Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:43

Thêm vào BST

Báo xấu

13
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến đối với văn bản giấy.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM LẠNG SƠN Lĩnh vực sáng kiến: Văn thư lưu trữ Tác giả: Bế Thị Thê Trình độ chuyên môn: Cao đẳng Văn thư lưu trữ Chức vụ: nhân viên Nơi công tác: Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn Điện thoại liên hệ: 0385.600.889 Địa chỉ thư điện tử: bethithe696@gmail.com Lạng Sơn, tháng 4 năm 2023
2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP NGÀNH Tôi ghi tên dưới đây: Tỷ lệ (%) đóng góp vào Ngày Nơi công tác Trình độ việc tạo ra TT Họ và tên tháng (hoặc nơi Chức danh chuyên sáng kiến năm sinh thường trú) môn (ghi rõ đối với từng đồng tác giả, nếu có) Trường CĐSP 1 Bế Thị Thê 13/8/1989 Nhân viên Cao đẳng 100% Lạng Sơn Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn”. - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư lưu trữ - Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: năm học 2022-2023 - Mô tả bản chất của sáng kiến: Công tác văn thư lưu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ chức trong đó có Trường CĐSP Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong đó có công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đối với các văn bản mới phát hành thì việc xử lý, lưu trữ đối với các văn bản giấy trước đó là nhiệm vụ đặt ra đối với Trường CĐSP Lạng Sơn. Vì vậy bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; (3) Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến đối với văn bản giấy. Các biện pháp đã được triển khai thực hiện và áp dụng tại Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thư lưu trữ cũng như thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại Nhà trường. Đồng thời góp phần thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính.
3 * Hiệu quả về mặt kinh tế Làm tốt công tác văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Đảm bảo nền nếp trong việc giữ gìn một cách đầy đủ các hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, bên cạnh công tác văn thư sẽ là bổ sung tài liệu vô cùng phong phú và được dùng để lưu trữ trong giai đoạn văn thư. Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, tôi thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi dữ liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài. Biện pháp trên của đề tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. * Hiệu quả về mặt xã hội Hoạt động hiệu quả của văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và hiệu quả của cơ quan. Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý hà nước nói chung của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng. Công tác quản lý đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, thông tin phụ vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin trong công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt gấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn và Bản mô tả sáng kiến (kèm theo đơn) là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./. Lạng Sơn, ngày 16 tháng 4 năm 2023 Người nộp đơn Bế Thị Thê
4 MỤC LỤC Trang ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN 2 MỤC LỤC 4 TÓM TẮT SÁNG KIẾN 5 I. MỞ ĐẦU 6 1. Lí do chọn đề tài 6 2. Mục tiêu của sáng kiến 7 3. Phạm vi của sáng kiến 7 II. CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN 7 1.Cơ sở lý luận 7 2. Cơ sở thực tiễn 15 III. NỘI DUNG SÁNG KIẾN 15 1. Nội dung và những kết quả nghiên cứu của sáng kiến 15 1.1. Ứng dụng công nghệ tông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết 16 văn bản đến 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết 20 văn bản đi 1.3. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đển đối với văn bản giấy 26 2. Đánh giá kết quả thu được 29 2.1. Tính mới, tính sáng tạo 29 2.2. Khả năng áp dụng và mang lại lợi ích thiết thực của sáng kiến 29 IV. KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34
5 TÓM TẮT SÁNG KIẾN Công tác văn thư lưu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ chức trong đó có Trường Cao đẳng Sư phạm (CĐSP) Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong đó có công tác văn thư lưu trữ. Những năm gần đây, Trường CĐSP Lạng Sơn được hưởng lợi về Hệ thống quản lý điều hành văn bản hành chính Ioffice trong toàn tỉnh. Vì vậy, bên cạnh việc quản lý, điều hành trên hệ thống Ioffice, bản thân tôi đã tìm tòi, nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính cũng như quản lý hệ thống văn bản giấy để thuận lợi cho việc lưu trữ, sử dụng trong nhà trường. Từ năm 2022, bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; (3) Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến đối với văn bản giấy. Các giải pháp đã được triển khai thực hiện và áp dụng tại Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thư lưu trữ cũng như thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại Nhà trường. Đồng thời giúp bộ phận quản lý văn bản hành chính thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính.
6 I. MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn sáng kiến Trong hoạt động quản lý văn bản hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc thực hiện chức năng niệm vụ của mỗi cơ quan. Công tác này giúp cho cán bộ, viên chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ công chức có thể kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý năng xuất chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác này. Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành: Quy định quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu… Cùng với việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính Nhà nước là rất quan trọng. Việc ứng dựng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính để góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cung cấp những tài liệu tư liệu số đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ các nhiệm vụ quản lý và điều hành trong các cơ quan, đơn vị. Từ những thực tế công tác, bản thân tôi nhận thấy: để làm tốt công việc quản lý văn bản hành chính đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ phải hiểu về công tác này. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan nhanh chóng chính xác đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc của cơ quan được chặt chẽ; tạo điều kiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; góp phần tiết kiệm công sức và thời gian, giữ gìn những tài liệu có giá giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần quan tâm khắc phục đó là: Văn thư còn kiêm nhiệm nhiều việc. Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước
7 đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn hạn chế. Số lượng văn bản đến và đi rất nhiều để tìm văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Những năm gần đây, Trường CĐSP Lạng Sơn được hưởng lợi về Hệ thống quản lý điều hành văn bản hành chính Ioffice trong toàn tỉnh. Vì vậy, bên cạnh việc quản lý, điều hành trên hệ thống Ioffice, bản thân tôi đã tìm tòi, nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính cũng như quản lý hệ thống văn bản giấy để thuận lợi cho việc lưu trữ, sử dụng trong nhà trường. Vì vậy để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao tôi đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, luôn tận tâm, tận lực với mọi việc không quản khó khăn, bản thân tôi luôn tìm tòi học hỏi trên tất cả các phương tiện thông tin cũng như lắng nghe ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, của Lãnh đạo Nhà trường từ đó trau dồi về chuyên môn nghiệp vụ, đúc kết kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Để tất cả các công việc được thực hiện một cách khoa học, đạt năng suất, hiệu quả cao và rút ngắn thời gian hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng và chính xác từ đó tôi đề xuất và thử nghiệm sáng kiến: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn” 2. Mục tiêu của sáng kiến Sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường CĐSP Lạng Sơn, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động, quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ cho các hoạt động quản lý và thực hiện nhiệm vụ của nhà trường và các đơn vị. 3. Phạm vi của sáng kiến - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Trong đó chủ yếu là các loại văn bản hành chính bao gồm: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, công văn, Tờ trình… (văn bản điện tử). - Không gian: Công tác Văn thư lưu trữ tại Trường CĐSP Lạng Sơn. - Thời gian: Sáng kiến được áp dụng từ năm 2022 tại Trường CĐSP Lạng Sơn. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lý luận 1.1. Cơ sở khoa học 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan tổ chức).
8 1.1.2. Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức quản lý hành chính nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung và công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các văn bản sẽ làm bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Lập hồ sơ hoàn chỉnh văn bản giữ được càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ không được hoàn chỉnh. 1.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư quy định trình tự quản lý văn bản đến bao gồm các bước sau đây: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến a) Đối với văn bản giấy Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của trong phong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc có dấu hiệu bất thường văn thư cơ quan báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
9 Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ chế độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “Đến”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản đó có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư cơ quan để đăng ký và sổ văn bản đến. b) Đối với văn bản điện tử Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của hệ thống. Bước 2. Đăng ký văn bản đến - Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại cơ quan đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. - Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. - Đăng ký văn bản: văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng hệ thống: + Đăng ký văn bản bằng sổ: văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. + Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
10 Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định 30. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; Thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết. Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. 1.1.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư quy định trình tự quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau đây: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản:
11 1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. 2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng. 3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Bước 2: Đăng ký văn bản đi 1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. 2. Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. a) Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP. b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. 3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử) 1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
12 2. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. 2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. 3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 4. Thu hồi văn bản a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết. 5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. 6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bước 5: Lưu văn bản đi * Lưu văn bản giấy a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. * Lưu văn bản điện tử a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
13 c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. 1.1.5. Quản lý sử dụng con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang. Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: - Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. - Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị. - Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. - Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. 1.1.6. Về công tác bảo vệ bí mật nhà nước: Về soạn thảo, in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (BMNN): nơi soạn thảo, in sao chụp tài liệu, vật mang BMNN được thực hiện ở nơi đảm bảo an toàn, bí mật; phương tiện soạn thảo tài liệu mang BMNN không kết nối mạng Internet, không kết nối với các thiết bị truyền phát không dây; căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải đề xuất với lãnh đạo cơ quan độ mật của văn bản tại tờ trình duyệt ký văn bản; người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành; văn thư có trách nhiệm đóng các loại con dấu trên theo quyết định của người duyệt ký tài liệu bí mật nhà nước. Sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu, vật chứa bí
14 mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Hình thức sao tài liệu bí mật nhà nước gồm sao y bản chính, sao lục và trích sao. Về quản lý văn bản mật đi, văn bản mật đến: - Văn bản mật, vật mang BMNN đi được cho số, ký hiệu và mở sổ đăng ký riêng. Bì gửi tài liệu, vật mang BMNN phải làm bì riêng, giấy làm bì dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, hồ dán phải dính, khó bóc, văn bản độ “Tuyệt mật” phải gửi bằng hai bì. - Văn bản mật đến từ các nguồn đều phải làm thủ tục đăng ký tại văn thư trước khi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. - Tài liệu, vật mang BMNN có thể được đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến trên máy vi tính. Tài liệu, vật mang BMNN được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. Máy vi tính dùng để đăng ký tài liệu, vật mang BMNN không được nối các loại mạng (internet, mạng nội bộ và mạng diện rộng…) - Trường hợp văn bản mật mà bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện văn bản mật đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì, lộ lọt BMNN hoặc tài liệu, vật tráo đổi, mất, hư hỏng… thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý kịp thời. - Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận. Về lưu giữ, bảo quản, sử dụng văn bản mật: mọi văn bản, tài liệu mật phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang BMNN đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ. Về tiêu hủy, vật mang BMNN phải đúng nguyên tắc, thẩm quyền, trình tự, phương thức, hình thức… thực hiện theo Điều 11, Thông 33/2015/TT-BCA. 1.2 . Cơ sở pháp lý - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. - Nghị định số 31/2009/NP-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
15 - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/10/2010 về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ. - Thông tư số 09/2013/TT-BNV 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ. - Thông tư số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH 04/3/2009 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. 2. Cơ sở thực tiễn Quản lý trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Lạng Sơn: Những năm gần đây, công tác văn thư ở nhà trường có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo Lạng Sơn và Ban Giám hiệu trường CĐSP, hầu hết các văn bản đến của Sở Giáo dục và Đào tạo cũng như của các cơ quan, ban, ngành đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử, và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Lạng Sơn (nhà trường đã sử dụng hệ thống Ioffice từ năm 2020). Đội ngũ cán bộ giảng viên năng động nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác. Bên cạnh những thuận lợi còn phải kể đến những khó khăn mà người làm công tác văn thư, lưu trữ đã gặp phải trong thời gian công tác tại Trường. Thời gian làm việc ngắn, kiêm nhiệm nhiều việc, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề. Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ được giao. Số lượng văn bản đến rất nhiều, để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Đặc biệt là việc ứng dụng công tin trong quản lý văn bản của cá nhân người cán bộ văn thư theo yêu cầu của hoạt động cần được cải tiến để đảm bảo đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Trong đó, phân loại và hệ thống hóa các văn bản theo nghiệp vụ văn thư cần được nghiên cứu và đề xuất quản lý điều hành. Chính những yêu cầu về nghiệp vụ nêu trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. III. NỘI DUNG SÁNG KIẾN 1. Nội dung và những kết quả nghiên cứu của sáng kiến * Nội dung và cách thức thực hiện
16 Để thực hiện Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn, sáng kiến được đề xuất một số giải pháp sau: 1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 1.1.1. Mục tiêu của giải pháp Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư để góp phần đổi mới quản lý tài liệu theo hướng lưu trữ và sử dụng hiệu quả. Đồng thời nâng cao nghiệp vụ văn thư để đảm bảo quản lý khoa học và tính bảo mật theo quy định. Cụ thể: - Sắp xếp văn bản gọn gàng, dễ tra cứu giúp cho giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, kịp thời đúng đường lối, đúng chế độ. - Quản lý, văn bản, công việc trong cơ quan được chặt chẽ và bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. - Tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. - Giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
17 1.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện Trên cơ sở quy trình quản lý văn bản hành chính, bản thân tôi đã xây dựng quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến như sau: VĂN BẢN ĐẾN 1. Tiếp nhận, đăng ký 2.Tiếp nhận, vào sổ, Hệ thống quản lý đăng ký vào hệ thống văn bản và điều hành, văn bản và điều hành Scan trình chuyển giao văn bản đến Văn thư 3.Trình xin ý kiến của Lãnh đạo trường Lãnh đạo Ý kiến chỉ đạo Trường giải quyết Lãnh đạo 4. Tổ chức giải quyết đơn vị Cán bộ 5. Giải quyết, lập hồ viên chức sơ công việc Sơ đồ 1. Quy trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến
18 Sơ đồ 2. Cây thư mục theo hệ thống văn bản quản lý hành chính Khi có công văn chuyển đến, cán bộ văn thư là người trực tiếp tiếp nhận và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào. Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửi cho đơn vị mình không và phân loại công văn theo nhiệm vụ, chức năng của mỗi đơn vị. Bước 1: Vào số công văn đến sau đó dùng phần mềm Excel thay vì nhập thủ công vào sổ như ngày trước (trên phần mềm Excel đã cập nhật sẵn mẫu sổ công văn đến theo mẫu sổ hiện hành theo quy định của nhà nước). Bước 2: Scan các văn bản sau đó sắp xếp và lưu trên hệ thống máy tính cũng như các văn bản được nhập vào sổ đăng ký văn bản đến theo từng năm.
19 Hình 1. Sổ đăng ký văn bản đến năm 2022 Tiếp đến, nhập vào file “Công văn đến năm 2022” (các file này được quản lý theo từng năm). Trong file có 12 sheet tương đương với 12 tháng trong năm, nhấp vào sheet ta cần nhập sau đó nhập dữ liệu vào, lưu lại và in ra bằng văn bản giấy để khi đi giao công văn sẽ cho các phòng ký nhận vào. Các file sau khi ký nhận sẽ được đóng tập theo từng tháng và lưu trữ lại. Bước 3: Tra cứu công văn khi cần đến - Phương thức cũ: tìm và mở sổ công văn đến của năm cần tìm, sau đó lật từng trang để kiếm công văn cần tìm sau đó mới tìm văn bản giấy trên kho lưu trữ sẽ rất mất thời gian. - Phương thức mới: vào file “công văn đến” của năm cần tìm, vào sheet tháng của văn bản sau đó nhấn tổ hợp phím “Ctrl + H” sẽ hiện lên 1 cửa sổ và bạn nhập thông tin cần tìm vào đó nhấn Enter sẽ hiện ra thông tin của văn bản đó nhận ngày nào và chuyển cho phòng nào. Các văn bản đến đều được lưu trực tiếp trên máy tính khi khi cần tra cứu sẽ rất thuận lợi và dễ dàng không phải mất thời gian tra cứu trên kho lưu trữ.
20 Hình 2. Các văn bản đến được sắp xếp và lưu trữ hệ thống trên máy vi tính 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 1.2.1. Mục tiêu của giải pháp Thống nhất và tin học hóa các quy trình soạn thảo văn bản trình ký và ban hành văn bản, tiếp nhận và lưu trữ trao đổi tìm kiếm xử lý thông tin tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế bằng văn bản giấy trong hoạt động quản lý nhà nước.