỉnh) có 01 thí sinh ĐKDT và đặt sau cùng của khối A để thi vào trường ĐH Đồng Tháp, thì đánh số phiếu ở mục 1 tiếp theo như sau: 71010 Tất cả 10 hồ sơ này tạo thành 1 nhóm hồ sơ (1). Khối B có 05 thí sinh ĐKDT với 2 mã ngành + thí sinh mượn trường để thi: được sắp xếp và đánh số phiếu như sau: + Mã ngành D140215 (Sư phạm kỹ thuật nông nghiệp) có 02 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 như sau: 71001, 71002 + Mã ngành D440301 (Khoa học môi trường) có 02 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 tiếp theo như sau: 71003, 71004 + Thí sinh mượn trường thi khối B (tức thí sinh ĐKDT tại trường ĐH Đồng Tháp nhưng có NV1 học tại trường khác) có 01 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 tiếp theo như sau: 71005. + Thí sinh vãng lai “G0”: không có thí sinh ĐKDT. Tất cả 05 hồ sơ này tạo thành 1 nhóm hồ sơ (2). Khối D1 có 05 thí sinh ĐKDT với 02 mã ngành: được sắp xếp và đánh số phiếu như sau: + Mã ngành D320202 (Khoa học thư viện) có 03 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu ở mục 1 như sau: 71001, 71002, 71003. + Mã ngành D340101 (Quản trị kinh doanh) có 02 thí sinh ĐKDT; thì đánh số phiếu tiếp theo ở mục 1 như sau: 71004, 71005. + Thí sinh mượn trường thi khối D1: không có thí sinh ĐKDT. + Thí sinh vãng lai “G0” khối D1: không có thí sinh ĐKDT. Tất cả 5 hồ sơ này tạo thành 1 nhóm hồ sơ (3). Như vậy học sinh của Trường THPT Cao Lãnh 1 đã ĐKDT đại học tại Trường ĐH Đồng Tháp tổng cộng là 20 hồ sơ, được tạo thành 1 gói hồ sơ lớn trong đó chứa 03 gói hồ sơ nhỏ đã được sắp xếp theo từng khối thi A, B, D1 như trên (không có đăng ký khối C). Gói hồ sơ này có nhãn ghi rõ số lượng của từng khối A, B, D1 và tổng cộng. Tương tự như thế đối với tất cả các hồ sơ ĐKDT của học sinh Trường THPT Cao Lãnh 1 vào các trường ĐH, CĐ khác thuộc vùng tuyển sinh tỉnh Đồng Tháp. Trang 12
b) Trường đăng ký dự thi: Ký hiệu trường: Là vùng chuỗi gồm 3 ký tự chữ hoa nằm trong danh mục các trường ĐH, CĐ. Nếu bạn gõ đúng, thì tên Trường sẽ được hiển thị để tiện đối chiếu. Nếu gõ mã trường sai, con trỏ chẳng chịu ra khỏi vùng này, khi đó bạn phải gõ lại mã trường cho đúng hoặc chọn từ Bảng danh mục trường xổ xuống bằng cách Click chọn vào vùng dữ liệu này. Khối thi: Là vũng chuỗi dài tối đa 2 ký tự. Nếu trường chỉ có một khối thi, chương trình sẽ tự động gán giúp bạn nhập nhanh hơn. Nếu bạn gõ mã số sai, con trỏ chẳng chịu ra khỏi vùng này. Bạn phải gõ lại mã khối cho đúng hoặc chọn từ Bảng danh mục Khối xổ xuống bằng cách Click chọn vùng dữ liệu này. Mã ngành: Là vùng chuỗi dài 7 ký tự. Nếu trường chỉ có 1 ngành, chương trình sẽ tự động gán giúp bạn nhập nhanh hơn. Nếu bạn gõ mã ngành sai, vùng này sẽ có giá trị trống và con trỏ chuyển xuống mục 3. Ta biết rằng thí sinh muốn học tại trường mình ĐKDT thì phải ghi đủ mã ngành, nếu không ghi mã ngành hoặc ghi sai hay gõ sai thì con trỏ xuống chờ ở mục 3 để gõ trường không tổ chức thi nào đó! Trường hợp này bạn chuyển con trỏ lên ô ngành của mục 2 để gõ lại ngành đúng. Nếu cần, bạn chọn ngành từ Bảng danh mục ngành xổ xuống bằng cách Click vào vùng dữ liệu này. c) Nguyện vọng 1 vào trường không tổ chức thi: chức năng này chỉ được sử dụng khi mã ngành của Trường tổ chức thi để trống. Khi mã ngành của Trường tổ chức thi để trống (tức trường hợp mượn trường để thi) thì cách nhập Ký hiệu trường, Khối thi, Mã ngành của mục này cũng giống như mục 2. d) Họ và tên thí sinh: Là vùng chuỗi tối đa 40 ký tự. Sau khi nhập, chương trình sẽ tự động chuyển đổi chữ hoa ở ký tự đầu tiên của mỗi một từ. Nếu như bạn gõ không ra dấu tiếng Việt, trước tiên phải xem lại Bộ gõ tiếng Việt đã được kích hoạt chưa, sau đó kiểm tra và chuyển chế độ gõ là tiếng Việt với bộ Fonts chữ theo TCVN3. Vùng Họ tối đa 30 ký tự và vùng Tên 10 ký tự chứa thông tin tách biệt riêng phần Họ và Tên. Giới tính: Trên màn hình nhập liệu, tại ô giới tính luôn luôn có ẩn số 0 (nam), nếu thí sinh ghi trên phiếu số 1 thì ta gõ số 1. e) Ngày, tháng và 2 số cuối của năm sinh: gõ liên tục 6 chữ số. Nếu thí sinh chỉ ghi năm sinh thì bạn cũng gõ vào tại 2 ký tự cuối. Hầu hết chương trình không hạn chế tuổi đối với thí sinh, vì vậy trong chương trình không kiểm tra tuổi, do đó ta phải chú ý kiểm tra kỹ để bảo đảm tính chính xác của thông tin này. f) Thuộc đối tượng ưu tiên: Gồm 2 ký tự số (01, 02,…07). Gõ như thí sinh đã ghi. Trường hợp thí sinh bỏ trống ô này thì có thể thí sinh không thuộc đối tượng ưu tiên mà chỉ là học sinh phổ thông. Khi gõ đối tượng, chương trình hiển thi mã nhóm đối tượng ưu tiên để người dùng quản lý được mã quan trọng này (là tiêu chí Trang 13
để xét tuyển). Thông thường chú ý đa số học sinh nếu có ưu tiên thì chủ yếu là thuộc hai đối tượng 04 (con liệt sĩ, thương bệnh binh nặng) và 06 (con thương bệnh binh mất sức lao động dưới 81%). g) Hộ khẩu thường trú: Gồm 4 ký số trong đó 2 ký số đầu chỉ Mã tỉnh và 2 ký số sau chỉ Mã huyện. Mã tỉnh: Gồm 2 ký số. Chương trình sẽ tự động gán mã tỉnh giá trị của mã Ban tuyển sinh nếu đăng ký sử dụng chương trình DH2013 tại Sở GD&ĐT và con trỏ sẽ bỏ qua, không dừng lại ở mục này. Đồng Tháp có mã tỉnh là 50. Mã huyện: Gồm 2 ký số. Nếu như bạn gõ đúng mã huyện thì tên huyện sẽ được hiển thị ở bên trái vùng mã hộ khẩu. Huyện Cao Lãnh có mã huyện là 07. h) Nơi học THPT hoặc tương đương: Gồm 3 mục nhỏ: Năm lớp 10, Năm lớp 11, Năm lớp 12, mỗi vùng có 5 ký số. Nhằm hạn chế việc nhập sai, khi gõ xong dữ liệu ở vùng Năm lớp 10, chương trình sẽ tự động điền vào vùng Năm lớp 11 và Năm lớp 12 đúng như dữ liệu trong vùng Năm lớp 10, con trỏ dừng lại ở vùng Năm lớp 12 để bạn có thể sửa chữa khi cần thiết. Nếu bạn gõ đúng, tên của Đơn vị sẽ được hiển thị ở vùng để kiểm tra. Sau khi dữ liệu gán đầy cả 3 vùng, đúng như thí sinh đã kê khai thì khu vực ưu tiên mà thí sinh được hưởng sẽ theo nguyên tắc. “Giá trị khu vực ưu tiên nào xuất hiện quá 1 lần, hoặc khu vực năm học cuối cấp nếu 3 năm học ở 3 khu vực khác nhau”. Trường THPT Cao Lãnh 1 có mã trường là 710. i) Thuộc khu vực ưu tiên: Gồm tối đa 3 ký tự, có thể có các giá trị sau: 1, 2, 3, 2NT. Chương trình sẽ tự động gán khu vực theo quy ước ở “mục h” sau khi bạn nhấn phím Tab thoát khỏi ô “Năm lớp 12”. Đa số học sinh của trường là thuộc khu vực 1. j) Năm tốt nghiệp: Có giá trị mặc định “2013” k) Nơi nộp hồ sơ ĐKDT: Gồm 2 ký tự số / chữ. Nếu bạn gõ đúng 2 số “71” thì tên của Đơn vị sẽ được hiển thị ở bên trái là “THPT Cao Lãnh 1”, nếu sai vùng này có giá trị rỗng. Trường hợp học sinh có hộ khẩu ngoài tỉnh Đồng Tháp (tức thí sinh “Vãng lai”) thì mã Đơn vị dự thi sẽ là chữ “G0”. l) Cụm thi: Bỏ trống không nhập Sau khi nhập xong một phiếu thì bạn nhấn phím TAB để Ghi phiếu vừa nhập và chuyển sang chế độ Thêm mới. Khi hoàn tất việc nhập thêm, bạn chỉ cần nhấn nút ESC để trở về chức năng Xem phiếu. Nếu đang ở chế độ sửa, để cập nhật vào hồ sơ, bạn phải nhấn nút lệnh Ghi, ngược lại thì ấn nút Hoàn để khôi phục lại thông tin ban đầu. Lưu ý: Khi bắt đầu nhập hồ sơ thì tập tin hồ sơ gốc được tạo ra trong thư mục C:\DH2013\Data. Tập tin này có hai ký tự đầu là DH, hai ký tự sau là mã tỉnh Trang 14
và đuôi là .MDB, ví dụ DH50.MDB. Để đề phòng mất dữ liệu do sự cố về nhập liệu hoặc máy tính hư hỏng thì ta nên chép tập tin DH50.MDB này ra nơi khác để lưu trữ đề phòng sự cố có thể xảy ra, lúc đó ta khỏi mất thời gian nhập lại dữ liệu đã bị mất. 3.2). Đánh số phiếu lên hồ sơ ĐKDT: Sau khi nhập toàn bộ hồ sơ ĐKDT của học sinh lên máy tính xong, ta tiến hành in ra danh sách ĐKDT theo tên trường ĐKDT như sau: Tiếp theo ta căn cứ vào danh sách ĐKDT vừa in ra để tiến hành ghi Số phiếu (5 ô đầu của Mục 1) lên hồ sơ đăng ký dự thi ĐH, CĐ của học sinh. Trong quá trình ghi nếu phát hiện có sai sót (ví dụ như ta nhập số phiếu bị trùng hoặc gõ sai số…) thì ta tiến hành điều chỉnh ngay. 3.3). Kiểm dò và hoàn thành dữ liệu: Sau khi hoàn tất việc nhập hồ sơ ĐKDT vào máy tính và ghi số phiếu lên hồ sơ ĐKDT thì ta tiến hành in toàn bộ Danh sách thí sinh ĐKDT (theo hình bên dưới) ra giấy để kiểm tra. Cùng lúc đó ta phải dán danh sách này ở bảng tin đồng thời trả lại đầy đủ phiếu số 2 cho các em để các em xem, kiểm dò. Nếu phát hiện có sai sót thì ta sẽ chủ động điều chỉnh, bổ sung kịp thời. Trang 15
Tiếp theo ta tiến hành chép dữ liệu ra đĩa cứng máy tính, cụ thể là chép file C:\DH13B\DH50.MDB, đồng thời ghi vào đĩa CD để lưu trữ và nộp toàn bộ hồ sơ, dữ liệu về Sở giáo dục. Tóm lại với các biện pháp nêu trên nếu ta tiến hành một cách chặt chẽ theo từng bước sẽ giúp học sinh có thể chọn lựa đúng trường, đúng ngành, đúng nguyện vọng, đúng năng lực sở trường của mình. Hồ sơ ĐKDT đại học, cao đẳng của các em sẽ không bị sai sót, không bị dơ, hạn chế tối đa việc tẩy xóa, thất lạc hồ sơ…từng bước góp phần nâng cao chất lượng công tác tuyển sinh ĐH, CĐ trong nhà trường. Kết quả tuyển sinh ĐH, CĐ những năm gần đây: THỐNG KÊ TỈ LỆ ĐỖ ĐH, CĐ TỪ NĂM 2009 đến 2012 Trường THPT Cao Lãnh 1 Số hồ sơ Số học sinh Năm Tỉ lệ (%) ĐKDT trúng tuyển NV1 2009 804 203 25.25 2010 1144 232 20.28 2011 833 216 25.93 2012 620 186 30.00 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận: Những cơ sở lý luận đã nghiên cứu là định hướng cho quá trình tư vấn hướng nghiệp, hướng dẫn và nhập hồ sơ tuyển sinh ĐH, CĐ trên máy tính đạt hiệu quả cao. Trải qua nhiều năm làm công tác tuyển sinh, nhiều lần nhập liệu hồ sơ tại trường, tôi đã nắm được những thuận lợi, những khó khăn, những điểm mạnh cũng như điểm yếu của công tác tuyển sinh nói chung và của việc nhập liệu hồ sơ tuyển sinh ĐH, CĐ trên máy tính nói riêng, từ đó đề xuất biện pháp cải tiến sao cho hiệu quả, chính xác cao, và thông qua sáng kiến kinh nghiệm này có thể góp phần nhỏ giúp các bộ phận tuyển sinh của các trường trung học phổ thông trong tỉnh hoàn thành tốt công tác tuyển sinh khi được nhà trường phân công. 2. Kiến nghị: Từ thực trạng trên cho thấy, công tác tư vấn hướng nghiệp giúp học sinh chọn trường, chọn ngành, hướng dẫn học sinh cách ghi hồ sơ cho đến khi tiến hành nhập hồ sơ vào máy tính vẫn còn có khó khăn, thiếu sót, đòi hỏi người cán bộ tuyển sinh phải cố gắng hơn nữa, tận tụy, sáng tạo hơn nữa đặc biệt là cần sự quan tâm sâu sắc từ Ban giám hiệu nhà trường, sự giúp đỡ, phối hợp tận tình của Trang 16
giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn…trong việc tạo điều kiện về cơ sở vật chất, về tài chính, về công tác tư vấn hướng nghiệp cho học sinh, hướng dẫn học sinh cách ghi hồ sơ…đặc biệt là sự tạo điều kiện về cơ sở vật chất và tài chính của Sở giáo dục là hết sức cần thiết để từ đó có thể khắc phục những khó khăn, hạn chế tối đa các sai sót để công tác tuyển sinh ĐH, CĐ của trường nói riêng cũng như của tỉnh Đồng Tháp nói chung được tốt hơn nữa. Trang 17